SYKEHUSET TELEMARK HF PROTOKOLL FRA BRUKERUTVALGET 14. MARS 2013 Sted: Direktørens møterom på Sykehuset Telemark i Skien Tilstede: Birgit Lia, leder Knut Bjaaland, nestleder Karin S. Karlsen Arne Borgersen Ingrid Venanger Ann Kristin Semb Anne Østensen Idar Grotle Tor Strømme Kari Thomsen Per Urdahl, klinikksjef medisinsk klinikk STHF Anne Brynjulfsen, stab/støtte psykiatrisk klinikk STHF Lars Magne Glesnes, Pasient- og brukerombudet Else Jorunn Saga, stedfortredende sekretær for brukerutvalget ved STHF Dessuten møtte: Knut Broby, seksjonsleder Pasientreiser STHF Elisabeth Hessen, kvalitetssjef STHF Jostein Todal, klinikksjef Psykiatrisk klinikk STHF Forfall: Bess M. Frøyshov, adm. direktør Birgit Lia ledet møtet. Sak 26-13 Godkjenning av protokoll fra møte 28. februar 2013 Følgende merknad gis angående sak 24-13: Pasient- og brukerombudet meldte om at flere pasienter klager over at de blir avkrevet egenandel feilaktig ved poliklinisk oppfølging av behandling, sykehuspåførte infeksjoner etc. Saksforholdet ble tatt opp i Kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalget KPU 05.03.2013 sak 18-13: Pasienter med sykehusinfeksjon skal ikke betale egenandel ved poliklinisk oppfølging Konklusjon i KPU: Saken overbringes fra siste møte i brukerutvalget. Flere pasienter med sykehusinfeksjon blir avkrevd egenandel ved poliklinisk oppfølging. Dette skal ikke skje. Rutinen skjerpes inn, og det sendes ut informasjon internt i klinikkene. Protokollen ble godkjent. Side 1 av 6
Sak 27-13 Tilleggsavtale jordmorberedskap for Seljord, Kvitseid, Tokke og Vinje Sykehuset Telemark HF har fått ansvaret for følgetjeneste og beredskap for fødende med 1,5 timer eller lengre reise til sjukehuset. Det er fremforhandlet avtaler med Seljord, Kvitseid, Tokke og Vinje kommuner om felles jordmorberedskap på DPS i Seljord, Vinje, Tokke, Seljord og Kviteseid. Saken skal opp på styremøte den 3. april 2013 som orienteringssak. Brukerutvalget tar saken til orientering. Sak 28-13 Avtaler om øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunene mellom STHF og Vinje, Tokke, Seljord og Kviteseid Vinje, Tokke, Seljord og Kviteseid søker om tilskudd til etablering av øyeblikkelig hjelp døgnopphold i kommunene for 2013. Saken skal opp på styremøte den 3. april 2013 som orienteringssak. Brukerutvalget tar saken til orientering. Sak 29-13 Informasjon om Pasientreiser med svar på spørsmål fra Brukerutvalget ved seksjonsleder Knut Broby, Pasientreiser Temasak: Seksjonsleder Knut Broby presenterte pasientreisers organisering, oppgaver, saksvolum og utfordringer. Broby har tidligere skriftlig svart på konkrete spørsmål fra Brukerutvalget og disse ble også gjennomgått i møtet. Brukerutvalget får Knut Brobys presentasjon oversendt. Brukerutvalget tar presentasjonen til orientering. Sak 30-13 Evaluering av Sykehuset Telemark sitt Pasienttilfredshetsskjema Det vises til sak 25-13 Eventuelt i møte i Brukerutvalget den 28. februar 2013, hvor pasienttilfredshetsskjema ble delt ut og Brukerutvalget bes komme med uttalelse på innholdet i forbindelse med revidering av skjemaet. Brukerutvalget vil være med og revidere pasienttilfredshetsskjemaet som brukes ved Sykehuset Telemark. Ingrid Venanger og Idar Grotle stiller som representanter for brukerutvalget i en arbeidsgruppe. Side 2 av 6
Sak 31-13 Årsplan styresaker Det ble stilt spørsmål ved brukerutvalgets involvering i budsjettarbeidet. Per Urdahl minnet om at Brukerutvalget har fått forelagt seg forslag til budsjett og økonomisk langtidsplan. BU er også representert gjennom sin møte- og talerett i styret. Sak 32-13 Pågående prosjekter orientering fra deltakere i prosjektene Det hadde ikke vært møtevirksomhet eller endringer i prosjektene siden siste oppdatering. Brukerutvalget ønsker å få inn en kolonne i skjemaet med en statusoppdatering på de ulike prosjektene. Brukerutvalget ber sekretær etterspørre en tilbakemelding fra prosjektet Fremtidig organisering av Habiliteringstjenesten for voksne, der Henning Kyvik er brukerrepresentant. Tabellen over pågående prosjekter med brukermedvirkning oppdateres i dette møtet og en oppdatert versjon legges ved referatet. Sak 33-13 5 minutter fra Pasient- og brukerombudet - POB hadde merket seg innleggene i avisene den siste tiden om bortkomne verdigjenstander fra pasienter. POB foreslo at brukerutvalget burde etterspørre en orientering om rutiner og praksis for håndtering av verdigjenstander, samt omfanget av dette. Per Urdahl svarte at det er en utfordring å sikre seg ett hundre prosent mot tyverier så lenge vi praktiserer et åpent sykehus med mulighet for besøk, blant annet på pasientrom. Det er viktig å henstille pasientene om ikke å ta med verdisaker på sykehuset. - POB refererte til møte med helsetilsynet som understreket at sjukehusene har et ansvar for å påse at det er tilstrekkelig kompetanse i kommunene til å ta i mot utskrivningsklare pasienter. Per Urdahl ga en orientering om erfaringer og status sett fra sykehusets side så langt etter innføring av samhandlingsreformen. Det har gått mer smertefritt enn fryktet. Det er lave tall for reinnleggelser som er en indikator for kvalitet. Sak 34-13 Eventuelt - Tor Strømme representerer BU på konferansen i Langesund i mai sammen med leder i BU. (Vara er Knut Bjaaland) Side 3 av 6
- Idar Grotle stilte spørsmål ved responstiden på akutt på føden. Per Urdahl gjorde rede for hva det innbærer at ST har etablert kvinneklinikk. - Knut Bjaaland stilte spørsmål rundt oppslagene de siste dagene om e-resept og fastlegekontorene. Per Urdahl forklarte at de ulike datasystemene i de ulike helseinstansene ikke snakker sammen pr i dag og at problemet denne gang i all hovedsak er et problem på de enkelte legekontorene. - Tor Strømme ytrer ønske om en oppslagstavle hvor brukerutvalget kan presentere seg. Forespørselen tas videre til administrasjonen. Sak 35-13 Interne revisjoner 2012 og revisjonstema 2013 Kvalitetssjef Elisabeth Hessen orienterte om interne revisjoner 2012 og revisjonstema for 2013. Revisjonsplanen rulleres jevnlig og går over flere år. Brukerutvalget ba om en nærmere forklaring på de tre områdene hvor grad av styring og kontroll på oppfølging av revisjonene er lav. Det gjelder - Oppfølging av tidligere revisjoner og tilsyn - Meldeplikten/avviksbehandling - Legemiddelhåndtering / oppfølging av funn fra tidligere revisjoner Det er god meldekultur ved STHF, men med variasjoner fra gullstandard til grader av mer usikkerhet og lokalt tilvente rutiner. Vi har sett en underrapportering på potensielle skader/hendelser. Endringen av meldeordningen har foreløpig ikke gitt oss noe ekstern hjelp til oppfølging av og læring av avviksrapportering. Dette skjer først og fremst internt og ved hjelp av interne krefter. Legemiddelhåndtering er et område som viser at samme feil gjentas og som historisk er en gjenganger i revisjoner og tilsyn. Dette er fast tema i KPU, det følges opp klinikkvis og i pasientsikkerhetskampanjen. Det gis oppdaterende legemiddelkurs og sertifisering av sykepleiere og leger. Per Urdahl understreket at oversikten gir et sammenstilt øyeblikksbilde og at det jobbes kontinuerlig med å få høy grad av styring og kontroll på alle områder. Det ble bemerket at også Byggeprosjekter var merket med rødt, altså lav grad av styring og kontroll på oppfølging av revisjon og at brukermedvirkning kan bidra til at prosjekter gjennomføres riktig i første omgang. 1. Brukerutvalget ber adm. direktør om at klinikkledere og stabsdirektører sikrer at resultater fra interne revisjoner 2012 følges opp slik at de fremmer systematisk forbedring og læring både lokalt og på tvers i virksomheten. Side 4 av 6
2. Brukerutvalget ser av presentasjonen at det fortsatt er en lav grad av styring og kontroll på oppfølging av revisjoner angående medikamenthåndtering. Utvalget forutsetter at det iverksettes tiltak. 3. Saken behandles i klinikkenes kvalitets- og pasientsikkerhetsutvalg (KPU) innen en måned etter at den er lagt fram for styret. 4. Interne revisjoner 2013 gjennomføres i henhold til flerårig rullerende plan. 5. Følgende tema vedtas for STHFs internrevisjon i 2013: Gjennomgående revisjonstema: Meldekultur. Avviks- og klagebehandling Opplæring og implementering av felles pasientadministrative prosedyrer og DIPS Implementering av pasientsikkerhetskampanjens innsatsområder Etterlevelse av styrende dokumenter - legemiddelhåndtering Skriftlig pasientinformasjon - er den tilstrekkelig, dekkende og oppdatert Informasjon og brukermedvirkning i diagnostisering og behandling Obligatorisk opplæring HLR Felles samsvarsvurdering gjennomført for alle kritiske miljøaspekter (Miljøprosjektet / ISO -sertifisering 14001) Særskilte tema fra tidligere tilsyn og revisjoner: HMS: Forholdet mellom oppgaver og ressurser ref prosjektet "God vakt" HMS/Miljø: Eco-online - oppdaterte produktdatablad Legemiddelhåndtering: Blodtransfusjon Smittevern: Håndhygiene og arbeidsantrekk Opplæring MTU Implementering av felles prosedyrer ved STHF samt fjerning av lokale kopier som ikke er oppdaterte og i samsvar med felles prosedyrer Lokale revisjonstema i klinikker/stabsavdelinger: Klinikk/stabsavdeling: Serviceklinikken Medisinsk klinikk Kirurgisk klinikk Felles medisinsk klinikk og kirurgisk klinikk Tema: Handlingsplan miljømål Etterlevelse prosedyrer (CVK, neutropeni, SIRS), Smittevern/isolering, Arbeidsantrekk leger, infeksjonsforebygging, arbeidsplaner leger, MBU - oppfølging (medarbeiderundersøkelsen), infeksjonsforebygging Samhandling mellom akuttmottak/intensiv og sengeposter Side 5 av 6
Sak 36-13 Fra døgn til dag Psykiatrisk klinikk Psykiatrisk klinikk er pålagt å spare kr 8,4 mill i 2013. Et samlet lederskap i klinikken anbefalte i mai 2012 at innsparinger i denne størrelsesorden burde tas ved nedleggelse av en døgnenhet. Føringer gitt fra sentrale myndigheter, bl.a. gjennom oppdragsdokumentet, angir at psykiske helsevern skal omstilles fra institusjonsbehandling til mer utadrettet og ambulant tjeneste og oppfølging. I Nasjonal helse- og omsorgsplan for 2011 2015 står følgende: «Erfaringer fra Norge og andre land peker på at behovet for kostbare døgnplasser kan reduseres ved å utvikle gode lokale tjenester, som også er bedre for brukerne,» ST har for øyeblikket 78 sengedøgnplasser. 46 plasser pr 100 000 innbyggere, dette er desidert høyest i Helse Sør-Øst. Tallet sier noe om størrelsen på tilbudet fra ST, ikke noe om behovet i befolkningen ut i fra sosio-demografiske forhold. For å møte innsparingskravet og samtidig følge opp føringene fra sentrale myndigheter, vil klinikksjefen gjennomføre en omstillingsprosess der ambulante og akuttambulante tjenester styrkes og døgnplasstallet reduseres. En slik omstilling må gjennomføres i samarbeid med kommunene. Endelig prosjektorganisering og framdriftsplan vil bli lagt etter oppstartsamling 5. april. Brukerkompetanseforum i psykiatrien vil bli involvert for å ivareta brukerperspektivet Klinikkens budsjettsituasjon innebærer at tiltakene må iverksettes i løpet av høsten 2013. Brukerutvalget ber om å bli oppdatert på saken så snart beslutningsgrunnlaget er klart. Referent Else Jorunn Saga Side 6 av 6