Styret Helse Sør-Øst RHF 24/10/07. SAK NR ORIENTERINGSSAK: Helse Sør-Øst og arbeidsmiljø God Vakt kampanjen

Transkript

1 Saksframlegg Referanse Saksgang: Styre Møtedato Styret Helse Sør-Øst RHF 24/10/07 SAK NR ORIENTERINGSSAK: Helse Sør-Øst og arbeidsmiljø God Vakt kampanjen Forslag til vedtak: Styret tar redegjørelsen om status for arbeidet med arbeidsmiljø og oppfølgingen av Arbeidstilsynets God Vakt kampanje i Helse Sør-Øst til orientering. Hamar, 17. oktober 2007 Bente Mikkelsen administrerende direktør Side 1 av 6

2 1. Administrerende direktørs anbefalinger / konklusjon Administrerende direktør vurderer det slik at Arbeidstilsynets tilsynskampanje God Vakt har rettet et nyttig fokus på arbeidsmiljøet ved foretakene i Helse Sør-Øst. Kampanjen har avdekket mangler knyttet til tilfredsstillende HMS rutiner, rullerende handlingsplaner, risikovurdering av potensielle helsefarer og gode rutiner for samarbeid mellom ledelsen og verneombud. Samtidig har kampanjen vært medvirkende til at det gjøres noe med forhold som er nødvendig for et fullt ut tilfredsstillende arbeidsmiljø. Selv om påleggene gitt i God Vakt pr. i dag er fulgt opp, vil administrerende direktør understreke at en aldri vil være fullt og helt i mål med tiltak på dette området. Rutiner og arbeidsmåter må hele tiden være under overvåkning, og en må stadig søke etter forbedringer og tilpasse tiltakene etter de endringer som gjøres i organisasjon, bygninger og teknologi. Arbeidsmiljø og HMS må inngå i ordinære ledelsesprosesser, fra RHF og ut til den enkelte post og avdeling - herunder i ledelsens gjennomgang og i kvalitetssystemene. På dette området er det gevinster å hente ved utveksling av erfaringer med systemer og tiltak mellom foretak. Administrerende direktør vil legge til grunn at Helse Sør-Øst i resten av God Vakt kampanjen videreutvikler et konstruktivt samarbeid med Arbeidstilsynet og med verneombud på alle plan i organisasjonen. Det vises for øvrig til en systematisk og punktvis oppstilling av tiltak på regionnivå i pkt. 3.3 nedenfor. Styret inviteres til å ta redegjørelsen til orientering. 2. Faktabeskrivelse: 2.1 Hva saken gjelder I gjennomførte Arbeidstilsynet et samordnet tilsyn av en lang rekke norske sykehus. Dette ble betegnet som God Vakt-kampanjen. Fra kampanjen ble lansert i 2004 og fremover har de sentrale aktivitetene vært disse: 2004: 0-punktsundersøkelse ble gjennomført for å få et overblikk over arbeidsmiljøet ved utgangspunktet for tilsynskampanjen 2005: Tilsyn ble gjennomført ved 22 helseforetak og 5 private sykehus i Norge 2006: Oppsummeringer og tilbakemeldinger gitt til sykehusene inklusive varsel om pålegg for å rette opp avvik 2007: Arbeid med tiltak for å lukke avvik ved sykehusene og ekstern evaluering av kampanjen. 2008: Ny tilsynsrunde skal gjennomføres i løpet av høsthalvåret Ved oppstart av første tilsynsrunde i 2005 hadde Tilsynet bestemt seg for å rette søkelyset mot disse fem temaene: Tema 1: Organisering, kultur og teknologi Tema 2: Omstilling Tema 3: Psykiske og sosiale belastninger Tema 4: Ergonomiske belastninger Tema 5: Kjemiske og biologiske helsefarer Side 2 av 6

3 Innenfor hver region ble tilsynsprosessen gjennomført etter følgende mønster: 1) Innledende møte med Regionalt helseforetak 2) Innlendene møte med de deltakende helseforetak/sykehus (enkeltvis) 3) Innledende møte med hver divisjon/klinikk 4) Gjennomføring av selve tilsynet (befaring, enkeltsamtaler, gruppesamtaler) 5) Oppsummering med deltakende divisjoner/klinikker 6) Oppsummering med deltakende sykehus 7) Oppsummering med hvert RHF Alle våre heleforetak fikk etter tilsynsrunden tilbakemelding fra tilsynet med en del pålegg om tiltak og utbedringer. Det var flere forhold som gikk igjen, bl.a. pålegg: om forbedring av HMS rutiner og opplæring i HMS systemene om bedre rutiner for medvirkning i omstillingsprosesser og gjennomføring av risikovurderinger i forhold til arbeidsmiljø ved omstilling knyttet til førstelinjelederes arbeidssituasjon om generelt å forbedre prosessene med å involvere verneombudene i beslutninger som angår arbeidsmiljø knyttet til sammenheng mellom oppgaver og ressurser om kartlegging og risikovurdering i forhold til ergonomiske belastninger om bedring av praksis når det gjelder gjennomføring av risikovurderinger for kjemiske og biologiske helsefarer Helseforetakene fikk en frist for å følge opp, kommentere og gjennomføre påleggene. Det har i flere tilfeller vært gitt utsettelse med fristene, slik at gjennomføringen i praksis har vært spredt utover hele første halvår I dag er status i forhold til påleggene som følger: Det er gitt tilbakemeldinger til Arbeidstilsynet om hvordan helseforetakene vil oppfylle påleggene. Disse er godkjent som tilfredsstillende - med to unntak innen Helse Sør- Øst: o o Det ene unntaket er Sykehuset Innlandet, som ennå ikke har mottatt formell tilbakemelding. Det andre unntaket er Akershus universitetssykehus (Ahus), som først fikk underkjent en del av sine tiltak og som følge av det også fikk varsel om tvangsmulkt. Ahus har nå videreutviklet sine tiltak og gitt Arbeidstilsynet melding om dette. Foretaket har fått ny frist med å få på plass tilfredsstillende planer og er i rute i forhold til dette. Rett før sommerferien ble det lagt fram en rapport fra Arbeidsforskningsinstituttet (AFI) som gjør en evaluering av arbeidsformen i God Vakt. Evalueringen er gjennomført i dialog både med tilsynet og de berørte helseforetakene. Evalueringen konkluderer med at tilsynskampanjen i hovedsak har fungert etter formålet, men at den samtidig har hatt en del klare metodiske svakheter. Bl.a. kan nevnes: Underbygging av konklusjoner og dermed pålegg har i en del tilfeller vært for dårlig fra tilsynets side, og dessuten har den ønskede dialogen rundt utforming av pålegg mellom tilsyn og foretak ikke alltid vært tilfredsstillende. Inspektørenes oppfatning og praktisering av egen rolle i forbindelse med tilsynet har ikke alltid vært tydelig og konsistent. Tilsynet har tre ulike roller; å søke informasjon, å gi veiledning og å gjennomføre kontroll. Det blir uryddig dersom en ikke på en profesjonell måte klarer å holde disse fra hverandre. Gjennomføringen av tilsynet viste seg i praksis å bli preget av store forskjeller; i form, premisser og konklusjoner. Dette utfordrer prinsippet om likhet for loven. Eksempler fins blant annet innenfor foretakene som nå utgjør Helse Sør-Øst. Side 3 av 6

4 Når det gjelder kjemiske og biologiske helsefarer, var det lagt opp til et samarbeid med andre offentlige tilsyn, men det viste det seg i praksis at Arbeidstilsynet la for lite vekt på å samkjøre seg metodisk med disse. Rapporten fra AFI har på en systematisk måte satt ord på en del tema som har vært diskutert mellom Arbeidstilsynet og foretakene under og etter tilsynsrunden. Den har dermed lagt grunnlaget for en konstruktiv dialog mellom tilsynet og helseforetakene om videre samarbeid og senere tilsyn. AFIs evaluering har medvirket til at Arbeidstilsynet nå vil gjennomføre en relativt omfattende internopplæring av de ansatte som skal medvirke i et nytt tilsyn. Denne skal gjennomføres våren Selve tilsynsrunden er forskjøvet til høsten Denne runden vil ha et noe mer avgrenset tematisk fokus: Levendegjøring av HMS- arbeidet Medvirkning og samarbeid Ledelse, ansvar og myndighet Omstillingsprosesser 2.2 Handlingsalternativer og hovedpunkter En god del foretak er gitt pålegg som omfatter en svært stor bredde av forhold. Når det har latt seg gjøre å følge opp påleggene innenfor tidsrammene, skyldes det ikke minst at mange allerede, og uavhengig av God Vakt, har vært i gang med å gjennomføre relevante tiltak. I denne forbindelse kan følgende tiltaksområder fremheves: Lederutvikling Førstelinjeledere og ledergrupper har de siste årene fått tilbud om utviklingstiltak. Dette er satt i system innenfor en rekke av foretakene og innen hele foretaksgruppa i tidligere Helse Øst. Innholdet i disse tiltakene har hatt betydelig relevans for tema som er tatt opp i påleggene under God Vakt. Medarbeiderundersøkelser Omfattende undersøkelser som kartlegger ansattes opplevelse av organisatoriske og psykososiale forhold i arbeidsmiljøet er gjennomført og innført som system både i tidligere Helse Sør og Helse Øst. Modellen har ikke bare være en kartlegging, men er også direkte knyttet opp mot aktivt forbedringsarbeid i begge foretaksgruppene. IA-arbeid og sykefraværsarbeid Dette har fått en økende oppmerksomhet både fra helseforetakenes egen ledelse og gjennom samspillet med tillitsvalgte, eier og NAV. En rekke tiltak har de siste 2-3 årene blitt gjennomført ved foretakene og forholdene er blitt tema i ledelsesprosessene. HMS rutiner og kvalitetsarbeid HMS arbeidet har flere steder tjent på et samspill med utvilklingen av det generelle kvalitetsarbeidet ved foretakene, og som del av dette blant annet gjort til gjenstand for mer systematisk avviksrapportering og -oppfølging. Kontakt med arbeidstilsynet lokalt Dette har utviklet seg positivt for enkelte foretak også i tilknytning til saker og saksforhold som ikke direkte har inngått i God Vakt for eksempel arbeidsbestemmelser. Side 4 av 6

5 Disse erfaringene illustrerer at arbeidsmiljø og HMS arbeid reiser problemstillinger innen en rekke andre områder som er gjenstand for styring og utvikling av sykehus. Tilstanden på området vil derfor i høy grad påvirkes av hvilke alternativer en velger for atferd og tiltak på disse områdene: Kvalitet Bruker- og pasientkvalitet vil ha sterkt fokus i helseforetakene fremover. Det vil da være et spørsmål om å velge systemer og løsninger som gjør at brukerkvalitet og arbeidsmiljøkvalitet ikke kommer i konflikt med hverandre. Prioritering av driftsressurser Gjennom årlig budsjettering og styring av gitte ressurser må hensyn til arbeidsmiljø innarbeides. Ledelse Lederutvikling må trene ledere i å kunne håndtere en krevende balansegang mellom krav til å levere helsetjenester og støttetjenester innenfor gitt økonomiske rammer og samtidig bevare ansattes motivasjon, innsatsvilje og trivsel. Sikkerhet Risikovurdering med sikte på å fange opp det som kan gi alvorlige feil, mangler, skader og uønskede hendelser er tema på en lang rekke områder innen sykehus. På flere av de områdene dette handler om, er det slik at de faktiske forholdene som skaper risiko på et område henger sammen med det som skaper risiko på et annet. Det er derfor viktig at slike risikovurderinger blir koordinert og at de fenomener de handler om, blir sett i en sammenheng. Styring og oppfølging Arbeidsmiljø handler til dels om komplekse sammenhenger mellom årsak og virkning. Enkle indikatorer kan være viktig i styring og oppfølging også på dette området, men det er minst like viktig at det legges opp til gode dialoger som evner å fange opp en god forståelse av sammenhenger og bakenforliggende forhold. Investering i utstyr og bygninger Dette gir avgjørende rammebetingelser for både miljøarbeid og opplevd arbeidsmiljø på en rekke felt. Investeringer er ofte langsiktige prosesser og det er viktig at arbeidsmiljøhensyn er med i disse prosessene. Omdømme Dårlig arbeidsmiljø kan innebære en betydelig risiko for et foretaks generelle omdømme og for omdømmet på arbeidsmarkedet spesielt. Dette må prege både prioritering av arbeidsfeltet og den måten en utvikler informasjon på området. 3. Administrerende direktørs vurderinger: 3.1 Risikovurderinger: faglige, økonomiske, omdømmemessige, juridiske m.v Arbeidsmiljøloven med tilhørende regelverk inneholder en rekke krav som må betegnes som absolutte og helseforetakene i Helse Sør-Øst skal innfri disse kravene. Der hvor regelverket ikke er absolutt, men for eksempel refererer til krav om kontinuerlig forbedring og tilpasning til arbeidstakeres subjektive opplevelser, må arbeidsgivere i Helse Sør-Øst tilrettelegge arbeidsmåter som sikrer dette. Hvis det å ta vare på slike krav kan Side 5 av 6

6 komme i konflikt med andre legitime krav og hensyn, må avveininger bli en tydelig del av beslutningsprosessene og de ansatte må medvirke i dette. 3.2 Evt dialog/forankring av saken (ansatte / brukerne) Både i tidligere Helse Sør og Helse Øst har God Vakt blitt behandlet både i ledergrupper, direktørmøter og foretaksstyrer, i tillegg til at det gjentatte ganger har vært tema i møter med tillitsvalgte både på regionalt nivå og foretaksnivå. Ledelsen ved hvert enkelt foretak har dessuten lagt vekt på samarbeidet med verneombud ved utforming av tilsvar til påleggene som har vært gitt og ved oppfølging av tiltak. Det forutsettes at arbeidsmiljø og HMS- arbeid generelt og God Vakt spesielt, fortsatt er tema ved ledelses- og samarbeidsfora på ulike nivåer i regionen. 3.3 Konklusjon Administrerende direktør legger til grunn at God Vakt-kampanjen får konsekvenser ved følgende tiltaksrekker: 1) Oppfølging av systemer og resultater i miljøarbeid inngår som tema i alle ordinære styrings- og oppfølgningsmøter 2) HMS inngår i prioriterte utviklingstiltak for hele foretaksgruppen (bl.a. gjennom lederutvikling, medarbeiderundersøkelser, IA arbeid m.m.) 3) Alle administrerende direktører gjennomfører en lovpålagt overordnet opplæring i HMS/Arbeidsmiljøloven. Det skal dokumenteres at slik opplæring er gjennomført, før Arbeidstilsynet har ny tilsynskampanje ved helseforetakene i ) Ordningen med konsernverneombud (KVO) videreføres i HSØ og det igangsettes et arbeid i regi av KVO for å videreutvikle HMS og vernetjenesten 5) Det stimuleres til møteplasser for gjensidig læring og erfaringsoverføring 6) Der det er hensiktsmessig, skal det skje en aktiv samkjøring av system og metodeverktøy innen foretaksgruppen (eks. systemer for avvikshåndtering og risikovurderinger). 7) Omstillingsprosesser på regionalt nivå skal aktivt og tydelig integrere et arbeidsmiljøperspektiv og sikre at det skjer en involvering av verneombud. 8) Ledelsen for Helse Sør-Øst RHF skal ha en god dialog mot Arbeidstilsynets ledelse generelt og mot prosjektledelsen for God Vakt spesielt. Dette skjer i samspill og kontakt med ledelsen i de andre helseregionene. Side 6 av 6