1. mars Brukerveiledning for 123klubb for Regnskapsrollen

Transkript

1 1. mars 2010 Brukerveiledning for 123klubb for Regnskapsrollen

2 Innhold Introduksjon... 4 Mål: Norges beste kontingentsverktøy... 4 Om brukerveiledningen... 4 Språkinnstillinger i Internett Explorer/valg av nettleser... 5 Steg-for-steg faktureringsprosessen... 6 Forberede kvalitet i medlemsarkivet... 7 Sjekk etter nye innmeldinger... 7 Fjerne duplikater... 8 Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (utmelding)... 8 Sikre oppdaterte laglister før fakturering... 9 Informere trenere/lagledere om planlagt dato for kontingentsutsendelse... 9 Opprette/endre/slette lag... 9 Legge til trenere/oppmenn for et lag/gruppe Inaktivere et parti/lag Oppdatere personinformasjon hos medlemmer Opprette medlemstyper for ikke-aktive Angi medlemstype på ikke-aktive medlemmer Oppdatere hustandstilknytning Administrere hustander vha. forslagsrapport hustander Administrere hustandstilknytning manuelt Opprette Giro, betingelser og girotekster Opprett giro Lag giroens tekst/bilde til medlemmer Angi viktige girobetingelser som KID og type mottakere Om videre girobehandling Opprett OCR-avtale med din bank Knytt giro og medlemmer sammen Velg sendealternativ og fakturer uten BBS-printavtale (via mail, SMS og brev) Velg sendealternativ og fakturer med BBS-printavtale (via mail, SMS og brev) Skriv ut prøvegiro og/eller giroer på papir Side 2/41

3 Registrere betalinger Betalingsregistrering med OCR og KID Betalingsregistrering med manuell registrering pr medlem Følg opp betalingsstatus og send evt ut på nytt (etterhvert som purring) Sjekk status på betalinger i valgt giro Sjekke status på betalinger via visuelle oversikter og regnskapsrapporter Legg ut statistikk med betalingsstatus på klubbens forside Purr medlemmer Eksempler på giroer via mail SMS brev SMS vanlig SMS purring Mail vanlig Mail purring Papirgiro vanlig Papirgiro - purring Andre menyer regnskapsansvarlig Idrettsregistreringsrapport Overvåke og fordele ut SMS til lagene Refill av SMS for et lag Sende SMS/mail til EN person Gi medlemmet en ny systemrolle Side 3/41

4 Introduksjon Mål: Norges beste kontingentsverktøy 123klubb har som mål å utvikle Norges beste kontingentverktøy. Dette tar tid og vi er avhengig av innspill underveis. Vi arbeider fortløpende med oppdateringer og ber om forståelse for at ikke alt kommer med en gang. Her er noen av mulighetene som finnes pr idag: Girering via papirgiroer, mail eller SMS for aktive medlemmer og støttemedlemmer Purringer basert på egen purretekst og ønsket forsendelsesantall. Purregiroer får fristdato= Snarest og det vil stå Purring under girotittelen. Generering av KID for enklere registrering av innbetalinger Import av BBS-filer m/kid for betalingsoppdatering eller bruk av KX sin OCR konto med automatisk betalingsoppdatering Rapporter og oversikter over innbetalinger inkl rapporter for import i regnskapsystem En giro per husstand og familiebeløp på kontingent (krever knytning av husstander) mulig å angi faktura (og egen pris) helt ned til lagnivå kunne velge om trenere/lagledere skal inngå i fakturaen definere egne medlemstyper for ikke-aktive medlemmene. OBS kan kun gjøres for passive medlemmer, mens man benytter lagtilknytning for de aktive ved kontingentsgenereringen det gir MYE mindre manuell oppdatering av de aktive medlemmene ift hvilken medlemsstatus de har! Eksempelvis slipper du da å endre junior -medlemmer til senior når de endrer lagstatus fra eks. G12 til G13 år Valgfri utsendelse pr medlem via mail (kr 0,-) - sms (kr 3,- pr melding) - brev/giro for kr 9,- via samarbeid med BBS som print/utsendelsesleverandør Kansellering og annulering av enkeltmedlemmer på en giro Overstyre foreslått beløp på enkeltmedlemmer Oversikt over hvem som er inkludert i giroen før utsendelse og "status" pr medlem ift kriteriene kansellert, annulert, betalt, utestående osv. Filter for å vise f.eks. kun ubetalte, usendte, betalte m/diff, betalte, klarerte, sendte og kansellerte Flette inn personlig informasjon pr giro (eks. navn, sist sendt, beløp, link hjemmeside) Statistikker som motiverer til økt innbetaling (valgfri visuelle oversikter på klubbens hjemmeside med f.eks.totalt antall innbetalinger siste uke, totalbeløp medlemmene skylder klubben) Følgende er under utvikling: Online betaling via kort av fakturaer med KID (dvs mindre papirutsendelse OG raskere betaling) Integrasjon regnskapssystemer Om brukerveiledningen Side 4/41

5 Denne brukerveiledningen er laget som et oppslagsverk med fokus på de funksjoner den enkelte rolle vanligvis behøver. Brukerveiledningen ligger online i 123KLUBB under menyen HJELP, slik at den er lett tilgjengelig og alltid i oppdatert versjon. Det tilbys supportavtaler utover ordinær brukersupport for klubbens utvalgte kontaktperson. Kontakt [email protected] for detaljer. Har ikke klubben din utvidet supportavtale, kontakter du klubbens kontaktperson for 123KLUBB. Språkinnstillinger i Internett Explorer/valg av nettleser 123KLUBB er testet mest for Internet Explorer 7.0, og har noen identifiserte mangler for Firefox/Opera ift dropdownlister/tekstediteringsmuligheter. For at menyer i linje øverst i bildet skal bli norsk tekst ved pålogging krever 123KLUBB at språk i Internett Explorer er satt til norsk. Dette kan du gjøre på følgende måte: 1. Åpne Internett Explorer nettleser 2. Velg menyen Tools (Verktøy) internett options (internett alternativer) 3. Klikk knappen (Norsk; Språk) 4. Marker Norsk i liste og klikk knappen. Klikk evt. knappen om du ikke har norsk språk som alternativ i listen 5. Klikk for å returnere til nettleseren. Åpne en ny nettleser og åpne klubben sin hjemmeside for å få menyer på norsk! Side 5/41

6 Steg-for-steg faktureringsprosessen Side 6/41

7 Forberede kvalitet i medlemsarkivet Sjekk etter nye innmeldinger Når trenere/lagledere registrerer nye medlemmer i klubben, må disse godkjennes av klubbadministrator eller regnskapsansvarlig. Det er derfor viktig med en rutine for å sjekke om det er kommet inn nye innmeldinger som skal godkjennes. 1. Velg menyen MIN SIDE og klikk på 2. Sjekk om det ligger personer som skal innmeldes; 3. Velg alternativ 4-7 under hvor nr 4 anbefales 4. Klikk linken Sjekk om du er i tvil om personen allerede er registrert (det er en god regel om man vil unngå duplikater) a. Finn ut om personen allerede ligger i medlemsregisteret via oversikten over registrerte personer; b. Klikk linken Bruk denne om personen finnes allerede. OBS Merk at det her kan komme spillere som er registrert i en annen klubb pr. i dag (se felt ytterst til høyre) Dersom personen er registrert i en annen klubb, så beholder denne sitt brukernavn og passord, samtidig som en knytter seg opp mot samme generelle personinformasjon. Det skjer ingenting med data som er knyttet opp mot den andre klubben. 5. For å godkjenne alle innmeldinger på en gang gjør du følgende: a. Huk av i feltet b. Klikk knappen om du godkjenner innmeldingene 6. Klikk linken Opprett (spilleren vil da automatisk legge seg i laget han/hun er meldt inn i). Det er nå mulig å editere personinformasjonen 7. Klikk Slett når du vet at personen finnes fra før på samme lag eller av andre grunner er en feilføring. Side 7/41

8 Fjerne duplikater For å få riktige giroer anbefales det på det sterkeste å sjekke kvaliteten på medlemsregistreret før giroer opprettes/printes. Det kan være at noen ligger inne med flere medlemsnummer om dere har godkjent nye medlemmer uten å sjekke om medlemmet finnes fra før i en litt annen variant av adresse og/eller navn. Sjekke etter duplikater gjør du lettest ved å; 1. Velg menyen MIN SIDE og ikonet 2. Velg evt. øverst i bildet idrett og trenere eller utøvere dersom du vil ha kun medlemmer for en spesifikk gruppe: 3. Lagre opplysningene i et eget regneark etter å klikke på nederst i siden 4. Søk etter like navn og marker dem i excel-filen eks med annen farge. En annen måte å finne personer med nesten like navn, er via menyen HUSTANDER og linken foreslå hustander! 5. Fjerne duplikater i menyen ADM-PERSONER. o Klikk på til venstre for personens navn (målperson den personen du ønsker å beholde i medlemsbasen) OBS slå aldri sammen deg selv om du ligger med 2 brukere det skaper problemer for passord/bruker for deg o Klikk ikonet (kildeperson) til venstre for spilleren du ønsker å overføre lag/medlemsinformasjon fra o Klikk Målpersonen overtar lag/medl info til kildeperson, og kildepersonen vil forsvinne fra basen Sette personer som inaktiv i 123KLUBB (utmelding) En person tas ut som medlem ved å endre status på personen. Personen blir liggende i databasen, og kan hentes opp ved en senere anledning dersom han/hun senere melder seg inn igjen. Så lenge status er satt til Side 8/41

9 inaktiv telles personen ikke med i medlemstallet, tas med i mailutsendelser eller kontingenter. OBS medlemmet tas ut av pågående fakturaer han er med i dersom status endres til inaktiv. 1. Velg menyen ADM - PERSONER 2. Hold musen over ikonet til venstre for ønsket medlem for å sjekke om han/hun også ligger registrert som aktiv på noen lag/grupper. 3. Ta medlemmet ut fra aktuelle lag via menyen ADM-LAG dersom han/hun har meldt seg ut av hele idrettslaget. 4. Klikk ikonet til venstre for ønsket medlem (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) 5. Huk av rollen inaktiv 6. Klikk 7. I alle kontingenter hvor medlemmet har utestående vil medlemmet utgå fra fakturaoversikten dersom medlemmet settes til inaktiv. Om medlemmet skal betale utestående før utmelding; vent med å sette status til inaktiv til utestående er betalt. Sikre oppdaterte laglister før fakturering Informere trenere/lagledere om planlagt dato for kontingentsutsendelse Laglistene pr lag er grunnlag for hvem som foreslås i en giro som mottakere. Det er derfor en fordel å informere dem om en frist for når de må ha gjennomgått laglistene sine! Logikken for spillere som ligger inne på flere lag (og evt idretter) er at systemet foreslår pris i den idretten som er lavest priset. Dvs det summeres ikke opp en totalpris om spilleren ligger inne i flere lag/idretter, og medlemmet får også kun en giro totalt. Pris på enkeltmedlemmer kan evt overstyres ved manuell innleggelse av pris etter at giro er laget. 1. Oppdatere lag- og idrettstilknytning for aktive medlemmer i menyen ADM-LAG. 2. Send gjerne også en mail til samtlige trenere/lagledere med beskjed om at fakturaer skal lages basert på laglistene dato XX.XX. og at de må kvalitetssjekke listene sine Opprette/endre/slette lag En kontingent kan defineres med ulike priser helt ned på lagsnivå. Det er derfor viktig å sjekke at du har de riktige laginndelingene før opprettelse av en giro om du setter fakturafilter helt ned til lagsnivå. 1. Velg menyen ADM - LAG og steg 2-4 avhengig av om du skal opprette/endre eller slette lag 2. Opprette nye lag a. Velg idrett i rullemeny b. Angi nivå i rullemeny (for eksempel A-lag). Du kan evt. opprette lag fra eksisterende lag ved å klikke på til venstre for laget Side 9/41

10 c. Angi lagnummer med et tall. I konkurrerende idretter benytt samme nummer som ved lagspåmelding til krets/forbund. OBS alle lag må ha et nummer, så selv om du bare har ett lag på valgt nivå, må dette angis nummer med tallet 1. d. Om du ønsker en annen betegnelse enn nummer som det som vises på hjemmesiden, kan det legges tekst i feltet alt. Navn (eks rød, blå, tiger osv) ) e. Klikk 3. Endre eksisterende lag a. Klikk til venstre for laget b. Endre opplysninger c. Klikk 4. Slette eksisterende lag a. Klikk til venstre for laget. OBS Dette er kun mulig for lag som er lagt inn feil, og som ikke har historikk tilknyttet (eks. spilte kamper) Legge til trenere/oppmenn for et lag/gruppe Personen får da automatisk rollen trener ved neste gangs pålogging. Trenere/lagledere kan ekskluderes fra en giro slik at det ikke sendes faktura til dem. 1. Velg menyen ADM - LAG 2. Angi evt. sport i rullemeny om klubben har flere idretter 3. Klikk på ikonet for laget i lagoversikten 4. Skriv inn fornavn og/eller etternavn til treneren du ønsker å legge inn og klikk ENTER for å få opp aktuelle medlemmer (merk at treneren må være registrert som medlem i klubben for å kunne være trener) 5. Huk av for aktuell person til venstre for navnet 6. Huk evt. av om personen skal være hovedtrener eller oppmann Det er bare mulig å ha en hovedtrener og oppmann pr lag. De øvrige får status trener (under utarbeidelse med flere type roller knyttet til et lag eks foreldrekontakt, hjelpetrener, matrialforvalter) 7. Klikk Inaktivere et parti/lag Side 10/41

11 Om det skulle være behov for å gjøre et lag/parti utilgjengelig i venstremenyen/laglisten og/eller et lag ikke skal være med inn i en ny sesong, så kan dere sette partiet som inaktivt. 1. Velg menyen LAG 2. Velg idrett i rullemeny 3. Klikk på 4. Huk av for inaktiver 5. Klikk Oppdatere personinformasjon hos medlemmer Eksempelvis er informasjon om adresse, mail, mobil særlig viktig for en god kvalitet ved utsendelse av giroer. Her er det lurt også å engasjere trenere/lagledere for de aktive og også medlemmene selv for å gjøre oppdateringer. Dette er mulig om de har brukernavn/passord til hjemmesiden, og de kan gjøre det selv på egen profil via rollen registrert bruker. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON - PERSONER og steg 2-4 avhengig av om du skal endre, slette eller opprette ny person 2. Endre personopplysninger; a. Klikk på til venstre for personens navn b. Skriv inn ny informasjon i relevante felter til høyre i bildet. Merk muligheten til å huke av for roller ift hvilke muligheter for å oppdatere hjemmeside medlemmet skal ha. c. Klikk 3. Slette personopplysninger; a. Klikk på for å slette personen. OBS Kun mulig dersom du har lagt inn en feil person. Personer som har opparbeidet statistikk i klubben, kan ikke slettes men må settes som inaktiv. 4. Legge inn ny person; a. Skriv inn personopplysninger i feltene til høyre i bildet Side 11/41

12 b. Klikk OBS Noen av feltene er obligatoriske for å få lagret et nytt medlem sjekk øverst etter lagring etter feilmeldinger hvor det vil komme beskjeder om hvilke felt som mangler c. Klikk dersom du skal legge inn flere personer Opprette medlemstyper for ikke-aktive Dette gir en fleksibel mulighet for klubbene til å definere egne medlemstyper for ikke-aktive medlemmer og herav også fakturere ulike type medlemmer med ulike priser. OBS definering av medlemstyper kan gjøres for passive medlemmer, mens lagtilknytning benyttes for de aktive ved kontingentsgenereringen. Dette gir MYE mindre manuell oppdatering av de aktive medlemmene ift hvilken medlemsstatus de har og derav hvilken kontingentspris de skal ha! Eksempelvis slipper du da å endre junior -medlemmer til senior når de endrer lagstatus fra eks. G12 til G13 år. 1. Velg menyen KONTINGENT MEDLEMSTYPE 2. Skriv inn navnet på medlemstypen og ordinær kontingentssats i kr. OBS du gjør det enklere ift oppdatering mot NIF-register (norges idrettsforbund) om du har samme navn begge steder. Eksempel på navn på de passive medlemstypene kan være æresmedlem, familiemedlem, passiv, livsstidsmedlem 3. Klikk Angi medlemstype på ikke-aktive medlemmer For å kunne hente opp passive medlemmer til kontingenter, må du angi medlemstype for passive medlemmer. De aktive på lag behøver IKKE medlemstype da de automatisk får status som aktiv og hentes opp iht idrett han er med i. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON PERSONER 2. Klikk til venstre for medlemmet du vil endre Side 12/41

13 3. Huk av for støttemedlem OG medlemstype i feltene til høyre (evt kun støttemedlem øverst om du ikke har undergrupper av de ikke-aktive): 4. Klikk Oppdatere hustandstilknytning 123KLUBB har funksjon for å automatisk foreslå hvem som hører sammen i husstand basert på match mellom adresse OG navn. Man kan også søke manuelt etter andre familiemedlemmer etter søkefeltene navn og sammenligning av adresse. Ingen blir slått sammen uten at du aktivt godkjenner det. Det anbefales å benytte automatisk søk for oppdatering! For en familie er det positivt å kun få en giro å betale for alle medlemmene dersom dere har familiepriser, MEN det er forbundet en del manuell oppdatering av deg som medlemsansvarlig. P.t. er det kun mulig å legge inn en fast familiepris, men denne kan manuelt overstyres pr hustand på en giro om dere har rabattordninger el. Administrere hustander vha. forslagsrapport hustander 1. Velg menyen HUSSTANDER - ADMINISTRERE 2. Klikk linken (kan ta flere minutter å laste) 3. Se gjennom listen av medlemmer som foreslås basert på navn/adresse, og huk av for + (legg til) (ta bort) familiemedlemmer. Feltet match forklarer i hvor stor grad medlemmene virker å høre sammen basert på navn og adresse. OBS rapporten har ikke oversikt over hustander du tidligere har knyttet sammen manuelt. 4. Klikk 5. Blir det feil person som blir hovedkontakt (i eksempelet over er Anita Samuelsen hovedkontakt), må dette rettes opp via Administrere hustandstilknytning manuelt i etterkant. Side 13/41

14 Administrere hustandstilknytning manuelt Her beskrives hvordan du manuelt søker opp og slår sammen husstander. 123KLUBB har funksjon for å automatisk foreslå hvem som hører sammen i husstand basert på match mellom adresse OG navn. Ingen blir slått sammen uten at du aktivt godkjenner det. Det anbefales å benytte automatisk søk for oppdatering første gang! For en familie er det positivt å kun få en giro å betale for alle medlemmene. 1. Velg menyen HUSSTANDER - ADMINISTRERE 2. Søk etter aktuelt medlem ved å skrive inn navn og klikke OBS anbefaler å søke etter den personen dere ønsker skal være hovedkontakt og mottaker av giro 3. Klikk til venstre for ønsket person 4. Se gjennom listen av medlemmer som foreslås basert på match på navn, og huk av for + (legg til) (ta bort) familiemedlemmer; 5. Klikk 6. Søk evt manuelt etter fornavn, etternavn, adresseforslag om 123klubb ikke foreslår de riktige familiemedlemmene. Dette er særlig tilfelle ved forskjellig etternavn i familiene. 7. Klikk 8. Om det er feil person som står som hovedkontakt, så endres dette på følgende måte: a. Søk etter dagens hovedkontaktperson b. Huk av for for denne og klikk oppdater c. Klikk på navnet til den du ønsker skal være hovedkontakt og klikk Oppdater Opprette Giro, betingelser og girotekster Girobetingelsene bestemmer hvem som skal motta giroen, hva som skal stå på giroen, betalingsfrist, osv. Opprett giro Side 14/41

15 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON for å få opp registreringsbildet for giroene: 2. Legg tittel på Giroen (OBS - denne vil stå på giroen som sendes ut) 3. Angi tidsperiode som betalingen gjelder for. OBS det er mulig å skille mellom to sesonger ift hvilke lag som skal faktureres. Regelen er som følger: Dersom start_periode for kontingent kommer før promoteringsdato for en gitt idrett, så vil den knytte kontingenten til lag fra denne sesong. For håndball er promoteringsdato satt til mens for fotball var det den Om for eksempel klubben bruker start_periode lik for alle kontingenter i 2008, så vil fotballkontingentene hente lag fra 2008-sesong og håndballkontingenter henter lag fra sesong. 4. Angi hvilke aktive medlemmer som skal ha fakturaen ved å klikke på link for Filter (aktive) Vis/skjul for å få opp klubbens idretter/nivåer pr idrett. Her er det mulig å lage kontingenter for valgte IDRETT og evt. også for et eller flere NIVÅ eller LAG innen idrettene. Desto lengre ned i filteret du velger aktivt, jo lengre ned kan du bryte ned ulike priser! a. Huk av for aktuell idrett og evt. nivå(er) og lag. For å huke av flere nivåer benyttes ctrl eller skift og museklikk. Pass på at linjen Velg Nivå ikke er valgt ved lagring (som vist under). Da antar systemet at det kun er sporten som skal lagres. For å unngå at denne linjen ikke er valgt, må man ikke holde inne skift/control når man velger første nivå. I eksempelet under har jeg valgt idretten Fotball, nivåene MG6 og MG9 år samt lagene MG6-1 og MG9-1. Dette betyr at man i praksis kan fakturere alle spillere på ETT lag for eksempelvis cup-deltakelse. OBS Setter man filter på lagsnivå, vil ikke andre lag enn de valgte tas med i fakturaen. Tilsvarende er tilfelle ved valgte nivåer. Det betyr at du bør sjekke Side 15/41

16 at alle nivåer du ønsker skal inngå på en faktura er opprettet før giroens filter velges. 1. Angi hvilke støttemedlem/passive som skal ha faktura ved å klikke Filter (passive) Vis/skjul. Her er støttemedlem valgt som giromottakere. Skal alle støttemedlemstyper ha samme pris, behøver du ikke huke av i filteret, men heller huke av for mottakere støttemedlem etter lagring: 2. Legg inn betalingsfrist i antall dager for ulike forsendelsesmåter brev, mail og SMS. Fristen kan gjerne være kortere for mail og SMS. Ved brevfakturering gjennom BBS må dere beregne 1 dag til print/utsendelse og 3-5 virkedager B-postbehandling inn i betalingsfristen. 3. Skriv ordet purring el. som kommer først i en SMS-purring. Øvrige purretekster for brev og mail lager du i tekstfelt som beskrevet senere 4. Legg inn kontonummer som skal stå på giroen for innbetaling (IKKE bruk punktum mellom tall det godkjennes ikke hos BBS om du benytter KID-konto). Kontonummer ved bruk av KX sin OCRkonto er: Sett inn beløp i portokostnader i ØRE. Eks 900 øre pr postbrev inkl ark/print/porto/arbeid om du benytter BBS-samarbeidsavtale gjennom KX. 6. Klikk (gjør gjerne dette flere ganger underveis) 7. Legg inn beløp for faktura. Her har du flere valg: a. Om det er samme beløp for alle, behøver du kun å sette beløp inn som angitt her: Side 16/41

17 b. Er det ulike beløp pr idrett nivå lag klikk og legg inn pris pr nivå som angitt her og klikk : c. Huk av for benytt minimumsbeløp ved flere lagtilknytninger dersom det er det laget med lavest kontingentspris som skal gjelde for medlemmer som er registrert på flere lag d. Legg evt. inn familiebeløp om du benytter husstandsregistrering for kontingenter 8. Klikk (gjør gjerne dette flere ganger underveis) OBS nå gjenstår girotekst for brev/mail OG definisjon av type mottakere/kid-betingelser osv i de neste 2 kapitlene Lag giroens tekst/bilde til medlemmer 1. Den opprettede giro vises i listen til høyre: 2. Trykk på Editer-ikonet for å legge inn ytterligere informasjon. 3. vask tekst om du kopierer den fra et word-dokument. Dvs lim inn i notepad og kopier derfra. Sikrest måte å få god kvalitet på tekstinnleggelse er å lime inn ved å klikke knappen ved innleggelsen. Klikk en gang til når tekst er kopiert inn. 4. Legg inn tekster som skal stå på giroens kvitteringsdel over selve fakturaen i feltet informasjonstekst. Husk at du ikke har ubegrenset med tekstplass, men det som er tilgjengelig på et ark over gult giroområde og eventuelt andre områder som BBS og/eller medlemskort krever av arkområdet. Merk at brukernavn/passord til hjemmesiden kan genereres på faktura til medlem, så henstill gjerne medlemmet til å logge på og oppdatere sin personinformasjon med riktig adresse, mail, mobil osv! Pga ulike alternativer for utsendelse, har du her flere valg (Se eksempler på ulike versjoner i kap. Eksempler på giroer via mail SMS brev for inspirasjon/tips): Informasjonstekst giro for brevutsendelse papir Purretekst for purringer på papir Mailtekst for utsendelse Side 17/41

18 purretekst for purringer SMS tekst/purretekst se eksempler nederst i brukerveiledningen. Kun 15 tegn til purretekst som kan angis i eget felt: 5. Legg evt inn relevante koder som skaper personlige fakturaer. Se koder i egen link vis/skjul koder. OBS du må ha med klammene i teksten når du legger inn kodene: 6. Legg inn bilde i informasjonstekst om ønskelig via knappen. Husk da på: a. Bilder som legges inn kun vises i original størrelse, dvs. at bildeinnstillinger i editoren ignoreres i pdf-utskriften. Bruk derfor et lite bilde og i GIF-format på maks 100 kb. b. benytt kun GIF-format (eller vil det bli svært tidkrevende å generere giroene i pdf) c. IKKE ha mellomrom i filnavnet og/eller filstreng. Dvs bildet må hete for eksempel. Logo_try.gif og ligge på en katalog som har en fullstendig filstreng og INGEN mellomrom i noen av underkatalogene. Eks logo/klubblogoer_smaa. d. IKKE bruk bokstavene æøå i filnavn eller filstreng 7. Klikk (gjør gjerne dette flere ganger underveis) Angi viktige girobetingelser som KID og type mottakere Dette kan kun gjøres etter at opprettet giro er lagret første gang. Side 18/41

19 1. Den opprettede giro vises i listen til høyre: 2. Trykk på Editer-ikonet for å legge inn ytterligere informasjon 3. Huk av for om giro skal gjelde aktive, om trenere/lagledere skal tas ut, kun trenere/lagledere og/eller om støttemedlem skal tas med: 10. Huk av for bruk KID om du vil forenkle betalingsprosessen OG har opprettet OCR-avtale med din bank eller benytter KX sin OCR-konto: Ved å velge Bruk KID, genereres det unikt KID-nummer for hver giro. KID genereres med 15 siffer og med modulus 10: Eks KID-nummeret begynner med 1+så mange nuller det er plass til+medlemsnummer+gironummer+kontrollsiffer. OBS Merk at KX har en KID-avtale tilgjengelig for klubber som ikke har egen OCR-avtale i bank gir automatisk betalingsoppdateringer i 123klubb og akontooppgjør. Kontakt [email protected] for mer informasjon 11. Klikk blank kvitteringsdel dersom du ønsker at giroen skal være uten tekst på arket over selve giroen. Dette er for eksempel aktuelt for klubber som har ferdig ark for print som inneholder ferdig trykte medlemskort. 12. Klikk inkludert medlemskort om du har medlemskort inkludert i giro-arkene. Medlemskortet vil da inneholde standardteksten Klubbnavn,Sesongens årstall, Navn medlem, Medlemsnr 13. Kun en giro per husholdning gjør at man kan velge å opprette kun en giro per husstand hvor hustandsprisen vil settes inn og kun familiens hovedkontakt får tilsendt faktura. Dette forutsetter at husstandene er definert. 14. Angi hvor mange forsendelser som skal gå ut med ordinær girotekst FØR purretekst slår inn: 15. Om du benytter SMS-purring: angi også maks 15 tegn på SMS purretekst 16. Trykk Du har nå definert hovedbetingelsene for giroen, og er klar for den videre behandlingen av giroen! Side 19/41

20 Om videre girobehandling Side 20/41

21 Under girobehandling kan man legge inn medlemmer fra medlemsarkivet på giroer, skrive ut/sende giroer/purringer, overstyre beløp på enkeltgiroer, kansellere giroer samt registrere innbetalinger knyttet til den aktuelle giroen. 1. For å endre girobetingelser klikker du på ikonet for endre : 2. For å viderebehandle en giro ift utsendelse/print osv, trykker du på ikonet Tilknytt medlemmer i listen til høyre. Fortsett veiledning i Knytte giro og medlemmer sammen Opprett OCR-avtale med din bank Det sies at har man mer enn 200 medlemmer så svarer det seg å ha OCR-innlesing for automatisk oppdatering av betalinger fra bank. Før du kan sende ut giroene første gang må du skrive ut 20 eksemplarer og sende dem til BBS for godkjenning. Om du ønsker en enkel betalingsregistrering så må du også opprette en OCR-avtale med banken. OCR-avtale gjør at betalingene lastes inn via en fil fra banken, og automatisk legger seg på riktig medlem og giro i 123KLUBB. Om du heller ønsker å benytte en allerede godkjent KIDkonto i regi KX Products kontakt [email protected]. Kostnad forbundet med OCR/KID er da inkludert i enhetspris pr giro om klubben benytter brevprint, mens enhetspris for fakturaer via mail/sms har en lav enhetspris. Fordelen er at betalingsstatus blir automatisk oppdatert ved KX sin OCR-konto. 1. GIRO-blankettene bestilles hos godkjent trykkeri (benytt girotype "F60-1"). 2. Ca 20 fullstendig utfylte giroer med forskjellig KID og beløp, sendes til BBS sammen med registreringsskjema (OCR avtale fra din bank). Giroene skal være uten kvitteringsdel, og skal ikke være i sammenhengende bane. 3. Forsendelsen merkes tydelig "TEST" og sendes (noen banker ber også om å få det tilsendt til seg hør med din lokale bankforbindelse): BBS v/ Testgruppen 0045 OSLO 4. Printkvalitet og kontonummer godkjennes av BBS 5. BBS kan levere testdata tilbake via datakommunikasjon, eller som vedlegg til . Det er klubbens ansvar å sikre at datakommunikasjon fungerer, før OCR giro tas i bruk. Side 21/41

22 6. Avtale om OCR giro registreres i BBS etter godkjent test. Ta kontakt med bankforbindelsen deres for å ordne dette. 7. OBS Sjekk med din nettbank at du har funksjonalitet i nettbanken til å hente ut OCR betalingsfiler! 8. Velkomstbrev, pluss registrert avtaleskjema sendes fra bank/bbs til betalingsmottaker (klubben). Knytt giro og medlemmer sammen Alle personer som er registrert på lag for inneværende sesong (som trenere eller spillere) defineres som aktive medlemmer. Støttemedlemmer er en annen medlemskategori som også kan motta giroer. Disse registreres i medlemsregisteret ved å klikke på aktuelt medlem og sjekke av riktig medlemstype i boksen Støttemedlem. Før du begynner tilknytning av medlemmer her følger forklaringer til feltene i tabellen; 1. Totalt = totalt antall medlemmer registrert på aktiviteten. Før Oppdatering er gjort vil denne vise totalt antall medlemmer registrert på aktiviteten 2. Registrert = medlemmer som det er registrert en faktura for 3. Ikke registrert = medlemmer registrert i en lag/gruppe, men det er IKKE opprettet giro for ham. Løpende gjennom året vil nye medlemmer som legges inn som aktivt medlem og/eller støttemedlem kunne etterfaktureres. Forklaring av knappene: = Knytter medlemmer fra medlemsarkivet til kontingenten og oppretter enkeltgiroer. OBS etter at denne er trykket kan du ikke endre filteret mht hvilke idretter og nivåer du har med i giro. = Oversikt over enkeltmedlemmer ift pris, antall forsendelser, betalingsstatus osv. Her skjer selve faktureringen hvor man har valgfrie alternativer for mail, SMS og brev. = Oversikt over enkeltmedlemmer/pris/forsendelser/betalingsstatus for kunder som har høyvolummedlemsregistrer og/eller klubber som benytter egen underleverandør ift print av fakturaer. Her skjer selve faktureringen hvor man har valgfrie alternativer for mail, SMS og brev. Side 22/41

23 = Oversikt over enkeltmedlemmer/pris/forsendelser/betalingsstatus for kunder som har høyvolummedlemsregistrer og/eller klubber som benytter KX sin underleverandør BBS ift print av fakturaer. Her skjer selve faktureringen hvor man har valgfrie alternativer for mail, SMS og brev. = Registrering av betalinger manuelt pr medlem. KID-filer lastes opp i menyen KID FILER (eller automatisk om dere benytter KX sin OCR-avtale konto) 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON 2. Klikk ikonet for tilknytting av medlemmer 3. Klikk for å opprette enkeltgiroer for medlemmene. OBS Enkelte felt i giroadministrasjon kan ikke endres etter at Oppdater er trykket (eks. avhuking aktiv/støttemedl og filteret for idrett/nivå). 4. Registrert for kontingentåret viser hvor mange medlemmer som det er opprettet faktura for. Etter at knappen Oppdater er trykket skal det stå 0 i kolonnen Ikke reg. Her vil det være naturlig å gjøre en fakturering flere ganger ettersom mange medlemmer først kommer til utover året dvs sjekk feltet ikke reg for å finne nye medlemmer registrert på aktiviteten som kontingenten gjelder løpende. Velg sendealternativ og fakturer uten BBS-printavtale (via mail, SMS og brev) Sendealternativene er mail, SMS og brev. Mail er gratis, SMS koster kr 3,75,- pr melding og brev er beregnet til kr 9 pr utsendte giro (inkludert arbeid til print/bretting/konvoluttering/postlegging gjennom BBS-avtale. Kontakt [email protected] om dere ønsker etablering av printavtale). 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Velg om du sender brev ut fra egen printer 4. Sett evt et filter for hvilke enkeltgiroer du ønsker å se på (mest aktuelt etter første gangs utsendelse og etter at betalinger er igangsatt). Side 23/41

24 a. Huk av i relevant(e) filter: b. Klikk c. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke 5. Sjekk gjennom mottakere og foreslåtte priser pr medlem. Gjør evt justeringer som følger: a. Feil pris: skriv inn riktig pris pr medlem og klikk b. Ugyldig mottaker (eks utmeldt/skulle ikke hatt fakturaen): Huk av til venstre for medlemmet og klikk c. Er medlem, men skal ikke betale allikevel: Huk av til venstre for medlemmet og klikk 6. Gjør en test for å se hvordan faktura vil se ut ved sendealternativene mail og SMS. INGEN andre vil motta giroer ved test bortsett fra deg selv, så du kan huke av for hvilke mottakere du ønsker. Test av papirgiro gjøres etter fakturering. a. Huk av til venstre for medlemmene du ønsker å teste b. Velg sendealternativ ved å klikke i boksene for mail og SMS til høyre for medlemmet. OBS ved mail er det mailadresse lagt inn da du opprettet giroen som blir avsender i mailen. fakturamail går til ALLE registrerte mailadresser i en husstand. Alle adressene vil stå i Tilfeltet på mailen slik at mottakerne ser hvem som har fått kontingenten tilsendt. Så får de heller selv koordinere hvem som skal betale den. For mobil-faktura sendes det kun mail til kontaktpersonen i husstanden. Dersom denne ikke har mobil vil melding gå til neste registrerte mobilnummer for husstand. c. Klikk for ønsket test via knappene og 7. Gjør en test for å se hvordan faktura på brev vil se ut. a. Huk bort ALLE ved å klikke i øverste rute to ganger (tar litt tid før den oppdaterer seg) for alle sendealternativene /sms/brev: b. Marker en eller flere utvalgte på kun brev ved å klikke til høyre for disse medlemmene i kolonne for Brev c. Klikk Side 24/41

25 d. Klikk for å få opp PDF med brevfakturaene og sjekk at faktura ser OK ut (tekst/bilder ikke kuttet osv). Om ikke OK gå tilbake til giroadministrasjon og editer ønskede felter før du klikker fakturer mellom hver gang) 8. Om testmail/test SMS/test brev er OK: igjen for å se endringer (du behøver ikke klikke a. Velg sendealternativ ved å klikke i boksene for mail, SMS og/eller brev til høyre for medlemmene. 123klubb foreslår i utgangspunkt billigste alternativ som vist under pr medlem. Du kan selv aktivt klikke bort valg og/eller legge til andre alternativer, og du kan ved neste forsendelse velge annerledes. Vil du velge bort for eksempel ALLE sms, klikker du øverst i mørkegrått felt som vist med rød sirkel i figur under: b. Du vil kunne se antall tidligere forsendelser pr medlem lengst til høyre i oversikten samt om forsendelsen blir purring: Det kommer gul firkant rundt antall dersom neste sending blir purring. Dersom allerede purregrensen er nådd, vil det være en rød firkant. Da ser man enkelt hvem som har fått purringer. 9. Klikk OBS faktura går ut direkte på mail og SMS når du klikker etter en akseptmelding a. Valgte du mail eller SMS kan du nå avslutte, og vente på innbetalinger b. Valgte du brev, fortsett i kapittel Skriv ut prøvegiro og/eller giroer på papir for å gjøre testutskrift og videre behandling av papirgiroer Velg sendealternativ og fakturer med BBS-printavtale (via mail, SMS og brev) Side 25/41

26 Sendealternativene er mail, SMS og brev. Mail er gratis, SMS koster kr 3,75,- pr melding og brev er beregnet til kr 9 pr utsendte giro (inkludert arbeid til print/bretting/konvoluttering/postlegging gjennom BBS-avtale. Kontakt [email protected] om dere ønsker etablering av printavtale). 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Velg (eller evt om du har en annen printleverandør). OBS du kan benytte funksjonaliteten i helt frem til du er klar til å fakturere via brev om du foretrekker dette skjermbildet. Har bla. annen oversikt over alle enkeltmedlemmer i liste nederst som forenkler kvalitetssikring av pris/mottakere. Klubber med høyvolum på antall medlemmer anbefales IKKE å gjøre dette. 4. Se gjennom giroer ift beløp/mottakere for å sjekke at det er korrekt. Velg mellom å: a. Se på alle enkeltgiroer via excel-fil. i. Hent ned alle via xml, xls, pdf nederst ved å klikke på link: ii. Gjør evt endringer for alle som beskrevet i punkt 5 under b. Se på utvalgte giroer via filter i. Huk av i relevant(e) filter: ii. Klikk iii. Gjør evt endringer for alle i utvalget som beskrevet i punkt 5 under iv. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke c. Se på enkeltgiroer etter søk på navn/adresse: i. Skriv inn eksempelvis etternavn: ii. Klikk Side 26/41

27 iii. Se på utvalget i valgt forsendelsesmåte og/eller utvalgt nederst på siden: iv. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke 5. Gjør evt justeringer i utvalg som valgt i punkt 4 som følger: a. Feil pris: skriv inn riktig pris i feltet nytt beløp og klikk b. Ugyldig mottaker (eks utmeldt/skulle ikke hatt fakturaen): Klikk c. Er medlem, men skal ikke betale allikevel: klikk 6. Gjør en test for å se hvordan faktura vil se ut ved sendealternativene mail og SMS. INGEN andre vil motta giroer ved test bortsett fra deg selv for utvalget. Test av papirgiro gjøres etter fakturering. a. Forsikre deg om at utvalget er passe stort til å motta test /sms på. Du får så mange fakturaer du har valgt i utvalget ditt! b. Klikk for ønsket test via knappene og/eller 7. Gjør en test for å se hvordan faktura på brev vil se ut. a. Velg et vilkårlig medlem i filteret ved å skrive inn eksempelvis etternavn og klikk b. Klikk OBS antall i parentes viser hvor mange giroer som vil lages c. Klikk for å få opp PDF med brevfakturaene og sjekk at faktura ser OK ut (tekst/bilder ikke kuttet osv). Om ikke OK gå tilbake til giroadministrasjon og editer ønskede felter før du klikker fakturer mellom hver gang) igjen for å se endringer (du behøver ikke klikke 8. Om testmail/test SMS/test brev er OK fortsett i steg 9. Om ikke OK test, gå tilbake og editer tekst via editer giro knapp i meny Giroadministrasjon 9. Fakturer iht valgt sendemåte(r). OBS du kan velge ekskluder på den/de sendealternativer du ønsker for å unngå at samme medlem får faktura både på og brev eksempelvis: a. Fakturer via i. Huk bort brev og/eller SMS om du allerede har fakturert utvalgte medlemmer med dette sendealternativet ii. Klikk om du ønsker å fakturere via mail (antall fakturaer står i parantes) OBS faktura går ut direkte på mail når du klikker etter en Side 27/41

28 akseptmelding. OBS ved mail er det mailadresse lagt inn da du opprettet giroen som blir avsender i mailen. fakturamail går til ALLE registrerte mailadresser i en husstand. Alle adressene vil stå i Til-feltet på mailen slik at mottakerne ser hvem som har fått kontingenten tilsendt. Så får de heller selv koordinere hvem som skal betale den. b. Fakturer via SMS: i. Huk bort brev og/eller om du allerede har fakturert utvalgte medlemmer med dette sendealternativet: ii. Klikk om du ønsker å fakturere via SMS (antall fakturaer står i parantes) For mobil-faktura sendes det kun mail til kontaktpersonen i husstanden. Dersom denne ikke har mobil vil melding gå til neste registrerte mobilnummer for husstand. c. Fakturer via brev: i. Huk bort SMS og/eller om du allerede har fakturert utvalgte medlemmer med dette sendealternativet ii. Klikk (antall fakturaer står i parantes) om du ønsker å fakturere via brev via BBS-avtale iii. Send opprettet zip-fil til oppgitt adresse [email protected] for videre behandling via BBS av brevfakturaene. OBS om du ønsker ekstravedlegg printet og vedlagt faktura, kontakt [email protected] (tlf ) for prisoversikt vedlegg minimum 5 dager før girofil på brev oversendes! 10. Nå kan du avslutte, og vente på innbetalinger Skriv ut prøvegiro og/eller giroer på papir For å sikre god innstilling i feltene på giroen, bør det testes utskrift med 1 giro først. 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Klikk 4. Om brevene skal skrives fra en annen dato enn dagens dato, angir du riktig dato som vist her 5. Klikk om du kun ønsker å se på hvordan første giro ser ut for å sjekke tekst/bilder osv Side 28/41

29 6. Klikk for å ta ut valgte giroer på brev. Disse fremkommer i en pdf som kan printes direkte eller lagres på din PC for senere print (kontakt [email protected] for priser om dere ønsker å sette bort denne jobben til vår leverandør BBS til kr 9,- pr giro). 7. Legg giro-ark i printeren og print SIDE 1 av generert pdf-fil av giroer (en prøvegiro for å sikre riktig plassering av girofelter). OBS Klikker du bare print uten å angi side 1, får du like mange sider ut som du har medlemmer i klubben 8. Sjekk kvaliteten på printen, og juster evt. plassering av feltene via editeringsbilde for giro: a. Velg meny GIROADMINISTRASJON b. Klikk c. Oppdater feltene som fremkom som uønsket (tekst, priser, forfallsdato osv) d. Sett + eller i feltene under for å oppnå ønsket plassering i feltene. Eks skriver du -5 i feltet offset Y dersom du vil ha KID, beløp og kontonummer 5 pixler lengre ned (her må det prøv/feil til vekselvis avkryssing/print EN side for å oppnå ønsket plassering). Feltene betyr: Offset Y = høyde på alle feltene KID, beløp og kontonummer (alle feltene flyttes opp/ned) Offset KID = KID-feltet flyttes til høyre/venstre Offset beløp = Beløp-feltet flyttes til høyre/venstre Offset Kontonummer = Kontonummer flyttes til høyre/venstre e. Klikk 4. Gjenta stegene over helt til du er fornøyd med test-print og kan printe alle giroene 5. Brett og konvolutter 6. Sett på porto (obs; benytter du B-post/massepost må det være avsender på konvolutt) 7. Postlegg! Registrere betalinger Betalingsregistrering med OCR og KID Denne funksjonen gjør det mulig å importere fil med betalingsdato fra Bankenes Betalingssentral (BBS). Om KID-filen inneholder knytning mot ulike kontingenter, vil hver enkelt KID-registrering automatisk bli knyttet opp mot sin riktige kontingent. Manuell registrering både med og uten automatisk innmelding i klubben er beskrevet i egne kapitler. Merk at KX Products har en tilgjengelig OCR-konto for bruk hos klubbene som muliggjør automatisk oppdatering av betalinger. Kontakt [email protected] for detaljer. Side 29/41

30 1. Hent ut KID filer fra din nettbank og lagre dem på din harddisk. Merk at du med fordel kan lage dem i zip-fil, og forenkle innlasting til en innlasting av zip-fil i stedet for innlasting pr KID-fil fra bank. Benytt standard lagringsformat og lagre filen med et format som angir fra hvilken dato filen er eks kontox_ nda 2. Velg menyen KID FILER 3. Klikk knappen for å hente OCR-filer mottatt fra banken (lagret på din PChardisk el) 4. Klikk knappen 5. Betalingene legger seg nå automatisk på riktig medlem og kontingent. OBS for medlemmer som IKKE har benyttet KID ved betaling, må du gjennomgå transaksjonslisten i banken din, og registrere disse betalingene manuelt. Det anbefales å sperre bankkonto for innbetalinger uten KID for å redusere manuelt arbeid. 6. Kommer; ta ut regnskapsbilag med innkomne betalinger pr innleste OCR-filer Betalingsregistrering med manuell registrering pr medlem 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON 2. Klikk ikonet for tilknytting av medlemmer 7. Klikk 8. Klikk link for manuell betaling (se steg 9 for videre beskrivelse) eller manuell m/innbetaling (se steg 10 for videre beskrivelse) 9. Registrer betalinger manuelt iht. mottatte betalinger: a. Søk etter medlemmet i feltene øverst og klikk Enter. OBS For at medlemmene skal bli tilgjengelig, må du ha klikket knappen giroene. for å knytte medlemmene til b. Legg inn beløp som medlemmet har betalt i feltet for betaling OG betalingsdato ifølge bankutskrifter Side 30/41

31 c. Klikk knappen d. Gjenta steg a-c til alle betalingene er registrert (trenerne vil nå kunne se under menyen Spillere hvilke spillere som har betalt ved at sirkelen til høyre endrer farge fra rød til grønn i hele den angitte kontingentsperioden) 10. Registrer betalinger manuelt iht mottatte betalinger OG registrer personen som medlem i klubben samtidig: a. Skriv inn fornavn/etternavn (helt eller delvis) i feltene til venstre: b. Klikk for å sjekke om personen er registrert som medlem i egen klubb ELLER en annen klubb i 123klubb (om personen er medlem i annen klubb, vil det være begrenset hvor mye informasjon som fremkommer i søkefeltene) c. Klikk på riktig person i listen over navn som fremkommer: Om personen ikke fremkommer, er ikke personen registret i medlemsarkivet, og du må registrere informasjon i feltene for navn, mobil, adresse, fødselsdato og kjønn (minimum fornavn, etternavn og postnummer) Om personen fremkommer er det mulig å endre følgende informasjon; fornavn, etternavn, gateadresse og mobilnummer. Øvrige oppdateringer av eksisterende medlem må foreløpig utføres via menyen PERSONER i etterkant eller evt. i hjemmesiden åpnet i eget vindu i egen internet explorer. d. Om personen du har valgt ikke viser seg å være riktig person, klikk for å starte et nytt søk. Utfør stegene a c igjen. e. Registrer beløp om dette skal være et annet beløp enn det som fremkommer fra giroinformasjonen. OBS om det registreres beløp på en person som det viser seg at allikevel ikke har betalt, så kan betalingen slettes ved å sette beløpsfeltet til blankt (IKKE 0) og klikke igjen. f. Huk av for hvilke(ne) parti/grupper/lag personen skal delta i Side 31/41

32 g. Klikk for å registrere betaling, legge inn nytt medlem i medlemsarkivet og i gruppen personen tilhører. Se eksempel hvor medlemsinformasjon, beløp, avhuking er ferdig utført: Betalingsinformasjonen oppdateres nå i bildet som vist under med 1 betalt: Medlemsdatabasen er oppdatert med nytt medlem Test Testeren i menyen PERSONER: Personen Test Testeren ligger registrert i riktig gruppe under menyen LAG: h. Sjekk betalingsstatus i rapportene tilgjengelig. Innbetaling pr lag/type gir en visuell oversikt, mens fakturabeløp viser betalt beløp pr medlem. Fakturarapport kan også eksportere i ulike Side 32/41

33 formater om ønskelig (se detaljert beskrivelse her): i. Fortsett fra punkt a g for øvrige personer som har betalt Følg opp betalingsstatus og send evt ut på nytt (etterhvert som purring) Sjekk status på betalinger i valgt giro 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Klikk eller evt om du har BBS-print og/eller høyvolum medlemsmasse 4. Sett evt et filter for hvilke enkeltgiroer du ønsker å se på i dette tilfelle sannsynligvis ubetalte a. Huk av i relevant(e) filter: b. Klikk c. Tilbakestill filter til å vise alle ved å klikke 5. Send evt ut giro på nytt til ubetalte som beskrevet i kap. Velg sendealternativ og fakturer uten BBSprintavtale (via mail, SMS og brev) med/uten BBS-print. Sjekke status på betalinger via visuelle oversikter og regnskapsrapporter Status på betalinger kan sees pr kontingent både i visuelle oversikter og i rapporter som kan hentes ut i ulike filformater. Merk at også rollen trener kan se status betalt/ikke betalt pr. spiller for sist aktivert kontingent i inneværende tidsperiode. 1. Velg menyen GIROADMINISTRASJON Side 33/41

34 2. Klikk ikonet for tilknytting av medlemmer 3. Finn betalingslogg som egner seg for import til regnskapssystem: a. Klikk, eller om du har BBS-print og/eller høyvolum medlemsmasse b. Klikk c. Klikk evt link øverst for å se ALLE innbetalinger siste år: d. Last ned i ønsket format 4. Klikk link til rapport: 5. Sjekk status pr kontingenttype eller innbetaling pr lag (grønt er betalt og rødt er ikke betalt) (utdrag rapport) (utdrag rapport) 6. Sjekk detaljert status på betalinger (pr. medlem) ved å: a. Klikk på linken Fakturarapport b. Feltene som fremkommer pr. medlem er: Side 34/41

35 c. Fakturarapport kan evt. overføres til følgende format (se linker nederst i rapporten): 7. Sjekk betalte kontingenter pr lag/gruppe pr person via rapport oversikt pr lag (tekst) Legg ut statistikk med betalingsstatus på klubbens forside Kakediagrammet og valgt tekst vil legge seg rett under aktuelt-feltet på forsiden og kan være et godt virkemiddel til å få medlemmer til å skjønne at klubben har fokus og kontroll på dette. I tillegg viser diagrammet hvor mye penger som går tapt om medlemmene ikke betaler. Man kan aldri ha mer en en aktiv kontingent på forsiden. 1. Velg meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk Editer-ikonet for giroen du ønsker å legge forsidestatistikk/tekst på 3. Huk av for visning og skriv inn ønsket tekst. Eks Alle MÅ være flinke og betale inn årskontingenten. Den betyr mye for vårt budsjett og klubbens aktivitetsnivå. På forhånd takk! 4. Statistikk ser ut som følgende på forsiden: Purr medlemmer Side 35/41

36 Forsendelse av purringer følger samme prosedyre som for vanlige giroer. Husk på at dere må ha angitt antall forsendelser før purring i girobetingelser OG purretekst for mail, sms og brev i forkant. Purretekst inntrer etter at antall forsendelser før purring er innfridd. Betalingsfrist blir satt til omgående. 1. Klikk meny GIROADMINISTRASJON 2. Klikk tilknytt medlemmer for aktuell giro 3. Klikk, eller om du har BBSprint og/eller høyvolum medlemsmasse 4. Sett evt et filter for hvilke enkeltgiroer du ønsker å se på i dette tilfelle sannsynligvis ubetalte a. Huk av i relevant(e) filter: b. Klikk 5. Send evt ut giro på nytt til ubetalte som beskrevet i kap. Velg sendealternativ og fakturer uten BBSprintavtale (via mail, SMS og brev) med/uten BBS-print. Se evt eksempler på purringer i kap Eksempler på giroer via mail SMS brev Eksempler på giroer via mail SMS brev SMS vanlig Er en standard-sms med felter som vist under. Avsender blir Idrettslaget. innhold: <tittel kontingent> Beløp:<kr>I KID:<kid nr> Konto: <kontonr> Frist:<dato> Type: <type medlem> Gjelder for: <fornavn> Eks: AVSENDER i SMS: IL TRY Medlemskontingent IL TRY 2009 Beløp:100 KID: Frist: Type: Aktivt medlem Gjelder: Nina SMS purring Som vanlig SMS som vist over, men i tillegg selvvalgt tekst i SMS på maks 15 tegn her ordet purring : Purring Medlemskontingent IL TRY 2009 Beløp:100 KID: Frist: Type: Aktivt medlem Gjelder: Nina Mail vanlig Side 36/41

37 Mail purring OBS eksemplet her er fiktivt men vi har allikevel valgt å ta bort navnet under gjelder for : Side 37/41

38 Papirgiro vanlig Side 38/41

39 Papirgiro - purring Samme som papirgiro, men med strengere tekst og frist snarest. Side 39/41

40 Andre menyer regnskapsansvarlig Idrettsregistreringsrapport Du kan til enhver tid finne antall aktive medlemmer totalt for klubben og pr idrett via ikonet for idrettsregistrering på MIN SIDE. Antall aktive er inkludert ALLE trenere/lagledere og spillere registrert på lag/grupper via menyen ADM-LAG. Overvåke og fordele ut SMS til lagene Før SMS kan fordeles ut til lagene i forkant eller i løpet av en sesong, må det bestilles en totalsum til SMS for klubben via [email protected]. I menyen SMS er det også mulig å følge opp klubbens og lagenes bruk av SMS. 1. Velg menyen ADM-SMS som viser oversikt over registrerte innbetalinger, forbruk pr. måned for klubben totalt og SMS saldo (viser innbetalinger minus forbrukte SMS) 2. Sjekk om klubben/lag bruker SMS som ønsket i klubben (for mye/for lite) via beskrevet i punkt 3.. Ta evt. en dialog med trener og/eller gjennomfør en refill av SMS som 3. Gjennomfør refill for et enkelt lag som beskrevet under eller for alle lag som følger; a. Klikk b. Skriv inn beløp (ved å sette minustegn foran beløp kan du trekke tidligere tildelt beløp tilbake) c. Huk av for alle lag eller evt. utvalgte lag iht. saldo i parentes d. Klikk Refill av SMS for et lag 1. Velg lag i liste til høyre på siden 2. Gjør evt. en refill ved å; e. Taste inn beløp (ved å sette minustegn foran beløp kan du trekke tidligere tildelt beløp tilbake) f. Klikk knappen Sende SMS/mail til EN person Side 40/41

41 En enkel måte å sende en SMS og/eller mail til en enkelt person er å gjøre dette via PERSON-meny. Skal du sende beskjed til flere, så anbefales det å benytte Meldingssentralen som beskrevet her. 1. Velg menyen PERSONER 2. Klikk på ikonet til venstre for personens navn (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) 3. Skriv inn tittel, tekst 4. Angi om meldingen skal gå ut som SMS og/eller mail 5. Klikk Gi medlemmet en ny systemrolle En person kan ha mange systemroller i systemet. Dersom ingen rolle aktivt blir valgt, setter personen til registrert bruker som har en meget begrenset funksjonalitet (redigere personinformasjon, websamtykke). MERK at du også kan angi medlemstype for medlemmene. Dette gjør du via menyen KONTINGENT MEDLEMSTYPE og er veldig viktig å angi for nye medlemmer som ikke er aktive på lag slik at dere kan hente dem opp for fakturering. 1. Velg menyen ADMINISTRASJON-PERSONER 2. Klikk ikonet til venstre for ønsket medlem (søk etter personen om han ikke kommer opp automatisk) 3. Huk av for de rollene du ønsker at personen skal ha i feltene til høyre. OBS trener/laglederrollen/spiller gis automatisk til systemet når personer blir lagt inn som trener for et lag i menyen LAG 4. Klikk Side 41/41