Grunnlag Tjenestekonsesjonskontrakt Drift av turistinformasjonskontor i Kongsvinger 1
Innhold Bakgrunn...3 Anskaffelsens formål og omfang...3 Kunngjøring...3 Oppdeling av leveransen...3 Avtale...3 Gjennomføring av konkurransen...4 Språk...4 Konkurranseform...4 Fremdrift for anskaffelsen...5 Leverandørs deltakelseskostnader...5 Offentlighet...5 Krav til leverandøren...5 Kvalifikasjonskrav...5 Signert tilbudsbrev...5 Obligatoriske krav:...5 Juridisk og finansiell stilling...6 Krav til driften...7 Kriterier for tildeling av tjenestekonsesjon...9 Frist for spørsmål til grunnlaget...9 Rettelse, supplering eller endring av grunnlaget...9 Tilbudslevering og tilbudsbehandling...9 Frist for levering av tilbud...9 Krav til utforming av tilbudet...11 Åpning...11 Avvisning...11 Retur av tilbud...11 Vedlegg 1 HMS-erklæring for leverandører til Kongsvinger kommune...12 Vedlegg 2 Svarskjema...14 2
Bakgrunn Kommunestyret i Kongsvinger kommune har vedtatt at rådmannen skal innhente tilbud på drift av turistinformasjon i Kongsvinger. Drifter av turistinformasjonen (heretter betegnet som driftsansvarlig) vil få et tilskudd på 150.000 eks. mva pr år fra kommunen, men vil selv være ansvarlig for drift av turistinformasjonen. Tilskuddet vil vare i 2 med opsjon på ytterligere 1 + 1 år Tilskuddet vil bli prisindeksjustert. Driftsansvarlig for turistinformasjonen kan på egenhånd eller sammen med andre samarbeidspartnere utnytte eventuelle synergieffekter en turistinformasjon kan ha sammen med annen relevant virksomhet. Produksjon og distribusjon av brosjyremateriell, annonser og ajourføring av offisiell hjemmeside skjer i kommunal regi. Vi inviterer potensielle drivere til å ta kontakt med oss for å presentere sine tanker, ideer og konsepter basert på dette grunnlaget. Anskaffelsens formål og omfang Inngåelse av tjenestekonsesjonskontrakt for drift av Kongsvinger turistinformasjon. Driftskontrakten overfører alt driftsansvar og all økonomisk risiko for driften av turistinformasjonen over på leverandøren i kontraktsperioden. Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i Doffin-basen, avisa Glåmdalen, Kongsvinger kommunes internettside og internettsiden til Regionalt innkjøp i Glåmdal. Oppdeling av leveransen Det vil ikke være anledning til å forespørre om deltakelse på deler av anskaffelsen. Avtale Det skal inngås tjenestekonsesjonskontrakt med 1 leverandør. Avtalens varighet vil bli nærmere avklart i forhandlingene (se punkt 2.2), men som utgangspunkt ses det på en driftshorisont på 2 år med mulighet for opsjon på ytterligere 1 + 1 år. Avtalens tekst vil bli gjenstand for forhandlinger. Ved bruk av underleverandører skal leverandøren gi en oversikt over de underleverandører og samarbeidspartnere som kan være aktuelle og eventuelt vil bli benyttet, samt en oversikt over deres antatte bidrag. 3
Gjennomføring av konkurransen Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. Konkurranseform Anskaffelsen gjelder en tjenestekonsesjonskontrakt og er etter FOA 1-3 (2) bokstav j og rettspraksis ikke underlagt lov 16. juni 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LOA) med tilhørende forskrift 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA). Selv om anskaffelsen ikke er underlagt LOA og FOA vil oppdragsgiver tilstrebe å ivareta grunnleggende krav til forretningsmessighet, likebehandling, ikke-diskriminering, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Denne anskaffelsen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i et trinn, dvs at tilbudet som leveres skal inneholde svar på kvalifikasjonskravene samt et tilbud på driften, se punkt 4. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å begrense antall leverandører som blir funnet til å være best kvalifisert for deltakelse i selve forhandlingene. Antall deltakere som blir invitert til forhandlinger vil kunne bli begrenset, dersom det viser seg at det er mange kvalifiserte potensielle drivere som leverer tilbud. 1. Vurdering av kvalifikasjoner. Evt. en første avklaring om konsesjonsbetingelser. Det kan være at antallet deltakere i konkurransen reduseres allerede i denne fasen. 2. Forhandlingene. Oppdragsgiver kan bestemme at forhandlingene skal forløpe i flere faser, og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Det kan forhandles om alle forhold ved tilbudet. 3. Levering av endelig tilbud 4. Tildeling av tjenestekonsesjonen. Alle deltakere vil bli tilskrevet med opplysninger om hvilket firma som er tildelt oppdraget med en kort begrunnelse i henhold til tildelingskriteriene, jfr. punkt 5. Oppdragsgiver vil sikre at forhold rundt denne prosessen dokumenteres, for å ivareta kravet om likebehandling og er etterprøvbarhet. 4
Fremdrift for anskaffelsen Anskaffelsen er planlagt gjennomført som følger: Oppdragsgiver planlegger fremdrift etter følgende tentative plan Dato: Aktivitet: 21.02.2013 Kunngjøring av anskaffelsen: Kvalifikasjonskrav 11.02.2013 Frist for spørsmål til grunnlaget/kunngjøringen 20.02.2013 kl. 12:00 Tilbudsfrist Ca uke 9-102013 Forhandlinger Ca uke 10-112013 Kontraktstildeling Leverandørs deltakelseskostnader Kostnader som leverandør pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølging vil ikke bli refundert. Deltakelse vil ikke på noen måte forplikte oppdragsgiver til å inngå kontrakt med leverandør, eller involvere oppdragsgiver i økonomiske forpliktelser. Offentlighet Allmenheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentleglova 11. Krav til leverandøren Kvalifikasjonskrav Driftsansvarlige må oppfylle følgende krav for å kunne delta i utvelgelsesprosessen for deltakelse i konkurransen: Signert tilbudsbrev Dokumentasjonskrav: Brev med tilbud som deltagelse i konkurransen med signatur fra person som er bemyndiget til å forplikte tilbyderen. Obligatoriske krav: Krav: Tilbyder skal ikke ha restanser på skatt/arbeidsgiveravgift og merverdiavgift. Dokumentasjonskrav: Skatteattester ikke eldre enn 6 mnd fra kvalifikasjonsfrist. Med skatteattester menes: For norske leverandører: skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av skattefogd for 5
merverdiavgift skjema fra skattedirektoratet (RF-1244) utstedt av kemner-/kommunekasserer for skatt/arbeidsgiveravgift. Utenlandske firmaer må framlegge tilsvarende attester fra sine land som viser at de har ordnede skatte- og avgiftsforhold. Dersom myndighetene i aktuelt land ikke utsteder slike attester, må leverandør fremlegge en erklæring som bekrefter at alle skatter/avgifter er betalt. Erklæring må være signert av økonomiansvarlig. Krav: For arbeid som skal utføres i Norge skal oppdragsgiver kreve at samtlige leverandører fremlegger en egenerklæring om at leverandøren oppfyller, eller ved eventuell tildeling av kontrakt, vil oppfylle lovbestemte krav i Norge innen helse, miljø og sikkerhet (HMS). Dokumentasjonskrav: HMS egenerklæring i samsvar med FOA vedlegg 2 om HMS. Benytt gjerne vedlagte mal (vedlegg 1). Juridisk og finansiell stilling Krav: Lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav: Firmaattest Krav: Det kreves tilstrekkelig finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget Dokumentasjonskrav: Tilbyders komplette årsregnskap inkl. noter med styre- og revisjonsberetning for de to siste år skal vedlegges. Konsesjonsgiveren forbeholder seg retten til å kreve/innhente ytterligere opplysninger for å verifisere om tilbyder har tilstrekkelig finansiell styrke.. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at søknad blir avvist. 6
Krav til driften 1. Autorisert turistkontor klasse 1 Kongsvinger turistkontor skal ha status som autorisert turistinformasjonskontor i autorisasjonsklasse 1 (i-skilt med grønn bunn), jfr. NHO Reselivs Bestemmelser og krav for autorisasjon av turistkontorer 2011 (vedlegg). Hovedpunktene i en klasse 1. autorisasjon defineres slik: Lokaler: Turistkontoret skal være plassert i lokaler som er sentrale og lett tilgjengelige for den kundegruppen som skal betjenes. Dersom turistkontoret er plassert i lokaler som også anvendes til andre formål, skal turistinformasjonen være tydelig atskilt fra de øvrige aktiviteter i lokalet. Med bakgrunn i krav om åpningstider og krav om spesiell kompetanse hos medarbeidere, anbefales ikke samlokalisering av turistkontoret med kommunens servicetorg. Personale: Turistkontoret skal ha fast ansatt leder for kontorets drift. Lederen skal kunne dokumentere reiselivsfaglig kompetanse ved utdannelse eller erfaring. Det skal sikres at turistkontoret i åpningstiden er bemannet med minst en fast ansatt medarbeider. Turistkontorets medarbeidere skal kunne gi faglig kvalifisert informasjon på minimum et fremmedspråk. Skriftlig materiale skal foreligge på minimum et språk i tillegg til skandinaviske språk. Opplæring: Medarbeiderne på kontoret skal ha opplæring i service og produktkunnskap som definert i pkt 2.1.4. Det skal utarbeides et opplæringsprogram med en medarbeidertest. Opplæringsprogrammet skal bestå av skreddersydd informasjon om området. I tillegg bør det gjennomføres en studietur for selvsyn av de mest aktuelle reiselivsattraksjonene og reiselivsbedriftene, kontoret har ansvar for. For å bli godkjent som medarbeider ved kontoret, må testen gjennomføres før ansettelse. Informasjons- og servicenivå: Det skal i tillegg til kvalifisert informasjon kunne ytes service med tilleggstjenester som er relevante i forhold til turistenes behov. Turistkontoret skal, på lokalt, regionalt og nasjonalt nivå, kunne gi korrekte og aktuelle detaljopplysninger samt foreta reservasjoner vedrørende: Transport Innkvartering 7
Bespisning Aktiviteter og kunne gi korrekte og aktuelle opplysninger vedrørende: Severdigheter Begivenheter Allmenn reiseinformasjon I tillegg til å dekke lokalt og regionalt nivå skal turistkontoret gi informasjon om og yte service for nasjonale reisemål som vil være aktuelle, f.eks. som en del av en naturlig reiserute. Turistkontoret skal ha egen telefon med eget nummer og egen nummeradresse. Turistkontoret skal ha Internettilknytning. Informasjonsmateriell: Turistinformasjonskontoret skal ha tilgjengelig informasjonsmateriell som samsvarer med de tjenester som er definert i pkt. 2.1.4 Åpningstider: Turistkontorets åpningstider kan tilpasses lokale forhold, men skal som hovedregel være åpent minimum 55 timer i det som defineres som høysesong på stedet og minimum 37,5 timer i lavsesong. Daglig åpningstid tilpasses lokale forhold. Autorisasjonsstyret kan gi dispensasjon fra dette etter søknad. Åpningstidene skal være oppslått ved inngang. Det vises for øvrig til NHO Reiseliv sin Håndbok for turistinformasjonskontorer: http://www.nhoreiseliv.no/wp-content/uploads/2012/05/haandbok-for-turistkontorer.pdf 2. Innsikt i budsjett / regnskap Kongsvinger kommune skal ha innsikt i den delen av driftsansvarlig sitt budsjett og regnskap som er knyttet til turistinformasjonen. 8
Kriterier for tildeling av tjenestekonsesjon Følgende kriterier legges til grunn når aktør skal gis tjenestekonsesjon om driftsavtale for Kongsvinger turistinformasjon: - Kvalitet på tjenesten - Åpningstider - Universell utforming Frist for spørsmål til grunnlaget Siste frist for spørsmål til grunnlaget er 11.02.2012 kl 12:00. Spørsmålene skal være skriftlige. All kommunikasjon skal være på norsk. Alle spørsmål og henvendelser angående denne forespørselen skal rettes til: Kongsvinger kommune v/ Lars Gillund E-post: lars.gillund@kongsvinger.kommune.no Spørsmålene vil bli samlet opp, gjennomgått og besvart på en generell og anonymisert måte. Svar/presisjoner vil bli kunngjort via Doffins tilleggstjeneste til de som har registrert sin interesse der. Rettelse, supplering eller endring av grunnlaget Evt. rettelser, suppleringer eller endringer av grunnlaget vil bli meddelt skriftlig samtidig til alle leverandører som har meldt interesse for å delta i konkurransen og vil bli kunngjort på Doffin. Tilbudslevering og tilbudsbehandling Frist for levering av tilbud Tilbudet må være oss i hende innen 20.02.2012 kl 12:00.. Leveringsadresse Tilbudet sendes eller leveres til: (NB! fristen er i hende ): Kongsvinger kommune V/ Trond Sommer 2226 Kongsvinge Kongsvinger kommune Kongsvinger rådhus, Servicetorget Fjellgata 2 2212 Kongsvinger Merking Tilbudet skal merkes: Tilbud drift av Kongsvinger turistinformasjon 9
10
Krav til utforming av tilbudet Kvalifikasjonssøknaden skal i lukket forsendelse fremsendes i 2 skriftlige eksemplarer; 1- en - signert original, og 1 en kopi. Søknaden skal være inndelt på følgende måte: 1: Signert tilbudsbrev 2: Svar på obligatoriske kvalifikasjonskrav 3: Svar på krav til juridisk og finansiell stilling 4: Svar på tekniske og faglige kvalifikasjonskrav 5: Tilbud på drift av Kongsvinger turistinformasjon basert på dette grunnlaget. Tilbudet skal inneholde en beskrivelse av følgende: Åpningstider, i turistsesongen og i vinterhalvåret Lokalisering / tilgjengelighet i forhold til ulike målgrupper Driftsmodell Mulighet for turistnæringen i forhold til promotering Digital promotering / kommunikasjon Beskrivelse av kompetanse på turisme, regionalt turistnæring, service og evne til å betjene og tilfredsstille turister og publikum sine behov. Beskrivelse av tilbyders tilbudte service filosofi og CV er for det tilbudte personalet. Beskrivelse av attraktiviteten til lokalet som skal benyttes for oppdraget. Beskrivelse og illustrasjon (f. eks foto/skisse el.) av tilbudt lokale utvendig og innvendig bør vedlegges beskrivelsen. Lokalets tilgjengelighet (universell utforming) skal også beskrives Eventuelle samarbeidspartnere Skjemaet (vedlegg 1) skal benyttes i forbindelse med levering av tilbud. Tilbudet skal også inneholde hvilke opplysninger tilbyderen mener er underlagt taushetsplikt etter Offentleglova 13, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra tilbyderen bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskrav opp mot lovverket, jf. offentleglova. 6: Relevante vedlegg Åpning Det vil ikke være offentlig åpning av tilbudene. Avvisning Avvisningsreglene i forskriften om offentlige anskaffelser 11-10 kommer til anvendelse. Det anbefales at leverandørene gjør seg kjent med disse bestemmelsene. Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud. 11
Vedlegg 1 HMS-erklæring for leverandører til Kongsvinger kommune Denne bekreftelsen gjelder: Firma : Adresse : Postnr./- sted : Land * : Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse,- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljø-regelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet. Dato: Daglig leder (sign.) Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Dato: Representant for de ansatte (sign.) * For utenlandske oppdragstakere gjelder følgende: Det bekreftes med dette at det ved utarbeidelse av tilbudet er tatt hensyn til helse-, miljø og sikkerhetslovgivningen som følger av forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontollforskriften), fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold at lov 4. februar 1977 nr. 4 om arbeidervern og arbeidsmiljø mv. Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø- og sikkerhetsarbeid. Forpliktende underskrift 12
Dato: Daglig leder (sign.) 13
Vedlegg 2 Svarskjema Åpningstider for turistinformasjonen i turistsesongen og i vinterhalvåret Beskriv lokaliseringen til turistinformasjonen i forhold til ulike målgrupper Beskriv driftsmodellen for Turistinformasjonen, herunder også: - Eventuell supplerende virksomhet - Eventuelle samarbeidspartnere Beskriv muligheter turistnæringen i regionen vil få til å promotere egen virksomhet Beskrivelse av hvordan turistinformasjonen vil benytte digitale media i forbindelse med promotering / kommunikasjon Beskrivelse av kompetanse på turisme, regionalt turistnæring, service og evne til å betjene og tilfredsstille turister og publikum sine behov. Beskrivelse av tilbyders tilbudte service filosofi og CV r for det tilbudte personalet vil bli vektlagt Beskrivelse av attraktiviteten til lokalet som skal benyttes for oppdraget. Beskrivelse og illustrasjon (f. eks foto/skisse el.) av tilbudt lokale utvendig og innvendig bør vedlegges beskrivelsen. Beskrivelse av lokalets tilgjengelighet (universell utforming) 14
15