Konkurransegrunnlag DEL 2: Rammeavtale for gaver og profileringsartikler

Statens vegvesen Konkurransegrunnlag DEL 2: Rammeavtale for gaver og profileringsartikler Saksnummer: 2008045070 Dokumentets dato: 4/7/2008

Konkurransegrunnlag Side 2 av 11 Innholdsfortegnelse A Innbydelse til konkurranse...3 A.1 Om Statens vegvesen... 3 A.2 Hvordan bli leverandør... 3 A.3 Rammeavtalens omfang og varighet... 3 A.4 Beskrivelse av rammeavtaler... 4 A.4.1 Rammeavtalene omfatter... 4 A.4.2 Rammeavtalenes organisering... 4 A.4.3 Beskrivelse av DEL 2 (Her skal det inngås avtale med 4 leverandører)... 4 A.5 Utsendelse av konkurransegrunnlag... 4 A.6 Anskaffelsesprosedyre...4 A.7 Invitasjon... 5 A.8 Tilbudskonferanse... 5 A.9 Innlevering av tilbud... 5 A.10 Oppdragsgivers kontaktperson:... 5 A.11 Fremdrift... 5 A.12 Juridiske forpliktelser... 5 B Konkurranseregler...6 B.1 Generelt... 6 B.2 Tilbud på deler av oppdraget og alternative tilbud... 6 B.3 Kostnader ved å delta i konkurransen... 6 B.4 Taushetsplikt for tilbyder... 6 B.5 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer... 6 B.6 Forkastede tilbud... 6 B.7 Krav til utforming av tilbudet... 7 B.8 Dokumentasjon som skal legges ved tilbudet... 7 B.9 Kvalifikasjonskrav... 7 B.10 Tildelingskriterier... 7 B.11 Tildeling av oppdrag under rammeavtalen... 7 C Kravspesifikasjon...8 C.1 Profileringsartikler... 8 C.2 Gaver... 8 C.3 Statens vegvesens logo... 8 C.4 Hovedfarger, støttefarger og effektfarger:... 8 C.5 Statens vegvesens designhåndbok... 8 D Minikonkurranse...9 D.1 Regler for minikonkurranse... 9 D.1.1 Når gjennomføres minikonkurranse?... 9 D.1.2 Slik gjennomføres minikonkurransen:... 9 D.2 Lavest pris... 9 D.3 Fastprisoppdrag... 9 D.4 Økonomisk mest fordelaktige... 10 E Utkast til kontrakt...11

Konkurransegrunnlag Side 3 av 11 A Innbydelse til konkurranse A.1 Om Statens vegvesen Statens vegvesen har ansvaret for planlegging, bygging, drift og vedlikehold av riksog fylkesvegnettet og tilsyn med kjøretøy og trafikanter. Etaten utarbeider også bestemmelser og retningslinjer for vegutforming, vegtrafikk, trafikkopplæring og kjøretøy. Etaten har ansvaret for riksvegferjetilbudet. Statens vegvesens visjon er å være på veg for et bedre samfunn. Vi utvikler og tar vare på et sikkert, miljøriktig og effektivt transportsystem. Dette skjer på godt faglig grunnlag og i samspill med politikere, brukere og andre interessenter. Vegdirektoratet er et frittstående direktorat under Samferdselsdepartementet, og er hovedkontor for Statens vegvesen. Under Vegdirektoratet er organisasjonen inndelt i fem regioner bestående av tre til fem fylker, og med et regionvegkontor i hver region. Regionene er igjen inndelt i distrikter - totalt 30. I hvert distrikt er det et distriktskontor. Mer informasjon om Statens vegvesen finnes på www.vegvesen.no. A.2 Hvordan bli leverandør For leverandører som ønsker å gi tilbud til Statens vegvesen, er det også lagt ut noe generell informasjon på vår nettside. Vi anbefaler leverandørene å lese dette før de utarbeider tilbudet. Gå til www.vegvesen.no Klikk på fanen Aktuelt på menylinjen på toppen av siden. Klikk på menyknappen For leverandører på menylinjen til venstre Det vil da komme opp en undermeny med ett punkt: Hvordan bli leverandør. Klikk på denne. A.3 Rammeavtalens omfang og varighet Statens vegvesen Vegdirektoratet, heretter benevnt som oppdragsgiver, ønsker med dette tilbud på rammeavtaler for gave- og profileringsartikler. I tråd med sin visjon På vei mot et bedre samfunn ønsker oppdragsgiver å knytte til seg leverandører med et forpliktende engasjement for menneskerettigheter og beskyttelse av miljøet. Rammeavtalen vil gjelde fra 1/10/2008-1/10/2010. Oppdragsgiver har opsjon på forlengelse av avtalene med ytterligere 1+1 år. Maksimal avtalelengde er til og med 1/10/2012. Oppdragsgiver kjøpte totalt sett profilerte artikler, klær og reflekser for ca. 8,5 millioner kr i 2007 og gaver for et ukjent beløp. Nye rammeavtaler vil imidlertid bare omfatte profilerte artikler og gaver, og vil derfor være av noe mindre omfang. Det anslås at de nye rammeavtalene til sammen vil ha en verdi på ca. 5 millioner kroner årlig. Det gjøres imidlertid oppmerksom på at den oppgitte verdien er et estimat og at

Konkurransegrunnlag Side 4 av 11 oppdragsgiver ikke har plikt til å kjøpe for større verdi enn det aktuelle behov i den perioden rammeavtalen løper. A.4 Beskrivelse av rammeavtaler A.4.1 Rammeavtalene omfatter Rammeavtalene skal dekke oppdragsgiver sitt behov for artikler som naturlig faller inn under CPV-kode 36641000-6 Informasjons- og markedsføringsprodukter. Dette er produkter som har til hensikt å skape et bindeledd/relasjon mellom oppdragsgiver og mottaker av artikkelen. Oppdragsgiver skal framstå som tydelig avsender, med en eller flere av følgende: logo/nettadresse/kampanjeprofil. Profilartikkelen skal være håndterlig for distribusjon og utdeling, funksjonell sett ut fra oppdragsgiver sitt ansvarsområde og til moderat pris. Profileringsartikler brukt i kampanjesammenheng skal støtte opp om kampanjebudskapet og bidra til ønsket atferdsendring. Inkludert er også gaver til bruk oppdragsgivers forretningsvirksomhet og julegaver til de ansatte. Andre gaver til de ansatte (til f. eks jubileer, avslutning av arbeidsforhold eller avgang ved pensjon) er ikke omfattet av denne avtalen. Unntatt fra avtalen er refleksprodukter og klær som vil bli utlyst i egen avtale. A.4.2 Rammeavtalenes organisering Rammeavtalene er delt i to deler, DEL 1 og DEL 2. Det er anledning til å levere tilbud på både hver enkelt og begge delavtalene. Tilbudene må leveres uten forbehold om tildeling av andre kontrakter. Leverandører som prekvalifiserer seg i henhold til dette kvalifikasjonsgrunnlaget er automatisk kvalifisert til begge konkurransene. Leverandøren er ikke forpliktet til å gi tilbud. A.4.3 Beskrivelse av DEL 2 (Her skal det inngås avtale med 4 leverandører) DEL 2 omfatter alle avrop som ikke dekkes av avtalens DEL 1. Det vil si alle avrop utenfor standardutvalget, og avrop på standerutvalg der enkeltbestillingen er over 100.000 kr u/mva. Avropene skal gjøres ved minikonkurranse mellom avtalepartene. A.5 Utsendelse av konkurransegrunnlag Alle kvalifiserte tilbydere vil få tilsendt invitasjon med fullstendig konkurransegrunnlag for DEL 1 og DEL 2 av konkurransen. Dette er en foreløpig versjon av konkurransegrunnlaget. A.6 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen skjer i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser, vedtatt ved kgl. res. 7. juni 2006 (FOA). Følgende anskaffelsesprosedyre legges til grunn: Begrenset anbudskonkurranse etter prekvalifisering

Konkurransegrunnlag Side 5 av 11 A.7 Invitasjon Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN- og TED-databasen Invitasjon til å levere tilbud er sendt til alle prekvalifiserte leverandører. A.8 Tilbudskonferanse Det vil ikke bli avholdt tilbudskonferanse. A.9 Innlevering av tilbud Frist for innlevering er ikke fastsatt. Anmodning som ikke er kommet oppdragsgiver i hende innen tilbudsfristen avvises. Anmodning som ikke er levert og merket i henhold til spesifikasjonene vil bli avvist. Anmodningen skal sendes/leveres i lukket konvolutt merket: 2008045070 Rammeavtale for gave- og profileringsartikler DEL 1 Det skal sendes/leveres to eksemplar av anmodningen der ett er merket Original og ett eksemplar i elektronisk format (CD, usb-stick eller tilsvarende) Tilbyder har risikoen for forsinkelser i forsendelsen, postgangen og lignende. Anmodningen skal sendes til postadressen eller leveres på kontoradressen. Oppdragsgivers postadresse er: Statens vegvesen Vegdirektoratet Postboks 8142 Dep. 0033 Oslo Oppdragsgivers kontoradresse er: Statens vegvesen Vegdirektoratet Brynsengfaret 6a 0667 Oslo A.10 Oppdragsgivers kontaktperson: Spørsmål om prekvalifiseringen og konkurransen kan stilles til Navn: Anne Marit Langedal Telefon: 22 07 35 46 E-post: anne.marit.langedal@vegvesen.no Spørsmål skal fremsettes på e-post til oppdragsgivers kontaktperson. Oppdragsgiver vil svare via DOFFIN kort tid etter at spørsmålet er stilt. A.11 Fremdrift Frist for innlevering av prekvalifisering grunnlag: 5/8/2008 Prekvalifiserte leverandører vil få tilsendt konkurransegrunnlag uke 33 Leveringsfrist for tilbud er ikke endelig satt. Oppdragsgiver ønsker å skrive kontrakt med valgte leverandører i løpet av 9/2008 A.12 Juridiske forpliktelser Tilbyder ikke er forpliktet til å levere tilbud selv om denne kvalifiserer seg. Alle dokumenter som tilbyder leverer vil inngå i endelig kontrakt.

Konkurransegrunnlag Side 6 av 11 B Konkurranseregler B.1 Generelt Det kan gis tilbud på enten DEL 1 eller DEL 2 eller både DEL 1 og 2. Tilbudet skal merkes tydelig med hvilken del av konkurransen det gjelder og skal være uten forbehold. Hvis tilbyder ønsker å levere tilbud på begge delene kan deltilbudene leveres i samme konvolutt, men de må være tydelig merket for å unngå sammenblanding. Resten av dette dokumentet beskriver DEL 2 av konkurransen. B.2 Tilbud på deler av oppdraget og alternative tilbud Det er anledning til å gi tilbud på deloppdragene, men kun etter oppdelingen beskrevet i B.1. Det er ikke anledning til å gi alternative tilbud. B.3 Kostnader ved å delta i konkurransen Enhver kostnad som tilbyder pådrar seg i forbindelse med konkurransen og eventuell kontraktsinngåelse dekkes av tilbyder. Det samme gjelder kostnader pådratt ved demonstrasjoner, vareprøver, tester eller lignende. B.4 Taushetsplikt for tilbyder Tilbyder er underlagt taushetsplikt om oppdragsgivers forhold som måtte komme til uttrykk gjennom denne konkurransen. B.5 Oppdragsgivers rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer Oppdragsgiver har rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Enhver supplering, endringer eller rettelse vil umiddelbart bli tilgjengeliggjort for tilbydere som har meldt sin interesse via DOFFIN. Dersom rettelser, suppleringer eller endringer kommer så sent at det er vanskelig for tilbyderne å ta hensyn til det i tilbudet, vil oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. B.6 Forkastede tilbud Når kontrakt er inngått, opphører de øvrige tilbudene å være bindende. Innsendte tilbud vil ikke bli returnert.

Konkurransegrunnlag Side 7 av 11 B.7 Krav til utforming av tilbudet Tilbudet skal være utformet på norsk. Et korrekt avgitt tilbud skal bygges opp i henhold til strukturen beskrevet nedenfor: Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal inneholde eventuelle forbehold eller avvik fra konkurransegrunnlaget/kontrakten og en bekreftelse på at kontraktsutkastet er lest, akseptert og forstått. Vær oppmerksom på at vesentlige forbehold mot kontraktsbestemmelser medfører at tilbudet avvises. Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet av en person med nødvendig fullmakt til å binde tilbyderen. Kort informasjon om tilbyder. Tilbudsbesvarelse Tilbudsbesvarelsen skal utformes som beskrevet i kapittel B og C Vedlegg B.8 Dokumentasjon som skal legges ved tilbudet Varekatalog Referanser B.9 Kvalifikasjonskrav Oppnå prekvalifisering. B.10 Tildelingskriterier (Følger av FOA 8-6 (2)) Hvis flere enn 4 leverandører kvalifiserer seg, vil følgende kriterier for tildeling av rammeavtalen bli utslagsgivende: Vareutvalg 50 % Referanser 50 % Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å be om supplerende opplysninger. B.11 Tildeling av oppdrag under rammeavtalen Tildeling av deloppdrag vil skje gjennom minikonkurranse. Minikonkurransegrunnlaget ligger vedlagt.

Konkurransegrunnlag Side 8 av 11 C Kravspesifikasjon C.1 Profileringsartikler Rammeavtalene skal dekke oppdragsgivers behov for artikler som naturlig faller inn under CPV-kode 36641000-6 Informasjons- og markedsføringsprodukter. Dette er produkter som har til hensikt å skape et bindeledd/relasjon mellom Statens vegvesen og mottaker av artikkelen. Statens vegvesen skal framstå som tydelig avsender, med en eller flere av følgende: logo/nettadresse/kampanjeprofil. Profilartikkelen skal være håndterlig for distribusjon og utdeling, funksjonell sett ut fra Statens vegvesen sitt ansvarsområde og til moderat pris. Profileringsartikler brukt i kampanjesammenheng skal støtte opp om kampanjebudskapet og bidra til ønsket atferdsendring. C.2 Gaver I møte med aktører fra inn- og utland (Statens vegvesen er deltager i over 400 internasjonale samarbeid) ønsker oppdragsgiver å kunne overbringe gaver som kan gi rom for samtale rundt et eller flere av Statens vegvesen sine kjerneområder. (F.eks. veibygging og trafikksikkerhet) Også julegaver til de ansatte er omfattet av denne avtalen. C.3 Statens vegvesens logo Detaljer for logoen finnes her: link Statens vegvesens logo består av etatsmerke og etatsnavn satt sammen etter følgende beskrivelser. "Statens vegvesen" settes i Frutiger Black midtstilt under etatsmerket. Forholdet mellom etatsnavn og etatsmerke som er beskrevet er faste og kan ikke forandres. Statens vegvesens logo kan benyttes i fargeutgave eller i strekversjon. Som hovedregel skal fargeversjonen benyttes, men på mange gave- og profilartikler vil det allikevel være naturlig å velge strekversjon. Blant annet ut ifra fargevalg på artikkelen. C.4 Hovedfarger, støttefarger og effektfarger: Staten vegvesen har to hovedfarger, mørk gul og grått. Gult og grått er farger som er benyttet i mange år. I kombinasjon med effektfargene har de trafikale egenskaper og benyttes blant annet på kjøretøy. I tillegg til hovedfargene benytter vi fire støttefarger. Disse skal primært brukes på etatens trykksaker og elektroniske medier og har et noe mer dempet uttrykk. Effektfargene er hentet fra vår logo. De skal benyttes der en trenger markering med sterke virkemidler. De skal som regel brukes i små mengder, på store flater vil de ofte bli for dominerende. Se link for fargekoder til trykk, og merk at fargene kan gjengis ulikt fra skjerm til skjerm. C.5 Statens vegvesens designhåndbok Statens vegvesens designhåndbok ligger til grunn for vår visuelle profil. Det er viktig at alle profilartikler som tilbys i minikonkurransene følger eventuelle retningslinjer oppgitt i designhåndboken. Link til designhåndboken

Konkurransegrunnlag Side 9 av 11 D Minikonkurranse D.1 Regler for minikonkurranse D.1.1 Når gjennomføres minikonkurranse? Oppdragsgiver ønsker å inngå parallell rammeavtale med fire leverandører som kan levere profileringsartikler til ulike formål. Enkeltavrop på standardutvalg beskrevet i del 1under 100.000 kr skal leveres av vinneren av del 1 av konkurransen. Alle andre avrop skal fordeles ved minikonkurranse mellom rammeavtalepartene basert på et av de vedlagte minikonkurransegrunnlagene. D.1.2 Slik gjennomføres minikonkurransen: Følger av forskrift av offentlige anskaffelser 15-3(3) 1. Forespørsel foregår ved at minikonkurransegrunnlaget sendes rammeavtaleleverandørene per e-post. 2. Leverandøren har minimum 3 virkedager til å levere tilbud fra e-post er sendt. Tilbud skal leveres skriftlig og i lukket konvolutt til oppgitt leveringsadresse innen kl 15.00. 3. Tilbudet skal inneholde utfylt tilbudsskjema og signert kontraktsforslag. 4. Leverandøren skal vedstå sitt tilbud minimum 10 virkedager. 5. Tildeling av kontrakt vil enten skje etter kriterier oppgitt i minikonkurransegrunnlaget. 6. Det er fastsatt tre ulike maler for minikonkurranse, avhengig av type leveranse. De ulike malene inneholder tre ulike sett med tildelingskriterier. Tildelingskriteriene for minikonkurransene er beskrevet nedenfor i D.2 D.4. 7. Aksept av tilbud skjer per e-post og signert kontrakt returneres per post. D.2 Lavest pris Denne type minikonkurranse og tildelingskriterium vil bli benyttet når varen, kvalitetskravene og leveringstiden er enkel å beskrive. I disse tilfellene vil en nøyaktig beskrivelse bli sendt ut fra oppdragsgiver og leverandørene vil kun konkurrere på pris. D.3 Fastprisoppdrag Denne type minikonkurranse vil bli benyttet når oppdragsgiver har en spesifikk økonomisk ramme for anskaffelsen og vet hvilket behov som skal dekkes, men ikke vet hvilken vare som vil dekke dette behovet. Dette er blant annet aktuelt ved innkjøp av julepresang til de ansatte. Leverandørene får da mulighet til å tilby varer fra sitt sortiment som de anser vil dekke oppdragsgivers behov og som er innenfor den økonomiske rammen som oppdragsgiver har oppgitt. Tildeling vil her gjøres ut fra kriteriene kvalitative egenskaper ( value for money ) og relevans.

Konkurransegrunnlag Side 10 av 11 D.4 Økonomisk mest fordelaktige Denne type minikonkurranse vil benyttet når ingen av minikonkurransene beskrevet i D.2 og D.3 anses som passende for å dekke oppdragsgivers behov. Tildelingskriteriene er pris (40 %), kvalitet (40 %) og leveringstid (20 %).

Konkurransegrunnlag Side 11 av 11 E Utkast til kontrakt (Utkast til kontrakt vil bli sendt ut med endelig konkurransegrunnlag)