Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Narvik rådhus, 12.12.2012 Møterommet, 6.etg Fra sak: Til sak: 37/2012 43/2012 Fra kl.: Til kl.: 13.00 15.30 Følgende medlemmer møtte: Roger Bergersen Fredrik Dobak Kvensjø Elisabeth Wallenius Brith Trude Rist IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Heidi Kristin Rondestvedt FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen møtte Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev Nord møtte: Annita Hakvåg Tove Benjaminsen 4 av 5 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste og innkalling ble enstemmig godkjent. Sak 37/12 Godkjenning av protokoll fra møte den 11. oktober 2012. Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 11. oktober 2012 ble gjennomgått. Etter å ha gjennomgått protokoll fra kontrollutvalgsmøtet 11. oktober 2012 fattet kontrollutvalget slikt : Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 11. oktober godkjennes.
Sak 38/12 Gjennomgang av protokoll fra siste bystyremøte Kontrollutvalget gjennomgikk siste protokoller fra Bystyret og fattet følgende : Kontrollutvalget har ingen av sakene fra siste kommunestyremøte til særskilt oppfølging. Sak 39/12 Avtale mellom Narvik Havn KF og Northland AS (Unntatt offentlighet) Gjennom kontrollutvalgets behandling av regnskapet for 2011 for Narvik Havn KF, var det i kontrollutvalgets uttalelse til regnskapet knyttet en kommentar til forhold angjeldende avtale mellom Narvik Havn KF og Northland Resources AB om hvorvidt Narvik Havn KF har en forpliktelse eller rett til å kjøpe kaianlegget etter at leieperioden er ute. Det er i ettertid, etter kontrollutvalgets oppfatning, oppstått usikkerhet rundt enkelte forhold i den aktuelle avtalen. Med denne bakgrunn har kontrollutvalget bedt om en orientering fra så vel KomRev NORD IKS som av havnedirektøren i Narvik Havn KF. Revisjonen var til stede i møtet og ga uttrykk for sin oppfatning av innholdet i avtalen, samt hvordan kommunikasjonen har vært mot Narvik Havn KF i saken. Havnedirektøren var forhindret fra å møte. Etter gjennomgangen fra revisjonen og etter en diskusjon i kontrollutvalget, ble det fattet slikt - Orienteringen fra revisjonen tas til etterretning. - Kontrollutvalget krever å få utlevert avtalen mellom Narvik Havn KF og Northland Resources AB i sin helhet. - Kontrollutvalget innkaller havnedirektør og/eller styreleder til møte torsdag den 20. desember for å redegjøre for deler av innholdet i avtalen mellom Narvik Havn KF og Northland Resources AB. Sak 40/12 Plan for forvaltningsrevisjon intern arbeid med utarbeidelse av plan Sekretariatet orienterte kort om arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og kontrollutvalget fattet deretter slikt Kontrollutvalget fortsetter arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon i neste møte. Kontrollutvalgets medlemmer gir innspill til sekretariatet Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 12_12_12 - offentlig sak 16/12 21/12 Side 2 av 5
for mulige prosjekter og for videre analyse og etablering av prosjektskisse. Rådmannsteamet inviteres til neste kontrollutvalgsmøte. Sak 41/12 Plan for selskapskontroll intern arbeid med utarbeidelse av plan Sekretariatet orienterte kort om arbeidet med plan for selskapskontroll og kontrollutvalget fattet deretter slikt Kontrollutvalget fortsetter arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon i neste møte. Kontrollutvalgets medlemmer gir innspill til sekretariatet for mulige prosjekter og for videre analyse og etablering av prosjektskisse. Sak 42 /12 Revisjonsbrev nr 9 - Manglende rutiner for behandling av merverdiavgift for utleiebygg. Revisjon ved Annita Hakvåg Refererte innholdet i brevet og bakgrunn for at dette er rettet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde noen oppfølgingsspørsmål som ble diskutert med revisjonen og diskuterte deretter brevets innhold. Etter gjennomgangen fattet kontrollutvalget slikt : - Kontrollutvalget viser til nummerert brev (brev nr. 9) av 23. november 2012 til kontrollutvalget med kopi til rådmann. - Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning - Kontrollutvalget ber om at rådmann besørger at det etableres tilfredsstillende rutiner for å kunne dokumentere krav knyttet til mvakompensasjon i tråd med brevet fra revisjonen. - Kontrollutvalget skal ha tilbakemelding fra administrasjonen om status i arbeid med disse rutinene innen 1. mars 2013. Sak 43 /12 Eventuelt/orienteringssaker. Fredrik Dobak Kvensjø redegjorde for at hans kone hadde fått fast stilling som enhetsleder i Narvik kommune. Sekretariatet orienterte om at forvaltningsrevisjonsprosjekt HOS er bestilt og at KomRev NORD IKS har startet arbeidet med prosjektet. Vider oppfølging i begynnelsen av februar. Sekretariatet orienterte om at det fremdeles ikke var kommet endelig tilbakemelding fra Fylkesmannen på Narvik kommunes budsjett for 2012 og at dette var begrunnet i sykdom hos fylkesmannen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 12_12_12 - offentlig sak 16/12 21/12 Side 3 av 5
Sekretariatet orienterte om at Kontrollutvalgsservice Hålogaland IKS fremdeles er registrert i Brønnøysundregistrene og således ikke registrert som oppløst. Disse orienteringssakene ble behandlet under ett og kontrollutvalget fattet slikt: Kontrollutvalget tar orienteringene til etterretning. Kontrollutvalget hadde i forbindelse med tidligere behandling av sak om overdragelse av Sanitetshuset på Ankenes ønske om å få en orientering fra ledelsen i Hardhaus. Saken ble behandlet under eventuelt, da deltakelse fra Hardhaus var kommet i stand etter at sakslisten var sendt ut til kontrollutvalgets medlemmer. Fra Hardhaus møtte Kjell Birger Hansen, Einar Ditløvsen og Jørn Haugli. Etter en kort innledning fra Ditløvsen, orienterte Kjell Birger Hansen om hvordan Spkl Hardhaus hadde opplevd behandlingen av salget av Sanitetshuset på Ankenes. Det ble vist til at det hadde vært kontakt mellom kommunen og Hardhaus ved flere anledninger og at det var avholdt flere møter, uten at Hardhaus er kjent med at det er ført noen protokoll fra slike møter. Det har imidlertid forekommet korrespondanse mellom Spkl Hardhaus og kommunen. Avslutningsvis oppsummerte Hansen og Haugli med at det fra Spkl Hardhaus sin side oppfattes å ikke være foretatt forsvarlig saksbehandling i forbindelse med overdragelsen av Sanitetshuset på Ankenes. Dette ble begrunnet med at Hardhaus ikke hadde fått svar på sine forespørsler i forhold til ulike uavklarte forhold før de etter en lengre prosess fikk muntlig beskjed om at huset var solgt. Det ble bl.a. fra kommunens side vist til at en utredning innhentet knyttet til EØS-reglene ikke ga grunnlag for å overdra eiendommen vederlagsfritt. Denne utredningen skal i følge Spkl. Hardhaus kommunen ha nektet å utlevere til klubben. Spkl. Hardhaus hadde ikke lagt inn bud på eiendommen, noe som i følge representantene fra Hardhaus skyldtes at de ikke hadde fått tilbakemelding fra kommunen på det de mente var sentrale forhold knyttet til eiendommen. Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 12_12_12 - offentlig sak 16/12 21/12 Side 4 av 5
Kontrollutvalget diskuterte saken etter at representantene fra Hardhaus hadde forlatt møtet og fattet følgende Kontrollutvalget retter en henvendelse til kommunens administrasjon og ber om Kommunens utredning av EØS-reglene knyttet til salg av eiendommen. Be om kopi av salgsavtalen av bygget Be om en tilbakemelding på om det knytter seg klausuler til tildelte spillemidler ved salg av eiendommen. Møte ble deretter hevet ca. kl. 15.00. Narvik, 12. desember 2012 Roger Bergersen Leder kontrollutvalget i Narvik Protokoll kontrollutvalgsmøte Narvik 12_12_12 - offentlig sak 16/12 21/12 Side 5 av 5