Skånland kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: kommunehuset Møtedato: 26.10.2010 Tid: 09.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. MØTEINNKALLING Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 166/10 10/37 REFERATSAKER - FSK Tillegg SAKSLISTE 167/10 08/805 EVALUERING AV MOBIL GROVAVFALLSMOTTAK PÅ SANDSTRAND HØSTEN 2008 168/10 09/248 ANMODNING OM FORNYELSE AV ANSVARLIG LÅN - HÅLOGALAND KRAFT 169/10 10/451 FELLES FORLIKSRÅD I REGION HARSTAD 170/10 10/804 OMKLASSIFISERING AV PRIVAT VEI TIL KOMMUNAL VEI Evenskjer 22.10.10 Svein Berg ordfører
Sak 166/10 REFERATSAKER - FSK Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: 039 Arkivsaksnr.: 10/37 Saksnr.: Utvalg Møtedato 166/10 FORMANNSKAPET 26.10.2010 Innstilling: SKÅNLAND KOMMUNE RÅDMANNEN 1. Brev av 15.10.10 fra fylkesmannen i Troms Fordeling av tilbakeholdte skjønnsmidler til kommuner som taper på omleggingen av inntektssystemet. Arkivsaknr.: 10/671-6 SKÅNLAND KOMMUNE RÅDMANNEN 2. Melding om delegert vedtak Skjenkebevilling til UL Demring v/ Frode Nylund på Demringsmo i Grovjord 30.10.10. Arkivsaknr.: 10/25-39 Vedlegg: Bakgrunn: Saksutredning: Rådmannens vurdering: Side 2 av 12
Sak 167/10 EVALUERING AV MOBIL GROVAVFALLSMOTTAK PÅ SANDSTRAND HØSTEN 2008 Saksbehandler: Halldor Tollefsen Arkiv: M50 Arkivsaksnr.: 08/805 Saksnr.: Utvalg Møtedato 128/08 FORMANNSKAPET 01.07.2008 167/10 FORMANNSKAPET 26.10.2010 Innstilling: 1. Det vises til vedtak i formannskapet i sak 128/08 ETABLERING AV MOBILT MOTTAK PÅ SANDSTRAND /ASVO 2. Ordningen videreføres ikke Behandling/vedtak i FORMANNSKAPET den 01.07.2008 sak 128/08 Behandling: Omforent forslag enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Skånland formannskap viser til formannskapets vedtak av 4. september 2007, sak 0159/07. 2. Mobilt mottak på Sandstrand gjennomføres i 2008 og evalueres innen utgangen av året. Vedlegg: Rapport fra Skånland ASVO, datert 14.10.2008, mottatt Bakgrunn: Vedtak i formannskapet 01.07.08 om forsøksordning om mobilt mottak på Sandstrand høste 2008. Ordningen skulle evalueres etter gjennomføring Saksutredning: Høsten 2008 ble det gjort en forsøksordning med grovavfallsmottak i regi av Skånland Arbeidssamvirke as på bedriftens område på Sandstrand ihht formannskapets vedtak i sak 128/08. I vedlagte evalueringsrapport fra Skånland Arbeidssamvirke as, datert 14.10.2008, er det beskrevet hvorledes dette ble gjennomført og hvorledes dette fungerte. Forsøksordningen ble gjennomført for at gi beboerne i Midt- og Nord-kommunen et tilbud om levering av grovavfall i nærområdet. Ordningen ble ikke gjennomført i 2009 ei heller ikke i år. Økonomisk medførte prøveordningen økte utgifter til drift på renovasjonsområdet. Dvs. bemanning av mottaket. Side 3 av 12
Sak 167/10 Prøveordningen ble i svært liten grad vært etterlyst for året 2009. I inneværende år har det nesten ikke vært henvendelser om dette. Det er ikke registrert økt forsøpling i de årene som er gått siden prøveordningen ble gjennomført. Det anses derfor at det tilbudet kommunens innbyggere har med å levere grovavfall på Moan Miljøstasjon er tilfredsstillende. Muligheten den enkelte har til å kvitte seg med grovavfall er svært god. Avfall kan leveres 2 dager i uka i vår, sommer og høstmånedene. 1 dag i uka i vintermånedene. I tillegg har den i år hatt åpent på 2 lørdager i sommersesongen. Åpningstiden er for øvrig til den tid på døgnet da de fleste har fri fra arbeid og kan benytte seg av ordningen. Kostnadene med den grovavfallsordningen vi har i dag utgjør en forholdsmessig stor andel av renovasjonsgebyret. Mengdene avfall som kommer inn her øker år for år. Dersom ordningen med mobilt grovavfallsmottak skal videreføres for fremtiden, vil dette være med på å øke utgiftene ytterligere. Rådmannens vurdering: Rådmannen tiltrer vurderingene i evaluering av ordningen gjort av driftsleder for vedlikehold. Rådmannen anser at dagens ordning med levering av Grovavfall på Moan som god, også for innbyggerne i midtkommunen. Den gir større fleksibilitet for brukerne når det gjelder tidspunkt for levering, og avfallet må uansett lastes på hengere for å bringes til oppsamlingssted. Rådmannen fremmer følgende forslag til vedtak: 1. Det vises til vedtak i formannskapet i sak 128/08 etablering av mobilt mottak på sandstrand /ASVO 2. Ordningen videreføres ikke Side 4 av 12
Sak 168/10 ANMODNING OM FORNYELSE AV ANSVARLIG LÅN - HÅLOGALAND KRAFT Saksbehandler: Merete B. Hessen Arkiv: 026 Arkivsaksnr.: 09/248 Saksnr.: Utvalg Møtedato 168/10 FORMANNSKAPET 26.10.2010 / KOMMUNESTYRET Innstilling: 1. Det vises til anmodning fra Hålogaland Kraft AS om fornying av ansvarlig lån. 2. Skånland kommunestyre vedtar å forlenge låneavtale på ansvarlig lån kr. 10.285.714 fram til 29.06.2021. Lånet vil være avdragsfritt i løpetiden. 3. Formannskapet delegeres myndighet til å fastsette rentevilkår på lånet. Det forutsettes en dialog med selskapets styre og øvrige eiere for å finne en markedsmessig korrekt rente. 4. Vedtakets pkt 2 er truffet under forutsetning om at samtlige eierkommuner gjør det samme, samt at det kommer til enighet om rentevilkår. Vedlegg: Skriv av 07.09.2010 fra Hålogaland Kraft AS. Saksutredning: Hålogaland Kraft AS har i skriv av 12.05.10 og 07.09.10 sendt en anmodning til eierkommunene om fornying av ansvarlig lån for en periode på 10 år fra 29.06.2011. Lånet er på totalt 120 mill. kr, herav er Skånland kommunes andel kr. 10.285.714,-. Det ble i 2001 utdelt et ekstraordinært utbytte fra Hålogaland Kraft til de 8 eierkommunene på totalt kr. 120 mill. kr. Det ekstraordinære utbyttet ble deretter lånt tilbake til selskapet, som et ansvarlig lån med løpetid på 10 år. Lånet skulle være avdragsfritt, og rentevilkår ble satt til langsiktig statsobligasjonsrente (ST4X) + en margin på 150 punkter. Hensikten med denne transaksjonen var å sikre kommunene en mer forutsigbar avkastning fra selskapet, samt at man fikk en asymmetri i den skattemessige behandlingen ved at renten kommer til fradrag på selskapets hånd, samtidig som den er skattefri for de kommunale eierne. Kommunen har i tidsrommet fra 2001 mottatt følgende renteavkastning på lånet: År 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 Utbetalt 793 028 565 714 478 543 470 314 513 514 660 000 599 143 463 073 Avkastn % 7,71 5,50 4,65 4,57 4,99 6,42 5,83 4,50 Det opplyses fra Hålogaland Kraft om at renten p.t. er ca. 3,7%. Dersom selskapet må ta opp et egenkapitallån stipuleres renten til 3 mnd NIBOR+200 punkter dvs. noe som pt. tilsvarer 4,6%. Merutgiftene ved et slikt lån vil da være 0,9% pr. år, dvs. kr. 1.080.000 pr. år før skatt. Selskapet begrunner i sin anmodning behovet for fornyelse av lånet med at dette er en gunstig finansiering for selskapet; ansvarlig lån med avdragsfrihet utover 5 år medfører at Side 5 av 12
Sak 168/10 finansieringsinstitusjoner betrakter dette som en del av egenkapitalen. Dette betyr at selskapet kan oppnå bedre lånebetingelser. Selskapet opplyser at de fram til 2017 har estimert samlede investeringer til 970mill. kr., hvor en betydelig andel vil måtte lånefinansieres. I tillegg vil en erstatning av lånet med et tilsvarende banklån bety økte finanskostnader for selskapet, jfr. ovenfor. Rådmannens vurdering: Formålet med den transaksjonen som ble gjort i 2001, når dette ansvarlige lånet ble etablert, var å sikre kommunene en høyere og mer forutsigbar avkastning, uten å svekke selskapet likviditetsmessig. I tillegg til renteavkastning av det ansvarlige lånet, har kommunene mottatt utbyttebetalinger fra selskapet, basert på selskapets overskudd i de ulike årene. Renten som kommunen har mottatt fra selskapet har svingt i tråd med renteutviklingen. Rentenivået er pr. i dag betydelig lavere enn det som lå til grunn da lånet ble etablert, og for 2010 ser det ut til å være på et historisk lavt nivå, som er under halvparten av hva som var gjeldende i 2002. Hålogaland Kraft AS er eid av 8 kommuner. Selskapet, og selskapets styre driver selskapet basert på forretningsmessige prinsipper. Dette gjelder bl.a. i forhold til prising av selskapets varer og produkter overfor kommunene. Det tilligger derfor selskapets styre å sørge for at framtidige investeringer mv. er lønnsomme og at driften gir en kontantstrøm som gir tilstrekkelig likviditet. Renten på det ansvarlige lånet er utfra selskapets egne opplysninger noe lavere enn markedsrenter. Dette ved at eiernes lån reduserer risikoen for andre finansieringsinstitusjoner. Dette gir til slutt en virkning på selskapets overskudd, som ligger til grunn for utdeling av utbytte. Enkelt beskrevet vil høyere rente gi seg uttrykk i lavere utbytte. Rådmannen vurderer i utgangspunktet at det ikke er en kommunal rolle å fungere som bank overfor selskapet. Betraktninger i selskapets skriv om at lånet gir en høyere avkastning enn det som kommunen kan finansiere investeringer til er for så vidt relevante, men det er også klart at kommunene kan foreta alternative plasseringer, eventuelt heller bruke disse midlene til å finansiere tiltak hvor det ikke er tillatt med låneopptak. Det er således langt fra sikkert at en fornying av det ansvarlige lånet vil være den anvendelsen som sikrer innbyggerne i Skånland mest velferd. Ved en fornyelse av lånet bør rentebetingelsene justeres opp nærmere markedsrenter. Dette er i tråd med intensjonene i etableringen av lånet sikre en stabil avkastning, samt utnytte den skattemessige asymmetrien. Da selskapet utbyttepolitikk baserer seg på at ca. 50% av overskudd etter skatt utdeles eierne som utbytte, vil dette bety at eierne sitter øker avkastning fra selskapet totalt med ca. 70% av økningen i renten hensyntatt skattemessig asymmetri. Dersom øvrige eiere slutter seg anmodningen om å videreføre lånet, er rådmannens sin anbefaling at Skånland gjør det samme. Dette må imidlertid være betinget av rentenivået økes til reelle markedsrenter. Rådmannen fremmer følgende innstilling: Side 6 av 12
Sak 168/10 1. Det vises til anmodning fra Hålogaland Kraft AS om fornying av ansvarlig lån. 2. Skånland kommunestyre vedtar å forlenge låneavtale på ansvarlig lån kr. 10.285.714 fram til 29.06.2021. Lånet vil være avdragsfritt i løpetiden. 3. Formannskapet delegeres myndighet til å fastsette rentevilkår på lånet. Det forutsettes en dialog med selskapets styre og øvrige eiere for å finne en markedsmessig korrekt rente. 4. Vedtakets pkt 2 er truffet under forutsetning om at samtlige eierkommuner gjør det samme, samt at det kommer til enighet om rentevilkår. Side 7 av 12
Sak 169/10 FELLES FORLIKSRÅD I REGION HARSTAD Saksbehandler: Liv Marit Torbergsen Arkiv: X43 Arkivsaksnr.: 10/451 Saksnr.: Utvalg Møtedato 169/10 FORMANNSKAPET 26.10.2010 / KOMMUNESTYRET Innstilling: 1. Kommunestyret i Skånland viser til henvendelse fra Midtre Hålogaland politidistrikt om å etablere et felles forliksråd for Harstad, Kvæfjord, Bjarkøy og Skånland 2. Kommunestyret i Skånland gir ikke sin tilslutning til en slik etablering 3. Kommunestyret i Skånland anmoder Midtre Hålogaland politidistrikt om å arbeide for et å opprette et felles forliksråd for Evenes, Tjeldsund og Skånland Vedlegg: Brev fra Midtre Hålogaland politidistrikt av 08.06.2010, Arkivsaknr.: 10/451-1 Domstolloven: http://www.lovdata.no/all/tl-19150813-005-001.html Bakgrunn: I brev av 06.05.2010 har Politidirektoratet bedt alle landets politimestere om å ta spørsmålet om etablering av felles forliksråd opp med alle kommunene. I brev av 08.06.2010 fra Midtre Hålogaland politidistrikt ble Harstad, Kvæfjord, Bjarkøy og Skånland oppfordret til å gå sammen om å etablere felles forliksråd Saksutredning: Forliksrådene er i følge nettsiden for SAMARBEIDSUTVALGET FOR FORLIKSRÅD OG NAMSMENN folkets egen domstol Alle kommuner skal etter Domstollovens 27 ha et forliksråd. Rådet består av 3 valgte lekdommere og like mange varamedlemmer som kommunestyret har valgt for fire år av gangen. Forliksrådene avlaster resten av rettsystemet. Normalt består forliksrådene bare av legfolk. Det er forliksrådenes oppgave å finne en minnelig løsning mellom partene gjennom mekling. I tillegg er forliksrådene en domstol på laveste nivå. Før det er anledning til å anlegge sivil sak for tingretten skal saken fortrinnsvis være prøvd løst i forliksrådet. Kravene til rettsikkerhet er like viktig her som for øvrige domstoler. Tingretten er ankeinstans for saker avgjort i forliksrådet. Sivile rettstvister som behandles av forliksrådet kan være f.eks gjeldskrav, kjøpstvister, erstatningskrav, nabotvister, tvister i forretningsforhold o.a. Forliksrådets medlemmer ivaretar ikke en politisk funksjon, men opptrer som dommere. Sekretariatene er behjelpelige med å sette opp forliksklage, stevning og tilsvar. Det er ingen plikt til å bli bistått av advokat. Sekretariatene forbereder sakene elektronisk, og er sjelden ute i marken for å foreta registreringer av eiendom og løsøre. Man forholder seg til registrerte opplysninger. Side 8 av 12
Sak 169/10 I henhold til opplysninger fra Midre Hålogaland politidistrikt er ca 90% av sakene i forliksrådet uteblivelsessaker, der saksøkte er enig med saksøker om forholdet og forliksrådet kun underskiver ferdig utarbeidet uteblivelsesdom i møtet. De resterende sakene er meklingssaker. Politiet overtok ansvaret for forliksrådsekretariatet fra kommunene fra 01.01.2006. Kommunene har ansvar for å oppnevne forliksråd. Harstad, Kvæfjord og Bjarkøy kommuner har pr i dag egen forliksråd, men betjenes av et felles sekretariat, mens Skånland, Evenes og Tjeldsund har hatt felles sekretariat. Fra 01.06.2010 er Harstadområdet egen region, og også Skånland vil bli betjent av det felles sekretariatet. Sekretariatet for Harstadområdet vil også få ansvar for å betjene Evenes og Tjeldsund. Etter domstollovens 27skal det være et forliksråd i hver kommune, mens paragrafens siste del åpner for at kommunene som har samme sekretariat og som ligger i samme domssogn, kan med tilslutning av minst 2/3 av hver av kommunenes medlemmer beslutte å ha felles forliksråd, dersom kommunene samtidig er enige om hvor mange medlemmer og varamedlemmer hver kommune skal velge, og kjønnskvoteringen i begge kategorier. Pr dags dato har både Skånland, Bjarkøy, Kvæfjord og Harstad egne forliksråd, mens Evenes og Tjeldsund har gått sammen om et forliksråd. I politiet som ellers i samfunnet går utviklingen mot spesialisering av arbeidsoppgaver alle skal ikke gjøre alt. Politidirektoratet har oppfordret til at det etableres felles forliksråd i domssognene. Bakgrunnen for forslaget opplyses å være å høyne kompetansen på denne type saksbehandling. Etter at politiet overtok sekretariatet i 2006 har man i Midtre Hålogaland politidistrikt erfart at arbeidet utføres ulikt i de forskjellige forliksrådene. Man ser at forliksråd med stor saksmengde får større kompetanse enn forliksråd med færre saker. Arbeidet i rådet blir dermed mer effektivt, og rådet får unna flere saker i løpet av en arbeidsdag. Små forliksråd har få saker, og man ser at det er ujevn kunnskap hos det enkelte medlem, det kan gå lang tid mellom hver gang ulike typer saker skal behandles Forliksrådene mottar sin godtgjørelse fra politiet. Avhengig av saksmengden godtgjøres det enten med et fast beløp eller etter særskilte satser. For små råd med få saker godtgjøres medlemmene med til sammen kr 20.000 pr år. Ved større antall saker godtgjøres arbeidet etter faste satser pr behandlet sak. Forslaget om felles forliksråd er tuftet på både faglige og økonomiske hensyn fra politiets side. Fordeler med felles forliksråd: Høyere kompetanse hos det enkelte medlem pga hyppige møter og saksbehandling Likebehandling av innbyggerne, bedre rettsikkerhet Kortere behandlingstid for saker pga hyppigere møter Mer effektiv bruk av sekretærressurser, de slipper å bruke tid på å reise ut til kommunene i regionen Det enkelte medlem av forliksrådet kan få større godtgjørelse for møtene de deltar på Ulemper: Side 9 av 12
Sak 169/10 Sentralisering av rådene, saksøker / saksøkte kan få sin sak behandlet av medlemmer fra andre kommuner som ikke har lokalkunnskap. Når man møter i forliksråd i egen kommune kjenner man ofte en eller flere av medlemmene, noe som gir en tryggere atmosfære og muligens lavere terskel for å komme til enighet gjennom mekling Rådene har mange saker å behandle pr møte, og har ikke tid til, som i Skånland forliksråd, å gå inn i enkeltsaker mht lokalkunnskap og mekling for å unngå dom Større arbeidsbyrde på det enkelte medlem, blir sannsynligvis 2 møter pr mnd Kommunen må enes om en fordelingsnøkkel på antall medlemmer og varamedlemmer. I henhold til opplysninger fra sekretariatet vil møtefrekvensen bli ganske høy, sannsynligvis 2 møter pr måned. Kun leder og 2 medlemmer møter på hvert møte. For at ikke belastningen skal bli for stor på det enkelte medlem ser man for seg en rullering når det gjelder innkallingen av medlemmer / varamedlemmer. Varamedlemmer kalles inn i den rekkefølgen de er oppnevnt. Skånland, Bjarkøy, Kvæfjord og Harstad tilhører samme domssogn Trondenes tingrett mens Evenes og Tjeldsund hører til under Ofoten tingrett. For Skånland ville det vært naturlig å samarbeide om felles forliksråd med Evenes og Tjeldsund. Dette er ikke mulig dersom i domssognet ikke endres, enten slik at Skånland kommer inn under Ofoten tingrett eller at Evenes og Tjeldsund kommer inn under Trondenes tingrett. Skånland har tatt saken om felles forliksråd opp i ETS samarbeidsråd, som i sitt møte 20.09.10 fattet følgende vedtak i sak 23/10 Forliksråd. Evt. felles for ETS. Rådets vedtak enstemmig: ETS-rådet er positiv til felles forliksråd for ETS-kommunene. Saken er sendt forliksrådet i Skånland til uttalelse. De har behandlet saken i møte 16.09.10, og vil komme tilbake med et utfyllende skriv etter neste møte 21.10.10. Skrivet vil bli ettersendt Rådmannens vurdering: Rådmannen har fått tilbakemelding på at nåværende og tidligere forliksråd i Skånland har og har hatt god kompetanse når det gjelder mekling og behandling av saker, og man anser at rettsikkerheten for innbyggerne i Skånland er ivaretatt på en god måte. Det fremgår ikke av politiets innspill hvordan man tenker seg at ordningen skal fungere, bla: Fordeling av medlemmer / varamedlemmer fra den enkelte kommune Forliksrådet består av 3 medlemmer, ordningen omfatter 4 kommuner, hvordan tenker man seg valgordningen skal fungere? Møtested, som sannsynligvis vil være Harstad, dersom man skal ha en effektiviseringsgevinst. Innbyggerne må møte opp i Harstad i stedet for på Evenskjer som i dag. Om man velger å samle saker fra en kommune der det felles forliksrådet reiser ut til den enkelte kommune når saker derfra skal behandles vil man få lengre behandlingstid for den enkelte saken. Side 10 av 12
Sak 169/10 På nåværende tidspunkt kan ikke rådmannen se at et felles forliksråd for Harstad, Kvæfjord, Bjarkøy og Skånland vil gi innbyggerne i Skånland et bedre tilbud og større rettsikkerhet enn dagens ordning. Rådmannen viser til ETS-rådets vedtak. Et felles ETS forliksråd vurderes å ville gi noen av de ønskede stordriftsfordelene samtidig som den lokale tilknytningen beholdes. Rådmannen fremmer følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret i Skånland viser til henvendelse fra Midtre Hålogaland politidistrikt om å etablere et felles forliksråd for Harstad, Kvæfjord, Bjarkøy og Skånland 2. Kommunestyret i Skånland gir ikke sin tilslutning til en slik etablering 3. Kommunestyret i Skånland anmoder Midtre Hålogaland politidistrikt om å arbeide for et å opprette et felles forliksråd for Evenes, Tjeldsund og Skånland Side 11 av 12
Sak 170/10 OMKLASSIFISERING AV PRIVAT VEI TIL KOMMUNAL VEI Saksbehandler: Halldor Tollefsen Arkiv: Q10 Arkivsaksnr.: 10/804 Saksnr.: Utvalg Møtedato 170/10 FORMANNSKAPET 26.10.2010 Innstilling: 1. Rådmannen bes inngå forhandlinger med Egil Kvarme og øvrige rettighetshavere om overtakelse av veien fram til Ressan barnehage. Vedlegg: Kart over området Bakgrunn: Saksutredning: Ressan Barnehage er under utvidelse. Veien fram til barnehagen ser ut til å være privat, opparbeidet av Egil Kvarme. Det foreligger ikke dokumentasjon for annet. Han har, i følge muntlig orientering, tidligere henvendt seg til Skånland kommune med tilbud om å overta veien. I forbindelse med utbyggingen av barnehagen er dette igjen blitt aktuelt. Veien skjærer gjennom 9 parseller. Eiendomsforhold til grunnen er uavklart. Kommunen fikk bruksrett til veien da tomt til barnehagen ble kjøpt. Pga trafikken til og fra barnehagen utsettes veien for større slitasje enn om det kun var privat kjøring langs veien, noe kommunen har tatt hensyn til og vedlikeholdt veien ved behov. Det er 2 muligheter man kan komme videre i saken på: 1. Kommunen inngår avtale med grunneierne om bruk av veien mot at den vedlikeholdes og brøytes av Skånland kommune. Slik gjøres det i dag, Skånland kommune vedlikeholder veien fram til barnehagen. Det kan være greit for alle parter at man har en formalisert avtale om bruksrett og vedlikholdsansvar. 2. Kommunen overtar veien fram til barnehagen. Kommunen kan eie og drive en vei uten at de eier grunnen. Det krever at grunneierne samt Kvarme som har opparbeidet veien fram til barnehagen er enige i kommunal overtakelse. Rådmannens vurdering: Dersom kommunen overtar veien blir den definert som offentlig vei i henhold til veiloven. Det vil være riktig i forhold til at den går fram til et offentlig bygg, og er trafikkert i henhold til det. Rådmannen fremmer følgende forslag til vedtak: 1. Rådmannen bes inngå forhandlinger med Egil Kvarme og øvrige rettighetshavere om overtakelse av veien fram til Ressan barnehage. Side 12 av 12