KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og del III Brannvernkurs, førstehjelpskurs og livredningskurs til Trondheim kommune For perioden 1.3.2015 28.2.2017 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse av avtalen Trondheim kommunes ref. nr. i anbudsperioden 14/32042 Innleveringsfrist 23.1.2014 kl. 12.00
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 TILBUDSINNBYDELSE... 1 1.1 GENERELT OM OPPDRAGET... 1 1.1.1 Samarbeidspartnere (må navngis)... 1 1.1.2 Behov... 1 1.1.3 Omfang... 2 1.2 RAMMEAVTALE... 2 1.2.1 Rammeavtale med flere leverandører... 2 1.3 DELTILBUD... 2 1.4 ALTERNATIVE TILBUD... 2 1.5 ANTALL TILBUD... 2 1.6 OPPDRAGSGIVER... 2 1.7 FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 2 1.8 KONTRAKT... 2 1.8.1 Kontraktsbestemmelser... 2 1.8.2 Kontraktsperiode... 3 1.8.3 Prisjustering... 3 1.8.4 Lønns- og arbeidsvilkår (Både tjenester og varekjøp)... 3 1.9 KUNNGJØRING... 3 1.10 TILLEGGSOPPLYSNINGER OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 1.11 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 1.12 OMKOSTNINGER... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN... 4 2.1 LOV OG FORSKRIFT OM OFFENTLIGE ANSKAFFELSER... 4 2.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.3 OFFENTLIG INNSYN... 4 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 5 3.1 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING... 5 3.2 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET... 6 3.3 KRAV KNYTTET TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE/FAGLIGE KAPASITET... 6 3.4 LØNNS OG ARBEIDSVILKÅR... 7 4 KRAV TIL TILBUDET... 7 4.1 TILBUDETS UTFORMING... 7 4.2 DOKUMENTASJON OG INNDELING AV TILBUD... 8 4.2.1 Inndeling av elektronisk tilbud... 8 4.3 ENDRING OG TILBAKEKALL AV TILBUD... 8 4.4 TILBUDSFRIST... 8 4.5 INNLEVERINGSSTED/POSTADRESSE... 8 4.6 VEDSTÅELSESFRIST... 9 4.7 LEVERANDØRENS PLIKT... 9 4.8 AVVIK/FORBEHOLD FRA KONKURRANSEGRUNNLAGET... 9 5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 9 5.1 REGISTRERING/ÅPNING AV TILBUD... 9 5.2 AVVISTE OG FORKASTEDE TILBUD.... 9 Side -1-
6 AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN... 9 6.1 TILDELINGSKRITERIER... 9 6.2 OPPDRAGSGIVERS BESLUTNING OM KONTRAKTSTILDELING... 10 6.3 AVVISNING... 10 6.4 AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE... 10 Side -2-
1 TILBUDSINNBYDELSE 1.1 Generelt om oppdraget Trondheim kommune, heretter kalt Oppdragsgiver innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med inngåelse av avtale på brannvernkurs, førstehjelpskurs og livredningskurs til kommunens enheter. Nærmere beskrivelse av oppdraget finnes i vedlegg 1 Kravspesifikasjonen og Tildelingskriterier. Alle kommunens enheter plikter å foreta sine kjøp hos den leverandør det er inngått avtale med og den valgte leverandør er, etter bestilling fra den enkelte enhet, forpliktet til å levere i henhold til avtalen. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle organisasjonsendringer som kan påvirke avtalen. Oppdragsgiver tar også forbehold om at de ved særskilte prosjekter kan velge ikke å benytte seg av avtalen. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å kombinere tilbud fra ulike konsept og leverandører. 1.1.1 Samarbeidspartnere Følgende organisasjoner har inngått innkjøpsavtale med Oppdragsgiver og vil benytte seg av denne avtalen: Trondheim parkering KF Stavne Arbeid og Kompetanse KF Bakklandet Menighets Omsorgssenter Kystad helse og velferdssenter Trondhjems Hospital 1.1.2 Behov: Kurs for helsebygg i risikoklasse 6 som dekker: Førstehjelp tilknyttet brannvern iht. interne - og organisatoriske instrukser Evakuering m/fokus på enhetens branninstruks/interne rutiner m/evaluering Praktisk slukkeøvelse Kurs for skoler og barnehager (oppvekst) i hht Miljørettet helsevern 15. Førstehjelpskurs inkludert brannvern og evakuering Livredningskurs for personale i skole og barnehage Trondheim kommune har ca 56 skoler med ca 1950 ansatte og ca 110 barnehager (58 enheter) med ca 2700 ansatte. Alle ansatte, herunder vikarer og praktikanter, skal få/ha opplæring i førstehjelp og kompetansen skal vedlikeholdes jevnlig. Livredningskurs vil ha marginalt omfang både for skole og barnehage. Dagens praksis for skoler er at livredningsopplæring gjennomføres i forkant av svømmeundervisning. I de tilfeller hvor dette ikke er tilstrekkelig kan livredningskurs gjennomføres i henhold til dette anbudet. For barnehager er det ikke krav om livredningskurs men enkelte enheter velger allikevel å tilby dette for sine ansatte. Side -1-
1.1.3 Omfang Oppdragsgiver kjøper inn tjenester knyttet til kurs for helsebygg for ca 500 000 kr pr år. Oppdragsgiver har ikke rammeavtale på kurs til skoler og barnehager og har derfor ikke omfang i kroner. Anskaffelsene omfatter alle kjøp innenfor produktspekteret som omfattes av denne kontrakten og som skal foretas av Trondheim kommune med samarbeidspartnere i kontraktsperioden. Ved spesifisering av tjenester har Oppdragsgiver tatt utgangspunkt i forbruket fra 2013/14 og estimert videre behov. 1.2 Rammeavtale 1.2.1 Rammeavtale med flere leverandører Oppdragsgiver vil inngå rammeavtale med en eller flere leverandører. 1.3 Deltilbud Det kan leveres tilbud på hele eller deler av forespørselen. Det kan gis følgende deltilbud: Brannvernkurs for helsebygg i risikoklasse 6, inkl førstehjelp og evakuering Førstehjelpskurs for oppvekst inkl brannvern og evakuering Livredningskurs for oppvekst 1.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud 1.5 Antall tilbud. Den enkelte leverandør gis kun anledning til å inngi et tilbud. 1.6 Oppdragsgiver Oppdragsgiver kjøper årlig inn varer og tjenester for ca. 1 milliard. kroner. En stor del av disse anskaffelsene skjer gjennom faste leveringsavtaler eller rammeavtaler, som i utgangspunktet ivaretas av Innkjøpstjenesten. For nærmere opplysninger om Oppdragsgiver se www.trondheim.kommune.no 1.7 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke Aktivitet 49 Kunngjøring av konkurransen 19.1.2015 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 23.1.2015 Frist for å levere tilbud 1.3.2015 Oppstart av kontrakt Det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen. 1.8 Kontrakt 1.8.1 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagt kontrakt. Side -2-
1.8.2 Kontraktsperiode Avtalen gjelder for perioden 1.3.2015 28.2.2017 med opsjon på 1 + 1 års forlengelse. Opsjonene innebærer en ensidig rett for Oppdragsgiver til å forlenge avtalen på samme vilkår. Opsjonen skal utløses 3 måneder før avtalen utgår. 1.8.3 Prisjustering Leverandør skal i tilbudet si noe om hvilke kostnadselementer som vil påvirke en eventuell prisjustering. Ved eventuell konsumprisindeks må dette relateres til fagområdet 1.8.4 Lønns- og arbeidsvilkår Tilbyder skal bekrefte at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med norske (eller vedkommende lands) overenskomster, eks. tariffavtale. Jmfr. pkt.3.4 og vedlegg 7. På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, skal tilbyder bekrefte at de oppfyller krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal på forespørsel i kontraktsperioden dokumentere lønns- og arbeidsvilkårene til ansatte som medvirker til å oppfylle kontrakten. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å gjennomføre nødvendige sanksjoner, dersom leverandøren eller eventuelle underleverandører ikke etterlever kontraktsklausulen om lønnsog arbeidsvilkår. 1.9 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN/ TED. All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen vil foregå via DOFFIN. Unntak fra dette er leverandørers innsendelse av spørsmål til konkurransegrunnlaget (jf. pkt. 1.11) og innlevering av tilbud (jf. pkt. 4.5). 1.10 Tilleggsopplysninger Oppdragsgivers kontaktperson Dersom en leverandør finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, tilstrekkelige opplysninger eller på annen måte er uklart, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver: e-post: innkjop.postmottak@trondheim.kommune.no Spørsmål vedrørende konkurransegrunnlaget må være mottatt av Oppdragsgivers kontaktperson senest 19.1.2015 kl. 12:00. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes Spørsmål til anbudskonkurranse på Brannvernkurs, førstehjelpskurs og livredningskurs ref nr: 14/32042 og skal sendes til kommunens kontaktperson pr. epost. Side -3-
Opplysninger som Oppdragsgiver gir på forespørsel fra en potensiell tilbyder meddeles samtidig til alle leverandører via Database for offentlige anskaffelser www.doffin.no 1.11 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Alle som har meldt interesse vil via oppgitt e-post adresse motta beskjed om eventuelle endringer, tilleggsopplysninger og svar på spørsmål i konkurransen. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal Oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om fristforlengelsen. 1.12 Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud, vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN 2.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlig anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA) del I og III, samt reglene i dette konkurransegrunnlaget. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som tillater alle interesserte leverandører å gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.3 Offentlig innsyn I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Oppdragsgiver spør tilbyderen om det er opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal dette tilkjennegis på egnet måte i tilbudet og det skal gis en begrunnelse for hvorfor opplysningene er taushetsbelagte. I slike tilfeller oppfordres tilbyderne å levere to sett tilbud. Ett av tilbudssettene kan sladdes for taushetsbelagt informasjon og leveres på en separat minnepinne etc. og merkes sladdet utgave. Tilbyder skal begrunne hvorfor punkter i tilbudet anses som taushetsbelagt og derfor er sladdet. Side -4-
Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftes i vedlegg 3. Oppdragsgiver har et ansvar for å kvalitetssikre at taushetsbelagt informasjon ikke formidles til andre (Jmfr. forvaltningslovens 13). 3 KVALIFIKASJONSKRAV Oppdragsgiver stiller krav til leverandørene. Det stilles krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling, økonomisk og finansiell kapasitet, teknisk og faglig kapasitet samt lønnsog arbeidsvilkår. Leverandørens kvalifikasjoner vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene som vil få sine tilbud evaluert. Manglende skatteattest og manglende HMS -egenerklæring er avvisningsgrunn, Jmfr. FOA 20-12 (1) b og c, jf pkt. 6.3. For krav vedr. skatteattest for innbetal skatt og merverdiavgift, firmaattest og HMS erklæring omfatter dokumentasjonsplikten også underleverandører. Nødvendig dokumentasjon er en egenerklæring fra tilbyder, Jmfr. vedlegg 4. Dersom Leverandøren støtter seg på ressurser hos andre foretak / underleverandører, skal det dokumenteres at Leverandøren vil ha rådighet over de nødvendige ressurser. Dette kan dokumenteres ved for eksempel å fremlegge en forpliktelseserklæring om dette fra disse foretakene. 3.1 Krav knyttet til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Leverandør skal være registrert i faglig register i det land leverandør et etablert Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling Dokumentasjonskrav Firmaattest( 17-10) Attester for registrering i faglig register som bestemt ved lovgivning i det land leverandør er etablert Skatteattest for skatt og merverdiavgift som ikke er eldre enn 6 måneder gamle. Attestene fås ved henvendelse til det lokale skatteoppkreverkontor eller til skattekontoret. ( 17-14). Bruk RF-1244. Norske leverandører som ikke er merverdiavgiftspliktige skal fremlegge bekreftelse fra skattemyndighetene om dette. ( 17-14). Bruk RF-1244. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske Side -5-
Krav Leverandør skal oppfylle forskriftens krav til HMS Dokumentasjonskrav HMS- egenerklæring skal fylles ut ( 17-15) se vedlegg 5. 3.2 Krav knyttet til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav Foretakets siste års beretning, samt nyere opplysninger som har relevans i forhold til foretakets regnskapstall ( 17-8). Foretakets årsregnskap for de siste to regnskapsår eller utdrag fra dette Leverandør skal være kredittverdig Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stilling med et annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. 3.3 Krav knyttet til leverandørens tekniske/faglige kapasitet Krav Leverandør skal ha bemanning som av oppdragsgiver anses som tilfredsstillende dette både når det gjelder omfang og kvalifikasjoner. Dokumentasjonskrav Oversikt over foretakets totale bemanning Bemanning for dette oppdraget (organisasjonsplan) med navn og CV for nøkkelpersoner som skal utføre oppdraget Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag Foretakets viktigst leveranser de siste 3 årene, inkludert deres verdi, tidspunkt og mottaker ( 17-9). Leverandør skal ha et velfungerende kvalitetssikringssystem / kvalitetsstyringssystem Redegjørelse kvalitetssikringssystem/ kvalitetsstyringssystem. Er foretaket sertifisert skal sertifiseringsbevis vedlegges kredittverdig Leverandør skal anvende miljøledelsestiltak ved utførelse av kontrakten Foretakets miljøstatus skal bekreftes ved utfylling av vedlagte skjema. Miljøkrav for bedriften, se vedlegg 6. Side -6-
Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjonen Oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin tekniske/faglige kvalifikasjoner med et annet dokument som Oppdragsgiver kan akseptere. Oppdragsgiver kan derfor i enkelte tilfeller åpne for dette. 3.4 Lønns og arbeidsvilkår Krav Oppdragsgiver stiller krav til at leverandørens lønnsog arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler for det aktuelle området kontrakten omfatter Dokumentasjonskrav Tilbyder skal legge ved egenerklæring som bekrefter at lønns- og arbeidsvilkår er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler eller landsomfattende tariffavtaler, se vedlegg 7. I de tilfeller hvor man benytter underleverandører/produsenter med produksjonssted i land utenfor EU/EØS, skal man forsikre seg om at internasjonale overensstemmelser for arbeidsmiljø og arbeidstakers rettigheter blir oppfylt. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming Tilbudet ønskes innlevert ut i fra de oppsatte punkter i konkurransegrunnlaget. Tilbudet skal være skriftlig og avgis merket og lukket konvolutt/forsendelse. Forsendelsen må merkes tydelig Anbudskonkurranse på brannvernkurs, førstehjelpskurs og livredningskurs, ref nr: 14/32042 må ikke åpnes før tilbudsåpning. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev, datert og signert av bemyndiget person. Tilbudet, herunder etterspurt dokumentasjon, skal leveres på norsk. Tilbudet kan ikke avgis per e-post. Tilbudet skal leveres i to eksemplarer, ett på papir og ett på digitalt medium (minnepenn eller tilsvarende). Dersom tilbyder anser det som relevant, skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (Jmfr. pkt. 2.3). Denne skal kun leveres elektronisk. Tekst som sladdes skal være erstattet med paragraftegn ( ). Det er viktig at alle vedlegg, tegninger, brosjyrer osv. merkes tydelig. Ved misforhold mellom papir og e-format, er det papirformatet som gjelder. Tilbudsskjema, vedlegg 2 skal innleveres Tilbudet skal inneholde en egenerklæring om at alle krav som stilles i konkurransegrunnlaget og vedlegg 1 er oppfylt, se vedlegg 8. Katalog med nødvendig informasjonsmateriell omkring produktene, samt opplysninger om eventuelle andre forhold som kan ha betydning for leveransen, legges ved tilbudet. Side -7-
4.2 Dokumentasjon og inndeling av tilbudsperm Tilbudet skal leveres i A4-format, innsatt i ringperm med inndeling som beskrevet nedenfor. Komplett tilbud skal bestå av følgende og manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. Dokumentasjon Skilleark nr Signert tilbudsbrev 1 Informasjon om kontaktperson i tilbudsfasen ( navn, tlf nr og e- post) Offentlig innsyn, Jmfr. konkurransegrunnlagets pkt. 2.3 og vedlegg 3 Forbehold, Jmfr. konkurransegrunnlagets pkt. 4.8 Vedståelsesfrist, Jmfr. konkurransegrunnlagets pkt. 4.6 Tildelingskriteriet Pris: Vedlegg 1 Kravspesifikasjon og Tildelingskriterier pkt. 5.1 og konkurransegrunnlagets vedlegg 2 Ark 1 Prisskjema 2 Tildelingskriteriet Service og kvalitet: 3 Service, vedlegg 1 pkt. 5.2 Egenerklæring og dokumentasjon minimumskrav bekreftelse på lest og akseptert vedlegg 8 samt eventuell dokumentasjon. Jmfr vedlegg 1, kravspesifikasjon og tildelingskriterier 4 Kvalifikasjonskrav: 5 Dokumenter Jmfr. dokumentasjonskrav pkt 3.1-3.4 Annen relevant informasjon/dokumentasjon 6 4.2.1 Inndeling av elektronisk tilbud Elektroniske tilbud skal inndeles ihht til skriftlige tilbud. Hvert skilleark skal ha en egen mappe, og mappene skal hete skilleark 1, skilleark 2 osv. 4.3 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres 20-5. 4.4 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er 23.1.2015 kl. 12:00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.5 Innleveringssted/postadresse Tilbudet bes innlevert til: Trondheim kommune Bytorget 1. etasje Erling Skakkes gate 14 7013 Trondheim Side -8-
Eller sendes pr. post: Trondheim kommune Innkjøpstjenesten Postboks 2300 Sluppen 7004 Trondheim Vær oppmerksom at ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. 4.6 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 3 måneder etter tilbudsfristens utløp. 4.7 Leverandørens plikt Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side, og Leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning 4.8 Avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget Dersom tilbudet er ment å avvike fra konkurransegrunnlaget, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. De skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene uten kontakt med Leverandør. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og eventuelt prise disse. Tilbyder skal på eget ark i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget. Vesentlige avvik/forbehold i tilbudet vil medføre avvisning, jf. pkt. 6.3. 5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene 5.1 Registrering/åpning av tilbud Tidspunkt for mottakelse av tilbud blir påført etter hvert som de kommer inn. Oppdragsgiver vil etter åpning som ikke er offentlig, skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt. Åpning skal foretas av minst to representanter for Oppdragsgiver. 5.2 Avviste og forkastede tilbud. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6 Avgjørelsen av konkurransen 6.1 Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. For nærmere beskrivelse av tildelingskriterienes innhold, se vedlegg 1, Kravspesifikasjon og Tildelingskriterier punkt 5. Side -9-
6.2 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til alle berørte leverandører før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden, Jmfr. FOA 22-3. 6.3 Avvisning Oppdragsgiver har plikt til å avvise leverandører som ikke har sendt inn skatteattester og HMS -egenerklæring innen fristens utløp. Det samme gjelder for de leverandører som ikke oppfyller fastsatte og kunngjorte kvalifikasjonskrav. For øvrig gjelder bestemmelsene om avvisningsplikt og -rett i FOA 20-12 fullt ut. Tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik vil bli avvist, jf. FOA 20-13. Andre forbehold eller avvik kan også føre til avvisning av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score, eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Tilbud som inneholder forbehold og/eller avvik som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at reglene om avvisningsplikt og- rett i FOA 20-13 og 20-14 kommer til anvendelse i sin helhet. 6.4 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn FOA 22-1. VEDLEGG Vedlegg 1 Vedlegg 2 Vedlegg 3 Vedlegg 4 Vedlegg 5 Vedlegg 6 Vedlegg 7 Vedlegg 8 Vedlegg 9 Vedlegg 10 Kravspesifikasjon og Tildelingskriterier (egen fil) Tilbudsskjema (egen fil) Taushetsbelagte opplysninger Egenerklæring underleverandører HMS -egenerklæring Skjema for miljøkrav Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår/produksjonssted utenfor EU/EØS Egenerklæring minimumskrav Alminnelig innkjøpsvilkår for Trondheim kommunes kjøp av tjenester AIK 2012 (egen fil) Kontrakt (egen fil) Side -10-
Vedlegg 2 Prisspesifikasjon Lys frå felter skal fylles ut Brannvernkurs for helsebygg Pris pr kurs Pris i NOK, eks mva. Pris for avbestilt kurs senere enn 5 dager i forkant av kursdato Førstehjelpskurs for barnehager Pris pr kurs Pris for avbestilt kurs senere enn 5 dager i forkant av kursdato Brannvernkurs for skoler Pris pr kurs Pris for avbestilt kurs senere enn 5 dager i forkant av kursdato Førstehjelpskurs for skoler Pris pr kurs Pris for avbestilt kurs senere enn 5 dager i forkant av kursdato Livredningskurs for barnehager og skoler Pris pr kurs Pris for avbestilt kurs senere enn 5 dager i forkant av kursdato Side -1-
Vedlegg 3 Taushetsbelagte opplysninger sett ett kryss: Tilbudet inneholder opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (Jmfr. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3). Hvis ja på spørsmål ovenfor. Har tilbyder lagt ved sladdet versjon av tilbudet. Den sladdede utgaven skal leveres elektronisk på en egen minnepinne. JA NEI Tilbudet inneholder ikke noen opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte (Jmfr. konkurransegrunnlaget, pkt. 2.3). Dato: Signatur/Firmaets stempel Side -1-
Vedlegg 4 Egenerklæring underleverandører Dokumentasjonsplikt i forhold til underleverandører. Iht. konkurransegrunnlagets punkt 3 bekrefter tilbyder at underleverandører oppfyller følgende punkter: 1. à jour med innbetaling av skatter og avgifter ( 17-14) 2. à jour med innbetaling av merverdiavgift ( 17-14) 3. er registrert i faglig register, handelsregister eller foretaksregister som er foreskrevet i lovgivningen i den stat hvor de er etablert 4. oppfyller vilkårene knyttet til HMS erklæring 5. oppfyller krav til lønns- og arbeidsforhold Dato: Signatur/Firmaets stempel Side -1-
Vedlegg 5 HMS -egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Virksomhetens navn Adresse Land * Postnummer Organisasjonsnr/ Fødselsnr Poststed Jeg bekrefter med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstiller kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (internkontrollforskriften). 1 Jeg bekrefter at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato Daglig leder Jeg bekrefter med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato Representant for de ansatte Ingen ansatte * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Jeg bekrefter med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Jeg aksepterer at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. 1 Fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 nr. 1127 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern m.v. Side -1-
Vedlegg 6 Skjema for miljøkrav Spørsmålene her dreier seg om leverandøren er kvalifisert som leverandør til Trondheim kommune. Det betyr at leverandøren må svare på alle spørsmålene som stilles. Dersom leverandøren ikke tilfredsstiller våre krav (se nedenfor), er han ikke kvalifisert. For utfylling: Bruk TAB for å flytte til neste Spørsmål 1. Har virksomheten et miljøstyringssystem ISO 14001, EMAS eller lignende? 2. Er virksomheten sertifisert? 3. Har virksomheten utarbeidet en miljøredegjørelse eller miljørapport? Svar Ja Nei 4. Bedriver virksomheten aktivt miljøarbeid internt i forbindelse med egen drift gjennom at: A. Er det gjennomført noen form for miljøopplæring i virksomheten (hele eller deler av virksomheten)? B: Har virksomheten utarbeidet forbedringsprogram på miljøområdet? C: Er en person utpekt som miljøansvarlig i virksomheten? 5. Har tilbyder rutiner for miljøfarlig avfall 6. Tilbyder er villig til minimum å gjennomføre aktivitetene knytet til spm 3-5 innen 6 mnd. Tilbyder er kvalifisert: a Dersom svaret er ja på spm. 1eller 2 eller b Dersom svaret er ja på spm. 3-5 Dato:.. Signatur/Firmaets stempel:.. Side -1-
Vedlegg 7 Egenerklæring for lønns- og arbeidsvilkår I forbindelse med leveranse til Trondheim kommune. Lønns- og arbeidsvilkår I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi dokumentere at lønns- og arbeidsforhold er i samsvar med allmenngyldige tariffavtaler. Dersom området ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, kan vi dokumentere at krav om lønns- og arbeidsvilkår er i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Sted og dato Underskrift tilbyder ved produksjonssted utenfor EU/EØS I det tilfelle hvor vår bedrift blir valgt som leverandør, kan vi forsikre om at i de tilfeller produksjonen skjer utenfor EU/EØS-området oppfylles ILO s 8 kjernekonvensjoner, FNs barnekonvensjon og FNs menneskerettighetserklæring i leverandørens egen virksomhet og hos underleverandører. Der det er inkonsistens mellom nasjonal og internasjonal lovgivning, er det høyeste standard som gjelder. Dette gjelder også for eventuelle underleverandører og/eller samarbeidspartnere. Sted og dato Signatur/Firmaets stempel Side -1-
Vedlegg 8 Egenerklæring minimumskrav Det bekreftes at vårt firma oppfyller alle minimumskrav/ skal -krav stilt i konkurransegrunnlaget og kravspesifikasjonen vedlegg 1. Dette er en forutsetning for at kontrakt kan opprettes/inngås. Det bekreftes videre at vårt firma aksepterer at brudd på denne egenerklæringen vil anses som vesentlig mislighold av kontrakten. Dato: Signatur/Firmaets stempel Side -1-