DataPower Learning Online Administrasjon Veiledning for administratorer Versjon 2.x
1 Administrasjon Administrasjonsdelen DataPower Learning Online inneholder en administrasjonsdel som kan brukes for å administrere brukere og kurssett. For å få tilgang til disse funksjonene må du ha administratorrettigheter og ha logget deg på DataPower Learning Online. Når administrasjonsdelen er startet, vises en egen meny til venstre i programvinduet, se Figur A. Det anbefales at du leser informasjonen som finnes under lenken Velkommen i menyen før du starter. Figur A Starte administrasjonsdelen 1 Logg på DataPower Learning Online lenken Administrasjon i menyen 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 1
Organisasjon Lenken Organisasjon gir administrator mulighet til å endre opplysninger om bedriften og brukertillatelser. Som standard har brukerne tillatelse til å endre e-postadresse, telefonnummer og kategorier, se Figur B. Figur B Endre opplysninger om bedriften og brukertillatelser 1 Klikk på lenken Organisasjon i menyen 2 Skriv inn opplysningene 3 Merk eller fjern merking for aktuelle brukertillatelser 2 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS
Kategorier Lenken Kategorier viser en oversikt over de kategoriene som er registrert for bedriften. I utgangspunktet finnes det ingen kategorier, og administrator må derfor registrere disse med utgangspunkt i hvilke kriterier det er bruk for ved rapportering. Kategoriene bør opprettes før brukerne registrerer seg, slik at du slipper å gjøre store endringer i ettertid. Bedriften må derfor vurdere nøye hvilke kategorier og verdier som trengs. Administrator kan registrere inntil fem kategorier. Hver av disse kan ha et ubegrenset antall verdier. Det kan være en fordel å registrere bare fire kategorier, slik at du senere kan opprette den siste i tilfelle endringer i bedriften. Figur C viser et eksempel på ulike kategorier med tilhørende verdier. Figur C Registrere en ny kategori 1 Klikk på lenken Kategorier i menyen 3 Skriv navnet på kategorien TIPS! Administrator kan registrere inntil fem kategorier. Endre navn på en kategori 1 Merk kategorien 3 Skriv det nye navnet på kategorien Slette en kategori 1 Merk kategorien 3 Velg OK NB! Hele kategorien med tilhørende verdier slettes. Brukere som har valgt verdier fra denne kategorien vil få Ikke valgt i brukerprofilen. 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 3
Redigere en kategori 1 Merk kategorien 3 Gjør ønskede redigeringer Registrere en ny verdi 1 Klikk på 2 Skriv navnet på verdien 3 Klikk på TIPS! Hvis en verdi er merket vil den nye verdien plasseres før den merkede verdien. Hvis ingen verdi er merket, plasseres den nye verdien nederst. Flytte en verdi 1 Merk verdien 3 Klikk på for å flytte verdien ett trinn opp eller Klikk på TIPS! Kun én verdi kan flyttes av gangen. Endre navn på en verdi 1 Merk verdien 3 Skriv det nye navnet på verdien Slette en verdi 1 Merk verdien 3 Merk eventuelt en erstatningsverdi 5 Velg OK for å flytte verdien ett trinn ned NB! Ved sletting kan du overføre de brukerne som har valgt denne verdien til en annen verdi. Hvis ikke får disse brukere verdien Ikke valgt i brukerprofilen. 4 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS
Brukere Lenken Brukere gir en oversikt over alle registrerte brukere av DataPower Learning Online i bedriften. Alle brukerne kan vises på en gang, eller de kan filtreres etter ulike kriterier, se eksemplet vist i Figur D. Figur D Oversikten i Figur E viser resultatet av filtreringen. Figur E Ved å klikke på en bruker i kolonnen Etternavn vil du se brukeropplysningene til denne, se eksemplet vist i Figur F. Figur F 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 5
Brukeropplysningene blir som regel lagt inn av brukeren selv. Administrator kan om nødvendig endre opplysningene. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom brukeren har glemt passordet, skal tildeles et nytt kurssett, eller har skiftet jobb. Administrator kan også tildele en bruker administrator- og rapportrettigheter. Hvis en bruker har sluttet, kan administrator deaktivere brukerkontoen. Vise en oversikt over alle brukere 1 Klikk på lenken Brukere i menyen TIPS! Hvis du merker feltet Inkluder brukere med deaktivert brukerkonto, blir også deaktiverte brukere med i oversikten. Filtrere brukere 1 Klikk på lenken Brukere i menyen listepilen i aktuelt felt og velg et alternativ i listen 3 Klikk på TIPS! Flere kriterier kan velges i den samme filtreringen. Endre opplysninger om en bruker 1 Vis oversikten over aktuelle brukere brukeren i kolonnen Etternavn 3 Endre aktuelle opplysninger TIPS! Enkelte opplysninger kan brukeren selv endre ved å klikke på lenken Endre brukerprofil i menyen på startsiden. Endre opplysninger om flere brukere 1 Vis oversikten over aktuelle brukere lenken Totalt xx brukere - endre alle 3 Endre aktuelle opplysninger TIPS! Husk at alle de opplysningene som endres her vil gjelde for alle brukerne i oversikten. Det er derfor enklest å endre opplysninger for større brukergrupper herfra. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom alle brukerne som har verdien Regnskap skal overføres til verdien Administrasjon. Sende e-post til alle brukerne i oversikten 1 Vis oversikten over aktuelle brukere ikonet 3 Skriv emnet og meldingsteksten i meldingsvinduet 4 Send meldingen TIPS! Hvis du har en eldre Windows-versjon enn 2000 kan ikke alle e-postadressene overføres til meldingsvinduet i e-postprogrammet. Klikk da på ikonet for å kopiere alle e-postadressene til utklippstavla. E-postadressene kan da limes inn manuelt i adressefeltet til meldingen. For at mottakerne ikke skal kunne se hvilke andre brukere som mottar meldingen, bør e-postadressene limes inn i feltet for blindkopi. 6 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS
Kurs Lenken Kurs viser en oversikt over kurs bedriften har gyldig lisens til, se eksemplet vist i Figur G. Herfra kan du endre rekkefølgen på kursene, slik at de får en logisk plassering når brukerne starter opplæringen. Figur G Ved å klikke på et kurs i kolonnen KursID vil du se detaljer om dette, se eksemplet vist i Figur H. Tabellen viser hvilke emner som inngår i kurset, samt hvilke deler hvert emne består av. Figur H Ved å klikke på ikonet vises URL-adressen og lenken for aktuelt emne, se eksemplet vist i Figur I. Denne informasjonen gjør det mulig å sette inn lenker som viser til et emne i kurset. Du kan for eksempel kopiere URL-adressen og deretter lime den inn i et dokument. Når brukerne klikker på lenken i dokumentet, vil det aktuelle emnet åpnes i DataPower Learning Online. Figur I 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 7
Ved å klikke på Lenker for aktuelt emne kan du sette inn lenker til for eksempel eksterne websider, se eksemplet vist i Figur J. Figur J Opplæringsansvarlig i en bedrift kan for eksempel sette inn lenker til websider eller dokumenter som de ansatte bruker i sitt daglige arbeid. Brukerne kan da benytte disse lenkene til å hente mer informasjon om aktuelle emner. Lenkene plasseres under det emnet de naturlig hører hjemme i, se eksemplet vist i Figur K. Figur K Vise en oversikt over kurs med gyldig lisens Klikk på lenken Kurs i menyen Vise detaljer om et kurs 1 Vis oversikten over kurs med gyldig lisens kurset i kolonnen KursID 8 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS
Endre rekkefølgen på kurs 1 Vis oversikten over kurs med gyldig lisens lenken Endre rekkefølge 3 Merk kurset for å flytte kurset ett trinn opp eller Klikk på for å flytte kurset ett trinn ned 5 Gjenta eventuelt trinn 3-4 for å flytte flere kurs 6 Klikk på Sette inn en lenke til et emne 1 Vis detaljer om kurset ikonet for emnet 3 Merk URL-adressen eller lenken 4 Trykk [Ctrl]+[C] for å kopiere 5 Åpne dokumentet hvor URL-adressen eller lenken skal limes inn 6 Trykk [Ctrl]+[V] for å lime inn TIPS! DataPower Learning Online behøver ikke å være startet for å bruke en slik lenke. Etter å ha klikket på lenken åpnes startsiden i DataPower Learning Online. Etter pålogging vil det aktuelle emnet vises automatisk. Sette inn en lenke fra et emne 1 Vis detaljer om kurset Lenker for emnet 3 Skriv teksten i feltet Tekst 4 Skriv adressen i feltet URL 5 Merk eventuelt feltet Ekstern hvis adressen er en Internettadresse 6 Klikk på i kolonnen Sett inn 7 Klikk på Slette en lenke fra et emne 1 Vis detaljer om kurset Lenker for emnet 3 Klikk på i kolonnen Slett for lenken 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 9
Kurssett For at et kurs skal være tilgjengelig for brukerne, må kurset være lagt til i et kurssett. Lenken Kurssett gir tilgang til å registrere nye kurssett. Et kurssett består av ett eller flere kurs. I bedrifter med mange ansatte, kan ulike grupper ha behov for ulik opplæring. Administrator kan da lage flere kurssett ut fra dette behovet. Ved å klikke på lenken Nytt kurssett kan du velge blant de tilgjengelige kursene, se eksemplet vist i Figur L. Administrator må ta hensyn til antall lisenser som bedriften har kjøpt av hvert kurs. Figur L Etter at et nytt kurssett er registrert, vil det vises i oversikten over tilgjengelige kurssett, se eksemplet vist i Figur M. Ved å klikke på et kurssett i kolonnen Kurssett vil du se detaljer om dette. Ved behov kan du da legge til eller slette kurs i kurssettet. Du kan også slette hele kurssettet. Vær oppmerksom på at brukerne da vil miste tilgang til kursene i dette kurssettet. Figur M 10 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS
Vise en oversikt over registrerte kurssett Klikk på lenken Kurssett i menyen Registrere et nytt kurssett 1 Klikk på lenken Kurssett i menyen lenken Nytt kurssett 3 Skriv tittelen på kurssettet i feltet Kurssett 4 Skriv eventuelt en beskrivelse i feltet Beskrivelse 5 Merk aktuelle kurs 6 Klikk på 7 Klikk på Vise detaljer om et kurssett 1 Vis oversikten over registrerte kurssett kurssettet i kolonnen Kurssett Endre et kurssett 1 Vis detaljer om kurssettet 2 Merk eller fjern merking for aktuelle kurs 3 Klikk på Slette et kurssett 1 Vis detaljer om kurssettet 3 Velg OK 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 11
Registreringsnøkkel For at nye brukerne skal få tilgang til ett eller flere kurssett, må administrator generere en registreringsnøkkel og distribuere denne til brukerne. Det er denne nøkkelen brukerne skal benytte når de registrerer seg for første gang. Lenken Registreringsnøkkel gir administrator mulighet til å generere registreringsnøkler, se eksemplet vist i Figur N. Figur N Hvilke prinsipper som skal gjelde for hvor mange registreringsnøkler som skal genereres, avhenger av bedriftens infrastruktur. Administrator må derfor gjøre en grundig vurdering for hvilken modell som skal velges. I eksemplene nedenfor er det tatt utgangspunkt i en bedrift som har tilgang til fire kurs (Word, Excel, PowerPoint og Outlook). Eksempel 1 Alle tilgjengelige kurs kan inngå i ett kurssett og tildeles én registreringsnøkkel. Alle ansatte vil da få tilgang til alle kurs, se eksemplet vist i Figur O. Figur O 12 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS
Eksempel 2 Hvis ikke alle ansatte har behov for alle kursene, kan det opprettes flere kurssett med ulike kurs, se eksemplet vist i Figur P. I eksemplet er det to kurssett, og hver avdeling har sin egen registreringsnøkkel. Produkt- og salgsavdelingen har tilgang til ett kurssett hver, mens markedsavdelingen har tilgang til begge kurssettene. Figur P Eksempel 3 I en del bedrifter med mange ansatte kan det være aktuelt at hver avdeling har sitt eget kurssett og registreringsnøkkel, se eksemplet vist i Figur Q. Figur Q Generere en registreringsnøkkel 1 Klikk på lenken Registreringsnøkkel i menyen 2 Skriv nummeret på kurssettet i feltet KurssettID 3 Klikk på TIPS! Nummeret på kurssettet finnes i kolonnen KurssettID under lenken Kurssett. Flere kurssett angis med bindestrek som skilletegn, for eksempel: 1-4-22. 2008 DataPower Learning AS Administrasjon 13
Lisensoversikt Lenken Lisensoversikt viser en oversikt over tilgjengelige lisenser for hvert kurs, se eksemplet vist i Figur R. Figur R Det er viktig å merke seg antall brukte og ledige lisenser, samt utløpsdato. Denne oversikten gir administrator en pekepinn på om det er nødvendig å anskaffe flere lisenser. Ved å klikke på en verdi i kolonnen Brukt vil du se hvilke brukere som har benyttet lisensene til det bestemte kurset, se eksemplet vist i Figur S. Figur S Vise en oversikt over tilgjengelige lisenser Klikk på lenken Lisensoversikt i menyen Vise en oversikt over lisensbrukere 1 Vis oversikten over tilgjengelige lisenser verdien i kolonnen Brukt for kurset 14 Administrasjon 2008 DataPower Learning AS