TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, møterom 5E09 9.9.2014 13.30 14.35 Tilstede på møtet Medlemmer Edmund Kristoffersen Tor Zachariassen Kari Workinn Benedikte Figenschou Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Behandlede saker Sak nr./år Sak 45-53/14 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Edmund Kristoffersen sign. Tor Zachariassen sign. Benedikte Figenschou sign. Kari Workinn sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets nestleder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 2.9.2014 som ble enstemmig godkjent. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 54/14 Godkjenning av protokoll fra møtet 17.6.2014 55/14 Oppfølging av kontrollutvalgssak 27/14 - Revisjonsbrev nr. 19 Tromsø kommune - utbetaling fra flyktningetjenesten 56/14 Svar på revisjonsbrev nr. 20 Manglende underskrift på kontrolloppstillingen, skjema RF-1022B, for 2013 57/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Kroken sykehjem 58/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Kvaløysletta sykehjem 59/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Mortensnes sykehjem 60/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Sør-Tromsøya sykehjem 61/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF 62/14 Drøfting og bestilling forvaltningsrevisjonsprosjekt innen flyktningetjenesten 63/14 Referat fra etatsbesøket ved Bydrift 8.4.2014 64/14 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamlinger og generalforsamlinger - orientering 65/14 Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS 66/14 Henvendelse fra boligkontoret Offl. 13, 1. jf. fvl. 13, 1. 67/14 Kontrollutvalget som etikkutvalg 68/14 Budsjettoppfølging per 27.8.2014 kontroll og tilsyn 69/14 Budsjettramme 2015 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 70/14 Budsjettramme 2015 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 71/14 Referatsaker
Blad 3 54/14 Godkjenning av protokollen fra møtet 17.6.2014 Protokollen fra møtet 17.6.2014 godkjennes. Protokollen fra møtet 17.6.2014 godkjennes. 55/14 Oppfølging av kontrollutvalgssak 27/14 Revisjonsbrev nr. 19 (2013) Tromsø kommune utbetaling fra flyktningetjenesten Kontrollutvalget viser til brev av 4.7.2014 fra Tromsø kommune angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 19, og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til brev av 4.7.2014 fra Tromsø kommune angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 19, og tar saken til orientering. - Tromsø kommune v/ byrådsleder - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig regnskapsrevisor 56/14 Svar på revisjonsbrev nr. 20 (2013) Manglende underskrift på kontrolloppstillingen, skjema RF-1022B, for 2013 Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes svar på revisjonsbrev nr. 20 i brev av 16.6.2014, sammenholdt med kommunens brev av 23.5.2014 til KomRev NORD, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 20.6.2014, og tar saken til orientering.
Blad 4 Innstilling enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til Tromsø kommunes svar på revisjonsbrev nr. 20 i brev av 16.6.2014, sammenholdt med kommunens brev av 23.5.2014 til KomRev NORD, samt revisjonens vurdering av svaret i brev av 20.6.2014, og tar saken til orientering. 57/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Kroken sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2013 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kroken sykehjem for 2013 til orientering. 58/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Kvaløysletta sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kvaløysletta sykehjem for 2013 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Kvaløysletta sykehjem for 2013 til orientering.
Blad 5 59/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Mortensnes sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2013 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Mortensnes sykehjem for 2013 til orientering. 60/14 Revisjon av pasientregnskap for 2013 Sør-Tromsøya sykehjem Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2013 til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonsberetningen for pasientregnskapene ved Sør-Tromsøya sykehjem for 2013 til orientering. 61/14 Vurdering av uavhengighet oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Tromsø kommune og Tromsø Havn KF Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug s vurdering av egen uavhengighet til etterretning.
Blad 6 Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Elsa Saghaug s vurdering av egen uavhengighet til etterretning. 62/14 Drøfting bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt innen Flyktningetjenesten Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til Flyktningetjenesten av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. Felles forslag til tilføyelse (understreket):..knyttet til Flyktningetjenesten, med fokusområder støtteprosesser og internkontroll (forslag 2), av KomRev NORD, basert på K-Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. Innstillingen med tilføyelsen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til Flyktningetjenesten, med fokusområder støtteprosesser og internkontroll (forslag 2), av KomRev NORD, basert på K- Sekretariatets forslag til bestillingsskjema. - KomRev NORD v/ oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor 63/14 Referat fra etatsbesøk ved Bydrift 8.4.2014 Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2014. Referatet godkjennes og innarbeides i kontrollutvalgets årsrapport for 2014.
Blad 7 - Tromsø kommune v/ byrådsleder 64/14 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamlinger og generalforsamlinger - orientering Edmund Kristoffersen orienterte fra deltakelsen på møtene i Troms Kraft AS. Sekretariatet opplyste om at det er mottatt informasjon om at bedriftsforsamlingen i Troms Kraft berammet til 9.9.2014, var utsatt. Felles forslag til vedtak: Redegjørelsen tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Redegjørelsen tas til orientering. 65/14 Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS Kontrollutvalgets medlemmer drøftet saken. Felles forslag til vedtak: Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS settes opp på planen for selskapskontroll prioritert etter Aurora Kino IKS. Forslaget enstemmig vedtatt. Selskapskontroll i Remiks Miljøpark AS settes opp på planen for selskapskontroll prioritert etter Aurora Kino IKS.
Blad 8 Før behandling av neste sak tok nestleder Edmund Kristoffersen opp spørsmål om egen habilitet. Kristoffersen orienterte om hans tidligere befatning med berørte personer i sak 66/14, og bad utvalgtes medlemmer vurdere hans habilitet. Edmund Kristoffersen fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet. Kristoffersen ble erklært inhabil ved behandling av sak 66/14 (iht. fvl. 6, 2. ledd), og fratrådte møtet under behandlingen av saken. Benedikte Figenschou ble enstemmig valgt som møteleder videre. 66/14 Henvendelse fra boligkontoret Vedtak om lukket møte Med henvisning til offentlighetslovens 13, 1. ledd, jf. forvaltningslovens 13, 1. ledd, fattet kontrollutvalget slikt vedtak: Saken behandles for lukkede dører. Vedtaket var enstemmig. Saken følges ikke videre opp av kontrollutvalget da den håndteres av ledelsen i kommunen. Kontrollutvalget forutsetter at varslingsreglementets bestemmelser blir fulgt ved videre behandling. Saken følges ikke videre opp av kontrollutvalget da den håndteres av ledelsen i kommunen. Kontrollutvalget forutsetter at varslingsreglementets bestemmelser blir fulgt ved videre behandling. - Tromsø kommune v/ byrådsleder med gjenpart til Boligkontoret Edmund Kristoffersen gjeninntrådte møtet, og overtok møteledelsen.
Blad 9 67/14 Kontrollutvalget som «etikkutvalg» Kontrollutvalget opprettholder sitt vedtak i sak 48/14 og ber om at kommunestyret behandler saken på nytt. Kontrollutvalget opprettholder sitt vedtak i sak 48/14 og ber om at kommunestyret behandler saken på nytt. - Tromsø kommune v/ ordfører 68/14 Budsjettoppfølging per 27.8.2014 kontroll og tilsyn Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 27.8.2014 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. Kontrollutvalget viser til foreløpig budsjettkontroll pr. 27.8.2014 for utvalgets virksomhet og tar saken til orientering. 69/14 Budsjettramme 2015 kontroll og tilsyn Tromsø kommune 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 6.162.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret.
Blad 10 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. 1. Budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2015 vedtas med netto driftsutgifter på til sammen kr 6.162.000,- før lønns- og prisjusteringer for kontrollutvalgets egen virksomhet og eventuelle andre politiske vedtak. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll og tilsyn bes innarbeidet i og skal følge byrådets samlede budsjettinnstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. - Tromsø kommune v/ byrådsleder 70/14 Budsjettramme 2015 kontroll og tilsyn Tromsø Havn KF 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2015 vedtas med en budsjettramme på kr 53.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her.
Blad 11 1. Kontrollutvalget foreslår at budsjett for kontroll- og tilsynsfunksjonene for Tromsø Havn KF for 2015 vedtas med en budsjettramme på kr 53.000. 2. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge styrets innstilling til kommunestyret. 3. Kontrollutvalget viser til kontrollutvalgsforskriftens 18 samt kommentarer i Kontrollutvalgsboken fra Kommunal- og regionaldepartementet, 2011, for behandling av kontrollutvalgets budsjettforslag. Utvalget forutsetter at behandlingen skjer som beskrevet her. - Tromsø Havn KF 71/14 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 18.6.2014 b) Byrådsmøtet 26.6.2014 c) Byrådsmøtet 3.7.2014 d) Byrådsmøtet 10.7.2014 e) Byrådsmøtet 7.8.2014 f) Byrådsmøtet 14.8.2014 g) Byrådsmøtet 21.8.2014 h) Byrådsmøtet 26.8.2014 i) Byrådsmøtet 28.8.2014 j) Byrådsmøtet 4.9.2014 B. MELLOMVEGEN 100 a) Brev av 16.6.2014 fra KomRev NORD C. KJØP OG LEIE AV MASKINER OG KJØRETØY I 2013 a) Brev av 12.6.2014 fra Tromsø kommune D. KOMREV NORD IKS - REPRESENTANTSKAPSMØTE a) Protokoll fra representantskapsmøte 24.4.2014 E. INFORMASJONSBREV NY ORGANISERING I KOMREV NORD IKS a) Brev av 19.8.2014 fra KomRev NORD
Blad 12 F. SAKSPROTOKOLL FRA KOMMUNESTYRET 27.8.2014 a) Sak 128/14 Troms Kraft AS Granskning behandling av rapport b) Sak 146/14 Kontrollutvalgssak 41/14 Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Kvalitet i grunnskolen» Tillegg delt ut i møtet: G. ETATSBESØK 13. OKTOBER 2014 OMSORGSTJENESTEN SENTRUM a) Brev av 20.6.2014 fra K-Sekretariatet Felles forslag til vedtak: Referatsakene A G tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene A G tas til orientering. Rett utskrift: Finnsnes, den 10. september 2014 Inger Johansen