3K-styringsgruppe - Innkalling Mandag 11.08.14 kl. 09.30 Re Rådhus NB! Merk tidspunktet Saksliste Sak 42/14: Referater fra styringsgruppas møter 16/6 og 24/6 Sak 43/14: Kommunereform Status i 3K Videre framdrift Innhold i fase 2 Informasjon høsten 2014 Midler fra KMD og Fylkesmannen i Vestfold Sak 44/14: Byregionprogrammet og strategisk næringsplan Sak 45/14: «RPBA i praksis en kortversjon for saksbehandleren» - høringsfrist 010914 Sak 46/14: Kommuneplanen status og framdrift Sak 47/14: Møteplan høsten 2014 Sak 48/14: Eventuelt Sak 42/14: Referater fra styringsgruppas møter 16.06 og 24.06.14 Referatene er sendt ut tidligere, og er også lagt ved nå. Forslag til vedtak: Referatene fra styringsgruppas møter 16.06 og 24.06 godkjennes. Sak 43/14: Kommunereform Saksopplysninger: Status for arbeidet med kommunereformen i «skrivende stund» er: Holmestrand og Hof deltar fra 3K i møtet med Sande fredag 8.8. Re har valgt å ikke delta. Kommuneplanlegger vil delta i møtet, og skrive referat. Rådmannen i Re forbereder en bred gjennomgang av saken i kommende formannskap og kommunestyremøter (11.9 og 23.9). Avklaringen om Re ønsker å kontakte Horten og Tønsberg uten de øvrige 3K-kommuner kommuner i disse møtene.
Finansiering av fase 2 I vedtakene om å starte opp utredningen av kommunesammenslåing, ble det også sagt at det skulle sendes søknader om finansiering av den videre prosessen. Det ble sendt (nesten) likelydende søknader til KMD og Fylkesmannen i Vestfold. Begge tilsagn er sendt kommunene tidligere. 3K har fått 550 000 kroner fra KMD og 400 000 kroner fra Fylkesmannen i Vestfold. Sistnevnte beløp vil antagelig bli noe avkortet pga bevilgningen fra KMD. En utfordring som må løses er at KMD ber om at det sendes inn et utbetalingskrav fra 3K på dokumenterte utgifter etterskuddsvis men før 15.november 2014. Vi kommer ikke til å ha kommet i gang med arbeidet innen den tid, og kan dermed ikke tilfredsstille dette kravet. Kommuneplanlegger har vært i kontakt med Petter Lodden Fylkesmannen i Vestfold i sakens anledning, og håper å ha kommet i kontakt med KMDs saksbehandler innen styringsgruppas møte. 3K må be om å få hele eller deler av beløpet utbetalt forskuddsvis, og sende inn regnskap på bruk av midlene når det resterende skal utbetales. Petter Lodden mente det burde være mulig å løse dette på denne måten. Vi regner vel også med at det er i KMDs interesse at vi får gjennomført utredningsarbeidet slik vi planla. (Søknaden er tydelig på at arbeidet ikke starter før veldig seint i 2014 og at hoveddelen av arbeidet skal gjøres våren 2015.) Videre framdrift Perioden mellom fase 1 og 2 skulle brukes til informasjonarbeid, og til å diskutere innholdet i fase 2. Kommunene planlegger folkemøter og bruk av egne aviser i informasjonsarbeidet, og dette går derfor sin gang. Det er vanskeligere å få til en god prosess rundt innholdet i fase 2 i 3K-regi innenfor den opprinnelige tidsplanen, når Re må rekke å ha sitt avklarende kommunestyre først. Det er mulig kontakten kommunene imellom ikke har vært helt optimal når møteplanene for denne høsten ble satt opp: Kommune Formannskap By/kommunestyre Holmestrand 4/9 9/10 20/11 17/9 22/10 10/12 Hof 16/9 21/10 2/12 30/9 4/11 16/12 Re 11/9 23/10 4/12 23/9 4/11 18/12 Det er viktig at saken om innhold og organisering av utredningens fase 2 ender med likelydende vedtak i de tre kommunestyrene. Samtidig er det ganske krevende å beskrive hva denne fasen skal inneholde, og det er antagelig ulike oppfatninger om det både innad i kommunene og mellom de politiske partiene. Det blir derfor viktig at vi rekker å behandle saken i 3K-sammenheng før den går til de respektive kommuner. Skal vi få til det, tror jeg vi må utsette den politiske behandlingen fra oktober/november til november/desember. Som dere ser er skrivefristen for oktobermøtene i Holmestrand bare noen få dager etter kommunestyret i Re i september vi rekker ikke å kjøre «3Kprosess» i det korte tidsrommet. Holmestrand har sitt siste formannskap i 2014 den 20.11 med
skrivefrist tilsvarende tidligere. Oktober er i tillegg en trøblete måned med høstferie og levering av arealplanen til Re. En utsettelse av behandlingen av innhold og organisering av fase 2 gir ikke store negative konsekvenser. Vi hadde ikke startet arbeidet med selve utredningen så tidlig uansett, og om vi velger en modell der det er undertegnede som skal gjøre hovedjobben med bidrag fra Telemarksforskning omtrent som i fase 1, trenger vi ikke å ha ut et anbud på ekstern bistand. En del forberedelser kan gjøres i 2014 uansett (f.eks opprettelse av arbeidsgrupper, avklare omfanget av deltakelse av tillitsvalgte, møteplan osv.) Selve arbeidet starter opp rett over nyttår slik vi har tenkt hele tiden. En fordel med å vente til desember/januar med å starte opp for fullt, er at ekspertutvalgets endelige rapport vil være klar før vi starter opp for alvor. En annen fordel er at avklaringene i Sande og Andebu vil være gjort tidlig i 2015, og vi vil vite om det skal gjøres en vurdering av om en av eller begge disse kommunene skal «kobles på» i fase 2. Tidsplanen som settes opp her er et «arbeidsdokument» - og inneholder flere oppgaver enn bare kommunereformen. Det lages en oppdatert tidsplan for bare kommunereformarbeidet etter møtet. Utkast til tidsplan for 3K og kommuneplanlegger H-14 Dato/tidsrom Aktivitet Ansvarlig 11.8 3 K SG-møte rådhuset Revetal Inger Bare rådmenn August Oppstartsmøte byregion-programmet og Geir/Rolv/Inger SNP Skrivefrist arealplan Holmestrand September Arealplanen til behandling i Holmestrand 4.9 Adm. Forberedelse av oppstartsamling SNP Byregionprogrammet Folkemøter i Hof og Holmestrand (etter kommunestyret i Re 23.9 f.eks 24.9 og 25.9) 11.9 Formannskap i Re Re kommune Behandler sak om kommunereform rådmannen foreslår å ikke innlede samtaler og/eller utrede mot Horten og Tønsberg. Viktige avklaringer for 3K 15.9 3K Sgruppe m/ordførere herredshuset Hof Inger Innhold og organisering av fase 2 23.9 Kommunestyre i Re endelig behandling av Re kommune saken om kommunereform/horten/tønsberg Oktober Folkemøte i Re i uke 41 f.eks 7/10 Oppstartssamling for SNP/Byregionprogrammet Adm. Forberedelse av sak om fase 2 Skrivefrist arealplan Re Skolens høstferie uke 40 Ingers høstferie uke 42 Geir/Rolv/Inger
14.10 Samling Innovasjon/attraksjonsprogrammet 20.10 Sgruppe m/rådmenn November Arealplanen opp i Re 4.11 3K felles formannskap diskutere saken om innhold og organisering av fase 2 Arbeidsgrupper SNP første møte 3. 4.11 Samling byregionsprogrammet Utvikle SNP på tvers av kommunene 10.11 Skrivefrist sak om fase 2 Holmestrand (og dermed også de andre) 20.11 Sak om fase 2 i formannskapet i Holmestrand 2/12 Sak om fase 2 i formannskapet i Hof 4/12 Sak om fase 2 i formannskapet i Re Øvrig i desember Ekspertutvalgets sluttrapport Bystyret i Holmestrand 10/12 Kommunestyret i Hof 16/12 Kommunestyret i Re 18/12 Arbeidsgrupper SNP andre møte Holmestrand og Re NB! Skal det være mulig å endre saken om fase 2 før skrivefristen, må 3K felles formannskap være i uke 44 eller 45 Alle tre kommuner Hm. Ser ut til å bli en travel høst. Innhold i fase 2 Forslag til hvordan fase 2 skal organiseres og hvilke temaer som skal behandles, blir viktigste sak i styringsgruppas neste møte. Innspill kan gjerne komme allerede nå. Sak 44/14: Byregionsprogrammet Forslag: 1. Vi bruker deltakelsen i byregionsprogrammet til å starte en felles prosess mot en strategisk næringsplan (SNP). I utgangspunktet planlegges det for en plan for 3K samlet, men med muligheter for kommunevise kapitler eller temaer. (F.eks båtturisme for Re og Holmestrand, men ikke Hof, hyttestrategi for Hof, men ikke de andre to osv.) 2. Kommuneplanlegger lager et forslag til opplegg for gjennomføring av en slik prosess til neste møte i styringsgruppa. Forslaget utarbeides i samarbeid med en 3K-arbeidsgruppe som får ansvar for å gjennomføre prosessen fra kommunenes side ledet av næringssjef Geir Dyrnæs. Det vil være naturlig å etablere en prosjektorganisasjon der næringslivet er godt representert, og der også politisk ledelse deltar. Kommuneplanlegger er med som «ressurs» og interkommunalt bindeledd, men uten ansvar for for- og etterarbeid. Saksopplysninger: En strategisk næringsplan etterlyses av både næringsrådet i Holmestrand og næringsforeningen i Re i deres høringsuttalelser til kommuneplanens samfunnsdel. Byregionprogrammet brukes av flere
andre regioner nettopp til denne type planarbeid. I 3K er det naturlig å knytte dette til den kommende utredningen av kommunesammenslåing, men næringsplanen og prosessen kan også fungere uavhengig av kommunereformen. Sak 45/14: RPBA i kortform Det har kommet en kortversjon av RPBA, der det redegjøres for hvordan fylkeskommunen ser for seg at kommunene skal føre «regnskap» med arealutnyttelse og boligbygging. Denne versjonen er sendt på høring (2.juli) med høringsfrist 1.september. Det kommer et forslag til en kort administrativ høringsuttalelse fra 3K i møtet på mandag. (evt ettersendt i morgen) Sak 46/14: Møteplan Settes opp ryddigere enn i tidsplanen over, og ettersendes i morgen Rånerudåsen 7.august 2014 Inger Christensen