Årsmøte i DIS-Vestfold

DIS-Vestfold Nr 2-2005. 10. årgang. mars. Årsmøte i DIS-Vestfold Torsdag 17. mars 2005, kl. 18.30 Stokke Bygdetun

Hei igjen alle sammen, Det er nå klart for et nytt årsmøte i DIS-Vestfold. Og denne gangen blir det litt spesielt. Vi er nemlig blitt 10 år. Den 2. mars 1995 ble DIS- Vestfold startet. Og dette må vi selvsagt markere på medlemsmøtet i mars. Jeg regner med at vi da får litt ekstra til kaffen i tillegg til den vanlige kringla! På disse årene har vi i DIS-Vestfold vokst til i skrivende stund 430 medlemmer, og det fortjener selvsagt en markering. At vi har blitt så mange viser at interessen for slektsgransking er stadig økende. Og jeg velger å tro at vårt gode miljø og medlemmene som alltid viser hjelpsomhet vil vise at den positive utviklingen fortsetter. På landsmøtet i 2004 ble følgende visjon utformet: "DIS-Norge, landets ledende slektsfaglige møteplass". Og i DIS har vi en rekke møteplasser, ikke bare de vi først og fremst tenker på som medlemsmøtene, men også vårt lille medlemsblad DIZ, kursene vi holder og gruppe-aktivitene. Men i DIS er vi også opptatt av å utvikle og hjelpe hverandre på mange fronter, også de mange som ikke har mulighet til å komme på møtene. Og her tar vi i bruk D-en i DIS Databehandling. Selve ordet høres kanskje allerede gammelmodig ut, men for 15 år siden da DIS-Norge ble startet betydde det noe framtidsrettet og slagkraftig. I dag ser vi at vi har fått en rekke nye møteplasser takket være felles innsats, ja og så Internett da selvsagt. Jeg tenker da på noen av de mange nye møteplassene vi finner i regi av DIS. Vi finner her verktøy som DlStreff, Slektsforskerbasen, lokale og sentrale web-sider, og ikke minst nykommeren Slektsforum. Dette siste tilskuddet gjør at vi nå har fått et felles, landsomfattende sted å stille spørsmål og diskutere slektsfaglige temaer. Her kan alle medlemmer av DIS enkelt legge ut etterlysninger og annet. Og i god DIS-ånd legger vi selvsagt inn svar på disse spørsmålene og deltar aktivt i diskusjonene ikke sant? Følg med på Slektsforum du også. Kanskje vi kan leve opp til visjonen: "DIS-Norge, landets ledende slektsfaglige møteplass"? Gratulerer med de første 10 årene alle sammen og lykke til videre. John Ludvigsen Leder 2 DIZ nr 2 2005

DIS-Vestfold - Styrets beretning 2004 Styret i perioden Leder: John Ludvigsen Nestleder: Rolf Dahl Kasserer: Henning Halvorsen Sekretær: Angen Hofseth Svinterud Styremedl.: Willy Fredriksen Varamedl.: Ragnhild Prøytz Brita Heggelund Revisor: Tove Bexrud Lederen representerte DIS-Vestfold på årsmøtet i DIS-Norge 24. og 25. april. I tillegg deltok Willy Fredriksen som styrets representant. Styrets arbeid Aktiviteten i laget har økt og gjenspeiler seg bl.a. i økt medlemstall. En undergruppe er etablert i Sandefjord, det er satt fokus på opplæring av medlemmene, og det har vært en økt satsing på medlemsbladet. Fadderordningen for søking i betalingsbaser har blitt utvidet, og DlStreff-aktiviteten har fått et oppsving. Styret har inngått avtale med Vestfold Slektshistorielag om samarbeid ved å tilby åpne møter og kurs for hverandres medlemmer. I forbindelse med 10års-jubileet i år har det blitt utarbeidet en jubileumsberetning. Det har vært avholdt 9 styremøter. Styremedlemmene og andre med et oppdrag gitt av styret, har fra 2004 fått dekket sine reiseutgifter. Medlemmene DIS-Vestfold hadde 417 medlemmer pr 1. januar 2005, 17 flere enn året før. DIZ nr 2 2005 3

Møtevirksomheten Stokke Bygdetun har vært benyttet som fast møtelokale med fin beliggenhet midt i fylket og nær E18. Plagsomt dårlig akustikk i lokalet har blitt utbedret. Det har vist seg vanskelig å få etablert en kaffekomite til møtene. På høstparten inngikk en derfor avtale med en del frivillige om å stille opp en dag hver. Det er anskaffet bærbar PC og videoprojektor til bruk ved møter og kurs. Ordinære medlemsmøter har vært holdt: -26. febr Årsmøte. -18. mars Slektsforskning i USA v/ Willy Fredriksen og John Ludvigsen. -22. april Statsarkivet på Kongsberg vi Nils Johan Stoa -27. mai Svenske kilder vi Odd Martinsen og Willy Fredriksen -19. aug DiStreff v/ John Ludvigsen og Liv Ofsdal -16. sept Lokalt billedarkiv v/ Jan Ingar Hansen -21. okt Fra Lorens Berg til tekniske duppeditter v/ Lars Harald Alstadsæter -18. nov Testing av slektsprogram v/ Ole Bjørn Darrud -16. des Julemøte. Kildearkivering. Erfaring og gode tips -20. jan Demonstrasjon av DiSforum og DlSchat vi John Ludvigsen mfl. -17. febr Danske kilder v/ Rune Helland Møtene samlet 372 deltagere, som gir et gjennomsnitt på 34 pr. gang. Arbeidsmøter har vært holdt på Bygdetunet 3 ganger i hvert semester med et gjennomsnitt på 8 deltagere hver gang. Sandefjordgruppen ble etablert som en lokal undergruppe i februar med tilholdssted på Ranvik ungdomsskole med fast møtedag hver første mandag i måneden. Det var behov for et møtested i byen for de mange interesserte slektsforskerne til 4 DIZ nr 2 2005

gjensidig glede og nytte. Med liten administrasjon har en likevel maktet å få til en viss opplæring av nybegynnere og har kunnet møte de mer erfarne med råd og tips for videreutvikling, ikke minst ved henvisninger til allerede etablerte tilbud. Det har vært holdt 11 møter, 2 av dem har vært lagt til Sandefjord bibliotek. 233 personer har møtt frem, et gjennomsnitt på 21 pr. kveld. Kontaktperson: Osvald Rydjord. Medspillere: Kjell Hansen, Odd Martinsen og Angen Hofseth Svinterud Andre arrangement - "Slektsforskerdagen" lørdag 30. oktober med stands på bibliotekene i Lardal, Andebu og Holmestrand. Rundt 70 personer besøkte de tre utstillingene. - Tur til Statsarkivet i Kongsberg med innlagt foredrag v/ Nils Johan Stoa. Turen gikk med privatbiler og samlet 25 deltagere inklusive noen få fra VSHL. Kurs Retningslinjer for kursvirksomheten ble av en arbeidsgruppe nedfelt i et dokument "Medlemstilbud i Dis Vestfold" i mars. Følgende kurs er gjennomført i 2004 / startet i 2005: - Okt Hvordan bruke Disgen v/ Morten Kjellesvig. Sted, Stokke ungdomsskole - Nov - des Billedbehandling v/ Jan Willi Talgø, Ranvik ungdomsskole, Sandefjord - Jan - mars Begynnerkurs i slektsforskning v/ Geir Holm, Ranvik ungdomsskole, Sandefjord - Feb - mars Hvordan lage hjemmeside v/ Morten Lohne (internt i Sandefjordgruppen) Antall deltagere: 52 (derav 10 Hvordan bruke Disgen, 15 Billedbehandling, 14 Begynnerkurs i slektsforskning, 13 Hvordan lage hjemmeside). DIZ nr 2 2005 5

Medlemsbladet DIZ Det har kommet ut 4 nummer i 2004. I samsvar med medlemsmassen ligger bladets opplag på 425 ved årets utgang. Sidetallet har økt til 20. Bladet har, som nytt av året, fått redaksjonskomité med 2 medarbeidere i tillegg til redaktøren. Denne styrkingen har ført til at også flere medlemmer har bidratt med stoff til bladet. Hjemmesiden http://vf.disnorge.no/ Ansvarlig har vært John Ludvigsen med støtte av Willy Fredriksen og Jan Willi Talgø Stort arbeidspress på de ansvarlige har ført til at siden ikke har fremstått så oppdatert som ønskelig. Ved inngangen til 2005 ble vårt etterlysningsforum erstattet av det sentrale Slektsforum som dekker hele Norge. Det samme gjelder også forumet for spørsmål rundt kilderegistrering. Brukergrupper Fra å være en gruppe for likesinnede til gjensidig hjelp og støtte har brukergruppene etter hvert blitt et sted hvor nybegynnere kan få hjelp fra en mer erfaren person. Gruppene får noe økonomisk støtte til virksomheten. Brother's Keeper (BK), leder Frank Nordberg. Gruppen har hatt fellesmøte på Stokke bibliotek sammen med Stokke historielags slektsgruppe og Vestfold slektshistorielag hver første onsdag i måneden. Det har vært 9 samlinger med fra 5 til 10 personer hver gang. Fra høsten av har en registrert nedgang i besøket, noe som kan tilskrives endringen i bibliotekets åpningstid. Biblioteket stenger nå tidlig på onsdager med den følge at det ikke lenger er mulig å kombinere BK-møtet med et bibliotekbesøk. Disgen, leder Tove Bexrud. Det ble blåst nytt liv i gruppen med en samling hos lederen i 6 DIZ nr 2 2005

august. Gruppen var medvirkende til at det ble arrangert kurs i hvordan bruke Disgen-programmet i oktober. The Master Genealogist (TMG), leder Willy Fredriksen. Det har ikke vært holdt medlemsmøter dette året. Programmet markedsføres godt i diverse medlemssammenheng. Produsenten har gitt DIS-Vestfold gratisversjon av programmet til demonstrasjonsbruk på foreningens bærbare pc. Fadderordninger er innført som en tjeneste til medlemmene. Søking i amerikanske kilder v/ Willy Fredriksen. Foreningen har hatt abonnement på online-søk i folketellinger i USA 1880-, 1920- og 1930-utgavene i to år. Abonnementet er gjort tilgjengelig for medlemmene ved at Willy foretar søket. Det har vært ca 10 forespørsler i 2004 som er en nedgang i forhold til året før. Nedgangen skyldes trolig lavere markedsføring dette året. Søking i svenske kilder vi Odd Martinsen. Foreningens abonnement på online-søk i "Arkion" er gjort tilgjengelig ved at Odd foretar søket for medlemmene. Det har vært 18 henvendelser siden ordningen startet i mai. Basen, som stort sett omfatter år 1900, har imidlertid vist seg å være av begrenset nytte. DlStreff v/liv Ofsdal. Innlevering av bidrag har hatt et oppsving siden mai da ordningen kom i fastere former og fikk ny leder (DlStreff-fadder). Det er behandlet 71 bidrag fra 64 medlemmer. Det er reklamert for Distreff på medlemsmøtene og gjennom en egenprodusert brosjyre, og det har vært mulig å få veiledning og praktisk hjelp på de fleste medlemsmøtene. Ved Slektsforskerdagen i Oslo deltok DlStreff-fadderen på DlStreffstand blant 16 andre utstillere. DIZ nr 2-2005 7

Medlemsaktiviteter Foruten aktiviteter som nevnes spesielt, har medlemmene vært virksomme på forskjellig vis, bl.a. ved gjennomføring av medlemsmøtene på Stokke Bygdetun og på Ranvik ungdomsskole i Sandefjord. Kilderegistrering. Registrering av kirkebøkene i fylket foregår fortløpende. Flere medlemmer legger ned et stort arbeid her. Kilderegistratorer og støttepersoner var samlet til et nytte- og hyggemøte på Stokke Bygdetun 27. januar. Fra Andebu ble "Konfirmerte 1878-1899" gjort ferdig og levert inn siste år. Status for registreringene finnes på foreningens hjemmeside: http://vf.d isnorqe. not. 8 DIZ nr 2-2005

Aktiva Balanse Passiva Kasse Postgiro 0,00 432,44 Gjeld Egenkapital 6 796,00 42 769,19 Bank DIS Norge 49 132,75 Sum 49 565,19 Sum 49 565,19 Driftsregnskap Inntekter Utgifter Kontingent 40 900,00 Porto / Gebyr 11 397,95 Møteinntekter 1 211,00 Husleie 6 000,00 Tillskudd slektsforskerdagen 4 200,00 Trykksaker 5 931,04 Salg av hefter 500,00 Teknisk utstyr 26 936,30 Renter 1 748,39 Telefonutgifter 3 200,00 Diverse utgifter 1 338,00 Prosjektarbeide 2 910,96 Slektforskerdagen 10 487,86 Styrehonorar 3 200,00 Møteutgifter 8 829,20 Underskudd 34 485,92 Kjøregodtgjørelse 2 814,00 Sum 83 045,31 Sum 83 045,31 Egenkapital 01.01.2004 77 255,11 Underskudd 34 485,92 Egenkapital 31.12.2004 42 769,19 Henning Halvorsen (sign) Kasserer Revisors bemerkning Inntekter og utgifter, kasse, postgiro, og bank DIS Norge er kontrollert og funnet i orden. Regnskapene for 2002 og 2003 er feil avsluttet, noe som gjør at egenkapitalen er blitt feil begge disse årene. Fjorårets egenkapital er derfor korrigert. Tønsberg, 28.02.05 Tove Bexrud (sign) Revisor DIZ nr 2-2005 9

Revisors rapport Regnskap for DIS Vestfold pr. 31.12.2004 Regnskapet for 2004 er revidert, men ikke funnet i orden. Inntekter og utgifter er korrekt ført og godkjennes. Egenkapitalen for 2003 er feil og ved nærmere ettersyn stemte ikke regnskapet for dette året, heller ikke regnskapet for 2002. Balanseregnskapet er ikke lagt fram på en oversiktlig måte og ved nærmere ettersyn av dette har det vist seg at det ikke har stemt. Dette har medført at egenkapitalen har vært feil både for regnskapetsåret 2002 og 2003. For å få satt opp et regnskap for 2004, har jeg derfor gått ut fra inntekter og utgifter i dette året. Differansen er underskudd. I balanseregnskapet har jeg gått ut fra postene til kasse, postgiro og bank Dis Norge på debetsiden som er aktiva. På kreditsiden har vi en gjeldspost. Resten må derfor være egenkapital pr. 31.12.2004, d.v.s. kr. 42.769,19. Deretter har jeg beregnet egenkapitalen for 2003 ved å legge sammen årets underskudd med egenkapitalen pr. 31.12.2004 og får derfor at egenkapitalen pr. 31.12.2003 skulle vært kr. 77.255,11, d.v.s. at egenkapitalen for 31.12.2003 er kr. 5.705,13 lavere enn i følge regnskapet. Dette skulle vært oppdaget hvis balanseregnskapet hadde vært korrekt oppstilt. Regnskapene skulle ikke vært godkjent. Regnskapet må føres i et regnskapsprogram, ikke Excel. Hadde dette vært gjort, hadde det ikke vært mulig å gjøre disse feilene.regnskapet må for ettertid settes opp med balanseregnskap og driftsregnskap. Postene i balanseregnskapet er åpningsposter for neste års regnskap. Hva som har skjedd i 2002 og 2003 regner jeg ikke med er min oppgave å finne ut av. Avsetning skal ikke gjøres som det er gjort i tidligere år ved å dele opp bankkontoen. En kan heller gjøre en bemerkning om avsetning ved egenkapitalen. Regnskapet for 2004 er pent ført, men det er vankelig å få full oversikt på dette regnskapssystemet. Årets utgifter er store, selv tatt i betraktning av at det er kjøpt diverse utstyr. Utgiftene for videre år må følges nøye. Tønsberg, 24. februar 2005 Tove Bexrud Revisor 10 DIZ nr 2 2005

Budsjett 005 INNTEKTER KONTONAVN Fra DIS Norge 44 000,00 Møteinntekter 2 000,00 Tilskudd til slektsforskerdagen 1667,00 Salg av hefter Renteinntekter 1500,00 SUM INNTEKTER 49 167,00 UTGIFTER KONTONAVN Leie av lokaler 6 000,00 Møteutgifter 10 000,00 Trykksaker 7 000,00 Teknisk utstyr 3 000,00 Telefonutgifter 2 200,00 Porto / gebyrer 14 000,00 Diverse utgifter 1 500,00 Tilskudd brukergrupper 2 000,00 Prosjektarbeid 3 000,00 Slektsforskerdagen 5 000,00 km-godgjørelse 4 000,00 Styrehonorar 2 000,00 SUM UTGIFTER 59 700,00 SUM INNTEKTER 49 167,00 SUM UTGIFTER 59 700,00 FORELØPIG OVER/UNDERSKUDD -10 533,00 Egenkapital 01.01.2005 Egenkapital 31.12.2005 42 769,19 32 236,19 DIZ nr 2 2005 11

B-post John Ludvigsen Østersveien 7 B 3154 TOLVSRØD PORTO UTALT ININLEvWUG91 Returadresse: DIS-Vestfold Rolf Dahl Østbyveien 7 3132 Husøysund Styret i denne perioden. Leder: John Ludvigsen. Østersv.7 b 3154 Tolvsrød Tlf. 33 32 85 31 Mob. 92 43 32 83 Jobb. 33 03 27 27 E-post jalspace@online.no Nestleder: Rolf Dahl. Østbyv. 7 3132 Husøysund Tlf. 33 38 37 07 Mob. 92 40 92 80 jobb 93 45 79 07 E-post rolfda@online.no Sekretær: Angen Hofseth Svinterud. Asnestoppen 12 3222 Sandefjord Tlf.33 47 30 42 E-post angen.svinterud@c2i.net Kasserer: Henning Halvorsen. Furustien 4a 3150 Tolvsrød Tlf. 33 33 00 07 Mob.45 00 15 27 E-post halvdata@online.no Styremedlem: Willy Fredriksen. Berganveien 268 3138 Skallestad Tlf. 33 40 18 58 Mob.91 70 67 89 E-post willy-f@online.no Varamedlem: Brita Hegglund. Trudvangveien 28b 3117 Tønsberg Tlf.33 31 30 20 E-post brita.heggelund@c2i.net Varamedlem: Ragnhild Prøytz. Kjølhalstien 31a 3189 Horten Tlf.33 04 69 17 Mob.97 71 16 42 E-post raproytz@c2i.net Revisør: Tove Bexrud. Trymsv. 1 3115 Tønsberg Tlf. 33399766 E-post tobexrud@frisurf.no 12 DIZ nr 2 2005