Sluttrapport pilotprosjektet. vikarpool ved Bergan sykehjem

Sluttrapport pilotprosjektet vikarpool ved Bergan sykehjem Prosjektperiode nov. 2011 31.3.2014 Prosjektleder Trine Gjestad Åkvik

Innholdsfortegnelse 1 Forord... s 3 2 Bakgrunn for prosjektet... s 4 3 Organisering av prosjekt Uønsket deltid og vikarpool v/bergan sykehjem... s 4 4 Målsetting for prosjektet... s 5 4.1 Enhetsmål... s 5 5 Målgruppe for prosjektet... s 5 5.1 Antall ansatte, stillingsprosent og kompetanse i vikarpool v/bergan sykehjem... s 5-6 6 Forankring av prosjektet i enheten... s 7 7 Beskrivelse av tiltaket... s 7-8 8 Prosjektleder / prosjektkoordinatorens oppgave i prosjektprioden... s 8 9 Ressursbruk... s 8-9 10 Oppfølging og evaluering... s 9 11 Noen utsagn fra ansatte i vikarpool... s 9 12 Måloppnåelse for enhetsmålene... s 10-11 13 Formidling av resultater og erfaringer fra pilotprosjektet vikarpool v/bergan sykehjem... s 12 14 Veien videre planer for videreføring av pilotprosjektet vikarpool v/bergan sykehjem... s 12 15 Videreføring av tiltaket hvilke erfaringer fra prosjektet blir gjennomført i enheten... s 12 17 Andre erfaringer... s 12-13 Side 2 av 13

1: Forord Prosjektet er finansiert av midler fra Arbeidsdepartementet. Prosjektperioden er fra november 2011 31.3.2014. Bergan sykehjem deltar i Kristiansund kommunes prosjekt Uønsket deltid med pilotprosjektet vikarpool. På søknadstidspunktet for prosjektmidler var det 78 faste stillinger ved sykehjemmet. 66 ansatte hadde uønsket deltid, og det var 12 ansatte som hadde heltid (faste stillinger). Prosjektperioden var fra november 2011 31.3.2014. Enheten søkte arbeids- og velferdsdirektoratet om prosjektmidler, og fikk tildelt midler til drift av vikarpool. Enheten har over en lengre periode jobbet for å redusere ansattes uønskede deltid. De har gjennomført et sykefraværsprosjekt med økt grunnbemanning, styrte personalressurser, men ser at det fremdeles er en vei å gå med tanke på å redusere uønsket deltid ytterligere. Ved utlysning av statlige prosjektmidler så enheten muligheten til å søke på prosjektmidler for å kunne teste ut vikarpool i egen enhet. Dette var en ide de tenkt på en stund som et mulig tiltak for å redusere uønsket deltid ytterligere bland ansatte ved sykehjemmet. Det var også et ønske om å øke kvaliteten i tjenestetilbudet, bedre stabiliteten i vikarinnleie og få økt kontinuitet i tjenestetilbudet. Prosjektet er evaluert, og ble lagt frem i Administrasjons- og likestillingsutvalget i kommunen som er prosjekt Uønsket deltid sin styringsgruppe. Evalueringen viser at uønsket deltid er redusert. Det er økt opp med 1,6 årsverk i vikarpool fordelt på 14 ansatte. Det er bedre stabilitet, og kvaliteten er økt ved sykehjemmet når faste ansatte i større grad blir brukt som vikarer. Det er også bedre kontinuitet i tjenestetilbudet. Side 3 av 13

Sluttrapport Pilotprosjekt vikarpool ved Bergan sykehjem 2: Bakgrunn for prosjektet Bergan sykehjem er en foregangsenhet i Kristiansund kommune og har et godt omdømme lokalt i forhold til utprøving av tiltak som bidrar til å redusere uønsket deltid blant ansatte. Bergan sykehjem så på pilotprosjekt vikarpool som en videreføring av sykefraværsprosjektet økt grunnbemanning, styrte personalressurser, og tiltaket ville gi en mulighet til ytterligere å begrense uønsket deltid. Enheten hadde et stort behov for å ha kjente vikarer inn i vikartimer for å kunne øke kvaliteten på tjenestene, samt å ha vikarer med god kjennskap til enhetens behov. Det var behov for å styrke rekrutteringen inn til sykehjemmet, og ved å øke opp stillingsstørrelsene til berørte ansatte vil dette på sikt være med på å øke rekrutteringen. Enheten så muligheten for å kunne øke opp ansattes stillinger ved opprettelse av en vikarpool, mot at økningen i arbeidstiden skulle dekkes inn med budsjetterte vikariat og ekstravakter. Ansatte med de minste stillingene skulle prioriteres. Prosjektet er tenkt videreført til en permanent ordning dersom dette er vellykket. 3: Organisering av prosjekt Uønsket deltid og vikarpool ved Bergan sykehjem Pilotprosjektet vikarpool ved Bergan sykehjem er en del av Kristiansund kommune sitt prosjekt Uønsket deltid, og er en del av en Felles arbeidsgruppe for pågående prosjekt som gjennomfører tiltak som bidrar til å redusere uønsket deltid. Prosjekt Uønsket deltid i Kristiansund kommune er organisert på følgende måte: Styringsgruppe Administrasjons- og likestillingsutvalget i Kristiansund kommune (ADMU) er prosjekt Uønsket deltid sin styringsgruppe jf vedtak i ADMU 7.2.2012. Styringsgruppen er overordnet ansvarlig for prosjekt Uønsket deltid. Partssammensatt prosjektgruppe som er et trepartssamarbeid, og har består av 2 politisk valgte, 2 fra administrasjonen, 1 representant fra Arbeidslivssenteret, 2 hovedtillitsvalgte 1 fra Fagforbundet og 1 fra Norsk sykepleierforbund, samt prosjektleder. Felles arbeidsgruppe som har bestått av 3 enhetsledere, 3 verneombud, 2 plasstillitsvalgte, 2 hovedtillitsvalgte fra Fagforbundet og Norsk sykepleierforbund, 2 faglige ansvarlige, 1 fra administrasjonen samt prosjektleder og prosjektkoordinator. Det var viktig for enheten at vikarpoolen skulle ha tilholdssted på sykehjemmet. Prosjektkoordinatoren skulle ivaretatt ansatte i vikarpoolen samtidig som den skulle ha daglig kontakt med enhetsleder og avdelingssykepleierne. Dette ville være spesielt viktig under oppbygging og oppstartsfasen av vikarpoolen. En stedlig prosjektleder / prosjektkoordinator ble ansatt for å administrere vikarpoolen i enheten, og har hatt ansvaret for vikarpoolen under prosjektperioden. Det var viktig for enheten at vikarpoolen skulle ha tilholdssted på sykehjemmet. Prosjektleder / prosjektkoordinatoren skulle ivaretatt ansatte i vikarpoolen samtidig som den skulle ha daglig kontakt med enhetsleder og avdelingssykepleierne. Dette var spesielt viktig under oppbygging og oppstartsfasen av vikarpoolen. Side 4 av 13

4: Målsettingen for prosjektet Hovedmålsettingen for prosjektet var å redusere uønsket deltid, og å gå fra prosjekt til permanent større stillinger etter endt prosjektperiode. Videre var det en målsetting om å redusere sykefraværet, redusere forbruk av vikartimer i løpet av prosjektperioden. Det har over en lengre periode vært utfordringer med tanke på rekruttering av ønsket fagpersonell til sykehjemmet. Dette gjelder både helsefagarbeidere og sykepleiere. En økning i stillinger kan bidra til at dette endrer seg. 4.1: Enhetsmål Bergan sykehjem hadde følgende målsettinger for prosjektperioden. Økte stillingsstørrelser Redusere sykefraværet Styrket kvalitet i tjenestetilbudet Bedre arbeidsmiljø (HMS) og reduksjon i avviksmeldinger Redusere forbruket av eksterne vikarer Styrket rekrutteringsgrunnlag 5: Målgruppe for prosjektet Sykehjemmet har flere ansatte i små stillingsstørrelser, og det er disse som i hovedsak var målgruppen for prosjektet. Under kartleggingsrundene før oppstart av vikarpool, viste det seg at flere av de som ønsket å være med i vikarpoolen ikke hadde kompetansen som sykehjemmet ønsket. Det var viktig for sykehjemmet å ivareta fagligheten ved ansettelse i vikarpool, derfor utvidet de muligheten for at ansatte med større stillingsstørrelser også kunne være en del av vikarpoolen. Disse hadde gitt signaler til enhetsleder om at de ønsket større stilling. Det er derfor en blanding av mindre og større stillingsstørrelser i vikarpool ved sykehjemmet. Det var også et ønske om at sykepleierne ved sykehjemmet skulle søke seg til vikarpoolen da sykehjemmet hadde et behov for å øke opp sykepleier ressursen sin. Det var 3 sykepleiere som ønsket å være med i vikarpoolen ved oppstarten. Vi har under veis i prosjektperioden erfart at det for ansatte i større stillinger kan det være en utfordring å planlegge vikarpoolvakter. På grunn av turnustekniske utfordringer, har det for de med store stillinger ikke vært uvanlig å arbeide 8-10 vakter på rad. Dette har i noen tilfeller gjort at ansatte heller har jobbet vikarpoolvakter på lørdager for å unngå mange vakter i et strekk. Når det gjelder ansatte med mindre stillingsstørrelser, har det ikke vært noen utfordring med tildeling av vikarpoolvakter. 5.1: Antall ansatte, stillingsprosenter og kompetanse i vikarpool ved Bergan sykehjem Det er ansatt 14 kvinner og 0 menn i vikarpool ved sykehjemmet. Alle ansatte i vikarpool har ønsket fagkompetanse. Det er i dag 13 hjelpepleiere og 1 sykepleier ansatt i vikarpoolen. Det har aldri vær noen intensjon om å øke opp stillinger til 100 % i dette prosjektet. Side 5 av 13

Stillingsoversikt for vikarpool Kompetanse Stilling før Stilling etter Hjelpepleier 90 % 100 % Hjelpepleier 80 % 90 % Hjelpepleier 80 % 90 % Hjelpepleier 65 % 75 % Hjelpepleier 65 % 75 % Hjelpepleier 60 % 70 % Hjelpepleier 60 % 70 % Hjelpepleier 60 % 70 % Hjelpepleier 41,2 % 61,2 % Hjelpepleier 40,36 % 60,36 % Hjelpepleier 50 % 60 % Hjelpepleier 40 % 50 % Hjelpepleier 40 % 50 % Sykepleier 75 % 85 % Årsverk 8,46 10,06 Hovedmålet for å opprette vikarpool i enheten er å redusere uønsket deltid, samtidig som hensynet til rekruttering av personell og kompetanse til sykehjemmet ivaretas. En stedlig prosjektleder / prosjektkoordinator ble ansatt for å administrere vikarpoolen i enheten i prosjektperioden, og denne skulle foreta fordeling av vikarpoolvakter. Ansatte får ved ansettelse i vikarpool økt stillingsprosent, og enheten får kompetente faste medarbeidere til å dekke behovet som sykehjemmet har. Koordinatoren har også foretatt en mer langsiktig planlegging i vikarvakter. Dette har bidratt til at ansatte har fått en mer forutsigbar arbeidshverdag, og har hatt mulighet til å planlegge både arbeid og fritid på en god måte, noe som ansatte har gitt tilbakemeldinger om ved evalueringer av vikarpool. Side 6 av 13

6: Forankring av prosjektet i Enheten Ved en stedlig Prosjektleder / prosjektkoordinator har prosjektet blitt godt ivaretatt i enheten. Nærheten til ansatte i vikarpoolen, enhetsleder og avdelingssykepleierne har bidratt til at dialogen har vært god. Utfordringer er blitt løst fortløpende. Forankringen til enhetens ledelse har i perioder vært en utfordring på grunn av tidspress og mange oppgaver som til en hver tid må løses. Det har derfor vært avdelingssykepleierne som har vært prosjektkoordinatorens daglige kontaktpersoner. Enhetsleder sitter som medlem i felles arbeidsgruppe sammen med andre enhetsledere, fagansvarlige, verneombud, tillitsvalgte og administrasjonen. Enhetsleder orienteres av koordinatoren om fremdriften av prosjektet. Ansatte i vikarpoolen har kommet til, eller ringt vikarpoolen sitt kontor når de har hatt behov for å få svar på spørsmål vedrørende vikarpoolen. Prosjektet har avholdt evalueringsmøter to ganger pr år. Det er avholdt et evalueringsmøte for ansatte i vikarpool ved den enkelte enhet og et felles evalueringsmøte for ansatte i begge vikarpoolene i prosjekt Uønsket deltid Samarbeidet og medvirkningen til prosjektet fra tillitsvalgte, ansatte, administrasjonen, politikerne og arbeidslivssenteret har vært avgjørende for at dette har blitt et vellykket prosjekt. Innspillene fra de involverte parter har vært gode. Dette har vært et villet prosjekt fra politisk hold, fra administrasjonen og fra tillitsvalgtes sin side. Det har fra prosjekt Uønsket deltid sin side vært et godt samarbeid med arbeidslivssenteret sin representant. Samlet sett har dette bidratt til at ansatte med uønsket deltid har fått økt stilling. 7: Beskrivelse av tiltaket Bergan sykehjem prøver ut en ordning med vikarpool der ansatte med uønsket deltid kan få en 10-20 % høyere stillingsstørrelse mot at økningen i arbeidstiden dekkes inn med budsjetterte vikariat og ekstravakter. Vikarpool dekker et område som er i samsvar med det de deltidsansatte er villige til å jobbe med, men krever samtidig fleksibilitet i forhold til arbeidssted. For å kunne være ansatt i vikarpool, må ansatte kunne gå vikarpoolvakter ved flere avdelinger dersom det er behov for dette. Ordningen sikrer den enkelte ansatt en større stilling og en høyere fast inntekt samtidig som den gir arbeidsgiver en mer stabil vikartilgang. Rutiner og rettigheter for ansatte i vikarpool er de samme som for alle ansatte i organisasjonen. Det er utarbeidet egne retningslinjer for ansatte i vikarpool i Kristiansund kommune for å sikre den enkelte ansattes rettigheter. Ansatte har medbestemmelse over når de ønsket å gå sine vikarpoolvakter. Det var viktig at det skulle passe begge parter, noe som også var nedfelt i retningslinjer for ansatte i vikarpool. Før oppstart av vikarpool ble det nedsatt en intern arbeidsgruppe bestående av enhetsleder, avdelingssykepleiere, tillitsvalgte, prosjektkoordinator og prosjektleder. Det ble utarbeidet retningslinjer for ansatte i vikarpool i samarbeid med tillitsvalgte. Det ble også utarbeidet et kartleggingsskjema som skulle danne grunnlaget for utvelgelse av kandidater til vikarpoolen. Enhetens behov for økt kompetanse i vikartimer gjorde at det var søkere med ønsket kompetanse som ble prioritert til vikarpool. Skjemaet ble lagt ut i alle avdelinger. Side 7 av 13

Totalt var det 25 ansatte som ønsket å bli en del av vikarpool ved Bergan sykehjem. Ikke alle av søkerne hadde ønsket kompetanse. Ved oppstart av vikarpool var det 16 ansatte som fikk tilbud om 10- til 20 % økning i stillingsstørrelse. I dag er det 1,6 årsverk i vikarpool fordelt 14 ansatte ved alle avdelinger ved Bergan sykehjem. Det er 1 sykepleier og 13 hjelpepleiere / helsefagarbeidere ansatt i vikarpoolen. 8: Prosjektleder / Prosjektkoordinatorens oppgave i prosjektperioden Prosjektleder / prosjektkoordinatoren har i prosjektperioden hatt ansvaret for den enkelte ansatt og for tildeling av vikarpoolvakter. Koordinatoren har også hatt ansvaret for registrering av sykefravær og forbruk av vikartimer. Dette ble registrert i et eget skjema Månedsrapporteringsskjema som benyttes ved rapportering inn til prosjektgruppen og felles arbeidsgruppe i prosjekt Uønsket deltid. Forberedelser til evalueringsmøter, kontakt med avdelingssykepleierne, informasjon til ansatte i vikarpool og innkalling til møter i regi av vikarpool har vært koordinatoren sin oppgave i prosjektperioden. Denne har også hatt ansvaret for arbeidsavtalene for ansatte i vikarpool. Det har også vært en del av koordinatorens oppgave å gjennomføre møter i de ulike gruppene i prosjektet, evalueringsmøter samt planlegging og gjennomføring av Fag og inspirasjonsdager 1 gang pr år. Koordinatoren har hatt eget kontor ved sykehjemmet, og dette har vært en fordel spesielt med tanke på nærhet til enhetsleder og avdelingssykepleierne. Det var i oppstarten av vikarpool hyppige møter for å samkjøre vikarpoolen og enheten. Vikarpoolen ble oppbygd i samarbeid med tillitsvalgte, enhetsleder, og prosjektkoordinatorene ved Bergan sykehjem og ved Tunet bo- og avlastning. 9: Ressursbruk Prosjektet brukte lengre tid på å rekruttere personer inn i prosjektet enn forventet. Dette resulterte i en senere oppstart av vikarpool ved Bergan sykehjem enn forventet. Med bakgrunn i dette søkte prosjekt Uønsket deltid om en forlengelse av prosjektperioden, og fikk forlenget prosjektperioden med 3 måneder til 31.3.2014. Det ble avtalt med Arbeids- og velferdsdirektoratet at tildelte prosjektmidler skulle settes i fond og øremerkes uønsket deltid. Det ble ansatte en prosjektleder / prosjektkoordinator i 100 % stilling for å ivareta, og gjennomføre prosjektene vikarpool ved Bergan sykehjem og Tunet bo- og avlastning. Midlene i prosjektet er brukt som skissert i prosjektbeskrivelsen som dannet grunnlaget for søknad om prosjektmidler. Det er ført prosjektregnskap årlig gjennom prosjektperioden. Midlene er brukt til lønn av prosjektleder / prosjektkoordinator, evalueringsmøte i den enkelte enhet og felles evalueringsmøter for alle ansatte i vikarpool ved både Bergan sykehjem og Tunet bo- og avlastning. Det er også arrangert Fag og inspirasjonsdag 1 gang pr år i prosjektperioden som har vært et spleiselag mellom prosjekt Uønsket Side 8 av 13

deltid v/ vikarpoolene og administrasjonen i kommunen. Innholdet i de 2 Fag og inspirasjonsdagene har vært erfaringsutveksling, og heltidskultur og omstilling. 10: Oppfølging av prosjektet / evaluering Vikarpool ved Bergan sykehjem har hatt evalueringsmøter 2 ganger pr år i prosjektperioden. Det ene evalueringsmøtet var et felles møte med ansatte i vikarpool ved Tunet bo- og avlastning. Det ble i forkant av evalueringsmøtene sendt ut skjema med spørsmål til ansatte i vikarpool. Noen av tilbakemeldingene som kom inn var: - Ansatte i vikarpool var fornøyde med å få større stilling - De fleste sa at de følte økonomisk trygghet ved å få en høyere årslønn - De fleste sa det var greit å gå vikarpoolvakter ved andre avdelinger, mens noen få sa at de trivdes best i sin vanlige avdeling og ønsket at vikarpoolvaktene skulle være der. De var alle blitt godt mottatt i ny avdeling. - Det gikk greit å være ansatt i vikarpool, og de var fornøyde med tildelingen av vikarpoolvakter, og at de selv kunne bestemme om det passet eller ikke. - Det gikk greit å sette seg inn i nye rutiner og å bli kjent med nye arbeidskollegaer. Det de følte var negativt var at de ikke fikk tid til å bli godt kjent med pasientene når de gikk 1-2 vikarpoolvakter pr måned ved en annen avdeling. 11: Noen utsagn fra ansatte i vikarpool Jeg føler økonomisk trygghet ved å ha større stilling Å prøve å jobbe ved en annen avdeling skulle jeg gjort for lenge siden for en herlig avdeling dette er Positivt å jobbe ved en annen avdeling. Jeg gledet meg til natta da jeg visste jeg skulle få se andre pasienter og få andre oppgaver. Ble møtt med et smil av kveldsvakta da jeg kom Det positive med å være ansatt i vikarpool er at jeg har fått økt stillingen min med 10 % og fått økt fast lønn pr måned, det negative er at jeg ønsker at vikarpoolvaktene kan være i min faste avdeling Positivt med å gå på andre avdelinger er å bli kjent med nye kollegaer og pasienter. Se på andre rutiner etc. Det er fint å lære av hvordan andre avdelinger gjør ting. Man får øynene opp for andre og kanskje bedre løsninger som man kan ta med seg tilbake på sin egen avdeling Å være ansatt i vikarpool gir meg ekstra inntekt opp på min faste lønn i 65 % stilling og som også gir meg trygghet økonomisk. Utfordringen er å jobbe ved andre avdelinger enn min egen. Trives best der jeg er ansatt hjem Jeg ønsker at vikarpoolvaktene skal være faste på turnus Det hadde vært bedre hvis vaktene var i turnusen, det er lettere å planlegge da Side 9 av 13

12: Måloppnåelse for enhetsmålene i prosjektbeskrivelsen Måloppnåelsen for de ulike målene i prosjektperioden har vært varierende. Vi kan si at målet med å redusere uønsket deltid har vært vellykket. Økningen i stillingsstørrelser kan ikke i dette prosjektet være større da lønnsmidler omdisponeres fra eksisterende budsjetter som sykefravær, ferievikar, ekstrahjelp, og andre eksisterende budsjett. Målsettingen om et redusert sykefravær er ikke blitt innfridd i løpet av prosjektperioden. Vi ser at kvaliteten i tjenestetilbudet har økt i prosjektperioden, noe enheten er godt fornøyde med. Arbeidsmiljø (HMS) og reduksjon i avviksmeldinger er noe sykehjemmet har jobbet med over en lengre periode, og har klart og opprettet gode systemer for dette området. Faste ansatte brukes i større grad i dag ved vikarvakter enn tidligere, noe som har bidratt til at det benyttes færre eksterne vikarer i dag. Rekruttering inn til sykehjemmet ser vi at det er vanskelig å si noe om. Det er for tidlig å si om prosjektet har hatt positiv innvirkning på rekrutteringen inn til sykehjemmet. Økte stillingsstørrelser - Enheten har klart å øke opp stillinger med til sammen 1,6 årsverk, og fordelt dette på 14 ansatte ved sykehjemmet. Ut i fra forutsetningene i dette prosjektet er dette en god måloppnåelse. Det kan virke som om en økning på 10- til 20 % er liten, men det har aldri vært en intensjon om å øke opp stillinger til 100 % i dette prosjektet. 1,6 årsverk er fordelt på 13 helsefagarbeidere / hjelpepleiere og 1 sykepleier. Alle avdelingene ved sykehjemmet har ansatte i vikarpool. Redusert sykefravær - Sykehjemmet hadde som et mål at sykefraværsprosenten skulle stabilisere seg på 11 % i 2013. Fraværsoversikt Oppstart vikarpool 1.9.2012 Årstall for 2013 Korttidsfravær 1,20 % Korttidsfravær 2,72 % Langtidsfravær 9,23 % Langtidsfravær 10,28 % Totalt fravær 10,43 % Totalt fravær 13,00 % Korttidsfravær i enheten har vært stabilt siden oppstart av vikarpool. Utfordringene for sykehjemmet ligger i et relativt høyt langtidsfravær. Årsaken er delvis arbeidsrelatert grunnet slitasje og belastningsskader. Enheten har ikke nådd målsettingen om å stabilisere sykefraværet på 11 % i 2013. Styrket kvalitet i tjenestetilbudet - De har oppnådd å sikre bedre kvalitet i vikarvakter ved at faste ansatte i hovedsak prioriteres som vikarer i vikartimer. Eksterne vikarer leies inn når faste ansatte ikke kan jobbe. Når ansatte i vikarpool får tildelt sine vikarpoolvakter, bidrar dette til trygghet for andre ansatte når den som leies inn som vikar har medisinnøkkelansvar. Det er også en trygghet for både ansatte og pasienter at vikaren er godt kjent med avdelingens og pasientenes rutiner. Bruk av faste ansatte i vikarvakter har bidratt til at rutiner blir fulgt opp som de skal. Dette er positivt med tanke på å kunne redusere antall avviksmeldinger i enheten. I prosjektperioden har vi erfart at det ved en mere langsiktig planlegging av vikartimer, også har bidratt til styrket kvaliteten i tjenestetilbudet både for faste ansatte og for Side 10 av 13

pasientene ved sykehjemmet. Ansatte har fått en mer forutsigbar arbeidshverdag, og kan i større grad planlegge arbeidet fra dag til dag. Pasientene har fått kjente personer på vakt med den nødvendige kompetansen de trenger. Langsiktig planlegging har bidratt til at sykehjemmet også har fått ønsket fagkompetanse i vikartimer. Faste ansatte med medisinnøkkelansvar, og vil også her være en ressurs når de blir leid inn i vikartimer. Dette gjenspeiler seg også for pasientene som får kjente personer å forholde seg til, med nødvendig kunnskap om den enkelte. Bedre arbeidsmiljø (HMS) og reduksjon i avviksmeldinger - Vi kan ikke si at prosjektet har vært med å bedre arbeidsmiljøet ved sykehjemmet i stor grad da de i utgangpunktet allerede hadde et bra arbeidsmiljø. De har sine utfordringer også her, men generelt er arbeidsmiljøet bra. Det vi kan si er at det er en mere rettferdig fordeling av vikarvakter etter oppstart av vikarpool som begrunnes med at denne har hatt mulighet og bedre tid til å finne gode løsninger for faste ansatte. Vikarer leies ikke inn i vikarvakter før faste ansatte er spurt og har takket nei. Faste ansatte blir prioritert før vikarer. Det er også viktig å merke seg at prosjektkoordinatoren har hatt en større mulighet og bedre tid til å finne gode løsninger for ansatte og sykehjemmet. Når arbeidshverdagen er presset på tid for den som sitter med ansvaret for at bemanningen skal være tilfredsstillende, velges ofte den enklere løsningen. Når det gjelder HMS / avviksregistrering, har sykehjemmet jobbet konstruktivt med å finne gode systemer for å registrere når avvik skjer. De har satt ned en gruppe som går igjennom registrerte avvik månedlig, og en ansatt har ansvaret for å systematisere avvikene før møtene. Ser man på bruken av faste ansatte i vikartimer kontra eksterne vikarer, så er dette med på å sikre kvaliteten i avviksregistreringen, og at avvik faktisk blir registrert. Redusere forbruket av eksterne vikarer - Det vi ser etter oppstart av vikarpool, er at det er flere ansatte ved sykehjemmet som tar ledige vakter ved andre avdelinger nå enn tidligere. For ansatte i vikarpool var et av kriteriene for å bli med i ordningen at de må ta vikarpoolvakter i en annen avdeling. Dette ser vi har hatt en positiv effekt på andre ansatte i enheten. De ser at det er flere vikarvakter å få dersom de velger å jobbe ved flere avdelinger. Dette har bidratt til at sykehjemmet har fått faste ansatte i vikarvakter som kjenner enheten og har den nødvendige kompetansen for å gjøre en faglig god jobb. Utfordringen for sykehjemmet når faste ansatte går vikarvakter ved flere avdelinger er at det i perioder har vært, og vil bli en utfordring å få besatt vikarvakter når ansatte er bundet opp ved andre avdelinger. Derfor vil behovet for eksterne vikarer alltid være tilstede. Styrket rekrutteringsgrunnlag - Det er for tidlig å si at enheten har klart å styrke rekrutteringen inn til sykehjemmet. Men av erfaring vet vi at større stillinger får flere søkere ved utlysning enn hva små stillinger får. På sikt tror vi at en økning av stillingsstørrelser kan bidrar til at flere søkere med ønsket kompetanse søker seg til sykehjemmet når det lyses ut ledige stillinger. Dette er et område som ledelsen ved sykehjemmet har fokus på sammen med den administrative ledelsen i kommunen. For å kunne styrke rekrutteringsgrunnlaget er både sykehjemmet og kommunen avhengig av et godt omdømme på kvaliteten i tjenestetilbudet, godt arbeidsmiljø (HMS) og et lavt sykefravær. Det vil derfor være viktig at det arbeidet som er gjort på disse områdene fortsetter også etter at prosjektperioden er over. Side 11 av 13

13: Formidling av resultater og erfaringer fra pilotprosjektet vikarpool Prosjekt Uønsket deltid har holdt orienteringer om fremdriften i prosjektet til styringsgruppen som er ADMU (Administrasjons- og likestillingsutvalget). Prosjektet har også vært ute i enheter i kommunen for å dele erfaringer vi har hatt med vikarpool. Det er også blitt orientert om prosjekt Uønsket deltid og vikarpool i Informasjonsbladet Kristiansund, kommunens egen avis. Det har vært noen henvendelser fra andre kommuner som vi har delt våre erfaringer med, erfaringer om hvordan vi har organisert og bygd opp vår vikarpool. Vi har også delt våre erfaringer med vikarpool ved den nasjonale konferansen som ufrivillig deltid arrangerte i Lillestrøm i oktober 2013. Prosjekt Uønsket deltid har arrangert to Fag og inspirasjonsdager. Temaene for disse dagene har vært erfaringsutveksling fra gode tiltak i egen organisasjon, og heltidskultur og omstilling. Ved begge disse dagene ble vikarpool omtalt. 14: Veien videre planer for videreføring av tiltaket Det har gjennom hele prosjektperioden vær en intensjon om å videreføre vikarpool dersom tiltaket har vært vellykket. På flere av enhetsmålene ser vi at prosjektet har hatt en god måloppnåelse. Det er blitt drøftet hvilket omfang vikarpoolen skal ha etter prosjektslutt, og hvor mange av de som har et tilbud i vikarpool i dag skal videreføres ordinær drift. 15: Videreføring av tiltaket - hvilke erfaringer fra prosjektet blir videreført i enheten Dette tiltaket kan ses på som et todelt prosjekt. Å videreføre ordningen vikarpool for ansatte innebærer ikke ekstra kostnader for enheten, og vil dermed være enklere å videreføre. Å ansette en koordinator for å ivareta ansatte i vikarpool og samtidig foreta en langsiktig planlegging av vikartimer og innleie. Dette krever ekstra ressurs for enheten. Videreføring av vikarpoolvakter for ansatte vil bli opprettholdt etter prosjektslutt, men ikke i det omfanget som har vært i prosjektperioden. Tiltaket vil bli videreført for 9 ansatte. Det er funnet andre alternative løsninger for 3 ansatte i vikarpool. 1 ansatt har sagt opp sin stilling. Til sammen vil det være 1 årsverk i vikarpool fordelt på 9 ansatte ved sykehjemmet. 16: Hvilke deltakere i prosjektet får endret sin stillingsprosent etter prosjektslutt Det vil være 8 helsefagarbeidere / hjelpepleiere og 1 sykepleier som vil få høyere stillingsprosent etter prosjektslutt. 8 ansatte får 10 % økning og 1 ansatt får 20 % økning i stillingsprosent. 17: Andre erfaringer Det er flere erfaringer som er gjort i løpet av prosjektperioden. Vi har erfart at det ved avdeling for demente ble en utfordring når ansatte i vikarpool skulle ta vikarpoolvakter Side 12 av 13

ved denne avdelingen. Det viste seg at det ble registrert mere uro blant pasientene når det kom flere ukjente ansikt inn i avdelingen. For at avdeling for demente skulle kunne være en del av vikarpoolen, ble det bestemt at kun 2 av de som var ansatt i vikarpool skulle ta vikarpoolvakter ved avdelingen. Dette for å begrense at det ble økt uro blant pasientene. For sykehjemmet og avdeling for demente ble dette en god løsning. Underveis i prosjektperioden viste det seg at ved å foreta en mer langsiktig planlegging av vikartimer, fikk ansatte en mer forutsigbar arbeidshverdag, og ga de en ytterligere mulighet for å øke opp sine stillingsstørrelser. Koordinatoren hadde bedre tid til å finne gode løsninger for den enkelte avdeling, og kunne planlegge over en lengre periode for den enkelte ansatt. Tilbakemeldinger vikarpoolen fikk under veis i prosjektperioden var at de satte pris på å få tildelt både vikarpoolvakter og andre vikarvakter for en lengre periode. Dette bidro til at de kunne planlegge både arbeidsoppgaver og fritid på en bedre måte. Det er erfart at avdelingssykepleierne har fått mere tid og ro til å ivareta faglige oppgaver uten å måtte bli avbrutt for å foreta vikarinnleie. Når behovet for å leie inn en vikar blir meldt er dette førsteprioritet, og medfører at andre oppgaver blir satt til side inntil behovet er dekt. Dette behovet har enheten tatt med seg videre, og har lagt denne funksjonen til merkantilt personale ved sykehjemmet. Vedlegg: Kortversjon av prosjektet Side 13 av 13