BLUEGARDEN MOBIL REISE OG UTLEGG BRUKERDOKUMENTASJON Versjon 1.0 Sist oppdatert: 2016-06-13
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Målgruppe... 4 2 Formål med brukerdokumentasjon... 4 3 Formål og bruksområde for Reise og utlegg på mobil enhet... 4 4 Definisjoner og begreper... 4 5 Reise og utlegg... 5 5.1 Tegnforklaring... 5 5.2 Start utlegg, kjørebok eller reiseregning... 5 5.2.1 Forsiden Reise og utlegg... 6 5.2.2 Opprett skjema... 7 5.3 Ny kvittering/ta bilde av kvittering... 8 5.3.1 Hvis kamera bare viser svart... 9 5.4 Spesifisere utlegg... 11 5.4.1 Velg en løs kvittering til et utlegg... 13 5.5 Spesifisere kjøretur... 14 5.5.1 Passasjertillegg... 15 5.6 Refusjon av utlegg... 16 5.6.1 Endre hva utleggene gjelder... 17 5.6.2 Slett et eller flere utlegg fra utleggslisten... 17 5.6.3 Koble løs kvittering til et utlegg... 18 5.6.4 Flytte kvittering til et annet skjema... 19 5.6.5 Slett løs kvittering... 20 5.7 Kjørebok... 22 5.7.1 Endre hva kjøreboken gjelder... 23 5.7.2 Slette en eller flere kjøreturer... 23 5.8 Spesifisere type reiseregning og beskrive reisen... 24 5.8.1 Definer type reiseregning... 24 5.8.2 Beskriv reisen... 25 5.9 Registrere utlegg og kjøreturer på en reiseregning... 26 5.9.1 Legg til utlegg som dokumenterer en eller flere overnattinger... 29 5.10 Slett skjemaet... 30 Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 2 av 33
5.11 Flytte en kvittering fra et skjema til et annet... 30 5.12 Oppsummering og send Refusjon av utlegg eller kjørebok... 31 5.13 Oppsummering og send reiseregning... 32 Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 3 av 33
1 Målgruppe Målgruppen for denne brukerdokumentasjonen er medarbeidere som har tilgang til å registrere utlegg, kjørebok eller reiseregning på en mobil enhet. 2 Formål med brukerdokumentasjon Formålet med brukerdokumentasjon er å sikre korrekt bruk av systemet og gi bruker effektiv brukerstøtte internt i deres organisasjon. God kompetanse på løsningen skal gi færre brukerfeil og færre henvendelser til brukerstøtte (både kundens og leverandørens brukerstøtte). Skjermbilder og ledetekster kan avvike noe fra det som gjengis i dette dokumentet da tekster og løsning kan være spesifikt tilpasset din arbeidsgiver. 3 Formål og bruksområde for Reise og utlegg på mobil enhet Reise og utlegg er laget for at du skal ha tilgang til å registrere refusjon av utlegg, kjørebok og enkel reiseregning på mobil. Løsningen skal hjelpe deg til å få tilbakebetalt alle utgifter du har lagt ut for arbeidsgiver ved at du har tilgang til å registrere kjøretur og utlegg underveis. Du kan ta bilde av kvitteringen og knytte den direkte til en reise eller et utlegg. Enkel refusjon av utlegg, kjørebok og reiseregning innlands uten kostgodtgjørelse skal kunne ferdigstilles og sendes fra mobil. Du kan starte reiseregning på mobil og avslutte den i Bluegarden HR-Portal. Løsningen støtter bruk av standard nettleser for telefoner med operativsystem ios 8.0, Android 4.3 og Windows 8.1 eller nyere. Mobiltjenesten vil fungere på flere plattformer, men er optimalisert for enheter med disse spesifikasjoner. Løsningen møter kravene i forskrift til universell utforming gjennom retningslinjene WCAG 2.0. 4 Definisjoner og begreper Begrep Konsern Arbeidsgiver Arbeidsforhold Løs kvittering Kladd Bluegarden HR- Portal Forklaring Et konsern består av en eller flere arbeidsgivere En arbeidsgiver er en juridisk enhet som består av flere organisasjonsenheter Der arbeidstaker har forpliktet seg til å utføre arbeid for arbeidsgiver Bilde av en kvittering som ikke er beskrevet som et utlegg Et skjema som er opprettet, men ikke sendt videre i saksflyt HR-Portalen som du har tilgang til fra din PC. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 4 av 33
5 Reise og utlegg Reise og utlegg er laget for mobil løsning med tanke på at du raskt kan registrere utlegg og kjøreturer mens du er på farten og at du knytter de til et skjema med en gang. Det du registrerer i den mobile løsningen kan du se og bruke videre i Bluegarden HR-Portal. 5.1 Tegnforklaring I den mobile løsningen brukes følgende tegn for å manøvrere i løsningen: Åpne for å se detaljer Gå tilbake Vis detaljer Skjul detaljer Gå til hjelpeside Teksten er en link, gå til siden Gå til profil Ny kvittering/ta bilde av kvittering (kan også ha lys grå bakgrunn) Ny kjøretur En tekst Ny registrering av utlegg eller kjøretur Understreket tekst kan klikkes på for mer info/annen funksjon Endre Nytt skjema 5.2 Start utlegg, kjørebok eller reiseregning Løsningen er laget slik at du raskt skal kunne registrere informasjon på et skjema, og for å få full effekt av løsningen gjør du som følger: 1. Før reisens start, eller ved begynnelsen av en måned, start et skjema ved å trykke på sirkelen for det du ønsker å gjøre, Ny refusjon av utlegg, Ny kjørebok eller Ny reiseregning. 2. Legg inn en Tittel på skjema eller formål med turen. Dette skal hjelpe deg å finne igjen skjemaet mens du er på farten. 3. Trykk Lagre som kladd slik at du får en kladd du kan registrere på 4. Registrer underveis ved å velge Ny kjøretur eller Ny kvittering fra kladd på forsiden av Reise og utlegg 5. Når siste kvittering og/eller kjøretur er lagt til går du inn i skjema ved å trykke på skjemaet. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 5 av 33
6. Sjekk at du ikke har noen løse kvitteringer, at alt er registrert og trykk Neste. Dersom du registrerer en reiseregning blir du spurt om litt mer omfattende informasjon om reisen. 7. Sjekk at oppsummering ser riktig ut og trykk Send 5.2.1 Forsiden Reise og utlegg 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Forsiden Reise og utlegg kan inneholde: 1. Tilbake til meny, vises bare hvis du har tilgang til flere funksjoner 2. Tilgang til profil med mulighet for utlogging 3. Reiseregning som er under registrering 4. Legg til ny kjøretur 5. Legg til ny kvittering/ta bilde 6. Opprett ny refusjon av utlegg 7. Opprett ny kjørebok 8. Opprett ny reiseregning Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 6 av 33
Om du har opprettet Reiseregning, Refusjon av utlegg eller Kjørebok som ikke er sendt i saksflyt, vil du se dem i en liste over punkt 6, 7, 8 med status Kladd. Har du flere enn tre skjema i listen vil du se de eldste ved å trykke pil ned ved Eldre kladder. Hvilke funksjoner du har tilgang til vil være avhengig av hva din arbeidsgiver har bestemt skal være tilgjengelig pr skjematype. Det er for eksempel bare de som har tilgang til å registrere utlegg i en kjørebok som har tilgang til å legge til kvitteringer i en kjørebok. For å starte registrering av refusjon av utlegg, kjørebok eller reiseregning trykk på Ny Refusjon av utlegg (6), Ny kjørebok (7) eller Ny reiseregning (8). 5.2.2 Opprett skjema 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Opprette Refusjon av utlegg, Kjørebok eller Reiseregning: 1. Gå tilbake til forsiden Reise og utlegg 2. Gå til hjelpesiden 3. Fyll ut en tekst i Tittel som gjør at du kjenner igjen hvor du skal legge inn kvitteringer og/eller kjøreturene. Hvis du ikke skriver noe kommer teksten som er foreslått i feltet. For reiseregning legger du inn formål med reisen. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 7 av 33
4. Ditt navn 5. Din arbeidsgiver 6. Ditt arbeidsforhold 7. Lagre som kladd for å opprette skjema og gå tilbake til forsiden Reise og utlegg. Skjemaet ligger i listen, klar til å få kvitteringer og kjøreturer knyttet til seg. 8. Neste for å gå videre og starte registrering på skjemaet 9. Avbryt for å gå tilbake til forsiden Reise og utlegg uten at skjemaet er opprettet 5.2.2.1 Hvis du har flere arbeidsforhold hos samme arbeidsgiver Hvis du har flere arbeidsforhold kan du endre arbeidsforholdet ved å trykke på pil under Arbeidsforhold og velge riktig arbeidsforhold. 5.2.2.2 Hvis du har flere arbeidsgivere innenfor samme konsern Hvis du har flere arbeidsgivere kan du endre arbeidsgiver ved å trykke på pil under Arbeidsgiver og velge riktig arbeidsgiver. 5.3 Ny kvittering/ta bilde av kvittering Du kan ta bilde av kvittering fra tre steder i løsningen, ikonet vil alltid være et kamera, ledetekst er Ny kvittering eller Ta bilde. Når du trykker Ny kvittering/ta bilde får du opp kamerafunksjonen på telefonen din med spørsmål om du vil ta bilde eller hente fra et bildearkiv. Når du har tatt bilde eller valgt fra bildearkivet vil følgende side komme opp. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 8 av 33
1. 2. 3. 4. 5. 6. Det er viktig at bildet viser hele kvitteringen og at informasjonen er leselig. På siden ser du: 1. Kryss for å lukke siden, samme som Avbryt. Kvittering vil ikke bli lagret. 2. Bilde av kvitteringen, kan zoome ved å bruke telefonens zoom-funksjon eller ved å trykke på bildet og trykke pluss eller minus 3. Forkaster bildet og gir tilgang til kamerafunksjonen til telefonen 4. Lagrer bildet og gir tilgang til å spesifisere utleggsinformasjon til kvitteringen, se 5.4 5. Lagrer bildet og lukker vinduet 6. Forkaster bildet og lukker vinduet Trykker du på Prøv igjen forkaster du bildet og kan velge om du vil ta nytt bilde eller hente bilde fra bildearkiv. Du kommer tilbake til dette vinduet når du har tatt eller valgt et nytt bilde. Hvis du kom fra Nytt utlegg vil du bare ha tilgang til Lagre og Avbryt. 5.3.1 Hvis kamera bare viser svart Hvis kamera alltid blir svart når du trykker på Ny kvittering eller Ta bilde kan det være at kamerafunksjonen er blokkert i nettleseren. Du kan skru av dette ved å gå inn på telefonens innstillinger og åpne for kamera i nettleseren. 5.3.1.1 Gi nettleser tilgang til kamera på din mobil, eksempel med Iphone og Safari Gå til Innstillinger Personvern Kamera Safari og skru på Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 9 av 33
5.3.1.2 Gi nettleser tilgang til kamera på din mobil, eksempel med Samsung og Chrome Gå til Innstillinger Apper Appstyring (velg ALLE) Chrome Tillatelser Kamera og skru på Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 10 av 33
5.4 Spesifisere utlegg Alle utlegg må minimum spesifiseres med dato, utleggstype og beløp. Noen utleggstyper krever mer informasjon og du vil da få opp felter som må fylles ut. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. Det vil stå hvor du kommer tilbake 2. Til hjelpeside 3. Ta bilde av kvittering som dokumenterer utlegget, se 5.3 4. Knytt løs kvittering til utlegget, se 5.4.1 5. Dato for utlegget 6. Velg type utlegg, flere felter kan bli tilgjengelig etter at type utlegg er valgt 7. Skriv inn beløp på utlegget 8. Lagrer utleggsinformasjonen og du kommer tilbake til der du startet Nytt utlegg 9. Lagrer gjeldende utlegg og starter spesifisering av nytt utlegg 10. Avbryt lagrer et eventuelt bilde under løse kvitteringer, men lagrer ikke noe av det du har spesifisert Skal du ikke ha tilbake penger for utgifter velger du Forhåndsbetalt. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 11 av 33
Hvis du kom til denne siden fra Sjekk kvittering (se 5.3) eller fra Ny Kvittering vil kvittering vises øverst i stedet for funksjonene Ta et bilde og Velg fra løse kvitteringer. 11. 12. 13. 11. Zoom inn i bildet 12. Zoom ut i bildet 13. Fjern kvittering Du får tilgang til zoom ved å trykke på bildet. Trykker du på Fjern vil bildet legge seg under løse kvitteringer og du vil få tilgang til funksjonene Ta et bilde og Velg fra løse kvitteringer. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 12 av 33
5.4.1 Velg en løs kvittering til et utlegg Hvis du har kvitteringer som ikke er knyttet til et utlegg kan du koble en av kvitteringene til utlegget ved å trykke på Velg fra løse kvitteringer. Du får opp en liste med dine løse kvitteringer. 1. 2. 3. 4. 1. Gå tilbake, samme som Avbryt. Det står hvor du kommer tilbake. 2. En kvittering som er valgt 3. Trykk Velg for at kvittering skal knytte seg til utlegget. Du kommer tilbake til utlegget. Du får ikke tilgang til Velg før du har valgt en kvittering. 4. Trykk Avbryt for å komme tilbake til utlegg uten at kvittering er knyttet til utlegget Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 13 av 33
5.5 Spesifisere kjøretur For kjøretur må du som minimum dokumentere dato, transportmiddel, adresser for turens start og slutt, eventuelt viapunkter, kjørelengde og formål med turen. Ved valg av transportmiddel kan du få tilgang til flere funksjoner. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 1. Tilbake til der du kom fra 2. Hjelpeside 3. Dato for kjøreturen 4. Velg transportmiddel 5. Skriv inn adressen til stedet du reiste fra 6. Skriv inn adressen til stedet du reiste til 7. Legg til viapunkt hvis du reiste innom et sted på veien til endestedet 8. Skriv inn kjørelengde i kilometer 9. Beskriv formålet med turen 10. Lagrer det du har spesifisert og fører deg tilbake til der du kom fra 11. Lagrer og blanker ut alle felter slik at du kan registrere ny kjøretur 12. Avbryter, ikke noe av det du har lagt inn blir registrert Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 14 av 33
Hvis du var innom flere steder på turen slik at den ble lengre kan du dokumentere dette ved å trykke på plusstegnet Legg til viapunkt. Du vil få opp et felt mellom Fra og Reisemål der du kan legge inn adressen til stedet du var via. 5.5.1 Passasjertillegg For noen transportmidler har du rett på kompensasjon for å ta med passasjerer, du vil da få opp følgende funksjon under Formålet med turen: Trykker du på pil ned vil du få følgende felter: For å få passasjertillegg må alle feltene fylles ut. Hvis du hadde med deg passasjerer på forskjellige reisestrekninger må du fylle ut en strekning om gangen. Trenger du flere strekninger med passasjertillegg, må du lagre turen og trykke Ny kjøretur i kjøreboken/reiseregningen. Velger du Passasjer(er) som Transportmiddel får du muligheten til å legge inn en ny kjøretur som bare inneholder felter som trengs for å få passasjertillegg. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 15 av 33
5.6 Refusjon av utlegg 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 16 av 33
1. Tilbake til forsiden Reise og utlegg 2. Gå til hjelpeside 3. Beskrivelse av hva og hvem utleggene gjelder for 4. Mulighet til å endre hva utleggene gjelder 5. Gir mulighet til å slette et eller flere utlegg i listen 6. Et utlegg i listen 7. Nytt utlegg er beskrevet i 5.4 8. Flytte eller slette en løs kvittering 9. Løse kvitteringer 10. Ny kvittering er beskrevet i 5.3 11. Merknad, hvis du har behov for å legge inn en kommentar som følger skjemaet 12. Neste vil gi deg en oppsummering av utleggene og tilgang til å sende Refusjon av utlegg videre i saksflyt, se 5.12 13. Lagrer alt du har registrert og du kommer tilbake til forsiden Reise og utlegg 14. Sletter skjemaet og alt innhold, se 5.10 for beskrivelse Hvis du trykker på selve utlegget vil du få tilgang til å endre det du har spesifisert. 5.4 beskriver spesifisering av utlegg. 5.6.1 Endre hva utleggene gjelder Under Utleggene gjelder ser du hvilken tittel du har gitt skjemaet, samt arbeidsgiver og arbeidsforhold utleggene gjelder for. Du kan trykke på Endre for å få tilgang til å endre informasjonen. Hvis du har flere arbeidsforhold og du ønsker å endre arbeidsforholdet, kan du gjøre som beskrevet i 5.2.2.1. Du kan ikke endre arbeidsgiver etter at refusjon av utlegg er opprettet. Du må opprette et nytt skjema med riktig arbeidsgiver, flytte alle kvitteringene (se 5.6.4) til det nye skjemaet, spesifisere kvitteringen på nytt, før du sletter skjemaet med feil arbeidsgiver. 5.6.2 Slett et eller flere utlegg fra utleggslisten For å slette et eller flere utlegg, trykk på Slett over utleggslisten (punkt 5) og du får sjekkbokser foran hvert utlegg. Velg de utleggene du ønsker å slette og trykk Slett, utleggene vil forsvinne fra listen og en melding vises med antall utlegg som er slettet og gir mulighet til å angre. Ønsker du å få utlegget tilbake, velg Angre. Er du ferdig med sletting av utlegg, velg Ferdig. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 17 av 33
Selv om du sletter et utlegg vil ikke en tilhørende kvittering slettes før du sletter den fra løse kvitteringer, se 5.6.5 5.6.3 Koble løs kvittering til et utlegg Kvitteringer under Løse kvitteringer kan spesifiseres ved at en trykker på kvitteringen og velger enten Beskriv utlegget eller Velg et utlegg. Hvis du ikke allerede har spesifisert utlegget velger du Beskriv utlegg og fyller ut som forklart i 5.4. Har du allerede registrert utlegg slik at det ligger i utleggslisten din uten kvittering, velg Velg et utlegg. Du får en liste med utlegg som ikke har koblet en kvittering til seg. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 18 av 33
1. 2. 3. 4. 5. 1. Gå tilbake til der du valgte at du ville koble kvitteringen med et utlegg 2. Kvitteringen, mulighet til å zoome hvis du trykker på bildet 3. Et utlegg som er valgt 4. Trykk Velg for at utlegget skal få kvitteringen koblet til seg. Du kommer tilbake til der du trykket på kvitteringen. Du får ikke tilgang til Velg før du har valgt et utlegg. 5. Trykk Avbryt for å komme tilbake til skjema uten å koble kvittering og utlegg 5.6.4 Flytte kvittering til et annet skjema Du kan flytte løse kvitteringer til et annet refusjon av utlegg, reiseregning eller kjørebok. Du starter ved å velge Flytt eller slett ved Løse kvitteringer og velg ønsket kvittering. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 19 av 33
Trykk Flytt til skjema og velg riktig skjema. Velg Flytt kvittering for å flytte kvittering og komme tilbake til skjemaet. Du vil se en melding om at flytting har skjedd og mulighet for å angre. Velg Angre hvis du angrer på flyttingen. Hvis du ikke vil flytte flere kvitteringer kan du velge Ferdig. 5.6.5 Slett løs kvittering Du kan slette løse kvitteringer ved å velge Flytt eller slett ved Løse kvitteringer og velge ønsket kvittering(er). Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 20 av 33
Velg Slett og kvitteringen(e) forsvinner. Du vil se en melding om hvor mange kvitteringer som er slettet og mulighet til å angre. Hvis du angrer velger du Angre og kvitteringen(e) kommer tilbake. Når du er ferdig med å slette kan du velge Ferdig. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 21 av 33
5.7 Kjørebok 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. Tilbake til forsiden Reise og utlegg 2. Gå til hjelpeside 3. Beskrivelse av hva kjøreboken gjelder 4. Mulighet til å endre hva kjøreboken gjelder 5. Gir mulighet til å slette en eller flere kjøreturer i listen 6. En kjøretur i listen Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 22 av 33
7. Ny kjøretur er beskrevet i 5.5 8. Merknad, hvis du har behov for å legge inn en kommentar som følger skjemaet. 9. Neste gir deg tilgang til oppsummeringsiden med satser og beløp, samt å sende inn skjemaet i saksflyt, se 5.12 10. Lagre alt du har registrert og du kommer tilbake til forsiden Reise og utlegg. 11. Slett skjemaet er beskrevet i 5.10 Hvis din arbeidsgiver ønsker det kan også utlegg knyttes til kjørebok. Du vil da ha tilgang til funksjonalitet for utlegg og håndtering av løse kvitteringer i tillegg til funksjonalitet beskrevet her, se 5.6 for hvordan bruke utlegg og løse kvitteringer. Hvis du trykker på selve kjøreturen vil du få tilgang til å endre det du har registrert på kjøreturen. 5.5 beskriver registrering av kjøretur. 5.7.1 Endre hva kjøreboken gjelder Under Kjøreboken gjelder ser du tittelen du ga skjemaet da du opprettet det, samt arbeidsgiver og arbeidsforhold kjøringen gjelder. Trykk på Endre for å få tilgang til å endre informasjonen. Hvis du har flere arbeidsforhold og du ønsker å endre arbeidsforholdet, kan du gjøre som beskrevet i 5.2.2.1. Du kan ikke endre arbeidsgiver etter at kjøreboken er opprettet. Du må opprette nytt skjema med riktig arbeidsgiver og registrere kjøreturene på nytt. 5.7.2 Slette en eller flere kjøreturer For å slette en eller flere kjøreturer, trykk på Slett over listen med kjøreturer slik at du får sjekkbokser foran hver kjøretur. Velg de kjøreturene du ønsker å slette og trykk Slett, kjøreturene vil forsvinne fra listen og en melding vises med antall kjøreturer som er slettet og muligheten til å angre. Ønsker du å få kjøreturene tilbake, kan du velge Angre. Er du ferdig med sletting av kjøreturer kan du velge Ferdig. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 23 av 33
5.8 Spesifisere type reiseregning og beskrive reisen For å få refundert utgifter i forbindelse med reisen må reisen og reiseregningen spesifiseres. Du må igjennom to trinn for å ferdigstille spesifiseringen. 5.8.1 Definer type reiseregning Her svarer du på om du krever kostgodtgjørelse og om reiseregningen skal ta hensyn til utenlandsk valuta. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 1. Tilbake til forsiden Reise og utlegg 2. Gå til hjelpesiden 3. Du kan velge om du på denne reiseregningen skal ha kostgodtgjørelse eller ikke. Skal du bare ha refundert utlegg og godtgjørelse for bruk av egen bil velger du Kun refusjon av utlegg under Velg type regning. 4. Er reisen fortatt i Norge, velger du I Norge under Hvor gikk reisen? Har du vært utenfor Norges grenser i hele eller deler av reisen, velg Til utlandet. 5. Trykker du Neste fortsetter du til overordnet spesifisering av reisen 6. Lagre og avslutt lagrer innholdet og fører deg til forsiden Reise og utlegg 7. Trykk Avbryt hvis du ønsker å avbryte registreringen, ikke noe av det du har registrert vil bli lagret. 8. Slett vil bare være tilgjengelig hvis du ikke har koblet kvitteringer til reiseregningen. Trykker du Slett vil du få en melding om at du er på vei til å slette skjemaet og at du vil miste alt du har registrert. Velger du Slett er det ikke mulig å angre. Krever du kostgodtgjørelse velger du Med kostgodtgjørelse. Du får en melding om at du ikke kan sende reiseregningen i saksflyt fra mobil, men må ferdig-stille reiseregning i Bluegarden HR-Portal. Du kan fortsette å registrere reiserute, legge inn utlegg og kjøreturer, men spesifisering av måltid og lignende må gjøres i HR- Portalen. Har reisen blitt foretatt utenfor Norges grenser vil du få en melding om at reiseregningen ikke kan ferdigstilles på mobil fordi du må oppgi valuta. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 24 av 33
5.8.2 Beskriv reisen Her beskriver du hvor, når og hvorfor du reiste. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. Tilbake til der du kom fra 2. Hvorfor du reiste står i Formålet med reisen, som er hentet fra det du la inn når du opprettet reisen. Dette kan du endre hvis du ønsker det. Svar på hvorfor du reiste, eventuelt hvilke arrangement det var som gjorde at du reiste. 3. Oppgi hvor du startet reisen fra 4. Reisens startdato/tidspunkt 5. Hovedreisemålet er der du reiste til, eventuelt der du oppholdt deg lengst. 6. Reisens returdato/tidspunkt 7. Hvor avsluttet du reisen, hvis det ikke var samme sted som du startet kan du dokumentere stedet ved å huke av retursted. 8. Trykker du Neste ferdigstiller du definering av reisen og kommer inn i reiseregningen slik at du kan legge inn utlegg og kjøreturer 9. Trykker du Lagre og avslutt ferdigstiller du definering av reisen og du kommer tilbake til forsiden for Reise og utlegg. Neste gang du trykker på reiseregningen din vil du komme inn i selve reiseregningen. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 25 av 33
10. Trykker du Avbryt vil det du har registrert ikke bli lagret og du kommer tilbake til forsiden Reise og utlegg Hvor reiste du? Du må spesifisere hvor du reiste fra, hvor du reiste og hvor du returnerte til. Det ferdig utfylte alternativet under Reisen startet i er som regel det som er registrert som din boligadresse. Du kan oppgi et annet utreisested ved å velge Annen adresse og fylle inn riktig adresse. Hovedreisemål spesifiserer hvor du reiste til og henger ofte sammen med hvorfor du reiste. Var du på kurs er Hovedreisemålet der kurset ble holdt. Hvis returstedet ikke var samme sted som du startet må du oppgi hvor du til slutt endte reisen. Fjern avhuking for Reisen startet og sluttet på samme sted under Retur slik at du får tilgang til å legge inn adressen. Når reiste du? Oppgi tidsrom for reisen ved å angi dato for når reisen startet i Utreisedato og når du var tilbake i Returdato. Hvis du har bedt om kostgodtgjørelse, oppgi klokkeslett for når du startet reisen, tidspunkt for når du forlot stedet du har oppgitt som reisens start samt tidspunkt for når du kom tilbake til sted du har angitt som retursted. 5.9 Registrere utlegg og kjøreturer på en reiseregning Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 26 av 33
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 27 av 33
1. Tilbake til forsiden Reise og utlegg 2. Slett et eller flere utlegg fra utleggslisten, se 5.6.2 3. Et utlegg i utleggslisten, kan trykkes på for å se på eller endre utlegget 4. Legge til et nytt utlegg, se 5.4 5. Legge til en overnatting, se 5.9.1 6. Flytt eller slett en løs kvittering, se 5.6.4 og 5.6.5 7. Bilde av en kvittering som ikke er knyttet til et utlegg, se 5.6.3 8. Ta bilde eller hent en kvittering fra bildearkiv på telefonene, se 5.3 9. Slett en eller flere kjøreturer, se 5.7.2 10. En registrert kjøretur kan trykkes på for å se på eller endre kjøreturen 11. Legg til en ny kjøretur, se 5.5 12. Felt for å kunne legge inn en merknad til det som er registrert 13. Trykker du på Neste vil du komme inn på siden som oppsummerer utlegg og kjøreturer du har registrert i reiseregningen. Oppsummeringssiden gir deg satser og tilgang til å sende reiseregningen videre i saksflyt, se 5.13. 14. Trykker du på Lagre og avslutt kommer du tilbake til forsiden Reise og utlegg og alt er lagret 15. Slett skjema, se 5.10 Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 28 av 33
5.9.1 Legg til utlegg som dokumenterer en eller flere overnattinger 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 1. Tilbake, det vil stå hvor du kommer tilbake 2. Til hjelpeside 3. For å ta bilde av en kvittering som dokumenterer utlegget, se 5.3 4. Knytte en løs kvittering til utlegget 5. Dato og klokkeslett for ankomst til overnattingsstedet 6. Dato og klokkeslett for avreise fra overnattingsstedet 7. Stedet du har reist til, hentes fra spesifisering av reisen 8. Type overnatting 9. Lagre og gå tilbake til reiseregningen 10. Lagre og blank ut for å starte ny spesifisering av utlegg for overnatting 11. Avbryt vil lagre bildet ditt under løse kvitteringer, men ikke lagre noe av det du har spesifisert. Hvis du under Type utlegg velger Hotell, må du spesifisere informasjon om hotelloppholdet. Du vil få tilgang til flere felter som må fylles ut. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 29 av 33
Fyll inn hotellets navn og adresse. Oppgi totalbeløpet på hotellregningen som du skal ha refundert, og hvis du spiste frokost på hotellet må du oppgi hvor mye av totalbeløpet som er frokost. Er frokost inkludert i hotellromprisen vil du finne et eget beløp for frokost på hotellregningen. Skal du ikke ha tilbake penger for hotellutgifter på denne reiseregningen velger du Forhåndsbetalt. 5.10 Slett skjemaet Velger du Slett i skjemaet vil du få opp en dialog som gjør deg oppmerksom på at du er på vei til å slette alt innhold i skjemaet. Ønsker du ikke å slette, trykker du Avbryt. Ønsker du å slette skjemaet med alt innhold trykker du Slett, det er ikke mulig å angre. Har du kvitteringer i skjemaet som du ønsker å ta vare på kan du flytte disse til et annet skjema. Trykk Flytt innholdet først og du får opp en forklaring på hvordan du flytter kvitteringer fra et skjema til et annet, se 5.11. Velger du OK, jeg forstår i meldingen vil du komme tilbake til skjemaet du var i slik at du kan flytte kvitteringen(e). 5.11 Flytte en kvittering fra et skjema til et annet For ikke å miste kvitteringene du har knyttet til et skjema kan du flytte kvitteringene til et annet skjema. Skjemaet du ønsker å flytte til må være opprettet, se 5.2.2 for hvordan opprette et skjema. Du kan gå ut av det skjemaet du er i ved å trykke på pil for tilbake, slik at du kan opprette et nytt. Er kvitteringene du ønsker å flytte knyttet til et utlegg må du slette utlegget slik at kvitteringen blir løse kvitteringer. Se 5.6.2 for hvordan slette et eller flere utlegg fra utleggslisten. Flytt kvitteringen til et annet skjema slik beskrevet i 5.6.4 Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 30 av 33
5.12 Oppsummering og send Refusjon av utlegg eller kjørebok 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 1. Tilbake, det vil stå hvor du kommer tilbake 2. Til hjelpeside 3. Hva utlegget/kjøreturene gjelder 4. Utregning av hva du har til gode hos din arbeidsgiver 5. Totalbeløpet du skal ha tilbake av din arbeidsgiver 6. Hvem du sender krav til 7. Skriv inn eventuelt en kommentar til mottaker hvis det er behov for det 8. Send krav videre i saksflyt. Du kommer tilbake til forsiden for Reise og utlegg. Du får en bekreftelse om at reiseregningen er mottatt i riktig innboks. 9. Gå tilbake til forrige side Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 31 av 33
Hvis det ikke er riktig innboks som kommer opp under Mottaker, kan du endre dette ved å trykke på pil ned, du får da mulighet til å velge en annen mottaker i en nedtrekks meny. 5.13 Oppsummering og send reiseregning 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 1. Tilbake, det vil stå hvor du kommer tilbake 2. Hva reiseregningen gjelder 3. Endre hva reiseregningen gjelder, se 0 4. Utregning av hva du har til gode hos din arbeidsgiver 5. Totalbeløpet du skal ha tilbake av din arbeidsgiver 6. Opplysninger om deg, navn, arbeidsgiver og arbeidsforhold 7. Hvem du sender reiseregningen til Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 32 av 33
8. Kommentar til mottaker av reiseregningen 9. Send reiseregningen videre i saksflyt. Du kommer tilbake til forsiden for Reise og utlegg. Du får en bekreftelse om at reiseregningen er mottatt i riktig innboks. 10. Gå tilbake til forrige side Hvis det ikke er riktig innboks under Mottaker, kan du endre dette ved å trykke på pil ned, du får da mulighet til å velge en annen mottaker i en nedtrekks meny. Bluegarden Mobil (Reise og utlegg) Brukerdokumentasjon Side 33 av 33