Kontingent.no Dokumentasjon for organisatorer

Transkript

1 1. Registrering Gå til og trykk «Registrer». Fyll deretter ut registreringsskjemaet, og trykk på knappen «Registrer». Husk å lese gjennom vilkårene for bruk av tjenesten. Din søknad om å bli organisator på kontingent.no er nå registrert. Det må påregnes en behandlingstid på 1-3 virkedager før søknaden godkjennes, slik at vi får anledning til å gå gjennom oppgitt informasjon. Du vil motta en e-post når søknaden er behandlet. 2. Oppsett av medlemssystem 2.1 Innlogging Etter at du er godkjent som organisator kan du logge deg inn fra forsiden på ved å oppgi e-postadressen og passordet du valgte ved registrering.

2 2.2 Navigering Administrasjonspanelet for organisatorer er organisert gjennom en venstremeny, hvor hovedmenyvalgene ved klikk ekspanderer sine undermenyer. Hovedmenyvalgene er: Min bruker (Her kan du endre din informasjon og passord) Medlemssystem (Her finnes hovedfunksjonaliteten i medlemssystemet) Arrangementssystem (Her administreres vårt fullverdige arrangementhåndteringssystem, kjent blant annet gjennom DnBs tjeneste deltager.no). Organisasjonen (Her kan du endre organisatorens informasjon, og eventuelt kjøpe credits til SMS og gratispåmeldinger) Administrasjon (Legg til/endre administratorbrukere, bankkontoer, faktura, tilbakebetalinger, etc) Økonomi og regnskap (Diverse rapporter over

3 deltagere, utbetalinger osv) 2.3 Medlemskategorier Før du kan ta medlemssystemet i bruk må du opprette en eller flere medlemskategorier. Dette gjøres under menyvalget «Medlemsservice» «Medlemsoppsett». Trykk «Legg til ny kategori» for å legge til din første medlemskategori. Dette åpner en ny boks, hvor du kan fylle ut navn på medlemskategorien, samt laveste og høyeste tillatte alder. Tallet 0 indikerer at det ikke er noen begrensning. Trykk knappen «Lagre» for å legge til kategorien. Dersom du ønsker å ha flere medlemskategorier kan du legge til disse nå. Dersom du senere ønsker å gjøre endringer på kategorien kan du trykke «Endre» ved siden av den kategorien det gjelder. 2.4 Informasjonsfelter Kontingent.no tilbyr 9 standard informasjonsfelter til å lagre informasjon om dine medlemmer. Disse er fornavn, etternavn, e-post, mobil, adresse, postnr, poststed, kjønn og fødselsdato. Du kan i tillegg legge til egendefinerte felter av typene tekstfelt, nedtrekksmeny og avmerkingsboks. Administrasjonen av informasjonsfelter gjøres under menyvalget «Medlemsservice» «Medlemsoppsett». For å legge til et nytt informasjonsfelt trykker du «Legg til nytt informasjonsfelt». Her kan du bestemme feltnavn, felttype og hvorvidt feltet skal være påkrevd, frivillig eller ikke i bruk.

4 Dersom feltet er av typen «nedtrekksmeny» kan du legge til nye valg med knappen «Legg til» før du trykker «Lagre». Informasjonsfeltene du selv har lagt til kan fritt endres ved å trykke «Endre» ved siden av det ønskede feltet. Standardfeltene fra kontingent.no kan du ikke endre navn på, men du kan endre status (påkrevd, frivillig, ikke i bruk) for alle standardfelter bortsett fra fornavn, etternavn og e-post. Disse tre feltene må være påkrevd, slik at det er mulig å kommunisere med medlemmene.

5 2.5 Kontingent For å kunne ta i mot innbetalinger og nye medlemmer må du registrere en medlemskontingent. Trykk på menyvalget «Medlemsservice» «Kontingentoppsett for å starte denne prosessen. Denne siden vil liste opp kontingenter for nåværende og tidligere perioder. For å registrere en ny kontingent trykker du «Registrer ny kontingent», og velger deretter «Kontingent» på neste side før du trykker «Neste». Nå er du inne på selve kontingentoppsettet, og kan legge inn blant annet navn og gyldighetsperiode. Vi anbefaler sterkt å bruke et beskrivende navn, for eksempel «Kontingent <navn> <år>», i vårt tilfelle «Kontingent Demoklubb 2012». I datofeltet «Kontingent gyldig til» spesifiseres det hvor lenge medlemskapet er gyldig ved betaling av denne kontingenten. For at det skal være mulig å melde seg inn i en medlemskategori, må denne ha en pris i kontingentoppsettet. Det vil si at du må legge til en egen klasse/kategori for hver enkelt medlemskategori du har, og knytte denne til riktig medlemskategori i nedtrekksmenyen. Dette gjør at du kan ha forskjellige priser for de forskjellige medlemskategoriene. Når du er ferdig med dette kan du trykke «Neste», for å gå videre til neste steg. Neste trinn i prosessen er «Design». Her kan du velge en mal, altså et utseende, for innmeldingssiden.noen maler lar deg selv laste opp et eget bilde, som vil vises på innmeldingssiden. Dersom du ønsker et spesialtilpasset design for din organisators innmeldingsside kan du ta kontakt med salg@cotech.no for en oppdragsvurdering.

6 Neste steg i prosessen er «Innhold». Her bør det legges inn en tekst som beskriver din organisator, og hva medlemskap innebærer for det enkelte medlem. Denne teksten vil vises på innmeldingssiden. Siste steg er «Publiser». Her er det viktig at du oppgir en snarvei til innmeldingsskjemaet ditt, slik at det blir enkelt å melde seg inn. Potensielle medlemmer kan deretter gå til adressen du har definert for å melde seg inn, i vårt tilfelle For å nå frem til potensielle medlemmer kan du publisere din snarvei, for eksempel på egne hjemmesider, i nyhetsbrev og lignende. På denne siden bestemmer du også hvordan du ønsker å ta i mot betalinger. Du kan velge

7 mellom online (kortbetaling), faktura eller begge deler. For løsningens priser, se Etter at du har trykket «Neste» under fanen «Publiser» er kontingenten din publisert. Du kan kun ha én aktiv kontingent av gangen, og medlemmer (nye og eksisterende) kan kun betale den nyeste. Vent derfor med å publisere ny kontingent til det nærmer seg slutten av den forrige kontingentperioden. Kontingenten i eksempelet er gyldig til , så det kan være naturlig å publisere kontingenten for 2013 en eller annen gang i desember For å se hvordan innmeldingsprosessen fungerer for medlemmer, se dokumentet «Kontingent.no Dokumentasjon for medlemmer». 2.6 Grupper Kontingent.no har i tillegg et begrep som kalles «Grupper». Dette er funksjonalitet som gjør det mulig å gruppere medlemmene deres utover det som lar seg gjøre ved hjelp av medlemskategorier. Dette kan være nyttig i forhold til medlemssøk, kommunikasjon med medlemmer og tilgang til arrangementer. Det er helt opp til dere om dere ønsker å benytte denne funksjonaliteten eller ikke. For å administrere grupper, gå til menyvalget «Medlemsservice» «Grupper». Alle grupper er underordnet organisatoren, men de kan i tillegg være underordnet andre grupper. For å legge til deres første gruppe, trykk «Legg til» ved siden av navnet på organisatoren deres. Dette åpner en boks, hvor dere kan legge inn gruppens navn, prioritet (brukes til sortering av grupper, dersom dette er ønskelig), hvorvidt den skal være aktiv, og om den skal være synlig for medlemmer. Dersom gruppen ikke er synlig for medlemmer kan de ikke selv melde seg inn og ut av den, men innloggede administratorer kan gjøre det på deres vegne.

8 Vi ønsker i tillegg å opprette to undergrupper til den nylig opprettede gruppen, og trykker derfor «Legg til» ved siden av denne.

9 3 Administrasjon av medlemskap Under menyvalget «Medlemsservice» «Medlemmer» kan du søke i medlemsdatabasen. Kriteriene du kan søke etter er navn, e-post, medlemsnr, kjønn, medlemskategori, status (aktiv/inaktiv), kontingentstatus (betalt/ikke betalt) og gruppemedlemskap. Søkeresultatet kan eksporteres til Excelformat ved å trykke på Excel-ikonet. For å administrere enkeltmedlemmer trykker du på lenken «vis» ved siden av det aktuelle medlemmet. Du vil da få opp en oversikt over medlemmets detaljer, deltagelse på arrangementer og kontingentinnbetalinger, samt eventuelle gruppemedlemskap. På denne siden kan du også endre detaljer og gruppemedlemskap.

10

11 4. Kommunikasjon med medlemmer 4.1 Send e-post Det finnes funksjonalitet i kontingent.no for å kommunisere med medlemmer. Dette gjøres under menyvalget «Medlemsservice» «Send E-post». For å sende en ny e-post til medlemmer, trykk «Send ny e-post». Ved utsendelse av e-post må du først velge hvilke medlemmer som skal motta den. Dette kan gjøres på to forskjellige måter: 1. Bruk søkefeltene øverst, som er de samme som på medlemssøket, og trykk «Søk og sett som valgt» 2. Velg medlemmer manuelt fra listen på venstre side under søkefeltene. Uansett hvilken løsning du velger vil det vises to medlemslister på midten av siden. «Medlemmer» er din komplette medlemsliste, mens «Valgte medlemmer» er de du har valgt som mottakere. Skriv deretter inn emne og meldingstekst, og send ved å trykke på knappen «Send e-post».

12 Tidligere sendte e-poster er tilgjengelig i menyvalget «Send e-post». Trykk «Vis» ved siden av en melding for å se meldingstekst og mottakere.

13 4.2 E-postmaler E-poster som blir sendt ofte kan være praktiske å lagre som såkalte e-postmaler. Dette gjøres ved å trykke «Legg til ny mal» under menyvalget «Send e-post». Dette åpner en ny boks, hvor du kan legge inn navn på malen, samt teksten den skal inneholde. Etter å ha lagret malen kan du ved fremtidige utsendelser av e-poster velge malen fra en nedtrekksliste, og du vil da automatisk få lastet inn malens tekst.

14 5. Arrangementer Kontingent.no inneholder et fullverdig arrangementhåndteringssystem, kjent blant annet fra DnBtjenesten deltager.no. For å registrere et nytt arrangement trykker dere på «Registrer nytt», og fullfører 4-stegs prosessen. Ved spørsmål angående oppsett av arrangement kan dere kontakte 6. Administrasjon 6.1 Administrer tilgang Denne siden inneholder en liste over administratorer og brukere som har tilgang til deres virksomhet. Administratorer har full tilgang, mens brukere kun har lesetilgang til systemet. Tilgangsnivået for hver enkelt administrator/bruker kan endres fra denne siden. 6.2 Legg til ny administrator/bruker Her kan nye administratorer og brukere legges til. Dette er ikke det samme som å legge til medlemmer av organisasjonen.

15 6.3 Administrer konti Denne siden inneholder en liste over bankkontoer som er registrert på deres organisator. Godkjente kontoer kan brukes til å ta i mot oppgjør for innbetalinger til kontingenter og arrangementer. Hvilken konto som skal brukes kan spesifiseres på hver enkelt kontingent/arrangement. 6.4 Legg til ny konto Her kan nye bankkontoer registreres. Etter at en konto er registrert må den godkjennes av Kontingent.no før dere kan ta den i bruk på kontingenter og arrangementer. Denne prosessen tar normalt 1-3 virkedager. 6.5 Gjør tilbakeføring Medlemmer/deltagere som har blitt avmeldt fra kontingenter/arrangementer med manuell tilbakeføring av midler vil listes opp på denne siden. Disse personene får automatisk tilsendt en e- post fra Kontingent.no, hvor de blir oppfordret til å registrere sitt bankkontonr. Når de har gjort dette kan dere tilbakeføre pengene (OBS! Ved manuelle tilbakeføringer er det dere som organisator som skal betale tilbake pengene, for eksempel gjennom deres nettbank). Når dette er gjort kan dere, om ønskelig, skrive inn en referanse i tekstfeltet ved siden av personens navn, og trykke på knappen «Tilbakefør». For fremtiden vil informasjon om denne tilbakeføringen nå ligge under menyvalget «Økonomi og regnskap» - Manuelle tilbakeføringer. 6.6 Faktura Administrasjon av eventuelle fakturainnbetalinger gjøres her. Ved mottatt fakturainnbetaling er det viktig at ordren merkes som betalt. Dette gjør dere ved å hake av boksen i kolonnen «Merk betalt», og deretter trykke knappen «Oppdater» nederst. Innmeldingen/påmeldingen det gjelder er nå registrert i systemet som betalt. Ved å ha en OCR-avtale med deres bankforbindelse kan denne prosessen forenkles. Ta kontakt med support@kontingent.no for mer informasjon om dette. 7. Økonomi og regnskap 7.1 Betalere Komplett liste over alle betalere på deres kontingenter og arrangementer. 7.2 Deltagere Komplett liste over alle påmeldinger/innmeldinger til deres kontingenter og arrangementer. 7.3 Utbetalinger Rapporter over utbetalinger fra Kontingent.no til deres bankkonti. Ved å trykke på ikonene til høyre for den enkelte rapporten vil dere kunne se nøyaktig hvilke medlemmer/deltagere utbetalingen gjelder. 7.4 Automatiske tilbakeføringer En automatisk tilbakeføring er resultatet av at en innmelding/påmelding har blitt slettet med valget «Automatisk tilbakeføring». Dette innebærer at Kontingent.no refunderer innbetalt beløp til deres medlem/deltager. Forutsetningen for at dette skal være mulig er at betalingen er gjort med kort, at

16 det er mindre enn 90 dager siden betalingen skjedde, og at dere har tilstrekkelig med penger på oppgjørskonto hos Kontingent.no til å dekke refunderingen. Alle automatiske tilbakeføringer listes opp på denne siden. 7.5 Manuelle tilbakeføringer Dette er en liste over tilbakeføringer gjort av dere, gjennom prosessen beskrevet i 6.5