ÅRSOVERSIKT INTERNASJONALISERING HSL-fakultetet Sist oppdatert 25.3.2010 HOVEDOPPGAVER Studentutveksling: Generell studieveiledning for utreisende og innkommende studenter, registrering i FS (felles studentsystem), saksbehandling (forhåndsgodkjenning, innpassing, Learning Agreement/LA), arrangere informasjonsmøter, vurdering av freemover-søknader. Internasjonale masterprogram: Alt av studieadministrative oppgaver som knyttes opp mot programstudenter gjøres her, men det aller meste går på engelsk. Ved HSL-fak tilhører sekretæroppgaver for programstyret også dette feltet. Opptak og eksamensarbeid på disse masterprogrammene vil foregå i henhold til eksisterende rutinebeskrivelser. Delstudier/praksis i utlandet: For en stor del sammenfallende oppgaver som ved studentutveksling, men i veldig stor grad knytta opp mot kunnskap og oversikt over det enkelte studiet (førskolelærerutdanning og lærerutdanningene). Hele året I løpet av hele året er det viktig med faglig oppdatering, utvikling og videreutvikling. Det er mange felt å holde seg oppdatert på, og nettverket av utenlandske utdanningsinstitusjoner er omfattende. Det krever også at en holder seg orientert i forhold til det særegne ved de ulike studietilbudene ved HSL-fak, noe som krever et tett samarbeid med de ulike fagmiljøene. Møte med Internasjonalt studentkontor (ISK - Internasjonalt studentkontor v/uta - Avdeling for Utdanning) og konsulenter fra de andre fakultetene som jobber med internasjonalisering Sende ut informasjon til utenlandske søkere Besvare henvendelser fra utenlandske søkere. Mest e-post. Informasjon til studenter som reiser utenfor avtalene: Adresser, finansiering, faglig anbefaling, tips. Per telefon, e-post, henvendelser på kontoret. 1
Distribuere informasjon om studier i utlandet: - Brosjyrer og plakater legges ut/henges opp dersom de kan ha interesse. - Egen oppslagstavle for fakultetet om utenlandsstudier. Brukes aktivt, fjerne uvedkommende. - Ta ned plakater dagen etter at søknadsfrister er gått ut. - E-poster om delstudier i utlandet kan sendes videre til studentene ved fakultetet og/eller til vitenskapelig ansatte (vitenskap), eller til enkelte fag/institutt/lærere. Oppdatering: - Adresser til partneruniversitet. - Plakater. - Oversikt over avtaler: Nordplus, Sokrates/Erasmus, andre avtaler v/fakultetet. Nyeste oversikt dateres, settes i perm + til arkiv, harddisk, internett. Kontordag på Mellomveien (mandag etter lunch) Januar Uke 1 eller 2: Mottak av nye utenlandske studenter (program fra UTA): - Omvisning på fakultetet for de som skal studere der. - Vise dem studieplaner på nett. Emner, timeplan, forklare rom/fløyer, emnekoder, datalab. - E-postkonto får de på Universitetsbiblioteket. ILP Institutt for lærerutdanning og pedagogikk: Studenter som har tatt delstudier/ praksis i utlandet informerer medstudenter om sine erfaringer ILP: Studenter må gi skriftlig og muntlig vurdering av sitt opphold. Forberede fremlegg om erfaringer fra oppholdet. Fakultetsvise informasjonsmøter/ Internasjonal dag i slutten av januar - Sende ut e-post til alle studenter på fakultetet med info om når og hvor fakultetsvis informasjonsmøte vil arrangeres. Husk også å invitere internasjonalt kontor, slik at dem kan gi generell info om utveksling - På møtet: Informere om utvekslingsmulighetene som finnes på fakultetet og også om prosedyrer rund søknadsprosessen. 2
Februar 1. februar I begynnelsen av februar: Informasjon om søknadsfrist 15. februar for utreisende studenter for å søke Sokrates- /Erasmusstipend/Nordplusstipend til høsten. (Søknader til USA og Canada oversendes UTA umiddelbart): 1. februar: - Frist for semesterregistrering/ endring av kurs for innkommende studenter (gjøres i FS: student samlebilde > ny rad > skriv inn riktig kurs. Studentene må da selv logge inn på deres studentweb for å registrere seg til undervisning og eksamen - Søknadsfrist for koordinator av nettverk til å søke Nordplusmidler (Vi kan søke midler til nettverk vi er koordinator for, hør med fagkontakten for nettverket. Svar ca. i mai). Sokrates-/Erasmusstipend: - E-mail til fagkontaktene for Sokr./Erasmus. Fagkontakter oppfordres til å nevne det for studentene. - Plakat på alle oppslagstavlene. - Informasjonsstand om studier i utlandet, i samarbeid med Internasjonalt studentkontor / UTA. Behandling av søknader: 15. februar: Søknadsfrist for Sokrates-/Erasmusstipend, North2North og Nordplusstipend Søknader besvares. Kopi til mobilitetskoordinator v/uta, og fagkontakt v/fakultetet. - e-mail til partneruniversitet sendes fra UTA: her bes det om at informasjon om opptak, hybel, kursinformasjon sendes til studenten per e-post. - Søknader legges inn i databasen, som ajourføres hele året (om de reiser/avslag). 15. februar 15. februar: - Søknader besvares 1. Alle studentene skal ha en skriftlig forhåndsgodkjenning for utvekslingsoppholdet. (Skrives i egen mappe i ephorte ) Forhåndsgodkjenningen skal inneholde studentens studieprogramtilhørighet ved UIT, studentens utvekslingssted, 3
tidsrommet for utvekslingsoppholdet 2. Studentene skal også ha et ferdig utfylt D-skjema som kan lastes ned fra Lånekassens sine nettsider 3. Studenter som skal utveksle til Canada eller USA skal i tillegg få et av Lånekassens R-skjema, men dette skal studenten fylle ut selv 22. februar 22. februar: Frist overlevering av utvekslings-søknader til UTA. - Send kopi av alle mottatte søknader i internposten til utreisekoordinator på internasjonalt kontor / UTA Foreløpige DBH-tall publiseres av UTA. Talldata oversendes til fakultetskoordinatorene for kontroll. - Kontroller mot antall utvekslingsstudenter foretas i FS-bilde utvekslingspersoner (FS270.001). Fyll inn riktig internt sted og ønsket tidsrom, samt om man kontrollerer innreisende eller utreisende studenter og trykk rapport. Tilbakemelding gis til UTA samme uke. 28. februar 28. februar: Endelig DBH-rapportering (UTA). Mars 1. mars 5. mars Oppfølging: - Har alle Sokrates-/Erasmusstudenter og Nordplusstudenter fått svar fra partneruniversitet: Opptak, hybel, kursinformasjon? Hvis ikke: purre. - Har alle Sokrates-/Erasmusstudenter og Nordplusstudenter fått faglig anbefaling fra lærer? Purre før eksamenstid. Kopi i egen perm (Sokr./Er., Nordplus) + til mobilitetskoordinator v/isk 5. mars: Frist for oversendelse av søknader om utveksling (utreisende) til UTA 4
14. mars - Send alle mottatte søknader i internposten til utreisekoordinator på internasjonalt kontor 14. mars: Frist for søknad om Nordplus-midler April 1. april 1. april: - ILP: Søknadsfrist for studenter som ønsker praksis i utlandet. (Praksiskonsulenter ved ILP Institutt for lærerutdanning og pedagogikk er ansvarlig) - Frist for innrapportering av engelskspråklige emner til UTA. -Få oversikt over alle engelspråklige emner som vil tilbys ved HSL-fak neste semester ved å be kontorsjefene ved de forskjellige instituttene melde inn sine respektive tilbud - Send samlet skriftlig oversikt til UTA. Oppfølging: Sokrates-/Erasmusstudenter og Nordplusstudenter, se mars. Søknader om opptak til de engelskspråklige masterprogrammene (MIS - Master in Indigenous Studies, MPCT - Master in Peace and Conflict Studies) oversendes fra UTA. - Ansvarlig for masterprogrammene følger prosedyrebeskrivelse om opptak Mai 1. mai 1. mai: UTA oversender fullstendig liste over utreisende studenter til fakultetskoordinatorene for kontroll. - Kontroller mot egne lister/oversikter at alle er registrert, både i FS (student samlebilde) og hos internasjonalt kontor / UTA 1. mai: Frist for søknad om opptak som utvekslingsstudent ved UiT høstsemesteret (innkommende). Mottas av UTA som registrerer søknader i FS og gir beskjed til fakultetskoordinator når disse kan sjekke hver enkelt students søknad og valg av fag. 5
- Gjøres i student samlebilde > dokumentarkiv > mottatte filer - Kontroller så studentenes ønske av fag mot både hva studenten studerer i hjemlandet, hvilket nivå studenten studerer på og om faget studenten ønsker faktisk vil bli undervist i det aktuelle semesteret. - Dersom det behøves, for eksempel for å anbefale studenten å ta andre fag, kontaktes studenten på e-post. 25. mai: Studentenes valg av fag må være godkjent. - Dette gjøres ved at fakultetskoordinator signerer studentenes Learning Agreement for så å videresende den til signering hos UTA. Juni 5. juni 5. juni: Absolutt siste frist for innrapportering av opptak av utvekslingsstudenter for høstsemesteret til UTA. - Gjøres ved å sende signerte Learning Agreements i internposten til UTA. ILP: Studenter må gi skriftlig og muntlig vurdering av sitt opphold. Forberede fremlegg om erfaringer fra oppholdet. Juli August Oppdatere: 1. juli: Alle utreisende må være registrert i FS _Følg beskrivelsen gjengitt i vedlegg 1 Er alt i boks? Sjekk f. eks om de som må bestå eksamen i mai/juni. har bestått før de kan reise. - Oppdatere hjemmesidene. - Kaste gamle brosjyrer. Mottaksprogram for internasjonale studenter (program fra ISK): - Omvisning på fakultetet 6
- Vise dem studieplaner, forklare rom/fløyer, emnekoder, datalab. E-postkonto får de på Universitetsbiblioteket. ILP: I oppstartstalen oppfordres studentene til å vurdere delstudier i utlandet ILP: Informasjon om deltidsstudier i utlandet gis i hver utdanning i løpet av oppstartsukene. Faglærerne oppfordres til å fortelle om egne erfaringer ILP: Studenter må gi skriftlig og muntlig vurdering av sitt opphold. Forberede fremlegg om erfaringer fra oppholdet. ILP: Lage sak til nettsidene om studentenes opphold. September 1. september 1. september: - Frist for innrapportering av engelskspråklige emner til UTA -Få oversikt over alle engelspråklige emner som vil tilbys ved HSL-fak neste semester ved å be kontorsjefene ved de forskjellige instituttene melde inn sine respektive tilbud - Send samlet skriftlig oversikt til UTA - Frist for semesterregistrering/ endring av kurs (gjøres i FS: student samlebilde > ny rad > skriv inn riktig kurs. Studentene må da selv logge inn på deres studentweb for å registrere seg til undervisning og eksamen - Engelsk emnekatalog skal være oppdatert (gjøres av UTA) Informasjon om søknadsfrist 15. oktober for studenter for å søke Sokrates-/Erasmusstipend til våren: - E-post til fagkontaktene for Sokr./Erasmus. Fagkontakter oppfordres til å nevne det for studentene. - Plakat på alle oppslagstavlene. - Informasjonsstand om studier i utlandet i samarbeid med Internasjonalt studentkontor / UTA. 7
Utvekslingsdag/ fakultetsvise informasjonsmøter/ Internasjonal dag - Sende ut e-post til alle studenter på fakultetet med info om når og hvor fakultetets informasjonsmøte vil arrangeres. Husk også å invitere internasjonalt kontor, slik at dem kan gi generell info om utveksling - På møtet: Informere om utvekslingsmulighetene som finnes på fakultetet og også om prosedyrer rund søknadsprosessen. Oktober 1. oktober Frist for søknad om opptak som utvekslingsstudent ved UiT høstsemesteret (innkommende). Mottas av UTA som Registrerer søknader i FS og gir beskjed til fakultetskoordinator når disse kan sjekke hver enkelt students søknad og valg av fag. - Gjøres i student samlebilde > dokumentarkiv > mottatte filer - Kontroller så studentenes ønske av fag mot både hva studenten studerer i hjemlandet, hvilket nivå studenten studerer på og om faget studenten ønsker faktisk vil bli undervist i det aktuelle semesteret. - Dersom det behøves, for eksempel for å anbefale studenten å ta andre fag, kontaktes studenten på e-post, 15. oktober 22. oktober 15. oktober: Søknadsfrist for Sokrates-/Erasmusstipend, North to North og Nordplus for vårsemesteret (utreisende). Søknader besvares. Kopi til mobilitetskoordinator v/uta, og fagkontakt - e-post til partneruniversitet: ordne opptak, hybel, kursinformasjon. Søknader legges inn i FS, (se punktvis veiledning i vedlegg 1 som ajourføres hele året (om de reiser/trukket seg/avslag). 22. oktober: Frist for oversendelse av søknader om utveksling til UTA Send alle mottatte søknader i internposten til utreisekoordinator på internasjonalt kontor November 5. november: Absolutt siste frist for innrapportering av opptak av utvekslingsstudenter for vårsemesteret til UTA - Gjøres ved å sende signerte Learning Agreements i internposten til UTA 8
Oppfølging: - Har alle Sokrates-/Erasmusstudenter og Nordplusstudenter fått svar fra partneruniversitet: Opptak, hybel, kursinformasjon? Hvis ikke: purre. - Har alle Sokrates-/Erasmusstudenter og Nordplusstudenter fått faglig anbefaling fra lærer? Purre før eksamenstid. Kopi i egen perm (Sokr./Er., Nordplus) + til mobilitetskoordinator v/isk). Learning Agreement/faglig forhåndsgodkjenning for utreisende studenter må være signert Desember 1. desember 20. desember ILP: Utdanningsvis informasjon om mulighetene for delstudier i utlandet 3. studieår. Hvilke fag, hvor, tidsrom? Knyttet til fagvalg for 2. årsstudentene FLU/ALU/PELU og 3. årsstudentene ALU/PELU. For Ny lærerutdanning blir det endring her. 1. desember: Opptak ferdigstilt. UTA sender boliglista til Samskipnaden. Felles opptaksliste ut til fakultetskoordinatorene for kontroll 1. desember: UTA oversender fullstendig liste over utreisende studenter til fakultetskoordinatorene for kontroll. -- Kontroller mot egne lister/oversikter at alle er registrert, både i FS (student samlebilde) og hos internasjonalt kontor / UTA Oppfølging: Sokrates-/Erasmusstudenter og Nordplusstudenter, se nov. Sjekk om de som må bestå eksamen i nov./des. har stått før de kan reise. 20. desember: Frist for å registrere utvekslingsopphold i FS på de utreisende studentene. Se vedlegg 1 9