Styringsgruppe kommunereformen Referat fra møte nr. 9: Styringsgruppe kommunereformen Møte gjennomført 19.1.2016 kl. 18:00 23:15 på rådhuset, møterom 1. etg. Til stede var: Svein Erik Kristiansen Sidsel Haldorsen Knut Erik Hansen Heidi Olsborg Per-Anders Robertsen Viveka Teräs for Sisilja Viksund Svein Nilsen Bjørn Erik Strømsnes for Hermod Iversen Steinar Sørensen Møteleder: Møtesekr.: Svein Erik Kristiansen Steinar Sørensen 1. Status i arbeidet Forhandlingsutvalget refererte fra møter i ETS, Harstad m.fl. og med Narvik. Vedtak enst.: Gjennomgangen tas til orientering. 2. Gjennomgang av utkast til intensjonsavtale(r) Dok.: Revidert utkast for ETS-alternativet etter forhandlingsmøte 5.1.2016. (Ikke mottatt revidert utkast for alternativet Harstad m.fl. etter siste arbeidsmøte. Drøfting om justeringer av avtale Evenes Narvik tas videre i neste møte mellom disse to kommunene.) Styringsgruppa melder følgende innspill til intensjonsavtalen for ETS-alternativet til møte 29.1.2016: Side 6: Et innbyggertall på ca. 6.200 innbyggere skal være en målsetting vi skal strekke oss etter. Dette er en ambisiøs målsetting hvor det bør knyttes til noen strategier i tillegg til det kommunene arbeider for p.t. (næring, boligarealer m.m.)
Styringsgruppen spiller inn følgende utkast for drøfting 29.1.2016: ETS kommune vil prioritere: Tiltak som fremmer bolyst. Økt satsing på kulturtilbud med særlig satsing på barn og unge. Analysere hvilke urbane kvaliteter som trekker innbyggere til Harstad og Narvik, og søke å kompensere med tilsvarende kvaliteter i ETS. Side 7, kulepunkt: Etablere grende- eller kommunedelsutvalg vurderes, jf fakta- og intensjonsgrunnlaget. Ut fra målsettingene om innbyggerdialog m.m. kan det vurderes om vi heller bør slå fast mål om utvikling av nærdemokrati, og at form på dette utvikles i samspill med innbyggere etter at evt. vedtak om ETS kommune er fattet. Styringsgruppen foreslår følgende endring: ETS kommune vil utvikle former for utstrakt nærdemokrati (f.eks. kommunedelsutvalg, grendeutvalg, utviklingslag, økt brukerstyring i kommunale tjenester, m.m.) ETS kommune vil utvikle form på nærdemokratiske organ sammen med innbyggere og lag og foreninger. Side 8, kulepunkt: ETS kommunen vil prioritere bygging av oppvekstsenter i Evenes. Alle kommunene har investeringer på skolesektoren i sine planer. Disse vil være realisert før eventuell ETS kommune er etablert, og vil i ulik grad påvirke økonomiske rammebetingelser for ETS kommune. Disse utbyggingene (Ramsund, Sandstrand, Evenes) bør gis en likeverdig behandling i intensjonsavtalen. Styringsgruppen foreslår følgende endring: ETS kommune vil prioritere utbygging av ny skole / oppvekstsenter i Ramsund, Sandstrand og i Evenes. Side 9, kulepunkt: Evenes har i dag en nyrestaurert rehabiliteringsavdeling som vil tas i bruk. Fakta- og intensjonsgrunnlaget har følgende formulering: «Evenes kommune stiller til rådighet en restaurert sykehjemsavdeling forbeholdt korttidsplasser, avlastning og hverdagsrehabilitering. Ettersom ETS-kommunene samlet har liten kapasitet på dette fagområdet, er det et mål å etablere drift ved denne snarest mulig». Styringsgruppen foreslår følgende endring: Restaurert sykehjemsavdeling i Evenes forbeholdt korttidsplasser, avlastning og hverdagsrehabilitering tas i bruk snarest mulig. Side 2 av 8
Andre forhold: Alternativene til endret kommunestruktur vil bli vurdert opp mot kommunenes 4 ulike roller og ekspertutvalgets 10 kriterier for framtidig kommunestruktur. Styringsgruppen spiller inn til drøfting: Bør ETS-kommunene i det videre arbeidet foreta felles vurderinger av ETS kommune opp mot kommunenes 4 ulike roller og ekspertutvalgets 10 kriterier for framtidig kommunestruktur? 3. Forberedelse av folkemøter Styringsgruppen besluttet slikt opplegg: Tid / sted: Liland den 25. januar kl. 18:00. Evenesmark den 26. januar kl. 18:00. Bogen den 27. januar kl. 18:00. Målsetting: Få ut best mulig informasjon om alternativene slik de foreligger per dato, og om den videre beslutningsprosessen både på kommunalt og statlig nivå. Invitere til og legge til rette for lokal debatt om retningsvalg. Hovedvekt på å få ut informasjon og innspill inn. Det legges derfor ikke opp til paneldebatt o.l. Møteopplegg: Velkommen v/ordfører. Presentasjon av alternativene og videre prosess v/rådmannen. o Legge ut kortversjon fra EvenesNytt. o Legge ut presentasjonen. o Flak: Jeg ønsker mer info om? Kaffepause og pauseprat. Spørsmål og debatt. Avslutning v/ordfører. 4. Gjennomføring av innbyggerundersøkelse Dok.: Utkast til spørreundersøkelse. Styringsgruppen hadde en gjennomgang, og fastsatte aldersgrense til 16+, justerte aldersintervallene samt rekkefølge på opplisting av kommuner i alternativet Harstad m.fl. Side 3 av 8
Vedtak enst.: Spørreundersøkelsen benyttes slik den foreligger etter styringsgruppens justeringer. 5. Gjennomgang av revidert utkast til prosessplan Dok.: Utkast til revidert plan. Styringsgruppa gikk gjennom dette, og foretok justeringer slik det framgår av vedlagte plan. 6. Eventuelt Styringsgruppen vurderer møte i forkant av kommunestyrets møte 11.2.2016. Bogen i Ofoten, 19.1.2016 Steinar Sørensen Refr. Side 4 av 8
Evenes kommune Evenes kommunes arbeid med kommunereformen Symboler: Beslutningspunkt Er gjennomført Aktiv medvirkning Under prosess Målsettinger: Prosessmål: Evenes kommune ønsker å ha et aktivt forhold til kommunereformen, og gjennom dette selv ta ansvar for lokalsamfunnets framtid. Det er et mål å informere og involvere innbyggerne på best mulig måte, og gi innbyggerne forutsetninger for å gi råd inn i prosessen hele tiden. Innbyggerne skal høres og gi anledning til å fremme synspunkter i alle ledd av prosessen. Uansett resultatet av reformprosessen skal innbyggerne ha opplevd prosessen som åpen og inkluderende, og de skal ha fått mulighet til å medvirke. Resultatmål: Evenes kommune vil velge det strukturalternativet som etter en samlet vurdering gir best forutsetning for: Utvikling av tjenestetilbud preget av kvalitet og nærhet til brukere Utvikling av nye arbeidsplasser, lokalsamfunn og nye næringer Ivareta og utvikle lokaldemokratiet, herunder innbyggerdialog og brukermedvirkning Mindre avhengighet av interkommunale løsninger Organisering: Styringsgruppe bestående av: Mandat: Ordfører Rådmann SV: Knut Erik Hansen Styringsgruppen har ansvar for å lede prosess med eventuell endring av kommunestruktur innenfor de rammer som Side 5 av 8
FrP: Sidsel Haldorsen H: Sisilja Viksund SP: Svein Nilsen AP: Heidi Olsborg V: Per-Anders Robertsen Ansatte: Hermod Iversen kommunestyret trekker opp. Styringsgruppen har fullmakt til å godkjenne intensjonsavtaler for signering. Beslutningspunkt 1: Valg av alternativer som inngår i prosessen. (Besluttet i kommunestyre 28.10.2014, saksprotokoll) Okt 2014 Involvering og medvirkning Innbyggere: Før politiske samtaler med vedtatte alternativer, skal det gjennomføres folkemøter med siktemål å: Gi relevant informasjon om kommunereformen som sådan Registrere viktige forhold å ivareta i arbeidet med kommunereformen Det skal være mulighet til elektronisk kommunikasjon samt debatt via hjemmeside og sosiale medier. Ansatte: Rådmannen har ansvar for relevant informasjon til ansatte. Arbeid med alternativene Evenes kommune anser alternativene som tilstrekkelig utredet til å innlede politiske samtaler og forhandlinger med nabokommunene. Evenes kommune vil bidra til utredninger og avklaringer av problemstillinger som oppstår under forhandlingene. Disse har som mål å gi en faktabasert framstilling av effekter av alternativene og realistiske politiske intensjoner. Evenes kommune har hatt som mål at fakta- og intensjonsgrunnlag skal foreligge innen 1.7.2015. Merknad til prosessplan fase I foran: Side 6 av 8
Opprinnelig prosessplan forutsatte at alle intensjonsgrunnlag skulle være ferdige innen sommeren, se foran. Prosessplanen for denne fasen medførte folkemøter og innbyggerundersøkelse i september 2014, og at det nye kommunestyret så skulle ta stilling til hvilket alternativ som skulle arbeides videre med. Den videre prosessplanen innebærer derfor en mer komprimert prosess enn opprinnelig plan. Involvering og medvirkning Januar 2016, uke 4 Folkemøter: Når det foreligger intensjonsgrunnlag for alle alternativene. Disse sammenfattes og gjøres alment tilgjengelige gjennom hjemmeside og EvenesNytt. Folkemøtene har som mål å gi ytterligere informasjon og lokal debatt om alternativene. Folkemøter gjennomføres: Liland 25.1.2016 Evenesmark 26.1.2016 Bogen 27.1.2016 F.o.m. uke 5 Innbyggerundersøkelse: Det gjennomføres undersøkelse som fyller generelle krav til validitet. Ansatte: Rådmannen har ansvar for relevant informasjon til ansatte. Beslutningspunkt 2: Valg av alternativ å gå videre med 16.3.16 Kommunestyret beslutter hvilke(t) alternativ som skal forhandles og utredes til forsvarlig beslutningsgrunnlag for endelig valg av kommunealternativ. Arbeid med alternativet Det vurderes ytterligere egen prosessplan for dette arbeidet. Dette avklares i samarbeid med deltakende kommuner. Det vurderes nærmere behov for egen prosessplan avhengig av antall alternativer og dialogen med andre kommuner som inngår i alternativ(ene) Side 7 av 8
Involvering og medvirkning Det endelige beslutningsgrunnlaget gjøres kjent, hjemmeside og EvenesNytt. Folkemøter: Ytterligere info om beslutningsgrunnlaget, lokal debatt. Ansatte: Rådmannen har ansvar for relevant informasjon til ansatte. 29. og 30. mai Rådgivende folkeavstemming Kommunestyret beslutter eget opplegg for gjennomføringen av denne i møte 11.2.2016. Kommunestyret foretar foreløpig vurdering av prosessen. 16. juni 2016 Beslutningspunkt 3: Kommunestyrets endelige beslutning Siste anledning til å fatte vedtak iht. statlig framdriftsplan. 30. juni 2016 Side 8 av 8