Onsdag 18. april 2012 kl.10.00. i møterom i 2. etasje i Rådhuset

1 kommune Sekretariat for kontrollutvalet OBS at nokre saker kan vera U.off. Det er avmerka øverst til høgre på dei sakene det gjeld Kontrollutvalet Bergen, 11. april 2012. Innkalling til møte i kontrollutvalet Det vert med dette kalla inn til møte i kontrollutvalet Onsdag 18. april 2012 kl.10.00 i møterom i 2. etasje i Rådhuset MERK: i forkant av møtet, kl.09.00 kl. 10.00 vert det opplæring i bruk av Ipad for kontrollutvalet ved Leif Kåre Helland. Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er til Kari Nygard, tlf. 55 23 94 06 / 916 64 183, kari.nygard@hfk.no eller til Hogne Haktorson, tlf. 55 23 94 53/911 05 982, hogne.haktorson@hfk.no. Det er planlagt at Kari Nygard møter frå sekretariatet på dette møtet. Til varamedlemmer er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemmer må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Helga Nøtland Auestad -kontrollutvalsleiar- Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Sakliste Kopi: Varamedlemmer til kontrollutvalet Ordførar i Fitjar kommune Deloitte AS Rådmannen i Fitjar kommune (har møte- og talerett) (har møte- og talerett) Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

2 Sakliste: Saknr. Sak 09/12 Godkjenning av innkalling og sakliste Merknad 10/12 Godkjenning av protokoll frå møte 15.02.11. Vedlegg 11/12 Orienteringssaker Vedlegg 12/12 Meldingar Vedlegg 13/12 Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar Vedlegg kommune. Uttale frå kontrollutvalet. 14/12 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016 Vedlegg 15/12 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 Vedlegg 16/12 Årsmelding for kontrollutvalet 2011 Vedlegg 17/12 Opne eller lukka møter i kontrollutvalet 18/12 Gjennomgang av møteprotokollar. Møteprotokollar kan lastast ned og lesast på heimesida til Fitjar kommune Ymse 2

3 kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 15.02.12 Kl.: 10.00 16.00 Stad: Kommunestyresalen Saknr.: 01/12 08/12 MØTELEIAR Helga Nøtland Auestad (Krf) DESSE MØTTE Gro Rydland (SP) møteleiar i sak 05/12 og orienteringssak (sak 03/12) nr.2 og 4. Ove Gjerde (Ap) Johannes Koløen (H) Svein Lunde (Krf) møtte i sak 05/12 og orienteringssak nr.2 og 4, som vara for Helga Nøtland Auestad Gisle Levåg (H) møtte i sak 05/12 og orienteringssak nr.2, som vara for Johannes Koløen FORFALL Ove Raunholm (Frp), vararepresentant var innkalla men kunne ikkje møta på grunn av jobbsituasjon DESSUTAN MØTTE Deloitte AS v/ Gunnar Husabø og Stine Karoline Olsen. Frå administrasjonen møtte rådmann Atle Tornes i sak 05/12 og orienteringssak nr. 1 og 2. Personalsjef Hallvard Wiik møtte i orienteringssak nr. 1 Ordførar Wenche Tislevoll var med i møtet under dei sakene som vart handsama, unnateke sak 08/12. Kyrkjeverje Harald Johan Sandvik orienterte til kontrollutvalet i orienteringssak nr. 3. Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Kari Nygard. Sakliste: Saknr. Sak 01/12 Godkjenning av innkalling og sakliste. 02/12 Godkjenning av protokoll frå møte 07.12.11. 03/12 Orienteringssaker. 04/12 Meldingar. 05/12 Drøftingssak vedr. havarert flytedokk i Årskog. 06/12 Budsjett for kontrollutvalet for 2012. 07/12 Gjennomgang av møteprotokollar. 08/12 Gjennomføring av prosess for vidare arbeid med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll. Ymse 1

4 01/12 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE HANDSAMING I MØTET Det framkom ikkje merknader til innkalling og sakliste. VEDTAK Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjend. 02/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 07.12.11 HANDSAMING I MØTET Formulering om når vara kom inn i sak 39/11 vart vedteke endra. Det vart og avtala å endra møtedato for neste kontrollutvalsmøte. Avgjerd om dette vert ført i denne protokollen under ymse. Med retting i sak nr. 39/11 vart protokollen samrøystes vedteke. Protokoll vert sendt til kommunen på nytt for å leggast ut på heimesida. VEDTAK Med vedteken endring vart protokollen frå møte 07.12.11 samrøystes godkjend. 03/12 ORIENTERINGSSAKER Desse orienteringssakene vart lag fram: Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / administrasjonen Orientering om korleis kommunen nyttar opplysningar om sjukefråvær aktivt i HMS-arbeidet 2 Rådmannen / administrasjonen Orientering om oppsetting, drift og vedlikehald av veglys som Fitjar kommune har ansvar for 3 Kyrkjeleg Fellesråd i Fitjar kommune Orientering v/ Harald Johan Sandvik om arbeidsoppgåver og ansvarsområde for Kyrkjeleg Fellesråd. 4 Sekretariatet / Deloitte Orientering om oppstart av selskapskontroll i SIM 5 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til kommunen 6 Ordførar Om I-pad / lesebrett til kontrollutvalet Opplæring i bruk av elektronisk innkalling 7 Sekretariatet Vidare opplæring / aktuelle tema for kontrollutvalet i tida framover Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. HANDSAMING I MØTE Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Rådmann / administrasjonen Personalsjef Hallvard Wiik orienterte til kontrollutvalet om arbeidet med personalpolitikken til kommunen, særleg med vekt på korleis ein nyttar opplysningar om sjukefråvær på ein aktiv måte. Rådmann Atle Tornes supplerte med opplysningar og orienterte til utvalet med vekt på kva som vert gjort når det gjeld tiltak ut frå rapport etter forvaltningsrevisjon om ressursbruk innan pleie og omsorg. Kontrollutvalet stilte spørsmål til orienteringa frå administrasjonen som blei svara på. Det kom kommentarar og innspel, og ein drøfta kva tiltak som kan vera med for å få til forbetringar innan personalarbeidet. Rolla til administrasjonsutvalet vart og drøfta. I dag er det formannskapet, med tilslutnad av to tillitsvalde, som utgjer administrasjonsutvalet i kommunen. Det var ønske i kontrollutvalet om at det vert skaffa meir opplysningar om kva oppgåver og roller som bør ligga til eit administrasjonsutval ut frå 2

2 Rådmannen / administrasjonen 5 lovverk. Dette skal skaffast til neste møte. Årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 vil og innehalda eit oversyn over gjennomførte tiltak etter rapport etter forvaltningsrevisjon om ressursbruk innan pleie og omsorg. Førespurnad om dette vil bli sendt til rådmann. Orienteringa vart teke til orientering. Før orienteringa vart spørsmål om ugildskap for to av utvalsmedlemmane drøfta. Johannes Koløen (styreleiar i Fitjar Kraftlag) og Helga Nøtland Auestad (1.vara til styret i Fitjar Kraftlag) gjekk frå, og Gisle Levåg og Svein Lunde tok sete. Gro Rydland tok over som møteleiar. Etter drøfting vedtok utvalet at Koløen og Auestad skulle kjennast ugilde. Rådmann Atle Tornes orienterte om oppsetting, drift og vedlikehald av veglys som Fitjar kommune har ansvar for. Det vart opplyst at det tidlegare hadde vore ein tidsavgrensa avtale mellom Fitjar Kraftlag og kommunen, men at denne nå var avslutta. Innkjøp av slike tenester skal og utførast innanfor innkjøpsreglementet. Det vert arbeida vidare frå kommunen si side med å sjå på ansvar for, og å finna ordningar for oppsetting, drift og vedlikehald av veglys 3 Kyrkjeleg Fellesråd i Fitjar kommune 4 Sekretariatet / Deloitte Kontrollutvalet kom med kommentarar og spørsmål, som vart svara på, og orienteringa vart teke til orientering. Harald Johan Sandvik orienterte om arbeidsoppgåver og ansvarsområde for Kyrkjeleg Fellesråd i Fitjar kommune. Dette er ei sjølvstendig eining innanfor kommunen, men samarbeider med kommunen, til dømes når det gjeld føring av rekneskap og IKT-løysingar. Kontrollutvalet gav tilbakemelding på at orienteringa var nyttig, og kom med kommentarar og spørsmål underveg, som det vart svara på. Avgjerd om val av revisor vart og drøfta. Det vart opplyst at denne saka skal handsamast på fellesrådsmøte i februar Kontrollutvalet takka for orienteringa og tok den til orientering. Før orienteringssaka vart det drøfta om utvalsleiar Helga Nøtland Auestad skulle kjennast ugild sidan ho er vararepresentant til styret i SIM. Ho gjekk frå og Svein Lunde tok sete Gro Rydland overtok som møteleia. Det vart vedteke at Auestad var ugild. Stine Karoline Olsen frå Deloitte orienterte om arbeidet med selskapskontroll av SIM. Det vart gjort greie for status på arbeidet, og kontrollutvalet ønskjer og at det vert gjeve ei løypemelding på neste kontrollutvalsmøte. Orienteringa vart teke til orientering. 5 Sekretariatet Drøfting / orientering om kontrollutvalet på heimesida til kommunen vert utsett til neste møte. 6 Ordførar Det er nå klarert at ordninga med Ipad til politikarar i Fitjar kommune og skal gjelda for kontrollutvalet. Ordførar orienterte om planar for å ta i bruk dataverktøy. Det vert lagt opp til å planlegga opplæring for kontrollutvalet i samband med neste møte. Sekretariatet ordnar med organisering av dette. 7 Sekretariatet Drøfting av vidare opplæring / aktuelle tema for kontrollutvalet i tida framover vart utsett til neste møte. Ymse ingen orienteringssaker under ymse. VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. 3

6 04/12 MELDINGAR Desse meldingane vart lagt fram: Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Melding om vedtak Budsjett 2012 og langtidsplan 2012 2015 Fitjar kommune 2 Brev sendt til Kyrkjeleg Fellesråd vedr. revisjonstenester 3 Sekretariatet Kort referat frå NKRF-konferanse som sekretariatet har delteke på Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. HANDSAMING I MØTET Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Budsjett 2012 og langtidsplan 2012 2015 Fitjar kommune vart gjennomgått og kommentert. Ordførar svara på spørsmål frå kontrollutvalet. Meldinga vart teke til orientering. 2 Brev sendt til Kyrkjeleg Fellesråd vedr. revisjonstenester vart teke til orientering. 3 Sekretariatet Det vart ikkje gjeve referat frå NKRF-konferanse som sekretariatet har delteke på. Vert evt. å koma tilbake til på neste møte. Ymse ingen meldingar under ymse VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. 05/12 DRØFTINGSSAK VEDR. HAVARERT FLYTEDOKK I ÅRSKOG FORSLAG TIL VEDTAK Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. HANDSAMING I MØTE Ordførar og rådmann var med under handsaminga av saka. Spørsmål om Johannes Koløen (styreleiar i Fitjar Kraftlag) og Helga Nøtland Auestad (1.vara til styret i Fitjar Kraftlag) er ugilde til å delta vart drøfta. Gisle Levåg og Svein Lunde tok sete. Gro Rydland overtok som møteleiar. Det vart vedteke at Johannes Koløen vart kjent ugild. Etter drøfting vart det og vedteke at Helga Auestad skulle kjennast ugild. Spørsmål om å lukka møtet formelt, slik at tilhøyrarar ikkje kunne vera tilstades, vart og reist. Det vart vedteke å lukka møtet ut frå 31 pkt. 5 i Kommunelova, og tilhøyrarane forlet møtet. Det vart og reist spørsmål om representantane frå Deloitte skulle kjennast ugilde til å delta. Etter drøfting vart det vedteke at dei ikkje skulle kjennast ugilde. Møteleiar innleia med å peika på kva ein bør ha som målsetting for drøftinga av saka. Det kom fram at formannskapet skal få orientering om saka seinare på dagen, og at det er engasjert advokat får å hjelpa kommunen for å finna måtar å løyse saka på. Saka er såleis under handsaming og kommunen er i prosess for å finna løysingar. Det vart konkludert med at det ville vera rett av kontrollutvalet å setja seg inn i saka på dette møtet, ved å få informasjon frå ordførar og administrasjonen. Det var og semje om at det ikkje var rett å starte sak som inneber nærmare undersøking og evt. forvaltningsrevisjon, på dette tidspunkt. Ein bør evt. vurdere dette på eit seinare tidspunkt. Dei framlagde dokumenta i saka er sendt ut til kontrollutvalet samla som U-off-dokument etter 15 i Offentleglova. Dokumenta er å finna i kommunen sitt post-arkiv, og er då ikkje gradert som U-off. 4

Ordførar gjennomgjekk saka for kontrollutvalet og gjorde greie for kva som hadde skjedd. Rådmann gav og ei orientering om bakgrunn og utvikling av saka. Det vart vidare gjort greie for korleis ein planlegg vidare framgang, og kva som vil bli gjort for å finna løysingar. Kontrollutvalet drøfta det som kom fram og det vart påpeika at dette er ei stor og alvorleg sak både for kommunen og dei involverte partane i saka. Kontrollutvalet fekk og høve til å stilla spørsmål som vart svara på. Vedtak som vart fatta i saka var samrøystes. VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringa i saka til orientering. Ein ber og om at kontrollutvalet vert halde orientert om utviklinga vidare i saka. 06/12 BUDSJETT FOR KONTROLLUTVALET FOR 2012 FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet slik det ligg føre. HANDSAMING I MØTE Ordførar var med under handsaminga av saka, og kontrollutvalet drøfta forslag til budsjett for 2012. Ramma for budsjettet er auka med kr 70.000,- i høve til 2011, og fordeling på postar er gjort ut frå dette. Ein drøfta og prosess for handsaming av kontrollutvalet sitt budsjett ut frå prinsippet om at det er kommunestyret som har ansvar for å setja rammene til kontrollutvalet sitt arbeid. Forslaget til budsjett for 2012 innanfor den tildelte ramma vart samrøystes vedteke. VEDTAK Kontrollutvalet godkjenner budsjett 2012 for kontroll- og tilsynsarbeidet slik det ligg føre. 07/12 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. HANDSAMING I MØTET Det vart ikkje føreteke gjennomgang av møteprotokollar på grunn av for lite tid. VEDTAK Saka vert utsett. 08/12 GJENNOMFØRING AV PROSESS FOR VIDARE ARBEID MED PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FORSLAG TIL VEDTAK Det vert ikkje lagt opp til å fatta vedtak i saka. HANDSAMING I MØTET Gunnar Husabø og Stine Karoline Olsen leia prosess med kontrollutvalet vedr. arbeid med planar for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Aktuelle prosjekt vart drøfta ut frå kva ein såg på som område i kommunen som kan vera sårbare og risiko-fylte. Dei innspel som kom frå kontrollutvalet under gjennomføring av risikospelet vert arbeidd vidare med i planprosessen. VEDTAK Det vert arbeida vidare med aktuelle prosjekt i tråd med innspel frå kontrollutvalet. 7 5

8 YMSE Under sak om godkjenning av møteprotokoll vart det vedteke at møtedato for neste møte vert endra. Møtedato 28.03.12 utgår og dato for neste møte vert avtalt til 18.04.12. Under sak om budsjett for kontrollutvalet for 2012 vart det drøfta at det ville vera aktuelt å presentera kontrollutvalet, og kontrollutvalet sine oppgåver og ansvarsområde for kommunestyret. Det vart vedteke at det skal leggast opp til å gjennomføra dette på neste møte i kommunestyret, som er onsdag 25.april. Helga Nøtland Auestad Leiar Kari Nygard Sekretær 6

9 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 18. april 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 11/12 11/12 ORIENTERINGSSAKER Nr. Frå: Orientering vedr.: 1 Administrasjonen / økonomisjef Orientering om arbeid med avslutning av rekneskap 2011, og den økonomiske stoda 2 Deloitte Løypemelding vedr. selskapskontroll SIM 3 Sekretariatet Oppdrag som Deloitte evt. utfører for kommunen utanom bestilling frå kontrollutvalet 4 Sekretariatet Vidare opplæring / aktuelle tema å ta opp i kontrollutvalet i tida framover notat vedlagt 5 Sekretariatet Presentasjon av kontrollutvalet for kommunestyret 6 Sekretariatet Notat om rutinar for å melde forfall / avbod til møte Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek orienteringane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Notat vedr. vidare opplæring for kontrollutvalet Notat om rutinar for å melda forfall / avbod til møte Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

10 KONTROLLUTVALET I FITJAR KOMMUNE - PLAN FOR TEMA I MØTER Kontrollutvalet legg opp til slik plan for vidare opplæring om tema i kontrollutvalsmøter: Dato: AKTIVITET Først møte til hausten Andre møte til hausten Evt. tema å ta opp vidare framover Aktuelle tema å ta opp (vilkårleg rekkefølge, ikkje prioritert): Frå utkast til plan for forvaltningsrevisjon: Leiing, organisering og planarbeid Personalforvaltning Internkontroll IKT og informasjonstryggleik Ressurskrevjande brukarar Sakshandsaming Rekruttering og sjukefråvær Bemanning på tekniske tenester / byggesak Vedlikehald Andre aktuelle tema: Samhandlingsreforma Barnevern Besøka ein omsorgsinstitusjon / verna bustader eller liknande Evt. Besøka ei av bedriftene som Fitjar kommune har eigarinteresser i Offentlege anskaffingar Etikk / habilitet Økonomistyring Idear / tema som kontrollutvalsmedlemmane fekk kunnskap om dei to dagane på Solstrand på folkevaldopplæring? Det er sikkert fleire aktuelle tema som kontrollutvalet vil peika på. Gjer difor framlegg om at vi tek ein ide-dugnad på dette i kontrollutvalsmøte.

11 Hordaland fylkeskommune Sekretariat for kontrollutvalet NOTAT TIL KONTROLLUTVALET Sekretariatet vil minna alle i kontrollutvalet om at det er viktig å melda ifrå når ein er forhindra i å koma til møte. Det er og viktig at slike meldingar vert gjeve på rett måte. I dette notatet vert der skissert nokre køyrereglar for korleis ein skal melda avbod. 1. Første regel er Å MELDA FRÅ. Gjer dette i så god tid som råd er før møtet. Det er vanskeleg for sekretariatet å få kontakt med vararepresentant ved kort varsel, og for vararepresentanten å møta på kort varsel. Når ein må melda avbod: 2. Meld ikkje avbod til kommuneadministrasjonen. Det er sekretariatet si oppgåve å kalla inn vararepresentantar og sjå til at kontrollutvalet er vedtaksføre når møtet startar. 3. Du skal ikkje sjølv gje melding til din vararepresentant, dette er sekretariatet si oppgåve. 4. Ring til oss. På framsida av innkallinga til møta i kontrollutvalet står det oppført mobilnummer til Kari Nygard som er sekretær for utvalet og til kontrollsjef Hogne Haktorson. Om du ikkje får svar frå utvalssekretæren ta kontakt med kontrollsjef. Mobilnr. er: Kari Nygard: 916 64 183 Hogne Haktorson: 911 05 982 Ved å følgja desse køyrereglane vil avvikling av møta i kontrollutvalet verta enklare i dei høve at nokon må melda avbod til møtet. Bergen 30.03.2012 Hogne Haktorson kontrollsjef

12 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 18. april 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 12/12 12/12 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Kommunestyret Aktuelle vedtak å melda til kontrollutvalet: Samhandlingsreforma Samarbeidsavtaler mellom Helse Fonna og Fitjar kommune Godkjenning av barnehagar og skular etter forskrift om miljøretta helsevern Frå Ymse om Bemanningssituasjonen på avdeling plan og oppmåling 2 Sunnhordland Innkalling til representantskapsmøte Interkom. Miljøverk 3 Sekretariatet Kontrollutvalet på heimesida til Fitjar kommune Framlegg til innhald om kontrollutvalet på heimesida 4 Sekretariatet Tilbakemelding vedr. lovverk for Administrasjonsutval i kommunar Ymse FORSLAG TIL VEDTAK: Kontrollutvalet tek meldingane til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Utdrag frå protokoll frå kommunestyremøte 22.02.12. Kopi av innkalling til representantskapsmøte i SIM Framlegg til innhald om kontrollutvalet på heimesida til kommunen Notat vedr. Administrasjonsutval i kommunar utdrag av lovverk. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30 Kontrollutvalet i Fitjar kommune: Kommunestyret vel representantar til kontrollutvalet. Utvalet har 5 medlemmar. Leiar skal vera medlem av kommunestyret. Medlemmane og varamedlemmane kan ikkje vere representerte i andre politiske utval. Utvalet er heimla i kommunelova 77 og forskrift om kontrollutval Oppgåver: Kontrollutvalet fører tilsyn med den kommunale forvaltninga på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet har som hovudføremål å medverke til ei ålmenn tillit i befolkninga, i høve best mogleg løysing av kommunale oppgåver. Vidare at den kommunale oppgåveløysinga er i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Utvalet skal også sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Sekretariatsfunksjon for kontrollutvalet, kan ikkje leggast til kommuneadministrasjonen, eller til revisjonen. Kontrollutvalet Her finn du medlemmane Medlemar Varamedlemar (personlege) E-post Telefon Leiar, Helga Nøtland Auestad (Krf) Svein Lunde (Krf) helga.auestad@haugnett.no 958 18 885 Nestleiar, Gro Rydland (Sp) Randi Kleppe Dalen (Sp) groryd1@hfk.no 954 23 234 Johannes Koløen (H) Gisle Levåg (H) johannes.koloen@haugnett.no 951 52 280 Ove Gjerde (Ap) Ida Marlen Hamn (Ap) ove.gjerde@fjordbruk.no ovegj@online.no 992 10 109 Ove Raunholm (Frp) Åge Nesbø o-raunho@hotmail.com 481 37 464 Fitjar kommune har inngått avtale med Deloitte AS om revisjonstenester. Revisjonstenestene omfattar rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll i selskap som kommunen har eigarinteresser i, og andre kontroll- og tilsynsoppgåver i regi av kontrollutvalet. Fitjar kommune kjøper sekretariatstenester for kontrollutvalet hjå Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Sekretariatstenestene omfattar mellom anna saksførebuing for kontrollutvalet, møteinnkalling og saksoppfølging etter møter. Døme; føring av møteprotokoll og iverksetjing av vedtak. Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalet er direkte underlagt kontrollutvalet. Dei pliktar å følgja utvalet sine retningslinjer og pålegg. Henvending til sekretariatet for kontrollutvalet i Fitjar kan sendast til kontrollutvalet@hfk.no Kontrollutvalet har normalt 4-6 ordinære møter i året. Møtekalendar finn du her. Kontrollutvalet har opne / lukka møter. Sakspapir og protokollar for kontrollutvalet finn du også her. Viktige lenker: Kontrollutvalsboka

31 NOTAT TIL KONTROLLUTVALET på bakgrunn av drøfting i siste kontrollutvalsmøte: - Rolla til administrasjonsutvalet vart drøfta. I dag er det formannskapet, med tilslutnad av to tillitsvalde, som utgjer administrasjonsutvalet i kommunen. Det var ønske i kontrollutvalet om at det vert skaffa meir opplysningar om kva oppgåver og roller som bør ligga til eit administrasjonsutval ut frå lovverk. Dette skal skaffast til neste møte. UTDRAG FRÅ KOMMUNELOVEN: 25. Partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg. 1. Det skal i alle kommuner og fylkeskommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen eller fylkeskommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalg etter første punktum kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. 2. Administrasjonsutvalget sammensettes av representanter for kommunen eller fylkeskommunen og de ansatte. De ansattes representanter velges av og blant de ansatte for to år av gangen. Flertallet i utvalget skal bestå av representanter for kommunen eller fylkeskommunen. Kommunestyret og fylkestinget velger selv kommunens eller fylkeskommunens representanter og utvalgets leder og nestleder blant disse. 3. For de ansattes representanter gjelder de vanlige valgbarhetsregler, bortsett fra bostedskravet. 4. For øvrig gjelder de samme bestemmelser som for andre faste utvalg. Vidare ut frå lovparagrafen om partssamansette utvalg / administrasjonsutval er det opp til kvar kommune å definera kva oppgåver og ansvarsområde dette utvalet skal ha. Sekretariat for kontrollutvalet 10. april 2012

32 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 18. april 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 13/12 13/12 KONTROLLRAPPORT 2011 VEDR. SKATTEOPPKREVJARFUNKSJONEN I FITJAR KOMMUNE. UTTALE FRÅ KONTROLLUTVALET. Bakgrunn for saka: Viser til utdrag frå brev av 21.02.2005, frå Skattedirektoratet: Kommunenes behandling av skatteregnskapene etter at kontroll og revisjon er overtatt av staten. Staten er nå gitt det totale ansvaret for kontroll og revisjon med skatteoppkreverfunksjonen. Riksrevisjonen har ansvaret for den formelle revisjonen av skatteregnskapet, mens oppfølgingen av den interne kontroll hos skatteoppkrever, utføres av regionale kontrollenheter lokalisert ved fem skattefogdkontor. Det er i denne forbindelse stilt spørsmål vedrørende kommunens behandling av skatteregnskapet. Kommunestyret/kontrollutvalget skal etter det som er sagt over ikke lenger behandle selve skatteregnskapet, men får ved kontrollrapporten en tilbakemelding på om skatteoppkreverfunksjonen blir utført på en tilfredsstillende måte. Rapporten inneholder også eventuelle forslag til tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet stiller ingen krav til formell behandling av kontrollrapporten i kommunestyret/kontrollutvalget, men forutsetter at kommunen følger opp eventuelle tiltak og forbedringspunkter. Skattedirektoratet anser det likevel som naturlig at skatteoppkrever oversender skatteregnskapet og kopi av sin halvårlige redegjørelse til kommunestyret/kontrollutvalget. Skattedirektoratet har vidare i brev dagsett 02.05.07 svara dette på førespurnad når det gjeld kontrollutvalget sin innsynsrett og tilsynsrolle knytt til skatteoppkrevjarfunksjonen: Ut i fra en vurdering av de aktuelle hjemler mener Skattedirektoratet at kontrollutvalget kan kreve å få seg forelagt nøkkeltall som vist i vedlagte skjema fra skatteregnskapet. Til tross for at kontrollutvalget ikke har instruksjonsmyndighet over skatteoppkreverne bør kontrollutvalget ha adgang til å bemerke forhold vedrørende samlede restanser og arbeidsgiverkontroll så lenge dette er et ledd i utvalgets arbeid med kontroll av revisjon og den økonomiske forvaltning i kommunen og fylkeskommunen. Kommunal- og regionaldepartementet har i brev dagsett 01.06.07 kommentert skattedirektoratet sin uttale på denne måten: Departementet har gått gjennom Skattedirektoratets vurdering av spørsmålene. Vi slutter oss til Skattedirektoratets vurdering og avklaring av de konkrete spørsmålene som er reist. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

33 Drøfting: Kontrollrapporten frå Skatteetaten gjer, etter det som går fram av brevet frå skattedirektoratet nemnt ovanfor, attendemelding til kommunen på korleis skatteoppkrevjarfunksjonen i kommunen fungerar. Rapporten kan difor betraktas som ein gratis forvaltningsrevisjon og såleis hjelpe kontrollutvalet med å føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, jf. Forskrift om Kontrollutvalg 4. Det vil difor vera naturleg at kontrollutvalet gjev ein uttale til kontrollrapporten frå Skatteetaten. Med dette som bakgrunn vert rapportar vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune lagt fram til drøfting: Årsrapport for 2011 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune, datert 30.01.12. Kontrollrapport 2011 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune, frå skatteetaten, datert 20.02.12. I 2011 vart det inngått avtale mellom kommunane Stord og Fitjar om felles skatteoppkrevjar. Samarbeidet er eit administrativt vertskommunesamarbeid ut frå Kommuneloven 28b. Stord kommune er vertskommune og Fitjar kommune er samarbeidskommune. Utføring av arbeid ved kontoret i høve til Fitjar kommune, er rekna til 70 % stilling. Fullstendig bokettersyn vert leigd inn frå Hordaland Regnskapskontroll ved Kemneren i Bergen. I kontrollrapport frå skatteoppkrevjar er det gjort greie for utførte kontrollar med skatteoppkrevjarfunksjonen for Fitjar kommune. Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune for 2011 i det alt vesentlige vert utført på ein tilfredsstillande måte og i samsvar med gjeldande regelverk. Unnataket er manglande arbeidsgjevarkontrollar. Årsaka til avviket mellom planlagt antall kontrollar og målkrav, er grunngjeve med at det var skifte av skatteoppkrevjar i rekneskapsåret. Konklusjon: På bakgrunn av det som går fram over, vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet tar kontrollrapporten frå skatteetaten til orientering. Kontrollrapporten frå Skatteetaten konkluderer med at skatteoppkrevjarfunksjonen i Fitjar kommune for 2011 i det alt vesentlige vert utført på ein tilfredsstillande måte og i samsvar med gjeldande regelverk. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Fitjar kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført i samsvar med gjeldande regelverk og retningslinjer, men merkar seg at det ikkje er utført arbeidsgjevarkontrollar i tråd med målkravet. 2. Årsmelding frå skatteoppkrevjar i Fitjar kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten vert teken til orientering og oversendt kommunestyret til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Årsrapport for 2011 frå skatteoppkrevjaren i Fitjar kommune Kontrollrapport 2011 vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen i 1222 Fitjar kommune 2

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 18. april 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 14/12 14/12 ANALYSE OG PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FOR PERIODEN 2012-2016 Bakgrunn: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon lyder slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden 2012-2016 å gjenomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Prosess: I kontrollutvalet sitt første møte denne valperioden, 07.12.11., vart det gjort vedtak om å be Deloitte å utarbeida forslag til overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar for forvaltningsrevisjon i Fitjar kommune, og prosjektplan for arbeidet vart bestilt. Deloitte leverte prosjektplan til kontrollutvalet og planen vart godkjent. I sitt neste møte gjennomførte så kontrollutvalet risikospel som vart leia av Deloitte. Her vart dei ulike tenesteområda gjennomgått og drøfta, og kontrollutvalet peika på dei område der dei meinte det kunne vera risiko-områder. I dette møte legg ein opp til å ta neste steg i prosessen. Frå prosjektplanen heiter det: Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføra si endelege prioritering til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Som grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte og risikovurderte. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte 1. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område eller eigarskap det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

49 Drøfting: Overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon 2012-2016 ligg no føre, og vert sendt ut som vedlegg til denne saka. Her vert det gjort greie for kva arbeid med gjennomføring av forvaltningsrevisjonar inneber, og kva som ligg i omgrepa risiko og vesentlighetsvurdering. Dette vil vera viktige omgrep å arbeida ut i frå når det gjeld å peika ut forvaltningsrevisjonsprosjekt. Deloitte vil i møte gjera greie for innhaldet i den overordna analysen, og orientera om metoden dei har brukt, samt bakgrunn for det analysegrunnlaget som ligg føre. Det vert så lagt opp til at kontrollutvalet drøftar den framlagde analysen og peikar ut dei prosjekt som bør prioriterast i plan for forvaltningsrevisjon for komande valperiode. Konklusjon: Sekretariatet meiner at overordna analyse som ligg føre er eigna til å ta stilling til endeleg prioritering av prosjekt som det skal gjennomførast forvaltningsrevisjon innan. Dei prosjekt som kontrollutvalet peikar på skal innarbeidast i plan for forvaltningsrevisjon for Fitjar kommune for 2012 2016. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for forvaltningsrevisjon for 2012 2016 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2016 vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Overordna analyse Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2016 Fitjar kommune (eige vedlegg) 2

50 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 18. april 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 15/12 15/12 ANALYSE OG PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL FOR PERIODEN 2012-2016 Bakgrunn: Frå forskrift om kontrollutval 13 heiter det: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2012 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden 2012-2016 at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Prosess: Prosessarbeidet når det gjeld å utarbeida plan for selskapskontroll har vorte utført parallelt med arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon. I prosess med denne planen er ein no kome til at kontrollutvalet skal føreta prioritering av prosjekt innan selskapskontroll, og bestemma rekkefølgje for selskapskontrollprosjekt. I Fitjar kommune har ein då problemstilling med at nokre av medlemmane i kontrollutvalet har verv i nokre av selskapa som er med i planen. Dette er ikkje direkte i strid med regelverket, men fører til at spørsmål om ugildskap må reisast når prioriteringar i planen skal drøftast. Sekretariatet har difor sendt førespurnad til alle medlemmer i kontrollutvalet om dette. Ut frå tilbakemeldingar med opplysningar om verv i selskap med kommunale eigarinteresser, så vert det kalla inn vara for dei som bør vurderast ugilde. Spørsmålom ugildskap for dei aktuelle medlemmane i kontrollutvalet, vert å ta stilling til i møtet. Frå prosjektplanen heiter det: Føremålet med det andre prosessmøtet er at kontrollutvalet skal gjennomføra si endelege prioritering til planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Som grunnlag for diskusjonen i møtet vil analysedokumenta bli ferdigstilt og lagt fram for kontrollutvalet. I dokumenta vil alle data som er samla inn bli presenterte og risikovurderte. Inkludert dei data som blei samla inn frå kontrollutvalet i prosessmøte 1. På bakgrunn av denne risikoanalysen vil det i del 4 gå fram kva område eller eigarskap det er knytt størst risiko til. Det er kontrollutvalet som i prosessmøte skal prioritere og vurdere dei ulike risikoområda og avgjere kva område som skal bli gjenstand for forvaltningsrevisjon eller selskapskontroll. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

51 Drøfting: Plan for selskapskontroll overordna analyse ligg no føre, og vert sendt ut som vedlegg til denne saka. Her vert det gjort greie for kva arbeid med gjennomføring av selskapskontroll inneber, og kva som ligg i omgrepa risiko og vesentlighetsvurdering når det gjeld eigarskapsforvaltning. Dette vil vera viktige omgrep å arbeida ut i frå når det gjeld å peika ut prosjekt innan selskapskontroll. Deloitte vil i møte gjera greie for innhaldet i den overordna analysen, og orientera om metoden dei har brukt, samt bakgrunn for det analysegrunnlaget med risikokartlegging som ligg føre. Det vert så lagt opp til at kontrollutvalet drøftar den framlagde analysen og peikar ut dei prosjekt som bør prioriterast i plan for selskapskontroll for komande valperiode. Konklusjon: Sekretariatet meiner at overordna analyse som ligg føre er eigna til å ta stilling til endeleg prioritering av prosjekt som det skal gjennomførast selskapskontroll innan. Dei prosjekt som kontrollutvalet peikar på skal innarbeidast i plan for selskapskontroll for Fitjar kommune for 2012 2016. FORSLAG TIL VEDTAK: 1. Kontrollutvalet godkjenner overordna analyse for selskapskontroll for 2012 2016 slik den ligg føre. (Evt. med dei endringar / justeringar som kom fram i møte). 2. Plan for selskapskontroll for perioden 2012-2016 vert å legga fram i kontrollutvalet sitt neste møte, og det vert då lagt opp til å innstilla til kommunestyret, som skal gjera endeleg vedtak. Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Overordna analyse Plan for selskapskontroll 2012-2016 Fitjar kommune (eige vedlegg) 2

52 kommune Sekretariat for kontrollutvalet SAKSFRAMLEGG Til: Kontrollutvalet Dato: 18. april 2012 Sakshandsamar: Kari Nygard Kopi til: Sak: 16/12 16/12 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALET 2011 Bakgrunn for saka: Sekretariatet har utarbeidd forslag til utvalet si årsmelding for 2011. Årsmeldinga skal gje eit oversyn over kva kontrollutvalet har arbeidd med i året som gjekk. Føremålet med årsmeldinga skal og vera å melda tilbake til kommunestyret, som er kontrollutvalet sin oppdragsgjevar, resultata av utvalet sitt arbeid. Årsmeldinga peikar både på handsaming av saker som er sluttført frå kontrollutvalet si side, og på kva som må følgjast opp vidare framover. Konklusjon: Årsmeldinga frå kontrollutvalet må reknast som ein del av den lovpålagte rapporteringa frå utvalet til kommunestyret. Sekretariatet meiner difor at det vil vera rett at kommunestyret godkjenner årsmeldinga i eiga sak. FORSLAG TIL INNSTILLING: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2011 Hogne Haktorson Kontrollsjef Kari Nygard Seniorrådgjevar Vedlegg: Framlegg til årsmelding for kontrollutvalet for 2011 Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

53 ÅRSMELDING 2011 FOR KONTROLLUTVALET I FITJAR KOMMUNE 1. Kontrollutvalet sine oppgåver Kontrollutvalet sine oppgåver kjem fram i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalet skal føra tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltninga på vegne av kommunestyret, og sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Kontrollutvalet sine oppgåver omfattar alt innanfor tilsyn og kontroll, m.a. rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre oppgåver. Utvalet skal vera kommunestyret sitt kontrollorgan, og kommunestyret kan pålegga kontrollutvalet saker. Kontrollutvalet vel elles sjølv saker dei vil handsame, og skal melde tilbake til kommunestyret om sin aktivitet. Årsmeldinga frå kontrollutvalet til kommunestyret er ein av måtane å rapportere på. Kontrollutvalet kjøper sekretariatstenester frå Hordaland fylkeskommune. Sekretariatet skal til ei kvar tid yta kontrollutvalet dei tenestene som utvalet har trong for. Sekretariatet skal etter forskrifta m.a. sjå til at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet, er forsvarlig utgreidde. Sekretariatet gjev innstilling i saker til kontrollutvalet. 1.1. Kontrollutvalet i Fitjar kommune for valperioden 2007 2011 har hatt slik samansetjing: Medlemar: Anne Line Innvær (leiar) til 17.11.10 Toralf Røen (leiar) frå 17.11.10 og resten av perioden Benedicte Meyer (nestleiar) Gro Rydland Svein Lunde Johannes Koløen Varamedlemar (personlege): Torvald Ingebrigtsen Angunn Bårdsen Per Drønen Arne Vestvik Pedersen Åge Nesbø I kommunestyremøte 19.10.11 vart det gjort følgjande vedtak: Kontrollutvalet er samansett slik: Medlemmer Helga Auestad, KrF, leiar Gro Rydland, SP, nestleiar Johannes Koløen, H Ove Gjerde, AP Ove Raunholm, FrP Personlege varamedlemmer Svein Lunde, KrF Randi Dalen, SP Gisle Levåg, H Ida Marlen Havn, AP Åge Nesbø, FrP I følgje lova skal minst ein av medlemmane i kontrollutvalet og vera medlem av kommunestyret. Helga Auestad er kommunestyremedlem. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks 7900. 5020 Bergen - Telefon 55 23 90 00 Direkte telefon: 55 23 94 06 Mobil: 916 64 183 E-postadresse: kari.nygard@post.hfk.no Bankgironr. 5201 06 74239 - Foretaksnr. NO 938 626 367 mva.

54 OM REVISOR: 2 Revisjonsordninga Kontrollutvalet skal på vegne av kommunestyret ha tilsyn med den kommunale forvaltninga. Utvalet må halda seg orientert om kva saker revisjonen arbeider med og føra tilsyn med at revisjonsarbeidet er à jour og føregår i samsvar med forskrift og vedtak. Deloitte AS er revisor for Fitjar kommune. Avtalen er inngått første gong 01.01.06. I 2010 / 2011 vart det gjennomført utlysing av revisjonsteneste for ny avtaleperiode. Kommunestyret gav fullmakt til kontrollutvalet med å gjennomføra konkurranseutsetting av revisjonstenester, og kontrollutvalet valde Sunnhordland Interkommunale Innkjøpsforum til å utføra arbeidet på sine vegne. Prosess med å velja revisor for kommunen for dei neste åra blei gjennomført i første halvdel av 2011. Dei innkomne tilboda vart presentert for kontrollutvalet i møte 10.03.11, og kontrollutvalet innstilte på val av revisor til kommunestyret. I møte 13.04.11 gjorde kommunestyret slikt vedtak: Kommunestyret vel Deloitte AS som revisor frå 01.07.11 til 30.06.15 med opsjon for Fitjar kommune til å forlenga avtalen med 2 år. Deloitte har lagt fram revisjonsmelding, slik kravet er, samt rapportar og annan informasjon om revisjonen sitt arbeid. På grunnlag av revisjonen sine rapportar, rekneskapsplan og annan informasjon, har utvalet ført tilsyn med at forvaltninga er i samsvar med gjeldande lover, forskrifter og vedtak. Utvalet skal vidare i samarbeid med revisjonen gjennomføra ei systematisk vurdering av bruk og forvaltning av dei kommunale midlar, med utgangspunkt i oppgåver, ressursbruk og oppnådde resultat (forvaltningsrevisjon). Til dagleg er det den valde revisor som utfører tilsynet og kontrollen mot kommunen, men kontrollutvalet har eit eige ansvar med å sjå til at arbeidet vert tilfredstillande utført. Kommunelova stiller krav om at utvalet sjølv må visa ei aktiv haldning. For å få utført det arbeid utvalet er pålagt, er ein avhengig av god kommunikasjon med kommunestyret, administrasjonen i kommunen og revisor. Samarbeidet har vore godt med dei aktuelle aktørar i 2011. Ansvarleg revisor har vore partner i Deloitte Else Holst Larsen, som i tråd med regleverket har levert eigenvurdering for at Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune, til kontrollutvalet. OM SEKRETARIATSTENESTA: 3. Sekretariatsordninga I kommunelova 77 pk.10 står det at kommunestyret skal sørgja for sekretærbistand til kontrollutvalet. Sekretærfunksjonen kan ikkje leggast til kommunen sin administrasjon. Forskrift om kontrollutval 20 seier at kommunestyret skal sørgja for at kontrollutvalet har sekretariatsteneste som tilfredstiller utvalet sitt behov. Sekretariatet skal til ei kvar tid yte kontrollutvalet den bistand som kontrollutvalet har trong for. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune utfører sekretariatstenesta for kontrollutvalet i Fitjar kommune. Kari Nygard har vore sekretær på alle møta. Sekretariat for kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune har i 2011 hatt fire stillingar, og er sekretariat for kontrollutvalet i fylkeskommunen, samt kontrollutvala i desse kommunane: Fitjar, Stord, Kvinnherad, Bømlo, Tysnes, Austevoll, Ulvik, Eidfjord, Kvam, Ullensvang, Odda, Voss, Fusa, Øygarden, Sund og Samnanger. På slutten av 2011 inngjekk sekretariatet også avtale med Os kommune om sekretariatstenester. Sekretariatet er og sekretariat for Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). 2

3.1 Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) er ein møte- og kompetanseplass, først og fremst for kontrollutvala, men også for deira sekretariat. Kontrollutvalet i Fitjar kommune er medlem i FKT. I 2011 hadde FKT sin årlege fagkonferanse og årsmøte på Gardermoen. På heimesida til FKT vert det samla aktuell informasjon og døme på rapportar etter arbeid med forvaltningsrevisjon og selskapskontroll frå kommunane. Det vert og sendt ut medlemsbrev som inneheld aktuell informasjon om saksfeltet kontroll og tilsyn. FØREMÅL OG OPPGÅVER FOR KONTROLLUTVALET I KOMMUNEN 4 Føremål og oppgåver Kontrollutvalet har som oppgåve å føre tilsyn med den kommunale forvaltninga, på kommunestyret sine vegne. Oppgåva omfattar alt innanfor tilsyn og kontroll, både rekneskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og andre oppgåver. Føremålet med kontrollutvalet sitt arbeid er å medverke til at det vert allmenn tillit til at kommunen sine oppgåver vert løyst på best mogleg måte, og i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. OVERSYN OVER SAKER TIL HANDSAMING 5 Arbeid i kontrollutvalet i 2011 Kontrollutvalet hadde 5 ordinære møter, og handsama 42 saker. Møta vart haldne for lukka dører. Ordføraren har møterett i kontrollutvalet og har møtt på nokre av møta. Rådmann og andre frå administrasjonen har møtt når dei har vorte innkalla Revisjonen har og møtt på møta i kontrollutvalet Kontrollutvalet har fått tilgang til den informasjonen det har vorte bede om. 5.1. Viktige saker i 2011 Av dei viktigaste sakene: Rekneskap og årsmelding for Fitjar kommune for 2010. Årsmelding for kontrollutvalet for 2010 Sak med klage på vedtak og sakshandsaming vedr. ulovleg oppsett hytte Forvaltningsrevisjonsprosjekt om ressursbruk i pleie- og omsorgssektoren Budsjettframlegg for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen Årsmelding og kontrollrapport vedkomande skatteoppkrevjarfunksjonen for 2010 Utvalet har og som faste punkt på saklista meldingar, orienteringssaker og gjennomgang av møteprotokollar frå kommunestyret, formannskapet og hovudutvala. ARBEID MED FORVALTNINGSREVISJON 6 Arbeid med forvaltningsrevisjon i 2011 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT FOR Å FINNA ÅRSAKER TIL STOR RESSURSBRUK INNAN PLEIE- OG OMSORGSSEKTOREN 55 I formannskapsmøte 17.01.11 vart det handsama sak om å oppnemna ei gruppe av personar som skulle ha som oppgåve å finna årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg, samt føreslå tiltak som kunne retta på dette. Dette var lagt inn som tiltak som skulle gjennomførast i tråd med vedteke budsjett for 2011. Vedtak i sak om budsjett for 2011 lyder som følgjande: I følgje tal frå KOSTRA brukar Fitjar kommune mykje meir ressursar på pleie og omsorg enn dei kommunane som Fitjar vert samanlikna med. På bakgrunn av dette vil kommunestyret be om at formannskapet set ned ei gruppe samansett av politikarar og representantar frå administrasjon, fagavdeling og tilsette. Gruppa si oppgåve skal 3

vera å finna ut kva som er årsaka til den store ressursbruken, samt å føreslå tiltak som kan retta på dette. Kommunestyret må få tilbakemelding på arbeidet før 30.juni 2011. Kontrollutvalet drøfta denne saka i sitt møte 10.02.11. Kontrollutvalet konkluderte etter si drøfting med at ein ville be kommunestyret vurdera saka på nytt når det gjeld korleis dette viktige prosjektet skulle gjennomførast. Det vart gjort vedtak om å innstilla til kommunestyret på følgjande: 1. Kommunestyret ber kontrollutvalet gjennomføra forvaltningsrevisjonsprosjekt med å sjå på årsaker til stor ressursbruk innan pleie og omsorg i Fitjar kommune 2. Den oppnemnde gruppa, som er samansett av administrasjon og politikarar, kan arbeida som ressursgruppe for prosjektet. 3. Arbeid med forvaltningsrevisjonsprosjektet skal gjennomførast i tråd med notat som følgjer saka. 4. Kontrollutvalet skal legga fram rapport etter forvaltningsrevisjonen til kommunestyret. Då saka vart handsama i kommunestyret 22.02.11 vart tilrådinga vedteke med 13 mot 4 røyster. Kontrollutvalet starta så opp arbeidet med forvaltningsrevisjonsprosjektet. I kontrollutvalsmøte 10.03.11 vart det gjort vedtak om å be Deloitte gjennomføra arbeidet med forvaltingsrevisjonen. Føremål og problemstillingar som det skulle arbeidast ut ifrå vart drøfta, og det vart laga prosjektplan som vart godkjent av kontrollutvalet. Føremål og problemstillingar som vart sett for prosjektet: Føremålet med prosjektet var å undersøkje ressursbruken innanfor pleie- og omsorgssektoren i Fitjar kommune, samt å identifisere tiltak som kan bidra til redusert ressursbruk. Med bakgrunn i føremålet vart det formulert følgjande hovud- og underproblemstillingar i prosjektet: 1. Gjev KOSTRA-tala eit korrekt bilete av ressursbruken knytt til pleie- og omsorgstenester? a. Kva rutinar og praksis har Fitjar kommune for registrering av KOSTRA-data? b. Er det tilstrekkeleg kvalitet i rekneskapen? c. Har Fitjar kommune oversikt over faktorar innanfor pleie- og omsorgstenesta som gjev utslag i rekneskapen? d. Har kommunen gode rutinar for refusjon av sjukepengar innanfor pleie og omsorg? 2. Korleis har Fitjar kommune strukturert pleie- og omsorgstilbodet til innbyggjarane sine? a. Korleis er fordelinga mellom ulike former for pleie- og omsorgstenester? b. Korleis er fordelinga i forhold til samanliknbare kommunar? c. Korleis er kommunen si tildeling av pleie- og omsorgstenester organisert? 3. Er einingane innanfor pleie- og omsorgssektoren organisert på ein føremålstenleg måte? a. Er einingane robuste i høve til økonomiske utfordringar? b. Er einingane robuste i høve til faglege utfordringar? c. I kva grad sikrar kommunen ein føremålstenleg bruk av fagkompetanse innanfor pleie og omsorg? Rapport etter arbeidet vart lagt fram og kontrollutvalet handsama denne, og gjorde innstilling til kommunestyret i saka: INNSTILLING: Kommunestyret merkar seg det som kjem fram i rapport etter forvaltningsrevisjon vedr. gjennomgang av ressursbruk innanfor pleie- og omsorgssektoren. Kommunestyret ber rådmann syta for at følgjande tiltak vert sett i verk: 56 4