Vedlegg 1. KRAVSPESIFIKASJON VENØS PRØVETAKING OG ANALYSERING TIL KOMMUNALE SYKEHJEM. 1. Om oppdragsgiver: Oslo kommune, Sykehjemsetaten, har ansvar for å dekke det totale behovet for sykehjemsplasser i Oslo kommune. Denne anskaffelsen gjelder 16 kommunale sykehjem med beliggenhet i kommunen. Sykehjemmene har beliggenhet innen hele Oslo kommune. 2. Oppdraget: Sykehjemsetatens avtale om kjøp av laboratorietjenester utløper 31.12.14, og det skal gjøres en ny anskaffelse av tjenesten som innebærer prøvetaking og analysering av prøver. Enkelte sykehjem har egne ressurser for å gjennomføre tjenesten, disse skal fortsatt utføre dette. For de av sykehjemmene som ikke har egne ressurser, skal det inngås avtale med ekstern leverandør om levering av tjenesten. Alle sykehjemmene er tilknyttet Noclus. Anskaffelsen gjelder følgende institusjoner: 1) Akerselva sykehjem 2) Abildsø sykehjem avdeling Østensjø 3) Fagerborghjemmet (ny drifter vår 2015) 4) Furuset sykehjem 5) Grünerløkka sykehjem 6) Kingos gate bo- og rehabiliteringssenter 7) Langerud sykehjem 8) Lille Tøyen sykehjem 9) Lilleborg sykehjem 10) Lillohjemmet 11) Lindeberg omsorgssenter 12) Majorstutunet 13) Midtåsenhjemmet (kun analyse av prøver) 14) Silurveien sykehjem 15) Villa Enerhaugen 16) Økern sykehjem Oversikt over sykehjemmenes beliggenhet og antall beboere finnes i vedlegg nr. 4. I nevnte vedlegg vises også hvor mange dager pr. uke sykehjemmet har behov for tjenesten. Til sammen omfatter tjenesten ca 1560 beboere, pluss 96 beboere på Midtåsenhjemmet. Leverandøren skal utføre venøse blodprøver rekvirert av lege. Leverandøren skal sørge for at prøvene blir analysert og at svar blir gitt til de respektive sykehjemmene. Bakteriologiske prøver tas av sykehjemmets ansatte og omfattes ikke av denne kontrakten. Sykehjemsetaten(SYE) tar forbehold om mulig endringer av oppdraget i og med oppdragsgiver (SYE) ikke kan forutse det endelige behovet for prøvetaking på de tre kommunale Helsehusene i kontraksperioden.
2.1 Løpende prøvetaking og analyser: Sykehjemslegen gjennomfører legemiddelgjennomgang (LMG) av de fleste langtidspasienter to ganger i året. Ved LMG rekvirerer legen prøvetaking, i tillegg rekvireres prøvetaking utover dette ved behov. Sykehjemslegen har faste arbeidsdager på sykehjemmet, det er derfor viktig at prøvetakingen tilrettelegges slik at denne kan gjennomføres kort tid etter at legen har rekvirert prøvetakingen. Det må avtales nærmere hvilke dager prøvetaking skal skje på de respektive sykehjemmene. Den valgte leverandøren må tilrettelegge for dette. Ved noen av institusjonene er det korttids- og rehabiliteringsplasser. Disse plassene genererer som regel flere prøvetakinger enn på langtidsplassene. Leverandøren må derfor påregne og bruke mer ressurser ved disse sykehjemmene. 2.2. Ekstraordinær prøvetaking og analyser I tillegg kan det være behov for å ta prøver utenom faste dager. Leverandøren vil da få beskjed innen kl. 10.00 samme virkedag og må da gjennomføre oppdraget i løpet av denne dagen. Omfanget av slike hendelser vil variere. Det bes om pris pr. besøk i slike tilfeller, jfr. prisskjemaet og pkt. 13. Denne prisen vil ikke bli vurdert under tildelingskriteriet pris. 2.2 Endringer i Sykehjemsetaten Det er i 2014 opprettet fire Helsehus. Tre kommunale (Solvang sykehjem, Ryenhjemmet og Lilleborg sykehjem) og et privat (Tåsenhjemmet). Helsehusene vil over en periode på et til to år gå fra å være et sykehjem med korttids- og langtidspasienter til bare å inneha ulike typer korttidspasienter. De resterende sykehjemmene vil i samme periode inneha langtidspasienter. Av de fire Helsehusene er det kun Lilleborg som er berørt av ny avtale om prøvetaking og analyse av prøver, se for øvrig pkt. 2. Oversikt over plasser finnes i vedlegg 5, oversikten viser plasser pr. 31.07.14 3. Oppstart av tjenesten: Kontrakt med ekstern leverandør utløper 31.12.2014, og ny vil tre i kraft fra 01.01.2015. Den leverandøren som blir tildelt oppdraget, må på forhånd gjøre seg kjent med institusjonene, lokalitetene og institusjonens kontaktperson. 4. Kontraktsperiode: Kontrakten vil ha en varighet fram til og med 31.12.2016. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 + 1 år på uendrede vilkår.
5. Tidspunkt for utførelse av tjenesten: Planlagt prøvetaking skal skje på alle hverdager fra kl. 07.00 17.00 hele året. Eksakt klokkeslett for den enkelte institusjon må avtales mellom institusjon og leverandør. Oppdraget skal gjennomføres hele året. Det er på enkelte institusjoner noe lavere aktivitet dersom sykehjemslegen ikke er tilstede eller i sommermånedene, men dette tilsier ingen vesentlig reduksjon. Om avtalt prøvetakingsdag faller på en bevegelig helligdag, må oppdraget gjennomføres en annen ukedag. Leverandøren må i samarbeid med institusjonen avtale nytt tidspunkt. Det utbetales ikke ekstra godtgjøring for dette. 6. Analysefunksjonen: Leverandøren må sørge for at prøvene analyseres ved et godkjent laboratorium. Svarene skal overføres via e-link til det enkelte sykehjem. Haste svar skal gis pr telefon i tillegg til e-link til det enkelte sykehjem. E-link svaret er gjeldende. Sykehjemsetaten bruker Gerica som sitt kvalitetssystem for dokumentasjon. Ved bruk av underleverandør for denne delen av tjenesten, må Leverandøren i sitt tilbud oppgi navn på underleverandør. Bytte av underleverandør krever godkjenning av oppdragsgiver. 7. Leverandørens forpliktelser: 7.1 Samme person til hver institusjon. Leverandøren skal øremerke samme person (-er) til hver institusjon, slik at det tilnærmet er samme person som utfører tjenesten fra gang til gang. Avvik fra dette aksepteres i tilfeller som ferieavvikling, sykdom og lignende. 7.2. Kvalitetssikring av utfylte rekvisisjoner. Leverandøren skal ha kunnskap om regelverk om refusjon av prøvetakingsutgifter, og må kvalitetssikre rekvisisjoner i forhold til regelverk og refusjonsordninger for tjenesten. 7.3. Uteblivelse fra oppdraget. Dersom leverandøren ikke kan møte til avtalt tidspunkt, må oppdragsgiver få beskjed så raskt som mulig. Leverandøren skal erstatte manglende frammøte med et nytt frammøte innen rimelig tid. 8. Arbeidstøy Leverandøren skal ha sitt eget arbeidstøy og sørge for at dette er rengjort i henhold til hygienekrav gjeldende for tjenesten. Personalet skal bære synlig identifikasjon.
9. Utstyr som skal benyttes i forbindelse med oppdraget: Leverandøren skal bekoste alle utgifter for levering av tjenesten, så som prøvetakingsutstyr, forsendelse, reiseutgifter for sitt personale og lignende. 10. Taushetsplikt. Leverandørens personell og eventuelle underleverandører plikter å bevare taushet om opplysninger de måtte få under sitt arbeide. Leverandøren skal sørge for at alle sine ansatte har samtykket skriftlig og forpliktet seg til dette. 11. Endringer i oppdraget. Oslo kommune har vedtatt og konkurranse utsette kommunale sykehjem. Fagerborghjemmet vil få ny drifter våren 2015. I tillegg vil 1-2 sykehjem konkurranseutsattes i perioden. Sykehjem som konkurranseutsettes vil utgå fra avtalen når ny drifter overtar. 12. Oppfølging av kontrakten. 12.1 Oppfølgingsmøter Oppdragsgiver vil oppnevne en person som kontraktens kontaktperson. Kontaktpersonen vil gjennomføre kontraktsoppfølgingsmøter mellom leverandør og oppdragsgiver etter behov minimum 2 ganger pr. år. For den daglige oppfølgingen av oppdragene, vil oppdragsgiver oppnevne en kontaktperson pr. institusjon. 12.2 Statistikk Leverandøren skal utarbeide statistikk for utførte oppdrag. Statistikken skal inneholde antall besøk, antall prøvetakinger fordelt på typer prøver pr. sykehjem fordelt pr. måned. Statistikken skal leveres oppdragsgiver uoppfordret 2 ganger pr år, pr. 30.06. og 31.12. 13. Prissetting Leverandørene skal prise tjenesten; Pr sykehjem pr måned for ordinær løpende prøvetaking og analysering., jfr. pkt 2.1. For ekstraordinær prøvetaking, jfr. pkt. 2.2., skal leverandøren prise fast pris pr. besøk inkl. kostnader til analyser. Denne prisen skal være den samme for alle sykehjem. For analyse av prøver der sykehjemmet selv tar prøvene og sender til laboratoriet
14. Prisjustering Det gjelder fastpris for tjenestene fram til og med 31.12.2015 Det gjennomføres deretter en årlig lønns- og prisregulering med virkning fra 01.01.2016. Prisen kan ikke reguleres for å ta igjen etterslep for fastprisperioden. For regulering av prisen benyttes SSB sin konsumprisindeks med 20 % vekt, og forventet lønnsvekst i årlig vedtatt budsjett i Oslo kommune ( Dok. 1) med 80 % vekt. Endringen i konsumprisindeksen beregnes fra 01.01 året før reguleringsåret til 01.01 i reguleringsåret. Det skal ikke foretas ytterligere endring eller justering av prisen enn det som fremkommer av dette punktet. 15. Minimumskrav for deltakelse i konkurransen Kravene som er beskrevet nedenfor er minimumskrav, og tilbud som ikke tilfredsstiller disse kan bli avvist. 15.1 Levering i henhold til lover og forskrifter. Leverandøren er ansvarlig for at leveransen er i overensstemmelse med norske lover og forskrifter og pålegg som gjelder for produktområdet. Dokumentasjonskrav: Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 5. 15.2 Levering i henhold til godkjenninger Leverandøren er ansvarlig for at laboratorievirksomheten har godkjenning i forhold til ISOgodkjenninger, akkreditering eller annet tilsvarende gjeldende for bransjen. Dokumentasjonskrav: Kopi av godkjenning eller akkreditering. 15.3 Krav til prøvetakingspersonellets kompetanse. Prøvetakingen skal foretas av personer med offentlig godkjenning som bioingeniør eller ha offentlig godkjenning sykepleier med erfaring fra prøvetaking. Dokumentasjonskrav: Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 5.
15.4 Krav til underleverandører. Leverandøren er ansvarlig for sine underleverandørers ytelser på lik linje med sine egne. Dokumentasjonskrav: Signert egenerklæringsskjema, vedlegg 5.