Forsendelse i Zirius Forsendelse er en måte for å sende data fra Zirius til kunde eller andre systemer på en automatisert måte. Dette kan for eksempel være Ordrebekreftelse på epost eller Fakturajournal til regnskapsfører. Dette dokumentet skal gi bruker innblikk i hvordan tekonlogien brukes og bør settes opp.
Oppskrifter Grunnoppsett av leveringsoppsett Start forsendelse automatisk Epost SMTP server Avsender navn Avsender epost Brukernavn Passord Port Bruk sikker tilkobling Lokal fil Skriv over eksisterende filer FTP Skriv over eksisterende filer Grunnoppsett av formatoppsett Grupper alle faktura Erstatter fakturautskrift Enkoding Epost tekst Opprettelse av en faktura forsendelse Fra Epost forsendelse snarvei i kundebilde Fra forsendelses tabben Format oppskrift Overstyring av verdier fra ajourhold Forsendelseoppskrift (leveringsoppskrift) Resultat Masseopprettelse av epost forsendelser Finn Gjøre utvalg Velg format Opprett epost jobber Globale jobber Manuelle Jobber
Oppskrifter En forsendelse er delt inn i 2 oppskrifter. En oppskrift på hvordan man skal bestemme innhold, og en på hvordan man skal levere innhold. Oppskrifter lagres på kunder, eller globalt i systemet. Når en oppskrift blir benyttet for å lever innhold til en destinasjon bruker vi navnet forsendelsesjobb. Disse blir automatisk opprettet av systemet på grunnlag av oppskriftene og hendelser i systemet. Eksempel. Kunde har oppskrift på levering av pdf til epost. Når en faktura blir flyttet til utskrevne lagres det automatisk en forsendelsesjobb. Denne jobben kan kjøres, omkjøres eller slettes uten at det har noen betydning for oppskriftene som er lagret på kunden. Dersom en oppskrift på kunden blir endret etter en jobb er opprettet blir ikke gamle jobber oppdatert. De forblir identiske med slik oppskriften var når de ble opprettet. Du kan når som helst endre en jobbs oppskrift uten at det har effekt på kundens oppskrift ved å trykke på endre jobben Grunnoppsett av leveringsoppsett Grunnoppsettet til alle forsendelsesmetoder finner du på Ajourhold -> Forsendelser -> Metoder Forsendelsesmetode forteller programmet hvor og hvordan innhold skal leveres. Alle forsendelsesmetodeoppsett deles mellom alle brukere Start forsendelse automatisk Dette er et kryss du finner på alle forsendelsesmetodene. Det forteller om systemet skal foreslå å automatisk starte jobbene når de får et oppdrag eller ikke. Dersom det er av blir jobbene liggende i utboks, dersom det er på startes jobben automatisk, og om den er vellykket blir den flyttet til utførte. Får den en feil under kjøring blir den liggende i utboks, med feilrapporten lagret. Epost Epost er levering av innhold til en eller flere epost addresser. For å benyttet dette må det fylles inn smtp informasjon. SMTP er måten datamaskinen forteller en server hvor den skal sende
mail, og dette informasjonen får du oppgitt av nettleverandør eller epost leverandøren din. Dette oppsette benyttes også når du sender epost fra for eksempel Arkivet. I dette eksemplet benyttes googles smtp server(krever en gmail konto) for sending av mail. SMTP server Server adressen til din epost tjener. Dette må du få fra leverandøren av epost tjenesten din. Du finner innstillingen som regel i ditt vanlige epost program under innstillinger SMTP. Avsender navn Navn du ønsker å sende fra. En del smtp servere overstyrer denne verdien. Avsender epost Epost du ønsker å sende fra. En del smtp servere overstyrer denne verdien. Brukernavn Brukernavn mot smtp serveren. Blankt dersom den ikke krever brukernavn
Passord Passord for bruker mot smtp serveren. Blankt dersom den ikke krever brukernavn Port Port datakommunikasjonen foregår på. Typisk skal denne være 25, med mindre annet er oppgitt av leverandøren. Bruk sikker tilkobling Skal kommunikasjonen krypteres. Dette er en opplysning du får fra epost leverandøren din. Typisk er denne av. Lokal fil Lokal fil sier at innholde skal plasseres på filsystemet på maskinen du sitter på. Det er her viktig at Operativsystem (windows) brukeren din har skriverettighet til område du velger. Skriv over eksisterende filer Forteller om systemet skal erstatte filer som har samme filnavn med den nye. FTP Ftp er en protokoll for å flytte filer over nettverk. Skriv over eksisterende filer Forteller om systemet skal erstatte filer som har samme filnavn med den nye. Grunnoppsett av formatoppsett Formatoppsettene går vi ikke i detaljer på i dette dokumentet, men de viktigste punktene er beskrevet under. Grupper alle faktura Forteller at alle jobbene som kjøres i en bolk skal samles i en fil, istedefor en fil per jobb. Dette vil typisk bli brukt for globale jobber. Erstatter fakturautskrift Forteller at denne jobben er å regne som en fakturautskrift. Ingen print av faktura der det finnes jobb vil bli utført. Mye sammen med PDF faktura.
Enkoding Datamaskiner kommuniserer med 0 og 1ere, enkoding er måten man oversetter disse 0 erne og 1 erne til for eksempel latinske bokstaver og tall. Ettersom det finnes utallige forksjellige måter å gjøre dette på må dette fylles ut på de formatene som benytter tekst. Dersom det er oppdaget øæå feil er dette typisk en enkoding problematikk. Det kan feks være at du leverer data på UTF- 8 til et system som forveneter det på ISO-8859-1. Typiske verdier vil være: ISO-8859-1 UTF-8 Windows-1252 UTF-16 Cp1252
Epost tekst Epost tekst brukes for å la deg sette opp teksten som vises i eposten. Du kan knytte inn verdier fra feks faktura hodet ved å høyreklikke og velge felt. Alle felt i tabellene du har tilgang til fra høyreklikksmenyen er tilgjengelige. Eksempel på faktura tekst Opprettelse av en fakturaforsendelse I dette kapittelet oppretter vi en PDF fakturaforsendelse mot en kunde. Vi følger alle tre fremgangsmåter får å gjøre dette. Fra Epost forsendelse snarvei i kundebilde
Trykk på Opprett epost forsendelses knappen på kunden du ønsker jobben på. Snarvei knappen Dersom en epost er lagret på kunden blir denne brukt. Dersom det ikke er noen epost lagret får du spørsmål om å skrive den inn. Det neste som skjer etter epost er valgt er at du velger format. Du får spørsmål om 2 formater. PDF ordrebekreftelse og PDF faktura. Velg PDF faktura. Det er nå opprettet en pdf fakturaforsendelse mot kunden. Fra forsendelsestabben Fra kundebilde på kunden du ønsker jobben på besøker du Forsendelser tabben og trykker på knappen Ny Forsendelse. I denne forsendelsen skal vi også legge ved en e2b faktura for mestergruppen som er et (e2b er et xml format som mange norske erp systemet kan lese inn).
Forsendelses tabben og ny forsendelsesknapp Format oppskrift Fra dette bilde velger du formatgruppe: Faktura, og PDF faktura, deretter trykker du på knappen med et pluss ikon, en ny tabb kalt ekstra dukker opp, og i denne velger du format: (Mestergruppen faktura (e2b)). Vi lar alle verdier på mestergruppen formatet være standard som satt opp i ajourhold.
Forsendelses oppskrift Overstyring av verdier fra ajourhold Enkelte verdier på et format kan vedlikeholdes fra Ajourhold -> forsendelser -> formater, men også styres per den enkelte oppskrift. For de aller fleste vil det være naturlig å ikke endre noe på disse innstillingene, og kun vedlikeholde dem fra ajourhold, men i visse tilfeller kan det være nødvendig å opprette en unntaksregel for en bestemt kunde. Det første krysset forteller at Denne oppskriften overstyrer innstillingen fra ajourhold det andre krysset inneholder den faktiske verdien du overstyrer det med. På andre felter kan du se en avhukningsboks med et tekstfelt eller nedtrekksmeny bak. Samme prinsipp gjelder her. Avhukingsboksen forteller om du overstyrer verdien fra ajourhold, mens tekstfeltet forteller hva den faktiske verdien er.
Overstyring av verdier fra ajourhold Forsendelseoppskrift (leveringsoppskrift) Vi skriver inn epost addresssen til kunden og velger om vi skal starte automatisk eller ikke.
Forsendelsesmetodeoppsett Resultat Slik ser eposten kunden får ut:
Mottatt epost som vist i Chrome fra gmail Masseopprettelse av epost forsendelser Fra Ordre -> forsendelser er det mulig å opprette forsendelser bulkvis. Trykk på snarveien på velkomstsiden som sier Opprett Epostforsendelser Masseopprettelse av epost Finn
Du kan skrive inn fra til kunde, samt velge om de må ha fylt ut epost feltet for å dukke opp i listen. Når du har gjort utvalget ditt, trykk på finn og en tabell med kunder dukker opp. Du får også en kort oversikt over hvilke jobber de har på seg fra før i kolonnen Eksisterende jobber. Gjøre utvalg Vi kan i tabellen over kunder skrive inn epost addresse manuelt dersom den ikke er fyllt inn. Til venstre i griden kan du huke av for de kundene du ønsker å opprette. Det er mulig å merke mange rader med shift eller control klikking, deretter høyreklikk Merk for opprettelse / Fjern merking for opprettelse. Velg format Du har her samme mulighet som i forrige kapittel. Du har her også muligheten til å velge om forsendelsen skal automatisk starte eller ikke. Velging av format for masseopprettelse Opprett epost jobber Når alt er valgt og klart kan du trykke på opprett epostjobber. du får da vite hvor mange jobber som ble opprettet.
Globale jobber Globale jobber er jobber som ikke er knyttet mot en bestemet kunde. Eksempler på dette kan være fakturajournaler, factoring selskaper eller lignende. Du har alle de samme konfigurereingsmulighetene her som på kundejobber. Manuelle Jobber Manuelle jobber er jobber som kun utføres når du manuelt kjører dem. For eksempel komplett eksport av vareregister til ftp. Disse er kun tilgjengelig fra globale jobber.