STILLINGSUTLYSNING I HRM REKRUTTERING: Leder registrerer selv stillingsutlysningen i HRM rekruttering. Når utlysningen er ferdig endres status til «klar til utlysning». Husk at ledig stilling og utlysningstekst skal drøftes med tillitsvalgt, og at drøftingsreferat skal kopieres inn i HRM rekruttering. Internt tilsettingsråd, bestående av to hovedtillitsvalgte og to fra personalavdelingen har faste møter annenhver uke. Her blir stillinger som ligger «klar til utlysning» vurdert opp mot aktuelle interne kandidater før de går til utlysning. Personalavdelingen sjekker utlysningen, og legger stillingen ut på nett. Alle stillinger lyses ut på Kongsberg kommunes hjemmeside og på nav.no. All annonsering ut over dette betales av avd. Finn.no: Send e-post til kontaktperson i personalavd. hvis stillingen skal lyses ut på Finn.no. (Etter hvert skal leder kunne legge ut stillinger selv.) Henvisningsannonser i aviser/ tidsskrifter: bestilles pr. e-post via kontaktperson på personalavd. (Vi bruker en mal for annonser) Leder må lage et forslag til tekst i annonsen denne vil bli justert ut fra annonsestørrelse bl.a. HUSK OGSÅ FAKTURAPROFIL. Følg veiledningen nøye. Sjekk alle obligatoriske felt. 1
REGISTRERING AV STILLING STEG-FOR-STEG: Innlogging i Vima: Det to måter å logge seg på. Enten ved å åpne Visma Web som vist under, eller ved å benytte lenken https://minsidevisma.kommunead.no/ko_hrm/employee Når du åpner Web ser det omtrent slik ut: Velg HRM. Du får da gjerne dette spørsmålet: Velg Åpne Du er nå inne i HRM Første gang du åpner HRM er menyen helt tom. Klikk på Full meny. 2
Høyreklikk på de tre loddrette strekene til venstre for Full meny, og velg Lukk meny automatisk. Klikk en gang til for å åpne menyen. Bildet ser nå slik ut: Velg Rekruttering og Rekrutteringsadministrasjon : Du får nå opp et skjermbilde med alle stillingene på venstre side av skjermen. Informasjon om den stillingen markøren står på er på høyre side. 3
Trykk på Meny nederst i venstre hjørne, og velg Ny stilling øverst i liste som kommer opp. Du får nå opp trinn 1 av 7, og kan begynne å registrere stilling. VIKTIG: Først når du trykker FULLFØR lagres det du har registrert. Ingen mellomlagring! 4
Trinn 1 - Stillingsinformasjon Alle felt merket * MÅ fylles ut for at du skal komme videre. *Tittel: Her er det viktig at dere skriver både stillingstittel og arbeidssted, f.eks. Sykepleier Tislegård sykehjem. Tittel vises som overskrift på utlysningen. Husk stor forbokstav på stillingstittel. *Jobbkategori: velg fra nedtrekksliste over jobbkategorier *Selskap: Kongsberg kommune=1 (er forhåndsvalgt) *Lokasjon: Lokasjon er i de fleste tilfeller avdeling/ arbeidssted. Merk Logo-feltet Hvis du velger lokasjonslogo og lokasjons-logotekst er det tekst for denne lokasjonen som kommer opp som forslag i utlysningsteksten. Vær obs på følgende haker : 5
Skal stillingen legges på Enterprise Web: Hake for alle stillinger som skal ut på web. NB! Gjelder både interne og eksterne utlysninger. (Betyr i praksis at alle utlysninger skal ha hake her.) Begrens innsyn til saksbehandlere: En hake her sikrer at kun de som er reg. som saksbehandlere i saken har innsyn i ansettelsessaken. Leder skal ikke sette hake her. Det gjør personal når stillingen legges ut på nett. Kun intern stillingsutlysning: Stillingen legges kun på HRM Web, ikke på Internett. (Svært sjelden) Skal overføres til sakarkiv: Alle utlysninger skal ha hake her. Ordningsverdi: Her velges riktig arkivkode (fast stilling-411, vikariat-416) Hjemmel: Skal ikke fylles ut. Utbetalingssted: Trenger ikke fylles ut, men kan velges fra nedtrekksmeny. *Tabellnummer: Velg riktig tabellnummer for stillingen fra nedtrekksmeny. Pass på å velge riktig kapittel og år. (Eks. 4014 = kap.4, 01.05.14) *Stilling: Skriv stillingstittel i søkefeltet, og velg den stillingskode som gjelder denne stillingen. (For noen stillinger kan flere stillingstitler-/koder være aktuelle, velg én.) *Stillingstype: Velg stillingstype fra nedtrekksmeny, f.eks. fast, vikariat osv. Stillingstype her må stemme overens med ordningsverdi lenger opp. Lønngrupppe/- ramme: kommer opp når stillingskode fylles ut Still.kat/årstimetall: Merk riktig linje, klikk ok. Velg 1950 t (dagarbeid)/ 1846 t (turnus) *Utlysningsdato, *søknadsfrist og *tiltredelsesdato: Velg dato fra kalender (dobbeltklikk på dato), eller skriv dato. Søknadsfrist bør være minst to uker fra utlysningsdato. *Vår referanse: legges automatisk i feltet Saksbehandling start: Her kan det legges inn dato for når man begynner å behandle søknadene, ikke nødvendig å fylle ut noe her. 6
(Sub utlysning til: Brukes bare ved fellesutlysninger, f.eks. hovedutlysning av lærerstillinger.) Slik kan det nå se ut: Når alle nødvendige felter er fylt ut: trykk NESTE 7
Trinn 2 - Lønnsopplysninger og kontering Min/maxlønn: Oppdateres automatisk ut fra valgt lønnsramme i steg 1. For stillinger i kap. 3/5 kan feltene stå tomme. Tillegg til grunnlønn (faste tillegg, f.eks. ped.ledertillegg) kan fylles ut her. Kontering av lønn: - Konto, f.eks. 1010 - Avdeling (avd.nr.) - Tjeneste - evnt. prosjektnr. Sjekk at lønnsopplysningene er korrekte. Trykk NESTE 8
Trinn 3 - Kontakt/ saksbehandler/ Antall stillinger Bildet viser en oversikt over kontaktpersoner, saksbehandlere og antall stillinger. Kontaktpersoner: Fremkommer i stillingsutlysningen med den kontaktinformasjon som ligger i dette bildet. Merk at første person blir både hovedkontakt og tilbudskontakt hvis ikke rollene tildeles en annen. Se nedenfor. Hovedkontakt: Den som er kontaktperson på tlf. gjennom hele tilsettingssaken. Tilbudskontakt: Den som undertegner tilbud (hovedregel: ansettelsesmyndighet). Saksbehandler: Personer som skal ha innsyn i tilsettingssaken. Sak/arkivbruker: Din kontaktperson på personalavd. Saken vil være registrert i ESA på denne personen. 9
Roller: Rollene i en rekrutteringssak er hovedkontakt, tilbudskontakt og sak/ arkivbruker. Hver rolle kan kun tildeles en person. (Dvs. at hvis det settes hake på en ny person forsvinner haken på den som har fått rollen først.) Flere personer kan stå som kontaktpersoner/ saksbehandlere uten å være tildelt roller. Hvordan legge til/ endre kontaktperson: Trykk på legg til. Du kommer da til søkebildet Ansatt, og kan søke på ansattnr, etternavn, fornavn eller fødselsnr. Opplysningene hentes fra personopplysninger som er registrert i Visma Enterprise. Sjekk at informasjonen om personen er korrekt: - navn - telefonnr. NB! Evnt. jobbmobil må stå på telefon, ikke mobil. - vi bruker helst ikke e-postadr. v/ utlysninger - legg inn tittel (f.eks. avdelingsleder, rektor) Hvis informasjon skal endres: trykk endre. Da kommer dette vinduet opp: Når endring er gjort lukkes vinduet. Opplysningene er nå oppdatert. Vær obs. på at endringer som gjøres her kun gjelder for denne stillingen. Slette kontaktperson: Merk navn, og velg Slett Antall stillinger: Trykk legg til. Du får da opp dette bildet: 10
Fyll ut antall stillinger og stillingsprosent. (Ikke nødvendig å fylle ut brøk.) NB! Stillingsprosent skal ikke være over 100%. Det betyr at hvis du skal lyse ut flere stillinger bruker du antall stillinger. Hvis du skal registrere flere stillinger med ulik stillingsprosent: Velg legg til på nytt, og legg inn stillingsprosent på neste stilling. Det er ikke mulig å velge fast/ midlertidig stilling her, men det kan endres i tilbudsbildet senere i prosessen. Informasjon om antall stillinger og stillingsprosent kan endres senere. Sjekk at alt ser riktig ut. Trykk NESTE 11
Trinn 4 - Spørsmål Her kan det velges spørsmål som stilles i utlysningen. Spørsmål kan velges fra en liste over spørsmål som ligger i grunndata. For å legge til spørsmål som søker skal besvare trykk legg til, og sett hake ved spørsmål som er aktuelle for denne stillingen. (ingen hake betyr ingen spørsmål) Sjekk at alt ser riktig ut. Trykk NESTE 12
Trinn 5 Utlysningstekst Tips: Utlysningsteksten tar litt tid. Lurt å gå videre til NESTE uten å gjøre ferdig teksten. På siste side forklares hvordan du går tilbake for å redigere teksten etter at stillingen er registrert i systemet. Hvis teksten hentes fra et dokument er det viktig at det ikke er punkter i dokumentet, kun ren tekst må limes inn. (Kan legge inn tanke-/ bindestreker som punktmerking.) Kopiere og lime inn tekst fra Word/ Open office: Merk aktuell tekst. Ctrl + c: kopierer merket tekstområde Sett markøren der tekst skal limes inn. Ctrl + v: limer inn kopiert tekst Utlysningen fylles ut ved å klikke på hver av deloverskriftene nedenfor, og deretter lime inn eller skrive tekst i feltet som kommer opp i nederste del av skjermen. Under noen overskrifter er det lagt inn noe standardtekst. Denne teksten bør endres/ slettes. (Det er også mulig å slette deloverskrifter. Må da slette teksten som står i feltet beskrivelse. Helst bruke alle deloverskriftene.) VIKTIG: Under annet og søknad ligger lagret tekst som skal stå i alle utlysninger. Denne teksten bør ikke slettes/ endres. Utlysningen består av følgende deler: Logotekst: Vi kan velge mellom Selskapstekst (om Kongsberg kommune) og Lokasjonstekst (om enhet/avd.) Teksten kan redigeres. Hvis det er valgt lokasjonslogo i første bilde skal lokasjonstekst komme opp. (Tekst om alle avd. blir reg. i grunndata etterhvert.) Kort om stillingen: stillingsprosent, arbeidssted, stillingstype, ledig fra/ vikariat-periode. Vi tilbyr: Viktig å vekt på det som er interessant/ positivt ved stillingen/ arb.stedet og Kongsberg kommune som arb.giver. Innhold i stillingen: Nærmere om stillingen 13
Krav og ønsker til deg: Krav og ønsker til søker, inkl. erfaring og personlige egenskaper. Grunnlag for å skille mellom søkere. Formelle kvalifikasjonskrav: Utdanningskrav, autorisasjoner, sertifikater. Annet: Div. generell informasjon Søknad: Bla. hvordan søke på stillingen HUSK: Du kan når som helst velge Vis. Du kan da se hvordan utlysningen ser ut, og deretter gjøre eventuelle endringer. - Endringer lagres automatisk, ingen lagreknapp - Bruk linjeskift etter at du har skrevet teksten under hver hovedoverskrift. Det gir mer luft i teksten. Trykk NESTE 14
Trinn 6 - Medium I dette bildet velger du hvilke medier stillingen skal lyses ut i. Som mulige valg får du opp de medier som er registrert i grunndata. Huk av for medier som skal benyttes. NB! Innebærer ingen automatisk utlysning. Annonse i avis/ tidsskrift og på Finn.no må bestilles via personalavdelingen. Medier som er valgt vil komme fram som mulige valg for søker, på spørsmål om hvor en først ble oppmerksom på stillingen. Sjekk at alt ser riktig ut. Trykk NESTE 15
Trinn 7 - Brevtyper Her defineres det hvilke brevmaler som skal brukes, og hvem som skal signere de ulike brevene. NB! Det er viktig å velge riktig brevtype. Ulike brevmaler vises bak nedtrekksmeny for hver brevtype. Spesielt viktig å velge riktig tilbud- fast eller midlertidig. Signere brev: Mulige valg fremkommer i nedtrekksmeny for hver brevtype. Valg avhenger av kontaktpersoner/ saksbehandlere i steg 3. For tre brev er det obligatorisk å fylle ut hvem som skal signere. For de øvrige kan det velges når brevet skal lages. Det er vanligvis leder som signerer brevene, spesielt tilbudsbrev og kontrakt. Intervju: Ikke vanlig å bruke, men hvis det brukes skal leder undertegne. 16
Sjekk at alt ser riktig ut. Trykk FULLFØR. VIKTIG: Først når du trykker FULLFØR lagres det du har registrert. Ingen mellomlagring! INGEN GRUNN TIL PANIKK ETTER Å HA TRYKKET «FULLFØR» :-) Det er mulig å endre på utlysningen etter fullført registrering så lenge stillingen har status «under arbeid». Avslutning lyse ut stillingen: Stillingen er nå lagret, og ligger med status Under arbeid i stillingsoversikten i Rekrutteringsadministrasjon. Du må nå sjekke utlysningen og legge inn drøftingsnotat. Det gjør du slik: 1. Finn og merk stillingen på stillingsoversikten på venstre side av skjermen du får opp oversikt over stillingen på skjermen (høyre side). 2. Sjekk at alt stemmer, spesielt følgende: søknadsfrist, utlyst dato og stillingstype. 3. Sett inn drøftingsnotat: - Velg fanen «Notater». Du får da opp følgende bilde: 17
For å registrere notat: Velg knappen «Nytt notat». Registreringsdato og navn på den som registrerer kommer opp i hvitt felt. Selve teksten skal stå i det gule feltet. Kan kopieres fra e-post eller tekstdokument, eller skrives direkte inn. Drøftingsnotat skal alltid ligge her før stilling lyses ut. 4. Hvis du vil endre opplysninger på stillingsutlysningen klikker du på fanen Stilling. Da kommer en ny rekke med faner frem. - Under generelt kan du endre/ rette opplysninger. - Under Utlysning kan du endre utlysningsteksten. 18
Når stillingsutlysningen er sjekket og er klar til utlysning gjør du følgende: o Stå i stillingsoversikten, og merk den stillingen det gjelder. o Høyreklikk velg klar til utlysning i meny. Personalavd. endrer status til Utlyst, og skjermer for innsyn. Stillingen kommer nå ut på Web. Husk å sende e-post til kontaktperson på personal for utlysning i andre medier. 19