INNKALLING TIL SAMEIERMØTE Sameiermøte i sameiet Vardefjellet BK2 Trinn2 avholdes: 27.4.16 kl 18.00 Sted: Fjellbovegen barnehage på toppen av Vardefjellet. For ikke boende som kommer med bil finnes parkering på baksiden av barnehagen når en kommer opp på toppen av Fjellbovegen. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av sekretær og to personer til å undertegne protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn Innstilling: Forslag til nevnte poster legges frem på sameiermøte. 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 Innstiling: Årsberetningen vedlagt. Anbefales godkjent. 3. ÅRSOPPGJØRET FOR 2015 Innstiling: Årsregnskapet for 2015. Anbefales godkjent 4. GODTGJØRELSER TIL TILLITSVALGTE Innstiling: Forslag til styrehonorar og fordeling forutsettes som for 2015. Anbefales godkjent. 5. INNKOMNE FORSLAG (se eget vedlegg for innstilling) Sak 1 Vedtektsendring pkt 5 Avslutte male/beisetillegg. Sak 2 Vedtektsendring pkt. 5 Videreføre innbetaling av ekstra husleie for nye eiere. Sak 3 Vedtektsendring pkt 6 sameiers ansvar til å selv å spare til større varslede vedlikehold Sak 4 vedtektsendring 9.2 Endre antall styremedlemmer til et varierende antall styremedlemmer fra tre til fem styremedlemmer og opp til 2 varamedlemmer. (kommer til anvendelse om sameiermøte ikke finner nok kandidater til å fylle vervene iht. dagens vedtekts krav) Sak 5 Få på plass en gruppe sameiere til å jobbe med Årshjulet. Honoreres.
6. VALG AV TILLITSVALGTE A. Valg av styrelederleder (SL) for 2 år B. Valg av (opptil 4) styremedlemmer (SM) for 2år C. Valg av (1) varamedlem (V) for 2år D. Valg av valgkomité for (VK) 2år E. Valg av 2 personer til dugnadsgruppe På valg er: SL Morten Christiansen, SM Rolf Sjølli, SM Martin Nemeth, SM Thomas Jømne og V Steinar Mathiassen. Martin Nemeth, Thomas Jømne og Mette Hellem er valgt for 2 år i 2015, men har fratrådt sine verv etter eget ønske. Valgkomiteen legger frem sin innstiling på sameiermøte. Sted, Vardefjellet I styret for Sameiet Vardefjellet BK2 Trinn2 Både seksjonseier og ektefelle/samboer kan møte på sameiermøtet, men bare én kan stemme for seksjonen. Leietager i boligseksjon har møte- og talerett, men ikke stemmerett. Seksjonseier som ikke selv kan være tilstede på sameiermøtet, kan møte ved fullmektig, jfr. Eierseksjonslovens 33. Fullmakten skal være skriftlig. Ektefelle/samboer som ikke selv er seksjonseier, bør medbringe fullmakt. Navneseddel eller fullmakt leveres i utfylt stand ved inngangen.
Sameiet Vardefjellet BK 2 Trinn2 STYRETS ÅRSBERETNING 2015 1. TILLITSVALGTE Styret har i perioden bestått av: Styreleder Morten Christiansen (valgt for 2 år i 2014) Styremedlem Rolf Sjølli (valgt for 2 år i 2014) Styremedlem Mette Hellem (valgt for 2 år i 2015) Styremedlem Martin Nemeth (fratrådte midt i året) (valgt for 2 år i 2015) Styremedlem Thomas Jømne (fratrådte midt i året) (valgt for 2 år i 2015) Varamedlemmer til styret (fungerende styremedlemmer): Steinar Mathiassen (valgt for 1 år i 2015) Jan Erik Braathen (valgt for 2 år i 2015) 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsfører er BORI BBL. Revisor er statsautorisert revisor Svindal, Leidland, Myhrer & Co AS, Lillestrøm. 3. GENERELLE OPPLYSNINGER A Sameiet Vardefjellet BK2 Trinn 2 ble stiftet 3.6.2014. Og har organisasjonsnummer 913 779 185. Styret kan kontaktes på mobil 921 67 180, epost post@vardefjellet.no Styret har opprettet egen hjemmeside www.vardefjellet.no Her blir all informasjon om sameiets drift lagt ut og er et tillegg til sameiets KS/HMS håndbok. Styrets forretningsfører hos Bori er Petter M. Schøyen M 414 31 013 Sameiet består av 49 boligseksjoner og fordelt på 4 bygninger med adressene Tyrihansvegen 27, 29, 31, 33, 35, 38, 40, 52, 44, 46, 48, 50, 52, 54, 56, 58, 60 og 62. Herrepervegen 1, 3,5,7 9, 11, 13, 15 og 17. Eiendommen har gnr 83 bnr 301 i Sørum kommune. B Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjoner og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne.
C Styret består av 1 kvinne og 4 menn. Styrets leder og nestleder er menn. Sameiet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte samt ved nyansettelser i sameiet. Etter eget ønske har to styremedlemmer fratrådt sitt verv. Disse er erstattet med varamedlemmer som fungerende styremedlemmer. D HMS / Ansatte / arbeidsmiljø Sameiet har ingen ansatte. Sameiet er underlagt internkontrollforskriften. For å imøtekomme forskriften har Sameiet egenhendig utarbeidet internkontrollsystem og en HMS-perm (Sameiets håndbok) for oppfølging og dokumentasjon av tiltak. Det utføres jevnlig inspeksjoner i bygningene og av fellesområder. Avtale om kontroll av lekeplass og heis er på plass og innarbeidet i internkontrollsystemet. Det er ikke tegnet serviceavtale på heisen i som følge av garanti/reklamasjonstid. E Ytre miljø Sameiets virksomhet påvirker ikke det ytre miljø i nevneverdig grad. 4. STYRETS ARBEID Siden siste sameiermøte i 2015 har styret avholdt 10 møter i 2015 og 5 møter i 2016. Styret har behandlet rutinesaker som: Budsjettering 2016 Vurdering av felleskostnader (kr 25pr/kvm) Forblir slik! Løpende vedlikehold (hevde mangler mot utbygger.) Attestering av kostander. Internkontroll og oppdatering av KS/HMS system. Samarbeid fordeling kostander T1 og T3. Behandle innkommende ønsker/saker/klager fra beboere. Av større saker nevnes: Opprettet hjemmeside www.vardefjellet.no System for lagring av dokumentasjon (filbehandling) en del av hjemmesiden. Kommunikasjonskanal (epostsystem). Verktøy for sporbarhet i driften. Overtakelse av resterende fellesarealer/lekeplasser. Opprettet samarbeid med Trinn 3. felles interesser, deler det meste av fellesareal. Info rundskriv sendt 1 gang pr mnd. Erstattes av hjemmeside.
Dugnad 2015 Oppfølging av mangler og reklamasjonssaker mot Utbygger bemerket ved overtakelsesforretning gjeldende bygninger og fellesareal. Gjennomført 1.års befaring på felles bygninger, utomhus og fellesarealer. Oppfølging av mangler ved 1. årsbefaring. Foreslått og innhentet grunnlag for å starte prosess om reseksjonering med trinn 1 og 3. (Dette er satt på vent av T1 og T3 inntil videre) Regulert Tyrihansvegen og Herrepervegen med skilting for biltrafikk på fellesområdet. Foreslått regulering med bom i Tyrihansvegen og Herrepervegen (ikke gjennomslag grunnet økonomi hos T1 og T3) Innhente tilbud fra GET på bredbåndstjenester. Det er jobbet mye med å få på plass et vedlikeholdshjul som skal sørge for at alt nødvendig og påkrevd vedlikehold blir fulgt. Her har sameier Jens Petter Karlberg bidratt med en solid innsats. Styret har prioritert og brukt mye tid på prosess med sammenslåing av de tre trinnene på BK2. På grunn av habilitetsspørsmål har T1 og T3 valgt å avvente prosessen. Vårdugnad er avholdt. Det ble utført feiing og spyling. Dugnad ble avsluttet med sosialt samvær med litt å drikke/spise. Sameiet har ingen vaktmester tilknyttet den daglige driften. Dette for at vi skal kunne holde felleskost på kr 25kr/kvm. Man er derfor avhengig av at beboere frivillig og uoppfordret bidrar til at omgivelsene holdes i orden. Vinterstid er det spesielt viktig at alle tar sin del av snørydding foran egen dør og svalgang. Styret er ikke i en rettslig tvist som kan medføre økonomisk ansvar for sameiet. 5. REGNSKAPET FOR 2015 Regnskapet for 2015 viser et driftsresultat på kr 560 166 og et årsresultat på kr 561 371 Dette er høyere enn budsjettert og hovedårsaken til det er feilbudsjettert på kommunale avgifter. Positiv er det at sameiet har brukt betydelig mindre enn budsjettert på poster som forretningsfører, drift/vedlikehold og forsikringer. Som følge av trinnvis innflytting i sameiet vil det ikke foreligge inntekter og kostnader iht. til et normalt driftsår heller i år. Arbeidskapital, d.v.s. likviditet til disposisjon pr 31.12.2015 er kr 554 311 Styret foreslår at årsresultatet tillegges fjorårets underskudd. Styret kan meddele at de har balansert inntekter og kostander innenfor anslått felleskost på kr 25 pr/kvm stipulert v/innflytning. Styret har opparbeidet en betydelig arbeidskapital godt over grensen for hva Bori anbefaler.
Det er ikke gjennomført vedlikehold annet en pålagt service og kontroller med tekniske installasjoner. Styrets oppfatning, til vedlikehold på bygninger og fellesarealer er som følge av garanti/reklamasjonstid og mener dette er tilstrekkelig til å ivareta bygningenes tilstand og verdi. Det er foretatt avsetning/økning i felleskostnad til fremtidig vedlikehold. Avsetning er øremerket beisning/maling av bygninger. Basert på når tiltaket planlegges utført 2018/19 finansieres restbeløpet med en engangsinnbetaling av sameiere. For øvrig vises til de enkelte tallene i resultatet og balansen og de regnskapsoversikter som fremkommer under noter til regnskapet. Årsregnskapet gir en rettvisende oversikt over lagets økonomiske stilling pr 31.12.2015 og for resultatet og kontantstrømmene i regnskapsåret som er i overensstemmelse med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk. I samsvar med regnskapslovens 3-3 bekreftes det at forutsetningen om fortsatt drift er lagt til grunn ved utarbeidelse av regnskapet. Det har ikke inntrådt vesentlige forhold av økonomiske eller av annen karakter fra 31.12.2015 og frem til styres årsberetning er avgitt. 6. KOSTNADSUTVIKLING / BUDSJETT FOR 2016 Felleskostnader Oversikten er basert på nåværende innbetaling av felleskostnader kr 25 pr/kvm. styret er av den oppfatning at dagens nivå på felleskost ligger godt innenfor det nivået beboerne kan forvente seg i lang tid fremover. Det tillegges at større vedlikeholdsbehov som eksempelvis maling/beisning vil måtte faktureres utenom dagens felleskost fordelt etter beboers andel iht. leilighetens areal. Vedlikehold Sameiet har følgende planer for vedlikehold: Sameiet dekkes fortsatt av garanti/reklamasjonstid. Styret har ikke satt opp noe vesentlige poster for vedlikehold annet en pålagt serviceavtaler på tekniske installasjoner. styret har innmeldt mangel på behandling av sagsnitt og endeved til utbygger. Om denne manglen innrømmes, antas det at maling/beisning av felles bygningsmasse kan avventes til 2018/19. Det er ca. 4-5 år etter at første bygning ble overtatt fra utbygger. Dette må forløpende vurderes av styret.
Vedlegg 1. Sak 1 Vedtektsendring pkt 5 Avslutte male/beisetillegg. Male/beisetillegg ble innført slik at utbygger skulle være med å ta del i kostanden for belastningen av klimapåkjenninger på bygningskropper for ikke solgte enheter som det forelå brukstillatelse på. kostnaden er fordelt etter en sameiebrøk som utrykker sameier-andelens størrelse. Alle seksjoner er nå solgt av utbygger. Innstilling: Det foreslås at beise/maletillegget opphører etter at alle sameiere har betalt inn ligge mange avdrag som begrunnes med trinnvis innflytning. Antall avdrag er satt til 24stk. Bori Sak 2 Vedtektsendring pkt. 5 Videreføre innbetaling av ekstra husleie for nye eiere. En ekstra husleie skulle bidra til en styrke arbeidskapitalen i sameiets oppstartsfase. Sameiet er p.t fullt innflyttet. Innstilling: Det foreslås å fortsette innkreving av en ekstra husleie når seksjoner på nytt blir omsatt overtatt av nye eiere. Grunnen til det er at flytting ut og inn av sameiet øker belastning på sameiets felles bygingskropp/arealer. Det er derfor rimelig at de som bidrar til å øke normalslitasjen betaler for dette. Sak 3 Vedtektsendring pkt 6 sameiers ansvar til å selv å spare til større varslede vedlikehold For sameiernes felles ansvar og forpliktelser hefter den enkelte sameier i forhold til sin Sameiebrøk. Fellesutgiftene er for tiden beregnet til kr 25,- pr. enkelt eierseksjon. For at sameiet ikke skal øke fellesutgiftene eller gjennomføre større lånopptak ved vedlikeholdsoppgaver som ikke faller innenfor normal drift eksempelvis beising/maling av felles bygningskropp. Innstilling: Foreslås at hver sameier belastes i tillegg til felleskosten som er ment å dekke normal drift. Eksempel. Trinn 2 skal beise/male sine bygninger i 2018/19. Styret har innhentet tilbud og velger den mest fordelaktig. Antatt pris kr 1 500 000 ink mva. Avsetningsfondet til maling/beising trekkes i fra. Tenk på et tall ca. 300 000. Til fordeling etter sameiebrøk 1 200 000kr. Om alle enheter er 100kvm ville regnestykket bli: 1 200 000kr / 49enheter = 24 500kr. Det vil si at hver og en seksjonseier må sette av kr 24 500 til maling/beisning til eksempelvis 2018. Det er to år. Regnestykket for sparing: kr 24 500 /24mnd = 1020kr. Hver og en må da selv ta ansvar for å spare 1020kr pr/mnd. Sameiet forutsetter at hver og en av sine seksjonseiere er ansvarlig for egen økonomi og ser ingen grunn til å operere som bank for sine sameiere.
Som nevnt skal det fordeles etter eierbrøk. For de med mindre seksjoner blir summen dertil mindre å betale. Sak 4 vedtektsendring 9.2 Endre antall styremedlemmer til et varierende antall fra tre til fem, opptil 2 vara. Valgkomiteen har jobbet med å få på plass kandidater til styre i forkant av sameiermøte. PT finnes det ikke nok kandidater til alle vervene iht. dagens vedtektsbestemmelse. Om det ikke kommer benkeforslag på kandidater under sameiermøte som ønsker å fylle vervene vil det være aktuelt å redusere antall verv slik at sameiet får et styre. Innstilling: det er opptil sameiermøte å finne kandidater til alle verv. I motsatt tilfelle foreslås det å redusere antall verv til et minimum. Sak 5 Få på plass en gruppe sameiere til å jobbe med årshjulet Styre foreslår å nedsette en gruppe av inntil tre sameiere som får i oppgave å utføre nødvendig tilsyn og evt. vedlikehold i forbindelse med Årshjulet. Årshjulet er et sammendrag av forvaltning drift og vedlikeholds instruks (FDV). Dette er et betydelig arbeid som også skal honoreres. Forslag til honorar kr 30 000.