Bø kommune Kontrollutvalet Møteprotokoll frå Bø kommune - kontrollutvalet Møtedato: 26.09.2011 Møtestad: Møteleiar: Kommunestyresalen. Bø kommunehus Jan Lepperød/Bergit Askildt Myrjord Til stades: Leiar Jan Lepperø Sak: 16-18-19-20-21/11 Nestleiar Bergit A. Myrjord sak: alle i sak17/11 Leiar Medlem Per Espen Fjeld Varamedlem Kristin Kleppen Sak: 17/11 Sekretær Marianne Lundeberg Oppdragsrevisor Britt Kristin Gravalid Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson Sak: 17/11 Jan Lepperød erklært inhabil i sak 17/11. Bergit A.. Myrjord vart leiar i saka og Kristin Kleppen innkalla som vara i saka. Innkallinga blei godkjend. Saklista blei godkjend. Møteprotokollen frå møte 22.06.2011 blei godkjend. Sakene blei behandla slik: 16 21/11 Leiar Leiar i sak 17/11 Sekretær Jan Lepperød Bergit A. Myrjord Marianne Lundeberg Temark Postboks 83 3833 BØ Telefon 90114543 (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no www.temark.no 987 993 766 5083 05 41508
SAKLISTE Sak nr. Arkivsaknr. 16/11 11/410 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 22.06.2011 17/11 10/541 LIFJELL - FORVALTNINGSRAPPORT 18/11 11/455 KONTROLLUTVALGSSAKER 2008-2011 BØ KONTROLLUTVALG 19/11 11/21 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 20/11 11/412 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I BØ KOMMUNE 21/11 11/411 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.09.2011 Side 2 av 8
Sak nr. 16/11 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ 22.06.2011 Møteprotokollen frå 22.06.2011 godkjennast. Møteprotokollen frå 22.06.2011 blei lagt fram for godkjenning i møtet. Møteprotokollen frå 22.06.2011 godkjennast. Sak nr. 17/11 LIFJELL - FORVALTNINGSRAPPORT Kontrollutvalet si uttale og innstilling til kommunestyret Etter kontrollutvalet sitt syn gir forvaltningsrapport nr: 721012 Lifjellsaka eit godt oversyn over problemstillingane i eit kompleks saksområde. Ein gjer oppmerksam på at rapporten er avgrensa mot meirverdiavgift, offentleglova og anleggsbidra til vatn- og avløpsutbygginga. Kontrollutvalet oppmodar at desse sakene følgjas opp i neste kontrollutval. Kontrollutvalet viser til konklusjonene i rapporten og merkar seg spesielt konklusjon om kommunestyret hadde rettsleg høve til å stille rekkefølgekrav. Kontrollutvalet viser til at administrasjonen i Bø kommune i perioden oktober 2008 til november 2009 har gitt byggje- og deleløyve på Lifjell i strid med plan- og bygningslova. I perioden 2009 til 01.12.2010 har PTN gitt dispensasjonar frå reguleringsplanen utan søknad og høring. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret: Kommunestyret ber administrasjonen fylgje opp rapporten sine konklusjonar og vil særlig peike på: At ein bør rydde opp i tidlegare ugyldige dispensasjonar gitt før 01.12.2010 og betre rutinar ved handsaming av framtidige dispensasjonar. Sjå til at private regulerings-/planforslag blir handsama i samsvar med plb 12-11. Krav om kunngjering av forhandlingar om utbyggingsavtale og offentleg ettersyn av avtaleforslag er ikkje oppfylt. Kommunen bør vurdere om dette kan ha hatt verknad for innhaldet og dermed gyldighet i utbyggingsavtalane for Lifjell. Kommunestyret ber administrasjonen redgjere for kva som er gjort med punkta i uttale og innstilling i vedtaket for kontrollutvalet innan sumaren 2012. Side 3 av 8
Forvaltningsrevisor Kirsti Torbjørnson frå Telemark kommunerevisjon IKS la fram rforvaltningsrevisjonsrapoort nr: 721012 i møtet. Leggast fram i møtet. Sak nr. 18/11 KONTROLLUTVALGSSAKER 2008-2011 BØ KONTROLLUTVALG Kontrollutvalet ber rådmann orientere nytt utval om saker frå utvalet i denna perioden som er under behandling. Oppstillinga er ein sumarisk oversikt over saker handsama av kontrollutvalet i perioden 2008-2011. Nytt kontrollutval bør fylgje opp ikkje avslutta saker og innstillinger frå kontrollutvalet til kommunestyret som ikkje er behandla der. Oppstillinga: vedlegg (-kontrollutval saker 2008-2011) i innkallinga i saken Saken kjem opp i neste kontrollutvalsmøte. Sak nr. 19/11 BESTILLING AV OVERORDNA ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2012-2015 Forslag 2: Kontrollutvalet i Bø kommune har fylgjande innspel til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: 1. Offentlighetsloven 2. byggesaker 3. barnehage rutiner, økonomi, kostnader pr.barn Kontrollutvalet mottok eit tilbod frå Telemark kommunerevisjon IKS om overordna analyse plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015. Kontrollutvalet fatta vedtak om bestilling av ein slik overordna analyse i møte 07.02.2011 sak 4/11. Vedlagt følgjer brev frå kommunerevisjonen med ønske om innspel til planen frå sittande kontrollutval. Forskrift for kontrollutval 10 krev at kontrollutvalet skal lage ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Ein slik plan skal utarbeidast minst ein gong i valperioden. Planen skal byggje på ein overordna analyse av kommunen si verksemd. Med utgangspunkt i vurderingar av risiko- og vesentlegheit, skal analysen sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon. Side 4 av 8
Det er kommunestyret som vedtek planen etter innstilling frå kontrollutvalet, men kommunestyret kan delegere til kontrollutvalet å endre planen i planperioden. Forslag 1: Ingen merknad. Forslag 2: Kontrollutvalet i Bø kommune har fylgjande innspel til Plan for forvaltningsrevisjon 2012 2015: Sak nr. 20/11 BUDSJETT 2012 FOR KONTROLL OG TILSYNSVERKSEMDA I BØ KOMMUNE Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2011 for Kontroll og tilsynsverksemda i Bø Kommune med ei ramme på kr 793 160,-. Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Forskrift om kontrollutvalg 18 seier følgjande om budsjetthandsaminga: Kontrollutvalet utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal fylgje formannskapets innstilling til kommunestyret. Kontrollutvalet fremjar med dette ei sak om budsjett for kontrollutvalet si verksemd og kjøp av revisjons- og kontrollutvalstenester for 2012 i Bø kommune. Vurdering frå sekretariatet Sekretariatet har utarbeidd eit framlegg til budsjett for kontroll og tilsynsverksemda i Bø Kommune for 2012. Kontrollutvalet sitt budsjett vil innehalde utgiftene til sjølve drifta av utvalet, samt utgiftene knytt til kjøp av sekretariatstenester for kontrollutvalet og kjøp av revisjonstenester. Budsjettforslaget er basert delvis på erfaringstal og delvis på anslag. Det er svært viktig at det vert sett av tilstrekkeleg med midlar til kontrollutvalet si verksemd. Spesielt neste år da det er nytt uvalg. Det å syte for god kontroll og tilsyn av den kommunale verksemda er høgaktuelt, og kommunestyret har eit ansvar i å sørgje for at det vert løyvd nok med ressursar til dette. Det er blant anna viktig med tilstrekkelig ressursar til at medlemmane får delta på ulike kurs og seminar for å halde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalsmedlemmar. Deltaking på fylkesvise og regionale samlingar er bra i denne samanhengen. Ein post som godtgjering/tapt arbeidsforteneste avheng både av aktiviteten i utvalet og kva godtgjøringsnivå kommunen ligg på. Budsjettet er sett i forhold til Bø kommune sitt reglement Side 5 av 8
for godtgjering til folkevalde. Det er teke høgde for 5 kontrollutvalsmøter i året, og deltaking på andre kurs/møter. Bø kommune har vald å delta i to interkommunale selskap for å løyse kontroll og tilsynsoppgåvene. Dette er Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR) for revisjonsoppgåver og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgåver. Sekretariatstenester Bø kommune er medeigar i Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/ kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Revisjonstenester Bø kommune er medeigar i Telemark Kommunerevisjon IKS (TKR). Kostnadar i selskapet vert fordelt etter eigarbrøk/kommunestørrelse, og budsjett for verksemda vert fastlagt av representantskapen. Selskapskontroll og andre tenester Kjøp av tenester omfattar også selskapskontroll og eventuelt andre tenester. Det er viktig at det vert løyvd nok pengar til å gjennomføre tilstrekkeleg mengde selskapskontrollar. Med andre tenester meinar ein eventuelt bruk av ekstern bistand i form av f.eks. privat revisjon, advokat, ekstern konsulent etc. Budsjettet kan spesifiserast som følgjer: Drift av kontrollutvalet: Godtgjering iht vedtatte satsar: Kurs, reiser og møter for medlemmane: Revisjon iht avtale, kommuneloven 78, nr 3 Sekretariat iht kommuneloven 77, nr 10 Selskapskontroll iht k.loven 77, nr 5 B 2010 B 2011 B 2012 Kr 13 000 Kr 13 520 Kr 13 520 Kr 11 000 Kr 11 440 Kr 11 440 Kr 587 000 Kr 610 480 Kr 610 480 Kr 118 000 Kr 122 720 Kr 122 720 Kr 27 000 Kr 28 080 Kr 35 000 SUM Kr 756 200 Kr 786 240 Kr 793 160 Selskapskontroll er auka til 35 000,- da det er prisen for ein generell selskapskontroll. Ellers er ikkje budsjettet auka da ein har hold seg innafor budsjettramma siste år. Side 6 av 8
Konklusjon: Sekretariat foreslår ei budsjettramme på kr 793 160,-. for kontrollutvalet for 2012, dette inkluderar også kjøp av revisjons- og sekretariatstenester. Vi meiner dette gir et realistisk bilde av forventa utgifter for kontrollutvalet si verksemd i komande år. Skulle det oppstå situasjonar som nemnt over der det blir behov for ekstraordinære granskingar/rapporter, og der det er naudsynt å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet for tileggsløyvingar til Kontroll- og tilsynsverksemder oppstå. Dette er i så tilfelle ei sak for kommunestyret. Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2011 for Kontroll og tilsynsverksemda i Bø Kommune med ei ramme på kr 793 160,-. Kontrollutvalet sitt budsjett fylgjer budsjettsaka til kommunestyret via formannsskapet Sak nr. 21/11 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 26.09.2011 Sakene tas til orientering. Tilsynsrapportar -Mattilsynet gjennomførte 16.06.2011 revisjon ved verksemda Bø kommune vassverk -Varsel om pålegg tilsyn 19.05.2011 hos Bø sjukeheim. Tatt til orientering. Rapport frå kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i Bø kommune 2011 Sak i neste møte! Inviterer ansvarlig for å redgjøre i saken. Sekretariatet sjekker ut dette. Side 7 av 8
Varden artikkel 16 august 2011 enormt sprik i sosialhjelp Uttdrag frå artikkelen: Formannskapet har bestilt ein rapport frå kommunerevisjonen om NAV. Den skal være klar i løpet av september. Korreksjon: Kontrollutvalet har bestilt rapporten frå Telemark kommunerevisjon IKS, det er ikkje satt frist på når rapporten skal leverast, i bestillinga frå kontrollutvalet. TKR IKS har uttrykt at den er klar til kontrollutvals møte 06.desember 20111, og leverast kommunen før budsjettrunden i november. Til orientering! Mva Lifjell brev oversendt revisjon som gir tilbakemelding i møtet. Saken kommer opp i neste møte, som orientering frå revisor. Bø og Sauherad Produkt AS -Innkalling til styremøte 29.08.11 - revidert utgave av avd 13 - Til styret i Bø og Sauherad Produkt as e-post frå Rune Glenna Kontrolluvalget ser på retningsliner for selskapskontroll i Bø kommune Samt utrag frå eigarmeldinga i Bø kommune, rapporteringsrutinar. Saken tatt til orientering! Saksliste i kommunestyret i Bø kommune. Med erfaring frå kommunestyret blei sakslista endra utan offentliggjøring. Dette er uheldig praksis da interesserte mister mulighet til å følgje enkeltsaker. Sakene bør settes opp på forhånd slik at eksterne deltakere kommer i hensiktsmessig rekkefølge først i møtet. Eventuelt Sakene tas til orientering. Side 8 av 8