Saksframlegg til styret Møtedato 14.11.13 Sak nr: 056/2013 Sakstype: Orienteringssak Sakstittel: Medarbeiderundersøkelsen 2013 Orientering om hovedresultater og plan for oppfølging. Trykte vedlegg: Ingen Bakgrunn for saken Systematisk utvikling av arbeidsmiljø og den enkelte medarbeider har positiv sammenheng med medarbeidertilfredsheten i organisasjonen og resultatoppnåelse. Sykehuset i Vestfold satser derfor bredt på gjennomføring av MUSIK-konseptet, der medarbeiderundersøkelsen er utgangspunktet for systematisk arbeid med utvikling av arbeidsmiljø og den enkelte medarbeider. Hensikten med denne saken er å gi styret en orientering om hovedresultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2013 og plan for oppfølging. Forslag til vedtak: Styret tar saken til orientering. Tønsberg, 07.11.13 Stein Kinserdal administrerende direktør Side 1 av 6
1 Om medarbeiderundersøkelsen 1.1 Generelt: I september 2013 ble Medarbeiderundersøkelsen gjennomført for niende gang ved Sykehuset i Vestfold (SIV) og for femte gang felles for hele Helse Sør-Øst. 1.2 Den tekniske gjennomføringen Medarbeiderundersøkelsen 2013 er gjennomført for fjerde gang i dataverktøyet Confirmit. Det er få tekniske utfordringer knyttet til gjennomføringen, noe som trolig bidrar til positiv utvikling i svarprosenten. 1.3 Sammenligningsgrunnlag Medarbeiderundersøkelsen 2013 er felles for hele Helse Sør-Øst. Undersøkelsen gjennomføres imidlertid til forskjellig tidspunkt i de enkelte helseforetakene. SiV var en av de første som gjennomførte undersøkelsen. Dette innebærer at vi p.t. ikke har samligningsgrunnlag mot resten av RHF`et for 2013. I rapporten er det hovedfokus på å sammenligne seg med egen utvikling fra 2012, samt referanseverdi som er resultater HSØ. 1.4 Spørsmål og tolkning Medarbeiderundersøkelsen 2013 tar for seg hovedområdene: Resultat og utviklingsfokus, Verdier, Arbeidsglede og motivasjon, Arbeidsmiljø og samspill, Vold og trusler, Jobbrelatert sykefravær, Opplevd lederadferd og Pasientsikkerhetskultur. Hvert av hovedområdene er delt opp i delområder som igjen består av enkeltspørsmål. Totalt har medarbeiderundersøkelsen 65 spørsmål. Resultatene fremstilles i rapporten på en scala fra 1 100, der 1 oppfattes som mest belastende/minst ønsket og 100 minst belastende/mest ønsket. Målet er imidlertid ikke et arbeidsmiljø der alle scorer 100 på alt. Det vil alltid være en viss grad av belastning i en enhet/organisasjon. Det er derfor ønskelig å fokusere mer på utviklings- og forbedringsområder enn det faktiske resultatet. Tolkningen av resultatene i den enkelte seksjon skjer ut fra følgende kriterier: Sammenlign med resultatene fra forrige undersøkelse i 2012 i egen enhet. Score på 75 eller mer er bra. (Det betyr at gjennomsnittet er enige eller helt enige) Se om det er vesentlige avvik fra referanseverdi HSØ 2013/SiV HF/klinikken. Husk at referanseverdi og gjennomsnittet ved SiV HF speiler ordinær sykehusdrift. Har seksjonen andre oppgaver kan det være en naturlig forklaring på avvik fra normen/siv. Svarprosent og resultater 2.1 Svarprosent 2008 2010 2011 2012 2013 Svarprosent SIV 64% 70% 73 % 76 % 80 % Svarprosenten på 80 % anses tilfredsstillende. Det er en økning på 4 % fra forrige undersøkelse i 2012 og en totaløkning på 26 % fra undersøkelsen i 2008. Side 2 av 6
2.2 Resultater 2013 - Score delområder - SiV HF: 2010 2011 2012 2013 Endring 2010-2013 Mål 66 68 69 70 +4 Forbedringer 66 67 69 70 +4 Faglig utvikling 60 63 65 65 +5 Kvalitet 77 77 78 78 +1 Trygghet 77 78 78 78 +1 Respekt 74 75 76 76 +2 Motivasjon 75 76 76 76 +1 Arbeidsglede 77 77 77 78 +1 Tilhørighet 74 75 75 76 +2 Medvirkning 55 57 58 59 +4 Rolleklarhet 89 88 89 89 0 Sosialt samspill 81 81 82 82 +1 Konflikter 74 73 74 75 +1 Arbeidsbelastning 61 64 64 63 +2 Egenkontroll 40 44 44 43 +3 Rollekonflikt 71 71 71 71 0 Opplevd lederadferd 73 74 75 75 +2 Pasientsikkerhetskultur 79 81 82 83 +4 Indikatorer: 2010 2011 2012 2013 Jobbtilfredshet 75 76 76 77 Jobbrelatert sykefravær 89 88 89 88 Oppfølging (andel svart ja): Involvert i oppfølging av forrige medarbeiderundersøkelse Gjennomført utviklings-/ medarbeidersamtale Opplevd kvalitet medarbeidersamtalen 2010 2011 2012 2013 41 % 60 % 62 % 64 % 55 % 73 % 74 % 74 % 66 % 71 % 75 % 73 % Sammenlignet med resultater 2012, viser samlede resultater for 2013 at det er 0-1 poeng forbedring på alle spørsmålsgrupper bortsett fra Arbeidsbelastning og Egenkontroll som går 1 poeng ned. Dette er ikke signifikante endringer. De samlede resultatene for SiV HF kan allikevel tyde på en positiv tendens fra i fjor. I perioden fra 2010 til 2013 er det en signifikant positiv forbedring på områdene mål, forbedringer, faglig utvikling, medvirkning, pasientsikkerhetskultur, involvering i oppfølging av forrige medarbeiderundersøkelse, gjennomført medarbeidersamtale og opplevd kvalitet i medarbeidersamtalen. Resultatene på aggregert nivå blir imidlertid veldig generelle. Det er på seksjonsnivå at variasjonene og forskjellene fremkommer. Det er positivt at trenden viser en positiv utvikling, men det er i den enkelte seksjon forskjellene fremkommer, resultatene tolkes og tiltak skal velges. Side 3 av 6
2.3. Analyser På bakgrunn av bakgrunnsvariablene er det foretatt 2 analyser, en med fordeling på alder og en med fordeling på yrkesgrupper. For å ivareta anonymiteten må det minimum være 30 svar pr. variabel for å ta ut analyser. Det er kun tatt ut analyser på HF nivå. Analysen med fordeling på aldersgruppe viser veldig små forskjeller mellom aldersgruppene. Det som er å nevne er at ansatte under 30 viser noe mindre opplevelse av arbeidsbelastning og de over 60 viser noe mer arbeidsglede enn snitt score HF. Analysen med fordeling av score på yrkesgrupper viser noen forskjeller. Det kan imidlertid være forklarbare årsaker til at det er noen opplevde forskjeller mellom yrkesgruppene. Teknisk/forsyning og adm/kontor scorer noe høyere enn snittscore HF på gjennomført medarbeidersamtale og egenkontroll, men noe lavere på opplevd pasientsikkerhetskultur. Leger scorer noe lavere på invovlering i medarbeiderundersøkelsen og lab.personell scorer noe lavere på opplevd egenkontroll. 3 Oppfølging av Medarbeiderundersøkelsen Ansvaret for å følge opp resultatene fra medarbeiderunderøskelsen ligger hos den enkelte leder. Leder for ledere har et spesielt ansvar for å følge opp ledere med dårlige resultater, evt. med bistand fra HRavdelingen og/eller Bedriftshelsetjenesten. 3.1 Forbedringsfokus Medarbeiderundersøkelsen skal danne grunnlag for lokalt forbedringsarbeid. Systematisk og god oppfølging av resultatene fra medarbeiderundersøkelsen vil bidra i utvikling av arbeidsmiljøet for SiV samlet sett, men spesielt i den enkelte seksjon. 3.2 Oppfølgingen Det systematiske arbeidet med utvikling av arbeidsmiljøet og den enkelte medarbeider er grunnleggende i arbeidet med utvikling av medarbeidertilfredsheten ved SiV gjennom MUSIK-konseptet. MUSIK-konseptet består av følgende elementer: Medarbeiderundersøkelse UtviklingsSamtaler Individuelle Kompetanseutviklingsplaner Medarbeiderundersøkelsen er primært et verktøy for forbedring av arbeidsmiljøet i den enkelte seksjon, den er en temperaturmåling og en informasjonskilde til hvordan ansatte opplever arbeidsmiljøet. Det er de ansatte i den enkelte seksjon som kjenner arbeidsmiljøet, som skal tolke resultatene og komme frem til de riktige fokusområdene og forbedringstiltakene i egen seksjon. Leder inviterer til gruppesamtale og medarbeidersamtale, som ender ut i konkret tiltaksplan for forbedring og utvikling av arbeidsmiljøet i egen seksjon og for det enkelte individ. For ledere med resultatansvar settes det følgende minimumskrav til oppfølging: 1. Bekjentgjøre og informere om resultatene fra undersøkelsen. 2. Involvere alle ansatte i forbedringsarbeidet etter undersøkelsen (gruppesamtalen), som skal ende ut i konkrete forbedringstiltak som registreres i elektronisk HMS-handlingsplan. 3. Sørge for at alle medarbeidere får tilbud om medarbeidersamtale. 4. Utarbeide individuelle kompetanseplaner. Side 4 av 6
Prosedyrer for gjennomføring av gruppesamtale og medarbeidersamtale ble revidert i 2011. Elektronisk HMS-handlingsplan ble innført i 2012. Elektronisk HMS-handlingsplan vil bli oppgradert til ny versjon i november 2013 og det ses på mulighetene for ytterligere forbedringer i 2014. MUSIK har egen intranettside med informasjon om konseptet. Rapportene fra medarbeiderundersøkelsen og HMS tiltakene til alle enheter/seksjoner er lagt tilgjengelig på denne siden. Det er gjennomført opplæring av ledere og verneombud i MUSIK-konseptet og oppfølgingsarbeidet. Handlingsplanene inngår i og rapporteres iht. det ordinære HMS-arbeidet i Kvalitetssystemet. 4 Administrerende direktørs vurdering Adm direktør er tilfreds med den tekniske gjennomføringen av undersøkelsen, økningen i svarprosent, samt den forsiktige, men stabile positive utviklingen innen de fleste spørsmålsgrupper. De samlede resultatene fra medarbeiderundersøkelsen 2013 viser at de fleste områder har en positiv utvikling fra 2010 og resultatene tyder på at hovedvekten av ansatte i SiV generelt er tilfreds med jobben. Ledere ved SiV får tilbud om opplæring og tilbud om støtte i oppfølgingsarbeidet. Hensikten er at ledere i SiV følger opp undersøkelsen på en systematisk og god måte, slik de er gitt ansvar for. Den høye svarprosenten og positive utviklingen i scoren knyttet til oppfølgingen av undersøkelsen antas å ha sammenheng med at at det jobbes godt og systematisk med forbedringsarbeidet ute i den enkelte seksjon. Dette er adm.direktør godt fornøyd med, da MUSIK primært er et verktøy for lokal forbedring i den enkelte enhet/seksjon. Side 5 av 6
Side 6 av 6