Plan for forvaltningsrevisjon

Transkript

1 Plan for forvaltningsrevisjon Kvam herad Member of Deloitte Touche Tohmatsu Medlemmer av Den Norske Revisorforening org.nr:

2 Innhald 1. Innleiing Plan for forvaltningsrevisjon Risiko- og vesentleganalyse 3 2. Prioritert liste over forvaltningsrevisjonsprosjekt Gruppe 1 Prioritert liste Gruppe 2 Uprioritert liste 5 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Dokumentanalyse Spørjeskjema Intervju Stikkprøvar 6 4. Gjennomføring og rapportering... 7 Side 2

3 1. Innleiing I følgje kommunelova 77 skal kontrollutvalet sjå til at det blir gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknadar ut frå kommunestyret eller fylkestinget sine vedtak og føresetnadar (forvaltningsrevisjon) 1. Kva forvaltningsrevisjonsprosjekt kommunen ønskjer å gjennomføre skal framkome i ein plan for forvaltningsrevisjon. 1.1 Plan for forvaltningsrevisjon Plan for forvaltningsrevisjon er heimla i forskrift om kontrollutval. I forskrifta står det: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret, som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. 2 Føremålet med den overordna risiko- og vesentleganalysen er å framskaffe relevant informasjon om Kvam herad si verksemd, slik at det er mogleg for kontrollutvalet å prioritere mellom ulike område kor det kan vere aktuelt å gjere forvaltningsrevisjon og å utarbeide ein plan for forvaltningsrevisjon. 1.2 Risiko- og vesentleganalyse Risiko-omgrepet viser til moglegheita for at ei hending vil oppstå og påverke måloppnåing og etterleving av regleverk på ein negativ måte. Risikovurdering er både eit planleggingsverktøy og ein overvakingsaktivitet (å sjå til at risiko til ei kvar tid er på eit akseptabelt nivå). I omgrepet risiko- og vesentlegvurderingar ligg at det skal bli gjort ei vurdering av på kva område av heradet si verksemd det er risiko for vesentlege avvik i forhold til dei vedtak, føresetnadar og mål som er sett for verksemda. Analysen gjev grunnlag for å velje ut områda kor det skal settast i verk forvaltningsrevisjon (systematiske vurderingar) 3. Prosessen er gjennomført på ein slik måte at det er mogleg å identifisere hendingar eller forhold som kan påverke heradet si oppgåveutføring internt og eksternt. Dette gjer heradet i stand til å styre risiko i tråd med sin risikofilosofi, slik at ein har rimeleg grad av tryggleik for at verksemda når sine mål og etterlever regelverk. 1 Kommuneloven 77. Kontrollutvalget 2 Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 3 Merknad til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10. Side 3

4 Data som ligg til grunn for risiko- og vesentleganalyse, og for utveljing og prioritering av prosjekt, er samla inn gjennom fleire aktivitetar som har involvert både politisk leiing, administrativt tilsette og kontrollutvalet. Mellom anna har følgjande aktivitetar blitt gjennomført: Dokument- og statistikkanalyse Prosessmøte i kontrollutvalet Intervju med administrative og politiske leiarar Data som har blitt samla inn gjennom desse aktivitetane har gitt ei god oversikt over risikoområda innanfor dei ulike sektorane i heradet. Analysen er samla i eit arbeidsdokument/analysegrunnlag som ligg til grunn for utveljing og prioritering av forvaltningsrevisjonsprosjekt. 2. Prioritert liste over forvaltningsrevisjonsprosjekt Forvaltningsrevisjonsprosjekta er delt i to grupper; ei prioritert liste over dei viktigaste prosjekta, samt ei uprioritert liste over prosjekt med lågare risiko og vesentlegheit. Sannsynlegvis vil den prioriterte lista dekke behovet for forvaltningsrevisjonar i løpet av perioden. Ved ytterlegare behov vil kontrollutvalet kunne velje frå den uprioriterte lista ut frå ei ny prioritering av desse prosjekta. 2.1 Gruppe 1 Prioritert liste Lista over prosjekter er prioritert i tråd med ein risiko- og vesentleganalyse. Under kvart prosjekt er det føreslått relevante tema i tråd med den analysen som har blitt gjennomført. Endeleg utforming av problemstillingar og timeomfang vil bli gjort i samband med den einskilde bestilling av forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prioritet Forvaltningsrevisjonsprosjekt 1 Økonomistyring og budsjettrutinar Organisering, rutinar og bemanning Intern kontroll Økonomirapportering Etterleving av økonomireglementet Kapasitet til å gjennomføre analyse og utgreiing 2 Planar Arbeidsprosessar Effektivitet 3 Byggjesak System og rutinar Service Side 4

5 4 Vedtaksoppfølging og kommunikasjon/service og informasjon Informasjons- og rapporteringsrutinar Rutinar vedrørande saksutgreiing Saksutgreiingskapasitet Tilgang til sakshandsamarar 5 Barnevern Sakshandsamingsrutinar Samhandling med andre etatar 6 Pleie- og omsorgssektoren Administrativ organisering Budsjettrutinar Sakshandsamingsrutinar Sjukefråver og bruk av vikarar/overtid Kompetanse, rekruttering og etter- og vidareutdanning 7 Forvaltning av eigedomsmassen (plan- og bygningslov, miljøretta helsevern, brannlovgjeving) Vedlikehald Inneklima 8 Innkjøp/anskaffingar Interne system og rutinar Etikk 9 Opplæring Kvalitetssystem Tilpassa opplæring Spesialundervisning 2.2 Gruppe 2 Uprioritert liste Under er prosjekta som er vurdert, men som ikkje er prioritert denne perioden. Forvaltningsrevisjonsprosjekt Helsestasjon Måloppnåing Aktivitetstilbod for barn og unge Kartlegge heradet sitt arbeid for barn og unge Organisering og drift i høve til kommunale mål Organisasjonsliv/aktivitetar Side 5

6 Samfunnstryggleik og beredskap ROS-analysar Planar og målsetjingar Kulturskule Organisering og drift i høve til kommunale mål Ressursar 3. Metode for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kva metodar som blir brukt for datainnsamling i dei ulike forvaltningsrevisjonsprosjekta avhenger av endelige problemformuleringar i dei einskilde prosjekta. Generelt blir det brukt ein kombinasjon av fleire metodar for å sikre tilstrekkeleg breidd i datamaterialet og for å kunne utføre ein heilskapeleg analyse og vurdering. Ei slik metodetriangulering medverkar også til kvalitetssikring ved at ein kan samanlikne funn frå dei ulike tilnærmingane. 3.1 Dokumentanalyse Ein kvar forvaltningsrevisjon inneber som regel ein dokumentanalyse. Dette gjeld dokument i samband med revisjonskriteria og dokument som er relevante for å undersøke grad av regeletterleving, måloppnåing, eksistensen av system og rutinar m.m. Det vil også i mange tilfelle vere relevant å analysere rapportering og statistikk, slik som t.d. KOSTRA-tal. 3.2 Spørjeskjema I fleire forvaltningsrevisjonar vil det vere aktuelt å nytte spørjeundersøking. Ved hjelp av programmet Questback vil ein på ein effektiv måte sende ut elektronisk spørjeskjema til tilsette i heradet og andre som det kan vere relevant å inkludere i undersøkingane. Bruk av spørjeundersøking sikrar breidd i datagrunnlaget. 3.3 Intervju Ein sentral metode innan forvaltningsrevisjon er gjennomføring av intervju. Intervju med tilsette og ev. brukarar sikrar inngåande kunnskap om dei områda som blir undersøkt. Alle intervju blir verifisert og godkjent av dei intervjua. 3.4 Stikkprøvar I nokre tilfelle kan det vere aktuelt å nytte stikkprøvar for å vurdere om mål, regelverk, rutinar m.m. blir etterlevd. Dette kan t.d. vere ein analyse av vedtak innan barnevernsområde, vedtak om spesialundervisning i skulen eller rapportutdrag frå økonomisystem. Side 6

7 4. Gjennomføring og rapportering Det sentrale for å kunne gjennomføre vellykka forvaltningsrevisjonsprosjekt er at kontrollutvalet avgrensar og definerer prosjekta ved hjelp av å konkretisere føremål, kva problemstillingar som skal bli undersøkt og kva revisjonskriterium 4 ein forventar at revisor skal leggje til grunn. Dette kan gjerast ved bestilling av dei einskilde prosjekta. Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon blir lagt fram for heradstyret. I tråd med forskrift om kontrollutval 11 skal kontrollutvalet utarbeide ein rapport til heradstyret om kva forvaltningsrevisjonar som er gjennomført og om resultata av desse. Kontrollutvalet oppfyller dette rapporteringskravet gjennom si årlege melding til heradstyret om utvalet si verksemd. Det er også kontrollutvalet si oppgåve å sjå til at heradstyret sine vedtak knytt til handsaminga av rapportar om forvaltningsrevisjon blir følgt opp. Kontrollutvalet vil komme tilbake til tidsplan for gjennomføring av dei einskilde prosjekta. Dersom føresetnadene skulle endre seg, kan kontrollutvalet gjere endringar i planen undervegs i perioden. Årsak til slike eventuelle endringar blir rapportert til heradstyret i kontrollutvalet si årsmelding. 4 Normer og standardar som forvaltninga blir vurdert opp mot (vedtak, regelverk, mål). Side 7