REFERAT FRA STYREMØTE I EIRSEKSJONSSAMEIET LADEPORTEN TIRSDAG DEN 15.9.2015 kl. 18.00 i LADEBEKKEN 17 Til stede: Nina Eriksson - Styreleder (referent) Signy M. Eliassen - Styremedlem Asbjørn Kjevik - Styremedlem Daniel Steinbakk - Styremedlem Egil Viken - Varamedlem (med stemmerett) Jan Ø. Johnson - Varamedlem Fraværende: Snorre Almås - Styremedlem (KLP Eiendom Trondheim AS) Sak 62/15 Referat fra styremøte 29.6.15 Ingen kommentarer. Sak 63/15 Sak 64/15 Sak 65/15 Oppfølgning - Vedlikehold: o Undersøkelse av veranda i forbindelse med lekkasje fra veranda over: Daniel følger opp. Sag er kjøpt inn for testing. Daniel tester på Signy sin balkong den 21.9.15 eller snareste dato de finner. o Strømpe på kjetting på lekestativene: Nina følger opp saken. Økonomi Ladeporten Styret tok en gjennomgang av regnskap for sameiet med tanke på arbeider som må utføres. Orienteringssaker 1) Vintervoll har satt opp 2 nye lyspunkter ved de 5 gjesteparkeringsplassene og et lyspunkt ved inngangspartiet mot jarleveien. Glass i nye pullerter skal skiftes. 2) Nye butikkvogner er kommet til sameiet. Signy sier ifra til Meny, så de kan komme å hente. Øvrige vogner låses inn av Egil. 3) Status utvendig malerarbeider: Asbjørn orienterte, ennå litt arbeid gjenstår. Søl må også fjernes. 4) Vindusvask er foretatt. 5) Signy følger opp vedr. beising av balkong. Det ble purret i juli. Det har vist seg at noen beboere har malt med uriktig farge. Styret vil be beboerne vedlikeholde verandaene etter beste evne og ikke kreve at farge må skiftes. Riktig farge skal derimot være standard for øvrige leiligheter. 6) Utbygging Nyhavna Øvre: Nina orienterte. Informasjon vedr. reguleringsplan ble sendt ut med dato 4.7.15. Gruppe etablert med beboere i området som vil følge opp saken. 7) Status KONE heis: Nina orienterte og lappene kan tas bort. Egil tar bort disse. Nina følger opp for opplæring ved stopp av heis med Daniel og Egil. 8) Brannøvelse utføres til høsten 2015. Nina følger opp med Mari Østgaard fra TOBB. 9) Jan har kjøpt inn brannslokningsapparat for plassering i garasjekjeller 0 og -1. at avstand blir riktig. (20/25 meter fra hverandre/vegg) Asbjørn henger opp. Da henges det opp 1 i -1 og 3 i 0. Side 1 av 5
10) Beboer ønsker å bidra da de ikke hadde anledning til å være med på dugnad. Rensking av sluker i 4. etg. i C-blokka og 5. i A-blokka. Beboer ordner dette. 11) Jan og Egil har reparert dekk på vogntrallen. Flott! 12) Endring av husordensregler etter årsmøte. Nina følger opp. 13) Sand er skiftet i sandkassen. 14) Glødelampe er hengt opp/skrudd i fasaden. Gir ikke et pent uttrykk, i tillegg er det ikke adgang til å skru slike i fasaden. Jan lager utkast til brev og oversender Nina. Nina snakker med beboer om dette, da det er festet i fasaden. 15) Nina har hengt opp nye oppslag fra NOKAS vedr. innlåsingsassistanse. 16) Rapport mottatt fra Nokas vedr. overvåkning. Nina orienterte. 17) Vi har mottatt tilbud på kontroll av nødlys fra Fjeldseth AS på kr. 7 750. eksl. Mva. Avtalen som vi har i dag med Elpro er på kr. 3900 eks. mva. På tross av at Elpro er svært dårlige til å følge opp til tider, velger vi å beholde disse på grunn av pris, og at jobben for øvrig gjøres godt. 18) GK utførte kontroll av vifteanlegget med rapport datert 18.8.15. Ingen registrerte avvik som må ordnes. Daniel bisto GK. 19) Signy har hatt en befaring med hagegruppa. Hagedag be gjennomført den 25.8.15. Ikke mange møte opp, men de som møtte gjorde en fantastisk jobb. Daniel kjøper lamineringsark og strips for oppheng. 20) Beboer har fått brev datert 27.8.15 vedr. flislagt balkong. 21) Brev mottatt fra hagegruppa datert 30.7.15. Styret foretok en gjennomgang. Signy svarer opp hagegruppa. Jan hører med K-Lund for tilbud for forlengelse av vannuttak i søppelrom. 22) Innkjøp garasjeåpnere. Beboere kan selv foreta kjøp av garasjeåpnere til kr. 479 inkl. mva. pr. stk. hos Ligaard (per idag). Åpnerne må leveres til styreleder for å få motta korrekt signal. 23) Det skal sendes ut et rundskriv med positive ting vedr dugnad. I tillegg til det som tidligere er foreslått. Nina lager utkast til rundskriv, de utført dugnad for 2015 er i fokus. 24) Tobb er koblet inn for å få en kort tilbakemelding vedr drift av familiebarnehage. Brev til beboer er utarbeidet på bakgrunn av dette. Styret anser med dette saken som avsluttet. 25) Brannalarmen gikk den 5. juli. Daniel sjekket branntavlen og tok kontakt med beboer. Han fulgte videre opp med politiet når de kom. Brannvesen fornøyd, ingen skader. 26) Epostkonto gjennom TOBB er avviklet. 27) Brannslangen er rengjort og rullet sammen og satt inn ved vannuttaket i søppelrom. Jan og Egil har tatt ansvar for dette. 28) Egil har kjøpt inn mere beis. Det kjøpes ikke inn mer nå, men neste år kjøpes det inn et stort kvantum på våren. 29) Spørsmål fra TOBB vedr. ny heisavtale. Styret velger å fortsette avtalen med KONE. 30) Undersøkelser vedr. fornyelse av forsikringspolise. En forholdsvis betydelig økning i forsikringen. Signy snakket med If, og sier at de har gjort en mindre økning, det er TOBB som styrer dette. Signy undersøkte videre med TOBB. Orienteringssak. I fornyelse av polise datert 3.3.15 skal det stå info vedr. det betydelige økningen på 10,4%. Side 2 av 5
31) Det ble minder skader på gulv i -1 etter sveising ved reparasjoner av dører. Egil har fulgt opp saken, og skadene er reparert. Sak 66/15 Sak 67/15 Saker fra beboere 1) Henvendelser fra beboer på sms for når styremøter/årsmøter legges ut på nett. Nina svarte beboer. 2) Beboer falt i leiligheten. Nina orienterte. 3) Henvendelse fra beboer vedr. dårlig garasjeåpner. Nina og Jan svarte beboer. 4) Klage på plenklipping. Saken ble tatt opp med Din vaktmester, og de kom å gjorde jobben bedre. 5) Feil med ringeklokker. Signy fulgte opp. 6) Henvendelse fra beboer vedr. skifte av kjøkken og avtrekksvifte/stoppekran. Nina og Asbjørn svarte. 7) Henvendelse fra beboer. Fikk beskjed om å følge opp saken med Anticimex, alt ok. 8) Mistet bilnøkkel. Nina besvarte beboer. 9) Spørsmål fra beboer vedr. beising av balkong. Signy svarte beboer. 10) Ønske om kjøp av nøkkelchips. Asbjørn svarte beboer. 11) Klage fra beboer i Ladebekken. Blits fra fotoapparat var sjenerende. Nina kontaktet beboer. 12) Spørsmål vedr. eierskiftegebyr. Nina svarte beboer. Status Veidekke og Rambøll AS vedr. Lilleby Oppfølging sak 45/15. Det er mottatt epost fra Claussen den 30. juni 2015 (snittkart), 25. august (bilder med markeringer) og 7. september (designmal). Vi avventer ny henvendelse fra Claussen med tilbud for avståelse av areal. Vi har ikke hørt noe fra nye Lilleby v/rambøll. Nina fulgte opp saken med Rambøll den 24. august 2015, hvor det igjen ble sagt at styret må få beskjed dersom det skal foretas noen arbeider. Det er også mottatt rammetillatelse for Ladebekken fra Rambøll, se brev datert 2.7.15. Nina følger opp dette. Sak 68/15 Tiltak innbrudd - overvåkningsanlegg Nye innbrudd i juli og et nytt i august i bod. Også innbrudd i garasjekjeller -1. Nokas ble orientert. Styret mener at det er viktigst å begrense tilgangen til bodareal. Styret vil foreta flere tiltak nå for å hindre nye innbrudd. Sak 69/15 Mulighet for el-bil uttak Sameiet har i brev datert 19.8.15 mottatt tilbud fra Elpro vedr. installasjon for 20 elbil ladere. Styret må vurdere dette og blant annet ta hensyn til: - Det må særskilt vurderes om det er mulig å etablere et første mann til mølla prinsipp. - Det må sees på om en slik etablering trenger justering av vedtekter. - Dersom uttak etableres, må det utarbeides retningslinjer for dette. Side 3 av 5
- Vi må ta sikte på en ordning som i prinsippet skal vare i mange tiår fremover. - Er det en mulighet å få etablert en eller to ladestasjoner med egen måler og krav til betaling? Hvordan kan dette fungere i praksis, styrets rolle? Styret velger å høre litt rundt, og tenker over dette. Sak 70/15 Status HENT vedr. innregulering av varmeanlegget Asbjørn og Nina orienterte. Møte med HENT den 24.6.15. Ny henvendelse ble sendt til HENT den 29.6.15 gjeldende både varmeannlegget og problemet med veranda. Hent har avvist sak vedr. varmeanlegget. Styret har mottatt tilbud fra Caverion. Vedtak: Styret velger å gå inn på avtale med Caverion dersom arbeidene sikrer en korrekt funksjon av varmeanlegget. HENT har i tidsrommet 7.-10.9 foretatt justering av takrenner for 20 leiligheter med veranda ut mot atriumet. Sameiet fikk en svært god pris på dette arbeidet. Det ble etablert riktig fall, og en lengde ble skiftet, da denne var montert feil. Egil og Daniel har fulgt opp HENT på dagtid. Nina orienterte. Det er fortsatt problemer med en leilighet som følges opp. Avventer rapport fra HENT. Sak 71/15 Status endring av vedtekter etter årsmøte klage fra beboer Styret engasjerte advokat Marit Figenschau hos TOBB for bistand i saken, etter at styret mottok innsigelser på endring av vedtekter den 29.4.15, først presentert på sameiemøte samme dag. Styret har mottatt TOBB v/ Figenschau sin vurdering i redegjørelse datert 24.8.15. Oppsummert bemerkes det i redegjørelsen at vedtektsendringen må fremlegges for sameiemøtet for at de skal kunne trå i kraft, og videre at fremsatte anførsler tilknyttet mindretallsvernet tvilsomt kan føre frem. I redegjørelsen er det blant annet foretatt en gjennomgang av rettspraksis, i tillegg til at fremsatte innsigelser er vurdert grundig opp mot gjeldende lovverk. Styret mener at Figenschau har lagt riktig faktum til grunn, og vurdert saken på et objektivt grunnlag. Styret er enige i de konklusjoner som Figenschau har gjort, og er videre av den oppfatning at de foreslåtte vedtektsendringer er godt begrunnet. Styret har tidligere, i forbindelse med fremsatte forslag om vedtektsendring, begrunnet saken godt, og under dagens styremøte foretatt en ny gjennomgang og vurdering i saken. Ved en inkurie ble ordet «midlertidig» strøket i styrets forslag, slik at dette ord bli å innta for å være i samsvar med eierseksjonsloven 19. Nina svarer beboer som hadde fremsatt innsigelsene og innkaller til ekstraordinært sameiemøte hvor forlag om vedtektsendring fremsettes. Vedtak: Styret opprettholder sitt syn i saken, og foreslår at vedtektene etter dette endres i samsvar med styrets forslag, men den mindre justering som nevnt. Styret velger etter dette å innkalle til ekstraordinært sameiemøte hvor forlag om vedtektsendring fremsettes. Vedtaket var enstemmig. Side 4 av 5
Sak 73/15 Sak 74/15 Sak 75/15 Sak 76/15 Felling av tre i atriumet, nærmest hovedinngang for jarleveien. Pristilbud innhentet fra Din vaktmester på kr. 15 944,- inkl. mva. Nina forhandler pris med Din vaktmester, og innhenter et nytt tilbud. Nina undersøker med KLP om de har noen mulighet til å bære en del av kostnaden. Signy orienterer og sakker med hagegruppa. Skilting i atriumet vedr. urinering/sjit fra hunder/katter Nina laminerer og organiserer oppslag sammen med Jan. Opplæring/kurs KONE Det er ønskelig at dette arrangeres en tid etter august. I tillegg til Nina møter også Daniel og Egil. Nina organiserer. Informasjon til utleiere i Ladeporten Forslag til informasjon som kan fremkomme i tillegg til den informasjon som leveres ut er? 1. Informasjon/rundskriv til utleier gis til oppgitte epostadresse. 2. Eier plikter å vise leietager rundt med det praktiske, hvor postrom er, sykkel/bil-parkering, søppelrom er ol. 3. Eier må gi leietager et eksemplar av hus-ordensreglene, som leietager plikter å lese igjennom. Da er det lettere å innrette seg fellesskapet. Bør være med på skriv til utleiere i tillegg til det årlige skrivet. Nina ordner. Sak 77/15 Sak 78/15 Sak 79/15 Innhenting av epostadresser til utleiere Nina har laget forslag til brev, da styret ønsker å begrense gebyrer/kostander til TOBB, særlig med tanke på utleie: Oppfølgning av sak 13/15 og sak 18/15 7). For at utleiere skal få tilsendt informasjon på epost, må epostadresser innhentes. Da vil sameiet spare kostnader til kopiering/porto mv. da det er et stort omfang av dokumenter som sendes ut til eiere. Nina følger opp og ber Unni på TOBB sende ut. Tilbud på hovedettersyn av lekeplass Tilbud innhentet på kr. 3000 ekskl. mva. Styret velger å ikke gå inn på tilbudet. Eventuelt Neste styremøte: 15. oktober 2015 Møtet hevet kl. 22.20 -------------------------- ----------------------------- -------------------------- Nina Eriksson Signy M. Eliassen Asbjørn Kjevik --------------------------- --------------------------- -------------------------- Egil Viken Daniel Steinbakk Jan Ø. Johnson Side 5 av 5