Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 22. februar 2016 Formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/2016 09/2016 Fra kl.: Til kl.: 09.30 17.00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Lars-Olle Gerhardsen (nestleder) Øystein Eide IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjonen: Oddbjørn Nilsen, Rådmann (Sak 02/16-09/16) Idar Kintel, Økonomileder (Sak 03/16-05/16) Stig Eriksen, Prosjektleder (Sak 07/16) Tor Asgeir Johansen, Ordfører (Sak 08/16-09/16) Pål Strøm Jensen, Teknisk sjef (Sak 08/16-09/16) Egil Skalltje, IKT-ansvarlig (Sak 09/16) Fra sekretariatet møtte: Håvard Nystad ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Inge Johannessen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 1
Sak 01/16 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 12. november 2015. Protokoll fra møte 12. november 2015 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt : Protokoll fra møte 12. november 2015 ble godkjent. Enstemmig Vedtak Sak 02/16 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2, administrasjonens oppfølging av vedtak i kommunestyret. Rådmann og økonomileder var tilstede i møtet og orienterte. Kontrollutvalget fikk en generell orientering fra administrasjonen om hva som er gjort i etterkant av kommunestyrets vedtak. Kontrollutvalget ga beskjed om at de skal ha skriftlig tilbakemelding og at dette forventes å være mottatt før neste møte. På bakgrunn av orienteringen fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 88/15 innen utgangen av uke 14 i 2016. Kontrollutvalget avventer med å realitetsbehandle saken til neste møte. Sak 03/16 Notat for utvidet bilagskontroll, Drag vannverk og Stetindhallen. Det vises til kommunestyrets sak 12/14 Forvaltningsrevisjonsprosjekt investeringsprosjekter kommunen hvor det ble vedtatt at det skulle gjennomføres en fullstendig bilagskontroll av Drag vannverk og Stetindhallen. Rapport for bilagskontroll ble behandlet i kontrollutvalget i sak 17/15. Rapporten avdekket flere svakheter ved investeringsprosjektene med blant annet brudd på bokføringsloven 13 om oppbevaring av oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Når revisjonen skulle gjennomføre bilagskontrollen kom det frem at største delen av bilagene var scannet og befant seg i det gamle regnskapssystemet Masterpiece som kommunen gikk bort fra høsten 2012 ved overgang til Agresso. Etter skiftet av regnskapssystem viste det seg at kommunen ikke hadde tilgang til å vise hvem som har attestert og anvist i Masterpiece. Rapporten ble behandlet i kommunestyret i sak 50/15 og i vedtaket ble kontrollutvalgets innstilling tatt til etterretning. Kommunestyrets vedtak i sak 50/15 ble fulgt opp i kontrollutvalgets sak 27/15. I behandling av saken kom det fram at det skulle finnes en server på rådhuset hvor det skal være mulig å få tilgang til det gamle regnskapsprogrammet. På bakgrunn av disse opplysningene fattet kontrollutvalget vedtak om at det måtte Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 2
foretas en ny kontroll for å få en fullstendig rapport for utvidet bilagskontroll på grunn av manglende dokumentasjon av attestasjon og anvisning. Ny rapport ble forelagt i et notat fra KomRev NORD som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 03/16. Tilstede fra KomRev NORD IKS var oppdragsansvarlig revisor Inge Johannesen som presenterte innholdet og konklusjon i rapporten. Funnene i rapporten utløste også et revisjonsbrev nr. 15 fra revisor vedrørende attestasjon av fakturaer ved kommunens servicetorg. Revisjonsbrev nr. 15 er vedlagt dette saksframlegget og innholdet blir også sitert sammen med konklusjoner fra rapporten. Rådmann og økonomileder var også tilstede i møtet og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget finner forholdene som fremkommer i rapporten som meget alvorlig, og konklusjoner i rapporten siteres nedenfor: Drag Vannverk: Flesteparten av fakturaene er attestert av ansatte ved kommunens servicetorg. Fakturaene er anvist av teknisk sjef og tidligere rådmann. Stetindhallen: Flesteparten av de kontrollerte fakturaene er attestert av ansatte ved kommunens servicetorg. De fleste fakturaene er anvist av byggeleder og av tidligere rådmann. Det ble funnet en faktura på kr. 100.000,- som kun er attestert og ikke anvist. Gjennom bilagskontrollen har revisjonen fått opplyst at det er en del av kommunens praksis at fakturaer vedrørende teknisk etat skal attesteres av en ansatt ved kommunens servicetorg som ikke har tilstrekkelig kjennskap til varen eller prosjektet som fakturaen gjelder. Revisjonsbrev nr. 15 viser til at i 2015 har ansatte ved kommunens servicetorg attestert 46,5 % av samtlige fakturaer som til sammen har et grunnlag på kr. 39 millioner. Revisjonen er av den oppfatning at internkontroll og arbeidsdeling for attestasjon og anvisning ikke er tilfredsstillende for disse fakturaene. Rapporten viser til at konklusjonen i den første rapporten om brudd på bokføringsloven da det for store deler av prosjektene ikke var mulig å kontrollere attestasjon og anvisning. Revisor konkluderer med at dette ikke lenger medfører riktighet som følge av dokumentasjonen som er blitt tilgjengelig etter at rapporten var skrevet. Kontrollutvalget er likevel kritisk og anser det som en stor svakhet at ikke pålagt dokumentasjon kan fremskaffes på rettidig ihht bokføringslovens krav. Med utgangspunkt i funnene i rapporten, revisjonens brev nr. 15, presentasjonen fattet kontrollutvalget vedtak om å fremme slik innstilling overfor kommunestyret i Tysfjord: Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 3
Innstilling: 1. Rapporten avdekker store svakheter i rutiner for attestasjon og anvisning av fakturaer. Kontrollutvalget innstiller kommunestyret å pålegge rådmann å gi en skriftlig tilbakemelding på hvordan disse oppgavene skal håndteres.. Sak 04/16 Regnskapet for Tysfjord kommune. Regnskap 2014, administrasjonens oppfølging av kommunestyrets vedtak. Regnskap 2015, status. Rådmann og økonomileder orienterte muntlig om regnskapene for 2014 og 2015. For 2014 var det problemer med avstemming av lønn og kommunen har hatt problemer med manglende ressurser på lønn. De kjøper tjenester for lønnskjøring fra Steigen kommune. Etter at a-ordningen ble innført i 2015 så anses det at man har fått bedre kontroll på avstemming og oversikt over lønnsområdet. Kontrollutvalget ba om at de ønsket skriftlig tilbakemelding på kommunestyrets vedtak i sak 86/15 vedrørende kommunens regnskap for 2014. Økonomileder orienterte at regnskapet for 2015 ikke ble ferdig til 15. februar, men målet er at det skal bli ferdig i løpet av 1-2 uker. Det har vært mer arbeid enn økonomileder har sett for seg å få ferdigstilt regnskapet, men de har hatt bra hjelp fra innleide ekstraressurser. I tillegg så har det dukket opp en del uforutsette ting som har forsinket regnskapsavslutningen. Slik regnskapet foreligger nå viser det et merforbruk på ca. 8 millioner kroner i 2015. På bakgrunn av orientering fattet kontrollutvalget slikt - Kontrollutvalget ber om at det blir forelagt skriftlig tilbakemelding til kommunestyret med kopi til kontrollutvalget i henhold til vedtak i sak 86/15. - Orienteringen om regnskapet for 2015 tas til orientering og forventes ferdig innen 1-2 uker. Sak 05/16 Revisjonsbrev. Tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 14 og oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2014. Revisjonsbrev, Selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing. Revisjonsbrev nr. 15. Kontrollutvalget etterspurte tilbakemelding på revisjonsbrev nr. 14 og oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap 2014. Administrasjonen ga i møtet tilbakemelding på at de på grunn av stort arbeidspress ikke har hatt mulighet å besvare brevene ennå, men at brevene vil bli besvart i forbindelse med avslutning av regnskapene for 2015. Ovenstående brev vedr. selvkost og revisjonsbrev nr. 15 ble gjennomgått i møte. Brevene ble også diskutert i forbindelse med behandling av sak 03/16 og 04/16. Kontrollutvalget fattet så slikt Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 4
- Kontrollutvalget viser til vedtak i kontrollutvalgets sak 38/15 med frist til 15. desember 2015 og til rådmannens forespørsel om utsettelse på svarfrist til 15. januar 2016. Svaret foreligger ikke pr. dags dato og det bes om at svar sendes til kontrollutvalget omgående. Kontrollutvalget ser alvorlig på at det ikke er svart tidligere. - Kontrollutvalget ber om at oppsummeringsbrev fra revisjon etter revisjon av årsregnskap 2014 og brev vedr. selvkost på Var området besvares omgående. - Revisjonsbrev nr. 15 bes besvart direkte til revisjonen med kopi til kontrollutvalget innen 10. mars 2016. Sak 06/16 Henvendelse fra kommunestyrerepresentant. Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse fra kommunestyrerepresentant Filip Mikkelsen vedrørende forvaltningsrevisjon investeringsprosjekter del 2 som ble behandlet av kommunestyret i Tysfjord i sak 88/15. Mikkelsen viser til fire punkter han tok opp i kommunestyret under behandling av saken som ikke ble fulgt opp av kommunestyret. Mikkelsen ber om at forholdene undersøkes videre av kontrollutvalget. Kontrollutvalget vurderte i møtet om dette er forhold som det kan være aktuelt å få svart på. Kontrollutvalget hadde en diskusjon på at det ikke skal drives politikk i utvalget og at kontrollutvalget ikke skal være noen arena for omkamp av politiske saker. Utvalget konkluderte med at det ikke er snakk om et politisk vedtak, men snarere et spørsmål om kommunens forvaltning av offentlige midler. Forholdene i henvendelsen anses såpass relevante å få svar på at kontrollutvalget var av den oppfatning at de ville videresende henvendelsen til administrasjonen og be om tilbakemelding. På bakgrunn av henvendelsen og drøfting i møtet fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget videresender henvendelsen fra Filip Mikkelsen til administrasjonen og ber om tilbakemelding direkte til kontrollutvalget innen 30. april.. Sak 07/16 Havbruksfondet. Rådmann Oddbjørn Nilsen og prosjektleder Stig Eriksen var tilstede i møtet og orienterte kontrollutvalget om oppfølgingen av kommunestyrets vedtak i sak 87/15. I følge rådmann så har han og Eriksen jobbet bra og hatt et godt samarbeid med å ta en gjennomgang og vurdering av den interne kontrollen tilknyttet bevilgning og utbetaling fra havbruksfondet. De redegjorde for at deres Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 5
gjennomgang avdekket svakheter tilknyttet organiseringen rundt saksbehandling og oppfølging av søknadene til fondets midler. Det de har kommet frem til er at det ikke er godt nok avklart hvem som skal gjøre jobben med å saksbehandle søknadene til fondet. I følge Eriksen så er dette noe saksbehandler har blitt pålagt å gjøre i tillegg til sine ordinære arbeidsoppgaver uten at det er gitt tilstrekkelig opplæring. I følge rådmann har han og Eriksen også fått avklart flere forhold i reglementet for fondet som det kan være vanskelig å tolke direkte. Avklaringen vil i ettertiden gjøre det enklere å vurdere hver enkelt søknad mot kriteriene for utbetaling fra fondet. Etter orientering ba kontrollutvalget om at de ønsker skriftlig tilbakemelding fra administrasjonen på vedtaket fra kommunestyret. Kontrollutvalget fattet så slikt Kontrollutvalget tar orienteringen fra administrasjonen til orientering. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra administrasjonen på kommunestyrets vedtak i sak 87/16 innen utgangen av uke 14 i 2016. Sak 08/16 Musken vannverk. Kontrollutvalget ønsket i denne saken å se på prosjektet oppgradering av Musken vannverk. Til saken hadde kontrollutvalget bedt om å få sluttrapport på investeringen og forelagt hvordan anbudsprosessen rundt investeringen har vært. Rådmann, ordfører og teknisk sjef var tilstede i møtet og orienterte. I følge teknisk sjef var det et problem i Musken med at elven som vann ble hentet fra gikk tørr og at det var et problem med frost på vinteren. Hver vinter hadde de store kostnader med tining og problemer med vannverket. Det hastet med å få dette gjort før vinteren i 2013 for å unngå både vannproblemer og ekstra kostnader. Formannskapet ble i følge teknisk sjef informert om at dette måtte på anbud, men de kom frem til at prosjektet kunne gjøres i egenregi og ved bruk at kommunens rammeavtale på innkjøp. Vurderingen var at det hastet med å få gjort dette før vinteren 2013 og dette var tidlig på høsten. Vurderingen fra formannskapet ble lagt frem for kommunestyret for godkjenning, dette ble bekreftet av ordfører og at det ble godkjent igangsetting. Prosjektet startet høsten 2013 og var ferdig ved årsskiftet. Det ble utført noe reklamasjonsarbeid i 2014. På bakgrunn av orienteringen fattet kontrollutvalget slikt Kontrollutvalget ber om å få tilsendt forarbeid, vedtak og sluttregnskap for oppgraderingen av Musken vannverk. Kontrollutvalget ber om å få spesifisert hvor materiell til investeringen er kjøpt og hvem som har utført jobben. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 6
Sak 09/16 Eventuelt/orienteringssaker. - TSA Eiendomsoverdragelse. Kontrollutvalget har tidligere og ved flere anledninger bedt om redegjørelse angående eiendomsoverdragelsen og senest i kontrollutvalgets sak 40/15. Kontrollutvalget hadde til saken bedt om å få forelagt kjøpekontrakt og dokumentasjon på alle kostnader som er påløpt i forbindelse med eiendomsoverdragelsen av TSA til NSB Nordsalten Boliger AS. Rådmann, ordfører og teknisk sjef var å tilstede under behandling av saken og orienterte. I følge administrasjonens orientering så vedtok kommunestyret at TSA skulle selges for kr. 250.000,-. Det har ikke lyktes administrasjonen å finne noen kjøpekontrakt på eiendommen p.t, det er heller ikke funnet noen dokumentasjon på at kjøpesummen er mottatt hos kommunen. Dette har sannsynligvis sammenheng med at kommunen i ettertid har inngått kontrakt med kjøper om å leie 7 leiligheter i bygget etter ferdigstillelse av ombygning av bygget. I forbindelse med inngåelse av leiekontrakten skal det ha blitt gjort avtale om at kommunen gjør opp sitt ansvar for rydding av bygget ved motregning, ved at utleier foretar rydding og mottar vederlag tilsvarende kjøpesum for dette. I følge administrasjonen har de ikke funnet noen dokumentasjon på dette, og det anses som mest sannsynlig at dette er inngått i en muntlig avtale. For å få innvilget finansiering på ombyggingen var kjøper avhengig av å få overdratt eiendommen og skjøte. Dette ble laget av teknisk sjef og signert av ordfører. På bakgrunn av orienteringen fra administrasjonen og ordfører fattet kontrollutvalget slikt I forbindelse med salget av TSA og leie av 7 leiligheter fra NSB Nordsalten Boliger AS bes det om skriftlig tilbakemelding på følgende: Kommunestyrets vedtak om salg av bygget, og skriftlig bekreftelse på om det er mottatt oppgjør for bygget. Alle spesifikasjoner, kontrakter, leieavtaler, skjøte Dokumentasjon som ikke finnes internt bes det ta kontakt med kjøper for kopi. - Overordnet kvalitetsplan for investeringsprosjekter. Det vises her til sak 2/16 der kvalitetsplan for investeringsprosjekter er en del av kommunestyrets vedtak det er bedt om tilbakemelding på. - Risiko og vesentlighetsanalyse. Saken ble utsatt til neste møte. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 7
- Engasjementsbrev 2015 Tysfjord kommune. Engasjementsbrev ble gjennomgått av oppdragsansvarlig revisor og kontrollutvalget fattet deretter følgende Engasjementsbrev tas til orientering. - Uavhengighetserklæring forvaltningsrevisor for Tysfjord kommune. Uavhengighetserklæringen fra forvaltningsrevisor ble gjennomgått i møtet og kontrollutvalget fattet deretter følgende Uavhengighetserklæring tas til orientering. - Legeregninger På bakgrunn av oppslag i media om utsendelse av 4000 legeregninger med flere hundre feil ønsket kontrollutvalget tilbakemelding fra administrasjonen hvilke rutiner kommunen har vedrørende utsendelse legeregninger. Egil Skalltje som er it-ansvarlig var tilstede i møtet og orienterte sammen med rådmann og økonomileder Idar Kintel. I følge økonomileder så er årsaken til feilen at kommunen har gått over til nytt økonomisystem og at det har oppstått feil ved overføring av data fra helsesystemet til økonomisystemet. Det oppsto feil som gjorde at det ble sendt ut faktura til personer som hadde betalt og dessverre også til personer som har gått bort. Kommunen har tatt kontakt pr telefon med de pårørende som ble berørt. De mener at de nå har fått kontroll på systemene for overføring mellom de ulike systemene og anser ikke at dette vil skje igjen i fremtiden. I forbindelse med gjennomgangen har de også fått avklart en del rutiner som hadde svakheter og fått rettet disse opp i nye systemer. På bakgrunn av orienteringen fra administrasjonen fattet kontrollutvalget slikt Orienteringen fra administrasjonen tas til orientering. Enstemmig Vedtak - Stevning På bakgrunn av kommuneloven 31, pkt 4 ble møtet lukket. Rådmann orienterte kontrollutvalget at kommunen er blitt stevnet i en sak. Kontrollutvalget fattet så slikt Vedtak Orientering fra rådmann tast til orientering. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 8
- Bedriftskompetanse Rådmann orienterte kontrollutvalget at kommunen har mottatt fakturaer på 3,27 millioner over 3 år fra Bedriftskompetanse. Rådmann har bedt om tilbakemelding fra leverandør på om det foreligger avtaler på disse regninger og at han har bedt om å få tilsendt oppdragsavtaler. Rådmann ønsket å orientere kontrollutvalget at det kommer fakturaer fra leverandør der det ikke fremgår i tilstrekkelig grad hvilke tjenester som er levert. Rådmannen arbeider med å få oversikt og kontroll over disse. På bakgrunn av orienteringen fra rådmann fattet kontrollutvalget slikt : Orienteringen fra rådmann tas til orientering. Enstemmig vedtatt. - Leasing biler Rådmann orienterte at kommunen har en pågående tvist med en bilforhandler vedrørende en kontrakt for leasing av biler til kommunen. Saken er ikke avklart og i følge rådmann er sannsynligheten stor for at tvisten må løses i rettsapparatet. Kontrollutvalget fattet så slikt Orienteringen fra rådmann tas til orientering - Selvkost på vann, avløp og renovasjon På bakgrunn av revisjonens brev vedrørende selvkost på vann, avløp, renovasjon og feiing behandlet i KU sak 05/16 ble kontrollutvalget enige om at de ønsket å få gjennomført et forvaltningsprosjekt på selvkostområdet. Det ble fattet følgende Kontrollutvalget ønsker å få med et prosjekt på selvkostområdet i plan for forvaltningsrevisjon. Møtet ble etter dette hevet. Kjøpsvik, 1. mars 2016. Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 22_02_2016.docx sak 01/16 09/16 Side 9