UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: 22.10.2015 Sted: Gjesteserveringen, Campus Adamstuen Tid: Kl. 10.00 16.00 Tilstede: Siri B. Hatlen (ikke sakene 86 92, 99), Øystein Evensen, Camilla Kielland, Jørgen Skeide, Ruth Haug, Trond Langseth, Marianne Harg, Siri Bakøy, Alf Bjørseth, Jens Oddershede Marianne Harg ledet styremøtet i de sakene hvor Siri B. Hatlen ikke var tilstede, også sak 94. Fraværende: Morten Sørlie Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Siri Margrethe Løksa, Jan Olav Aasbø, Birger Kruse Protokoll: Lise Gorseth 86/2015 Godkjenning av innkalling og sakliste Styret hadde foretrukket at ettersendte dokumenter om Prosjektstyrets anbefalinger til sakene 95 og 96 hadde blitt sendt ut tidligere. Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 87/2015 Godkjenning av protokoll fra 04.09.2015 Universitetsstyret godkjenner protokollen. 88/2015 Referat fra IDF møtet 19.10.2015 Referat fra sentralt IDF møte 19.10.2015 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 89/2015 Orienteringssaker fra Styreleder o Ingen saker Rektor
2 Utover den skriftlige redegjørelsen, nevnte rektor: o Alf Bjørseth er tildelt pris som Årets teknologileder på Norwegian Tech Award 2015 o Alle departementsrådene var på besøk på NMBU 21.10.2015 o Status internrevisjon; Price Waterhouse Coopers (PWC) har fått oppdraget med å gjennomføre internrevisjon på NMBU. 90/2015 Status fra prosjektstyret Prosjektstyreleder Olaf Melbø informerte styret om status for arbeidet med Prosjekt Campus (Senter for husdyrforsøk (SHF), Ur bygningen, Samlokaliserings /brukerutstyrsprosjektet (SLP/BUT), Strategisk campusplan, Sluttfase /flytteprosjekt). Melbø uttrykte bekymring over overskridelse på prosjekteringskostnadene. Melbø tok opp at Prosjektstyret manglet prognoser på det totale kostnadsbildet for SLP/BUT fra Statsbygg. Dette vil bli fulgt opp overfor Statsbygg. Melbø pekte på at prosjektstyrets budsjettinnspill for 2016 og budsjettforslag 2017 ikke er endelige før referatet fra prosjektstyrets siste møte er godkjent. Universitetsstyret ble orientert om endringene som er funnet sted i Prosjektstyrets sammensetning og årsakene til dette, og anser at det er funnet gode løsninger. Tas til orientering. 91/2015 Nytt kvalitetssikringssystem for NMBU Ved implementering av kvalitetssikringssystemet legger styret til grunn at det utvikles enkle løsninger for rapportering, slik at det ikke blir unødvendig byråkrati. 1. Universitetsstyret vedtar kvalitetssikringssystemet for utdanning ved NMBU. 2. Universitetsstyret ber om at det utvikles et felles indikatorsett for kvalitetsvurderinger som omfatter hele NMBU. 92/2015 Tilsetting: Kalling av professor ved Institutt for landskapsplanlegging (ILP)
3 I medhold av univ. 6 3 (4) tilsetter universitetsstyret Per Kåre Sky, til fast 100% stilling som professor i jordskifte og eiendomsfag. Stillingen legges til Institutt for landskapsplanlegging og plasseres i stillingskode 1013 Professor. 93/2015 Det videre arbeidet med sikring av pasientgrunnlaget ved flytting av klinikkene til Ås Rektor svarte innledningsvis på spørsmål fra styret angående prosessen i sak 84/2015 fra styremøtet 04.09.2015. Styret gav innspill både til prosess og mandat for videre arbeid og ba rektor vurdere bl.a. paralleldrift Ås/Adamstuen som en overgangsløsning, samarbeid med de private klinikkene, sammensetningen av pasientgrunnlaget for å ha tilstrekkelig og variert klientgrunnlag for undervisningen og markedsføring. Det framtidige pasientgrunnlaget bør inngå i styrets overordnete risikovurderinger. 1. Rektors redegjørelse ble tatt til orientering. 2. Styret ber om at arbeidet med å sikre pasientgrunnlaget gis høy prioritet og at arbeidet startes opp umiddelbart. 3. Rektor kommer tilbake til styret med endelig mandat og budsjett for arbeidet i neste styremøte. 94/2015 Rapport for 2. tertial 2015 Universitetsstyret er godt tilfreds med formen på tertialrapporten og at styrets innspill til format på rapporteringen er godt ivaretatt. Rektor vil utarbeide en plan med klare tidsfrister og milepæler for å utbedre IT situasjonen på Adamstuen. Denne presenteres for universitetsstyret 26.11.2015. Styret deler rektors bekymring for økonomisituasjonen ved Institutt for plantevitenskap (IPV) og ber rektor vurdere om NMBU vil være tjent med å trekke inn eksterne ressurser i arbeidet med å utvikle bærekraftige løsninger for instituttet. Styret oppfatter at rapportering på arbeid med tidstyver blir for vagt og ber om at identifiserte gevinster ved realisering av tidstyver følges opp og rapporteres. Styret ga innspill til hvordan bidrags og oppdragsaktivitet (BOA) ønskes presentert som separate tema i tertialrapporten, inklusive i tekstdelen.
4 I tilknytning til årsrapporteringen ber Universitetsstyret om en særskilt redegjørelse for status og resultater for NMBUs deltakelse innenfor de ulike EU finansierte programmene. Rektor informerte om at følgende personer har takket ja til å delta i NMBUs Råd for samarbeid med arbeidslivet (RSA): Anita Krohn Traaseth, Adm.dir. Innovasjon Norge Gaute Lenvik, Adm.dir. NHO Mat og Drikke Lasse Hansen, Adm. dir. KS Geir Ove Ystmark, Adm.dir Sjømat Norge Arne Krokan, professor NTNU Unni Merete Steinsmo, Konsernsjef SINTEF Jens Ulltveit Moe, Investor Universitetsstyret tar Rapport for 2. tertial til etterretning. 95/2015 Budsjett NMBU 2016, førstegangsbehandling Styret viste til føringene for 2016 budsjettet som ble gitt i US sak 59/2015 bl.a. at kjernevirksomheten søkes skjermet. 1. Styret ber om at det fremlegges endelig forslag til budsjett for 2016 som legger til grunn et langsiktig og bærekraftig perspektiv. Det skal fremlegges et budsjett i balanse som er basert på følgende forutsetninger: a) Universitetsstyrets tidligere vedtak om satsinger og prioriteringer er forutsatt innarbeidet. Det vises spesielt til vedtatt satsing på fremragende forskning og utdanning, US sak 55/2015. b) Det stilles effektiviseringskrav med budsjettvirkning overfor samtlige av NMBUs budsjettenheter. c) Budsjettet må legge til grunn styrets føringer for 2016 budsjettet som er presisert i vedtaket fra US sak 59/2015. 2. Universitetsstyret støtter at det stilles økte inntjeningskrav for den bidrags og oppdragsfinansierte aktiviteten (BOA). 3. Det må innarbeides tiltak som på sikt kan føre til økt uttelling på budsjettindikatorene i Kunnskapsdepartementets finansieringssystem. 4. Universitetsstyret ber rektor utrede behov og plan for å sikre de nødvendige budsjettreserver som vil kreves for å møte de forventede framtidige økonomiske utfordringer. Styret understreket at man må legge til grunn at det vil bli stilt effektiviseringskrav fra KD også i kommende år samtidig som pukkelkostnader og andre kostnader relatert til flytteprosessen må planlegges for. Reserver bør bygges alt fra 2016 for å
5 unngå at man må foreta større kutt senere. Rektor legger fram grunnlag for drøfting i Universitetsstyret 26. november 2015. Punktene 1b) og 4 ble vedtatt mot 1 stemme (Haug). Ruth Haug har følgende protokolltilførsel til sak 95/2015 Budsjett NMBU 2016: Støtter i prinsippet rektors forslag til budsjett for 2016 som fremlagt i sak 95/2015. Støtter punkt 1a i flertallsvedtaket som slår fast at Universitetsstyrets tidligere vedtak skal innarbeides i budsjettet og viser i den sammenheng spesielt til styrets føringer fra US sak 59/2015 (Foreløpig budsjett for NMBU 2016) som blant annet fastslår at budsjett for 2016 må legge til grunn å skjerme kjernevirksomheten (forskning og utdanning). Basert på styrets tidligere vedtak (59/2015) om at kjernevirksomheten skal skjermes i budsjettet for 2016, støttes ikke flertallsvedtaket 1b om å stille effektiviseringskrav med budsjettvirkning overfor samtlige av NMBUs budsjettenheter, dersom dette går utover kjernevirksomheten. Støtter punkt 2 og 3 i flertallsvedtaket. Støtter ikke punkt 4 i flertallsvedtaket, dersom dette punktet betyr at budsjettforslaget for 2016 skal kutte i kjernevirksomheten i forhold til det fremlagte budsjettforslaget fra rektor i sak 95/2015, for å bygge opp reserver utover det som allerede er lagt inn i rektors budsjettforslag for 2016. Forøvrig støttes det at rektor utreder hvordan fremtidige økonomiske utfordringer skal møtes inkludert bruk av virksomhetskapital og mulig lån av likviditetsreserven om nødvendig. 96/2015 Budsjettforslag 2017 Prosjektstyrets foreløpige innspill til budsjett for 2017 2019 ble ettersendt. Det framlagte forslag til satsinger utenfor budsjettrammen for 2017, inkludert det foreløpige innspillet fra Prosjektstyret, oversendes Kunnskapsdepartementet innen fristen 1. november 2015.
6 97/2015 Bruk av NMBUs kapitalreserver Styret legger til grunn at beslutning om eventuelle lån av NMBUs kapitalreserver kun kan fattes av Universitetsstyret. Tilbakebetalinger på lån fra NMBUs kapitalreserver må innarbeides i langtidsbudsjettet. Universitetsstyret tar det framlagte forslag til orientering og ber rektor legge frem forslag til retningslinjer for lån fra NMBUs kapitalreserver som legger vekt på ansvarlighet, risiko, formål og tilbakebetalingsordninger. Retningslinjene skal legge til grunn at lån fra NMBUs kapitalreserver avgrenses til unntakssituasjoner, andre ekstraordinære tiltak samt tiltak som med stor grad av sannsynlighet vil kunne redusere kostnader/øke inntekter i et flerårig perspektiv. 98/2015 Evaluering av dagens styringsmodell Universitetsstyret ber om å få orientering om status for arbeidet på neste styremøte, herunder om det etter at gruppen er konstituert er aktuelt å justere mandatet. 1. Universitetsstyret vedtar mandat for arbeidsgruppen i samsvar med forslag. 2. Styret oppnevner følgende til arbeidsgruppen for evaluering av NMBUs styringsmodell: a. Professor Torbjørn Digernes, NTNU b. Professor Tom Colbjørnsen, BI c. Professor Lisa Sennerby Forse, SLU 99/2015 Salg av NMBUs eierinteresser i Hepmarin AS Rektor forestår framtidige salg av NMBUs eierinteresser i henhold til sak 78/2015 og orienterer styret på egnet måte. Universitetsstyret slutter seg til rektors forslag om salg av NMBUs eierinteresser i Hepmarin AS
7 100/2015 Referatsaker: a. Brev fra Riksrevisjonen datert 04.09.2015: Innledende revisjonsbrev for revisjon av årsregnskapet til Norges miljø og biovitenskapelige universitet NMBU 2015 (uts.off. jf. rrevl. 18) b. Endelige opptakstall for studieåret 2015/2016 c. Oppdatert årsplan for 2015/2016 d. Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert 31.08.2015: Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings og forskerstillinger av 09.februar 2006 nr. 129 e. Brev fra KD datert 08.09.2015: Høringsbrev forslag om endringer i forskrift om opptak til høyere utdanning f. Brev fra KD datert 14.09.2015: Invitasjon Kontaktkonferanse for universiteter og høyskoler 12.01.2016 og Styreseminar 13.01.2016 g. Brev fra KD datert 15.09.2015: Regnskapsavlegget for 2015 Nye frister h. Brev fra KD datert 16.09.2015: Høring endringer i universitets og høyskoleloven i. Brev fra KD datert 22.09.2015: Delfinansiering av innstegsstillinger j. Brev fra KD datert 29.09.2015: Planer for utvikling og effektiv bruk av campus og bygg i universitets og høyskolesektoren k. Brev fra KD datert 07.10.2015: Høring Forslag til forskrift om forrenting og tilbakebetaling av utdanningslån og tap av rettar 2016 l. Brev fra KD datert 07.10.2015: Strategi for samarbeid med Brasil, Russland, India, Kina, Sør Afrika og Japan m. Brev til KD datert 09.10.2015: Søknad om nye studieplasser i PPU fra våren 2016, fra NMBU n. Brev fra Forskningsrådet datert 23.09.2015: Forskningsrådet setter i gang evaluering av humanistisk forskning i Norge o. Brev fra Helse og omsorgsdepartementet datert 16.09.2015: Høring endringer i forskrift om håndtering av humane celler og vev p. Referat fra møte i Studieutvalget 02.09.2015 q. Referat fra Studentting 4 14.09.2015 101/2015 Eventuelt Universitetsstyret tar sakene til orientering.