Brukerveiledning for 123klubb for Regnskapsrollen

11. november 2013 Brukerveiledning for 123klubb for Regnskapsrollen 2013 KX Products as Besøksadr: Sognsvn 75 Ullevål stadion, 0855 Oslo, Norway Phone: +47 22 44 25 00 Email: post@kxp.no Web: www.kxp.no

Innhold Steg-for-steg betalingsprosessen... 5 Opprette 123booking-arrangement... 6 Opprette arrangementet med tekst, priser... 6 Angi hvilke deltakere som skal inviteres... 12 Sende invitasjon til mulige deltakere og publiser påmeldingslink for ikke-medlemmer/inviterte... 15 Følg opp påmelding/betaling/bestilling til arrangementer... 16 Endre/sjekke deltakers bestillinger (inkl eventuelle krediteringer)... 18 Kommuniser med arrangements-deltakere mail/sms... 20 Rapporter for excel og/eller print fra et 123booking-arrangement... 21 MVA-plikt på solgte tjenester/produkter i et arrangement?... 22 Hvordan ser det ut for deltaker?... 22 Forberede kvalitet i medlemsarkiv... 25 Opprette online innmeldingsskjema... 25 Sjekk etter nye innmeldinger... 30 Fjerne duplikater... 31 Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (= utmelding)... 32 Sikre oppdaterte laglister før fakturering... 33 Informere trenere/lagledere om planlagt dato for kontingentsutsendelse... 33 Opprette/endre/slette lag... 33 Legge til aktive utøvere på et lag/gruppe... 34 Legge til trenere/oppmenn for et lag/gruppe... 35 Inaktivere et parti/lag... 35 Oppdatere personinformasjon hos medlemmer... 36 Opprette medlemstyper for ikke-aktive... 36 Angi medlemstype på ikke-aktive medlemmer... 37 Oppdatere hustandstilknytning... 37 Administrere hustander vha. forslagsrapport hustander... 38 Administrere hustandstilknytning manuelt... 38 Opprette Giro, betingelser og girotekster... 39 Opprett giro... 39 Lag giroens tekst/bilde til medlemmer... 42 Side 2/69

Angi viktige girobetingelser som KID og type mottakere... 43 Om videre girobehandling... 45 Opprett OCR-avtale med KX eller egen bank... 46 Opprette OCR-avtale med KX sin kundeklientmiddelkonto... 46 Opprette avtale med egen bank... 46 Knytt giro og medlemmer sammen... 47 Velg sendealternativ og fakturer uten Nets-printavtale (via mail, SMS og brev)... 48 Velg sendealternativ og fakturer med Nets-printavtale (via mail, SMS og brev)... 50 Skriv ut prøvegiro og/eller giroer på papir... 53 Registrere betalinger... 54 Betalingsregistrering med OCR og KID... 54 Betalingsregistrering med manuell registrering pr medlem... 55 Følg opp betalingsstatus og send evt ut på nytt (etterhvert som purring)... 58 Sjekk status på enkeltpersoner ift betalinger... 58 Sjekk status på betalinger i valgt giro... 58 Sjekke status på betalinger via visuelle oversikter og regnskapsrapporter... 59 Legg ut statistikk med betalingsstatus på klubbens forside... 60 Purr medlemmer... 61 Eksempler på giroer via mail SMS brev... 62 SMS vanlig... 62 SMS purring... 62 Mail vanlig... 62 Mail purring... 63 Papirgiro vanlig... 64 Papirgiro - purring... 65 Regnskapsrapporter... 66 OCR oversikt pr utbetaling fra KX kundeklientmiddelkonto... 66 Oversikt produktbestillinger fra 123booking-arrangement... 66 Andre menyer regnskapsansvarlig... 66 Idrettsregistreringsrapport... 66 Overvåke og fordele ut SMS til lagene... 66 Refill av SMS for et lag... 67 Side 3/69

Sende SMS/mail til EN person... 67 Gi medlemmet en ny systemrolle... 67 Introduksjon... 68 Mål: Norges beste kontingentsverktøy... 68 Om brukerveiledningen... 69 Språkinnstillinger i Internett Explorer/valg av nettleser... 69 Side 4/69

Steg-for-steg betalingsprosessen OBS Se beslutning om kortbetaling i 123booking-arrangement vs fakturautsendelse. Forbered kvalitet i medlemsarkivet Opprett online innmeldingsskjema Sjekk etter nye innmeldinger via MIN SIDE God rutine utmeldinger Oppdatere personinformasjon (mail, mobil, adresse) Fjerne duplikater Oppdaterte laglister (anbefalt utført av lagledere online) Skal husstander ha egen pris? Opprett 123booking arrangement Bestem betalingsmetode kort eller faktura Kort Ja Opprette hustandstilknytning Nei Faktura Opprette giro og betingelser OBS! Etter første gangs lagring tilkommer flere felt for utfylling Bilder bør ikke være større en 50kb og filnavn/ filstreng må være uten ÆØÅ og mellomrom Brukernavn/passord legges inn automatisk inn på giro ved brev (når du printer selv) Knytt giro og medlemmer sammen OBS! Etter at tilknytning er gjort kan girofilter ikke endres Følg med løpende etter første girering for å hente inn nye medlemmer Ja Skal klubben ha KID for enklere betalingsreg? OBS! Du kan alternativt velge å benytte KX sin OCR-konto for KID betalinger. Gir automatisk oppdateringer av betalingsstatus og akonto utbetalinger til klubben Giroer på brev fra klubbens printer Opprett OCR-avtale med KX eller din bank (kun første gang) Skriv ut prøvegiro/ giroer via papir og pakk& send ut JA- via klubb Nei Velg sendealternativ og fakturer (mail- SMS-brev) med/ uten BBSprintavtale OBS! Du kan spare kr 12,50,- pr utsendte faktura ved å benytte mail som koster kr 0,-. Dvs kr 12.500 spart om du har 1000 utsendelser. SMS koster kr 3,75,- Du kan inngå printavtale via BBS for brevfakturaer gjennom KX Products til kr 12,5,- pr giro enkelt&billig Avsendermail blir mailadressen lagt inn som mail i faktura Giroer på brev fra klubbens printer Med BBSprintavtale: fil sendes til BBS som gjør jobben JA- via BBS Skal alle/ noen giroer ut via brev? NEI Bankutskrifter Registrer betalinger (OCR-fil eller manuelt) Ta ut regnskapsbilag med betalinger OCR filer med KID betalinger eller automatisk via KX sin OCR konto Er ant. betalinger tilfredstillende? Ja Ta ut fakturarapporter til regnskap Feilmeldinger innboks email Om BBS-avtale, returfiler xls Behandle returer (mail, brev) Nei Legg ut betalings statistikk på forside hjemmeside Følg opp betalingsstatus og send ut på nytt (etterhvert purring) Purring via trenere/lagledere Side 5/69

Opprette 123booking-arrangement 123booking egner seg godt når det er påmelding til et arrangement for medlemmer/ikke-medlemmer, og evt I kombinasjon med et online innmeldingssskjema. Påmelding til arrangement gjøres enten via MIN SIDE for påloggede medlemmer, via mailinvitasjon til medlemmer eller publisert unik link pr arrangement. Fleksibel angivelse av tekster, felter, produkter/deltakertype, priser, maks antall, kobling mot lag i medlemsarkiv osv gjør modulen god for mange formål. Se eks her: Opprette arrangementet med tekst, priser 1. Aktiver online betaling med kort for klubben om dette ikke allerede er gjort, og dette er et arrangement med online påmelding hvor det er ønskelig med betaling fra deltakere ved påmeldingen. Eksempler kan være fotball- håndball, ishockeyskole, akademideltakelse, skirenn, klubbmesterskap, turnstevne osv. Aktiveringen må utføres av klubbens hovedkontakt i meny MIN SIDE og linken administrere organisasjon. Avtalevilkår og priser ligger tilgjengelig i samme meny samt på www.123booking.no. 2. Klikk MIN SIDE-123booking 3. Listen til høyre viser allerede registrerte arrangementer, mens feltene til venstre benyttes for å registrere et nytt arrangement. Klikk om du skal redigere et eksisterende arrangement 4. Skriv inn tekst i tittelfeltet 5. Huk av i feltet regionalt dersom du ønsker at aktiviteten skal vises i aktivitetskalenderen til andre klubber (særlig aktuelt for cup`er/stevner osv). Aktiviteten vil da også legge seg i den regionale aktivitetskalenderen på www.kxsport.no og eventuelle andre samarbeidspartnere av KX Products. Ikke aktiv p.t. 6. Skriv inn tekst i beskrivelsesfeltet. Beskrivelsesfeltet er teksten som vises for inviterte når han klikker på arrangementet i arrangementskalenderen på klubbens hjemmeside samt i mottatt mail. Dette er viktig for å markedsføre arrangementet! OBS benytt feltet Beskrivelse påmeldingsside Side 6/69

om du vil ha en annen versjon av teksten i beskrivelsesfeltet på online påmeldingsside for deltakere da dette feltet muliggjør også mellomrom osv i teksten. 7. Promotekst er ikke aktiv p.t. 8. legg inn ekstern URL, eks. http://www.cupfinaleseminaret.no. Dette er linken hvor deltakerne kommer til dersom de klikker knappen gå til arrangement i utsendt mailinvitasjon 9. Velg lokasjon for arrangementet i listen eller skriv inn med fritekst. 10. Velg dato fra/til via kalender-feltene og tidspunkt fra/til i format 18:00 (med kolon). 11. Huk av for ønsket deltakerregistrering. OBS begge må velges om både inviterte og eksterne skal kunne melde seg på : a. Reg. påkrevd. Et arrangement for inviterte deltakere via mail. MÅ være avhuket om påmelding skal være mulig fra utsendt mailinvitasjon. b. åpen for alle. Arrangementet er åpent for alle eksterne gjennom publisert påmeldingslink, og arrangementet legger seg på MIN SIDE for påloggede medlemmer. MÅ være avhuket om påmelding skal være mulig fra generell påmeldingslink. 12. Huk av i feltet tillat personadministrasjon som standard om du ønsker at hver person som registrerer seg kan melde på seg selv, men også registrere andre personer og melde på disse. Egner seg godt dersom den du sender ut invitasjon til ikke nødvendigvis er den/de som skal delta samt ved arrangementer hvor også ikke-medlemmer skal kunne melde på seg selv og/eller andre 13. Huk av Online betaling om deltakere skal betale for deltakelse. Skal du ikke ha online betaling, fortsett i punkt 16 14. Skriv inn en kort tekst i feltet betalingsinformasjon. Teksten vil legge seg til høyre for utregnet pris ved betaling. Merk at feltet innehar default tekst fra KX Products som kan endres. OBS her bør du skrive eksempelvis refundering av innbetalt beløp skjer kun dersom arrangementet blir avlyst eller andre regler du setter for ditt arrangement. Merk at det ikke er angrerett ved påmelding til tidsbestemte ytelser se flere detaljer i dokumentet deltakervilkår som du finner på www.123booking.no 15. Velg betalingsbekreftelse iht hvordan du ønsker at deltakerne skal få bekreftet sin deltakelse: a. Ved bestilling Deltaker får umiddelbart bekreftet sin bestilling så lenge det er ledig kapasitet på valgt deltakertype/produkt. Betaler når det passer eller etter purring fra arrangør b. Fra arrangør Deltaker bestiller, men må vente på bekreftelse fra arrangøren før han kan betale (krever mer oppfølging fra arrangør, og evt mailutsendelse) c. Ved online betaling Deltaker bestiller/reserverer og må bekrefte gjennom online betaling innen 15 minutter ellers utløper bestillingen. Dette er alternativet som krever minst innsats fra arrangør. 16. Huk av hvilke obligatoriske personfelt som må fylles ut av alle deltakere 17. Aktiver Facebook tips en venn for effektiv markedsføring av ditt arrangement. OBS benytt denne kun om det er et åpent arrangement også for ikke-inviterte: Side 7/69

a. Skriv en kortfattet tekst som blir publisert på Facebook til de deltakerne som klikker knappen ved bestilling b. Undertittel kan være Arrangør: klubbens navn c. Slik vil det se ut når deltaker anbefaler arrangementet på sin side med link inn til generell påmeldingslink: 18. Angi påmeldingsfrist. Om du ikke angir påmeldingsfrist, vil påmelding være åpen til du evt angir påmeldingsfrist. Når påmeldingsfrist er angitt vil fristen markeres i rød farge når datoen er forbi, og registrer-knapp vil ikke lenger være tilgjengelig for deltakere 19. Angi pris min/maks som vil vises på deltakers invitasjon. OBS om du benytter online betaling med kort, så husk at det trekkes ordinær 2,5 % av innbetalt beløp samt kr 8 eks mva pr innbetaling fra den prisen du setter til deltaker. 20. Angi pris og maks deltakere. OBS denne informasjonen følger ikke med ut til deltakere som blir invitert: a. Skriv inn pris om arrangementet koster noe for deltakerne (om min/maks pris er fylt inn er det disse som vises for deltakere) b. Skriv inn maks antall deltakere dersom det er en begrensning på hvor mange deltakere som kan være med. Dette er ikke relevant om du senere definerer deltakertyper 21. For proff invitasjon, se her: a. Lag et bilde i gif evt med tekst inkl. Maks høyde bør ikke være høyere inn valgte personinformasjonsfelt (i eksemplet under er bildet 175 pixler høyt og 475 i bredde). Husk bildenavn uten mellomrom eller æøå. b. Klikk evt først. c. Legg inn bilde via knappen. d. Skriv evt også inn tekst om ønskelig! Side 8/69

e. Bildet vil fremkomme for de inviterte til høyre for personfeltene: 22. Dersom du har tilleggsprodukter som mulighet ved deltakerbestilling, legg evt bilder/tekst av produktene i feltet produktinformasjon. Dette vil vises på deltakers bestillingsside rett under feltene hvor de huker av for valgte produkter 23. Klikk Du kan senere endre arrangementet ved å klikke på ikonet til venstre for arrangementet i listen til høyre. Er ditt arrangement UTEN online betaling og ikke skal ha valgalternativer som deltakertyper, produktkategorier, produkter er du nå ferdig! 24. Klikk i arrangementet i liste til høyre for å legge til deltakertyper, produktkategorier og produkter inkl priser. OBS om du benytter online betaling, så må et arrangement MINIMUM ha en deltakertype inkl pris for at personer skal kunne melde seg på! 25. Legg inn type deltakelser via a. OBS en deltaker vil kun ha mulighet til å velge maks EN deltakertype, men mange tilhørende produkter som enten gjelder alle deltakertyper eller knyttet opp til valgt deltakertype. Eksempler på deltakertyper kan være barn ELLER voksne, gutt 6 år ELLER gutt 7 år, Fotballskole 2 dager ELLER fotballskole 3 dager osv. Minimum MÅ et arrangement ha en deltakertype om du har betaling med kort. Merk at om du ønsker å benytte muligheten til å knytte de betalende automatisk til korrekt lag i medlemsregistrer, så må du benytte produkter (se neste punkter) b. Registrer hver deltakertype i felter som vist under. Moms er om ditt arrangement er mvapliktig og oppgis i enten 8, 14 eller 25%. Standardvalg er det ene som er valgt når deltaker Side 9/69

åpner invitasjonen. c. Klikk før du evt registrerer flere deltakertyper d. Klikk deltakertypens navn i listen nederst for å editere registrert deltakertype e. For å fjerne deltakertype: i. Marker deltakertype i listen ved å klikke på deltakertypens beskrivelsesfelt i liste nederst og klikk for å slette deltakertype. ii. Du kan ikke fjerne deltakertype om de har tilknyttede produkter til seg. Sett deltakertype til inaktiv i stedet i disse tilfellene. f. Klikk for å returnere til arrangementet 26. Registrer produktkategorier via Eksempel på produktkategorier kan være gensere og tilhørende produkter vil da være eks. genser str M og genser str L. Du kan alternativt droppe produktkategorier og gå rett til produkter om det er få produkter å velge mellom Side 10/69

a. Skriv inn produktkategoriens navn (eks gensere ) b. Skriv en kortfattet beskrivelse c. Angi med tall dersom det er en maksimum pr person d. Angi med tall dersom det er en minimum pr person e. Angi sorteringsrekkefølge for å styre hvor på deltakers side produktkategorien fremkommer f. Huk av dersom produktkategorien er obligatorisk for deltaker g. Klikk h. Skal du editere produktkategori, klikk produktkategoriens navn i listen 27. Registrer og administrer produkter via OBS Produkter er det du bør velge om du skal knytte de betalende automatisk til korrekt lag/gruppe i medlemsregisteret! a. Skriv inn produktets navn (eks Genser str M) b. Skriv en kortfattet beskrivelse c. Sett inn tall om det er et maks antall pr person d. Skriv inn pris med tall e. Angi moms-sats dersom du har momsplikt på registrert produkt. Satser er 8, 14 og 25%. OBS arrangør er selv ansvarlig for å finne ut om det er mva-plikt på produktet. En rettledning er levert fra KX I eget kapittel i brukerveiledning, men det er klubbens ansvar å selv sikre at de angir moms der det er pliktig! f. I feltet sortering velger du rekkefølgen på produktet i listen slik den vises for deltaker. g. Angi hvilken produktkategori produktet tilhører dersom du har opprettet produktkategorier h. Huk av i feltet obligatorisk dersom det er pliktig for deltaker å fylle inn i. Knytt produktet til valgt/valgte deltakertyper. Dette gjør du ved å markere avgiftstypene i listen (shift eller ctrl om du skal velge flere) før du lagrer Side 11/69

j. Koble produktet til ett av lagene du har opprettet dersom du ønsker at betalende deltakere blir lagt inn på et lag/gruppe i medlemsarkivet ved fullført betaling. k. Klikk l. Skal du editere registrert produkt, klikk produktets navn i listen: m. Klikk 28. For å angi hvilke deltakere som skal inviteres, følg beskrivelse i neste kapittel Angi hvilke deltakere som skal inviteres 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-123booking. 2. Velg ønsket arrangement ved å klikke på ikonet til venstre for aktiviteten i listen til høyre 3. Velg hvilke deltakere som skal inviteres, ved å klikke på relevant flipp under velg deltakere. OBS det er mulig å velge deltakere i flere grupper til samme arrangement. Du kan velge blant følgende deltakergrupper: a. Egendefinerte grupper som definert i meldingssentralen via Min Side. For eksempel styret i klubben. Se videre beskrivelse i punkt 4 b. Lag hentet fra lag/grupper pr idrett. OBS kun mulig dersom du har opprettet filtere i meldingssentral via Min Side. Se videre beskrivelse i punkt 5 c. Utvalgte personer. Se videre beskrivelse i punkt 6 d. IKKE-medlemmer kan også melde seg på et arrangement om ønskelig. Legg da ut arrangementets generelle påmeldingslink på hjemmesiden og/eller andre steder. Link til ditt arrangement finner du under Velg deltakere som vist her: Side 12/69

Eksempel på link er http://kxweb.no/portal/public/event/signup.do?siteid=67&eventid=6233 4. Invitere egendefinerte grupper gjøres som følger: a. Klikk på ønsked(e) grupper i liste til venstre og piltasten om markert gruppe eller om alle gruppene skal inviteres. Har du ingen grupper tilgjengelig må disse først opprettes via Meldingssentralen på MIN SIDE b. Ved å huke av for vis allerede registrerte, velger du om personer som allerede er registrert på aktiviteten skal vises i søkeresultatet. c. Klikk for å få frem navnene til personene i gruppen d. Fjern evt. avhuking til personer som IKKE skal inviteres e. Klikk for å få personene inn i deltakerliste. Personene kan fjernes fra listen ved hjelp av knappen 5. Invitere Lag/grupper gjøres som følger: før personene er lagt inn i deltakerlisten a. Klikk på ønsked(e ) filtre i liste til venstre og piltasten om markert gruppe eller om alle lagene skal inviteres. Har du ingen filtre tilgjengelig må disse først opprettes via Side 13/69

Meldingssentralen på MIN SIDE b. Huk av hvem som skal inkluderes (spillere, trenere, foreldre) c. Ved å huke av for vis allerede registrerte, velger du om personer som allerede er registrert på aktiviteten skal vises i søkeresultatet. d. Klikk for å få frem navnene til personene i gruppen. e. Fjern evt. avhuking til personer som IKKE skal inviteres f. Klikk for å få personene inn i deltakerlisten. Personene kan fjernes fra listen ved hjelp av knappen 6. Invitere Personer gjøres som følger: før personene er lagt inn i deltakerlisten a. Angi søke-filter i feltene. Du kan velge mellom fornavn, etternavn, adresse, alder fra-til, mann/kvinne. Eks alle i alder 6 12 år ved fotballskoleinvitasjon! b. Klikk for å få frem navnene til personene i gruppen c. Fjern evt. avhuking til personer som IKKE skal inviteres d. Klikk for å få personene inn i deltakerlisten. Side 14/69

Personene kan fjernes fra listen ved hjelp av knappen lagt inn i deltakerlisten før personene er Sende invitasjon til mulige deltakere og publiser påmeldingslink for ikkemedlemmer/inviterte 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-123booking. 2. Klikk deltakersymbol til høyre for aktuelt arrangement i listen 3. Velg hvem du vil sende til ved å huke av for valgt filter for mottakere OG marker personer ved å klikke på navn samt holde shift- eller ctrl-tast inne for å velge deltakere: a. alle samtlige personer b. inviterte de som allerede har fått en invitasjonsmail c. ikke-inviterte de som ikke har fått invitasjonsmail d. Påmeldte de som har meldt seg på e. Ikke-påmeldte de som ikke har meldt seg på f. Betalt OK de som har meldt seg på og betalt g. Restbetaling de som har meldt seg på men som ikke har betalt hele beløpet 4. Klikk 5. Skriv inn meldingstekst om ønskelig og evt legg inn små bilder i.gif. OBS husk filnavn/filstreng uten mellomrom og æøå). OBS legg alltid til teksten klikk på knappen MELD PÅ øverst i mailen for å melde deg på om du har påmeldingsregistrering. 6. Last evt opp ETT dokumentvedlegg som skal ligge ved i invitasjonen OBS filnavn må være uten mellomrom og æøå 7. Klikk 8. Om mottakere nederst på siden og invitasjonen ser riktig ut klikk Velg evt. knappen om du ønsker å endre på tekst/inviterte. Side 15/69

9. Om arrangementet skal være tilgjengelig for ikke-medlemmer: Legg da ut arrangementets generelle påmeldingslink på hjemmesiden og/eller andre steder. Link til ditt arrangement finner du under Velg deltakere som vist her: sempel på link er http://kxweb.no/portal/public/event/signup.do?siteid=67&eventid=6233 Ek Følg opp påmelding/betaling/bestilling til arrangementer Som arrangør har du full oversikt over hvem som har meldt seg på, betalt, besøkt påmeldingsiden din osv. Her følger beskrivelse på hvordan du administrerer arrangementet etter at invitasjoner er sendt ut, og best mulig besvarer deltakerenes henvendelser. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON 123booking. 2. Klikk ikonet for å se detaljer om de inviterte 10. Velg relevant filter for hvem du vil se i personlisten. Eks betalte OK vil vise alle de som har betalt med navn. OBS om du kun vil sende til utvalgte basert på filtrene under så markerer du personer ved å klikke på navn samt holde shift- eller ctrl-tast inne om du skal velge flere: a. alle samtlige personer b. inviterte de som allerede har fått en invitasjonsmail c. ikke-inviterte de som ikke har fått invitasjonsmail d. Påmeldte de som har meldt seg på e. Ikke-påmeldte de som ikke har meldt seg på f. Betalt OK de som har meldt seg på og betalt Side 16/69

3. Restbetaling de som har meldt seg på men som ikke har betalt hele beløpet 4. Totalantallet av deltakere finner du alltid nederst til høyre i listen 5. Du kan sortere på eksempelvis avgift i tabellen under ved å klikke på kolonnenavn: 6. Finne deltakere som har betalt for seg selv OG andre deltakere: a. OBS dette finner du kun i filtre for betalt OK og rest-betaling b. Klikk på + tegn til venstre for navnet for å se detaljer 7. Vurder tiltak for å få flere deltakere til arrangementet: a. hent inn flere potensielle deltakere via velg deltakere b. registrer ny person via c. send invitasjon til personer under ikke-inviterte OBS denne listen inneholder også de som ikke har fått invitasjon men som har meldt seg på eksternt, så fjern evt disse via filter om du ikke ønsker å sende til de eksterne d. Send ny invitasjon til personer under ikke påmeldte e. Send påminnelse til påmeldt de som har meldt seg på, men ikke betalt enda Side 17/69

f. Send påminnelse til restbetaling de som har meldt seg på og betalt, men som i etterkant har endret sin bestilling. Bør få beskjed om å betale inn det som mangler 8. Sjekk hvem som har besøkt arrangementet via for å se på respons invitasjoner og påminnelser. Her kan du se logg på antall ganger hver person har besøkt arrangement om de har anbefalt via facebook osv 9. Sjekk status på alle innbetalinger via OBS dersom deltaker får beskjed betaling feilet, og henvender seg til deg som arrangør, så er dette en nyttig rapport som henter alle betalinger som er vellykket. Deltaker får IKKE ordrebekreftelse om ikke betaling lykkes, og da må du be deltaker om å betale på nytt om du ikke finner deltakers navn her. Årsak til betaling feilet vil i disse tilfeller vare at Nets er nede, eller at deltaker gjør noe feil i registreringen. 10. Melde deltaker på eller av arrangementet. OBS om arrangementet er satt opp med online betaling er det opp til deg som arrangør om du skal refundere ved avmelding eller deltakers bestillingsendring. Knappen meld på får også en annen betydning når online betaling egentlig er endelig bekreftelse på deltakelse, og medfører en manuell liste dersom man godtar påmelding uten kortbetaling ved spesielle forhold. a. velge i listen ved å klikke på navn (evt flere vha shift eller ctrl-tast) OBS har du filter på alle og ikke velger utvalgte navn, så melder du på/av ALLE i listen b. Klikk eller 11. Fjern deltakere fra listen ved å: a. velge i listen ved å klikke på navn (evt flere vha shift eller ctrl-tast) OBS har du filter på alle og ikke velger utvalgte navn, så fjernes ALLE i listen bortsett fra dem som har en innbetaling knyttet til seg b. Klikk Endre/sjekke deltakers bestillinger (inkl eventuelle krediteringer) Gjelder arrangementer hvor du har definert deltakertyper, produktkategorier og/eller produkter. Her får du gode oversikter over bestillinger pr deltakertype og pr produkt, og kan som arrangør også endre bestillinger. OBS om deltaker allerede har betalt med kort, er det du som arrangør som må ordne eventuelle krediteringer fra klubbens konto. Ved økt pris kan du be deltaker om å betale med kort for tilleggsbeløpet, eller ordne manuelt med faktura for deltaker om de ikke har mulighet til å betale med kort. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - ARRANGEMENT. 2. Klikk ikonet 3. Velg om du vil se på deltakers valg av deltakertype ELLER endre deltakers bestilling Side 18/69

a. Se på hvem som har valgt en deltakertype ved å velge deltakertype i listeboks: b. Endre/nullstille/tilordne deltakertype ved å markere navn i listen, velge deltakertype og klikke i. - valgte deltakere tilordnes deltakertype valgt i listeboks ii. iii. iv. fått denne tilordnet - deltakertype fjernes fra valgte deltakere - deltakertype valgt i listeboks fjernes fra deltakere som har - alle tildelte deltakertyper fjernes Her vist med eksempel for å nullstille valgt type (delta marmark høst 2011): 4. Velg om du vil se på deltakers bestillinger ELLER endre deltakers bestilling. a. Se på produkter ved å velge relevant produkt i nedtrekksliste: Side 19/69

b. Endring er her eksemplifisert med Nina Elverum sin bestilling: i. Marker produkt i listen over produkter øverst (evt flere ved shift eller ctrl-tast) ii. Velg personens navn i listen nederst iii. Huk valgte personer og produkter iv. Angi antall og bekreftet antall med tall. OBS om du skal ta bort produktet, så sett tallet 0 i antall og bekreftet. c. Klikk 5. Vurder eventuelle krediteringer til deltakerne basert på for mye innbetalt, angrerett ved fysiske produkter, avlyst arrangement osv. Her er det du som arrangør som bestemmer retningslinjene og for øvrig sørger for at angrefristlov og forbrukerkjøpsloven blir fulgt. Se detaljer i deltakervilkår tilgjengelig som PDF på www.123booking.no a. Endre produkt- og/eller deltakerbestillinger som beskrevet i forrige punkter b. Søk i deltakerfilter restbeløp (deltakere med minusbeløp har foretatt for mye innbetalt mens deltakere med plussbeløp har betalt for mye iht bestilling) c. Foreta eventuelle krediteringer fra klubbens konto om deltaker har krav på dette Kommuniser med arrangements-deltakere mail/sms Foreløpig er det kun mulig med mail via meldingssentralen. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - ARRANGEMENT. 2. Klikk ikonet 3. Velg filter for mottakere av din mail eller SMS. OBS om du kun vil sende til utvalgte basert på filtrene under så markerer du personer ved å klikke på personen i listen (alle steder bortsett fra på fornavn/etternavn) samt holde shift- eller ctrl-tast inne om du skal velge flere Side 20/69

a. alle samtlige personer b. inviterte de som allerede har fått en invitasjonsmail c. ikke-inviterte de som ikke har fått invitasjonsmail d. Påmeldte de som har meldt seg på e. Ikke-påmeldte de som ikke har meldt seg på f. Betalt OK de som har meldt seg på og betalt g. Restbetaling de som har meldt seg på men som ikke har betalt hele beløpet 4. Klikk 5. Skriv inn meldingsteksten 6. Klikk 7. Last evt opp et vedlegg ved å klikke på og hent dokument fra din PC. OBS filnavn uten æøå eller mellomrom 8. Sjekk mottakerlisten nederst! 9. Klikk Rapporter for excel og/eller print fra et 123booking-arrangement Du har valget mellom excel og pdf når du skal ta ut rapporter. Dette finner du nederst i listene hvor det er mulig til venstre som vist her: I tillegg til rapporten som angitt under, så er det flere rapportmuligheter pr arrangement med bl.a deltakertyper, antall betalende osv. Denne rapporten er god når hver bestillende har kjøpt flere ulike produkter. 1. Ta ut rapporten via knapp excel etter at følgende URL er åpnet i en nettleser: http://kxweb.no/portal/api/query.do?siteid=167&qname=bookingproductorders&key=web&org Key=privatnøkkel&minBookingDate=2012-01-01 2. Denne er for de som ønsker en XML-versjon: http://kxweb.no/portal/api/queryxml.do?siteid=167&qname=bookingproductorders&key=web &orgkey=privatnøkkel&minbookingdate=2012-01-01 Side 21/69

MVA-plikt på solgte tjenester/produkter i et arrangement? Klubben må selv sørge for at de angir mva iht tjenester/produkter innlagt i arrangementet, og KX er ikke ansvarlig dersom klubben gjør feil her. Vi har valgt å tilgjengeliggjøre en veilending basert på informasjon innhentet fra egen revisor i PDF-dokument på www.123booking.no (Dette er kun en veiledning/linker hvor klubben kan starte med å kartlegge sin mva-plikt) Hvordan ser det ut for deltaker? Se bilder nedenfor. For øvrig anbefales det å gjennomføre en bestilling (bortsett fra selve betalingen om man har kortbetaling ) før invitasjonsutsendelse til alle ved å forsøke selv. Deltakere melder seg enten på via utsendt mailinvitasjon som ser slik ut: Eller via online påmeldingsside i link på hjemmeside: Side 22/69

Slik ser utfyllingsskjemaet ut (ferdig utfylt ved mailinvitasjoner mhp personinformasjon): Side 23/69

Slik ser betalingskvittering ut: Side 24/69

Forberede kvalitet i medlemsarkiv Opprette online innmeldingsskjema Dette er en funksjon i 123klubb som forenkler innmeldingen av medlemmer i klubb. Løsningen er fleksibel i oppsettet og krever at du tar stilling til hvordan det best løses i din klubb. Klubben kan velge at medlemmer selv registrerer seg i innmeldingsskjema via hjemmesiden, og deretter kun kontrollerer opplysninger før godkjenning. Eller at online betaling ved innmelding benyttes og hele prosessen skjer helt automatisk helt inn til innleggelse på korrekt lag/gruppe, utsendelse av velkomstmail og evt også angivelse av ønsket dugnad registreres samtidig. Altså mulig å helautomatisere hele prosessen om online betaling med kort tas i bruk. Ta kontakt med support@kxp.no for tips for din klubb, eller evt be KX gjøre opprettelsen a kr 650 pr time. Se eksempler på ulike løsninger her: 1. Ålgård svømmeklubb knyttet mot 123booking-arrangement inkl dugnadsavhuking: http://kxweb.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=273&id=31 2. Florø enkeltmedlem med betaling på giro for medlemskontingent: http://www.kxp.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=257&id=43 3. Florø familiemedlem godkjenning via klubbadm mot giro til kr 0 (pga husstandspris medlemskontingent): http://www.kxp.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=257&id=42 Side 25/69

4. IL TRY allidrett inkl betaling av treningsavgift i 123booking-arrangement: http://kxweb.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=67&id=26 5. IL TRY støttemedlemmer koblet mot giro medlemskontingent år 1: http://www.iltry.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=67&id=5 6. Kvernbit IL for innmelding styrkerom: http://kxweb.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=101&id=36 Slik vil det se ut i egen meny og/eller oppslagstavle på hjemmesiden: Slik kan det se ut via MIN SIDE ved pålogging og rollen registrert bruker: For alle medlemmer vil det være 3 typer 123booking-arrangementer tilgjengelig på min side: Side 26/69

a. Åpne arrangement for alle: avhuket med «åpen for alle» og ikke status kansellert samt sluttdato som er lengre frem i tid enn nåværende dato b. Lagsaktiviteter der personen er med som aktiv og sluttdato er lengre frem i tid enn nåværende dato c. Invitasjonsarrangement: arrangement hvor personer er knyttet til arrangement som invitert - ikke datosjekk, (invitert men ikke akseptert). 1. Velg meny Min side - innmeldingsskjema 2. Skriv inn tittel som blir synlig øverst i skjemaet. MERK det er mulig å opprette flere innmeldingsskjema i samme klubb dersom det gir den beste løsningen for ulike idretter og medlemstyper osv. 3. Velg godkjenningsmåte for innmelding: a. Direkte godkjenning: Personen blir automatisk lagt inn i personregistreret til klubben etter registrering. IKKE mange som vil ha behov for dette alternativet b. Godkjenning fra klubbadministrator: Personen blir synlig via ikon «nye innmeldinger» og må godkjennes av en klubbadministrator før han går videre i innmeldingsprosessen c. Betaling som godkjenning: Personen blir lagt inn som medlem automatisk ETTER gjennomført kortbetaling. Merk to alternativer for prisangivelse med knytning mot faktura eller 123booking-arrangement. OBS krever valg som beskrevet i pkt 4, og er det alternativet som gir minst arbeid for kasserer. 4. Om du har valgt betaling som godkjenning velg en av følgende knytning for betalingsmetode: a. Knyttet opp mot giro giro benyttes til å angi hvilket lag/gruppe eller støttemedlem medlemmet skal knyttes automatisk opp mot, og lagt inn på lag automatisk etter gjennomført betaling. Giroen må være opprettet først via meny Giroadministrasjon, og må ha priser angitt pr gruppe i linken «spesifiser separat» for at aktuelle priser fremkommer i innmeldingsskjema. b. Mot 123booking-arrangement. Arrangementet må være opprettet først. Se eget kapittel for info om hvordan et 123booking-arrangement opprettes. Merk særlig muligheten for knytning mot lag/gruppe automatisk etter betaling dersom «produkter» opprettes i arrangementet, og muligheten til andre valg som dugnadspåmelding. Om du gjør dette vil medlemmet automatisk legge seg inn på angitt lag ved fullført innmelding.» OBS lagsnummer pr aldersnivå må være ulikt for å få sistnevnte til å fungere eks ikke ha to MG6-1 men heller MG6-1 og MG6-2. OBS2: dersom medlemmer skal kunne melde seg på og betale for samme arrangement som de ny-innmeldte så er det pr i dag dette alternativet som er best (planlagt neste release er å få alle utestående fakturaer pr medlem synlig på MIN SIDE sammen med aktuelle arrangement, men det er en større endring hos 123klubb) 5. Sette opp URL som bruker skal bli henvist til ETTER godkjenning dersom medlemmet ikke skal sendes automatisk til MIN SIDE som er anbefalt 6. Klikk Lagre Side 27/69

7. Sette opp tekster til: a. Beskrivelsestekst. Teksten vises øverst i innmeldingsskjemaet til brukeren. Se forslag til tekst for innmelding med online betalingsløsning her: Registrer nytt medlem i feltene under til venstre. Etter "LAGRE" går du direkte til en bookingside hvor du velger aktuelt håndball-lag for årets sesong. Merk at påmelding ikke er gyldig før etter online betaling med kort, så ha ditt Visa/Mastercard og betalingsbrikke klart for betaling, og benytt PC/Mac i din registrering og ikke nettbrett/telefon. Stopper det opp etter at du har klikket knapp "utfør betaling", så er det mest sannsynlig pga at du trenger nyere versjon av www.java.com for sikker nettbetaling. OBS: Er du allerede medlem i xxx, så registrer deg med brukernavn/passord i feltene til høyre. Mail med brukernavn/passord er sendt deg via mail. b. Bekreftelsestekst. Beskjeden brukeren får i skjermbilde når de har registrert seg. Teksten er kun aktuelt når du har valgt bekreftelsetype «klubbadministrator» over. Eksempel: Takk for din registrering. Du vil motta en velkomstmail når klubbledelsen har godkjent deg som medlem c. Bekreftelsesmail. Mailen brukeren får etter at de er godkjent som medlem. Kun aktuell om du har direkte bekreftelse som valg. d. Velkomstmail. Sendes ut til registrert person via mail etter at registreringen og betaling er fullført. Inneholder direktelink til bestillingsside om innmeldingsskjemaet er koblet til et arrangement. Eksempeltekst: Hei [firstname] Velkommen som medlem i Ålgård SK. Vedlagt følger påloggingsinformasjon til vår hjemmeside som benyttes hvis du skal endre dine kontaktdetaljer etc: Nettsted: www.åsk.no Brukernavn: [email] Passord: [password] Vi håper du får det gøy på høstens svømmeparti og blir i klubben i mange år fremover. Har du spørsmål ang. medlemskap eller treningen, kontakt undertegnede. Med vennlig hilsen Ålgård SK ved [contactfirstname] [contactlastname] via mail [contactemail] mobil [contactmobile] 8. Angi felter og hvilke som skal være obligatoriske i tabell som vist under. OBS feltet «kommentar» er kun synlig for klubbadministrator dersom du har valgt godkjenningsalternativ «klubbadministrator» over i knappen «nye innmeldinger» ved godkjenning. Side 28/69

9. Knytte opp mot en systemrolle for å angi om personen skal legges inn som trener eller spiller (kun aktuelt om dere lager innmeldingsskjema for et utvalgt lag/gruppe eks yngste spillere i en idrett slik at trenere ikke behøver å registrere alle nye i et nytt årskull. 10. Finn link til innmeldingskjema via link «deltakerlink» øverst til høyre på siden. Denne tilgjengeliggjøres på hjemmeside når alt er klart - eks Rival SK http://kxp.no/portal/public/orgsignup.do?siteid=164&id=34 eller som hos www.åsk.no med oppslagstavle og knapp 11. Om dere benytter innmeldingsskjemaet til en påmelding hvor også eksisterende medlemmer skal kunne melde seg på, så merk at medlemmene IKKE må benytte link som gis på innmeldingsskjema i forrige punkt. Anbefaler utsendelse av brukernavn og passord til alle medlemmer via meldingssentralen med flettefelt for MIN SIDE, bruker og passord slik at de enkelt kommer til 123booking-arrangementet for påmelding. Maileksempel under sendt til alle aktive i idretten turn fra meldingssentral, og merk nye flettefelt i klammetegn som [name]: Hei [name] Velkommen til nytt turn år! Mandag 26. august starter vi opp igjen med nye turnpartier, og nytt i år er at du kan logge inn med emailadresse og passord oppgitt nederst i denne mailen for påmelding til høstens partier, velge dugnad, samt betale med kort. Tirsdag 3. september kl 18.30 er det felles foreldremøte i Kultursalen på Hadeland Videregående Skole. Der vil du møte trenere og styre i turngruppa. I tillegg vil du få presentert årshjul og program for de ulike gruppene. Det er viktig for oss at du som foresatt stiller for at vi kan sikre god informasjon og kommunikasjon. Kanskje er det også ting treneren burde vite om ditt barn for å gi best mulig opplæring. Hold derfor av tidspunktet! Har du ellers behov for informasjon bruk hjemmesiden http://www.gilparken.no Der legger vi ut program, informasjon om aktiviteter underveis m.m. Bruk ellers e-post turngran@hebb.no dersom du har spørsmål til oss i styret. Om påmelding: Side 29/69

Nedenfor følger brukernavn og passord som vi ønsker at du benytter ved årets påmelding. Linken MIN SIDE under tar deg direkte til din pålogget side hvor turnpåmeldingen gjennomføres. Hjemmeside-link krever innlogging vha vedlagt emailadresse som er ditt brukernavn og personlig passord. Passord kan du selv endre når du er logget inn via meny MIN SIDE-Endre passord. MERK: kortbetalingen er via Nets, og fungerer kun via PC og med oppdatert Java pga sikkerhetskrav for nettbetaling. Stopper din påmelding opp når du har klikket «til betaling», så forsøk å laste ned siste versjon via www.java.com før du forsøker på nytt. Merk at du også blir bedt om å velge en av fire alternative dugnader i påmeldingsskjemaet. Ta gjerne med kvitteringen du får tilsendt via mail etter betaling på første trening. Min side: [mypageurl] Hjemmeside: http://www.gilparken.no Brukernavn: [email] Passord: [password] Beste hilsen Styret i turngruppa Sjekk etter nye innmeldinger Når trenere/lagledere og/eller medlemmer registrerer nye medlemmer i klubben, må disse godkjennes av klubbadministrator eller regnskapsansvarlig om klubben har valgt denne rutinen. Det er derfor viktig med en rutine for å sjekke om det er kommet inn nye innmeldinger som skal godkjennes. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på 2. Sjekk om det ligger personer som skal innmeldes; 3. Klikk linken Sjekk om du er i tvil om personen allerede er registrert (det er en god regel uansett for å unngå duplikater) a. Finn ut om personen allerede ligger i medlemsregisteret via oversikten over registrerte personer; Side 30/69

b. Klikk linken Bruk denne om personen finnes allerede. OBS Merk at det her kan komme spillere som er registrert i en annen klubb pr. i dag (se felt ytterst til høyre) Dersom personen er registrert i en annen klubb, så beholder denne sitt brukernavn og passord, samtidig som en knytter seg opp mot samme generelle personinformasjon. Det skjer ingenting med data som er knyttet opp mot den andre klubben. 4. Klikk linken Opprett (spilleren vil da automatisk legge seg i laget han/hun er meldt inn i). Det er nå mulig å editere personinformasjonen 5. Klikk Slett om du vet at personen finnes fra før på samme lag eller av andre grunner er en feilføring. Fjerne duplikater For å få riktige giroer anbefales det på det sterkeste å sjekke kvaliteten på medlemsregistreret før giroer opprettes/printes. Det kan være at noen ligger inne med flere medlemsnummer om dere har godkjent nye medlemmer uten å sjekke om medlemmet finnes fra før i en litt annen variant av adresse og/eller navn. Sjekke etter duplikater gjør du lettest ved å; 1. Velg menyen MIN SIDE og ikonet 2. Velg evt. øverst i bildet idrett og trenere eller utøvere dersom du vil ha kun medlemmer for en spesifikk gruppe: 3. Lagre opplysningene i et eget regneark etter å klikke på nederst i siden 4. Søk etter like navn og marker dem i excel-filen eks med annen farge. En annen måte å finne personer med nesten like navn, er via menyen HUSTANDER og linken foreslå hustander! 5. Fjerne duplikater i menyen ADM-PERSONER. o Klikk på til venstre for personens navn (målperson den personen du ønsker å beholde i medlemsbasen) OBS slå aldri sammen deg selv om du ligger med 2 brukere det skaper problemer for passord/bruker for deg o Klikk ikonet (kildeperson) til venstre for spilleren du ønsker å overføre lag/medlemsinformasjon fra Side 31/69

o Klikk Målpersonen overtar lag/medl info til kildeperson, og kildepersonen vil forsvinne fra basen Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (= utmelding) En person tas ut som medlem ved å endre status på personen. Personen blir liggende i databasen, og kan hentes opp ved en senere anledning dersom han/hun senere melder seg inn igjen. Så lenge status er satt til inaktiv telles personen ikke med i medlemstallet, tas med i mailutsendelser eller kontingenter. OBS medlemmet tas ut av pågående fakturaer han er med i dersom status endres til inaktiv. 1. Velg menyen ADM - PERSONER 2. Søk opp riktig person 3. Sjekk om personen har utestående fakturaer som dere ønsker å purre ferdig før medlemmet fjernes via ikon medlem akonto til venstre for medlemmet i listen. Her eksempelet for Truls Elverum: 4. OBS I alle kontingenter hvor medlemmet har utestående vil medlemmet utgå fra fakturaoversikten dersom medlemmet settes til inaktiv. Om medlemmet skal betale utestående før utmelding; vent med å sette status til inaktiv til utestående er betalt. 5. Når medlemmet ikke har flere utestående betalinger (eller dere har purret lenge nok uten resultat): a. Hold musen over ikonet til venstre for ønsket medlem for å sjekke om han/hun også ligger registrert som aktiv på noen lag/grupper. b. Ta medlemmet ut fra aktuelle lag via menyen ADM-LAG dersom han/hun har meldt seg ut av hele idrettslaget. c. Fjern personen fra husstanden dersom dere har familiekobling via meny Husstander- Administrere Side 32/69

6. Klikk d. Klikk ikonet til venstre for ønsket medlem (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) e. Huk av rollen inaktiv for å vise at medlemmet er meldt ut OG fjern avhuking i støttemedlem og medlemstype om personen var et støttemedlem (kan senere hentes inn igjen av klubbadministrator eller regnskapsansvarlig da personen blir liggende i persondatabasen) 7. Benytter dere hustandstilknytning på familier, så fjern også det utmeldte medlemmet fra hustanden i meny Hustander - Administrere Sikre oppdaterte laglister før fakturering Informere trenere/lagledere om planlagt dato for kontingentsutsendelse Laglistene pr lag er grunnlag for hvem som foreslås i en giro som mottakere. Det er derfor en fordel å informere dem om en frist for når de må ha gjennomgått laglistene sine! Logikken for spillere som ligger inne på flere lag (og evt idretter) er at systemet foreslår pris i den idretten som er lavest priset. Dvs det summeres ikke opp en totalpris om spilleren ligger inne i flere lag/idretter, og medlemmet får også kun en giro totalt. Pris på enkeltmedlemmer kan evt overstyres ved manuell innleggelse av pris etter at giro er laget. 1. Oppdatere lag- og idrettstilknytning for aktive medlemmer i menyen ADM-LAG. 2. Send gjerne også en mail til samtlige trenere/lagledere med beskjed om at fakturaer skal lages basert på laglistene dato XX.XX. og at de må kvalitetssjekke listene sine Opprette/endre/slette lag En kontingent kan defineres med ulike priser helt ned på lagsnivå. Det er derfor viktig å sjekke at du har de riktige laginndelingene før opprettelse av en giro om du setter fakturafilter helt ned til lagsnivå. 1. Velg menyen ADM - LAG og steg 2-4 avhengig av om du skal opprette/endre eller slette lag 2. Opprette nye lag a. Velg idrett i rullemeny b. Angi nivå i rullemeny (for eksempel A-lag). c. Angi lagnummer med et tall. I konkurrerende idretter benytt samme nummer som ved lagspåmelding til krets/forbund. OBS alle lag må ha et nummer, så selv om du bare har ett lag på valgt nivå, må dette angis nummer med tallet 1. OBS skal online innmeldingsskjema benyttes inkl automatisk innleggelse på korrekt lag etter innmelding/betaling, så husk at lagene MÅ ha ulikt nr pr aldersnivå (dvs ikke to MG6-1 men heller MG6-1 og MG6-2) d. Om du ønsker en annen betegnelse enn nummer som det som vises på hjemmesiden, kan det legges tekst i feltet alt. Navn (eks rød, blå, tiger osv) ) Side 33/69

e. Klikk 3. Endre eksisterende lag a. Klikk til venstre for laget b. Endre opplysninger c. Klikk 4. Slette eksisterende lag a. Klikk til venstre for laget. OBS Dette er kun mulig for lag som er lagt inn feil, og som ikke har historikk tilknyttet (eks. spilte kamper) Legge til aktive utøvere på et lag/gruppe En person må være registrert på et lag/gruppe for å telles med som aktivt medlem. Lagslistene er også der man henter informasjon til rapporten idrettsregistrering. 1. Velg menyen ADM LAG 2. Velg idrett i listeboks over idretter 3. Klikk på ikonet for spillere for aktuelt lag 4. Fjern spillere ved å huke bort den grønne avhukingen til venstre for navnet 5. Klikk for å lagre 6. Søk etter nye utøvere ved å skrive inn deler av fornavn og/eller etternavn. Søker du på fødselsår, hentes alle personer registrert med fødselsdato i året det søkes på Side 34/69

7. Klikk for hente utøvere iht søk. Finner du ingen navn nederst i listen, så følg anvisning om registrering av personer i meny Administrasjon-Personer 8. Legg til spillere ved å huke i boks til venstre for navnet 9. Klikk for å lagre Legge til trenere/oppmenn for et lag/gruppe Personen får da automatisk rollen trener ved neste gangs pålogging. Trenere/lagledere kan ekskluderes fra en giro slik at det ikke sendes faktura til dem. 10. Velg menyen ADM - LAG 11. Angi evt. sport i rullemeny om klubben har flere idretter 12. Klikk på ikonet for laget i lagoversikten 13. Skriv inn fornavn og/eller etternavn til treneren du ønsker å legge inn og klikk ENTER for å få opp aktuelle medlemmer (merk at treneren må være registrert som medlem i klubben for å kunne være trener) 14. Huk av for aktuell person til venstre for navnet 15. Huk evt. riktig rolle for treneren. Det er bare mulig å ha en hovedtrener og hovedlagleder pr lag, men mange i assistentrollene. Se eks: 16. Klikk Inaktivere et parti/lag Om det skulle være behov for å gjøre et lag/parti utilgjengelig i venstremenyen/laglisten og/eller et lag ikke skal være med inn i en ny sesong, så kan dere sette partiet som inaktivt. 1. Velg menyen LAG 2. Velg idrett i rullemeny 3. Klikk på Side 35/69

4. Huk av for inaktiver 5. Klikk Oppdatere personinformasjon hos medlemmer Eksempelvis er informasjon om adresse, mail, mobil særlig viktig for en god kvalitet ved utsendelse av giroer. Her er det lurt også å engasjere trenere/lagledere for de aktive og også medlemmene selv for å gjøre oppdateringer. Dette er mulig om de har brukernavn/passord til hjemmesiden, og de kan gjøre det selv på egen profil via rollen registrert bruker. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - PERSONER og steg 2-4 avhengig av om du skal endre, slette eller opprette ny person 2. Endre personopplysninger; a. Klikk på til venstre for personens navn b. Skriv inn ny informasjon i relevante felter til høyre i bildet. Merk muligheten til å huke av for roller ift hvilke muligheter for å oppdatere hjemmeside medlemmet skal ha. c. Klikk 3. Slette personopplysninger; a. Klikk på for å slette personen. OBS Kun mulig dersom du har lagt inn en feil person. Personer som har opparbeidet statistikk i klubben, kan ikke slettes men må settes som inaktiv. 4. Legge inn ny person; a. Skriv inn personopplysninger i feltene til høyre i bildet b. Klikk OBS Noen av feltene er obligatoriske for å få lagret et nytt medlem sjekk øverst etter lagring etter feilmeldinger hvor det vil komme beskjeder om hvilke felt som mangler c. Klikk dersom du skal legge inn flere personer Opprette medlemstyper for ikke-aktive Side 36/69

Dette gir en fleksibel mulighet for klubbene til å definere egne medlemstyper for ikke-aktive medlemmer og herav også fakturere ulike type medlemmer med ulike priser. OBS definering av medlemstyper kan gjøres for passive medlemmer, mens lagtilknytning benyttes for de aktive ved kontingentsgenereringen. Dette gir MYE mindre manuell oppdatering av de aktive medlemmene ift hvilken medlemsstatus de har og derav hvilken kontingentspris de skal ha! Eksempelvis slipper du da å endre junior -medlemmer til senior når de endrer lagstatus fra eks. G12 til G13 år. 1. Velg menyen MEDLEMSTYPE 2. Skriv inn navnet på medlemstypen og ordinær kontingentssats i kr. OBS du gjør det enklere ift oppdatering mot NIF-register (norges idrettsforbund) om du har samme navn begge steder. Eksempel på navn på de passive medlemstypene kan være æresmedlem, familiemedlem, passiv, livsstidsmedlem 3. Klikk Angi medlemstype på ikke-aktive medlemmer For å kunne hente opp passive medlemmer til kontingenter, må du angi medlemstype for passive medlemmer. De aktive på lag behøver IKKE medlemstype da de automatisk får status som aktiv og hentes opp iht idrett han er med i. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON PERSONER 2. Klikk til venstre for medlemmet du vil endre 3. Huk av for støttemedlem OG medlemstype i feltene til høyre (evt kun støttemedlem øverst om du ikke har undergrupper av de ikke-aktive): 4. Klikk Oppdatere hustandstilknytning 123KLUBB har funksjon for å automatisk foreslå hvem som hører sammen i husstand basert på match mellom adresse OG etternavn. Man kan også søke manuelt etter andre familiemedlemmer etter søkefeltene navn og sammenligning av adresse. Ingen blir slått sammen uten at du aktivt godkjenner det. Det anbefales å benytte automatisk søk for flest mulig, og deretter søke manuelt basert på lokalkjennskap! For en familie er det positivt å kun få en giro å betale for alle medlemmene dersom dere har familiepriser, MEN det er Side 37/69

forbundet en del manuell oppdatering av deg som medlemsansvarlig. P.t. er det kun mulig å legge inn en fast familiepris, men denne kan manuelt overstyres pr hustand på en giro om dere har rabattordninger el. Administrere hustander vha. forslagsrapport hustander 1. Velg menyen HUSSTANDER - ADMINISTRERE 2. Klikk linken (kan ta flere minutter å laste) 3. Se gjennom listen av medlemmer som foreslås basert på navn/adresse, og huk av for + (legg til) (ta bort) familiemedlemmer. Feltet match forklarer i hvor stor grad medlemmene virker å høre sammen basert på navn og adresse. Rapporten har ikke oversikt over husstander du tidligere har knyttet sammen manuelt OBS: Blir det feil person som blir hovedkontakt (i eksempelet under er Anita Samuelsen hovedkontakt), bør du heller knytte denne familien sammen manuelt i etterkant via meny Administrere hustander. Anbefaler da at du skriver ut rapporten som lages under foreslå hustander og følger veiledning administrere hustandstilknytning manuelt i denne veiledningen. 4. Klikk etter avhuking av en eller flere husstander 5. MERK: Administrere familiehustander viser kun familiemedlemskoblinger der personene som inngår IKKE er inaktive. Rapporten over familiehusstander i meny Husstander-Oversikt viser ALLE familiemedlemmer, også inaktive. På bakgrunn av dette, må familiekoblingene eventuelt fjernes FØR familiemedlemmene gjøres inaktive. Inaktive medlemmer vil uansett ikke komme på faktura. Administrere hustandstilknytning manuelt Her beskrives hvordan du manuelt søker opp og slår sammen husstander. 123KLUBB har funksjon for å automatisk foreslå hvem som hører sammen i husstand basert på match mellom adresse OG navn. Ingen blir slått sammen uten at du aktivt godkjenner det. Det anbefales å benytte automatisk søk for oppdatering første gang! 1. Velg menyen HUSSTANDER - ADMINISTRERE 2. Søk etter aktuelt medlem ved å skrive inn navn og klikke OBS søk etter den personen dere ønsker skal være hovedkontakt og betalingsmottaker av giro 3. Klikk til venstre for ønsket person Side 38/69

4. Se gjennom listen av medlemmer som foreslås basert på match på navn, og huk av for + (legg til) (ta bort) familiemedlemmer; 5. Klikk 6. Søk evt manuelt etter fornavn, etternavn, adresseforslag om 123klubb ikke foreslår de riktige familiemedlemmene. Dette er særlig tilfelle ved forskjellig etternavn i familiene. 7. Klikk 8. Om det er feil person som står som hovedkontakt, så endres dette på følgende måte: a. Søk etter dagens hovedkontaktperson b. Huk av for for denne og klikk oppdater c. Klikk på navnet til den du ønsker skal være hovedkontakt og klikk Oppdater Opprette Giro, betingelser og girotekster Girobetingelsene bestemmer hvem som skal motta giroen, hva som skal stå på giroen, betalingsfrist, osv. Opprett giro Side 39/69

1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON for å få opp registreringsbildet for giroene: 2. Legg tittel på Giroen (OBS - denne vil stå på giroen som sendes ut) 3. Angi tidsperiode som betalingen gjelder for. OBS det er mulig å skille mellom to sesonger ift hvilke lag som skal faktureres. Regelen er som følger: Dersom start_periode for kontingent kommer før promoteringsdato for en gitt idrett, så vil den knytte kontingenten til lag fra denne sesong. For håndball er promoteringsdato satt til 01.06. mens for fotball var det den 16.11. Om for eksempel klubben bruker start_periode lik 01.07.2008 for alle kontingenter i 2008, så vil fotballkontingentene hente lag fra 2008-sesong og håndballkontingenter henter lag fra 2009- sesong. 4. Angi hvilke aktive medlemmer som skal ha fakturaen ved å klikke på link for Filter (aktive) Vis/skjul for å få opp klubbens idretter/nivåer pr idrett. Her er det mulig å lage kontingenter for valgte IDRETT og evt. også for et eller flere NIVÅ eller LAG innen idrettene. Desto lengre ned i filteret du velger aktivt, jo lengre ned kan du bryte ned ulike priser! a. Huk av for aktuell idrett og evt. nivå(er) og lag. For å huke av flere nivåer benyttes ctrl eller skift og museklikk. Pass på at linjen Velg Nivå ikke er valgt ved lagring (som vist under). Da antar systemet at det kun er sporten som skal lagres. For å unngå at denne linjen ikke er valgt, må man ikke holde inne skift/control når man velger første nivå. I eksempelet under har jeg valgt idretten Fotball, nivåene MG6 og MG9 år samt lagene MG6-1 og MG9-1. Dette betyr at man i praksis kan fakturere alle spillere på ETT lag for eksempelvis cup-deltakelse. OBS Setter man filter på lagsnivå, vil ikke andre lag enn de valgte tas med i fakturaen. Tilsvarende er tilfelle ved valgte nivåer. Det betyr at du bør sjekke Side 40/69

at alle nivåer du ønsker skal inngå på en faktura er opprettet før giroens filter velges. 1. Angi hvilke støttemedlem/passive som skal ha faktura ved å klikke Filter (passive) Vis/skjul. Her er støttemedlem valgt som giromottakere. Skal alle støttemedlemstyper ha samme pris, behøver du ikke huke av i filteret, men heller huke av for mottakere støttemedlem etter lagring: 2. Legg inn betalingsfrist i antall dager for ulike forsendelsesmåter brev, mail og SMS. Fristen kan gjerne være kortere for mail og SMS. Ved brevfakturering gjennom NETS må dere beregne 1 dag til print/utsendelse og 3-5 virkedager B-postbehandling inn i betalingsfristen. 3. Skriv ordet purring el. som kommer først i en SMS-purring. Øvrige purretekster for brev og mail lager du i tekstfelt som beskrevet senere 4. Legg inn kontonummer som skal stå på giroen for innbetaling (IKKE bruk punktum mellom tall det godkjennes ikke hos NETS om du benytter KID-konto). Kontonummer ved bruk av KX sin OCR-konto er: 32400662494 5. Sett inn beløp i portokostnader i ØRE. Eks 900 øre pr postbrev inkl ark/print/porto/arbeid om du benytter NETS-samarbeidsavtale gjennom KX. 6. Klikk (gjør gjerne dette flere ganger underveis) 7. Legg inn beløp for faktura. Her har du flere valg: a. Om det er samme beløp for alle, behøver du kun å sette beløp inn som angitt her: b. Er det ulike beløp pr idrett nivå lag klikk og legg inn pris pr nivå som angitt her og klikk : Side 41/69

c. Huk av for benytt minimumsbeløp ved flere lagtilknytninger dersom det er det laget med lavest kontingentspris som skal gjelde for medlemmer som er registrert på flere lag d. Legg evt. inn familiebeløp om du benytter husstandsregistrering for kontingenter 8. Klikk (gjør gjerne dette flere ganger underveis) OBS nå gjenstår girotekst for brev/mail OG definisjon av type mottakere/kid-betingelser osv i de neste 2 kapitlene Lag giroens tekst/bilde til medlemmer 1. Den opprettede giro vises i listen til høyre: 2. Trykk på Editer-ikonet for å legge inn ytterligere informasjon. 3. vask tekst om du kopierer den fra et word-dokument. Dvs lim inn i notepad og kopier derfra. Sikrest måte å få god kvalitet på tekstinnleggelse er å lime inn ved å klikke knappen ved innleggelsen. Klikk en gang til når tekst er kopiert inn. 4. Legg inn tekster som skal stå på giroens kvitteringsdel over selve fakturaen i feltet informasjonstekst. Husk at du ikke har ubegrenset med tekstplass, men det som er tilgjengelig på et ark over gult giroområde og eventuelt andre områder som NETS og/eller medlemskort krever av arkområdet. Merk at brukernavn/passord til hjemmesiden kan genereres på faktura til medlem, så henstill gjerne medlemmet til å logge på og oppdatere sin personinformasjon med riktig adresse, mail, mobil osv! Pga ulike alternativer for utsendelse, har du her flere valg (Se eksempler på ulike versjoner i kap. Eksempler på giroer via mail SMS brev for inspirasjon/tips): Informasjonstekst giro for brevutsendelse papir Purretekst for purringer på papir Mailtekst for e-mail utsendelse E-mail purretekst for e-mail purringer SMS tekst/purretekst se eksempler nederst i brukerveiledningen. Kun 15 tegn til purretekst som kan angis i eget felt: Side 42/69

5. Legg evt inn relevante koder som skaper personlige fakturaer. Se koder i egen link vis/skjul koder. OBS du må ha med klammene i teksten når du legger inn kodene: 6. Legg inn bilde i informasjonstekst om ønskelig via knappen. Husk da på: a. Bilder som legges inn kun vises i original størrelse, dvs. at bildeinnstillinger i editoren ignoreres i pdf-utskriften. Bruk derfor et lite bilde og i GIF-format på maks 100 kb. b. benytt kun GIF-format (eller vil det bli svært tidkrevende å generere giroene i pdf) c. IKKE ha mellomrom i filnavnet og/eller filstreng. Dvs bildet må hete for eksempel. Logo_try.gif og ligge på en katalog som har en fullstendig filstreng og INGEN mellomrom i noen av underkatalogene. Eks logo/klubblogoer_smaa. d. IKKE bruk bokstavene æøå i filnavn eller filstreng 7. Klikk (gjør gjerne dette flere ganger underveis) Angi viktige girobetingelser som KID og type mottakere Dette kan kun gjøres etter at opprettet giro er lagret første gang. 1. Den opprettede giro vises i listen til høyre: 2. Trykk på Editer-ikonet for å legge inn ytterligere informasjon Side 43/69

3. Huk av for om giro skal gjelde aktive, om trenere/lagledere skal tas ut, kun trenere/lagledere og/eller om støttemedlem skal tas med: 10. Huk av for bruk KID om du vil forenkle betalingsprosessen OG har opprettet OCR-avtale med din bank eller benytter KX sin OCR-konto: Ved å velge Bruk KID, genereres det unikt KID-nummer for hver giro. KID genereres med 15 siffer og med modulus 10: Eks. 900103982920715. KID-nummeret begynner med 9+så mange nuller det er plass til+medlemsnummer+fakturaid+kontrollsiffer. OBS Merk at KX har en KID-avtale tilgjengelig for klubber som ikke har egen OCR-avtale i bank gir automatisk betalingsoppdateringer i 123klubb og akonto-oppgjør. Kontakt support@kxp.no for mer informasjon 11. Klikk blank kvitteringsdel dersom du ønsker at giroen skal være uten tekst på arket over selve giroen. Dette er for eksempel aktuelt for klubber som har ferdig ark for print som inneholder ferdig trykte medlemskort. 12. Klikk inkludert medlemskort om du har medlemskort inkludert i giro-arkene. Medlemskortet vil da inneholde standardteksten Klubbnavn,Sesongens årstall, Navn medlem, Medlemsnr 13. Kun en giro per husholdning gjør at man kan velge å opprette kun en giro per husstand hvor hustandsprisen vil settes inn og kun familiens hovedkontakt får tilsendt faktura. Dette forutsetter at husstandene er definert. 14. Angi hvor mange forsendelser som skal gå ut med ordinær girotekst FØR purretekst slår inn: 15. Om du benytter SMS-purring: angi også maks 15 tegn på SMS purretekst 16. Trykk Du har nå definert hovedbetingelsene for giroen, og er klar for den videre behandlingen av giroen! Side 44/69

Om videre girobehandling Side 45/69

Under girobehandling kan man legge inn medlemmer fra medlemsarkivet på giroer, skrive ut/sende giroer/purringer, overstyre beløp på enkeltgiroer, kansellere giroer samt registrere innbetalinger knyttet til den aktuelle giroen. 1. For å endre girobetingelser klikker du på ikonet for endre : 2. For å viderebehandle en giro ift utsendelse/print osv, trykker du på ikonet Tilknytt medlemmer i listen til høyre. Fortsett veiledning i Knytte giro og medlemmer sammen Opprett OCR-avtale med KX eller egen bank Det sies at har man mer enn 200 medlemmer så svarer det seg å ha OCR-innlesing for automatisk oppdatering av betalinger fra bank. Opprette OCR-avtale med KX sin kundeklientmiddelkonto Om du ønsker å benytte en allerede godkjent KID-konto i regi KX Products som er klar allerede kontakt support@kxp.no. Fordelen er at betalingsstatus blir automatisk oppdatert hver dag i 123klubb slik at du kan se hvem som har betalt hver dag. Kostnad er pr innbetaling med kr 3,75 inkl mva, og ingen etableringskostnad eller fast kostnad pr måned. Utbetaling til klubb skjer hver 14. dag, og det er gode rapporter som angitt i kap «regnskapsrapporter» under mhp utbetalinger. Send klubbens kontaktperson, mailadresse og klubbens kontonummer til support@kxp.no før oppstart. Opprette avtale med egen bank Om du ønsker en enkel betalingsregistrering så må du også opprette en OCR-avtale med banken. OCRavtale gjør at betalingene lastes inn via en fil fra banken, og automatisk legger seg på riktig medlem og giro i 123KLUBB. Før du kan sende ut giroene første gang må du skrive ut xx eksemplarer og sende dem til Nets for godkjenning. 1. GIRO-blankettene bestilles hos godkjent trykkeri (benytt girotype "F60-1"). 2. Ca 20 fullstendig utfylte giroer med forskjellig KID og beløp, sendes til NETS sammen med registreringsskjema (OCR avtale fra din bank). Giroene skal være uten kvitteringsdel, og skal ikke være i sammenhengende bane. 3. Forsendelsen merkes tydelig "TEST" og sendes (noen banker ber også om å få det tilsendt til seg hør med din lokale bankforbindelse): NETS Side 46/69

v/ Testgruppen 0045 OSLO 4. Printkvalitet og kontonummer godkjennes av NETS 5. NETS kan levere testdata tilbake via datakommunikasjon, eller som vedlegg til email. Det er klubbens ansvar å sikre at datakommunikasjon fungerer, før OCR giro tas i bruk. 6. Avtale om OCR giro registreres i NETS etter godkjent test. Ta kontakt med bankforbindelsen deres for å ordne dette. 7. OBS for effektiv betalingsregistrering a. Sjekk med din nettbank at du har funksjonalitet i nettbanken til å hente ut OCR betalingsfiler! b. Velg godkjenn kun innbetalinger med gyldig KID på din OCR konto 8. Velkomstbrev, pluss registrert avtaleskjema sendes fra bank/nets til betalingsmottaker (klubben). Knytt giro og medlemmer sammen Alle personer som er registrert på lag for inneværende sesong (som trenere eller spillere) defineres som aktive medlemmer. Støttemedlemmer er en annen medlemskategori som også kan motta giroer. Disse registreres i medlemsregisteret ved å klikke på aktuelt medlem og sjekke av riktig medlemstype i boksen Støttemedlem. Før du begynner tilknytning av medlemmer her følger forklaringer til feltene i tabellen; 1. Totalt = totalt antall medlemmer registrert på aktiviteten. Før Oppdatering er gjort vil denne vise totalt antall medlemmer registrert på aktiviteten 2. Registrert = medlemmer som det er registrert en faktura for 3. Ikke registrert = medlemmer registrert i en lag/gruppe, men det er IKKE opprettet giro for ham. Løpende gjennom året vil nye medlemmer som legges inn som aktivt medlem og/eller støttemedlem kunne etterfaktureres. Forklaring av knappene: = Knytter medlemmer fra medlemsarkivet til kontingenten og oppretter enkeltgiroer. OBS etter at denne er trykket kan du ikke endre filteret mht hvilke idretter og nivåer du har med i giro. = Oversikt over enkeltmedlemmer ift pris, antall forsendelser, betalingsstatus osv. Her skjer selve faktureringen hvor man har valgfrie alternativer for mail, SMS og brev. Side 47/69

= Oversikt over enkeltmedlemmer/pris/forsendelser/betalingsstatus for kunder som har høyvolummedlemsregistrer og/eller klubber som benytter egen underleverandør ift print av fakturaer. Her skjer selve faktureringen hvor man har valgfrie alternativer for mail, SMS og brev. = Oversikt over enkeltmedlemmer/pris/forsendelser/betalingsstatus for kunder som har høyvolummedlemsregistrer og/eller klubber som benytter KX sin underleverandør NETS ift print av fakturaer. Her skjer selve faktureringen hvor man har valgfrie alternativer for mail, SMS og brev. = Registrering av betalinger manuelt pr medlem. KID-filer lastes opp i menyen KID FILER (eller automatisk om dere benytter KX sin OCR-avtale konto) 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON 2. Klikk ikonet for tilknytting av medlemmer 3. Klikk for å opprette enkeltgiroer for medlemmene. OBS Enkelte felt i giroadministrasjon kan ikke endres etter at Oppdater er trykket (eks. avhuking aktiv/støttemedl og filteret for idrett/nivå). 4. Registrert for kontingentåret viser hvor mange medlemmer som det er opprettet faktura for. Etter at knappen Oppdater er trykket skal det stå 0 i kolonnen Ikke reg. Her vil det være naturlig å gjøre en fakturering flere ganger ettersom mange medlemmer først kommer til utover året dvs sjekk feltet ikke reg for å finne nye medlemmer registrert på aktiviteten som kontingenten gjelder løpende. Velg sendealternativ og fakturer uten Nets-printavtale (via mail, SMS og brev) Sendealternativene er mail, SMS og brev. Mail er gratis, SMS koster kr 3,75,- pr melding og brev er beregnet til kr 10 pr utsendte giro (inkludert arbeid til print/bretting/konvoluttering/postlegging gjennom NETS-avtale). Kontakt support@kxp.no om dere ønsker etablering av printavtale). 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro Side 48/69

3. Velg om du sender brev ut fra egen printer 4. Sett evt et filter for hvilke enkeltgiroer du ønsker å se på (mest aktuelt etter første gangs utsendelse og etter at betalinger er igangsatt). a. Huk av i relevant(e) filter: b. Klikk c. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke 5. Sjekk gjennom mottakere og foreslåtte priser pr medlem. Gjør evt justeringer som følger: a. Feil pris: skriv inn riktig pris pr medlem og klikk b. Ugyldig mottaker (eks utmeldt/skulle ikke hatt fakturaen): Huk av til venstre for medlemmet og klikk c. Er medlem, men skal ikke betale allikevel: Huk av til venstre for medlemmet og klikk 6. Gjør en test for å se hvordan faktura vil se ut ved sendealternativene mail og SMS. INGEN andre vil motta giroer ved test bortsett fra deg selv, så du kan huke av for hvilke mottakere du ønsker. Test av papirgiro gjøres etter fakturering. a. Huk av til venstre for medlemmene du ønsker å teste b. Velg sendealternativ ved å klikke i boksene for mail og SMS til høyre for medlemmet. OBS ved mail er det mailadresse lagt inn da du opprettet giroen som blir avsender i mailen. fakturamail går til ALLE registrerte mailadresser i en husstand. Alle adressene vil stå i Tilfeltet på mailen slik at mottakerne ser hvem som har fått kontingenten tilsendt. Så får de heller selv koordinere hvem som skal betale den. For mobil-faktura sendes det kun mail til kontaktpersonen i husstanden. Dersom denne ikke har mobil vil melding gå til neste registrerte mobilnummer for husstand. c. Klikk for ønsket test via knappene og 7. Gjør en test for å se hvordan faktura på brev vil se ut. a. Huk bort ALLE ved å klikke i øverste rute to ganger (tar litt tid før den oppdaterer seg) for alle sendealternativene email/sms/brev: b. Marker en eller flere utvalgte på kun brev ved å klikke til høyre for disse medlemmene i kolonne for Brev Side 49/69

c. Klikk d. Klikk for å få opp PDF med brevfakturaene og sjekk at faktura ser OK ut (tekst/bilder ikke kuttet osv). Om ikke OK gå tilbake til giroadministrasjon og editer ønskede felter før du klikker fakturer mellom hver gang) 8. Om testmail/test SMS/test brev er OK: igjen for å se endringer (du behøver ikke klikke a. Velg sendealternativ ved å klikke i boksene for mail, SMS og/eller brev til høyre for medlemmene. 123klubb foreslår i utgangspunkt billigste alternativ som vist under pr medlem. Du kan selv aktivt klikke bort valg og/eller legge til andre alternativer, og du kan ved neste forsendelse velge annerledes. Vil du velge bort for eksempel ALLE sms, klikker du øverst i mørkegrått felt som vist med rød sirkel i figur under: b. Du vil kunne se antall tidligere forsendelser pr medlem lengst til høyre i oversikten samt om forsendelsen blir purring: Det kommer gul firkant rundt antall dersom neste sending blir purring. Dersom allerede purregrensen er nådd, vil det være en rød firkant. Da ser man enkelt hvem som har fått purringer. 9. Klikk OBS faktura går ut direkte på mail og SMS når du klikker OK etter en akseptmelding a. Valgte du mail eller SMS kan du nå avslutte, og vente på innbetalinger b. Valgte du brev, fortsett i kapittel Skriv ut prøvegiro og/eller giroer på papir for å gjøre testutskrift og videre behandling av papirgiroer Velg sendealternativ og fakturer med Nets-printavtale (via mail, SMS og brev) Side 50/69

Sendealternativene er mail, SMS og brev. Mail er gratis, SMS koster kr 3,75,- pr melding og brev er beregnet til kr 12,5 pr utsendte giro (inkludert arbeid til print/bretting/konvoluttering/postlegging gjennom Nets-avtale. Kontakt support@kxp.no om dere ønsker etablering av printavtale). 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Velg OBS du anbefales å benytte knappen helt frem til du er klar til å fakturere via brev. Har bla. bedre oversikt over alle enkeltmedlemmer i liste nederst som forenkler kvalitetssikring av pris/mottakere. Klubber med høyvolum på antall medlemmer over 3-4000 anbefales IKKE å gjøre dette. 4. Se gjennom giroer ift beløp/mottakere for å sjekke at det er korrekt. Velg mellom å: a. Se på alle enkeltgiroer via excel-fil. i. Hent ned alle via xml, xls, pdf nederst ved å klikke på link: ii. Gjør evt endringer for alle som beskrevet i punkt 5 under b. Se på utvalgte giroer via filter i. Huk av i relevant(e) filter: ii. Klikk iii. Gjør evt endringer for alle i utvalget som beskrevet i punkt 5 under iv. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke c. Se på enkeltgiroer etter søk på navn/adresse: i. Skriv inn eksempelvis etternavn: ii. Klikk iii. Se på utvalget i valgt forsendelsesmåte og/eller utvalgt nederst på siden: iv. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke Side 51/69

5. Gjør evt justeringer i utvalg som valgt i punkt 4 som følger: a. Feil pris: skriv inn riktig pris i feltet nytt beløp og klikk b. Ugyldig mottaker (eks utmeldt/skulle ikke hatt fakturaen): Klikk c. Er medlem, men skal ikke betale allikevel: klikk 6. Gjør en test for å se hvordan faktura vil se ut ved sendealternativene mail og SMS. INGEN andre vil motta giroer ved test bortsett fra deg selv for utvalget. Test av papirgiro gjøres etter fakturering. a. Forsikre deg om at utvalget er passe stort til å motta test email/sms på. Du får så mange fakturaer du har valgt i utvalget ditt! b. Klikk for ønsket test via knappene og/eller 7. Gjør en test for å se hvordan faktura på brev vil se ut. a. Velg et vilkårlig medlem i filteret ved å skrive inn eksempelvis etternavn og klikk b. Klikk OBS antall i parentes viser hvor mange giroer som vil lages c. Klikk for å få opp PDF med brevfakturaene og sjekk at faktura ser OK ut (tekst/bilder ikke kuttet osv). Om ikke OK gå tilbake til giroadministrasjon og editer ønskede felter før du klikker fakturer mellom hver gang) igjen for å se endringer (du behøver ikke klikke 8. Om testmail/test SMS/test brev er OK fortsett i steg 9. Om ikke OK test, gå tilbake og editer tekst via editer giro knapp i meny Giroadministrasjon 9. Fakturer iht valgt sendemåte(r). OBS du kan velge ekskluder på den/de sendealternativer du ønsker for å unngå at samme medlem får faktura både på email og brev eksempelvis: a. Fakturer via Email: i. Huk bort brev og/eller SMS om du allerede har fakturert utvalgte medlemmer med disse sendealternativene først ii. Huk av for at det skal tillates flere email/smsutsendelser for samme giro på samme dag. Er giroen allerede sendt (brev, email eller SMS) så vil den ikke sendes på nytt så sant denne boksen ikke er krysset av iii. Klikk om du ønsker å fakturere via mail (antall fakturaer står i parantes) OBS faktura går ut direkte på mail når du klikker etter en akseptmelding. OBS ved mail er det mailadresse 1 lagt inn på medlemmet som mottar mailen med faktura. Fakturamail går til ALLE registrerte mailadresser i en husstand. Alle adressene vil stå i Til-feltet på mailen slik at mottakerne ser hvem som har fått kontingenten tilsendt. Så får de heller selv koordinere hvem som skal betale den. b. Fakturer via SMS: Side 52/69

i. Huk bort brev og/eller Email om du allerede har fakturert utvalgte medlemmer med dette sendealternativet: ii. Klikk om du ønsker å fakturere via SMS (antall fakturaer står i parantes) For mobil-faktura sendes det kun mail til kontaktpersonen i husstanden. Dersom denne ikke har mobil vil melding gå til neste registrerte mobilnummer for husstand. c. Fakturer via brev: i. Huk bort SMS og/eller email om du allerede har fakturert utvalgte medlemmer med dette sendealternativet ii. Klikk (antall fakturaer står i parantes) om du ønsker å fakturere via brev via NETS-avtale iii. Send opprettet zip-fil til oppgitt emailadresse giro@kxp.no for videre behandling via NETS av brevfakturaene. OBS om du ønsker ekstravedlegg printet og vedlagt faktura, kontakt gro.mikkelsen@nets.no (tlf 22 89 83 66) for prisoversikt vedlegg minimum 5 dager før girofil på brev oversendes! 10. Nå kan du avslutte, og vente på innbetalinger Skriv ut prøvegiro og/eller giroer på papir For å sikre god innstilling i feltene på giroen, bør det testes utskrift med 1 giro først. 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Klikk 4. Om brevene skal skrives fra en annen dato enn dagens dato, angir du riktig dato som vist her 5. Klikk om du kun ønsker å se på hvordan første giro ser ut for å sjekke tekst/bilder osv 6. Klikk for å ta ut valgte giroer på brev. Disse fremkommer i en pdf som kan printes direkte eller lagres på din PC for senere print (kontakt support@kxp.no for priser om dere ønsker å sette bort denne jobben til vår leverandør NETS til kr 12,5,- pr giro). 7. Legg giro-ark i printeren og print SIDE 1 av generert pdf-fil av giroer (en prøvegiro for å sikre riktig plassering av girofelter). OBS Klikker du bare print uten å angi side 1, får du like mange sider ut som du har i pdfdokumentet 8. Sjekk kvaliteten på printen, og juster evt. plassering av feltene via editeringsbilde for giro: a. Velg meny GIROADMINISTRASJON Side 53/69

b. Klikk c. Oppdater feltene som fremkom som uønsket (tekst, priser, forfallsdato osv) d. Sett et tall eller tall med minustegn foran ( ) i feltene under for å oppnå ønsket plassering i feltene. Eks skriver du -5 i feltet offset Y dersom du vil ha KID, beløp og kontonummer 5 pixler lengre ned (her må det prøv/feil til vekselvis avkryssing og print av EN side for å oppnå ønsket plassering). Feltene betyr: Offset Y = høyde på alle feltene KID, beløp og kontonummer (alle feltene flyttes opp/ned) Offset KID = KID-feltet flyttes til høyre/venstre (- flytter til venstre og tall uten fortegn til høyre) Offset beløp = Beløp-feltet flyttes til høyre/venstre (- flytter til venstre og tall uten fortegn til høyre) Offset Kontonummer = Kontonummer flyttes til høyre/venstre (- flytter til venstre og tall uten fortegn til høyre) e. Klikk 4. Gjenta stegene over helt til du er fornøyd med test-print og kan printe alle giroene 5. Brett og konvolutter 6. Sett på porto (obs; benytter du B-post/massepost må det være avsender på konvolutt) 7. Postlegg til NETS testgruppe Registrere betalinger Betalingsregistrering med OCR og KID Denne funksjonen gjør det mulig å importere fil med betalingsdato fra Bankenes Betalingssentral (Nets). Om KID-filen inneholder knytning mot ulike kontingenter, vil hver enkelt KID-registrering automatisk bli knyttet opp mot sin riktige kontingent. Manuell registrering både med og uten automatisk innmelding i klubben er beskrevet i egne kapitler. Merk at KX Products har en tilgjengelig OCR-konto for bruk hos klubbene som muliggjør automatisk oppdatering av betalinger. Kontakt support@kxp.no for detaljer. 1. Hent ut KID filer fra din nettbank og lagre dem på din harddisk. Merk at du med fordel kan lage dem i zip-fil, og forenkle innlasting til en innlasting av zip-fil i stedet for innlasting pr KID-fil fra bank. Benytt standard lagringsformat og lagre filen med et format som angir fra hvilken dato filen er eks kontox_261108.nda 2. Velg menyen KID FILER Side 54/69

3. Klikk knappen for å hente OCR-filer mottatt fra banken (lagret på din PChardisk el) 4. Klikk knappen 5. Betalingene legger seg nå automatisk på riktig medlem og kontingent. OBS for medlemmer som IKKE har benyttet KID ved betaling, må du gjennomgå transaksjonslisten i banken din, og registrere disse betalingene manuelt. Det anbefales å sperre bankkonto for innbetalinger uten KID for å redusere manuelt arbeid. 6. Kommer; ta ut regnskapsbilag med innkomne betalinger pr innleste OCR-filer Betalingsregistrering med manuell registrering pr medlem 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON 2. Klikk ikonet for tilknytting av medlemmer 7. Klikk 8. Klikk link for manuell betaling (se steg 9 for videre beskrivelse) eller manuell m/innbetaling (se steg 10 for videre beskrivelse) 9. Registrer betalinger manuelt iht. mottatte betalinger: a. Søk etter medlemmet i feltene øverst og klikk Enter. OBS For at medlemmene skal bli tilgjengelig, må du ha klikket knappen giroene. for å knytte medlemmene til b. Legg inn beløp som medlemmet har betalt i feltet for betaling OG betalingsdato ifølge bankutskrifter c. Klikk knappen d. Gjenta steg a-c til alle betalingene er registrert (trenerne vil nå kunne se under menyen Spillere hvilke spillere som har betalt ved at sirkelen til høyre endrer farge fra rød til grønn i hele den angitte kontingentsperioden) 10. Registrer betalinger manuelt iht mottatte betalinger OG registrer personen som medlem i klubben samtidig: Side 55/69

a. Skriv inn fornavn/etternavn (helt eller delvis) i feltene til venstre: b. Klikk for å sjekke om personen er registrert som medlem i egen klubb ELLER en annen klubb i 123klubb (om personen er medlem i annen klubb, vil det være begrenset hvor mye informasjon som fremkommer i søkefeltene) c. Klikk på riktig person i listen over navn som fremkommer: Om personen ikke fremkommer, er ikke personen registret i medlemsarkivet, og du må registrere informasjon i feltene for navn, mobil, adresse, fødselsdato og kjønn (minimum fornavn, etternavn og postnummer) Om personen fremkommer er det mulig å endre følgende informasjon; fornavn, etternavn, gateadresse og mobilnummer. Øvrige oppdateringer av eksisterende medlem må foreløpig utføres via menyen PERSONER i etterkant eller evt. i hjemmesiden åpnet i eget vindu i egen internet explorer. d. Om personen du har valgt ikke viser seg å være riktig person, klikk for å starte et nytt søk. Utfør stegene a c igjen. e. Registrer beløp om dette skal være et annet beløp enn det som fremkommer fra giroinformasjonen. OBS om det registreres beløp på en person som det viser seg at allikevel ikke har betalt, så kan betalingen slettes ved å sette beløpsfeltet til blankt (IKKE 0) og klikke igjen. f. Huk av for hvilke(ne) parti/grupper/lag personen skal delta i g. Klikk for å registrere betaling, legge inn nytt medlem i medlemsarkivet og i gruppen personen tilhører. Se eksempel hvor medlemsinformasjon, beløp, avhuking er ferdig utført: Side 56/69

Betalingsinformasjonen oppdateres nå i bildet som vist under med 1 betalt: Medlemsdatabasen er oppdatert med nytt medlem Test Testeren i menyen PERSONER: Personen Test Testeren ligger registrert i riktig gruppe under menyen LAG: h. Sjekk betalingsstatus i rapportene tilgjengelig. Innbetaling pr lag/type gir en visuell oversikt, mens fakturabeløp viser betalt beløp pr medlem. Fakturarapport kan også eksportere i ulike Side 57/69

formater om ønskelig (se detaljert beskrivelse her): i. Fortsett fra punkt a g for øvrige personer som har betalt Følg opp betalingsstatus og send evt ut på nytt (etterhvert som purring) Sjekk status på enkeltpersoner ift betalinger 1. Velg menyen ADM - PERSONER 2. Søk opp riktig person 3. Sjekk om personen har utestående fakturaer som dere ønsker å purre ferdig før medlemmet fjernes via ikon medlem akonto til venstre for medlemmet i listen. Her eksempelet for Truls Elverum: 4. OBS I alle kontingenter hvor medlemmet har utestående vil medlemmet utgå fra fakturaoversikten dersom medlemmet settes til inaktiv. Om medlemmet skal betale utestående før utmelding; vent med å sette status til inaktiv til utestående er betalt. Du kan purre direkte til kun dette medlemmet om ønskelig. Sjekk status på betalinger i valgt giro Side 58/69

1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Klikk eller evt om du har NETS-print og/eller høyvolum medlemsmasse 4. Sett evt et filter for hvilke enkeltgiroer du ønsker å se på i dette tilfelle sannsynligvis ubetalte a. Huk av i relevant(e) filter: b. Klikk c. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke 5. Send evt ut giro på nytt til ubetalte som beskrevet i kap. Velg sendealternativ og fakturer uten Netsprintavtale (via mail, SMS og brev) med/uten NETS-print. Sjekke status på betalinger via visuelle oversikter og regnskapsrapporter Status på betalinger kan sees pr kontingent både i visuelle oversikter og i rapporter som kan hentes ut i ulike filformater. Merk at også rollen trener kan se status betalt/ikke betalt pr. spiller. 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON 2. Klikk ikonet for tilknytting av medlemmer 3. Hent betalingslogg som egner seg for import til regnskapssystem: a. Klikk, eller om du har NETS-print og/eller høyvolum medlemsmasse b. Klikk c. Klikk evt link øverst for å se ALLE innbetalinger siste år eller fra/til-dato for en spesifikk tidsperiode: d. Last ned rapport i ønsket format ved å klikke nederst Side 59/69

4. Klikk link til rapport: 5. Sjekk status pr kontingenttype eller innbetaling pr lag (grønt er betalt og rødt er ikke betalt) (utdrag rapport) (utdrag rapport) 6. Sjekk detaljert status på betalinger (pr. medlem) ved å: a. Klikk på linken Fakturarapport b. Feltene som fremkommer pr. medlem er: c. Fakturarapport kan evt. overføres til følgende format (se linker nederst i rapporten): 7. Sjekk betalte kontingenter pr lag/gruppe pr person via rapport oversikt pr lag (tekst) Legg ut statistikk med betalingsstatus på klubbens forside Kakediagrammet og valgt tekst vil legge seg rett under aktuelt-feltet på forsiden og kan være et godt virkemiddel til å få medlemmer til å skjønne at klubben har fokus og kontroll på dette. I tillegg viser diagrammet hvor mye penger som går tapt om medlemmene ikke betaler. Man kan aldri ha mer en en aktiv kontingent på forsiden. 1. Velg meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk Editer-ikonet for giroen du ønsker å legge forsidestatistikk/tekst på Side 60/69

3. Huk av for visning og skriv inn ønsket tekst. Eks Alle MÅ være flinke og betale inn årskontingenten. Den betyr mye for vårt budsjett og klubbens aktivitetsnivå. På forhånd takk! 4. Statistikk ser ut som følgende på forsiden: Purr medlemmer Forsendelse av purringer følger samme prosedyre som for vanlige giroer. Husk på at dere må ha angitt antall forsendelser før purring i girobetingelser OG purretekst for mail, sms og brev i forkant. Purretekst inntrer etter at antall forsendelser før purring er innfridd. Betalingsfrist blir satt til omgående. 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Klikk, eller om du har NETS-print og/eller høyvolum medlemsmasse 4. Sett evt et filter for hvilke enkeltgiroer du ønsker å se på i dette tilfelle sannsynligvis ubetalte a. Huk av i relevant(e) filter: b. Klikk 5. Send evt ut giro på nytt til ubetalte som beskrevet i kap. Velg sendealternativ og fakturer uten Netsprintavtale (via mail, SMS og brev) med/uten NETS-print. Se evt eksempler på purringer i kap Eksempler på giroer via mail SMS brev Side 61/69

Eksempler på giroer via mail SMS brev SMS vanlig Er en standard-sms med felter som vist under. Avsender blir Idrettslaget. innhold: <tittel kontingent> Beløp:<kr>I KID:<kid nr> Konto: <kontonr> Frist:<dato> Type: <type medlem> Gjelder for: <fornavn> Eks: AVSENDER i SMS: IL TRY Medlemskontingent IL TRY 2009 Beløp:100 KID: 106710000867728 Frist: 14.05.2009 Type: Aktivt medlem Gjelder: Nina SMS purring Som vanlig SMS som vist over, men i tillegg selvvalgt tekst i SMS på maks 15 tegn her ordet purring : Purring Medlemskontingent IL TRY 2009 Beløp:100 KID: 106710000867728 Frist: 14.05.2009 Type: Aktivt medlem Gjelder: Nina Mail vanlig Side 62/69

Mail purring OBS eksemplet her er fiktivt men vi har allikevel valgt å ta bort navnet under gjelder for : Side 63/69

Papirgiro vanlig Side 64/69

Papirgiro - purring Samme som papirgiro, men med strengere tekst og frist snarest. Side 65/69

Regnskapsrapporter OCR oversikt pr utbetaling fra KX kundeklientmiddelkonto Dette gjelder for de klubbene som benytter KX OCR-konto for helautomatisk innbetaling pr medlem. 1. Velg meny MIN SIDE- KX OCR oversikt for å lese ut totalutbetaling pr 14. dag, andel gebyr fratrukket og hvilken tidsperiode innbetalingene gjelder 2. For å hente ut innbetalingsoversikt pr medlem og giro, benytt følgende URL med klubbens siteid (eks Djerv har 1 og Byåsen har 167) og privatnøkkel. Privatnøkkel legges inn via MIN SIDEadministrere organisasjon via klubbadministratorrollen. URL: http://kxweb.no/portal/api/query.do?siteid=167&qname=ocroverview&key=web&orgkey=privat nøkkel 3. Ta ut rapporten via excel i knapp nederst til høyre, og sorter på dato som angitt i pkt 1 for å se oversikt over hvem som har betalt inn Oversikt produktbestillinger fra 123booking-arrangement I tillegg til rapporten som angitt under, så er det flere rapportmuligheter pr arrangement med bl.a deltakertyper, antall betalende osv. Denne rapporten er god når hver bestillende har kjøpt flere ulike produkter. 3. Ta ut rapporten via knapp excel etter at følgende URL er åpnet i en nettleser: http://kxweb.no/portal/api/query.do?siteid=167&qname=bookingproductorders&key=web&org Key=privatnøkkel&minBookingDate=2012-01-01 4. Denne er for de som ønsker en XML-versjon: http://kxweb.no/portal/api/queryxml.do?siteid=167&qname=bookingproductorders&key=web &orgkey=privatnøkkel&minbookingdate=2012-01-01 Andre menyer regnskapsansvarlig Idrettsregistreringsrapport Du kan til enhver tid finne antall aktive medlemmer totalt for klubben og pr idrett via ikonet for idrettsregistrering på MIN SIDE. Antall aktive er inkludert ALLE trenere/lagledere og spillere registrert på lag/grupper via menyen ADM-LAG. Overvåke og fordele ut SMS til lagene Før SMS kan fordeles ut til lagene i forkant eller i løpet av en sesong, må det bestilles en totalsum til SMS for klubben via support@kxp.no. I menyen SMS er det også mulig å følge opp klubbens og lagenes bruk av SMS. Side 66/69

1. Velg menyen ADM-SMS som viser oversikt over registrerte innbetalinger, forbruk pr. måned for klubben totalt og SMS saldo (viser innbetalinger minus forbrukte SMS) 2. Sjekk om klubben/lag bruker SMS som ønsket i klubben (for mye/for lite) via beskrevet i punkt 3.. Ta evt. en dialog med trener og/eller gjennomfør en refill av SMS som 3. Gjennomfør refill for et enkelt lag som beskrevet under eller for alle lag som følger; a. Klikk b. Skriv inn beløp (ved å sette minustegn foran beløp kan du trekke tidligere tildelt beløp tilbake) c. Huk av for alle lag eller evt. utvalgte lag iht. saldo i parentes d. Klikk Refill av SMS for et lag 1. Velg lag i liste til høyre på siden 2. Gjør evt. en refill ved å; e. Taste inn beløp (ved å sette minustegn foran beløp kan du trekke tidligere tildelt beløp tilbake) f. Klikk knappen Sende SMS/mail til EN person En enkel måte å sende en SMS og/eller mail til en enkelt person er å gjøre dette via PERSON-meny. Skal du sende beskjed til flere, så anbefales det å benytte Meldingssentralen som beskrevet her. 1. Velg menyen PERSONER 2. Klikk på ikonet til venstre for personens navn (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) 3. Skriv inn tittel, tekst 4. Angi om meldingen skal gå ut som SMS og/eller mail 5. Klikk Gi medlemmet en ny systemrolle En person kan ha mange systemroller i systemet. Dersom ingen rolle aktivt blir valgt, setter personen til registrert bruker som har en meget begrenset funksjonalitet (redigere personinformasjon, websamtykke). Side 67/69

MERK at du også kan angi medlemstype for medlemmene. Dette gjør du via menyen KONTINGENT MEDLEMSTYPE og er veldig viktig å angi for nye medlemmer som ikke er aktive på lag slik at dere kan hente dem opp for fakturering. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-PERSONER 2. Klikk ikonet til venstre for ønsket medlem (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) 3. Huk av for de rollene du ønsker at personen skal ha i feltene til høyre. OBS trener/laglederrollen/spiller gis automatisk til systemet når personer blir lagt inn som trener for et lag i menyen LAG 4. Klikk Introduksjon Mål: Norges beste kontingentsverktøy 123klubb har som mål å utvikle Norges beste kontingentverktøy. Dette tar tid og vi er avhengig av innspill underveis. Vi arbeider fortløpende med oppdateringer og ber om forståelse for at ikke alt kommer med en gang. Her er noen av mulighetene som finnes pr idag: Girering via papirgiroer, mail eller SMS for aktive medlemmer og støttemedlemmer Purringer basert på egen purretekst og ønsket forsendelsesantall. Purregiroer får fristdato= Snarest og det vil stå Purring under girotittelen. Generering av KID for enklere registrering av innbetalinger Import av NETS-filer m/kid for betalingsoppdatering eller bruk av KX sin OCR konto med automatisk betalingsoppdatering Rapporter og oversikter over innbetalinger inkl rapporter for import i regnskapsystem En giro per husstand og familiebeløp på kontingent (krever knytning av husstander) mulig å angi faktura (og egen pris) helt ned til lagnivå kunne velge om trenere/lagledere skal inngå i fakturaen definere egne medlemstyper for ikke-aktive medlemmene. OBS kan kun gjøres for passive medlemmer, mens man benytter lagtilknytning for de aktive ved kontingentsgenereringen det gir MYE mindre manuell oppdatering av de aktive medlemmene ift hvilken medlemsstatus de har! Eksempelvis slipper du da å endre junior -medlemmer til senior når de endrer lagstatus fra eks. G12 til G13 år Valgfri utsendelse pr medlem via mail (kr 0,-) - sms (kr 3,75,- pr melding) - brev/giro for kr 12,5,- via samarbeid med NETS som print/utsendelsesleverandør Kansellering og annulering av enkeltmedlemmer på en giro Overstyre foreslått beløp på enkeltmedlemmer Oversikt over hvem som er inkludert i giroen før utsendelse og "status" pr medlem ift kriteriene kansellert, annulert, betalt, utestående osv. Filter for å vise f.eks. kun ubetalte, usendte, betalte m/diff, betalte, klarerte, sendte og kansellerte Flette inn personlig informasjon pr giro (eks. navn, sist sendt, beløp, link hjemmeside) Side 68/69

Statistikker som motiverer til økt innbetaling (valgfri visuelle oversikter på klubbens hjemmeside med f.eks.totalt antall innbetalinger siste uke, totalbeløp medlemmene skylder klubben) Online betaling via kort av fakturaer med KID (dvs mindre papirutsendelse OG raskere betaling) Følgende er under utvikling: Tettere integrasjon regnskapssystemer Om brukerveiledningen Denne brukerveiledningen er laget som et oppslagsverk med fokus på de funksjoner den enkelte rolle vanligvis behøver. Brukerveiledningen ligger online i 123KLUBB under menyen HJELP, slik at den er lett tilgjengelig og alltid i oppdatert versjon. Det tilbys supportavtaler utover ordinær brukersupport for klubbens utvalgte kontaktperson. Kontakt support@kxp.no for detaljer. Har ikke klubben din utvidet supportavtale, kontakter du klubbens kontaktperson for 123KLUBB. Språkinnstillinger i Internett Explorer/valg av nettleser 123KLUBB er testet mest for Internet Explorer, og har noen identifiserte mangler for Firefox/Opera ift dropdownlister/tekstediteringsmuligheter. For at menyer i linje øverst i bildet skal bli norsk tekst ved pålogging krever 123KLUBB at språk i Internett Explorer er satt til norsk. Dette kan du gjøre på følgende måte: 1. Åpne Internett Explorer nettleser 2. Velg menyen Tools (Verktøy) internett options (internett alternativer) 3. Klikk knappen (Norsk; Språk) 4. Marker Norsk i liste og klikk knappen. Klikk evt. knappen om du ikke har norsk språk som alternativ i listen 5. Klikk for å returnere til nettleseren. Åpne en ny nettleser og åpne klubben sin hjemmeside for å få menyer på norsk! Side 69/69