ÅRSMØTE 2014 Sortland Idrettsråd Saksliste 1. Valg av dirigent, referent og 2 fremmøtte til å underskrive protokollen. 2. Godkjenning av stemmeberettigede. 3. Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden. 4. Årsmelding 5. Regnskap 2014/budsjett 2015 6. Innkomne forslag og saker a) LAM-kriterier 7. Medlemskontingent 2015 8. Handlingsplan 9. Valg
Sak 1 Valg av dirigent, referent og to representanter til å underskrive protokollen Styret foreslår Vibece Hobbelstad som dirigent og Øystein Lindbeck som referent. To fremmøtte representanter til å underskrive protokollen foreslås på årsmøtet. Sak 2 Godkjenning av stemmeberettigede På årsmøtet for 2012 (mars 2013) ble følgende fordeling av stemmer vedtatt: Idrettslag med 0-50 medlemmer kan stille med inntil 2 representanter Idrettslag med 51-100 medlemmer kan stille med inntil 3 representanter Idrettslag med 100 -> kan stille med inntil 4 representanter Bedriftsidretten kan stille med 2 representanter Deltagerliste er sendt rundt, alle må skrive seg på, samt hvilken klubb de representerer. Sak 3 Godkjenning av innkalling, saksliste og forretningsorden. Årsmøtet er annonsert via epost til registrert adresser 12. februar 2015. Sakspapirer ble offentliggjort på samme måte 5. mars 2015, samt på kommunens hjemmeside 6. mars. Sakslista følger NIF sin lovnorm av november 2011 og Sortland idrettsråd sine vedtekter. Sak 4 Årsmelding 2014 Valgt styre i mars 2014 Leder: Tommy Dalheim (ikke på valg) Nestleder: Vibece Hobbelstad (ikke på valg) Styremedlem: Nina Kraknes (gjenvalgt 2014) Styremedlem: Arnfinn Paus (ikke på valg) Styremedlem: Bent Are Glad Pedersen (ny 2014) Styremedlem: Ann Tove Halvorsen (ny 2014) Varamedlem: Julie Steinsvik Evjen (gjenvalgt 2014) Varamedlem: Ivar Steiro (gjenvalgt 2014)
I løpet av våren valgte Tommy Dalheim å trekke seg fra sitt verv. Vibece Hobbelstad har etter dette fungert som leder, og Julie Steinsvik Evjen rykket opp fra første vara til fast styremedlem. Begge varamedlemmer har under hele perioden vært med på styremøtene. Styrets arbeid Styret har hatt 7 styremøter siden forrige årsmøte. Våren 2014 ble preget av endringsprosesser og noe mangel på oversikt. Samtidig som leder valgte å trekke seg, sluttet også daværende fritidsleder i Sortland kommune, Renate Jakobsen. På samme tidspunkt flyttet kulturavdelingen inn i nye lokaler i Kulturfabrikken. Kombinasjonen av de nevnte hendelsene førte til utsettelse av søknadsprosessen for de lokale aktivitetsmidlene, og manglende informasjonsflyt knyttet til sal- og bassengfordeling i Sortlandshallen. Begge prosesser kom til slutt vel i havn. Samarbeidsavtalen med Sortland kommune ble behandlet politisk høsten 2014. En annen sak styret har jobbet med, er tilgang på styrets bankkonto. Dette har vist seg å være mer utfordrende enn først antatt. Kontoen er nå låst og vi vet ikke noe om saldoen, men det antas at denne er lav. For å få tilgang, må idrettsrådet registreres i Brønnøysundregisteret. Stiftelsesdato, godkjente vedtekter og lignende måtte skaffes til veie og søknaden ble sendt til Brønnøysundregisteret 27. januar 2015. Vi fikk organisasjonsnummer 10.februar 2015 og tilgang til bankkontoen 26. februar 2015. Leder og et styremedlem disponerer nå kontoen. LAM-kriteriene har vært diskutert i år som tidligere. Ved forrige årsmøte ble kriteriene diskutert uten en tydelig enighet. Årsmøtet ba styret om å gå gjennom kriteriene og spesifisere nye forslag med bakgrunn i de siste års erfaringer og problemstillinger. Styret har jobbet med dette høsten 2014. Forslag blir presentert under sak 6a. Nordland idrettskrets sendte i høst ut en invitasjon til lag om å arrangere kurs i styrearbeid. Kretsen gikk med på å arrangere et felleskurs for klubber tilknyttet Sortland idrettsråd. Invitasjonen ble sendt ut 22. januar, med kursdato 11. februar. Medlemmene i idrettsrådet fordelte klubbene mellom seg for å følge dem opp ang påmelding til dette kurset. Med 27
deltagere fra Sortland, Andøy og Hadsel kommuner ser vi på dette kurset som et vellykket tiltak. Sak 5 Regnskap 2014/Budsjett 2015 Styret har ikke hatt tilgang til idrettsrådets konto, og har derfor ikke hatt noe reell økonomi. Balanse pr 31.12.2014, samt forslag til budsjett for 2015 blir lagt fram på årsmøtet. Styret mener årsmøtet bør antyde hvordan økonomien bør håndteres i fremtiden. Sak 6 Innkomne saker og forslag a) LAM-kriterier Se eget vedlegg Sak 7 Kontingenter Forslag fra styret: Som tidligere, ingen kontingent i Sortland idrettsråd Sak 8 Handlingsplan 2015 Styret skal jobbe for å; Fordele LAM Ivareta idrettens interesser i lokale politiske prosesser Publisere informasjon om rådet på kommunens nettside. Følge opp spillemiddelrulleringen i kommunen Initiere kursvirksomhet etter ønske fra lagene
Sak 9 Valg a) leder og nestleder Leder: Nestleder: ny 2 år ny 2 år b) 3 styremedlemmer og 2 varamedlem Styremedlem: Bent Are Glad Pedersen ikke på valg 1 år igjen Styremedlem: Ann Tove Halvorsen ikke på valg 1 år igjen Styremedlem: Eirin Holand Angel ny 2 år Varamedlem 1: Tord S. Kjeldsen (ungdomsrepresentant) ny 1 år Varamedlem 2: ny 1 år c) 1 revisor og vara Revisor: Vara: d) valgkomite 1 leder 2 medlemmer 1 vara