BRUKERVEILEDNING FOR REKVIRENT

BRUKERVEILEDNING FOR REKVIRENT Lage rekvisisjon Søke fram rekvisisjoner Ta varemottak Attestere innkjøpsfaktura Avviksbehandling Sist oppdatering: 01.11.2013 Andrés Maldonado Førstekonsult Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen

INNHOLD Generelle retningslinjer for bestilling av varer og tjenester ved UiT... 2 LAGE REKVISISJON... 3 Rekvisisjonsskjermbildet... 4 Registrering rekvisisjon... 5 Rekvisisjonsdetaljer... 6 Kontering... 7 Splitting av kostnad... 7 Artikkel tekst... 8 Arbeidsflytlogg... 8 Lagre rekvisisjon... 9 Parkere rekvisisjon... 10 Kopiere rekvisisjon... 10 ARBEIDSFLYTKART FOR GODKJENNING AV REKVISISJON... 11 SØKE FRAM REKVISISJON... 12 Søke fram rekvisisjon ved hjelp av status... 12 Søke fram alle rekvisisjoner du har laget... 13 Hvordan finne ut hvor rekvisisjonen er i flyten... 14 Hvordan finne generell informasjon om rekvisisjoner/innkjøpsordre... 16 AVVISTE REKVISISJONER... 17 VAREMOTTAK OPPGAVE... 18 Varemottak på oppgave (systemgenerert)... 18 ATTESTERE INNKJØPSFAKTURA (AVVIKSBEHANDLING)... 20 Innkjøpsfaktura informasjon... 21 Arbeidsflytlogg... 22 Ordrelinjer og konteringslinje (avviksbehandling)... 22 Kontering av avvikslinje (Avansert)... 25 Godkjenne/Attestere/Avviksbehandle bilaget... 26 Feil avviksbehandling... 27 NYTTIGE SPØRRINGER... 29 Agresso Self Service... 29 Agresso Smart Client... 29 1

GENERELLE RETNINGSLINJER FOR BESTILLING AV VARER OG TJENESTER VED UIT Hovedregel for bestilling av varer og tjenester er bruk av rekvisisjon. Når du registrerer en rekvisisjon går den på arbeidsflyt i Agresso for attestasjon hos innkjøpsattestant (IA) og sluttgodkjenning hos budsjettdisponent (BDM). Den blir da til en innkjøpsordre, som er et gyldig dokument for bestilling av varer og tjenester. Alle som har tilgang til Agresso Self Service (web-basert) kan gjøre en kjøpsanmodning ved å lage en rekvisisjon. Har du ikke tilgang selv må du henvende deg til en innkjøpsattestant. 2

LAGE REKVISISJON Merk at en rekvisisjon kun er et internt dokument for arbeidsflyt ved UiT. Når rekvisisjonen er godkjent av de som er bemyndiget, genereres en innkjøpsordre som kan benyttes til bestilling av vare/tjeneste. For å lage en rekvisisjon man må bruke Agresso Self Service som du finner på følgende lenken: http://agrweb55.uit.no/agresso/ Etter påloggingen til Agresso, velger du knappen Innkjøp, menyen Rekvirering og menypunktet Rekvisisjoner standard: 3

Rekvisisjonsskjermbildet 4

Registrering rekvisisjon Her registreres generell informasjon knyttet til rekvisisjonen: 1. Rekvisisjonsnummer: blir utfylt når du lagrer. 2. Rekvirent: er ferdig utfylt med pålogget brukers navn. 3. Periode: Regnskapsperioden systemet er i. 4. Ekstern ref: Kortfattet henvisning til for eksempel en person, en rammeavtale eller lignende, dette skrives ut på innkjøpsordren. 5. Leveringsadresse: Kommer ferdig utfylt med verdi som hentes fra registrerte opplysninger på rekvirenten. Innholdet i feltet kan overskrives dersom man har behov for å få noe levert på et annet sted enn normalt. Merk at leveringsadresse, ekstern referanse og leveransebeskrivelse vil gjelde for alle varelinjene. Leveringsadresse skrives ut på rekvisisjonen. 6. Leveransebeskrivelse: Vises i hovedbok når fakturaen er bokført. Skal være supplerende informasjon til konto og avdeling. For eksempel skal det ikke stå kontorrekvisita regnskapsseksjon når man benytter kontorrekvisita konto og avdelingskoden til regnskapsseksjonen. Dette blir samme informasjon i to felter. 7. Status: Rekvisisjonen kan lagres som: Aktiv: Når rekvisisjonen lagres å sendes på flyt for å få godkjenning Mal: Når rekvisisjonen lagres som et utkast. Blir ikke sendt på flyt før å endre status til aktiv. Parkert: Når rekvisisjonen lagres blir den liggende hos rekvirenten fram til status endres. Sperret: For å avvise og slette rekvisisjonen. 5

En rekvisisjon kan registreres med varelinjer til forskjellige leverandører. Når rekvisisjonen er godkjent produseres det én innkjøpsordre til hver leverandør med de varelinjene som hører til den enkelte leverandøren. Rekvisisjonsdetaljer For å få bestilt noe må rekvisisjonen fylles med verdier på en eller flere varelinjer. 1. Artikkel: Tast ANSKAFF dersom dette ikke er ferdigutfylt. 2. Beskrivelse: Skriv en kort tekst som beskriver anskaffelsen. 3. Enhet: Forhåndsutfyllt med STK 4. Leverandørnummer: Tast inn leverandørnummer, eller søker det opp ved å trykke på. 5. Att.ansvarlig: Her legger man inn hvem som skal få tilsendt innkjøpsordre via e-post som en PDF-fil. Standard er navn på den som registrerer rekvisisjon. 6. Leveringsdato: Fylles ut med ønsket leveringsdato. Standard er dagens dato. 7. Antall: Ønsket antall. Kan ikke endres etter lagring. Skrives ut på rekvisisjonen. 8. Pris: Et anslag for stykkprisen. Viktig for å gi et fornuftig grunnlag for beslutning, for å automatisere fakturahåndtering og for økonomistyringen. Prisen trenger ikke å være eksakt, men kan ikke endres etter lagring. Verktøymeny: For å bruke denne menyen må du krysse av den varelinjen som du skal bruke. : For å lage en ny varelinje med utgangspunkt i den linjen du er inne i. : For å slette den varelinjen du har merket. : Gir deg mulighet for å kopiere en varelinje. 6

Kontering Konteringsraden vil se slik ut: Klikk på linjen dersom konteringsfeltene ikke er åpne. 1. Konto: Her er feltet for å angi kostnadskonto (endres fra DUMMY til korrekt konto). Kostnadskonto kan søkes opp ved å trykke på 2. Avd: På hvilken stedkode skal hver varelinje belastes. Stedkode kan søkes opp ved å trykke på 3. Pro: På hvilket prosjekt skal hver varelinje belastes. Prosjektet kan søkes ved å trykke på Feltene for avgiftssystem (AV) og avgiftskode (BS) er kun relevant for dem som driver omsetning og skal ha fradrag for inngående mva. For alle andre skal ikke disse feltene benyttes (la standardverdier stå). Dersom du velger en konto som krever anleggsnummer vil et nytt felt åpnes, og du kan registrere anleggsnummeret. På konti som starter med 47* er det obligatorisk. Se egen veileder for når det er krav om registrering av anleggsmiddel. Splitting av kostnad Ønsker du å dele kostnaden ved en anskaffelse på flere konti/avdelinger/tiltak/prosjekter, trykker du på knappen under konteringslinjen. Husk å legge til riktig prosentvekt til hver delt rad. Det vil da dukke opp en ny linje: Ved å klikke på den enkelte linjen i dette bildet, får du tilgang til konteringen for å endre den slik at beløpet blir fordelt slik det skal. Merk at kostnaden blir da fordelt forholdsmessig pr linje, dvs. 7

at dersom man har to konteringslinjer blir kostnaden fordelt 50/50 pr linje. Skal kostnaden fordeles pr produkt må du benytte funksjonen Artikkel tekst For å kunne gi leverandøren tilstrekkelig informasjon til å vite hvilken vare den skal levere. Tekst som skrives inn her kommer fram på innkjøpsordren. Arbeidsflytlogg Feltet Arbeidsflytlogg kan brukes til å gi informasjon til beslutningstaker om bakgrunn for innkjøpet. Ved muntlig prisforespørsler skal dette dokumenteres med å opplyse om navn og tilbudspris på de øvrige leverandørene som er forespurte om pris. Kommentarer som legges inn her vises i arbeidsflyten, men kommer ikke med på innkjøpsordren. Verktøymeny: For å bruke denne menyen må du krysse av den varelinjen som du skal bruke. : For å kopiere kommentaren til en ny varelinje. 8

Lagre rekvisisjon Når du er ferdig med å fylle ut rekvisisjonen, trykker du på knappen Lagre til venstre. Da får rekvisisjonen tildelt et nummer og går videre til Innkjøpsattestant (AI) for behandling, og så til Budsjettdisponenten (BDM). Når den er godkjent hos Budsjettdisponent får bestillingen et ordrenummer som er et gyldig dokument for bestilling hos leverandør. Innkjøpsordren sendes via e-post som en PDF-fil til den som var registrert i feltet Att.ansvarlig. 9

Parkere rekvisisjon Dersom du av en eller annen grunn ikke kan gjøre deg ferdig med utfyllingen, kan du ta vare på det du har gjort ved å endre status på rekvisisjonen til parkert og velge lagre. Da parkerer du rekvisisjonen uten at den går videre, samtidig som rekvisisjonen får tildelt et nummer. For å hente den frem senere klikk på knappen og skriv inn riktig rekvisisjonsnummer. For å søke fram rekvisisjonsnummer se eget punkt Søke fram rekvisisjonsnummer under. NB! Husk å endre status til Aktiv før du lagrer. Kopiere rekvisisjon Ønsker du å lage en ny rekvisisjon som skal være omtrent som en rekvisisjon som du har laget tidligere, er det mulig å hente fram og kopiere den. Dersom du vet hvilket rekvisisjonsnummer denne har kan du hente denne fram ved å klikke på og legge inn nummeret i ruten rekvisisjonsnummer. Alle data fra den eksisterende rekvisisjonen hentes da frem, og rekvisisjonen kopieres ved å klikke på. Alle felter, også leverandør, antall og pris, kan endres inntil du lagrer denne nye rekvisisjonen. Dersom du må søke fram rekvisisjonsnummeret se neste avsnitt med egen beskrivelse for å Søke fram rekvisisjon. 10

ARBEIDSFLYTKART FOR GODKJENNING AV REKVISISJON 11

SØKE FRAM REKVISISJON Søke fram rekvisisjon ved hjelp av status Hvis du ønsker å søke fram en rekvisisjon ved hjelp av et rekvisisjonsnummer må du gjøre dette fra rekvisisjonsbildet, som vises nedenfor. Klikk på knappen og så på knappen til høyre for ruten rekvisisjonsnummer. Spørrevinduet Felthjelp åpnes og du kan legge inn søkekriterier. Dersom du ønsker flere valg klikker du på Avansert. Skal du søke etter rekvisisjoner som er parkert må du endre status til P. Velg den rekvisisjonen du ønsker ved å dobbeltklikke på den. Ønsker du å få en liste med de rekvisisjonene du har laget må du ta bort verdien på feltet Status. 12

Søke fram alle rekvisisjoner du har laget Fra startsiden, velg Innkjøp Rekvirering og Egne rekvisisjoner: Søket startes automatisk: 13

Hvordan finne ut hvor rekvisisjonen er i flyten For denne funksjon kreves det å installere en Plug-in som finnes i Desktop Manager applikasjonssenteret. Funksjonen forutsetter at du vet hvilket rekvisisjonsnummer du vil søke etter. Dersom du ikke vet dette, må du søke fram først rekvisisjonsnummeret. Velg: Rapporter Globale rapporter 02.- Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering 3.- Spørring Rekvisisjon arbeidsflyt pågår 14

Du får da opp et nytt søkevindu. Legg inn rekvisisjonsnummer i utvalgskriterier menyen. Klikk på søk. Hvem som har rekvisisjonen til godkjenning vises under eier av oppgave. Du kan også søke per rekvirent, eier av oppgave, avdeling, osv... Dersom du trenger hjelp med spørringen, du kan se på brukerveiledningen som finnes inne i samme mappen 02.- Spørring Arbeidsflyt og Fakturahåndtering. Hvis du klikker på Arbeidsflyt pågår vil du få fram et flytkart. 15

Hvordan finne generell informasjon om rekvisisjoner/innkjøpsordre Klikk på rapporter på menyen nede til venstre og velg spørringen: 6.- Spørring Innkjøpsordredetaljer Du får da opp et nytt spørrevindu. Du kan da søke ved å legge inn verdier i utvalgskriterier menyen. Trykk søk for å søke. 16

AVVISTE REKVISISJONER Dersom du fikk tilbake rekvisisjonen på grunn av at denne ble avvist, har du 3 ting du kan gjøre: 1. Godkjenne rekvisisjonen med endringer (endringer i prisforhold eller konteringen) 2. Parkere rekvisisjonen 3. Avvise rekvisisjonen Oppgaven får du under trinnet Rekvirent og dette ser slik ut: Verktøymeny: Bruk denne for å godkjenne rekvisisjonen med endringer, og sende den videre i arbeidsflyten. Brukes til å parkere rekvisisjonen. Denne blir liggende hos deg til den blir godkjent eller avvist. Brukes for å avvise rekvisisjonen. Rekvisisjonen er avbrutt og finnes ikke lengre på flyt. 17

VAREMOTTAK OPPGAVE Et varemottak kan gjøres når faktura er kommet og man mottar en systemgenerert varsling og oppgave på denne. Er ikke varemottaket utført når faktura skannes, blir den liggende på vent inntil rekvirenten har utført dette. Varemottak på oppgave (systemgenerert) Hvis du har fått en oppgave for å ta varemottak ser det slik ut: Ved å klikke på oppgaven får du opp ordreopplysninger og fakturabildet. 18

Systemet foreslår automatisk at hele ordren er mottatt, dersom dette ikke er tilfelle må du endre verdien under Ant.mottatt. Det er viktig å angi hvor stor andel av en varelinje man har mottatt. Eksempel 1: Antall bestilte er 100. Dersom man har mottatt 30 av 100 taster man inn 30. Eksempel 2: Antall bestilte er 100, men man har brukt antall 1 på rekvisisjon/innkjøpsordre. Dersom man har mottatt 30 av 100 taster man inn 0,3. I kolonnen Tidligere mottatt kan du se dersom det har vært registrert varemottak tidligere. Avslutt varemottaket ved å klikke oppe til venstre. 19

ATTESTERE INNKJØPSFAKTURA (AVVIKSBEHANDLING) I de tilfeller der det ikke er match mellom beløp på innkjøpsordren og faktura vil fakturaen komme på flyt for avviksbehandling. UiT har 3 fakturakontroller som kjører ved skanning av fakturaer. Dersom du vil vite mer om dette, ta kontakt med Agresso Brukerstøtte via e- posten: agresso@orakel.uit.no. Faktura sendes først til den som har hatt ansvaret for å utføre bestillingen - rekvirenten. Det er din oppgave og avviksbehandle, kommentere og godkjenne fakturaen slik at den kan gå videre til attestasjon hos Innkjøpsattestant ( IA) og til sluttgodkjenning hos Budsjettdisponent (BDM). Det er kun IA og BDM som kan gjøre en formell attestasjon i henhold til økonomiregelverket. Dersom du har en eller flere innkjøpsfaktura til godkjenning, vil dette komme fram i Mine oppgaver når du logger inn i Agresso Self Service. Oppgaven indikerer i hvilken rolle/trinn du har mottatt oppgaven: Når du klikker på linjen, får du opp følgende bilde: 20

Innkjøpsfaktura informasjon Dette bildet inneholder informasjon om fakturaen. Viktig å kontrollere: Leverandør navn Forfallsdato Valuta Fakturabeløp Ønsker du å studere fakturaen nærmere kan du klikke på den for å åpne den i nytt vindu. Alternativt kan du klikke på. For å lagre en kopi av fakturaen lokalt på din pc klikker du. Klikk for å skrive ut. 21

Arbeidsflytlogg Felt for å legge inn kommentarer til personer som kommer etter deg i flyten. Det er viktig å legge inn kommentar som forklarer avviket på innkjøpsfakturaen. For eksempel, pris oppgitt uten mva. eller endringer i bestillingen. Ordrelinjer og konteringslinje (avviksbehandling) Når du er rekvirent og det ikke er match mellom beløp på innkjøpsordren og tilhørende faktura, vil du motta fakturaen til avviksbehandling. Hele fakturabeløpet vil være ført opp på en avvikslinje. Viktig å kontrollere: Fakt. mengde: Antall på faktura Fakt. pris: Beløp på faktura Best. Ant: Antall fra innkjøpsordre Ordre pris: Enhetspris fra innkjøpsordren Ordrebeløp: Totalpris fra innkjøpsordre 22

Når man avviksbehandler fakturaen som rekvirent skal man overføre fakturabeløpet fra avvikslinjen til kostnadslinjen (linjen med kostnadskonto). Legg merke til beløpet som finnes under Beløp som må fordeles. Klikk på knappen for å oppdatere kostnadsraden med detaljer fra ordren. Avviksbeløpet vil da stå igjen under Beløp som må fordeles Kontroller antall som finnes i ruten Fakt. mengde. Er hele ordren levert setter du inn hele antallet som var bestilt, men er dette en del leveranse er det viktig at du kun setter inn det antall som er levert. OBS! Hvis du setter inn 1, mens det egentlig skulle vært bare 0,5 så vil ordren bli fullfakturert, og neste faktura må skannes uten ordrenummer på grunn av at ordren er blitt stengt. Det blir feil, være derfor obs på antallet hvis du vet det kommer flere leveranser på samme ordre. 23

Bruk TAB for å gå videre. I ruten Fakt. beløp legges inn riktig fakturabeløp. Bruk TAB for å gå videre. 24

Kontering av avvikslinje (Avansert) Noen ganger skal deler av avviket konteres særskilt, når du har oppdatert beløp og antall slik at du har fått rett beløp på anskaffelsen kan det stå igjen et beløp som for eksempel er en annen leveranse, et gebyr, et frakttillegg eller noe annet du ønsker å bokføre på en annen konto, et annet prosjekt eller et annet kostnadssted. På innkjøpsfaktura kan du ikke splitte kostnaden på annen måte enn ved å kontere et avviksbeløp annerledes enn hovedutgiftslinjen. Gjør avviksbehandling som beskrevet over. Klikk på knappen for å oppdatere kostnadsraden med detaljer fra ordren. Avviksbeløpet vil da stå igjen under Beløp som må fordeles Klikk på Avvikslinjen og legg inn riktig kontering. Beløpet som kommer på denne linjen hentes fra Beløp som må fordeles. Når du godkjenner denne fakturaen vil den nye avvikslinjen måtte godkjennes på vanlig måte. OBS! Konto 9998 står som standard på avvikslinjen, denne må man aldri la stå, bilaget vil da sende til Poster til oppfølging for å få manuelt behandling. Konto 9998 er en DUMMY konto og skal ikke benyttes til føring. 25

Godkjenne/Attestere/Avviksbehandle bilaget Trykk når du er ferdig. Etter at du har attestert/godkjent/avviskbehandlet bilaget riktig, blir dette sendt til Innkjøpsattestant og så til Budsjettdisponent for å få sluttgodkjenning. Arbeidsflytkartet vises, i dette tilfelles, slik: (rekvisisjonen er parkert) 26

Feil avviksbehandling Dersom du, som rekvirent, godkjenner en innkjøpsfaktura uten å flytte fakturabeløpet fra avvikskonto til konteringskonto, bilaget sendes rett til Poster til oppfølging som en feil. Grunnen til dette er at avvikskontoen har ingen kobling mot kontoplanen og til og med ingen kobling mot en gyldig arbeidsflytstruktur. Hvis du trykker bilaget uten avviksbehandling, produseres det da to feil: 1: Du konterer selve fakturabeløpet på avvikskontoen FEIL 2: Du sender videre en oppgave kontert på konto 6590 (dette tilfelle) med beløp 0 FEIL 27

Arbeidsflytkart vises da slik ut: Oppgave kontert på konto 6590 med beløp 0 Oppgave kontert på avvikskonto 9998 Dersom det produseres en slik feil, må du eller Innkjøpsattestanten informere om dette til Agresso Brukerstøtte via e-post til agresso@orakel.uit.no Feilen må korrigeres manuelt. 28

NYTTIGE SPØRRINGER For å hjelpe deg med fakturahåndtering, brukerrettigheter og ting som foregår på arbeidsflyten i Agresso, har du tilgjengelig flere nyttige spørringer via Agresso Self Service eller Agresso Smart Client. Du får også hjelp via brukerveiledningen som finnes i hver mappe. Agresso Self Service Spørringene finnes det under: Rapporter Globale Rapporter Agresso Smart Client Spørringene finnes det under: Rapporter Globale Rapporter 29