Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 064/15 Kommunestyret PS 10.09.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl K1-216, K3 - &58 10/1838 Arendal Revisjonsdistrikt IKS- endret selskapsavtale Administrasjonens forslag til vedtak: 0T Følgebrev vedrørende endret selskapsavtale for ARIKS Endret selskapsavtale for Arendal Revisjonsdistrikt IKS Vedlegg 1. Ny selskapsavtale Vedlegg 2. Eksisterende selskapsavtale Vedlegg 3. Vedtak i representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS Vedlegg 4. Vedtak i fylkestinget i Aust-Agder fylkeskommune Vedlegg 5.Vedtak i kontrollutvalget i Aust-Agder fylkeskommune
UTVIDELSE AV SELSKAPET OG ENDRET SELSKAPSAVTALE FOR ARENDAL REVISJONSDISTRIKT IKS Representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS besluttet enstemmig i møtet 10.06.2015 at selskapet, i henhold til selskapsavtalens 13, utvides med Aust-Agder fylkeskommune som ny eier. Som en naturlig konsekvens av denne beslutningen har også representantskapet enstemmig gått inn for å gjøre nødvendige endringer i den eksisterende selskapsavtalen til Arendal Revisjonsdistrikt IKS. Selskapsavtalens 17 sier at endringer i selskapsavtalen krever tilslutning av eierne gjennom beslutning i de respektive kommunestyrer/ bystyrer. Med det til grunn legges den nye selskapsavtalen blir frem for by- og kommunestyrene til behandling. En nærmere redegjørelse om bakgrunnen for beslutningen om utvidelse av selskapet og en nærmere forklaring på endringene i selskapsavtalen vil bli presentert i det følgende. Bakgrunn Høsten 2014 ble det igangsatt et arbeid for å se på muligheten for å samle de kommunale/fylkeskommunale revisjonsenhetene i Aust-Agder i ett felles selskap. Etter en utredningsprosess ble det fra styret og representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS, og kontrollutvalget i Aust-Agder fylkeskommune besluttet at det skulle utarbeides et beslutningsgrunnlag med sikte på en sammenslåing av Arendal Revisjonsdistrikt IKS og Fylkesrevisjonen i Aust-Agder. For å utarbeide dette beslutningsgrunnlaget, og forslag til endret selskapsavtale, ble det etablert en styringsgruppe og arbeidsgruppe bestående av henholdsvis representanter fra eierne og administrasjonen. Styringsgruppen bestod av: o o o o Maya Twedt Berli (leder av representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS) Bjørgulv Sverdrup Lund (fylkesordfører) Dag Eide (leder av kontrollutvalget i Aust-Agder fylkeskommune) Magne Nikolaisen (nestleder i styret i Arendal Revisjonsdistrikt IKS) Arbeidsgruppen bestod av o o Kristian Fjellheim Bakke (Arendal Revisjonsdistrikt IKS) Øistein Strømsland (Aust-Agder fylkesrevisjon) Styringsgruppen og arbeidsgruppen oversendte utredningsrapporten til behandling i de to enhetene i mai 2015. Styret og representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt besluttet i henhold til den forelagte utredningsrapporten å utvide selskapet med Aust-Agder fylkeskommune som ny medeier. Kontrollutvalget og fylkestinget i fylkeskommunen har vedtatt inntreden i selskapet (se vedlegg). Konsekvenser av utvidelsen Utvidelsen innebærer først og fremst at selskapet overtar fylkesrevisjonens ansatte og de oppdrag fylkesrevisjonen har ved overføringstidspunktet. Fylkeskommunens økonomiske tilskudd til selskapet tilsvarer 2015-budsjettet til fylkesrevisjonen, justert med tilsvarende lønns- og prisvekst som representantskapet gjennom økonomiplanen har lagt opp til for de øvrige eierne. Størrelsen på fylkeskommunens tilskudd har også blitt lagt til grunn for å beregne fylkekommunens eierandeler i
selskapet. Dette er tilsvarende metode som har blitt lagt til grunn ved de tre foregående utvidelsene Arendal Revisjonsdistrikt IKS har vært gjennom de siste 10-15 årene. I utredningsprosessen har det også blitt lagt til grunn at man etter en overgangsperiode på 2 år, skal innarbeide en metode, for å beregne kommunenes tilskudd, som i størst mulig grad reflekterer faktisk ressursuttak. Representantskapet er overbevist om at utvidelsen på sikt vil gi både økonomiske og kompetansemessige gevinster. Endringer i selskapsavtalen Som en konsekvens av utvidelsen av Arendal Revisjonsdistrikt IKS, med Aust-Agder fylkeskommune som ny medeier, foreligger det fire større endringer i selskapsavtalen: 1) 1 - Selskapets navn blir endret fra Arendal Revisjonsdistrikt IKS til Aust-Agder Revisjon IKS 2) 2 I henhold til størrelsen på det årlige driftstilskuddet (4 067 000) får Aust-Agder fylkeskommune en eierandel i selskapet på 29,0 %. Eierandelene til de eksisterende eierne blir justert som en naturlig følge av dette. 5 Endres fra: Arendal kommune skal ha 3 representanter, Grimstad kommune 2, mens øvrige kommuner skal ha en representant hver, til sammen 13 representanter. Til Alle eierne skal være representert med ett medlem hver i representantskapet. Representantene skal ha antall stemmer lik sine tilhørende eierandeler. 5 Endres fra Det enkelte bystyre/ kommunestyre velger selv sine representanter. Det velges personlige varamedlemmer. Til at Ordførerne representerer eierne i representantskapet. I dette ligger ordfører eller den han bemyndiger til å møte i sitt sted. I tillegg blir det foreslått noen mindre justeringer av selskapsavtalen. Disse justeringene handler i stor grad om formalisering av etablerte praksiser i rollefordelingen mellom representantskapet, styret og daglig leder. Maya Twedt Berli Leder av representantskapet Arendal Revisjonsdistrikt IKS Vedlegg: 1. Ny selskapsavtale 2. Eksisterende selskapsavtale 3. Representantskapets vedtak 4. Fylkestingets vedtak 5. Vedtak i kontrollutvalget i fylkeskommunen
Fra: Bakke, Kristian Fjellheim <Kristian.Fjellheim.Bakke@arendal.kommune.no> Sendt: 9. juli 2015 11:50 Til: Gro Anita Trøan; (Pal.Frydenberg@tvedestrand.kommune.no); christina.odegard@amli.kommune.no; Danielsen, Harald; Hægeland, Willy; jhw@lillesand.kommune.no; ole.petter.skjaevestad@vegarshei.kommune.no; Per Kristian Vareide; torill.neset@gjerstad.kommune.no; Trond Aslaksen Kopi: Arendal kommune Postmottak; post@risor.kommune.no; postmottak@gjerstad.kommune.no; post@vegarshei.kommune.no; post@amli.kommune.no; post@tvedestrand.kommune.no; Postmottak Froland; Postmottak Birkenes kommune; Postmottak Grimstad; postmottak@lillesand.kommune.no; Raknes, Ketil; Per Stabell; Maya Twedt Berli; postmottak@temark.no Emne: Endret selskapsavtale for Arendal Revisjonsdistrikt IKS Vedlegg: Følgebrev vedrørende endret selskapsavtale for ARIKS.pdf; Eksempel på saksfremlegg og vedtak.docx; Vedlegg 1. Ny selskapsavtale.pdf; Vedlegg 2. Eksisterende selskapsavtale.pdf; Vedlegg 3. Vedtak rep.skap.pdf; Vedlegg 4. Vedtak fylkestinget.pdf; Vedlegg 5. Vedtak KU fylkeskommunen.pdf Til eierkommunene i Arendal Revisjonsdistrikt IKS v/ Rådmann Med dette oversendes saken endring av selskapsavtale for Arendal Revisjonsdistrikt IKS til behandling i bystyret/kommunestyret. Saken oversendes gjennom følgebrev fra representantskapet og forslag til felles informasjon i saksfremstilling og forslag til vedtak. Jeg vil minne om at vi er avhengig av full oppslutning fra samtlige eierkommuner for å få vedtatt den endrede selskapsavtalen, og dermed få gjennomført utvidelsen som planlagt. Jeg håper saken kan behandles i alle kommunestyrene så snart som mulig høsten 2015, da selskapsavtalen skal tre i kraft 1.1.2016 Følgende dokumenter ligger vedlagt saken: - Vedlegg 1: Ny selskapsavtale - Vedlegg 2: Eksisterende selskapsavtale - Vedlegg 3: Vedtak i representantskapet i Arendal Revisjonsdistrikt IKS - Vedlegg 4: Vedtak i fylkestinget i Aust-Agder fylkeskommune - Vedlegg 5: Vedtak i kontrollutvalget i Aust-Agder fylkeskommune Kopi sendes til : - Postmottak i eierkommunene - Representantskapets leder - Kontrollutvalgets sekretariat - Styrets leder og ledelsen i selskapet Ta gjerne kontakt dersom noe er uklart.
Med hilsen Kristian Fjellheim Bakke Daglig leder/ansvarlig forvaltningsrevisor Arendal Revisjonsdistrikt IKS Telefon direkte: 37 01 30 18/483 00 030 E-post: kristian.fjellheim.bakke@arendal.kommune.no Hjemmeside: www.ariks.no