Oppgradering fra gamle versjoner til Office 2007/2010

Transkript

1 Oppgradering fra gamle versjoner til Office 2007/2010 Våre kundeerfaringer mht Office 2007/2010 er todelt: - Nybegynnere som først lærer seg en av programpakkene, har gjerne lettere for å lære seg de øvrige pakkene, mens - personer som har brukt tidligere Office-versjoner, opplever overgangen til Office 2007/2010 langt mer krevende enn hva de først hadde forestilt seg. Våre erfaringer har også vist oss at det er viktig for våre kunder å være klar over forskjellen mellom en seminarbasert opplæring og et opplæringsprosjekt. I de aller fleste tilfeller vil det lønne seg for organisasjonen å la oppgraderingen ta form av et opplæringsprosjekt. Oppgraderingsseminar I et oppgraderingsseminar er målet å la brukerne raskt kunne ta i bruk Office 2007/2010 ikke minst ved å gjøre dem fortrolige med den nye brukergrensesnittet. Opplæring i Office 2007/2010 Et opplæringsprosjekt i 2007/2010 lærer brukerne å jobbe smart og effektiv, ta i bruk nye muligheter som ligger i Office 2007/2010 og spare arbeidstid og frustrasjon som oppstår når hver enkelt medarbeider må famle seg fram i programmene. Dessuten vil en opplæringsprosess skape et positivt inntrykk av en gjennomtenkt og kontrollert overgang til ny Office versjon. Det er viktig at virksomhetens ledere og mellomledere ser lønnsomheten i å øke de ansattes IT-kompetanse. Blir hver medarbeider for eksempel 5 % mer effektiv ved å ta i bruk Office 2007/2010, så tilsvarer dette 5 årsverk i en bedrift med 100 ansatte. Et seminar vil i liten grad føre til kompetanseheving. For å øke kompetansen må kurs gjennomføres, gjerne i tillegg til seminar. Seminar vs kurs Ofte møter vi personer i større virksomheter som ønsker en kjapp og effektiv overgang til Office 2007/2010. Det typiske eksemplet er 1 dag med oppgradering for 30 personer i kantinen. (1-1,5 timer Excel, 1-1,5 timer Word, 1-1,5 timer Outlook, 1-1,5 timer PowerPoint og eventuelt litt om Vista hvis det er aktuelt). Tilsynelatende kan en løfte mange ansatte opp på Office 2007/2010 med denne metoden, men det er urettferdig overfor de ansatte å kalle dette for kurs eller opplæring. En riktigere betegnelse ville være introduksjonsseminar. KnowledgeGroup gjennomfører ofte slike seminarer. Hensikten er da å skape entusiasme mht det nye brukergrensesnittet, samt å vise de ansatte eksempler på

2 hvordan de kan jobbe enda smartere og mer effektivt. Dette øker de ansattes lyst til å lære å ta Office 2007/2010 skikkelig i bruk. Kun å gi de ansatte kjappe introduksjoner, for så å la de i ettertid sitte å fomle på egenhånd er alt annet enn effektivt. På bakgrunn av dette anbefaler vi følgende opplegg mht innføringen i den nye programvaren: 1) Et introduksjonsseminar av 2-3 timers varighet. Slikt kan gjerne foregå for grupper av 10 personer eller mer. Deltakerne følger da instruktøren på storskjerm uten egen elev-pc til å øve seg på. Alternativt kan vi også tilby e- læring til dette formålet. 2) Brukerne deltar i halv- eller heldagsøkter med skreddersydd eller standard innhold. Ved hjelp av vårt kompetansekartleggingsverktøy KnowledgeMapper kan vi være behjelpelige med å rute brukerne til de øktene som egner seg best for dem. Undervisningen foregår for grupper av 6-10 personer, basert på instruktørens undervisning/rettledning, samt løsning av øvelsesoppgaver på egen elev-pc. Opplæringen er meget godt dokumentert, slik at kurset senere kan repeteres. Vi tilbyr 2 års gratis telefonsupport etter slike kurs. Dersom virksomheten har tatt Intranettportalen SharePoint i bruk, er det for øvrig særdeles store gevinster å hente ved å lære brukerne hvorledes Office 2007/2010s tette integrasjon med SharePoint muliggjør bedre samarbeid, oppgavehåndtering, arbeidsflyt, fildeling, dokumenthandtering m.m. Til dette formålet tilbyr vi egne kurs. 3) Videre kursing for spesialister: Superbrukere, og andre avanserte brukere har ofte behov for dybdekompetanse. Dette er gjerne mindre grupper, og som regel vil det lønne seg å sende disse på våre åpne kurs. Dersom det er flere en ca 6 stk som trenger fordypning, eller spesiell opplæring, kan vi også holde skreddersydde seanser for disse. For alternativene 2) og 3) tilbyr vi 24 måners gratis telefonsupport etter deltakelsen på kurset. Vi tilbyr også førsteklasses kursdokumentasjon til våre ulike 2007/2010-kurs. Bøkene er svært grundige, lettfattelige og har fargebilder av alle dialogbokser med mer. Bøkene kan også tilpasses kundenes spesifikke behov (for eksempel ha med kundens egne anvendelser og nyttig bruk av Windows Vista eller Windows 7). KnowledgeGroups lange erfaring har vist oss at dersom en legger litt mer resurser i oppgraderingsprosjektene, oppnås en langt større suksess i prosjektet, og sluttbrukerne blir mer effektive, og utnytter mulighetene i Office 2007/2010 bedre. KnowledgeGroup har igjennom årrekker levert kurs basert på disse kriteriene. For å ivareta kvaliteten på våre kurs, foretrekker vi å ta maks 10 deltakere pr gruppe. Dersom antallet blir større en 10, rekker ikke instruktøren å gå igjennom pensum skikkelig, eller å ivareta nivået til hver enkelt person deltar på kurset. Instruktøren har

3 rett og slett ikke tid til å besvare spørsmål eller hjelpe de som trenger det. Den bærende ide med vårt oppgraderingskonsept er raskt å kunne gi virksomhetens medarbeidere den opplæringen akkurat de trenger. Våre erfaringer strekker seg ikke bare fra Office 2007/2010 -oppgraderinger, men også fra tidligere oppgraderinger ( Office 95 til 97, Office 97 til 2000 og Office 2000 til 2003 ). Vår erfaring med oppgraderingsprosjekter Gjennom drøye 24 år har vi jobbet målrettet og fokusert med kompetanseprosjekter. Vi har tatt lærdom av all feil som er gjort, og vi har tatt med oss erfaringer fra suksesshistoriene gjennom disse årene. Vi er sannsynligvis den beste partneren dere kan ha når dere skal bruke eksterne hjelp for oppgradering til Microsofts programvare. Oppskriften til suksess i oppgraderingsprosjekter er ikke komplisert. Likevel ser vi ofte bedrifter gjøre små feil som blir kostbare til slutt. For å lykkes leder KnowledgeGroup prosjektet gjennom fem faser. I hver og en av disse fasene står kommunikasjon sentralt. KnowledgeGroups oppgave er å lytte til kunden og komme med innspill og råd der vi kan bistå med vår kunnskap. Vi har erfaring fra og kan delta på hele eller deler av prosessen i de ulike fasene. Fase 1 Kartlegging Målet med denne fasen er å kartlegge hvor kunden er i dag, og hva kunden ønsker å oppnå med den nye løsningen. Denne jobben gjøres på både server og klientmiljøet. I kartleggingsfasen er det naturlig å gjennomføre møter sammen med kunden. Det bør være god kommunikasjon mellom systemansvarlig, driftsansvarlig og kompetanseansvarlig for sluttbrukerne. I kartleggingsfasen kan KnowledgeGroup stille med tilsvarende fagspesialister. Noe av hensikten er blant annet å skaffe et helhetlig oversiktsbilde over hva status er i dag, og hva som er ønsket mål etter gjennomført prosjekt. Mange velger å definere målet som End State. Uansett navn, målet må være klart og tydelig.

4 For sluttbrukerne har vi lang erfaring med å skreddersy og tilpasse oppgraderingskurs. Vi kan avtale pensum basert på dialog med kunden eller gjennomføre en elektronisk kartlegging. Fase 2 Planlegging Basert på kartleggingen skisseres en plan for fremdrift. Planen bør inneholde detaljerte ansvarsroller og faste tidspunkter. Videre bør det avklares hvilke oppgaver kunden selv kan utføre, og om det er oppgaver KnowledgeGroup kan/bør utføre. Temaer i en slik plan kan være bygging av Image, testing og utrullingsplan osv. Internmarkedsføring. Gjennom årene har KnowledgeGroup stadig erfart viktigheten rundt dette. Vi har sett store oppgraderingsprosjekter som ikke helt når End State. Analysen av slike prosjekter viser ofte mangel på kommunikasjon i organisasjonen. Det bør utvikles en plan for bruk av de ulike kontaktflatene. KnowledgeGroup har mye erfaring rundt internmarkedsføring av oppgraderingsprosjekter og kan i samarbeid med kunden skreddersy en plan. Fase 3 Tilrettelegging I denne fasen ligger mesteparten av fokuset på IT- avdelingen. Image skal bygges, servere skal settes opp, løsning skal testes, kunnskapsnivået skal opp, osv. KnowledgeGroup har mye best practice -erfaring på disse områdene og kan sikre IT- avdelingen effektiv fremdrift. Mange bedrifter bruker unødvendig mye tid og gjør småfeil. Dette får ofte konsekvenser for fremdrift og utrullingsplaner, som igjen påvirker organisasjonen. For sluttbrukerne brukes fasen til å iverksette internmarkedsføringsplan. Fase 4 Gjennomføring Dersom fase 1 til 3 er utført på en bra måte, bør gjennomføringen gå knirkefritt. Feil utført i fase 1 3, kan materialisere seg i fase 4. For eksempel feil i imaget, kan stoppe og utsette hele prosjektet. (I verste fall oppdages ikke feilen før utrullingen er godt i gang). For å sikre suksess og spare enorme ressurskostnader under gjennomføringen av sluttbrukerkursene, anbefaler vi å benytte vår kursportal. Alle kunder hos KnowledgeGroup får tilgang til en webbasert kursportal. Her finner kursdeltakerne nødvendig informasjon og har muligheten til å melde seg på eller av kurs. Administrator (opplæringsansvarlig hos kunden) har tilgang til rapportering og vil få fullstendig oversikt over all aktivitet ut mot kursdeltakerne. Fase 5 Kvalitetssikring KnowledgeGroup har i alle år fokusert på kvalitet. Vi evaluerer alle våre kurs, og gjennom kursportalen har dere tilgang til live -rapportering. Vi er sikre på leveransen og har derfor kvalitetsgaranti på våre produkter. Ved lavere score enn 3,5 (der 6 er høyest), blir kurset holdt på nytt. Etter gjennomføring av prosjektet kan vi levere en

5 rapport som viser hva som er utført og resultat som er oppnådd (mulighet for evaluering og kompetansetesting i etterkant). Vi kan også gjennomføre en analyse og foreslå veien videre. Dvs. en pulsmåling på organisasjonen etter at prosjektet er gjennomført. Når vi jobber så tett inn på kunden, snapper vi opp interne ønsker om mer kompetanse, behov for utvikling av maler, osv. Dette sammen med analysen gir kunden en pekepinne på tiltak som kan utbedres i neste runde. Vi kvalitetssikrer arbeidet vårt gjennom hele prosessen. Blant annet blir alle kurs evaluert. Oppdages det avvik blir nødvendige tiltak iverksatt umiddelbart..