Status fusjoner i 2015-2016 og risikovurdering FSAT-16-018-2 OMN Bakgrunn Dette notatet er todelt, en statusrapport og en risikovurdering. Risikovurderingen inneholder de samme risikoene som i tidligere notater. I del 1 får styret informasjon om status og hvilke grep FSAT har gjort for å møte sektorens behov for bistand til fusjonering av FS-databaser siden forrige statusrapport i oktober. Del 2 inneholder risikovurderingen som styret følger på styremøtene. Del 1: Statusrapport 1.1 Stortingsmelding 18: «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» I uke 13 kom Kunnskapsdepartementet (KD) stortingsmeldingen «Konsentrasjon for kvalitet Strukturreform i universitets- og høyskolesektoren» https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/meld.-st.-18-2014-2015/id2402377/ Stortingsmeldingen lager et nytt kart over utdannings-norge og angir hvilke sammenslåinger KD anbefaler med virkningsdato 1. januar 2016 (kategori 1), og hvilke som må utredes nærmere (kategori 2 og Kategori 3). 11. juni 2015 ble Stortingsmelding 18 behandlet i Stortinget. Fusjonene ble her stadfestet, med unntak av fusjonen mellom Universitetet i Stavanger og Høgskolen Stord/Haugesund som avsluttes. Veien mot ny struktur i norsk høyere utdanning er beskrevet her: https://www.regjeringen.no/contentassets/9269702f54224a75abf4889ce2833faa/sammenslaing-avlaresteder-21.03_endelig.pdf https://www.regjeringen.no/no/tema/utdanning/hoyere-utdanning/innsikt/struktur-i-hoyereutdanning/veien-mot-ny-struktur/id2415316/ 1.2 Status for institusjonenes behov for bistand fra FSAT Følgende institusjoner har inngått avtale med FSAT om bistand til fusjon av FS-databaser i 2015-2016: - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet, Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag - UiT Norges arktiske universitet, Høgskolen i Harstad og Høgskolen i Narvik
- Nord Universitet: Universitetet i Nordland, Høgskolen i Nord-Trøndelag og Høgskolen i Nesna - Høyskolen Kristiania fusjon av 4 FS-databaser - VID vitenskapelige høgskole: Diakonhjemmet høgskole, Misjonshøgskolen, Haraldsplass diakonale høgskole og Høgskolen Betanien 1.3 Status for framdrift i fusjonsprosjektet i FSAT 1.3.1 Overordnet tidsramme for fusjonsprosjektet av FS-baser 2015-2016 - Prosjektstart: Gjennomført o Uke 17 2015 - Seminar 1: Gjennomført o 26. 27. mai - Flytting av drift av FS for NTNU Gjennomført o 6. 7. juni - Prøvefusjon 1: o Campus Kristiania Gjennomført o VID vitenskapelige høgskole Gjennomført o Universitetet i Nordland Gjennomført o UiT Gjennomført o NTNU Gjennomført - Seminar 2: o 28. 29. Oktober Gjennomført - 1. januar 2016: o Fusjonspartnerne benytter dagens FS-databaser, Gjennomført men har identiske vitnemål, Studentweb mv - Prøvefusjon 2 (demodatabaser): o Høyskolen Kristiania 8. februar 2016* o VID vitenskapelige høgskole - 11. januar 2016 Gjennomført o NTNU - 14. januar 2016 Gjennomført o Nord universitet - 20. januar 2016 Gjennomført o UIT Norges arktiske universitet - 25. januar 2016 Gjennomført - Fusjon av produksjonsdatabaser: o Høyskolen Kristiania 8. februar 2016* o VID vitenskapelige høgskole 15. februar 2016 o NTNU 18. februar 2016 o Nord universitet 23. februar 2016 o UIT Norges arktiske universitet 29. februar 2016 * Høgskolen Kristiania gjennomfører ikke to separate fusjoner for demobasen og produksjonsbasen, men etter fusjon av data blir data lagt inn demobasen for sjekk. Dersom
alt er OK legges samme data i produksjonsbasen en dag senere. Det medfører en ekstra dag med nedetid, men reduserer tidsbruken med flere dager totalt sett. Dette er mulig pga. datamengde, få brukere og at forhold til eksterne systemer allerede er samordnet. - Semesterstart høsten 2016 o Klargjøring innen 1. juli 2016 1.3.2 Prøvefusjon nr. 2 FSAT er nå ferdig med fusjonsrunde nr. 2 i henhold til prosjektplanen. Hovedformålet med prøvefusjon nr. 2 var å gjennomføre en mest mulig virkelighetstro fusjon. I tillegg til å teste fusjonscriptene ble derfor webapplikasjoner startet etter fusjonen. Institusjonene måtte logge seg inn via FS-klienten og gjennomgå testplaner laget av FSAT. Resultatene er gode og basene har latt seg fusjonere uten større problemer. Det har vært noen utfordringer med innlogging og tilgang til FS-klienten og webapplikasjonene. Etter hvert som basene fusjoneres vil de utgående basene legges i egne VPD-baser. Det har vært gjort en test på flytting av data for tidligere fusjonerte institusjoner. Institusjonene skal ha tilgang til disse basene i et år etter fusjonen, men det har vært en utfordring å få på plass klienter til disse basene. Dette arbeidet er nå i gang ved USIT-drift. Dette har vært nyttige erfaringer å ha med seg når fusjonene skal gjennomføres i produksjonsbasene. Det er også identifisert utfordringer med godkjenningssaker på tvers av institusjonene som fusjonerer, spesielt mellom HiST og NTNU. Saken har vært diskutert i FS-planleggingsgruppe. Ut fra spørsmål til fusjonsteamet i FSAT kan det virke som om det er en del ulikheter mellom institusjonene i forhold til å ha kontroll på konsekvensene fusjonen har på utveksling av data mellom FS og omkringliggende systemer. Dette gjelder i særlig grad integrasjon mot e-lærings- og brukeradministrasjonssystemer. Integrasjonene angår ikke prosjektet med fusjonering av FSbaser som sådan, men integrasjonene kan bli påvirket av endringer i FS-basene. FSAT har meldt fra til institusjonene om hva som bør gjøres når det har kommet spørsmål, men FSAT har ikke mulighet til å teste integrasjonene i praksis. På de to fusjonsseminarene FSAT har arrangert har også integrasjoner mot omkringliggende systemer vært en viktig del. IT-personell på institusjonene har derfor vært invitert for at de skal være best mulig rustet. Det er og må være institusjonenes eget ansvar å teste integrasjoner i den grad dette er mulig å teste på forhånd.
Del 2: Risikovurdering 2.1 Risikovurdering Risiko FSAT mener 3 av de 4 risikoene som ble presentert for styret i april fortsatt er de relevante, men foreløpig ser alt veldig bra ut og alle anses nå under kontroll. A) Utilstrekkelige ressurser FSAT har i 2015 gjennomført en stor organisasjonsendring, alle ansatte flyttet i desember, og alle løpende ordinære oppgaver skulle gjennomføres. I tillegg har FSAT fått midler til å starte arbeidet med vitnemålsbank, samt EU-finansiering til et prosjekt for europeisk resultatutveksling. FSAT er dimensjonert for å gjennomføre planlagte oppgaver. Ressurser for ikke planlagte oppgaver i 2015 er hentet internt i organisasjonen gjennom effektivisering og omprioriteringer. Arbeidet med fusjonering av FS-databasene er hentet gjennom intern omprioritering. Det har hatt størst konsekvenser for gruppe for FS, GAUS og RUST. Tiltak for å redusere risiko knyttet til utilstrekkelige ressurser vil være: Utarbeide en prioritert liste over oppgaver som skal utføres av FS-støtte Være tydelig på prioriteringene utad slik at brukerne har realistiske forventninger. Vurdere å øke ressursene i gruppe for FS, GAUS og RUST midlertidig gjennom bemanningsøkning Kunnskapsdepartementet har tilført 1 millioner kroner til FSAT i forbindelse med fusjonene. Disse vil brukes til å styrke bemanningen, spesielt i gruppe for FS, GAUS og RUST. En person tiltrådte Gruppe for FS, GAUS og RUST 1. desember 2015 Det er lyst ut og innstilt personer i 2-3 stillinger i Gruppe for FS, GAUS og RUST. Tilsetting 8. februar En midlertidig tilsatt vil tiltre Gruppe for FS, GAUS og RUST i mai 2016 Risiko er vurdert med utgangspunkt i at planlagte tiltak blir gjennomført (gjenværende risiko). Fordi det tar tid å få nye ansatte på plass og operative er Sannsynlighet og Konsekvens fortsatt uendret. Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4
B) Manglende kompetanse FSAT har god erfaring med fusjonering av FS-databaser både for prosjektlederkompetanse og på databasesiden. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende kompetanse vil være: Opprette fusjonsteam i FS Flere personer er involvert i fusjon av databaser Planlagte tiltak er gjennomført. FSAT vurderer sannsynligheten for at vi i 2015 har manglende kompetanse til å nå målet og konsekvensen av at vi ikke har tilstrekkelig kompetanse til å nå målet Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4 C) Manglende oppfølging fra FS-institusjonene FSAT er avhengig av å gjennomføre et stramt tidsløp med lite rom for avvik fra prosjektplanen. Vi er derfor avhengig av at den enkelte institusjon følger opp krav fra prosjektleder i FSAT. I møtene med institusjonene som skal fusjonere i april var fusjonsteamet i FSAT opptatt av ledelsesforankring og prosjektorganisering av det kommende arbeidet. Alle fusjonene har nå ledelsesforankring og prosjektorganisering ved institusjonene. Tiltak for å redusere risiko knyttet til manglende oppfølging fra FS-institusjonen vil være: Ledelsesforankring på møtene med institusjonene som skal fusjonere Krav om prosjektorganisasjon for fusjon av FS-databasene på institusjonene som skal fusjonere Gjennomføring av to seminarer som planlagt i prosjektplanen Månedlige telefonmøter/nettmøter med prosjektlederne ved fusjonsinstitusjonene Bruk av verktøyet Jira for å se hvilke oppgaver som er utført og hvilke som gjenstår. Oppfølging fra institusjonene om ting FSAT påpeker er viktige for å komme i havn Risiko er vurdert med utgangspunkt i at tiltakene er gjennomført eller igangsatt. Samtidig ser vi at det er ulikt hvor fort arbeidet i den enkelte fusjon skrider frem. NTNU-fusjonen har større utfordringer enn øvrige fusjoner fordi dette blir en stor institusjon med svært mye data. NTNU har også en svært lang historie med lagring av data. Ved at de 4 fusjonsinstitusjonene ligger i 3 VPD-baser er det noen utfordringer fordi flere felleskoder må koordineres. Risikoen vurderes likevel under kontroll. FSAT har sørget for at det i ny versjon av FS som kommer i produksjon rundt 15. november har funksjonalitet for å takle 2 LMS-systemer. Dette var et ønske fra NTNU med bakgrunn i fusjonsprosjektet. Vi vurderer sannsynligheten for manglende oppfølging fra FS-institusjonene og konsekvensen av det slik: Sannsynlighet: 1 Konsekvens: 4
Risikomatrise: Sannsynlighet/konsekvens 1 2 3 4 5 5 4 3 2 1 ABC