IGANGSETTINGSVEDTAK PÅ BYGGING AV NYTT FLERBRUKSHUS.

Ark.: 614 Lnr.: 2460/11 Arkivsaksnr.: 08/1982-33 Saksbehandler: Torbjørn Furuhaugen IGANGSETTINGSVEDTAK PÅ BYGGING AV NYTT FLERBRUKSHUS. Unntatt offentlighet 23. Sperrefristen opphører 15.04.2011 kl. 12.00 etter at valget er meddelt samtlige tilbydere. Vedlegg: 1. Plan-, snitt- og fasadetegninger 2. Situasjonsplan Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: Rådmannen foreslår at kommunestyret slutter seg til at det innledes kontraktsforhandlinger med Miljøbygg med bakgrunn i at de har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet gitt ut fra evalueringskriteriene i konkurransen. Kostnadsramme for prosjektet settes til 65 mill. kr. som i all hovedsak dekker kostnader til nybygg. Når avklaringen knyttet til merverdiavgiftshåndteringen foreligger blir kommunestyret forelagt en egen sak der det tas stilling til hvilke opsjoner som kommunen eventuelt vil gå inn på. 2,2 mill. kr. av ubenyttet bevilgning til Linflåa idrettsplass omdisponeres til dette prosjektet. SAKSOPPLYSNINGER: Anbudskonkurransen for flerbrukshuset skal følge de regler som gjelder for ethvert annet innkjøp. Valg av tilbyder skal skje i henhold til de på forhånd oppsatte tildelingskriterier og valget må begrunnes. Ettersom valg av entreprenør for bygging av nytt flerbrukshus er et innkjøp som reguleres av lov og forskrift om offentlige anskaffelser, har kommunen i slike saker fått råd fra KS Advokatene om at saksfremstilling og dokumenter i saken ikke skal offentliggjøres før vedtak fra kommunestyret foreligger og de fire tilbyderne er varslet om beslutningen. Dette innebærer at sakens dokumenter offentliggjøres den 15. april kl. 15.00 etter at tilbyderne er underrettet. Unntaket gjelder den del som inneholder enhetspriser fra tilbyderne. Disse prisene har kommunen ikke på noe tidspunkt anledning til å offentliggjøre. Selv om det i denne konkurransen er OFK som er den formelle kontraktsparten er ikke tilbyder valgt før kommunestyret har gjort sin tilslutning til valget OFK har gjort, og OFK har underrettet tilbyderne. Kommunestyret vedtok i sak 37/09 den 28.05.09 og senere i sak 46/10 den 11.05.10 at det i samarbeid med Oppland fylkeskommune (OFK) skal bygges en ny flerbrukshall, lokaler for ungdomshus, kulturskole, frivilligsentral samt felles bibliotek med Gausdal videregående skole. Bevilgning på 62,2 mill. kr. til prosjektet ble gitt i sak 37/09 den 28.05.09. En forutsetning for vedtak om igangsetting av byggingen er at kommunestyret får seg forelagt nødvendige drifts- og leieavtaler til godkjenning. Disse avtalene blir forelagt kommunestyret i

egen sak. Kommunestyret vedtok også at bearbeidelse/knaing av prosjektet må til for å redusere arealer. Etter lang og tett planlegging sammen med OFK der det er gått flere runder for å redusere arealene mest mulig, har prosjektet nå vært ute på anbudskonkurranse. Prosjektet er utlyst som en totalentreprise der entreprenør får alt ansvar for detaljprosjektering og gjennomføring av prosjektet. Dette innebærer at det i konkurransegrunnlaget er beskrevet og lagt inn detaljerte føringer for hvilke kvaliteter og funksjoner bygget skal ha, men at det er opp til entreprenøren og å komme frem til, og prosjektere de endelige løsninger. I henhold til tidligere inngåtte samarbeidsavtale med OFK er prosjektet utlyst som ett prosjekt, men hvor entreprenørene skal prise kommunens del og OFK`s del hver for seg. OFK blir den formelle kontraktsparten med entreprenøren. Ved anbudsfristens utløp den 14.02.11 var det 4 entreprenører som hadde levert tilbud. Dette er Veidekke, Skanska, Miljøbygg og NCC. Alle tilbyderne ga i all hovedsak pris på den konkrete løsningen som var angitt i konkurransegrunnlaget, men med noen mindre endringer og forskjellig valg av materialer og overflater etc. I konkurransegrunnlaget var det listet opp en del kvalifikasjonskriterier som måtte oppfylles og dokumenteres for at tilbudene ble antatt og med i den videre vurderingen. Ved gjennomgang av kriteriene viste det seg at alle 4 tilbudene hadde mangler i større eller mindre grad. Dette medførte at alle 4 tilbudene måtte avvises. Regelverket åpner da for at vi kan gå over til anbudskonkurranse med forhandlinger med alle som har gitt tilbud. Dette ble gjennomført ved at alle fikk muligheten til å komplettere sine tilbud, og eventuelt justere på foreslåtte løsninger med bakgrunn i kommentarer fra jurybedømmelsen. Ny frist for innlevering ble satt til 16.03.11, og alle 4 tilbydere leverte revidert og godkjent tilbud i forhold til kvalifikasjonskriteriene. Det var i konkurransegrunnlaget angitt hva slags kriterier det ville legges vekt på ved valg av entreprenør. Tildelingskriterier i tillegg til pris går på kvaliteten i tilbudt prosjekt. Dette er igjen delt opp i underpunktene arkitektur, funksjonalitet, miljø og arealer. Kontrakten går til den tilbyder som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet totalt sett. Det har vært nedsatt en jury bestående av representanter fra Gausdal kommune, Gausdal videregående skole, OFK samt en innleid uavhengig arkitekt. Juryens oppgave var å evaluere tilbudene med hensyn på tildelingskriteriet kvalitet. Under evalueringen av tildelingskriteriet kvalitet hadde juryens medlemmer ikke kjennskap til tilbudsprisene. Prosjekt fra tilbyder 3 og 4 utmerker seg hvorav særlig tilbyder 4 scorer høyt på arkitektur og funksjonalitet. Av de øvrige tilbydere ligger ett tilbud på middels løsning og ett vurderes som tilfredsstillende. Tilbudssummer ved åpning samlet sett for hele prosjektet inkl. OFK sin del: Tilbyder Tilbudssum inkl. mva. Tilbyder 1: Veidekke Kr 114 803 011,- Tilbyder 2: NCC Kr 108 729 971,- Tilbyder 3: Miljøbygg Kr 109 140 628,- Tilbyder 4: Skanska Kr 120 928 750,-

I tillegg til entreprisekostnader kommer en del andre kostnader som anleggsbidrag til Eidsiva, tilknytningsavgifter, påløpte kostnader til konsulenthjelp, administrasjonskostnader, inventar etc. På grunn av frykt for at totalkostnadene vil overstige bevilgningene ble en del enkeltelementer beskrevet som opsjoner som skulle prises hver for seg. Dette gir muligheter for å tilpasse prosjektet etter bevilgningen. Bygging av hoppegrop, innredning av 2. etasje over garderober og rehabiliteringen av eksisterende hall er bla. tatt ut som opsjoner. Etter en samlet vurdering er det tilbyder 3 Miljøbygg som har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet. Totalkostnad (inkl. mva.) på prosjektet for Gausdal kommunes del av bygget: Nybygg* Kr 63 964 500,- Opsjoner Kr 8 673 125,- Totalsum Kr 72 637 625,- *Det ligger også noen kostnader i opsjoner som må utløses for å få gjennomført nybygget, bla. riving av eksisterende inngangsparti og klasserom ved idrettshallen. I totalkostnadene er det medtatt også andre kostnader som anleggsbidrag til Eidsiva, tilknytningsavgifter, konsulenthjelp, administrasjonskostnader, inventar etc. samt litt reserver til diverse uforutsett under veis i byggeprosessen. Komplettering av hoppegrop er her ikke medtatt i oppsettet over, kun forberedelse av grop slik at det muliggjør montering senere. Prisen på opsjon for komplettering er kr. 509 203,-. I totalkostnaden ligger da at Gausdal kommune bygger ny hel idrettshall, lokaler for ungdomshus, kulturskole og frivilligsentral. I 2. etasje i kommunens del av bygget bygger og eier OFK lærerarbeidsplasser, og i 3. etasje bygger OFK felles ventilasjonsrom. Her må kommunen betale leie for halve rommet siden ventilasjonsaggregater for kommunens del plasseres her. OFK bygger nytt skolebygg, felles bibliotek, kantine og felles-/vrimlearealer. Her må kommunen betale noe leie for disse arealene. (Se egen sak om leieavtaler). For øvrig er det en del felles teknisk infrastruktur som GK og OFK deler kostnadene med. VURDERING: Totalkostnadene viser en relativt stor overskridelse i forhold til budsjett. Hvis en tar ut og skyver rehabilitering av eksisterende hall noe ut i tid, overskrides budsjett med ca. 2,8 mill. kr. Dette er ca. det som har vært prisstigningen fra bevilgningen ble gitt for nesten 2 år siden. Når det gjelder finansiering av prosjektet er det ikke så store overskridelser i forhold til de forutsetninger som ble lagt inn da bevilgning ble gitt den 28.05.2009.

Det er i budsjettene fra og med 2008-2010 avsatt til sammen 52,2 mill. kr i budsjettet og det er i økonomiplanen lagt inn nye 10 mill. kr i 2012. Til sammen en bevilgning på 62,2 mill. kr. Denne bevilgningen er ikke prisjustert, en prisjustering av bevilgning på 62,2 mill. kr i 2010 vil i 2011 være ca 64,7 mill. kr (oppjustert med 4 %), det vil si en økning på 2,5 mill. kr. Det var i opprinnelig budsjett ikke tatt høyde for momsfritak/momskompensasjon ettersom det har vært noe uklart hvordan dette faktisk vil forholde seg. Det er ett regime når det gjelder momskompensasjonsinntekt for investeringer og det er en mulighet i forhold til å søke om frivillig registrering i henhold til forskrift til merverdiavgiftsloven. Det som særlig skaper utfordringer er de arealer som skal leies ut. Gausdal kommune har hatt dialog med Oppland fylkeskommune og det er besluttet å sende inn en felles forespørsel til Skatt Øst i forhold til ulike problemstillinger knyttet til merverdiavgift, deriblant frivillig registrering. Det vil gi ulike utfall i forhold til hvor mye merverdiavgift som kommunen får kompensert / fritak for avhengig av hvilken løsning som blir akseptert. Vi har likevel kommet såpass langt i prosessen at vi nå kan skissere i alle fall to alternativ som disse anses å være realistiske. Det er satt opp to tabeller som viser samlede kostnader fratrukket anslag på spillemidler og momskompensasjonsinntekt/fritak for merverdiavgift. Alternativ 1 angir hvilket beløp som vi antar å få kompensert ut fra momskompensasjonsloven. Dette anses å være minimumsalternativet i forhold til momskompensajon. Alternativ 2 angir hvilket beløp som kommunen antas å få kompensert ut fra frivillig registrering samt en mindre del i henhold til momskompensasjonsloven. Alt 1 - Tilskudd i henhold til momskompensasjonsreglene MINIMUM Ny hel hall med mer flerbrukshus Momskomp inkl rehab eks hall Utgifter Spille-midler tilskudd Netto inv utgift Budsjett / økonomiplan 62,2-9,4 0 52,8 Anbud, inkl opsjon 72,7-9,8-4,1 58,8 Manglende finansiering 6,0 Alt 2 - Fritak mva pga frivillig registrering, andel hall leietid GVS, ingen andre MEST AKTUELT Ny hel hall med mer flerbrukshus Momskomp inkl rehab eks hall Utgifter Spille-midler tilskudd Netto inv utgift Budsjett / økonomiplan 62,2-9,4 0 52,8 Anbud 72,7-9,8-7,9 55,0 Manglende finansiering 2,2 Ut fra dette ser en at dersom kommunen mot formodning ikke skulle få frivillig registrering av bygget vil det mangle finansiering på 6,0 mill. kr (jmf alternativ 1). Dersom kommunen får aksept for frivillig registrering vil det innebære at prosjektet mangler 2,2 mill. kr for å komme i havn.

I forbindelse med planleggingen av Linflåa idrettsplass ble det budsjettert med en kostnadsramme på 27,9 mill. kr. Totalkostnadene ser ut til å ende ca. 2,5 mill. kr. under budsjett. Hvis en overfører 2,2 mill. kr. fra dette prosjektet vil det ved alternativ 2 ikke mangle finansiering for å gjennomføre hele prosjektet som opprinnelig planlagt. Det foreslås at det blir forelagt en sak for kommunestyret så snart avgjørelsen fra Skatt Øst foreligger i forhold til merverdiavgiftshåndteringen. Kommunestyret vil da kunne ta stilling til hvorvidt opsjonene i avtalen gjøres gjeldende eller ikke (helt eller delvis). Administrasjonen vil imidlertid påpeke at det prismessig er gunstig å gjennomføre rehabiliteringen av eksisterende hall nå. Hvis en skyver dette noen år frem i tid vil dette fort bli minst dobbelt så dyrt som å ta det med nå. Nå er rigg og drift kostnader, konsulentutgifter, kostnader med utlysing av anbud etc. med, og som vil komme som ekstrakostnader i neste omgang. Dessuten vil en rehabilitering av eksisterende hall tvinge seg frem om ikke lenge uansett. Når en ny flott hall står ferdig vegg i vegg vil behovet for rehabilitering av den gamle hallen bli enda tydeligere. Gjennom kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet 2011-2014 er Flerbrukshallen og Gausdalhallen med i handlingsprogrammet for anlegg fra 2012. Idrettslag i bygda er blitt gjort oppmerksom på at disse to anleggene vil bli prioritert øverst i årene som venter med tanke på spillemidler. Både Flerbrukshallen og rehabilitering av Gausdalhallen er meldt inn som planlagte anlegg og er med i handlingsprogrammet for store idrettsanlegg i Oppland i perioden fram til 2014. Prioriteringskriterier for idrettsanlegg i Oppland innenfor det 4- årige handlingsprogrammet er: Anlegg i lokalmiljøet som stimulerer og tilfredsstiller barn og unges behov for fysisk aktivitet (jf. statens føringer). Anlegg med stort brukspotensial (jf. statens føringer) Rehabilitering av allerede eksisterende anlegg Den kommunale og regionale prioriteringen vektlegges Med bakgrunn i lokale og Statlige føringer ligger begge hallene godt an for tildeling av spillemidler i perioden framover. Byggekomitèen hadde møte den 28.03.11 der saken ble diskutert. Det var enighet om at prosjektet må gjennomføres, men at finansiering utover en indeksregulering av tidligere bevilgning i størrelsesorden 2,8 mill. kr. ikke er aktuelt. En må underveis i prosjektet se hvor mye det er økonomisk rom for å avrope av opsjoner. Medlem av byggekomièen Stig Audun Melbø erklærte seg inhabil og stilte ikke til møtet. Dette på grunn av at han jobber i Veidekke Eiendom, og at Veidekke er en av entreprenørene som har gitt pris på prosjektet. Selv om Veidekke og Veidekke Eiendom er to forskjellige selskap ønsket Melbø å ikke stille. Kommunestyret har vedtatt at det skal gjennomføres anbudsprosess på byggingen. I henhold til samarbeidsavtalen med OFK er det de som er den formelle kontraktsparten. OFK og GK

har i fellesskap utarbeidet tildelingskriteriene, og det er juryens vurderinger sammen med tilbudsprisen som peker ut den entreprenøren som er den økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiverne. Ut fra dette er tilbudet fra Miljøbygg det økonomisk mest fordelaktige, og OFK har vedtatt at de vil gå i kontraktsforhandlinger med dem. Administrasjonen kan ikke se at GK har noen grunner for å ikke følge de samme premisser for valg av entreprenør, og foreslår derfor overfor kommunestyret at de slutter seg til at det inngås kontrakt med Miljøbygg. Videre fremdrift i saken: Forventet tidspunkt for kontraktsinngåelse: 29.04.2011 Detaljprosjektering oppstart: primo mai 2011 Byggestart: medio juni 2011-04-01 Ferdigstillelse / oppstart prøvedrift (byggene tas i bruk): medio november 2012 Endelig overtakelse fra entreprenør: medio mai 2013 Administrasjonen vil også understreke overfor kommunestyret at det er uhyre viktig at vedtak fattes på møtet den 14.04.2011 og at saken ikke utsettes. Offentlige anskaffelser og anbudskonkurranser av slike dimensjoner er komplekse og kompliserte saker, og en utsettelse i forhold til oppsatt fremdrift vil fort komplisere og medføre store ekstrakostnader. Dette i forhold til for eksempel hvor lenge entreprenørene står ved sin tilbud, forutsetninger og planer for byggestart etc. som fort kan føre til krav om tillegg. OFK har behandlet byggesaken i sin styringsgruppe den 30.03.11 hvor det ble vedtatt at det inngås kontraktsforhandlinger med Miljøbygg. Det ble også fastsatt en økonomisk ramme for deres del av bygget på 66,45 mill. kr. Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til at det innledes kontraktsforhandlinger med Miljøbygg med bakgrunn i at de har det økonomisk mest fordelaktige tilbudet gitt ut fra evalueringskriteriene i konkurransen. Kostnadsramme for prosjektet settes i denne omgang til kr. 65 mill. kr. som i hovedsak omfatter nybygg. Manglende finansiering av prosjektet inntas i budsjettet for 2012 / økonomiplanen for 2012-2015. Når avklaringen knyttet til merverdiavgiftshåndteringen foreligger blir kommunestyret forelagt en egen sak der det tas stilling til hvilke opsjoner som kommunen eventuelt vil gå inn på. All momskompensasjon som påløper på prosjektet skal nyttes til å finansiering av prosjektet. Dette gjøres ved å overføre fra drift til investering et beløp tilsvarende refundert momskompensasjon på prosjektet. 2,2 mill. kr. av ubenyttet bevilgning til Linflåa idrettsplass omdisponeres til dette prosjektet.