for digital byggesaksbehandling

Lokale behov og tilpasninger i dokumenter anskaffelsesgrunnlaget for nytt fagsystem cm for digital byggesaksbehandling Versjon 1.0 2015 KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) 0.8 05.03.2015 Utarbeidet dokumentet for å veilede pilotkommunene i anskaffelsesprosessen. Sopra Steria og Arkitektum 1.0 17.03.2015 Ny innledning og diverse mindre endringer i dokumentet KS KommIT 2

Innholdsfortegnelse 1 Kommunespesifikke behov og løsninger... 4 2 Lokale behov og tilpasninger til 00 Kvalifiseringsgrunnlaget... 4 3 Lokale behov og tilpasninger til 0 Konkurransebilaget... 4 4 Lokale behov og tilpasninger til Kundens kravspesifikasjon (1b - ssa-t bilag 1 Kundens kravspesifikasjon)... 5 5 Lokale behov og tilpasninger til Kravtabeller (1c - ssa-t-bilag_1_vedlegg 1_kravtabeller)... 10 6 Lokale behov og tilpasninger til Prosjekt- og fremdriftsplan (1e - ssa-t bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan)... 10 7 Lokale behov og tilpasninger til Samlet pris og prisbestemmelser (1h - ssa-t bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser og vedlegg)... 11 8 Lokale behov og tilpasninger til Bilag 8 Endringer til standardteksten til SSA-T, SSA-V og SSA-D 11 9 Lokale behov og tilpasninger til Vedleggspakke (1j - ssa-t vedleggspakke til bilag1)... 11 10 Lokale behov og tilpasninger til Vedlikeholdsavtalen (2b - ssa-v bilag 1 Kundens kravspesifikasjon)... 12 11 Lokale behov og tilpasninger til Prosjekt- og fremdriftsplan (2c - ssa-v bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx)... 12 12 Lokale behov og tilpasninger til Opplæring (7 opplæring)... 13 3

1 Kommunespesifikke behov og løsninger Anskaffelsesgrunnlaget er utarbeidet for å dekke det vesentligste av behovet knyttet til byggesaksbehandlingen. Hver kommune må likevel beskrive sin organisasjon og hvilke lokale systemer som skal integreres med byggesaksløsningen. I tillegg vil det være mulig å føye til behov og krav utover det som ligger som standard i kravspesifikasjonen, hvis kommunen har særskilte behov som tilsier dette. Evt. særskilte behov beskrives direkte i kravspesifikasjonen og utdypes med konkrete krav i kravtabellen. Kommunespesifikke behov nummereres med egen ID prefikses K-<nr> f.eks. K-23. I alle dokumentene hvor kommunen må fylle ut detaljer eller kan supplere med særskilte behov og krav er dette markert med tekst i kursiv. Kommunen må særskilt se på frister, adresser, tildelingskriterier m.m. i kvalifikasjonsgrunnlag og konkurransegrunnlag. I tillegg må kommunen minimum fylle ut krav til oppsett og beskrivelse av lokale systemer, organisering m.m. i bilag til tilpasningsavtalen og ferdigstille bilag 4, 5, 6 og 7 til standardavtalene. Under følger en full oversikt over alle punkter hvor kommunen kan eller må gjøre tilpasninger i anskaffelsesgrunnlaget før utlysning. 2 Lokale behov og tilpasninger til 00 Kvalifiseringsgrunnlaget 1.1 Invitasjon Oppgi navn på Kunde: «NN kommune/kommunesamarbeid» Ta inn samarbeidspartnere/kommuner som også skal omfattes av 1.1.1 Samarbeidspartnere til anskaffelsen. Ta inn evt. forhold knyttet til sannsynlig «Invitasjon» kommunesammenslåing? 1.4 Oppdragsgiver Oppgi «Navn» og «E-post» til kontaktperson oppdragsgiver kontaktperson 1.5 Framdriftsplan for Oppgi tidsfrister med klokkeslett for de ulike aktivitetene i anskaffelsesprosessen anskaffelsesprosessen. 2.4 Tilleggsopplysninger Oppgi «Saksnummer» for anskaffelsen i siste avsnitt 4.8 Frist for innlevering av Oppgi frist for å levere forespørsel om deltakelse i konkurransen i forespørsel om deltakelse formatet [dd.mm.yyyy], kl. [xx:xx] 4.9 Krav til utforming Oppgi all nødvendig kontaktinformasjon (postadresse, innlevering av forespørsel besøksadresse), samt «Saksnummer» for anskaffelsen 3 Lokale behov og tilpasninger til 0 Konkurransebilaget 1.1 Invitasjon til «Tilbudsinnbydelse» 1.1.1 Samarbeidspartnere til «Invitasjon» 1.8 Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget Oppgi navn på Kunde: «NN kommune/kommunesamarbeid» Oppgi «X»-antall leverandører som er kvalifisert og blir invitert til å levere tilbud Evt. samarbeidspartnere/kommuner oppgis her. Ta inn evt. forhold knyttet til sannsynlig kommunesammenslåing? Oppgi e-postadresse til kontaktperson: «nn@nn.kommune.no» og saksnummer til anskaffelsen «ref. nr. [XXXXX]» 4

3.1 Tilbudets utforming Oppgi «ref nr: [XXXXX]» 3.5 Tilbudsfrist Oppgi siste frist for innlevering av tilbud «[dd.mm.yyyy, kl. xx:xx]» Oppgi all nødvendig kontaktinformasjon (postadresse, 3.6 Innleveringssted besøksadresse, e-postadresse) Oppgi vekting i prosent til de tre tildelingskriteriene; 1. Kvalitet i tilbudt løsning (inkludert drifts- og 5 Avgjørelsen av vedlikeholdsytelser) konkurransen 2. Gjennomføringsevne 3. Totalpris Totalt skal vektingen utgjøre 100 %. 4 Lokale behov og tilpasninger til Kundens kravspesifikasjon (1b - ssa-t bilag 1 Kundens kravspesifikasjon) 1.2.3 Begrepsliste til «Utfylling av kravtabell» 2.2 Aktører 2.3 Beskrivelse av systemer og programmer 3.3.1 Det langsiktige målbildet til «Mottak av søknad og avklaring av dokumentasjon» 3.5.2 Brukerutfordringer i dag til «Klagebehandling» 4.2.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for forhåndskonferanse» 4.2.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for forhåndskonferanse» Begrepslisten gir en oversikt over sentrale begreper/rollebeskrivelser i kravspesifikasjonen. Dersom kommunen organiserer funksjonene på en annen måte, bør dette tydeliggjøres i dette listen. I tabellen i kapitlet er aktører i byggesaksbehandlingen beskrevet. Noen aktører er allerede fylt i, men kommunen må selv skal komplettere og fullføre tabellen i henhold til lokale forhold. Anskaffelsen skal integrere enkelte av systemene som er i bruk i dag. I noen tilfeller skal den nye løsningen helt eller delvis erstatte dagens systemer. Noen eksempler på systemer er allerede fylt i, men kommunen må selv komplettere og fullføre tabellen i henhold til lokale forhold. Kommunene velger selv om de ønsker å organisere Mottak av søknad og avklaring av dokumentasjon i en separat prosess først, eller gjøre den sammen med behandlingen. Løsningen muliggjør begge alternativene. Oversendelse av saker for behandling hos Fylkesmannen kan være svært tidkrevende, og kan variere mellom Fylkeskommunene. Kommunen skal beskrive hvordan Fylkesmannen ønsker papirene oversendt. under overskriften Løsningen skal levere data til følgende systemer. 5

4.3.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for innregistrering av søknad og annen dokumentasjon» 4.3.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for innregistrering av søknad og annen dokumentasjon» 4.4.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for mottak av søknad og avklaring av dokumentasjon» 4.4.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for mottak av søknad og avklaring av dokumentasjon» 4.5.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for behandling av rammesøknad og ettrinnssøknad» 4.5.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for behandling av rammesøknad og ettrinnssøknad» 4.6.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for klagebehandling» 4.6.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for klagebehandling» 4.7.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for behandling av igangsettings-søknad» Dersom kommunen skal anskaffe ny arkivkjerne må kommunen sikre at funksjonalitet for å erstatte dagens postmottak med skanning, journalføring og arkivering av fysiske dokumenter, samt journalføring og arkivering av e-post er tilstrekkelig ivaretatt. 6

4.7.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for behandling av igangsettings-søknad» 4.8.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for behandling av søknad om midlertidig brukstillatelse og ferdigattest» 4.8.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for behandling av søknad om midlertidig brukstillatelse og ferdigattest» 4.9.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for tilsyn» 4.9.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for tilsyn» 6.1.1 Beskrivelse av behov til «Standardiserte saksbehandlings-prosesser» 6.2.1 Beskrivelse av behov til «Krav til sjekklister» 6.2.1 Grensesnitt mot øvrige «Krav til sjekklister» 7.1.1 Beskrivelse av behov til «Krav til utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon» 7.1.2 Grensesnitt mot øvrige «Krav til utsendelse av vedtak og annen dokumentasjon» grenser opp mot. Kun i unntakstilfeller og kun helt nødvendige prosesser. 7

7.2 Krav til arkivering Alle arkivverdige dokumenter som produseres i løsningen skal kunne lagres i Kundens til enhver tid gjeldende elektroniske arkivsystem. Løsningen må kunne benytte seg av følgende tjenestegrensesnitt mot kommunens arkivløsning, her må kommunen oppgi om det er GI-arkiv tjenestegrensesnittet eller Noark 5 tjenestegrensesnittet (minimum konformitetsnivå 2a Sak og arkiv), som kommunens arkiv tilbyr. Lokale behov og tilpasninger Støtte kommunene organisering av arkiv: Kommunen skal beskrive hvordan arkivet organiseres i kommunen knyttet til Byggesaksbehandling. Kommunen må ta stilling til periodisering samt videreføring av eksisterende arkiv for plansaker og eventuelle andre plan- og byggesaker som ikke skal støttes i ny saksbehandlingsløsning. Kommunespesifikke krav Unntatt offentlighet: Kommunen må presisere sin rutine for håndtering av offentlighetsvurdering og gradering av dokumenter i forhold til ansvarsfordeling mellom saksbehandler og arkiv. Det forutsettes at kommunens eksisterende løsning benyttes til publisering av offentlig journal. Kommunen må definere hvordan tilgang til dokumenter som unntas offentlighet i saksbehandlingsløsningen skal styres i arkivkjernen. 7.2.1 Beskrivelse av behov til «Krav til arkivering» 7.2.2 Grensesnitt mot øvrige «Krav til arkivering» Kommunespesifikke krav Generelt: Eventuelle tilleggskrav fra kommunen. Kun dersom kommunen Automatisering av innregistrering av nye sak/henvendelse i sak/arkiv for andre kommunale virksomheter: Når saksbehandler ber om uttalelse fra annen kommunal etat som for eksempel vann og vei arkiveres utgående korrespondanse i arkivkjernen. Ønsker kommunen å effektivisere postmottak og innregistreringsfunksjonen for mottakende etat anbefales det å spesifisere krav til leverandør om å også automatisk opprettet utsendelsen som inngående dokument og ny sak i f.eks. vann-etatens sak/arkiv system. Tilsvarende også for meldinger og andre interne dokumenter mellom etater. Ved interkommunalt samarbeid om felles løsning må organisering av og grensesnitt til arkiv spesifiseres nærmere. Hver kommune er ansvarlig arkivskapers for sine byggesaker og må sikre riktig arkivering, bevaring og avlevering av sine arkiv. 8

7.3.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte søking og gjenfinning» 7.3.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte søking og gjenfinning» 7.4.1 Beskrivelse av behov til «Krav til tidsberegning» 7.4.2 Grensesnitt mot øvrige «Krav til tidsberegning» 7.5.1 Beskrivelse av behov til «Prosess-støtte for rapportering og styrings-informasjon» 7.5.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosess-støtte for rapportering og styrings-informasjon» 7.6.1 Beskrivelse av behov til «Prosesstøtte for regnskap, økonomi og gebyr-beregning» 7.6.2 Grensesnitt mot øvrige «Prosesstøtte for regnskap, økonomi og gebyr-beregning» 8.1.1 Beskrivelse av behov til «Krav til maler» 8.1.2 Grensesnitt mot øvrige «Krav til maler» 8.2.2 Rolle/prosess-matrise til «Roller og tilgangs-håndtering» 8.3.1 Beskrivelse av behov til «Signatur» 9.2.9 Integrasjon til fakturering til «Arkitektur» grenser opp mot. Kun i unntakstilfeller og kun helt nødvendige prosesser. grenser opp mot. Kun i unntakstilfeller og kun helt nødvendige prosesser. grenser opp mot. Kun i unntakstilfeller og kun helt nødvendige prosesser. grenser opp mot. Kun i unntakstilfeller og kun helt nødvendige prosesser. Kommunene må ha mulighet til å kunne tilpasse prosessen etter sine behov. Kommunene har valgt ulike måter å organisere arbeidet med maler, og løsningen må kunne tilpasses de ulike arbeidsmåtene. Tilleggskrav fra kommunen kan formuleres under overskriften Kommunespesifikke krav. grenser opp mot. Kun i unntakstilfeller og kun helt nødvendige prosesser. Dette er kommunespesifikt og kommunene må selv lage matrisen. Kommunen må kravstille dette inntil evt. felles løsning er klar. 9

9.5 Krav til sikkerhet 10 Krav til oppsett Hele kapitlet anses som kommunespesifikt. Her det viktig at kommunen beskriver sine lokale behov i kapitlene: 10.1 Innledning 10.2 Oppsett av postmottak 10.3 Oppsett for arkivering fra fagsystem for byggesaker 5 Lokale behov og tilpasninger til Kravtabeller (1c - ssa-tbilag_1_vedlegg 1_kravtabeller) Dokument 1c - ssa-t-bilag_1_vedlegg 1_kravtabeller Alle særskilte behov som er beskrevet i kravspesifikasjonen (bilag 1) skal utdypes med konkrete krav i kravtabellen. Kommunespesifikke behov nummereres med egen ID prefikses K- <nr> f.eks. K-23. 6 Lokale behov og tilpasninger til Prosjekt- og fremdriftsplan (1e - ssa-t bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan) Kapittel 2 Krav til prosjektgjennomføring 3.1 Leveranse 1 3.2 Leveranse 2 4.2 Delleveranser og milepæler i fase 1 4.3 Delleveranser og milepæler i fase 2 Oppgi alle frister for leveranse markert med [dd.mm.yyyy] Oppgi frist for når ny løsning skal være idriftsatt og klar for godkjenningsperiode. Format: [dd.mm.yyyy] Oppdatere antallet A-2, B-, og C-krav dersom det har vært endringer i kravtabellen. Oppgi i Milepæl 7 (M7) ønsket leveringsdag. Format: [dd.mm.yyyy] Oppgi i Milepæl 7 (M7) ønsket leveringsdag, samt «ønsket senest»- dato. Format: [dd.mm.yyyy] 10

7 Lokale behov og tilpasninger til Samlet pris og prisbestemmelser (1h - ssa-t bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser og vedlegg) Dokument 1h - ssa-t bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.docx 4 - bilag 7 Prismatrise.xlsx Fyll ut i kapittel 3.2 Fakturering og betalingsplan Fakturaadresse: Faktura skal merkes med: Referansenummer: Navn: 8 Lokale behov og tilpasninger til Bilag 8 Endringer til standardteksten til SSA-T, SSA-V og SSA-D Dokument 1i - ssa_t bilag 8 Endringer til standardteksten.docx 2e - ssa-v bilag 8 Endringer til standardteksten.docx 3e - ssa-d bilag 8 Endringer til standardteksten.docx Mal levert av KS. Evt. lokale behov og tilpasninger til standardteksten må fylles ut av kommunen selv. Mal levert av KS. Evt. lokale behov og tilpasninger til standardteksten må fylles ut av kommunen selv. Mal levert av KS. Evt. lokale behov og tilpasninger til standardteksten må fylles ut av kommunen selv. 9 Lokale behov og tilpasninger til Vedleggspakke (1j - ssa-t vedleggspakke til bilag1) Dokument Vedlegg A - Prosesskart Dagens byggesaksprosess febr 2015 Vedlegg B - Oversikt over blanketter Vedlegg C - Prosesskart Dagens klagebehandling febr 2015 Vedlegg D - Standardiserte saksbehandlingsprosesser Standard diskusjonsunderlag som beskriver dagens byggesaksprosess. Dersom kommunen har særskilte behov utover standard prosess, kan kommunen redigere i prosesskartet. Dersom kommunen har særskilte behov, kan kommunen gjøre endringer i standard oversikt over blanketter. Standard diskusjonsunderlag som beskriver dagens prosess for klagebehandling. Dersom kommunen har særskilte behov utover standard prosess, kan kommunen redigere i prosesskartet. Standard diskusjonsgrunnlag som beskriver standardiserte saksbehandlingsprosesser. Dersom kommunen har særskilte behov utover standard prosess, kan endringer gjøres direkte i dokumentet. 11

Dokument Vedlegg E - Prosjektets faser og omgivelser Vedlegg F - Brukerhistorie Janne og Petter Vedlegg G - Brukerhistorie 2 Sjur Garasjebyggeren Vedlegg H - BIM Byggesak Vedlegg I - ebyggesak informasjonsmodell Vedlegg J - Skisser arbeidsflate Vedlegget gir en oversikt over kjente prosjekter i kommunene som kan påvirke innføring av ebyggesak. Oversikten er ikke uttømmende. Dersom det foregår lokale prosjekter og nyanskaffelser, må figuren oppdateres, og årstall må endres iht. det som er realistisk for kommunen. Kommunen må forholde seg til brukerhistorien til Janne og Petter. Det er ikke lagt opp til at lokale behov og tilpasninger skal beskrives i dette dokumentet. Kommunen må forholde seg til brukerhistorien til Sjur Garasjebygger. Det er ikke lagt opp til at lokale behov og tilpasninger skal beskrives i dette dokumentet. Kommunen må forholde seg til vedlegget slik den fremstår. Det er ikke lagt opp til at lokale behov og tilpasninger skal beskrives i dette dokumentet da det overordnet beskriver krav og bistår som ren veiledning. Kommunen må forholde seg til vedlegget slik den fremstår. Det er ikke lagt opp til at lokale behov og tilpasninger skal beskrives i dette dokumentet da det overordnet beskriver krav og bistår som ren veiledning. Kommunen må forholde seg til standard skisser for arbeidsflate. Det er ikke lagt opp til at lokale behov og tilpasninger skal beskrives i dette dokumentet. 10 Lokale behov og tilpasninger til Vedlikeholdsavtalen (2b - ssa-v bilag 1 Kundens kravspesifikasjon) 4 Krav til brukerstøtte Kommunens prosess for håndtering av brukerhenvendelser beskrives her. 11 Lokale behov og tilpasninger til Prosjekt- og fremdriftsplan (2c - ssa-v bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx) Det er ikke nødvendig for kommunen å fylle ut lokale behov og tilpasninger i dette bilaget. Kommunen bes gå gjennom dokumentet. Dersom kommunen har særskilte behov i denne avtalen, kan dete beskrives i dokumentet. 12

12 Lokale behov og tilpasninger til Opplæring (7 opplæring) Kapittel 1 Innledning Beskriv innledning for lokale behov og krav til opplæring Beskrive opplæringsbehov som kommunen har. Her kan det være lurt at kommunen tar en runde internt og kartlegger 2 Opplæringsbehov opplæringsbehov og type form for opplæring, og beskriver behovene presist. 3 Andre behov i forbindelse Eventuelle andre behov kommunen har i forbindelse med med opplæring opplæring skrives i dette avsnittet. 13