Oppfølgingsaktivitet etter en MTM undersøkelse Lederens modell for forberedelser og gjennomføring i egen enhet
Utfordringer i arbeidet med MTM For store/urealistiske forventninger Vanskelig å tolke rapportene/for lite tolkningsstøtte Knapp tid til tilbakemeldingsmøtene Vanskelig å fokusere på felles problemstillinger Vanskelig å utarbeide avgrensede problemstillinger og tiltak Driv mot å henge resultatene på enkeltpersoner Klarere ikke å gjennomføre tiltakene Overfokusert på rødt/gult/grønt felt fargene sterk symbolikk belastende å være rød avdeling Overfortolker resultatene Blir karakterbok for ledere Setter kun av tilbakemeldingsmøtet til å arbeide med denne tematikken
Individuell gjennomgang av rapporten og forberedelser til første arbeidsmøte (tilbakemelding) i enheten Gå gjennom rapporten. Se først etter røde og grønne skåre. Hva tror du er årsakene til fremgang/tilbakegang, røde og grønne. Skriv ned hypoteser. Dersom du får sterk tilbakegang/røde tall på mange spørsmål eller nøkkelområder bør du benytte din leder eller en internkonsulent som sparringspartner i forberedelsene. Dersom du tror at negative resultater har med din person å gjøre bør du vurdere å be om bistand fra internkonsulent på selve møtet. Husk at du ikke må binde deg i absolutte fortolkninger av hva resultatene betyr og hvorfor de er blitt slik de er. Drøft resultatene og tankene du har gjort deg med din overordnede.
Program for tilbakemeldingsmøtet 09.00 Innledning Resultater - Oppsummering av viktigste funn ved leder (evt. intern/ekstern konsulent. Sterke og svake sider. 10.00 Gruppearbeid Hva fungerer bra og mindre bra i enheten? (Jfr. egen metode/rapport-mal) 10.30 Plenumsarbeid Presentere de ulike gruppenes syn på resurser og utfordringer. Velge 1-2 problemområder 11.00 Gruppe arbeid Utarbeid forslag til tiltak knyttet til utfordringer/ problemområder 11.30 Plenumsarbeid: Presentere gruppenes forslag til tiltak. Velge tiltak. 12.00. Avslutning Avdelingsleder og internkonsulent oppsummerer.
Målsettinger for første del i utviklingsarbeidet - tilbakemeldingsmøtet Resultater fra undersøkelsen skal tilbakemeldes i oppsummert form ( Kvikklunsjrapportene ) Lære noe om viktige forhold som påvirker helse trivsel og yteevne på arbeid Fokusere på belastninger og stimulanser som medarbeiderne i avdelingen har felles. Unngå å fokusere på det strikt individuelle, og det som dreier seg om hele organisasjonen. At enhetslederen og medarbeidere tar ansvar for å fortolke og nyttiggjøre seg egne resultater på MTM-undersøkelsen Leder og ansatte skal komme til enighet (så langt som mulig) om hva de er fornøyd med og hva som er viktigst å utvikle og/eller forbedre konkrete forslag om tiltak rettet mot det som bør forbedres hvordan tiltakene skal gjennomføres Avdelingene skal dokumentere utviklingsarbeidet i avdelingen
Hva Kvikklunsj-rapporten forteller: Referansegrunnlag: MTM Statsbarometer Svar prosent Variasjon Gjennomsnitt 80 Lave skårer Middels skårer Høye skåre 75 Ca 16 % av alle enheter i grunnlaget Ca 68 % av alle enheter i grunnlaget Ca 16 % av alle enheter i grunnlaget Meget sjelden eller aldri Nokså Sjelden Av og til Nokså ofte Meget ofte eller alltid 1 2 3 4 5
Variasjon - grad av enighet Medarbeiderne i denne avdelingen svarer mer likt enn medarbeiderne i de fleste andre avdelingene i sammenligningsgrunnlaget 50 Medarbeiderne i denne avdelingen svarer omtrent like likt/forskjellig som medarbeiderne i andre avdelinger i sammenligningsgrunnlaget Medarbeiderne i denne avdelingen svarer mer forskjellig enn medarbeiderne i de fleste andre avdelingene i sammenligningsgrunnlaget
Hva er viktig når du selv leder tilbakemeldingsmøtet etter MTM? Tilbakemeldingsmøte er en ny undersøkelse Hvordan skal vi forstå resultatene? = Den eneste måten er å spørre de som har svart og som eier vurderingen av det som skjer i hverdagen. Ikke gi konklusjoner på hvordan resultatene bør forstås. Tenk høyt, hjelpe medarbeidere til å tørre å se ulike måter å forstå tallene i rapporten Ikke sjekk ut egne antakelser om hvem som har skåret svakt, eller skrevet bestemte kommentarer Motarbeide aktivt eget hode når det forsøker å sette ansikt på enkelt resultater Del medarbeiderne i grupper. Styr hvem som deltar i de ulike gruppen. Plasser personer sammen slik at gruppene fungerer som trygge arenaer der deltakerne tør å være mest mulig åpne Ikke gå inn i gruppene for tidlig, la dem få tid til å starte og kanskje ta opp spørsmål som omhandler deg
Hva er viktig når du selv leder tilbakemeldingsmøtet etter MTM? Tørre å utfordre og være leder. Ikke aksepter å arbeide med problemstillinger og/eller tiltak du egentlig er imot Spør aktivt etter innspill og meninger fra personer som ikke snakker i møtene Ikke motargumenter innspill og synspunkter, men prøv heller å få personene til å komme med utdypende innspill Tørre å fokusere både på det positive og det negative
Hva er viktig når du selv leder tilbakemeldingsmøtet etter MTM? Drøft resultatene på ledelse åpent, be om å få utdypende kommentarer som sier mer konkret hvorfor de vurdere deg slik de gjør på spørsmålene Når noe er bra - får gode resultater er det vanskelig for en selv og medarbeiderne klare å sette ord på hva som bidrar å gjøre det bra. På bevaringsområder er ikke målet å finne nye ting som skal gjøre det enda bedre, men heller å definere hva det er dere gjør som får det til å bli bra. Målet er å fortsette å gjøre det som er bra og kanske gjøre enda mer av det.
Utfordringer i møtet Den enkelte må ta ansvar uttrykke sine tanker om hva som er bra og hva som ikke fungerer i avdelingen si fra når vi er uenige med kolleger om hva som er felles problemer /styrker i avdelingen for å sikre at tiltakene faktisk gjennomføres Tålmodighet og langsiktighet det tar tid for dere som gruppe/avdeling å tilegne dere ferdigheter og utvikle den tryggheten som skal til for å jobbe systematisk med å utvikle avdelingen Fokus på belastninger og stimulanser i avdelingen tematikken det skal jobbes med må være relevant for flertalet av medarbeidere i avdelingen Avgrensede problemstillingene og tiltak vi skal ikke endre alt med en gang men begynne med et første skritt Oppfølging av avtaler
Hvordan arbeide med å definere forbedrings og bevaringsområder? Del medarbeiderne i grupper. Hvorfor får frem flere syn kan gjøre at de som vanligvis setter dagsorden blir mindre dominerende mindre arena å fremme egne synspunkter Hver gruppe må prioritere opp maks 2 forbedringsområder og 1 bevaringsområde Vær fleksibel med hensyn til hvor tett diskusjonen i gruppen er forankret i rapporten. Det viktigste er at diskusjonen omhandler forhold som angår og engasjerer flest mulig i avdelingen Start gruppearbeid 1: Be gruppen skrive sine prioriterte områder med stikkord på en flippover For å klare beslutte/prioritere hva dere vil arbeide med i felleskap kan dere gå frem på følgende måte 1. Forsøk å slå sammen like punkter hos de ulike gruppene 2. La hver medarbeider fritt velg 2 forbedringsområder og 1 bevaringsområde fra punktene de ulike gruppene har presentert 3. De fleste av oss føler seg forpliktet til å støtte arbeidet som gjøres i grupper vi deltar i. Så skjer også ofte i arbeidet med MTM. Det er imidlertid ikke sikkert at alle gruppen egentlig følte at de punktene gruppen prioriterte var de viktigste. Det derfor viktig at du sier akkurat dette før de skal velge og at du eksplisitt sier at ingen er forpliktet på de områdene egen gruppe valgte å prioritere. 4. Medarbeiderne viser sitt valg ved å sette en tusj strek bak punktet de ønsker å prioriter. Når dette er gjort teller du om hva som har flest stemmer. Start gruppeoppgave 2 Bruk samme metode for å utarbeide og velge tiltak
Gruppearbeid 1 a. Hva fungerer bra i avdelingen? Bli enige om og skriv ned 1-2 områder etc der dere opplever at avdelingen fungerer godt. b. På hvilke områder må vi forbedre oss? Bli enige om og skriv ned 1-2 utfordringer/ problemområder Skriv punktene ned på en flip-over som benyttes som presentasjon i plenum
Gruppearbeid 2 a. Hva kan vi konkret gjøre for å vedlikeholde og videreutvikle det som fungerer bra? Bli enige om og skriv ned 1-2 forslag. b. Hva kan vi konkret gjøre for å forbedre oss på de områder som ikke fungerer bra? Bli enige om og skriv ned 1-2 forslag. (skriv ned på flip-over)
Etterarbeid Bruk 20 minutter etter tilbakemeldingsmøtet på å reflektere over og dokumentere det som har skjedd i løpet av møtet. (problemer og tiltak etc.) Drøft resultatene og arbeidet i avdelingen med avdelingens internkonsulent og din overordnede leder Sett opp et referat fra hva som kom opp i møtet