Boligsosialt utviklingsprogram Metodisk tilbakeblikk på prosessen 2. sept. 2010, Holmen Fjordhotell. Skrevet av Eivind Nilsen og Pål Tanggaard (www.lent.no)
Kjære leser Dette metodeheftet vil gi deg et innblikk i gjennomføringen av prosessen som ble gjennomført på samlinga 2.september. Dokumentet følger stort sett gangen i prosessen som ble gjennomført. Vi valgte å ta i bruk styrkebasert prosessledelse med inspirasjon fra Appreciative Inquiry i gjennomføringen av prosessen. Se Bjørn Hauger: Organisasjoner som begeistrer, dersom du ønsker å lære mer om tilnærmingen. I prosessen bestrebet vi oss på å ta med oss det beste fra fortiden (lære av suksesshistoriene og la suksesskriteriene bre om seg), samt lære av fremtiden (hva drømmer vi om vil skje og hvordan kan vi påvirke fremtiden i retning av det vi ønsker oss). 2
Del 1: Planlegging av prosessen Planlegging av en god prosess handler hovedsakelig om to ting: Innhold: Å finne gode fokusspørsmål for prosessen Metoder: Å finne gode måter å involvere alle deltakerne på slik at de både gir av seg selv og er åpne for å lære av andre. Deretter er tiden inne for å detaljplanlegge hvordan prosesstrinnene skal foregå. Å planlegge gode prosesser handler i tillegg mye om hvilket grunnsyn man har på prosessarbeid, organisasjoner og menneskene i organisasjonen. Her har vi valgt en styrkebasert tilnærming og elementer fra Appreciative Inquiry (se Bjørn Hauger: Organisasjoner som begeistrer for utdyping). Hvordan finne fokus og spørsmål til prosessen. Før samlingen hadde arbeidsgruppa 2 møter a 2 timers varighet. I planleggingen av en prosess er det som regel noen spørsmål som kan bidra til at planleggingsgruppen kommer fram til viktig innsikt om hva de ønsker å få ut av prosessen. Planleggingsgruppa samtalte og delte sine innspill ut i fra følgende planleggingsspørsmål: Å sette ord på drømmer (hvilke resultater ønsker vi å oppnå?): Se for deg at det boligsosiale utviklingsprogrammet har blitt en stor suksess hva har skjedd? Hva er de viktige suksessene og historiene dere kan fortelle om? Se for deg at samlingen på Holmen Fjordhotell 2.september også har blitt en suksess og at den bidro til at utviklingsprogrammet skapte det dere ønsket. Hva skjedde på samlingen? Hvilke resultater oppnådde dere? Å skape fokusspørsmål Hvilke fokusspørsmål blir viktige å stille da? Hvilke spørsmål kan inspirere oss til å nå disse målene? Følgende fokusspørsmål ble valgt for samlinga 2 september Overordnet fokusspørsmål Hva skal til for at du og din kommune kan lykkes enda bedre i det boligsosiale arbeidet I tillegg utformet vi disse underordnede fokusspørsmålene: Hvordan skape lyst og motivasjon som gir en god start på arbeidet med handlingsplanen for utviklingsprogrammet? På hvilken måte kan vi legge til rette for at det skjer erfarings utveksling på tvers av kommunene og gi innblikk i noen metoder /måter å sette i gang arbeidet på.? Valg av metoder og detaljplanlegging av prosessen For å ta gode valg under detaljplanleggingen, kan det være fint å bruke velkjente planleggingsmodeller i arbeidet. Vi brukte didaktisk relasjonsmodell. Den har noen kategorier som gjør at man husker flere viktige elementer i planleggingsdelen: 3
Hensikt: Hva er den overordnede hensikten med prosessen? Hva er det vi drømmer om å få til? Treffer fokusspørsmålet vårt den overordede hensikten? Mål /ønskede resultater: Hvilke konkrete resultater trenger vi å få ut av prosessen (skriftlige dokumenter, ideer, beslutninger etc)? Innholdselementer: Hva trenger deltakerne å vite på forhånd? Hva trengs av informasjon? Hvilke fokusspørsmål skal vi velge? Rammefaktorer: Tid, sted, rom, lunsj, økonomiske rammer etc. Deltakerforutsetninger: Hvem kommer? Hva vet de fra før? Kjønn? Kjenner de hverandre? Hvem bør sitte sammen? Metoder: Vil du bruke kreative metoder, beslutningsmetoder, gruppearbeid, rollespill, plenum, parvise samtaler etc? (E)valuering: Hvordan skal man valuere samlingen? Hvordan skal man vurdere hvilke gode resultater som kom ut av prosessen? Som regel er det viktigere å valuere (lete etter det som fungerte bra å lære av det) enn å bruke for mye tid på å kritisere det som fungerte dårlig. Når planleggingsgruppa hadde tatt beslutninger på de fleste av de ovennevnte punktene, laget vi et program som skulle ivareta mest mulig av dette. Under følger prosessen med metodebeskrivelser. 4
Del 2: Gjennomføring av prosessen med metodebeskrivelser Forhandlingsrekka Dette er en metode som kan være med på å skape et klima for læring, skape deltakelse og gi prosesslederne kunnskap om deltakerne. Den kan brukes med inntil 100 deltakere. Øvelsen ble i denne samlinga gjort unna på ca 10 min og spørsmålene vi stilte var: Hva er fornavnet ditt? Hvor langt har du reist? Hvor lenge har du vært uten fast bolig? Hvor mange av hovedpunktene fra foranalysen for din kommune kan du gjengi her og nå? Hvor mange kjenner du her fra før Hvor god synes du at du er til å lage handlingsplaner? Forklaring: Deltakerne stiller seg på en rekke på gulvet. De skal forhandle med hverandre for å finne sin plass på en imaginær linje på gulvet. Det er bare fantasien som setter grenser for hva de kan forhandle om, men øvelsen kan være særlig fin til å få fram motivasjon, nervøsitet, erfaring i starten av et kurs eller prosess. Det er lurt å starte med noe ufarlig som for eksempel at de skal plassere seg etter alfabetet. Instruksjonen blir da som følger: På gulvet er det nå en imaginær linje hvor bokstaven A befinner seg i denne enden, mens bokstaven Å er der borte. Plasser dere alfabetisk på en linje etter fornavn. Deltakerne er dermed nødt til å prate med hverandre for å finne ut av hvor de skal stå. Kun fantasien setter grenser for mulige temaer: Alder, bosted (avstand til kurssted), reisevei til jobb, år som ansatt, motivasjon for å delta, og så videre. Pass på at spørsmålene er formulert på en sånn måte at de muliggjør rangering på rekka og at du får ut den informasjonen du trenger. Inndeling i smågrupper Deltakerne ble delt inn i grupper a 6 personer, og vi tilstrebet heterogene grupper med minst en person fra Husbanken i hver gruppe for å sikre ulike perspektiver i gruppa. Det er viktig å få partall i gruppa (4, 6 eller 8 deltakere er fin størrelse på gruppene) fordi alle deltakerne skal bidra i parvise samtaler underveis i prosessen. Anerkjennende intervju Gjennom disse samtalene utvikler deltakerne i gruppene en felles «database» med erfaringer og et mer helhetlig eller nyansert bilde av temaene presentert i fokusspørsmålene. Ofte opplever deltakerne å få innsikt i hverandres virke på en måte de ikke har hatt tidligere nettopp ved å høre om hverandres hverdag gjennom de eksemplene der de lykkes, samt deres ønsker for framtiden. Det kan sies at felles mening blir skapt. Prosedyre (30 min) Be to og to deltakere sette seg sammen. De skal intervjue hverandre i 2x15 minutter. Intervjuguiden er trykt opp og delt ut i forkant (se vedlegg). Forklar kort hvordan intervjuet skal gjennomføres. Legg vekt på at de skal fordele roller (intervju og informantrollen) og fordel tiden likt (15 minutter hver). 5
Det er viktigere at den som intervjuer følger med på det som blir sagt enn at hun skriver utfyllende referat. Utfyllende informasjon Et anerkjennende intervju er starten på en samtale. Det er ønskelig at deltakerne forsker på erfaringene de har med for eksempel bruk av virkemidler i det boligsosiale arbeidet. Tenk på intervjuet og personen du intervjuer som noe helt spesielt; en unik mulighet til å bli bedre kjent med et annet menneske, høre hans eller hennes historie, lære noe nytt om organisasjonen og bli inspirert av det du hører. Du skal ikke være ekspert og heller ikke ta deg selv for høytidelig. Det er ikke viktig at du får stilt spørsmålene i riktig rekkefølge eller at ordene uttales korrekt. Det viktigste er at du har god kontakt med den personen som du sitter overfor og at du er oppriktig interessert i å høre hva han eller hun har på hjertet. Derfor: Nyt det! Du står overfor muligheten til å bli kjent med et nytt menneske og høre en fascinerende historie om organisasjonen deres. Intervjurollene Før intervjuet starter bør deltakerne være klar over rollene de skal innta i intervjusituasjonen: Den ene skal intervjue (være forsker) og den andre skal svare (være informant). Det er viktig å holde rollene fra hverandre under hele intervjusituasjonen. Intervjuers hovedoppgave er å stille spørsmålene som ligger i intervjuguiden og lytte. Noter ned svarene. Intervjuer har også ansvar for at informanten føler seg vel og opplever at hun sitter med viktige erfaringer som den som gjennomfører intervjuet er svært interessert i å lære av. Den som blir intervjuet prøver å svare mest mulig konkret gjerne gjennom å fortelle en historie. Den som intervjuer skal ikke komme fram med egne meninger eller egne erfaringer. Den som er informant skal ikke stille spørsmål til den som intervjuer. Dette kan virke kunstig, men det er helt nødvendig for å lære mer effektivt av hverandre. Utvikling av styrketrær Historiene som kommer fram i de anerkjennende intervjuene skal fortelles i smågruppene. Gruppene sitter sammen i en sirkel eller rundt et bord. Hver gruppe lager sin oppsummering i et styrketre kjernemappe (se bilde). Historiene og de gode erfaringene skrives i stammen og årsakene til velfungering skrives inn i røttene. Rotårsaker som henger sammen føres inn i de samme røttene. Prosedyre for å utvikle styrketreet (60 min): 1. En og en gjenforteller det viktigste han eller hun lærte fra intervjuet med en kollega. La hver deltaker få inntil tre minutter. Legg vekt på å få fram eksempler på det som er fokus for prosessen. Pass på at det ikke blir diskusjoner under runden. Det er viktig å skape en atmosfære av ettertenksomhet. Dette øker mulighet for at deltakerne vil oppdage nye sammenhenger, eller komme på sporet av viktige mønstre eller sammenhenger. 2. Gruppa velger i fellesskap den historien/eksempelet deltakerne har mest lyst til å utforske videre og skriver denne historien i stammen. 3. Deretter gjøres en felles analyse av årsakene til at dette ble en suksess. Momentene skrives inn i røttene. 6
Ill. utarbeidelse av styrketre Lappemetoden/uttalelse om fremtiden Hensikten med lappemetoden er å identifisere nye muligheter for å lykkes, i vårt tilfelle med det boligsosiale arbeidet i kommunene. Vi er altså på jakt etter nye ideer, mulighet, løsninger og tanker. Spørsmålet vi stiller blir da: På bakgrunn det du har lært og erfart så langt: Hvilke nye ideer, tanker eller muligheter er det du har fått som kan hjelpe både deg og din kommune til å lykkes enda bedre med det boligsosiale arbeidet? Prosesstrinn: 1. Alle lager en liste der de skriver ned de viktigste nye ideer og nye muligheter som når de blir tatt i bruk kan bidra til å skape enda bedre resultater. 2. Alle deltakerne får utdelt et farget ark. Hver deltaker skal nå sitte hver for seg og vurdere momentene ut fra opplevd viktighet. Dersom det bare er to forhold man vil trekke frem som svar på oppgaven, så deler man det kulørte arket i to deler. Hvis man antar at det ene forholdet er dobbelt så viktig som det andre, så viser man dette gjennom å lage en lapp som er dobbelt så stor som den andre. Har man ti faktorer, må man lage en innbyrdes rangering av disse. Arbeidet med å klippe, eller rive ut lapper bør gå rimelig fort. 7
3. Presentasjon og sammenligning: Etter at alle har laget sine individuelle analyser, samles deltakerne i gruppene. Hver deltaker skal nå legge fram sine lapper. En og en legger ut lappene på bordet (i vårt tilfelle i krona på treet). Alle deltakerne får like lang tid til å legge fram sine visuelle «analyser», alle lappene legges ut. Gi 1 2 min pr deltaker til å fortelle om sine momenter. Den som legger fram, forteller litt om hvordan han eller hun har tenkt. De andre som hører på kan stille oppklarende spørsmål (for å forstå mer...), men det er ikke lov til å komme med innvendinger, eller korrigere den som har framlegg. 4. Analyse i gruppe. Etter at alle har lagt fram sine "bilder", skal gruppen nå lage en felles analyse (vurdering) på bakgrunn av den informasjonen som har kommet fram. Gruppens analyse skal presenteres som en felles uttalelse om 2105. Har det dannet seg en felles forståelse av hvilke momenter som bør med og hvilke som er særlig viktig? Er det noen sammenheng mellom elementene? Ønsket er at gruppene lager en felles uttalelse på et flip over ark. Papirbitene fra deltakerne kan utgjøre deler elle hele uttalelsen. Ill. gruppearbeid- arbeid som gir energi NB! Det er alltid noen som er litt skeptiske til nytten av å visualisere og bruk av mer lekne arbeidsformer. Det er viktig å ikke problematisere dette. Aksepter at noen er litt mer bakoverlente til å begynne med. La de som er mer kreative få slippe til! Vår erfaring er at alle opplever at arbeidsmåten er svært produktiv. 8
Lystbetonte realiseringsplaner Avslutningsvis i en prosess er det som regel viktig å motivere deltakerne til å lage egne realiseringsplaner for hvordan de kan følge opp ideene og drømmene de har skapt seg i løpet av prosessen/samlinga. I det boligsosiale utviklingsprogrammet er handlingsplanen et viktig dokument. Kommunene som var representert på Holmen Fjordhotell denne dagen var allerede i gang med planarbeidet og skulle levere et utkast til planarbeidet kort tid etter samlinga. I denne fasen er det naturlig at deltakerne går sammen med andre de forholder seg til i det daglige. Det var altså deltakere fra samme kommune som utgjorde gruppene i denne fasen. Oppgaven er å finne fram til konkrete handlinger/tiltak som kan bidra til at satsnings området blir en suksess og at det fører oss mot fremtidsbildet. Jo mer lystbetonte disse planene arter seg for gruppen, jo større sannsynlighet er det for at de blir iverksatt. Derfor er det lurt å oppfordre deltakerne til å tenke jazz metafor: Finn en grunntone som alle liker, improviser litt, hver kreative og tenk på når du skal fram i lydbildet og når du skal slippe andre fram i lydbildet. 1. Individuelt: Skriv på post it lapper de tiltakene/handlingene/oppgavene du mener er viktigst og som bidrar til at satsningsområdet blir en suksess og at det fører oss mot fremtidsbildet. 2. Del dette med de andre i gruppa 3. Bli enige om hvor i veikartet /tidspilen de ulike post it lappene hører hjemme. 4. Da ender hver gruppe opp med en realiseringsplan. 9
Vedlegg: Anerkjennende intervju 1. Om deg selv og arbeidet du utfører Hva er det du setter mest pris på ved ditt arbeid? Hva er det mest spennende og utviklende du har vært med på i jobbsammenheng? Hva er det som gir deg energi i hverdagen på jobb? 2. Beste erfaringer I din jobb og i kommunen du arbeider, gjøres mye viktig arbeid for mennesker som trenger og får hjelp og støtte til å bo. I dette intervjuet ønsker vi å lære mer om hva det er du eller dere på enheten /kommunen du jobber i har lykkes aller best med innenfor boligsosialt arbeid. Hvis du skal gi et eksempel eller fortelle en historie om det du /dere har fått til aller best, hva vil du fortelle om? Hva var det som gjorde at dette ble så vellykket (for eksempel planlegging, måter å organisere på)? Hva var det du bidro med til denne suksessen? Hvem andre bidro? 10
Hva slags støtte har dere fått som har gjort denne suksessen mulig? Hva er det andre kan lære fra denne erfaringen? 3. Drøm Se for deg at vi er i 2015 og at du kan fortelle at dere nå har fått en rekke uventede suksesser innenfor det boligsosiale arbeidet i din kommune. Hva er det du da håper å kunne fortelle om? Hva er det som har bidratt til denne suksessen? På hvilken måte har planarbeidet vært medvirkende til suksessen? Hva kan du gjøre allerede nå for å få til noe av dette? 11