Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. 1. Oppfølgingsrevisjon av pasientadministrativt arbeid i Vestre Viken HF 2. Gjennomgang av rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike sykehus v/vestre Viken HF og Oslo universitetssykehus HF Styremøte Vestre Viken HF 25. november 2013 Konsernrevisjonen Helse Sør-Øst v/hans Petter Eide
Formål Bekrefte at: Revisjon 1: Pasientadministrativt arbeid pasientenes behandlingsbehov og rettigheter ivaretas (riktig sted til rett tid) pasienter og henvisende instanser mottar riktig og fullstendig informasjon Identifisere eventuelle svakheter og mangler i det pasientadministrative arbeidet og vurdere årsakene til at dette skjer Bakgrunn Betydning for ivaretakelse av pasientsikkerheten Fremlagt for styret i Helse Sør-Øst RHF i sak 056 21.09.2012
Hovedfunn, årsaker og konsekvenser 2011-2012 Hovedfunn Vesentlige og gjennomgående mangler og svakheter Fører til at det kan oppstå feil i alle faser i den pasientadministrative prosessen Samlet sett har det ikke vært tilstrekkelig intern styring og kontroll av det pasientadministrative arbeidet Vurderingstid over kravene Venteperiode start helsehjelp Motta henvisning Vurdere henvisning Informasjons -brev Timeinnkalling Utredning Behandling Kontroll vurderingsperiode ventetid behandlingsperiode Mottaksdato Ansiennitetsdato Vurderingsfrist Fristdato start helsehjelp Behandling slutt Antall åpne dokumenter i EPJ som er eldre enn 14 dg Antall pasienter med åpen henvisningsperiode uten ny kontakt
Problemstillinger oppfølgingsrevisjon 2013 Har Vestre Viken HF fulgt opp anbefalingene i konsernrevisjonens revisjonsrapport 07/2011 på en tilfredsstillende måte? Overordnet problemstilling er brutt ned i tre underordnede problemstillinger: 1) Er det etablert handlingsplaner som er tilstrekkelige og hensiktsmessige for å dekke opp konsernrevisjonens anbefalinger i revisjonsrapporten? 2) Er handlingsplanene som er utarbeidet og presentert for styret (gjennom flere styremøter) gjennomført og fulgt opp på en tilfredsstillende måte? 3) Har tiltakene i handlingsplanen(e) fått den effekten som var tiltenkt? Oppfølgingsrevisjonen har omfattet hele Vestre Viken HF med spesielt fokus på enhetene som ble gjennomgått av revisjonen i 2011, uro pol Drammen og DPS Bærum.
Problemstilling 3 Har tiltakene i handlingsplanen(e) fått den effekten som var tiltenkt?
Intern styring og kontroll Funn 2013 Funn Samlet vurdering: Det er gjennomført en rekke tiltak som har hatt effekter. Blant annet gir utbyggingen av forvaltningsmodellen for DIPS, kvalitetsnettverket og planer for opplæring/kompetanse gode forutsetninger for at linjen får støtte i arbeidet med forbedringen av de pasientadministrative prosessene. Det gjenstår noe arbeid med : tydeliggjøring av roller, ansvar og oppgaver en mer styrt opplæring og kompetansebygging en mer helhetlig oppfølging - monitorering Foretaket har vesentlige elementer på plass for å sikre et robust system for intern styring og kontroll på det pasientadministrative arbeidet.
Problemstilling 1 og 2 Er det etablert handlingsplaner som er tilstrekkelige og hensiktsmessige for å dekke opp konsernrevisjonens anbefalinger i revisjonsrapporten? Er handlingsplanene som er utarbeidet og presentert for styret (gjennom flere styremøter) gjennomført og fulgt opp på en tilfredsstillende måte?
Overordnede funn Tilstrekkelige og hensiktsmessige handlingsplaner Gjennomgangen har vist at det har vært utarbeidet en tiltaksplan på overordnet nivå. Tiltaksplanen har ikke vært tilstrekkelig for å imøtekomme konsernrevisjonens anbefalinger i revisjonsrapport 7/2011. Eksempelvis var det ikke satt frister for gjennomføringen av tiltak. Konsernrevisjonens vurdering er at tiltaksplanen i liten grad har vært et levende dokument i foretaket. Oppfølging av handlingsplanene Styret har vært tydelig i sine forventninger til at en overordnet handlingsplan skal foreligge. Styret ba senere om status for gjennomføring i forbindelse med kvalitets- og pasientsikkerhetsarbeidet, samt i den ordinære virksomhetsrapporteringen. Gjennomgangen viser at tiltaksplanen ikke har vært anvendt for statusrapportering til styret, noe som etter konsernrevisjonens vurdering har medført at rapporteringen til styret har vært noe fragmentert.
Revisjon 2. Rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike sykehus v/vv HF og OUS HF Bakgrunn Enkelte henvisninger er kommet på avveie i prosessen fra utsendelse av henvisninger fra Ringerike sykehus i VV HF til Oslo universitetssykehus HF. OUS HF har bedt konsernrevisjonen om bistand til kartlegging og vurdering av etablert prosess knyttet til oversendelse og mottak av henvisninger mellom Ringerike Sykehus ( Vestre Viken HF) og OUS HF. Formål Konsernrevisjonen har med utgangspunkt i denne henvendelsen, foretatt en selvstendig gjennomgang av rutiner for utsendelse og mottakelse av henvisninger mellom Ringerike Sykehus v/vv HF og OUS HF.
Stegene i prosessen Beskrivelse av prosess Dikterer henvisning Angir mottaker Dokumentasjon i DIPS Liste med oversikt over utskriftsjobber Kvalitetssikrer mottakeradresse Skriver ut henvisning og evt. primærhenvisningen Leverer post til pakking og forsendelse ved servicetorget Dokumentasjon i DIPS Legger brev i konvolutt (med adresse-vindu) Pakker konvoluttene i Postboks til ekstern Henter postboks adressert OUS Leverer postboks ved postmottak OUS Noen avdelinger ved OUS sender bekreftelse på mottatt søknad Sorteres og fordeles i RH Hvis uspesifisert post - sendes saksarkivet, åpnes og finner rett mottaker, frankeres Transporteres til klinikk eller avdeling og legges i posthyller Åpnes, stemples, innregistrering i PAS Sendes elektronisk til vurderingsansvarlige 11
Takk for oppmerksomheten Kommentarer/spørsmål?