42#13 KVARTERSTYREMØTE ORIENTERINGER LEDER VarpåekstraordinærtSKiBAS#møteforrigeonsdag. Ellerserdeteksamenstid. EKSTERNANSVARLIG HarfåttsendtutdeallerflestesvarenepåsøknadeneforV14.Holdernåpååbookedesøknadene somkometterfristen. Sendt Sirenene forrige ukes vedtatte brukeravtale. Venter på tilbakemelding så denne kan bli underskrevetavsirenedronning. SendtmailtilGeografiskklubbangåendeavviksmeldingiforbindelsemedderesjulebord05.12.Har meldt om at dette er oppførsel vi ikke kan akseptere hvis de vil fortsette å ha arrangementer på Kvarteret,meninviterertiletmøteianledningåordneoppisaken. Skalhamøtemedlederforskjenkeidagangåendeskjenkingpåeksternearrangementerogsepå leiekontraktenderes. PRODUKSJONSANSVARLIG Foreliggerikke. FRIVILLIGANSVARLIG JegerikontaktmedBrakangåendegjestehåndteringskursforvaktogskjenke,somsannsynligvisvil bliavholdtengangijanuar.serpåmulighetenforåutideogogsåinvolvereandreorganisasjoner. PGharbegyntplanleggingavårsfesten,ogjegskalpåmøteomdettepåfredag. DRIFTSANSVARLIG Begyntkartleggingavevtprisendringertilnestesemesterogsørgetforatalterpåstellførprøveskift ihalvtimen.
42#13 PR-ANSVARLIG HartattkontaktmedansvarligforplakaterpåNSBforåfånoedernårstudentenekommertilbaketil Bergen VenterpåsvarfraFleslandommulighetenforåsetteopprollupder. Svartpåmailogjobbetmedsmåtingsombørværeklarttilåpningsdagennestesemester. Harholdtpåmedeksamen,mennåerdetferie! Ansvarligfordugnadidag(mandag). ØKONOMIANSVARLIG Skrevetkommentartiloktoberregnskapogsalgsanalysefornovember.Godkjentfakturaer. ADMINISTRASJONEN Hattbådehjemmeeksamenogskoleeksamenpåminekveldskurs,noesomhartatttid.Harbistått medoverlappingavnyestyremedlemmerogskalgjennomgåtono#endringermeddorgeneimorgen samtatjegjobbermedåtilpasseoppgjørsloggenogkultturstøtteprosedyretil2014.
Fra Til Økonomiansvarlig Kvarterstyret 09.12.2013 Regnskapskommentar, oktober Vi har høyere over 250 000 kr høyere salgsinntekter enn budsjettert i oktober. Likevel har oktober et negativt resultat på nesten 13 000 kr. Varekostnadene er naturlig høyere enn hva som har blitt budsjettert på grunn av økte salgsinntekter, men også under postene lønnskostnader og andre driftskostnader er det brukt mer enn hva det er blitt budsjettert med for måneden. Alle de store varegruppene har positive avvik i oktober. Spesielt har matsalget gått bra i oktober, som er en trend vi har sett i hele år. Ellers har vi et positivt avvik i salg av øl og importøl på henholdsvis ca 69 000 kr og 50 000 kr. Det har blitt gjennomført et ordensvaktkurs, som fører til det negative avviket i posten kursing, personell (5500). Det negative avviket i rekruttering skyldes en feilkotering. Ellers er transportrefusjonene i oktober høyere enn budsjettert, og kvast bør se på muligheter for å redusere disse kostnadene. Hittil i år har vi et negativt avvik på ca 20 000 kr under transportrefusjoner. Renholdsutgiftene er høyere enn budsjettert, dette skyldes en feilperiodisering i tillegg til at nedvasken for sommeren ble betalt nå i oktober. Også i oktober er honorar, underholdning høyere enn budsjettert, og det er også utbetalt mer kulturstøtte enn budsjettert. Under posten er det telefonutgifter et negativt avvik på ca 9000 kr, og til sammen i år et negativt avvik på nesten 20 000 kr. Kvast har vedtatt retningslinjer for bruk av telefon for å redusere disse kostnadene. Generelt er det negative avvik mange av kontoene under andre driftskostnader. Det er viktig at Kvarteret reduserer kostnader det er mulig, slik at ikke de økte salgsinntektene forsvinner i for høye kostnader. Vi har negative dekningsbidrag på så å si alle varegruppene. Spesielt har gruppene importøl og mineralvann store negative avvik. Dette er noe som må sees nærmere på, da dette også var tilfelle for flere av varegruppene i september. Tar man resultatet for de ti første månedene og budsjetterte tall for de to siste vil vi i 2013 oppnå et overskudd på 141 036 kr. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Fra Til Økonomiansvarlig Kvarterstyret 09.12.2013 Salgsanalyse, november Vi har i november hatt et høyere totalt salg enn på samme tid i fjor. Vi ligger også over budsjettet med en positiv budsjettdifferanse på 69 %. Per uke har Kvarteret i 2013 gjort det bedre i alle ukene bortsett fra i uke 45 sammenlignet med 2012. Grunnen til dette er nok Samfunnets valgvake i forbindelse med presidentvalget i USA i 2012 som var et meget vellykket arrangement. Dette ser vi også om man sammenligner salg per ukedag, der vi har gjort det dårligere salgsmessig på tirsdager enn vi gjorde i 2012. Lørdag har gått svært bra i november med en salgsinntekt på nesten 150 000 kr over hva den var i 2012. Dette er svært bra, da det sammenlignet med 2012 ble arrangert ca like mange arrangementer. Det Akademiske Kvarter har en positiv endring i salg på 10 % fra 2012, uten at vi har en økning i vår salgsandel. ASF gjør det godt i november, med nesten 50 000 mer i salg enn på samme tid i fjor. Dette på tross at de har arrangert ca det samme antall arrangementer. RF og Samfunnet derimot har gjort det dårligere salgsmessig i 2013 enn i 2012. Når det gjelder Samfunnet er nok mye av grunnen valgvaken som ble holdt i 2012. I forhold til 2012 har RF arrangert en mindre konsert i 2013. Ser vi på perioden fra januar til november, er tirsdager en ukedag vi bør prøve å styrke. Det er også en nedgang i salg i Teglverket i forhold til i 2012. Besøksadresse Olav Kyrresgate 49 Telefon +47 55 58 99 10 Postadresse PB 1822 Håkonsgaten Telefaks +47 55 58 99 11 5828 Bergen E-post kontakt@kvarteret.no Nett www.kvarteret.no
Månedsrapport NOVEMBER,*2013 TOTALSALG SALGSBUDSJETT ANTALL*SKIFT KULTURSTØTTE 1-173-585 694-146 174 44-002 ENDRING*FRA*2012 BUDSJETTDIFFERANSE ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 115*843 11*% 479*439 69*% 10 6*% +1*918 +4*% Salg*pr.*uke* SkiR*pr.*uke* 4000 43* 3500 3000 2500 2000 42* 41* 4 39* 38* 1500 1000 500 44* 45* 46* 47* 48* 37* 36* 35* 34* 33* 44* 45* 46* 47* 48* Salg*pr.*ukedag* SkiR*pr.*ukedag* 4500 5 4000 45* 3500 3000 2500 2000 1500 1000 500 4 35* 3 25* 2 15* 1 5* Mandag* Tirsdag* Onsdag* Torsdag* Fredag* Lørdag* Søndag* Mandag* Tirsdag* Onsdag* Torsdag* Fredag* Lørdag* Søndag* Salgsrapport*+*Måned*+*side*1
Månedsrapport NOVEMBER,*2013 SALG,*DAK SKIFT,*DAK SALGSANDEL,*DAK SKIFTANDEL,*DAK 916-483 129 78-% 74-% ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 86*961 1% 1 1*% % +4*% Salg*pr.*arrangør* SkiR*pr.*arrangør* 1200 1000 800 600 400 200 12* 1 8* 6* 4* 2* Salg*pr.*lokale* SkiR*pr.*lokale* 6000 5000 4000 3000 2000 1000 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Salgsrapport*+*Måned*+*side*2
Perioderapport 2013,*FRA*JANUAR*TIL*NOVEMBER TOTALSALG SALGSBUDSJETT ANTALL*SKIFT KULTURSTØTTE 10,600,679 9,487,775 1,471 324,679 ENDRING*FRA*2012 BUDSJETTDIFFERANSE ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 614*106 6*% 1*112*904 12*% +12 +1*% +6 % Salg*pr.*måned* BudsjeR* SkiU*pr.*måned* 2*0000 1*8000 1*6000 1*4000 1*2000 1*0000 8000 6000 4000 2000 25 20 15 10 5 Salg*pr.*ukedag* SkiU*pr.*ukedag* 3*5000 35 3*0000 30 2*5000 25 2*0000 20 1*5000 15 1*0000 10 5000 5 Mandag* Tirsdag* Onsdag* Torsdag* Fredag* Lørdag* Søndag* Mandag* Tirsdag* Onsdag* Torsdag* Fredag* Lørdag* Søndag* Salgsrapport*+*Periode*+*side*1
Perioderapport 2013,*FRA*JANUAR*TIL*NOVEMBER SALG,*DAK SKIFT,*DAK SALGSANDEL,*DAK SKIFTANDEL,*DAK 8,551,827 1,117 81,% 76,% ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 ENDRING*FRA*2012 778*370 1% +2 % 3*% % Salg*pr.*arrangør* SkiU*pr.*arrangør* 1*6000 1*4000 1*2000 1*0000 8000 6000 4000 2000 12 10 8 6 4 2 Salg*pr.*lokale* SkiU*pr.*lokale* 4*5000 4*0000 3*5000 3*0000 2*5000 2*0000 1*5000 1*0000 5000 70 60 50 40 30 20 10 Salgsrapport*+*Periode*+*side*2
! Brukerkontrakt for arrangører Arrangør Hovedansvarlig Mobil E-post Dato Rom åpnes Rom lukkes Arr. type Åpent Lukket Cover Forv. gjester Gjesteliste ROM Teglverket Maos Speilsalen Storelogen Grøndahls Stillhet Støy Halvtimen Tivoli Stjernesalen TILLEGGSTJENESTER Projektor Backstage Bar Catering Lyd/lys Signatur, Kvarteret Signatur, Arrangør Signatur innebærer at bruker har satt seg inn i kontraktstekst på baksiden Depositum Inn (sign. DAK) Ut (sign. arr.) FOR DRIFTSLEDER Godkjent rom Ja Nei Tidspunkt Merknader
! VILKÅR FOR BRUK AV KVARTERET FORMÅL MED KONTRAKTEN Formålet med denne brukerkontrakten er at arrangører handler i tråd med Kvarterets retningslinjer for bruk av studentkulturhuset. ANKOMST Kontakt resepsjonen i resepsjonene eller på tlf. 40626601 for åpning og inspeksjon av lokalet. Før overtakelse av rom skal brukerkontrakt underskrives, og depositum som sikkerhet for rydding og teknisk utstyr innbetales. Ved billettsalg skal Kvarterets kassesystem benyttes. Driftsleder er Kvarterets representant under arrangement. Bruker skal rette seg etter instrukser fra disse. Driftsleder, og Kvarterstyret har inspeksjonsrett til alle arrangement. AVSLUTNING Arrangementet og alt salg skal være avsluttet senest ved skjenkestopp. Alle glass skal vaskes. Tallerkener, kaffekopper o.l. leveres til Stjernesalen eller Puben. Alle bord, benker og bardisker skal vaskes. Møbler stables inntil veggen, gulvet kostes og søl tørkes opp. Søppel skal ryddes og kastes i søppelspann i bakgården. Når lokalet er ferdig ryddet skal arrangør kontakte Driftsleder for godkjenning og låsing av lokalet. Lokalet skal være ryddet og tømt, og oppgjør for salg klart, innen en halv time etter arrangementsslutt eller skjenkestopp. Driftsleder tar imot oppgjør dersom ikke annet er avtalt. DEPOSITUM Depositum er garanti for rydding under og etter arrangement, både i lokalet og i fellesarealer. Depositum betales ikke ut før rydding er godkjent av Driftsleder og lokalet er låst. Depositum må hentes samme dag som arrangementet. Depositum betales ikke ut dersom lokalet forlates uten godkjenning fra Driftsleder. ARRANGØRANSVAR 1. Arrangør plikter å stille en Hovedansvarlig som skal være tilstede under hele arrangementet. Kontaktinformasjon til hovedansvarlig skal gis i resepsjonen. 2. Hovedansvarlig har ansvaret for at arrangementet overholder gjeldende lover og regelverk, og skal kun forlate bygget etter godkjennelse fra Driftsleder. 3. Hovedansvarlig kan pålegges å tørke opp søl, oppkast, knust glass o.l. i lokalets tilliggende toaletter og fellesareal. 4. Hovedansvarlig er pliktig til ikke å innta alkohol eller andre rusmidler før og under arrangementet. Dette gjelder også evt. bandansvarlig. 5. I de tilfeller Kvarteret stiller med skjenkere, fritas Hovedansvarlig fra kravet om å være edru. Skjenkerne tar da over ansvaret for overholdelse av skjenkereglementet. Hovedansvarlig må fremdeles oppfylle sine andre plikter. 6. Arrangør plikter å stille med brannvakter på arrangement som krever utkobling av røykvarslere. Disse skal befinne seg på anvist sted under hele arrangementer m.m. annet blir spesifisert av Driftsleder / organisasjonssekretær. 7. Arrangør plikter å sørge for at enhver person på jobb kjenner til og følger Kvarterets HMS-rutiner for arrangører (hefte er tilgjengelig i resepsjonen). 8. Arrangør plikter å følge gjeldende norske lover og regler, samt innhente nødvendige tillatelser 9. Arrangør plikter å betale TONO/GRAMO eller tilsvarende med mindre annet er avtalt med Kvarteret. 10. Arrangøren hefter alene for økonomiske forpliktelser som oppstår som følge av arrangementet. ORDENSREGLER 1. Personer som serverer alkohol og/eller utfører vakthold (inkludert brannvakter) skal ikke ha inntatt alkohol eller andre rusmidler og skal ha mottatt godkjent opplæring i forkant av arrangement. 2. Mindreårige skal ikke slippes inn i lokalet. Driftsleder eller Vaktansvarlig kan i enkelttilfeller gi dispensasjon fra forbudet, den mindreårige må i så fall være i følge med en edru, voksen person. 3. Åpenbart berusede personer skal straks bes om å forlate lokalet, arrangør kan kontakte Kvarterets vakter for assistanse. 4. Søl, oppkast, knust glass og lignende skal straks tørkes opp. 5. Kvarterstyret har mulighet for å gi tillatelse til reduserte salgspriser ved enkeltarrangement gitt søknad fra arrangør Salgsvarer som selges billigere enn Kvarterets regulære utsalgspris kan ikke tas ut av gjeldende lokale. Reduksjon av ordinær utsalgspris kan kun utføres på arrangement som er lukket eller med inngangspenger. 6. Det er ikke tillatt å annonsere for alkohol. 7. Rømningsveier må ikke sperres med bord, dekorasjoner o.l. Det er ikke tillatt å benytte brennbare materialer som dekorasjoner. 8. Plakatopphenging på Kvarteret er kun tillatt på påviste plasser. Det er ikke tillatt å henge plakater på malte flater. SANKSJONER ERSTATNING 1. Arrangørorganisasjon er fullt og helt ansvarlig for alle skader eller tap, direkte og indirekte, som Kvarteret påføres som følge av arrangementet. 2. For andre kontraktsbrudd, som ikke representerer skade eller tap som beskrevet i punkt 1, kan Kvarteret sanksjonere arrangøren. 3. For kontraktsbrudd beskrevet i punkt 2 kan Kvarteret fakturere arrangøren begrenset til 10 000 NOK, samt at arrangøren kan utestenges fra Kvarteret inntil ett år. Sanksjonen som vedtas skal være forholdsmessig, avhengig av kontraktsbruddets karakter. 4. Punkt 1,2 og 3 er ikke til hinder for at Kvarteret kan holde enkeltpersoner ansvarlig for skade og tap. AVBESTILLING 1. Avbestilling skal skje skriftlig (e-post aksepteres) 2. Avbestilling må senest skje en uke - 7 dager - før arrangemangets start. 3. Ved oversittelse av fristen i punkt 2 kan Kvarteret fakturere arrangørorganisasjon 250 NOK. INNTEKTER 1. Kvarteret tar all inntekt fra bardrift med mindre annet fremgår av skriftlig avtale. 2. Kvarteret tar all inntekt fra billettsalg og garderobe på huset, med unntak av forhåndssalg utenfor huset 3. Arrangører fakturerer Kvarteret for 100% av billettsalg og garderobe på sine arrangementer.!