Tilsyn - ÅMLI KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON

VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 av 10 05.02.2014 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Leif Thorbjørnsen, tlf. 95286982 ÅMLI KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON v/rådmannen Gata 5 4865 ÅMLI Tilsyn - ÅMLI KOMMUNE SENTRALADMINISTRASJON Vi viser til tilsynet hos virksomheten den 26.11.2013. Vedtak om pålegg I brev med varsel om pålegg av 18.12.2013 fikk dere frist til 13.01.2014 for å komme med kommentarer. Vi har mottatt kommentarer fra dere. Virksomheten søkte og fikk utsettelse på kommentarer for varsel om pålegg fram til den 27.01.2014. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at de tiltak som allerede er gjennomført, og de planene som er beskrevet i tilbakemeldingen, danner er godt grunnlag for gjennomføringen av påleggspunktene. Det er også beskrevet at dette er utført i samarbeid med verneombudene og ansattes representanter. Avviksrutine Arbeidstilsynet har mottatt en ny versjon av prosedyren for avvikshåndtering. Vi er av den oppfatning at denne reviderte prosedyren retter opp de mangler som kom fram under tilsynet. Den nye prosedyren skal imidlertid behandles bl.a. i AMU i februar. Pålegget gis dermed som varslet. Endring og omstilling - rutine Virksomheten viser i tilbakemeldingen til at det i kommunen er utarbeidet retningslinjer for nedbemanning og at det ikke er behov for egen rutine for omstillinger ellers. Rutinen for nedbemanning er behandlet i AMU og de tillitsvalgte har fått uttale seg til denne. Hovedbegrunnelsen for dette påleggspunktet var at virksomhetens verneombud ikke hadde deltatt i de omstillingsprosesser som var blitt gjennomført. Det kunne heller ikke vises til at det under planlegging og gjennomføring av endringer i kommunen, av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, ble gjennomført en risikovurdering av arbeidsmiljøet slik internkontrollforskriften krever. Vi viser her også til arbeidsmiljølovens 4-2 nr. 3: "Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø." POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 4720 Sluppen post@arbeidstilsynet.no 815 48 222 974761211 7468 Trondheim INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 73 19 97 01

VÅR REFERANSE 2 av 10 Arbeidstilsynet er av den oppfatning at endringer og omstillinger som omtales her har et mye videre omfang enn en ren nedbemanning. Vi mener derfor at kommunens retningslinjer for nedbemanning kan være en del av påleggspunktet, men de er ikke dekkende for hele punktet. Pålegget gis som varslet. For øvrige påleggspunkter beskrives tilfredsstillende planer og tiltak, og at de skal kunne gjennomføres innen fristen. Påleggene gis som varslet nedenfor med samme begrunnelse. Arbeidstilsynet har hjemmel i arbeidsmiljølovens 18-6 første og sjette ledd til å gi pålegg og sette vilkår. Vi gir følgende pålegg: Pålegg - Opplæring - arbeidstaker som er satt til å lede andre Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse til å føre kontroll med at arbeidet blir utført på en helse- og sikkerhetsmessig forsvarlig måte. Beskrivelse av hvordan arbeidsgiver sikrer at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har nødvendig kompetanse Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b og 2-3 tredje ledd Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere (arbeidsleder), har tilstrekkelig kunnskap til å ivareta arbeidsmiljøet innenfor arbeidsleders ansvarsområde. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-2 første ledd bokstav b, jf. 2-3 tredje ledd. Arbeidstaker som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, har en selvstendig plikt til å ivareta hensynet til sikkerhet og helse under planlegging og utførelse av arbeid som hører inn under arbeidsleders ansvarsområde. Plikten gjelder i prinsippet alle ledere, uavhengig av hvor mange arbeidstakere de leder og hvilke risikoforhold som ligger innenfor den enkelte leders ansvarsområde. Omfanget av kompetansetiltak for den enkelte arbeidsleder, må vurderes konkret på bakgrunn av ansvarsområdet, risiko og den enkelte arbeidslederes bakgrunn og erfaring.

VÅR REFERANSE 3 av 10 Under tilsynet i pleie- og omsorg kom det frem at arbeidstakere som har til oppgave å lede eller kontrollere andre arbeidstakere, ikke har nødvendig opplæring/kompetanse til å ivareta arbeidsmiljøet. Dette gjelder teamlederne i Omsorgsavdelingen, men kan også gjelde andre arbeidsledere i kommunen. Det foreligger brudd på bestemmelsen om nødvendig kompetanse. Pålegg - Arbeidsmiljøutvalg - oppgaver Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Beskrivelse av AMU`s sammensetning og funksjon i virksomheten Beskrivelse av hvilke oppgaver arbeidsmiljøutvalget behandler Hjemmel: arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3 Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidsmiljøutvalget deltar i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og følger utviklingen i spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Arbeidsmiljøutvalgets hovedoppgave er å medvirke til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, og det har myndighet til å behandle alle saker som gjelder arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd. Dette følger av arbeidsmiljøloven 7-2 og forskrift om organisering, ledelse og medvirkning 2-3. Utvalget skal bl.a: behandle spørsmål som angår bedriftshelsetjeneste og det som angår den interne vernetjenesten behandle spørsmål opplæring, instruksjon og opplysningsvirksomhet i virksomheten, som har betydning for arbeidsmiljøet behandle helse- og velferdsmessige spørsmål knyttet arbeidstidsordninger delta i arbeidet med å utarbeide en handlingsplan for verne- og miljøarbeidet i virksomheten foreta befaringer i virksomheten for å kartlegge og vurdere behovet for verne- og miljøtiltak. På befaringene bør verneombudet og arbeidslederne for de enkelte områder i virksomheten delta gi råd om prioriteringer av virksomhetens planer i arbeidsmiljøspørsmål og selv ta opp spørsmål om nye tiltak

VÅR REFERANSE 4 av 10 fastsette retningslinjer for hvordan nye ansatte arbeidstakere skal introduseres for verneog miljøarbeidet i virksomheten, og videre påse at arbeidsgiveren sørger for opplæring av nye ansatte så snart som mulig etter tilsettingen medvirke til at de ansatte får innsikt i arbeidsmiljøproblemene ved virksomheten og søke deres medvirkning i verne- og miljøarbeidet Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning (best. nr. 701) inneholder utfyllende bestemmelser vedrørende arbeidsmiljøutvalg i kap. 3. Bl.a. finner man reglene om bedriftshelsetjenestens deltakelse i arbeidsmiljøutvalget i 3-7, siste ledd. Forskriftens 3-16 handler om saksbehandling. Det skal normalt holdes møter 4 ganger i året. Dersom to utvalgsmedlemmer krever det, skal det imidlertid avholdes møte. Utvalget tar opp saker på eget initiativ eller etter anmodning fra et verneombud. Enhver arbeidstaker kan henvende seg til utvalget med et arbeidsmiljøproblem. Det fremgår videre av arbeidsmiljøloven 7-1 nr. 4 (jfr. Arbeidstilsynets orientering om «Medvirkning og vernetjenesten», best. nr. 383) at arbeidsgiveren og arbeidstakerne skal ha like mange representanter i utvalget. Lederen velges for 1 år av gangen vekselvis av arbeidsgivers og arbeidstakers representanter. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Representant fra bedriftshelsetjenesten har ikke stemmerett. Under tilsynet kom det frem at arbeidsmiljøutvalget ikke utfører sine oppgaver i samsvar med kravene i arbeidsmiljølovgivningen. Utvalget deltar ikke i planleggingen av verne- og miljøarbeidet i virksomheten og behandler ikke spørsmål som angår arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd, i tilstrekkelig grad. Saker som i henhold til lov og forskrift skal behandles i utvalget blir ikke tatt opp som forutsatt. Dette viser de referatkopiene som vi fikk tilsendt forut for tilsynet, og uttalelser under tilsynene. Vi nevner her noen av de forholdene som kom frem under tilsynet: Bedriftshelsetjenesten har ikke fast plass i Arbeidsmiljøutvalget og har ikke deltatt på noen møter i utvalget i 2013 Formannsvervet i utvalget har ikke rullert Vanskelig å få tatt opp saker Lite tid avsatt til møtene Avviksmeldinger har ikke blitt behandlet siste år Arbeidstilsynet er av den oppfatning at virksomheten, i samarbeid med de ansattes representanter, må foreta en gjennomgang av arbeidsmiljøutvalgets arbeid og saker, og foreta nødvendige endringer. Pålegg - HMS arbeid - avviksrutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine for avvikshåndtering. Verneombud/ansattes representant skal medvirke i å utarbeide rutinen. Arbeidstakerne skal gjøres kjent med rutinen.

VÅR REFERANSE 5 av 10 Kopi av avviksrutinen Beskrivelse av hvordan verneombud/ansattes representant har medvirket Beskrivelse av hvordan rutinen er gjort kjent for arbeidstakerne Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsgiver skal iverksette rutine for å avdekke og rette opp avvik knyttet til arbeidsmiljøforhold. Avvik er en overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av arbeidsmiljøloven. Arbeidstakerne og deres tillitsvalgte skal medvirke i utarbeidelse av avviksrutinen. Dette følger av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav e, jf. internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Hvilken avviksrutine en virksomhet har behov for, vil variere ut fra aktiviteten som utøves og virksomhetens størrelse. Avviksrutinen kan også omfatte uønskede hendelser som kan føre til brudd på lov eller forskrift. Avvikssrutinen kan inneholde: Hva som er et avvik Hvordan arbeidstaker skal melde avvik Hvem som følger opp avvik Hvem som er kopimottaker, herunder verneombud/hovedverneombud Hvordan arbeidstaker som har meldt avvik, skal få tilbakemelding Årsaken til at avviket oppstår Under tilsynet kom det frem at virksomheten, i HMSK-systemet, har en prosedyre som beskriver avvikshåndteringen. Selve meldingene blir håndtert elektronisk (QM+). Det ble også fremlagt en ny rutine om rådmannens oppfølging av bl.a. avvik. Arbeidstilsynet er av den oppfatning at det ikke er samsvar mellom omtalte prosedyre og rutine. Det vises her bl.a. til punkt 6 i prosedyren der hverken verneombud, hovedverneombud eller arbeidsmiljøutvalg er nevnt. Videre går det heller ikke frem av flytdiagrammet at saker som ikke løses skal løftes til rådmannen. Under tilsynet kom det også frem at det var problematisk å få meldt saker av psykososial karakter slik systemet nå var. Det ble her vist til at det ikke var mulig å «hoppe over» et ledernivå i linjen.

VÅR REFERANSE 6 av 10 Arbeidstilsynet er av den oppfatning at virksomheten, i samarbeid med de tillitsvalgte/verneombud/arbeidsmiljøutvalg, må foreta en gjennomgang av kommunens avvikshåndteringssystem og gjøre nødvendige tiltak slik at dette fungerer som forutsatt. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutine. Pålegg - Endring og omstilling - rutine Arbeidsgiver skal iverksette rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid med verneombud/ansattes representant. Kopi av rutinen Beskrivelse av hvordan rutinen er iverksatt Beskrivelse av hvordan hovedverneombud/verneombud/ansattes representant har medvirket Hjemmel: arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd, andre ledd bokstav d og andre ledd bokstav e og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) 5 andre ledd nr. 7 Arbeidsgiver skal utarbeide rutine som sikrer at det under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurderes om arbeidsmiljøet vil være fullt forsvarlig, og at det iverksettes de nødvendige tiltak. Rutinen skal utarbeides i samarbeid arbeidstakerne og deres tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 3-1 første ledd og andre ledd bokstav d og e og internkontrollforskriften 5 andre ledd nr. 7. Under tilsynet fikk vi opplyst at virksomheten har gjennomført endringer som kan ha innvirket på arbeidsmiljøet, og at virksomheten ikke har rutine som sikrer at endringer blir risikovurdert under planlegging og gjennomføring. Under besøket kom det videre frem at de tillitsvalgte har medvirket under omstillingsprosessene, men de var av den oppfatning at de kom sent med. Virksomhetens verneombud/ hovedverneombud hadde ikke deltatt i omstillingsprosessene. Det foreligger brudd på bestemmelsen om rutine for å vurdere arbeidsmiljøkonsekvenser ved endringer.

VÅR REFERANSE 7 av 10 Pålegg - Innleie - drøfting av bruk av innleide arbeidstakere og kravet om likebehandling Arbeidsgiver (innleier) skal drøfte bruken av innleid arbeidskraft, herunder praktisering av kravet om likebehandling, med de tillitsvalgte. Referat fra drøftingene med tillitsvalgte Bekreftelse på gjennomført drøfting fra de tillitsvalgte skal vedlegges, eventuelt med underskrift fra tillitsvalgte på tilbakemeldingen Hjemmel: arbeidsmiljøloven 14-12 tredje ledd Arbeidsgiver (innleier) skal minst én gang per år drøfte bruk av innleid arbeidskraft etter arbeidsmiljøloven 14-12 første og andre ledd, herunder praktiseringen av kravet om likebehandling, med de tillitsvalgte. Dette følger av arbeidsmiljøloven 14-12 tredje ledd. Dersom virksomheten ikke bruker innleid arbeidskraft, utgår drøftingsplikten. Plikten skal likevel følges opp dersom virksomheten har benyttet eller ventelig vil benytte seg av slik arbeidskraft gjennom året. Formålet med bestemmelsen er å øke bevisstheten hos arbeidsgiverne om lovligheten ved bruk av eventuelle innleide arbeidstakere og bidra til å sikre at innleide arbeidstakere blir likebehandlet med egne arbeidstakere. Arbeidsgiver skal i tilknytning til drøftingen gi den informasjon og legge frem den dokumentasjon som setter partene i stand til å gjennomføre en reell drøfting av: Virksomhetens bruk av innleid arbeidskraft fra bemanningsforetak Praktiseringen av kravet om likebehandling Arbeidsgiver skal ha oversikt over og gi tillitsvalgte informasjon om: Hvilke innleide arbeidstakere virksomheten benytter Lengden på leieperiodene Grunnlag for innleien Opplysninger om hvorvidt innleides vilkår er i samsvar med likebehandlingsprinsippet Arbeidsgiver (innleier) skal, når tillitsvalgte ber om det, dokumentere hvilke lønns- og arbeidsvilkår som er avtalt mellom innleid arbeidstaker og dennes arbeidsgiver, jf.

VÅR REFERANSE 8 av 10 arbeidsmiljøloven 14-12b fjerde ledd. Tillitsvalgte som mottar opplysninger, har taushetsplikt om opplysningene. Plikten til å gi opplysninger gjelder bare: Arbeidstidens lengde og plassering, overtidsarbeid, varighet og plassering av pauser og hvileperioder, nattarbeid, feriefritid, feriepenger, fridager og godtgjøring på slike dager, og lønn og utgiftsdekning. Under tilsynet kom det frem at virksomheten benytter innleide arbeidstakere fra bemanningsforetak. Arbeidsgiver (innleier) opplyste at bruken av innleide arbeidstakere, herunder praktisering av kravet om likebehandling, ikke er drøftet med de tillitsvalgte i løpet av det siste året. Det foreligger brudd på bestemmelsen om drøfting med tillitsvalgte. Pålegg - Midlertidig ansettelser - drøfting Arbeidsgiver skal drøfte bruk av midlertidig ansettelse med de tillitsvalgte. Tidspunkt for når drøftinger med tillitsvalgte ble gjennomført Bekreftelse på gjennomført drøfting fra de tillitsvalgte skal vedlegges, eventuelt med underskrift fra tillitsvalgte på tilbakemeldingen Hjemmel: arbeidsmiljøloven 14-9 første ledd tredje punktum Arbeidsgiver skal minst en gang per år drøfte bruk av midlertidig ansettelse med de tillitsvalgte. Dette fremgår av arbeidsmiljøloven 14-9 første ledd tredje punktum. Bestemmelsen gjelder virksomheter som bruker midlertidig ansettelser. Den årlige drøftingsplikten omfatter ikke innleide fra virksomhet som har til formål å drive utleie (se eget punkt, ref. 5). Hovedregelen er at arbeidstaker skal ansettes fast. Formålet med bestemmelsen er å øke bevisstheten hos arbeidsgiverne om lovligheten av eventuelle midlertidige arbeidsavtaler.

VÅR REFERANSE 9 av 10 Drøftingen skal belyse det faktiske grunnlaget for og nødvendigheten av de midlertidige ansettelsene. Arbeidsgiver må i forbindelse med drøftingen gi tillitsvalgte informasjon og legge frem dokumentasjon slik at partene er i stand til å foreta reelle drøftinger. Behovet for dokumentasjon vil kunne variere avhengig av hvilke sider av grunnlaget for de midlertidige ansettelsene partene er opptatt av å belyse. Arbeidsgiver må kunne fremlegge: Oversikt over hvilke midlertidig ansettelseskontrakter som finnes i virksomheten Oversikt over ansettelseskontraktenes varighet Begrunnelse for de midlertidige ansettelsene I virksomheter med betydelig vikarbruk og bruk av ekstrahjelper/ringevikarer, bør drøftingen omfatte en vurdering av andel midlertidig ansatte i forhold til totalt antall ansatte i virksomheten. Det er ikke krav om at det oppnås enighet mellom arbeidsgiver og de tillitsvalgte om bruk av midlertidig ansettelser. De ansattes tillitsvalgte kan være fagforeningstillitsvalgte, verneombudet eller andre representanter fra de ansatte. Arbeidsgiver opplyste i tilsynet at virksomheten benytter midlertidig ansatte. Bruk av midlertidig ansettelser er drøftet i enkelte tilfeller med de tillitsvalgte, men det er ikke gjennomført en samlet drøfting med de tillitsvalgte i løpet av det siste året slik loven krever. Det foreligger brudd på bestemmelsen om å drøfte bruk av midlertidig ansettelse. Hva skjer hvis dere ikke oppfyller pålegg innen fristen? Hvis ikke pålegg er oppfylt innen fristen, kan vi ilegge dere tvangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Tvangsmulkt vil si at dere må betale et fastsatt beløp for hver dag eller hver uke fram til dere har oppfylt pålegget, eller at dere må betale et engangsbeløp. Vi kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil dere har oppfylt pålegget, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Dere kan klage Dere kan klage på vedtak jf. forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra dere mottar dette brevet. For nærmere informasjon om klageinstans, fremgangsmåte ved klage og retten til å se sakens dokumenter, se www.arbeidstilsynet.no/klage. Hva må dere gjøre? Dere må sende oss en skriftlig tilbakemelding for hvert enkelt punkt innen fristen. Tilbakemeldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller en stedfortreder. Tilbakemeldingen kan også undertegnes av verneombudet eller en representant for de ansatte.

VÅR REFERANSE 10 av 10 Gi en kopi av dette brevet til verneombudet Verneombudet skal gjøres kjent med vedtak fra Arbeidstilsynet, jf. arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd. Vi har derfor lagt ved en kopi av dette brevet som arbeidsgiver skal gi videre til verneombudet. Har dere behov for mer informasjon? Dere finner mer informasjon om Arbeidstilsynet og om regelverket på www.arbeidstilsynet.no, eller dere kan kontakte oss på telefon 815 48 222. Dersom dere har spørsmål til saken, kontakt saksbehandler, oppgi referansenummer. Med hilsen Arbeidstilsynet Paul Bjarne Nerheim tilsynsleder (sign.) Leif Thorbjørnsen senioringeniør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Aktuelle hovedtillitsvalgte Laila Nylund, omsorgsleder Knut Arne Eikås, hovedverneombud