MAT OG REISELIV I OSLOREGIONEN Erfarings- og evalueringsrapport Oslo 13.6.2016
Innholdsfortegnelse Sammendrag. 3 Måloppnåelse. 4 Overordnet målsetning.. 4 Delmål.. 4 Kritiske suksessfaktorer.. 5 Betydning av regionalt samarbeid.. 6 Planlegging og gjennomføring. 7 Organisering. 7 Styringsgruppa 7 Ressursgruppa 7 Arbeidsgruppa 7 Ansvarlig regionsamlingen 8 Møtebørsen.. 8 Prosjektleder. 8 Samarbeid med Innovasjon Norge og Landbruks- og matdepartementet.. 8 Utvelgelse av bedrifter 9 Sammensetning av bedrifter 9 Utstillersamling. 9 Informasjonsflyt utstillerbedrifter.. 9 Pressearbeid.. 10 Gjennomføring IGW.. 10 Smaksprøver og salg.. 10 Salg av regionen som reisemål.. 11 Samhandling på standen 11 Ambassademottakelsen. 11 Standens funksjonalitet.. 12 Besøkende fra Norge på standen. 12 Spedisjon og avgifter 12 Håndtering av kontanter 13 Regionsamling.. 13 Møtebørsen 13 Evaluering.... 14 Blant utstillerbedrifter.. 14 Møtebørsen.. 14 Veien videre.. 15 Økonomi... 16 2
Sammendrag Gjennom prosjektet Mat og reiseliv i Osloregionen har regionens Fylkesmenn, fylkeskommuner og Innovasjon Norge samarbeidet om lokalmat- og reiselivsutvikling i Osloregionen. Prosjektet omfatter også Osloregionens deltakelse på Grüne Woche 2016. Fylkene Østfold, Vestfold, Oslo, Akershus og nedre deler av Telemark, Buskerud, Hedmark og Oppland utgjør Osloregionen. Osloregionen deltok for andre år på rad under Internationale Grüne Woche 2016 (heretter IGW) i Berlin 15.-24. januar. Det viktigste ved deltakelsen er å skape varige verdier og utvikling innenfor lokalmat og reiseliv i regionen, IGW-deltakelsen fungerer som et verktøy for å oppnå dette. I tillegg har prosjektet omfattet aktiviteter på bedriftsnivå hjemme i egen region. Deltakelsen har vært bredt forankret, hvor samspillet mellom Innovasjon Norge, fylkeskommuner, fylkesmennenes landbruksavdelinger, destinasjonsselskap, matnettverk og den enkelte næringsdrivende har vært viktig innad i hvert fylke og sammen som region på tvers av fylkesgrenser. Samspill, forankring og aktivitet i en relativt stor og ny region krever fortsatt mye ressurser og koordinering. Det siste året har dog gitt enda bedre resultater på bedriftsnivå, men ikke minst begynner vi å se engasjement og en god forankring i partnerskapet på regionalt nivå. Under regionsamlingen i Berlin deltok 50 politikere, ledere og fagansvarlige fra partnerskapet i regionen, noe som har gitt økt fokus på lokalmat- og reiselivsutvikling i regionen i ettertid. Osloregionens landsdelsselskap ble stiftet 1.12.2015, og IGW 2016 har vært viktig også for den interne omdømmebyggingen av Osloregionen. 33 utstillerbedrifter har jobbet med ekstra innsats under prosjektperioden for å oppnå økt synlighet og innovasjon, og derav flere gjester og kunder. Bedriftene melder at de har fått god uttelling for deltakelsen, inkludert markedsføring, produktutvikling og bedre forståelse for hvor viktige lokalmatprodusentene og reiselivet er for hverandre. Møtebørsen i april med fokus på kompetanseheving og salg, inkluderte flere og andre bedrifter fra regionen. Dermed kunne flere dra nytte av en regional nettverksarena, og regionen fikk testet ut aktiviteter på hjemmebane. 3
Måloppnåelse Basert på prosjektets målsetninger, har vi gjennom en evalueringsprosess gjort vurderinger av måloppnåelse for prosjektet, både overordnet og for det enkelte delmål. Overordnet målsetning Osloregionens deltakelse skal være et verktøy i arbeidet for en mer konkurransekraftig mat- og reiselivsregion på Østlandet. Samarbeid og god involvering av VisitOsloRegion og de større matnettverkene, har gitt synergier mellom ulike tiltak, økt aktivitet og en mer helhetlig innsats. IGW-deltakelsen har vært en pådriver for dette samspillet, og for å gi matopplevelser og matkultur en viktig rolle i regionens reiseliv. Samarbeidet i det enkelte fylke underveis, er også av stor betydning for å oppnå dette. Under regionsamlingen 2016, ble videre tiltak og aktiviteter for at vi skal nå målet om å gjøre Osloregionen kjent som en matregion, diskutert og definert. Styringsgruppa for prosjektet tok ansvaret for et forslag til videre oppfølging, for å nå målet om at Osloregionen blir en mer konkurransekraftig mat- og reiselivsregionen. «Vi fikk mye annerkjennelse hjemme som igjen har åpnet muligheter for salg og distribusjon av osten vår. Det betyr mye å få annerkjennelsen det gir å være med på landslaget i lokalmat.» Utstillerbedrift Osloregionen Delmål 1) Skape innovasjon og aktivt samspill mellom matog reiselivsnæringen innenfor åtte fylker, som igjen skal genere økt lønnsomhet for næringen Evalueringen viser at nettverk er den aller viktigste gevinsten for bedriftene som deltar i prosjektet. Mange melder om mersalg, nye kunder eller leverandører som følge av deltakelse på IGW eller Møtebørsen. Vi opplever også en større samhandling mellom reiselivsbedrifter og lokalmatprodusenter. Bedriftene samhandler på tvers av fylkesgrenser i større grad, og prosjektet fungerer som en katalysator for økt regionalt samarbeid. Møtebørsen viste seg å bli en bra pilot for en permanent samhandlingsarena i regionen. Evalueringene gir blant annet flere eksempler på at: - kokker har økt sin produktkunnskap og blitt kjent med nye produsenter og produkter - kokker med interesse for lokalmat opplever erfaringsutveksling seg i mellom - opplevelsesbedrifter utvikler matkonseptet og tar i bruk mer lokalmat - Én bedrift utviklet et nytt produkt som resultat av invitasjonen til IGW - Ideer og inspirasjon under messen har gitt nye produkter og samarbeidspartnere hjemme i etterkant - Produkter fra regionens utkant, ligger nå i matkasser i Oslo 2) Gjøre Osloregionens kjent som et attraktivt reisemål i både det tyske og det norske markedet, som igjen skal gi økt salg for både mat- og reiselivsbedrifter Med erfaring fra fjoråret og mer ressurser til pressearbeidet, har regionen oppnådd godt over 200 artikler og innslag hvor Osloregionen eller deltakerbedrifter er nevnt, også i nasjonale medier. De 4
aller fleste deltakerbedriftene er meget fornøyde med medieomtalen de har oppnådd, og hevder at dette har styrket egen merkevare og markedsføring. Det ble distribuert tett opptil 10 000 av Osloregionens brosjyrer i tillegg til deltakernes og destinasjonsselskapenes eget informasjonsmateriell. Ikke minst har vi hatt tematiserte reiser, pakket og tilgjengelige for booking. Brosjyrer, handleposer og annet materiell leder interessenter til regionens felles internettside, www.visitosloregionen.com. Innenfor de begrensninger som standens utforming gir for individuell profilering, lyktes Osloregionen godt med å profilere egne tematiske satsingsområder. «Norske oppdagere» var representert ved viking som tema, og «I Munchs fotspor» ble presentert i samarbeid med Osloregionens Munchsatsing. Regionens landsdelsselskap, VisitOsloRegion, ble etablert i desember 2015, og ikke minst fungerte messedeltakelsen godt for intern omdømmebygging av Osloregionen. IGW 2016 var den første arenaen landsdelsselskapet deltok sammen ute etter stiftelsen. Dette ble også markert under regionkvelden på standen med gjester fra regionen og resten av landet. Innovasjon Norges reiselivsdirektør framhevet viktigheten av at vi har fått et landsdelsselskap på det sentrale Østlandet. Videre ber reiselivet om at vi markedsfører regionen som en matregion også på andre arenaer enn IGW. For reiselivssalg er for eksempel ITB i Berlin i mars, en vel så viktig arena. Prosjektets «Dette har gitt STORT utbytte med mer salg. Nye kunder kontakter meg enda, som har lest eller hørt om vår deltakelse.» Utstillerbedrift Osloregionen arbeidsgruppe har hatt møter og befaring om muligheter for dette. Arbeidsgruppa mener at i samarbeid med Innovasjon Norge og den nordiske fellesstanden, bør dette kunne gjennomføres. Det er imidlertid viktig at matopplevelser som en del av reiselivsproduktet utpekes som et satsingsområde fra regjeringen og i oppdragsbrev til Innovasjon Norge. Parallelt må Osloregionen jobbe med å etablere seg som en matregion. Se for øvrig vedlagte notat. 3) Utnytte IGW 2016 som en næringspolitisk arena og møteplass Regionsamlingen var den viktigste i så måte, og vi opplevde stor interesse fra en bredt sammensatt gruppe med 50 deltakere totalt. Programmet ble oppfattet som konkret og målrettet av deltakerne, og i etterkant merker man bedre forankring både politisk og administrativt. Det er positivt for utstillerbedriftene og næringen som helhet at mat og reiseliv settes på agendaen. Da blir det flere som forventer og ønsker oppfølging og videreutvikling på hjemmebane. Det er avgjørende at vi nå får til konkrete tiltak og oppfølging for å oppnå resultater. Det var også av stor betydning at regionene og et utvalg av deres bedrifter fikk en sentral plass under besøket av Stortingets næringskomite på IGW. Kritiske suksessfaktorer For å lykkes med prosjektet, er involvering, engasjement og ressursbruk fra næringen avgjørende. Involvering, engasjement og ressursbruk fra næringen har vært god, og over de krav og forventninger som var satt til prosjektet. Blant destinasjonsselskap og matnettverk, har fylkesovergripende 5
organisasjoner vært involvert (VisitOsloRegion, Regional Matkultur og HANEN). Disse har bidratt med kompetanse og arbeidsinnsats. Til neste år ønsker vi å involvere det enkelte destinasjonsselskap og matnettverk i en felles nettverksarena. Betydningen av regionalt samarbeid Bedre samordning på tvers av fylkesgrenser, har gjort at vi får mer ut av virkemidlene totalt sett. Prosjektarbeidet har blitt koordinert med andre prosjekter og markedsaktiviteter hos samarbeidspartnere i regionen, som VisitOsloRregion, Regional Matkultur og HANEN. Regionalt samarbeid er avgjørende for å nå ut i internasjonale markeder. Destinasjonsselskapene melder at Osloregionen som landsdelselskap er markedsmessig riktig internasjonalt, og opplever at de får mer oppmerksomhet samlet. Med unntak av Oslo blir man for liten på fylkes- og destinasjonsnivå. Møtebørsen var en B2B-arena for lokalmat- og reiselivsbedrifter fra hele regionen. Også i denne sammenhengen er Osloregionen en markedsmessig riktig region. Når reiselivsbedrifter skal finne nye lokalmatleveradører, og lokalmatprodusenter nye kunder, blir en B2B-arena innad i eget fylke gjerne litt for snever. Regionalt samarbeid gjennom IGW, har naturlig nok stimulert til et bredere og tettere samarbeid innenfor mat og reiseliv i regionen generelt sett. Dette gjelder både bedriftene i mellom, men også næringsorganisasjoner, og ikke minst virkemiddelapparatet. Til slutt er IGW-satsingen gjennom regioner nokså avgjørende for at partnerskapet sammen skal kunne jobbe ressursmessig såpass mye med regionalt fokus på lokalmat- og reiselivsutviklingen. 6
Planlegging og gjennomføring Organisering Organiseringen har fungert godt. Erfaring fra året før har gitt mer effektiv ressursutnyttelse. Skal regionen jobbe sammen i et utvidet mat- og reiselivsprosjekt til neste år, må deltakerne inn i et mer forpliktende samarbeid. Se for øvrig vedlagte organisasjonskart for personer og virksomheter. Styringsgruppa Styringsgruppa har bestått av to personer fra Innovasjon Norges distriktskontorer og to personer fra fylkesmennenes landbruksavdelinger, da disse virksomhetene i regionen også er eiere av prosjektet. Styringsgruppa har vært den samme som året før, og har fungert bra. De har gitt arbeidsgruppa og prosjektleder fullmakter til å ta løpende avgjørelser og holde framdriften oppe uten forsinkende formaliteter. Styringsgruppa har videre bidratt til god forankring hos sine kollegaer i regionen. Styringsgruppa har blitt jevnlig oppdatert, både i form av telefonmøter og e- poster, og blitt spurt til råds ved behov. Det har vært avholdt tre telefonmøter i løpet av prosjektperioden. Ressursgruppa Ressursgruppa har bestått av en representant fra hvert fylke. Partnerskapet i fylkene avgjorde selv hvem som skulle delta i ressursgruppa på vegne av deres fylke. Fylkeskontaktene har denne gangen vært godt fordelt mellom Fylkesmannens landbruksavdelinger, Innovasjon Norge og fylkeskommuner. Det har vært viktig for det regionale utviklingsarbeidet at alle tre parter (Innovasjon Norge, fylkeskommune og fylkesmann) har vært involvert i det fylkesvise arbeidet. I mange fylker har man i tillegg samarbeidet tett med destinasjonsselskap og matnettverk. Arbeidet i fylkene har fungert godt, selv om noen fylkeskontakter hadde en travel høst med en del ekstraordinære oppgaver utover fylkeskontaktarbeidet. Det er avgjørende med nærhet til og kunnskap om bedriftene og produktene. Det har vært god aktivitet og gode resultater av pressearbeidet i alle fylker. Ressursgruppa har hatt fire felles telefonmøter. Arbeidsgruppa Personene i arbeidsgruppa fikk denne gangen en mye tydeligere ansvarsfordeling seg i mellom. Det viste seg å bli et ryddig og effektivt grep. To personer fra reiselivet (destinasjonsselskap) hadde markedsansvar og fulgte opp alt vedrørende materiell og reiselivsrelaterte oppgaver. To personer hadde ansvar for pressearbeidet, og fulgte opp bedriftene, fylkeskontakter og regionalt. En person 7
var matansvarlig, i tillegg hadde vi dette året en prosjektmedarbeider som bisto med øvrig koordinering og gjennomføring. Personer til arbeidsgruppa har blitt forespurt basert på funksjon, erfaring og person framfor geografi og virksomhet. Det har vært avholdt fire heldagsmøter inkludert evalueringsmøtet, samt tre telefonmøter. Arbeidsgruppa har tjent på erfaringen fra året før, og ressursbruken har dermed vært mer effektiv. Ansvarlig regionsamlingen To personer for Innovasjon Norges distriktskontorer har planlagt og koordinert gjennomføringen av Osloregionens regionsamling. Prosjektleder deltok også i planleggingen, men det er allikevel viktig å ha en egen person med ansvar for denne samlingen. Samarbeid og logistikk rundt regionsamlingen fungerte meget godt. Møtebørsen Møtebørsen ble gjennomført som et samarbeid mellom HANEN, Regional Matkultur, Visit Osloregionen og prosjektet. Dette fungerte godt med tanke på kvalitetssikring av faglig program og distribusjon av invitasjoner. HANEN ble også leid inn som teknisk arrangør, slik at næringens representanter blir brukt i størst mulig grad til gjennomføring av aktiviteter i prosjektet. «Vår deltagelse på Grüne Woche har gitt stor medieomtale her lokalt, noe som gir økt interesse for produktene våre. Dette har ført til en kontakt som ønsker å være med på å utvikle et nytt produkt med råvarer fra oss.» Utstillerbedrift Osloregionen Prosjektleder Prosjektleder har fungert som et nav på alle områder, og alle arbeidsområder i mellom. Dette året har en prosjektmedarbeider avhjulpet med forberedelser til IGW. Det har vært en stor fordel at prosjektmedarbeideren har hatt samme kontorsted som prosjektleder med tanke på effektiv kommunikasjon og arbeidsdeling. Arbeidsmengden er såpass stor i månedene før IGW, at en lignende arbeidsdeling mellom to sentrale personer anbefales også ved eventuell ny deltakelse for en såpass stor region. Samarbeid med Innovasjon Norge og Landbruks- og matdepartementet Telefonmøter med prosjektledelsen sentralt og de tre regionprosjektlederne ble avholdt annenhver uke i oppkjøringen fram mot messa, men ingen fysiske møter ble avholdt denne gangen. Et felles planleggingsmøte med bar, restaurant, speditør, regionene og prosjektledelsen sentralt har vist seg nyttig tidligere, og var et savn. Faste telefonmøter kom i gang først helt i slutten av september, noe som er litt sent med tanke på prosessen og framdriften som skal skje parallelt i regionene. Regionene var til stede på et styringsgruppemøte med LMD, Innovasjon Norge og fagorganisasjonene i september, hvor vi presenterte hvordan vi jobber regionalt. Det er nyttig å være med på et slikt møte i løpet av høsten. Vi ser et potensiale for en sterkere kobling med øvrige satsinger innenfor bærekraftig reiseliv og mat. Videre har det vært samarbeidet om pressearbeid spesielt. Landbruks- og matdepartementet ber om pressemeldinger fra hver utstillerbedrift, det var således positivt at departementet deltok på utstillersamlingen med informasjon og tips til pressearbeidet, samt ble bedre kjent med bedriftene. 8
Fra Osloregionen ønsker vi oss fortsatt en mal med standardisert lay out for innhold til pressemeldingen utstillerbedriftene må levere. Videre ber vi om at prosjektledelsen tidlig er tydelige om hva kan vi vente av samarbeid og drahjelp i pressearbeidet. Hva leveres fra presseansvarlige hos LMD og IN sentralt, hva kan regionene få hjelp til, og hva må regionene selv sette av ressurser til? Utvelgelse av bedrifter Bedriftene har blitt plukket ut etter felles kriterier for hele regionen, se vedlegg. Kriteriene er diskutert og kvalitetssikret i ressursgruppa. I hvert fylke har man samarbeidet i partnerskapet om hvilke bedrifter som kan være aktuelle deltakere. Flere har i tillegg benyttet seg av kompetansen ved landbrukskontorer, destinasjonsselskap og matnettverk om tips til aktuelle bedrifter. Sammensetning av bedrifter Fem bedrifter fra hvert fylke har vært plukket ut (Buskerud og Telemark deltok med fire bedrifter hver etter eget ønske), totalt var Osloregionen representert ved 33 utstillerbedrifter. Fordelingen har vært to mat-/drikkeprodusenter, en opplevelsesbedrift og to spisesteder representert ved henholdsvis kokk og lærling, fra hvert fylke. Se vedlagte oversikt over regionens utstillerbedrifter. Vi opplever dette som en god sammensetning for å oppnå målsetningene for deltakelsen. I tillegg var VisitOsloRegion representert ved fire destinasjonsselskaper. Utstillersamling Det ble avholdt utstillersamling, lunsj til lunsj, på Thorbjørnrud hotel på Jevnaker. Dette var første gang Osloregionen hadde utstillersamling med overnatting, og det var veldig positivt at bedriftene fikk anledning til å bli bedre kjent. Vi opplevde allerede under samlingen at flere bedrifter var i gang med å gjøre avtaler med nye, potensielle kunder. For neste gang må vi legge samlingen litt senere i oktober. Vi hadde ikke alle utstillerbedrifter på plass til samlingen, noe som er veldig uheldig med tanke på videre forberedelser, forståelse for roller, målsetninger etc. Vi ønsker videre å bruke samlingen bedre til å forberede bedriftene, og smaksverkstedet må legges opp på en helt annen måte for maksimalt utbytte. Informasjonsflyt utstillerbedrifter God og tilstrekkelig informasjon, uten at det blir for mye informasjon, er alltid en utfordring. Arbeidsgruppa og ressursgruppa tar med seg noen punkter til forbedring ved en eventuell ny deltakelse: 9
Være tydeligere overfor bedriftene i utvelgelsesfase hva deltakelsen dreier seg om i arbeidsomfang, resultater for den enkelte, avklaring av forventninger m.m. En felles plattform hvor alle dokumenter og frister ligger er diskutert med Innovasjon Norge allerede. Dette finnes, men er per i dag en god blanding av informasjon til regionlederne og bedriftene, slik at dette blir til dels for mye detaljer og til dels uaktuelle frister og datoer for utstillerbedriftene. Vi håper at Innovasjon Norge har en mer hensiktsmessig løsning på plass for neste års bedrifter Sørge for at også de som kommer på senvakt alltid får en brief før de begynner skiftet I tillegg skriftlig beskjed om dag til dag- justeringer, omsetningstall, møtetidspunkt for kvelden etc. via Messenger, e-post eller lignende Pressearbeid Det har vært god pressedekning for Osloregionen. Vi har talt godt over 200 saker (se vedlegg), jevnt fordelt på alle regionens fylker, se vedlagte oversikt. Osloregionen har med høy sannsynlighet vært nevnt i flere saker som vi ikke har klart å fange opp. Fylkeskontaktene har bistått og lagt ned en god jobb for å oppnå dette resultatet. I Østfold og Hedmark inviterte de også til lokalt pressearrangement før avreise. Veldig mange av utstillerbedriftene trekker fram medieoppmerksomheten som et område de har oppnådd gode resultater på, og fått mye igjen for. Som alltid krever pressearbeid stor innsats fra den enkelte bedrift. De utstillerbedriftene som har jobbet mye med pressearbeidet selv, har også fått absolutt best uttelling. Arbeidsgruppa har brukt en god del mer ressurser på pressearbeidet denne gangen, spesielt under messen, og det har gitt gode resultater. Erfaring fra fjoråret kom godt med, samtidig som vi har lykkes med å få flere saker med regional vinkling hvor fokuset er Osloregionen. Møtebørsen ga også noe oppmerksomhet i media, hovedsakelig nettartikler og på nettaviser. Landbruks- og matdepartementets julekalender ga gode resultater for produsentene som ble presentert, og var et godt tiltak. Gjennomføring av IGW Smaksprøver og salg Vi endte opp med for mange produsenter innenfor et par av produktkategoriene. Dette ga kokkene utfordringer med å lage spennende og varierte smaksprøver. Neste gang må arbeidsgruppa ta den endelige avgjørelsen om hvilke produsenter som skal inviteres basert på helheten. Perioden som settes av til utvelgelse av bedrifter vil derfor bli noe lengre, og matansvarlig må være med hele veien med en tydelig stemme og veiledning. 10
Etter flere runder blant sjømatleverandører valgte vi å gå for kun innlandsfisk. Dette var et riktig valg ut i fra mangel på aktuelle leverandører, men vi må ha med større mengder en annen gang. Tyskerne vil alltid spørre etter laks, men så lenge disse gjestene kan henvises til andre regioner, er det helt greit. Vi skal selvfølgelig fortsatt ha med oss salgsaspektet, og plukke produsenter og råvarer ut i fra hva vi vet selger i Tyskland. En helhetlig planlegging og matching av drikke og mat fra egen region, var ikke konsekvent denne gangen. Bedre dialog med Bryggeriforeningen og baransvarlig i tidlig planleggingsfase blir viktig neste gang. Regionen solgte smaksprøver for nærmere 29 000 Euro i løpet av messen, inkludert varer solgt fra diskene. Dette var en økning på 25 % fra året før. Neste år må råvarebudsjettet økes kraftig. Salg av regionen som reisemål Vi brukte i hovedsak regionbrosjyren som salgsmateriell med henvisning til nettsiden www.visitosloregion.com. I tillegg hadde vi med oss brosjyrer fra de fleste av regionens destinasjonsselskap. Osloregionen presenterte tematiske reiseruter, inkludert bookinginformasjon for turene. Turforslagene var basert på temaene Munch og mat, norske oppdagere og kulinariske opplevelser. Regional Matkultur hadde utviklet to kulinariske reiseruter til inspirasjon, en fra svenskegrensa gjennom Østfold til Oslo, samt en fra fergekaia i Kristiansand og opp til Oslo (se vedlegg). Samhandling på standen Vi opplevde et godt samarbeid med de andre regionene, Fursetgruppen og deltakerne på standen for øvrig. Bedriftene ønsket seg mer samhandling på tvers av regionene, og navneskilt til alle norske utstillere er viktig på en nettverksarena som denne. Felles hotell for alle utstillere og gjester, bidrar til bedre kontakt med gjester og på tvers av regioner. Hotellet er dog dyrt, og mange bruker det nok ikke som fast møteplass på kveldstid. Vi valgte bort møterom på hotellet både for utstillernes velkomstmøter og regionsamlingen pga. pris. Ambassademottakelsen Ambassademottakelsen ble ikke den B2B-arenaen vi hadde bedt utstillerbedriftene og destinasjonsselskapene om å forberede seg til. Det var uansett en flott mottakelse, og godt med plass for de tilstedeværende. En av våre drikkeprodusenter var veldig fornøyd med å se egne produkter servert framfor utenlandske alternativer, men vi kan fortsatt få fram et større spekter av drikkeprodukter fra Norge og regionene. Navnelister over hvilke gjester som er ventet, vil gjøre båd forberedelser og oppfølging bedre. Gjestene bør også 11
ha navneskilt med tydelige fargekoder slik at det blir lettere å ta kontakt med eksempelvis tysk presse og turoperatører under mottakelsen. Standens funksjonalitet Osloregionen hadde hensiktsmessig med plass til rådighet, og utvidet kjøkken var kjærkomment. Nytt møterom til disposisjon var også veldig nyttig, og bedriftene bør kunne benytte disse mer til salgsmøter etc. Flere bedrifter etterlyste da også at det legges bedre til rette for B2B med tanke på bruk av møterom, proffsenter, avtaler med turoperatører og innkjøpere. Utstillerbedriftene kan gjerne få tilgang til lister eller informasjon over hvem som er tilstede fra grossister, innkjøpere, interesseorganisasjoner og andre anmeldte gjester. En bedre planlegging og mer bevisst bruk av reisekafeen vil være hensiktsmessig. Hvordan kan denne utnyttes bedre til alles fordel med tanke på samhandling, brosjyrer, informasjon, tilstedeværelse av turoperatører og regionrepresentanter? Kanskje bør Visit-selskapene bemanne reisekafeen, IGW er en messe hvor det etterspørres mer generell reiseinformasjon. Reisekafeen bør ha kart på veggen og flere bord for salgssamtaler og informasjon. Det bør være én person som har et overordnet ansvar for kafeen, og som planlegger og har oversikt over tilgjengelig informasjonsmateriell. Besøkende fra Norge på standen Stortingets næringskomite besøkte standen under messen. Osloregionen fikk anledning til å presentere samarbeidet og satsingen i regionen. Videre var fire bedrifter plukket ut særskilt til å presentere seg for næringskomiteen. De besøkende var også rundt og hilste på bedrifter fra eget fylke, noe som ga gode bilder og presseoppslag. Vi savnet forøvrig en bedre kobling av besøkende og ulike reisegrupper med regionene. Gjestene på den norske standen er viktig for bedriftene våre og regionsamarbeidet. Spedisjon og avgifter Speditør gjør som alltid en fantastisk jobb og har god oversikt og kunnskap. Å sette tidlige frister for alle som skulle levere direkte hos transportør, gjorde at vi hadde oversikt og god kontroll før kontainerne skulle gå. Til neste år bør vi sørge for at alle som leverer direkte på havna eller Berger også får en kvittering på at varene er levert. 12
Store kostnader går med til å betale mva. og andre avgifter til den norske stat for varer som går direkte til eksport og konsum i utlandet. Om Innovasjon Norge klarer å finne en god løsning på denne utfordringen, vil vi spare mange kroner av felles midler. Dette gjelder særlig for alkoholholdig drikke og matvarer. Håndtering av kontanter Denne gangen ble det praktisert mulighet for å levere kontanter til Innovasjon Norges representant daglig. Dette var et godt tilbud som forenkler kontanthåndteringen under messen. Håndtering av kontanter og mulighet for innskudd i bank, er en felles utfordring som den enkelte region ikke har kompetanse eller mulighet til å løse alene. Det er viktig at det finnes en felles ordning og løsning for dette. Regionsamling På forespørsel fikk Osloregionen denne gangen 48 plasser under regiondagen i ambassaden. Det ga oss anledning til å invitere politisk og administrativ ledelse hos Innovasjon Norge, fylkeskommuner og Fylkesmannen i de åtte fylkene. Sammen med fagansvarlige for lokalmat og reiseliv i de samme organisasjonene, samlet regionsamlingen over 50 deltakere. I tillegg til opplegget i ambassaden, spiste deltakerne lunsj på den norske standen og besøkte Osloregionens utstillerbedrifter. Regionmøter særskilt for Osloregionen ble gjennomført i to deler, en foredragsdel og en work shop. Matopplevelsens betydning for reiselivsproduktet og regionalt samarbeid ble vektlagt. Styringsgruppa i prosjektet tok ansvar for å foreslå videre oppfølging av resultatene fra regionsamlingen i Berlin. Se vedlagte program, deltakerliste og oppsummering fra regionsamlingen. Møtebørsen Fjoråret viste at det er behov for en nettverksarena med fokus på B2B i etterkant av IGW-deltakelsen. Samtidig er det viktig at flere av regionens lokalmatog reiselivsbedrifter får mulighet til å delta på slike nettverksarenaer, og ikke minst at vi etablerer flere aktiviteter og møtearenaer i egen region. Vi avholdt derfor en Møtebørs 6.-7. april. Den ble gjennomført som et todelt arrangement; kompetansedag onsdag 6.april og speed dating torsdag 7.april. Det var 24 produsenter og 18 bedrifter fra HoReCa påmeldt. I tillegg var det flere representanter og bidragsytere fra partnerskap og ulike fagmiljøer i regionen. Til sammen deltok ca. 70 personer. Samarbeidspartnere for arrangementet var Regional Matkultur, HANEN og VisitOsloRegion, alle regionale aktører innenfor lokalmat og reiseliv. HANEN ble også leid inn som teknisk arrangør. Invitasjonen og deltakerliste er vedlagt rapporten. 13
Evaluering Blant utstillerbedriftene Innovasjon Norge sentralt gjennomførte en evaluering blant alle utstillerbedriftene, hvor regionene ga innspill til spørsmål i forkant. Videre stilte vi utstillerbedriftene i Osloregionen følgende åpne spørsmål per e-post: 1. Hva har vært positivt ved deltakelsen? 2. Hva kan gjøres bedre ved en eventuell neste gang? 3. Hvilket utbytte ser du per i dag at du har hatt av deltakelsen (nettverk, avtaler, idéutvikling, salg, medieomtale etc.)? Har du noen formening om utbytte for bedriften din på sikt? 4. Kan du tenke deg å delta igjen om anledningen byr seg? 5. Kan du dele en god historie eller opplevelse fra IGW 2016 med oss? 21 av 33 bedrifter svarte, i tillegg svarte ett av to destinasjonsselskap, totalt 22 respondenter. På undersøkelsen sendt ut av Innovasjon Norge, svarte 30 respondenter fra Osloregionen. Basert på svarene vi fikk, kan vi oppsummere spørsmålet om utbytte av deltakelsen slik: «Mulighet til å prate om hva en gjør, hva en kan gjøre annerledes, hva andre gjør som kan inspirere i hverdagen, har vært positivt.» Utstillerbedrift Osloregionen Nettverk, kontakter (alle respondenter) Medieomtale, markedsføring (tilnærmet alle respondenter) Ny produktkunnskap, faglig utbytte (over halvparten av respondentene) Mersalg, nye kunder (ca. halvparten av respondentene) Produktutvikling, innovasjon (ca. en tredjedel av respondentene) Inspirasjon, nye ideer (litt over en tredjedel av respondentene) På spørsmål om de kunne tenke seg å delta igjen ved en senere anledning, svarte henholdsvis 19 av 22 personer ubetinget ja, de tre resterende kanskje, samt 24 av 30 ja, de resterende seks kanskje på den andre undersøkelsen. For øvrig har vi fått en del nyttige tilbakemeldinger på den konkrete gjennomføringen som prosjektgruppa tar med seg til en eventuell ny deltakelse. Se vedlagte sammenstilling for Osloregionen av undersøkelsen fra Innovasjon Norge. Møtebørsen Tilbakemeldingene fra deltakerne er generelt positive; samtlige svarer at de er enten svært fornøyd eller fornøyd med arrangementet i sin helhet. Alle svarer at de ønsker at en slik møtebørs bør avholdes én eller to ganger i året. Kompetansedagen vurderes i sin helhet som vellykket. Likevel er det en del elementer som kunne vært utført annerledes. Vi valgte å dele produsenter og HoReCa hver for seg når det gjaldt tema for foredrag. Det har kommet noen muntlige tilbakemeldinger, samt nevnt i skjemaet, at det kunne vært interessant å høre om utfordringene til «den andre parten». 14
Når det gjelder samtaleverkstedet så opplevdes det som nyttig, men litt ustrukturert. Det ville vært mer effektivt om det var sendt ut en oversikt over de ulike «hjelperne» i forkant, slik at deltakerne hadde bedre forhåndsinformasjon om hvem de ulike var, og dermed mulighet til å forberede seg med hensyn til spørsmål og utfordringer de måtte ha. Det burde vært skilt på bordene, samt navneskilt på samtlige deltakere. Speed datingen vurderes også som vellykket i sin helhet. Her er det dog noen kritiske faktorer som er avgjørende for et vellykket arrangement. Man har aldri noen garanti for at de påmeldte innkjøperne faktisk stiller, dette til tross for bindende påmelding gjennom skjema, samt oppfølging per e-post og telefon. Vi vurderer det derfor som at det kunne vært jobbet enda hardere med å skaffe innkjøpere fra HoReCa. Erfaringen tilsier at man ved en eventuell neste rund, børe overbooke innkjøpere for et best mulig resultat. Se for øvrig vedlagte evaluering fra HANEN. Veien videre Det siste årets prosjektarbeid har gitt enda bedre resultater på bedriftsnivå, men ikke minst begynner vi å se en god forankring og engasjement i partnerskapet i hele regionen. Gjennom nåværende prosjekt er det utarbeidet en ideskisse til hvordan vi kan jobbe videre i Osloregionen, basert på resultater fra regionsamlingen i Berlin i januar. Det er innledet dialog med Innovasjon Norge for å finne muligheter for finansiering av videre utviklingsarbeid i Osloregionen innenfor Utviklingsprogrammet. Forslag til tiltak hentet fra nevnte idéskisse: Utarbeide en overordnet strategi for hvordan Osloregionen skal bli kjent som matregion Fastsette målsetninger som regionens matnettverk, destinasjonsselskap og partnerskap i fellesskap jobber mot, samt definere hvordan vi skal nå dem. Skal bidra til å nå regjeringens mål om 10 milliarder i omsetning av lokalmat i 2025. 15
Det utarbeides eventuelt en erklæring, et slags forenklet matmanifest for Osloregionen hvor sentrale aktører forplikter seg. IGW 2017 IGW-deltakelse gir samhandling både på bedrifts- og regionalt nivå. Bedriftene får mye markedsføring i form av medieomtale, samt nye samarbeidspartnere, økt salg og produktutvikling hjemme i etterkant. IGW-deltakelse i 2017 vil være en katalysator for at regionen parallelt skal jobbe med en strategi og utvikling av nettverksarenaer i egen region. Regionsamling i Berlin januar 2017 Invitere regionens matnettverk og destinasjonsselskap til samling i Berlin i forbindelse med Innovasjon Norges regiondag 26. januar. Aktuelle tema kan være en felles arena for alle matnettverk, hvordan koble matfestivaler og reiseliv, smaken av Osloregionen, og hva skal vi samarbeide om framover. B2B business to business arenaer for lokalmat- og reiselivsnæringen Bygge på erfaringer fra Osloregionens Møtebørs i april 2016. Legge til rette for møteplasser i egen region hvor B2B for produsenter og reiseliv er formålet. I tråd med regionsamlingens forslag om flere aktiviteter i egen region («ta IGW hjem»). Matstreif Regionsamlingen foreslår at vi etablerer en regional nettverksarena i tilknytning til Matstreif i tillegg til at Osloregionen deltar med stand. Formål og innhold er omdømmebygging, salgsarena, kompetanseheving og erfaringsutveksling. Kurs og kompetanseheving Bruke kursene utviklet av Innovasjon Norge, eventuelt koble mot lokalmat.no og Matmerks kursportefølje. Eksempelvis inspirasjonskurs på kjøkkenet med formål om mer lokalmat på menyen hos regionens reiselivsbedrifter, nettverksbygging på bedriftsnivå. Oppfølgingen foreslås i tre faser eller deler: 1. Gjennomføring IGW 2017 inkludert utstillersamling og regionsamling for matnettverk og destinasjonsselskap. Oppstart sommeren 2016. 2. Utarbeide strategi som beskriver ulike aktiviteter og tiltak for å nå målet om at Osloregionen skal bli en matregion. Oppstart høsten 2016. 3. «Hovedprosjekt» hvor tiltakene i strategien skal gjennomføres, for eksempel B2Barenaer, Osloregionen på Matstreif og kompetanseheving. Oppstart 2017. Økonomi Regnskapet er gjort opp, og viser at den totale rammen økte med nærmere 700 000 kroner i forhold til det opprinnelige budsjettet. Dette utgjøres hovedsakelig av nesten 500 000 kroner i økt egeninnsats, samt en kraftig økning i salgsinntekter fra IGW. For øvrig viser regnskapet at det er noen avvik i de enkelte postene fra det opprinnelige budsjettet, men at den samlede kostnadsrammen ligger godt innenfor budsjettet. Kommentarer til de enkelte postene følger i vedlagte regnskap. 16
Regnskap IGW 2016 - Osloregionen Ajour pr. 13.06.2016 Post Utgifter: Budsjett Resultat 2016 2016 1 Prosjektledelse, inkl regnskapsføring 620 000 634 639 2 Reisekostnader prosjektledelse 65 000 67 355 3 Standbekledning 60 000 52 430 4 Råvarer og engangsutstyr 180 000 179 237 5 Fraktkostnader 30 000 11 506 6 Reiseutgifter utstillere/bedrifter 350 000 326 627 7 Godtgjørelse +reiseutgifter fellesfunksjoner 340 000 307 232 8 Kostnadsdekning destinasjonsselskap 80 000 76 139 9 Markedsføring og materiell 230 000 114 992 10 Utstillersamling 160 000 68 388 11 Samhandlingsaktiviteter under messen 30 000 36 456 12 Møtebørs, regionalt arrangement 295 000 232 902 13 Presseaktiviteter 40 000-14 Diverse 50 000 23 105 15 Regional delegasjon, regiondag 90 000 76 308 Egeninnsats 1 270 000 1 763 200 Totalt: 3 890 000 3 970 516 Inntekter: Tilskudd Innovasjon Norge 1 200 000 1 200 000 Tilskudd BU-midler fra 7 embeter 700 000 700 000 Tilskudd fylkeskommuner 280 000 200 000 Overført fra prosjekt IGW 2015 Osloregionen 340 000 376 460 16 Salg av smaksprøver m.m. 100 000 292 140 Egeninnsats produsenter, kokker og bedrifter 990 000 1 479 600 Egeninnsats IN, FM og fk 280 000 283 600 Totalt: 3 890 000 4 531 800 Overskudd, resultat 2016 (disponibelt 2017) - 561 284 Det er besluttet at Osloregionen skal delta på IGW 2017 med samme geografiske grenser, samarbeidende aktører og eiere. Videre bør Osloregionen prioritere å utarbeide en strategi for hvordan Osloregionen skal bli kjent som en matregion, slik at tiltak på bedriftsnivå kan starte opp i 2017. Vi foreslår derfor at overskuddet i prosjektet nyttes til: 1. Osloregionens deltakelse på IGW Det er allerede besluttet at Innovasjon Norge går inn med kun 600 000 kroner mot 1 200 000 kroner forrige år. Behovet for å benytte deler av resterende midler til IGW 2017 er derfor stort. Forslag: ca. 400 000 kroner. 2. Utarbeide en overordnet strategi for hvordan Osloregionen skal bli kjent som matregion Innovasjon Norge har ut i fra gjeldende retningslinjer ikke anledning til å bidra med midler til en strategiprosess, det er derfor naturlig at fylkeskommuner og fylkesmennenes landbruksavdelinger finansierer dette. Forslag: ca. 160 000 kroner. 17
Vedlegg 1. Notat om ITB 2. Prosjektorganisering 3. Kriterier for utvelgelse av bedrifter 4. Oversikt utstillerbedrifter 5. Oversikt mediesaker 6. Osloregionens brosjyre 7. Oppsummering, program og deltakerliste fra regionsamlingen 8. Svar på evaluering utstillerbedrifter IGW 9. Invitasjon, deltakerliste og evaluering Møtebørsen 10. Regnskap 11. Agressoutskrift prosjektkonto og samt kassedagbok 12. Timelister og oversikt egeninnsats 18