Mamut Business Software MAMUT IMPLEMENTATION METHOD EN INNFØRING I EFFEKTIV IMPLEMENTERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE

Like dokumenter
INSTALLASJONSVEILEDNING OPPDATERING TIL VERSJON Mamut datax Software DETALJERT STEG-FOR-STEG VEILEDNING FOR HVORDAN

INSTALLASJONSVEILEDNING FOR DATAX REISEREGNING BEDRIFT

INSTALLASJONSVEILEDNING OPPDATERING TIL VERSJON 5. Mamut Installasjonsveiledning DETALJERT STEG-FOR-STEG VEILEDNING I HVORDAN

INSTALLASJONSVEILEDNING

INSTALLASJONSVEILEDNING

INSTALLASJONSVEILEDNING

INSTALLASJONSVEILEDNING

Mamut. Installasjonsveiledning. Oppdatering til versjon Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan oppdatere ditt datax-program fra Mamut

Installasjonsveiledning. Mamut. Oppdatering til versjon 12.1

vårtilbud til Mamut- kunder Øk salget Reduser kostnadene Få inn pengene Tilbud på ekstra brukerlisens

20% 47% 75% Juletilbud til Mamut-kunder. Utnytt hele potensialet til medarbeiderne. Optimaliser lønnsomheten i usikre tider!

Mamut Partner Program Nå dine mål Bli en del av vinnerlaget!

Hei! I vår digitale tidsalder representerer antallet informasjonskilder og store informasjonsmengder både utfordringer og muligheter for bedrifter.

Innføring av nye MVA-satser fra 1. januar 2005

Erfaringer fra offentlige anskaffelser

Microsoft Partner Awards 2009 AWARD WINNER. Mamut. Partnerprogram

Enkel installasjonsveiledning

Guide. Valg av regnskapsprogram

Mamut inkluderer Microsoft Office 365. Mamut. Partnerprogram. Komplette løsninger Mest for pengene Brukervennlig Service Kunnskap

DROPS SHAREPOINT. Informasjonsskriv. Innhold

Mamut Business Software

Effektivt produksjonsplanlegging gir mer lønnsom drift

INSTALLASJON OG SUPPORT FRA TIMEKIOSK AS

1. PRINT & MFP LØSNINGER 2. DOKUMENTHÅNDTERING 3. IT-SERVICES 4. DIGITAL SIGNAGE & AV

Hvordan selge Mamut One

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Compello

Mamut Enterprise Travel CRM

KONKURRANSEGRUNNLAG. Bilag 1 Kravspesifikasjon

Visma CRM Nyheter og forbedringer Side 1

Mamut Enterprise Travel CRM

Psykososialt IT-miljø

Mamut Open Services. Mamut Kunnskapsserie. Kom i gang med Mamut Online Survey

Releaseskriv versjon Vedr. INSTALLASJONSPROSEDYRER. Versjon Pr. 30. MARS 2012 Copyright. Daldata Bergen AS

Mamut Business Software. Tilleggsprodukter og Enterprise-utvidelser. Mamut Cost Centre. Versjon 14.5 MBS.EXT.MCT.NO

Programområde for IKT-servicefag - Læreplan i felles programfag Vg2

1 INNLEDNING Om Altinn Skjemaer som støttes INSTALLASJON OG OPPSTART Nedlasting Registrering...

Mamut for Altinn. Mamut for Altinn - forenkler og effektiviserer. Elektronisk innlevering til det offentlige

Psykososialt IT-miljø

1 Anskaffelsens formål og omfang. 2 Krav til leverandør. Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden. 2.1 Rådgivning i anskaffelsesprosessen

Tid for læring. Microsoft Office 2007 Windows Vista. e-læring bok

Forvaltningsrevisjon IKT sikkerhet og drift 2017

Mamut Enterprise Abonnementsfakturering

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Bedrift

INNBYTTETILBUD! BRUKERVENNLIG ØKONOMISYSTEM. Ring gratis

Mamut Enterprise Telefonkatalogen Online

Oppgradering fra gamle versjoner til Office 2007/2010

«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet

Avvisning av klage på offentlig anskaffelse

3B - SSA-D Bilag 1 Kundens kravspesifikasjon. Driftsavtalen (SSA-D) Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon

Østre Toten kommune Konkurransegrunnlag Kravspesifikasjon

Introduksjon til datax

Office365 fra Telenor. Informasjon om support

Overordnet kvalitetsplan

Kom i gang med, grunnopplæring. Lær mer om, videregående opplæring. Kom i gang med, grunnopplæring. Lær mer om, videregående opplæring

ENTRÉ WORKER. Digitalt prosjektstyringsverktøy

360 eworker. Appen som gjør det enda enklere å jobbe i Saksbehandling og dokumenthåndtering fra ipad

Public 360 KDRS

BD nett. BD mobil. Filoverføring. Papirløs faktura. en enklere hverdag

Hovedprosjekt i Informasjonsteknologi 2016 Høgskolen i Oslo og Akershus. Forprosjektrapport. Bravo Booking App

KONTROLL OG OVERSIKT I 2009 KOMPLETT ØKONOMISYSTEM BEST I TEST ØKONOMISYSTEM. Ring gratis

Derfor er forretningssystemet viktig for bedriften

Mamut Business Software. Introduksjon. Mamut Enterprise Variant Web

)DVW3ODQ,QVWDOOHULQJ $%% $6 'LYLVMRQ $XWRPDVMRQVSURGXNWHU ΑΒΒ 3RVWERNV 6NLHQ

MBS 12 & Mamut Online Desktop. Ole M Hasven - Product Manager, Marketing Partnersamling, 9 oktober 2008 oleha@mamut.com

Erfaringsdokumentasjon fra. gjennomførte e-handelsprosjekter

Visma Contracting Oppgradering til versjon 5.20

Kommunikasjonsstrategi for IKT-prosjektet A4.2

Mamut Eiendelsregister. Introduksjon

Nordens ledende vikarsystem.

Mamut. Installasjonsveiledning. Oppdatering til versjon Detaljert steg-for-steg veiledning i hvordan oppdatere ditt datax-program fra Mamut

Installasjonsveiledning. Mamut

ENKLERE E-HANDEL. symbrio.com

Huldt & Lillevik Lønn Lønn 5.0. Versjon Build 479

IBM + Microsoft = Effektiv samhandling. Erfaringer med samhandling i

NYHETER. Ny versjon av ditt Mamut datax-program! VIKTIG Installasjonsveiledning. Bli mer effektiv med Mamut Næringsavtale. Nyttige spørsmål og svar.

En enklere hverdag mer tid til barna

Digitaliseringsstrategi for Buskerud fylkeskommune. Revidert

Implementering av Agresso: Erfaringer fra Kartverket

Vurderingskriterier i kontor og administrasjonsfaget

Konkurransegrunnlag Del 3

TESS Hose Management konseptet

8. FILOVERFØRING. 8. Filoverføring

Kravspesifikasjon Digital distribusjon av sakspapirer

SSA-V Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon. "Digital døgnåpen forvaltning" - Ny portalløsning for Fosenkommunene

SuperbrukerService PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT LA OSS VÆRE DIN PROMARK-SUPERBRUKER

Dokumentarkiv med fleksibel tilgang Brukerveiledning

Avtale om webløsning Sparebanken Møre Aktiv Forvaltning

Ingen kompromisser - Beste beskyttelse for stasjonære og bærbare PCer CLIENT SECURITY

e-læringsprogram for prosjektledelse Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 6

Egenevalueringsskjema

HVORDAN VELGE ØKONOMI- Mamut Enterprise OG INFORMASJONSSYSTEM? Komplette økonomi- og informasjonssystemer for virksomheter med 1 50 ansatte

Friheten ved å ha Office på alle enhetene dine

Kartlegging av innovasjonstyper

Oppdatering til Mamut Business Software versjon 14

«Service desk management system» Svar på spørsmål

PROMARK WORKFORCE MANAGEMENT ProPC

System integration testing. Forelesning Systems Testing UiB Høst 2011, Ina M. Espås,

I 2015 bytter Akelius navn til Wolters Kluwer. NYHET! Byrå Byrå Tid. Kristin Solberg Produktansvarlig Byrå

7 tegn på at dere bør bytte forretningssystem

Transkript:

Mamut Business Software MAMUT IMPLEMENTATION METHOD EN INNFØRING I EFFEKTIV IMPLEMENTERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE Mamut Kunnskapsserie, nr. 7-2004

MAMUT IMPLEMENTATION METHOD EN INNFØRING I EFFEKTIV IMPLEMENTERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE Dokumentets hovedformål er å gi små og mellomstore bedrifter en innføring i Mamut Implementation Method

INNHOLD En implementeringsguide for alle virksomheter 1 Forord 6 2 Overordnet beskrivelse 7 2.1 Mamut Implementation Method 7 2.2 Rask implementering 7 2.3 Fleksibel standardløsning 8 2.4 Tilleggstjenester- og produkter 8 2.4.1 Mamut Academy 8 2.4.2 Ekstra brukere på Mamut-systemet 8 2.4.3 Mamut tilleggsprodukter 8 2.4.4 Sikkerhetsutstyr 8 3 Prosessbeskrivelse 9 3.1 Definere prosjektstruktur og tidshorisont 9 3.2 Bedriftens målsetninger 9 3.3 Allmøte 10 3.4 Struktur og rutiner i virksomheten 10 3.5 Teknologi og programvare 11 3.6 Innstillinger Mamut Business Software 11 3.7 Sjekk og kvalitetssikring 12 3.8 Grunnleggende opplæring 12 3.9 Siste klargjøring før start; 12 Drifts- og forvaltningsplan 3.10 Evaluering og oppfølging 12 4 Sluttdokument implementering 13 Mamut Business Software 5

1 Forord INNFØRING AV ET NYTT ØKONOMI- OG INFORMASJONSSYSTEM I EN VIRKSOMHET KAN I MANGE TILFELLER VÆRE EN TIDKREVENDE OG KOMPLEKS ARBEIDSOPPGAVE. OFTE VIL IKKE BEDRIFTEN SOM SKAL INNFØRE DET NYE STYRINGSSYSTEMET HA DEN RETTE KOMPETANSE, ELLER DEN VIL MANGLE DE NØDVENDIGE TIDSRESSURSER, FOR Å KUNNE GJENNOMFØRE ET SLIKT PROSJEKT PÅ EGENHÅND. MAMUT IMPLEMENTATION METHOD ER BESKRIVELSEN AV ET RAMMEVERK SOM KAN BLI FULGT VED IMPLEMENTERING AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE I SMÅ- OG MELLOMSTORE BEDRIFTER, OG SOM SIKRER BEDRIFTEN ASSISTANSE FRA ERFARNE MAMUT-KONSULENTER. MAMUT IMPLEMENTATION METHOD TILRETTELEGGER EN HANDLINGSPLAN FOR Å INNFØRE MAMUT BUSINESS SOFTWARE I BEDRIFTEN PÅ SÅ KORT TID SOM MULIG INNENFOR KRAVENE TIL KVALITET SOM STILLES FRA BEDRIFTEN SELV OG FRA MAMUT ASA. FREMDRIFTEN OG PLANLEGGINGEN BLIR IVARETATT AV MAMUT-KONSULENTEN I NÆRT SAMARBEID MED BEDRIFTEN SELV, OG PROSESSEN IVARETAR ALLE OPPGAVER FRA OG MED Å DEFINERE MÅLSETNINGER MED DET NYE SYSTEMET TIL OG MED DEN PERIODEVISE OPPFØLGINGEN I ETTERKANT AV OPPSTART AV MAMUT-SYSTEMET I BEDRIFTEN. IMPLEMENTERINGSPROSESSER VIL OFTE VARIERE FRA BEDRIFT TIL BEDRIFT, OG PROSESSBESKRIVELSER KREVER DERFOR FLEKSIBILITET. DET ER DERFOR VERDT Å MERKE SEG AT METODEN ENKELT KAN TILPASSE ALLE SMÅ- OG MELLOMSTORE BEDRIFTER, UAVHENGIG AV BRANSJE. MAMUT IMPLEMENTATION METHOD VIL GI DIN BEDRIFT DEN NØDVENDIGE TRYGGHET FOR Å VÆRE SIKRET DEN BEST MULIGE IMPLEMENTERING AV DITT NYE MAMUT-SYSTEM. LYKKE TIL MED IMPLEMENTERINGEN AV MAMUT BUSINESS SOFTWARE! 6

2 Overordnet beskrivelse Når en virksomhet går til anskaffelse av et nytt økonomiog informasjonssystem er det viktig at dette får en så myk start som mulig. For å lykkes i dette kreves god planlegging og ofte bistand fra eksterne kompetansepersoner som kjenner det aktuelle systemet. Prosessen fra å ha skrevet kontrakt på det nye styringssystemet til det valgte systemet har vært i bruk i en på forhånd bestemt periode har vi definert som implementeringsfasen. Gjøres de riktige tingene i riktig rekkefølge i denne fasen er man i størst mulig grad sikret en smertefri overgang til det nye systemet. I denne perioden er det i mange tilfeller viktig med bistand fra programvareleverandøren, og at samspillet mellom kunde og leverandørens representant fungerer godt. Slike prosesser forbindes ofte med store og tunge organisasjoner. Faktum er imidlertid at denne type prosesser i stor grad også er nødvendige i mange små- og mellomstore virksomheter, men ofte i enklere og mindre ressurskrevende utgaver. 2.1 Mamut Implementation Method Mamut Implementation Method er navnet på den metodikken som benyttes ved implementering av Mamut Business Software. Steg for steg blir bedriften og dens ansatte ført gjennom de mest kritiske elementer i prosessen, hvor alle sentrale ledd i verdikjeden blir ivaretatt. Dette vil medvirke til en reduksjon av tiden det tar å tilpasse forholdet mellom Mamut-systemet, de rutiner som eksisterer i bedriften og bedriftens eksterne kontaktnett. Metoden fastsetter nøyaktige tidsestimater for implementeringen og sørger for at medarbeideren raskt tilegner seg det nye systemet på en effektiv måte. Figur 1 beskriver hvordan metoden, innenfor virksomhetens rammer, tar for seg samspillet mellom system, medarbeidere og de eksterne kontakter: Fig. 1 System Virksomhetens rammer Kunder/ leverandører Medarbeidere 2.2 Rask implementering Enhver bedriftsleder vil gjerne ha det nye økonomiog informasjonssystemet opp å stå i løpet av kort tid for å oppnå rask avkastning på investeringen. Mamut Implementation Method sørger for at denne prosessen mht. faktoren tid/kvalitet er så kort og effektiv som mulig, noe som også vil være en viktig faktor med hensyn til økt tilfredshet blant medarbeiderene. Figur 2 nedenfor gir en kort oppsummering av de elementer som vil bli gjennomgått i prosessen. Hovedvekt blir bl.a lagt på: -Gjennomgang av bedriftens målsetninger med systemet. For eksempel mindre bundet kapital i lager, 10 % økt aktivitetsnivå på selgerne, etc. -Gjennomgang av bedriftens rutiner for effektiv utnyttelse av Mamut-programmet -Sjekk av bedriftens maskin- og programvare. Oppfyller dette kravet iht. implementeringsprogrammet? -Installasjon av Mamut-programmet -Eventuell installasjon av Windows XP og Office 2003 eller øvrig nødvendig programvare -Gjennomgang av kritiske innstillinger i Mamut -Kvalitetssjekk av de foregående ledd i prosessen -Introduksjonskurs i Mamut og oppstart -Evaluering og oppfølging i etterkant Fig. 2 Målsetninger nytt system Bedriftens Prosesser Bedriftens Teknologi Installasjon Innstillinger Mamut Kvalitetssjekk Opplæring Mamut Start Mamut Evaluering Mamut Periodevis Oppfølging 7

2.3 Fleksibel standardløsning Mamut Business Software er som kjent bygget på prinsippet om fleksible standardløsninger. Dette innebærer at vi i stor grad tilpasser bedriftens rutiner til de muligheter som ligger i systemet, noe som langt i fra indikerer noen begrensning for virksomheten. Tvert i mot viser all erfaring at de fleste små- og mellomstore organisasjoner har til dels homogene behov, noe som også gjenspeiler seg i programmene og i den standardiserte implementeringsmetoden. Mamut Implementation Method tvinger virksomheten og dets medarbeidere til å sette fokus på de rutiner som Fig. 3 Mamut Business Software Virksomhetens overordnede organisasjon eksisterer i bedriften og setter spørsmålstegn ved om disse er optimale. Fleksibiliteten og integrasjonen i Mamutsystemene medfører en effektivisering av virksomheten og medarbeiderne vil oppdage at deres hverdag vil bli kraftig forenklet. Mamut Implementation Method kan, som det fremgår av figur 3 nedenfor, overordnet beskrives som en prosess hvor oppfyllelse av bedriftens målsetninger med implementeringen er en funksjon av medarbeidernes mål, oppgaver og rutiner, overordnet organisasjon og mulighetene i Mamut Business Software. Disse faktorene påvirker hverandre i et gitt system, for til slutt å legge premissene for implementeringens målsetninger. Bedriftens målsetninger vil igjen påvirke innsatsfaktorene. Arbeidsoppgaver og rutiner Medarbeiderens mål Bedriftens mål Bedriftens mål = f (mm, a&r,org., MBS) 2.4 Tilleggstjenester- og produkter En vellykket implementering er avhengig av en rekke tekniske, programmessige og menneskelige faktorer. Det finnes imidlertid også en rekke tjenester og produkter som vil gjøre arbeidsdagen enklere i etterkant av selve implementeringen. Noen eksempler: 2.4.1 Mamut Academy Kurs gjennom Mamuts kurssenter Mamut Academy gir en god oppfølging etter implementeringens gjennomgang av systemets grunnleggende bestanddeler. Implementering av nytt økonomi- og informasjonssystem krever kontinuerlig opplæring. Spesielt er det i startfasen viktig å komme korrekt i gang. 2.4.2 Ekstra brukere på Mamut-systemet Når man har kommet i gang med å benytte Mamut-programmet, eller kanskje allerede under selve implementeringen, vil erfaringsmessig mange virksomheter oppdage nytten av å koble flere brukere opp mot Mamut. Fordeling av arbeidsoppgaver på flere medarbeidere og økt informasjonsdeling er ofte avgjørende for å få maksimale synergier ut av det nye systemet. 2.4.3 Mamut tilleggsprodukter Mamut tilbyr en rekke tilleggsprodukter som er sterkt relaterte til bruken av Mamut Business Software. Dette er for eksempel ekstra designmaler til nettstedet, ekstra lagringsplass på Internettserver, integrasjon med reiseregningsprogram, osv. Dette er produkter som gir større spillerom i anvendelsen av Mamut-programmet. 2.4.4 Sikkerhetsutstyr Etablerte sikkerhetsrutiner rundt det nye Mamut-systemet er meget viktig, for eksempel i tilfeller av virusangrep utenifra eller sviktende backuprutiner. Det er viktig at virksomheten har tilgjengelig de nødvendige tiltak mot dette. Eksempler på dette er zip-drive til sikkerhetskopiering eller Norton Antivirus/Internet Security (Symantec) for skjerming mot virus. 8

3 Prosessbeskrivelse 3.1 Definere prosjektstruktur og tidshorisont Den første oppgaven i følge med implementeringen er å definere prosjektstrukturen: Prosjekteier (Daglig leder) Prosjektleder - Mamut Prosjektgruppe - Kunde Uansett hvor liten eller stor kunden er, vil det være naturlig at det er daglig leder som har det viktige overordnede ansvaret. Avhengig av størrelsen på bedriften og bedriftens erfaring med denne type prossesser så vil denne eventuelt stille med en egen prosjektleder. I de fleste tilfeller vil det imidlertid være naturlig at Mamuts representant har denne rollen. Prosjektgruppen består av representanter fra kunden, f.eks. sentrale medarbeidere som har ansvar for enheter, avdelinger etc. som blir berørt av det nye systemet. Sammensetningen av prosjektgruppen gjøres i samarbeid mellom prosjekteier og prosjektleder. Når prosjektstrukturen er fastsatt utformes tidshorisonten i prosjektet. Deretter vil hele prosjektet bli presentert i en helhetlig fremdriftsplan, innenfor tidsrammen som er satt for standardversjonen av Mamut Implementation Method. 3.2 Bedriftens målsetninger En viktig oppgave i starten av implementeringsprosessen er å fastsette konkrete målsetninger med investeringen i det aktuelle Mamut-systemet. Å sette målsetninger er viktig av bl.a følgende årsaker: -Bevisstgjøring for prosjektet -Legitimerende for anskaffelse av det nye systemet -Forklarer de ansatte hvilken retning man ønsker å gå i forbedringsprosessen -Etablerer et begrep om hvor man ønsker å komme i fremtiden -Viktig målbegrep ved evaluering av innføring av Mamut-systemet Målene kan være både kvantitative og kvalitative. Begge deler er like viktig, men de kvantitative er ofte enklere å følge opp i ettertid. Husk at målsetningen må være realistiske innenfor rammene av systemet, samt at evalueringsdatoer må være fornuftige i forhold til hva som skal oppnås (eksempelvis har det lite for seg å måle endring i kapitalbinding på lageret etter en ukes systemdrift). Evaluering om målene er oppnådd eller ikke er et ansvar som ligger under prosjekteier (evt. i samarbeid med prosjektleder). Oppnås ikke målsetningene gir dette grunnlag for ytterligere tiltak. Eksempler på kvantitative målsetninger: -%-vis økning i omsetning -%-vis nedgang i innkjøpskostnader -%-vis nedgang i bundet kapital i lagervarer -%-vis økning i kundebesøk for konsulentene -%-vis mindre svinn på lager Eksempler på kvalitative målsetninger: -Større trivsel -Enklere oversikt på lager -Bedre oversikt over all kundekommunikasjon -Mer effektiv regnskapsførsel -Enklere oversikt over ordrereserven 9

3.3 Allmøte Så snart målsetningene med innføringen av det nye systemet er kartlagt er tiden inne for å involvere de ansatte i virksomheten som blir berørt av innføringen av Mamutsystemet. På dette møtet klargjøres følgende elementer: En slik oversikt eksisterer ofte allerede gjennom den kravspesifikasjon som er gitt til Mamut-leverandøren. Det er uansett viktig at denne oversikten finnes før oppstart av selve implementeringsprosessen. -Definering av prosjektet -Presentasjon av Mamut ASA, Mamut-partneren og det valgte systemet -Prosjektstruktur -Målsetninger med innføring av Mamut-systemet -Hvordan de ansatte skal involveres -Tidsrammer/fremdriftsprosesser -Mamut Implementation Method Ved å involvere de ansatte sikrer man i større grad økt motivasjon, og dermed at man unngår motstand i prosjektet. Det er også viktig å understreke at det norske lovverket regulerer arbeidstakernes rett til å delta i prosjekter som vil berøre deres arbeidssituasjon i vesentlig grad. 3.4 Struktur og rutiner i virksomheten For å kunne gjennomføre en god opplæring i virksomheten er det et vesentlig element i Mamut Implementation Method å danne seg et bilde av organisasjonens struktur samt hvordan rutiner og enkeltoppgaver blir utført. Dette gir eksempelvis følgende positive virkninger: -Enklere kunne gi råd om hvordan rutinene skal utføres i organisasjonen -Enklere kunne gi råd om hvordan rutinene best skal organiseres i Mamut-systemet -Man behøver ikke vektlegge elementer i opplæringen som er uvesentlige for bedriften Eksempel på elementer om må kartlegges: -Hvilke enheter/avdelinger finnes i virksomheten? Salg Internett Lager Innkjøp Regnskap Administrasjon Lønn/Personal Markedsføring Konsulent Brukerstøtte osv. -Rollemønster Hvem arbeider innenfor de ulike avdelinger? Hvem benytter i dag det eksisterende administrative systemet? Hvordan er arbeidsinstruksen til de om benytter det administrative systemet? Hvem skal benytte det nye administrative systemet, sett fra virksomhetens ståsted? Hvem bør benytte det nye administrative systemet, sett fra Mamut sin side? Hvilke rutiner eksisterer i dag? Hvem utfører de ulike oppgaver? Hvordan er informasjonsflyten gjennom virksomheten? Hvem er ansvarlig for videresending av hvilken informasjon? Hvem er beslutningstagere i de enkelte ledd? osv. -Den enkelte medarbeider. Hvor føler denne skoen trykker? Hvordan er kunnskapsnivået innenfor bruk av informasjonsteknologi? Hva er vanskelig i dagens system? Hvilke oppgaver oppfattes som tungvinne? Hvilke oppgaver bør evt. overføres til andre medarbeidere? Hvilke oppgaver bør evt. overføres til medarbeideren? osv. 10

3.5 Teknologi og programvare Virksomhetens teknologiske infrastruktur inkludert installert programvare er av avgjørende betydning for en vellykket implementering. Mamut Implementation Method inneholder krav til bedriftens teknologiske standard, både med hensyn til maskinvare og programvare. Disse kravene må av hensyn til bedriften selv oppfylles for å få størst mulig utbytte av investeringen i det nye Mamutsystemet. 3.6 Innstillinger Mamut Business Software For at man skal komme hurtig og korrekt i gang med systemet er innstillinger i Mamut Business Software en meget viktig del av prosessen. Disse innstillinger bør gjøres sammen med den medarbeider hos kunden som er IT-ansvarlig, den som er ansvarlig for den det enkelte fagområde (eksempelvis regnskapsansvarlig), eller som er utpekt som superbruker i virksomheten. Innstillinger gjøres i den reelle klienten/firmadatabasen. For å sikre fremdriften i prosjektet vil Mamut-konsulenten i samarbeid med bedriften foreta en gjennomgang av: - Nettverket - Arbeidsstasjoner - Server - Installert programvare Når den tekniske kartleggingen er utført vil følgende installasjonstjenester kunne utføres: - Microsoft Windows XP Professional - Microsoft Office 2003 på arbeidsstasjoner - Mamut Business Software Av hensyn til maksimal ytelse er det anbefalt at bedriften benytter XP/2003-produktene fra Microsoft. Siden Internett, nettverksfunksjoner og multimedia er integrert i Windows XP vil du raskt oppdage at arbeidet går enklere og hurtigere med dette operativsystemet. Microsoft Office 2003 er det nyeste produktet i Office-familien, verdens mest utbredte kontorstøttesystem, og er blitt utviklet for at du skal arbeide enklere og smartere og dermed mer effektivt. Mamut Business Software er dessuten spesialutviklet for å håndtere en kraftig integrasjon med disse produktene. Følgende elementer vil bli gjennomgått: 1. Opprettelse av testklient og forklaring av denne 2. Gjennomgang av skrivebord og menyer 3. Opprettelse av ny klient/firmadatabase 4. Systeminnstillinger/Brukerinnstillinger a. Modulinnstillinger b. Regnskapsinnstillinger c. Nummerserier d. Egen fokusmeny etc. 5. Opprettelse av brukerprofiler/brukergrupper 6. Linker til 3.parts programvare a. Microsoft Word b. Microsoft Excel c. Microsoft PowerPoint d. Microsoft Outlook e. Internet Explorer f. Microsoft Project etc. 7. Skriveroppsett 8. Mamut Information Desk 9. Rutiner vedrørende sikkerhetskopiering 10. Rapportoppsett 11. Rutiner rundt overføring av åpne poster og inngående saldo 12. Rutiner rundt konvertering av faste registre (kunder, leverandører, dokumenter og produkter) 11

3.7 Sjekk og kvalitetssikring Når de nødvendige innstillinger er gjennomført vil systemet bli avsluttet og startet opp igjen på server og alle aktuelle arbeidsstasjoner. På den enkelte arbeidsstasjon vil Mamut-konsulenten, i samarbeid med superbruker, IT-ansvarlig eller prosjektleder kontrollere følgende: -Alle brukerrettigheter -Alle innstillinger -Utskrift av rapporter fra de ulike modulene -Alle skrivere -Linker til tredjeparts programvare - Link til Internett - Link til e-post -Virksomhetskritiske funksjoner 3.8 Grunnleggende opplæring Når alle innstillinger er gjort i systemet er tiden inne for å gjøre en grunnleggende gjennomgang av funksjonene i Mamut Business Software. 3.9 Siste klargjøring før start; drifts- og forvaltningsplan Før man starter opp systemet er det viktig at drifts- og forvaltningsplanen er avklart. Drifts- og forvaltningsplanen dreier seg om den daglige drift av systemet, og ansvarsfordeling rundt dette. Klare retningslinjer rundt dette kan spare mange bedrifter for mye hodebry. Følgende problemstillinger vil bli kartlagt: -Når skal sikkerhetskopi genereres, og av hvem? -Prosedyrer for oppbevaring av sikkerhetskopi -Prosedyrer for håndtering av feilmeldinger -Prosedyrer for mottak av nye programversjoner -Prosedyrer for mottak av programfikser/patcher -Prosedyrer for henvendelse til kundesupport -Prosedyrer for henvendelser til Mamut-forhandler -Hvem er systemadministrator? -Hvem er superbruker? -Hvem er teknisk IT-ansvarlig? På bakgrunn av den informasjon som er hentet inn om struktur og rutiner i virksomheten legges det frem en plan for opplæringen. Kurset skal i all hovedsak dreie seg om de grunnleggende elementer i Mamut Business Software. Opplæringen gjøres på en av følgende måter: -For én og én ansatt (innenfor deres aktuelle fagområder rollebestemt opplæring) -For alle ansatte i plenum -For en superbruker som i etterkant får ansvaret for opplæringen i virksomheten. 3.10 Evaluering og oppfølging Når systemet er startet opp er det viktig at man etter en liten innkjøringsfase gjør en evaluering. Denne innkjøringsfasen kan for eksempel begrense seg til den første uken, eller man inngår en avtale om en lenger periode. Mamutkonsulenten vil i samarbeid med prosjekteier, og evt. deltagere fra prosjektgruppen, utføre en oppsummering av implementeringsfasen og erfaringer fra den første driftsfasen. Jevnlig oppfølging i etterkant av første evalueringsrunde øker følelsen av kontinuitet, og er med på å knytte et mer nært forhold mellom leverandør og kunde. Din Mamutforhandler vil i tiden etter implementeringen jevnlig ta kontakt for eventuell bistand. 12

4 Sluttdokument implementering Mamut Business Software Formålet med sluttdokumentet er å sikre at kunde og leverandør er enige om ferdigstilling og kvaliteten på leveransen. Sluttdokumentet skal signeres i tre eksemplarer: - Kundens gjenpart - Mamut-konsulentens gjenpart - Mamut ASA gjenpart Prosessen innebærer utfylling av en rekke sjekklister etter hvert som prosjektet skrider frem. Sjekklister som benyttes: - Oversikt: Målsetninger, kunde X - Oversikt: Maskinvare og programvare, kunde X - Oversikt: Installasjon, kunde X - Oversikt: Brukerettigheter, kunde X - Oversikt: Innstillinger, kunde X - Oversikt: Sjekk, kvalitetssikring, kunde X - Oversikt: Opplæring, kunde X - Oversikt: Drifts- og forvaltningsansvar, kunde X SJEKKLISTE, IMPLEMENTERING MAMUT BUSINESS SOFTWARE Hovedområder Utført Utgår Kommentar Prosjektstruktur er definert Fremdriftsplan prosjekt ble presentert Definerte målsetninger med prosjektet Informasjonsmøte avholdt Bedriftens struktur og rutiner er kartlagt Bedriftens maskin- og programvare er kontrollert, og tilfredsstiller kravene Mamut Business Software er installert på server og arbeidsstasjoner Alle innstillinger i Mamut Business Software er gjennomgått tilfredsstillende Sjekk og kvalitetssikring er gjennomført før oppstart av Mamut Business Software Grunnleggende opplæring i Mamut Business Software er gjennomført tilfredsstillende Liste over drifts- og forvaltningsansvar er utformet Videre oppfølging er avtalt. (Angi tidspunkter for første evaluering og påfølgende oppfølging) Leverandøren har ytet følgende tilleggstjenester: - Spesifisér - Spesifisér Kunden har bestilt følgende tilleggsprodukter: - Spesifisér - Spesifisér Leverandøren har gitt tilbud om følgende tilleggsprodukter: - Spesifisér - Spesifisér Implementeringsprosjektet anses som tilfredsstillende avsluttet Dato: Signatur kunde: Dato: Signatur leverandør: 13

Egne notater: 14

Mamut ASA, Pilestredet 75c Boks 5205 Majorstuen, 0302 Oslo Tlf 23 20 35 00 Fax 23 20 35 01 info@mamut.com www.mamut.com Mamut er en ledende leverandør av økonomi-, CRM- og Internettløsninger til små og mellomstore virksomheter, selvstendig næringsdrivende, foreninger og privatpersoner i Nord-Europa. Mamut tilbyr komplette og brukervennlige løsninger til markedets beste forhold mellom pris og ytelse. Selskapet har mottatt en rekke utmerkelser for sin produktportefølje og mer enn 75.000 brukere forenkler hverdagen med Mamut. Ytterligere informasjon om Mamut og selskapets produkter finnes på www.mamut.com. Copyright 2004 Mamut. Alle rettigheter. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer.