ÅRSBERETNING 2015
1. Tillitsvalgte i styrer og utvalg 2. Hovedstyrets møter 3. Gruppene 4. Anleggene a. Baner b. Skiløyper c. Skileikanlegg d. Klatrehall e. Klubbhus 5. Utleie 6. Komiteenes arbeid a. Løypekomiteen b. Festkomiteen c. Dugnader 7. Økonomi 8. Medlemstall
1. Tillitsvalgte i styrer og utvalg Hovedstyret Leder: Yngve Bugge Larsen Nestleder: Per Mikkelsen Kasserer: Fred Skarsteen Sekretær: Jill Eirin Undem Styremedlem 1: Jørn Myhre Styremedlem 2: Erik Gjersøe 1.vara: Trine Frednes Gruppeledere Håndball: Tom Grimnes Klatring: Morten Hareide Idrettsskole: Morten Førendal Haugan Fotball: Børre Sand (fungerende) Discgolf: Bjørn Thomas Hatlo Rivelsrød Trimgruppa: Anders Larsen Forretningsfører John Syse Revisorer Alf Inge Guttormsen Kathinka Vonheim Nikolaisen Utleieansvarlig Øystein Larsen Løypekomité Bjørn Olav Ulseth Borgtor Løno Festkomité Trimgruppa Valgkomité Trond Eriksen Anette Liverød Stokke idrettsråd Tore Simonsen Einar Koren Vara: John Sverre Dahl
2. Hovedstyrets møter Ordinært årsmøte ble avholdt 16. mars 2015. Arbeidsutvalget har hatt syv møter og behandlet 64 saker. Hovedstyret (inkludert gruppeledere) har hatt fem møter og behandlet 83 saker. Blant de sakene som har vært behandlet er: - Utgivelsen av jubileumsboka We are Vear, we. Boka er skrevet som en historiebok for Vear IF med mye lokalhistorie i anledning idrettsforeningens 50- års jubileum med Marit Haukom som redaktør. Det er bestilt 1500 eksemplarer av boka. Boka ble lansert på pressekonferanse 5. juni, og er solgt ved aktivt dørsalg, fra stands og kiosker. Det har vært liten interesse i gruppene for salg av boka, på tross av et enstemmig vedtak i hovedstyret, og idrettsforeningen sitter med stor lagerbeholdning av boka. - Etablering av discgolf som ny gruppe i idrettsforeningen. 18-hullsbane er laget i forbindelse med lysløypa i skogen. - Markering av 50-års jubileet. 13. mai ble det holdt et offisielt arrangement på klubbhuset med inviterte gjester. John Sverre F. Dahl og Bjørn Morten Thune ble hedret med æresmedlemskap. 14. mai ble det arrangert idrettsbursdag for hele familien med grilling, kake, aktiviteter fra gruppene, hoppeslott og fotballkamp med Unified-laget. - Servicebygget. Det har skjedd lite i 2015. Arbeidsgruppe med medlemmer fra fotballgruppa og hovedstyret er opprettet februar 2016. Håper å få opp bygget i løpet av 2016/ 2017. (Se egen årsmøtesak). - Kjøp av ny web-løsning: 123Klubb. Det settes opp kurs for medlemsadministrator, ledere og lagledere/trenere. - Vear IF har fått tilbud om å delta i dugnads-tv. Dette kan gi idrettsforeningen inntekter, men krever at noen har interesse i å bli med og følge opp arbeidet med å filme aktiviteter og legge ut, samt at interesserte kjøper abonnement. For at Vear IF skal stå fri juridisk, må samtlige foreldre underskrive en kontrakt. En eventuell avtale med dugnads-tv må inngås av hovedstyret. Liten interesse i gruppene. Tilbudet er foreløpig lagt på is i påvente av interesse fra gruppene. - Bruken av klubbhuset. Ønsker mer bruk av klubbhuset. - Politiattester. Har hatt en gjennomgang. Nytt av året: anbefales å søke elektronisk. Det må utarbeides nye rutiner. - Deltakelse i 17. Mai-toget. - Revidering av stillingsinstruksene. - Har fått innvilget søknad om og kjøpt inn oppblåsbare håndballmål fra hallfondet. - Det er inngått ny og bedre avtale med Stokke Sport og Puma. Det er også inngått sponsoravtaler med Bohus og Elkjøp i tillegg til de etablerte avtalene med Per Oscar Meier, Kiwi og MAX kraft. - Innkjøp av nytt regnskapssystem: Visma e-accounting. - Organisasjonsbygging og kulturbygging settes som et prioritert arbeidsområde for 2016. - Oppsigelse av leieforholdet med Vear IF drift AS med virkning fra 30. Juni 2016. - Vear IF er forespurt og har gjort vedtak om å kjøpe ytterligere 1/8 aksjer i Vestfold Maraton. Etter at transaksjonen er foretatt vil Vear IF eie ¼ av Vestfold Maraton.
- Vear IF har de siste årene ikke deltatt på Idrettstinget, men arbeidsutvalget ønsker nå å delta på Idrettstinget 2016. - Etter beslutningen om at Vear går til Tønsberg kommune, er det utarbeidet et notat med momenter som er verdt å ta med seg inn i forhandlingene. Det er ønskelig å opprette kontakt med Tønsberg idrettsråd for å bli bedre kjent. 3. Gruppene Følgende grupper avholder egne årsmøter: Fotball 22. februar Håndball 22. februar Klatring 16. februar Idrettsskole 18. februar Discgolf - 11. februar Trimgruppa inngår i hovedforeningens regnskap. Trimgruppa har 65 betalende medlemmer og har aktiviteter innenfor fotball, innebandy, volleyball og sykkel. Veterangruppen Veterangruppa har vært en stor ressurs for Vear IF også i hele 2015. Det er nå 17 aktive medlemmer som deltar på møter og dugnader. Fred Skarsteen er fortsatt uformell leder og fordeler dugnader/jobber utfra hva veterangruppa deltar i. 4. Anlegg 4.1 Baner Naturgressbanen på den nye fotballbanen hadde veldig godt av dreneringsarbeidet som ble gjort i 2014. Mot slutten av 2015 fremsto banen i ypperlig stand. Fortsatt noen ujevnheter som vil bli jobbet videre med. Kunstgressbanen er relativt godt vedlikeholdt. Her fylles det årlig på granulat og banen slåddes. Banen har så godt som blitt holdt åpen hele året pga lite snø og brøyting ved snøfall samt salting. Under vårdugnaden ble det ryddet ekstra mot veien (riksvei 303), og idrettsanlegget er dermed mer synlig og fremstår som rent og ryddig. Det er også satt ned en egen gruppe med medlemmer fra hovedforeningen og fotballen for utarbeidelse av nytt servicebygg på øvre del. Den gamle gressbanen som eies av Stokke kommune er fortsatt i meget dårlig stand. 4.2 Skiløyper Det mangler per dags dato lys i ni lamper i lysløypa. Disse må tas setter vintersesongen. Eventuelt må lampene byttes da de vi har er gamle og ikke tilfredsstiller dagens krav.
4.3 Skileikanlegg Anlegget ble benyttet flittig av barn og unge fra området i den lille tiden det var snø. Det er fortsatt en del ved igjen å rydde opp. Det er mulig å utvikle området ved å skaffe en snøkanon ved leie eller kjøp. Vann er tilgjengelig ved parkeringsplassen. Det er også lansert en tanke om å bygge en lavvo på dugnad. Det er lagt ned mange timers dugnadsarbeid i forbindelse med anlegget. I november arrangerte Stokke Idrettsråd sitt årlige stormøte. Da mottok Borgtor Løno Stokke Idrettsråd sin hederspris for sin innsats med skileikanlegget. 4.4 Discgolf- bane Arbeidet med å etablere discgolf-bane startet med å få til avtale med alle grunneiere. Det er gjennomført over 1000 dugnadstimer til bygging og planlegging av banen. Materialkostnader har kommet på rundt 150.000,-. Banen på 3 km fra start til slutt med 18 hull var i utgangspunktet ferdig i 2015, men på grunn av omfattende skogshogst måtte det bygges 2-3 nye hull. Det er planlagt en utvidelse av banen til 20 hull i 2016. 4.5 Klubbhus Nytt kjøkken ble installert i januar 2015. Skifte av søndre yttervegg ble utført våren 2015. Det er også montert skilt utvendig med logo og info. Byttet høyttalere i salen. Det meste av arbeidet er utført på dugnad, og veterangruppa har lagt ned en kjempeinnsats. 5. Utleie Klubbhuset har vært utleid 27 dager i 2015. (18 i 2014). I tillegg er både møtesalen og styrerommet mye i bruk av idrettsforeningens egne styrer og grupper. 6. Komiteenes arbeid 6.1. Løypekomiteen har utført dugnader. 6.2 Årsfesten ble arrangert 20. mars 2015 og det var trimgruppa som sto for arrangementet.
7. Økonomi Økonomien i Vear IF er meget god. Årets regnskap viser et negativt resultat etter finansposter på kr. -270.318,02(sammenlignet med kr 46.102 kroner i fjor). Det er i 2015 utgiftsført kr. 123.000 til oppgradering av klubbhuset og kr. 120.000 til bygging av discgolfanlegget. Spillemidler til disse anleggene er forventet utbetalt i 2016. Dessuten foreslår styret ovenfor årsmøtet at kr. 140.000 tilbakeføres fra fond klubbhus til fri egenkapital. Hovedforeningen har ved årets utgang en bokført egenkapital på 1,3 millioner kroner. Sponsorer Vear IF har bokført kr 77.500 som sponsorinntekter. Det anses å være et potensiale på å få inn flere sponsorer, og det er derfor ønskelig at det nedsettes en egen sponsorgruppe som kan jobbe aktivt med dette. Lønn Det er ikke utbetalt lønn til styrets representanter. Vear IF Drift AS. Selskapet ble opprettet i forbindelse med bygging av det nye baneanlegget som sto ferdig i 2009 med en total aksjekapital på kr 100.000. Driftsselskapet leier baneanlegget av Vear IF som igjen leier baneanlegget tilbake for bruk. Vear IF Drift AS dekker utgifter til vedlikehold, klipping, brøyting, strøm m.m. i henhold til inngått skriftlig avtale. Revidert regnskap fremlegges for hovedstyret. Vear IF har sagt opp avtalen med Vear IF Drift med virkning fra 30. juni 2016 og anmodet styret i Vear IF Drift AS til å avvikle selskapet i 2016. 8.Medlemstall I 2015 hadde Vear IF 685 aktive medlemmer, eksklusive trenere og øvrig støtteapparat, fordelt slik: Æresmedlemmer 6 Støttemedlemmer 46 Håndball 115 Fotball 156 SaVe klatring 196 Idrettsskolen 53 Discgolf 48 Trimgruppe 65 Trenere og annet støtteapparat beløper seg til: 108 Arbeidet i idrettsforeningen er både krevende og interessant. Styret takker for innsatsen til alle tillitsvalgte, trenere, lagledere og alle som på en eller annet måte har bidratt i Vear IF i 2015. En spesiell takk til «veterangruppa» for positivitet, engasjement og mye utført arbeid. Vi håper på fortsatt god innsats og samarbeid i årene som kommer.