Forespørsel fra Festspillene i Bergen (FiB), heretter kalt oppdragsgiver, på kjøp av busstransporttjenester.
1. Innledning 1.1. Om oppdragsgiver Festspillene i Bergen er blant Nordens viktigste musikk- og teaterfestivaler. Hvert år avvikles over 150 arrangementer innen alle kunstformer. I administrasjonen er det 14 personer som arbeider med planleggingen og gjennomføringen av Festspillene. 1.2. Anskaffelsens formål og omfang Festspillene i Bergen ønsker å leie inn et transportselskap som kan ta seg av gruppetransport av artister og publikummere under årets festival. Transporten vil foregå i Bergen og omegn. 1.3. Oppdraget Oppdraget består av å transportere grupper av gjester og artister i Bergen og omegn. Gruppene er fra 5 personer og oppover. Tilbyder må ha kapasitet til å levere flere busser parallelt, se punkt 1.4. Vi ønsker pris på to gruppestørrelser: - Minibuss (vennligst oppgi maks passasjerantall) - Buss (vennligst oppgi maks passasjerantall sittende og stående) Vi ønsker pris på transport på følgende strekninger: - Bergen sentrum - Troldhaugen (tur/retur og enkeltstrekning) - Bergen sentrum - Valestrand (tur/retur og enkeltstrekning) - Flesland Bergen sentrum (tur/retur og enkeltstrekning) - Bytransfer Bergen sentrum Bussene som tilbys må være moderne og komfortable. Det gjøres oppmerksom om at artister ofte har med seg instrument av variabel størrelse, og dermed må man påregne god bagasjeplass. Dette kan gjerne dreie seg om kontrabass, cello, trommer og tuba for å nevne et fåtall. 1.4. Presiseringer/forutsetninger/avgrensninger Det forutsettes at tilbyder innehar alle nødvendige sertifikater og tillatelser som trengs for å gjennomføre denne typen transport. Det forutsettes videre at tilbyder tar seg av alle tillatelser som trengs i forbindelse med transporten, herunder tillatelser til midlertidig stopp for å ta med/slippe av passasjerer. Det presiseres at publikum som skal transporteres ikke skal løse billett ombord. Artister skal transporteres kostnadsfritt, mens publikum som skal transporteres allerede har løst billett til arrangement i regi av Festspillene, og dermed får gratis transport. Tilbyder må ha kapasitet til å kunne levere opp mot fire busser samtidig. Tilbyder bes å spesifisere kapasitet i tilbudet. 1.5. Kontakt Festspillenes kontaktperson for oppdraget er Mads Hundvin, som kan nåes på telefon 926 55 667 eller epost mads@fib.no.
2. Gjennomføring av konkurransen 2.1. Språk All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med denne konkurransen skal foregå på norsk. 2.2. Konkurranseform Denne anskaffelsen skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser og tilhørende forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) del I 2.3. Offentlighet Allmennheten har rett til innsyn i tilbud og protokoll etter at valg av leverandør er gjort, se lov 19. mai 2006 nr. 16 om rett til innsyn i dokument i offentlig virksomhet (offentligloven) 23 tredje avsnitt, jf. forskrift av 7. april 2006 nr 402 om offentlige anskaffelser (FOA) 3-5. Oppdragsgiver er pålagt å følge prinsippet om merinnsyn, jf. offentligloven 11. I tilbudet må det klart fremgå hvilke opplysninger som leverandøren mener er underlagt taushetsplikt etter FOA 3-6, eller som av andre grunner skal være unntatt fra innsyn. Oppdragsgiver gjør oppmerksom på at informasjon fra leverandør bare er veiledende, da oppdragsgiver er forpliktet til å gjøre en selvstendig vurdering av innsynskravet opp mot lovverket, jf. offentligloven. 3. Krav til tilbudet 3.1. Tilbudsdokumentet Tilbud skal organiseres som følger: 1. Tilbudsbrev 2. HMS erklæring 3. Skatteattest for mva og skatteattest for skatt (2 stk totalt), ikke eldre enn 6 måneder fra innleveringsfrist for tilbudet. 3.2. Frist Tilbudet må være oss i hende senest 27.02.2012 kl. 12:00. Tilbyder er ansvarlig for at tilbud er oppdragsgiver i hende innen fristen. For sent innkommende tilbud vil bli avvist. 3.3. Gyldighet Tilbudet må ha en vedståelsesfrist på minimum 4 uker. 3.4. Innsendelse Tilbudet må sendes eller leveres til:
Festspillene i Bergen Postboks 183 Sentrum NO-5804 Bergen Tilbudet kan IKKE sendes på epost: OBS: Tilbud må merkes tydelig: ʺbusstransporttjenester - Mads Hundvinʺ 4. Avgjørelsen 4.1. Tildelingskriterier TILDELINGSKRITERIER: KRAV TIL DOKUMENTASJON: VEKT (%): Pris Tilbyder bes oppgi sin totalpris for oppdraget. Tilbyder bes å fylle ut prisskjema i vedlegg 2. Prisen som oppgis skal inkludere alle kostnader som for eksempel drivstoff, kilometertillegg, bompenger og avgifter for å nevne noen. Eventuelle kostnader som ikke er inkludert i tilbudet bes spesifiseres. Festspillene i Bergen er ikke fradragsberettiget, og prisene bes derfor om å oppgis inkludert mva. 60-70 Kvalitet Hvilket utstyr vil bli brukt under oppdraget. Sjåfører & erfaring. For turer tur/retur må det påregnes ventetid. Hvis dette er priset i tillegg til fastpris bes dette spesifiseres. Hvis det er en maks ventetid for at det skal kunne kalles en tur/retur reise bes dette spesifiseres. Tilbyder bes å oppgi alder og kvalitet på busser som brukes til transporten, samt mulighet for å ta last. Tilbyder bes om å spesifisere sin servicestrategi, samt erfaring med lignende oppdrag. Vi ønsker oppgitt 3 referanser vi kan kontakte uten å hente inn godkjenning av tilbyder på forhånd. 30 40 4.2. Kontrakt Kontrakt utarbeides av oppdragsgiver. 4.3. Videre arbeid Etter tilbudsfristens utløp vil tilbudene bli vurdert, og tilbakemelding blir gitt til alle tilbydere. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle med de tilbyderne som syntes mest aktuelle. Oppdragsgiver vil antakelig, basert på de enkelte tilbud, lage en sammenlignbar prismodell for oppdraget. De mest aktuelle tilbydere vil få anledning til å gi revidert pris i modellen. 4.4. Protokoll
Oppdragsgiver fører løpende protokoll for anskaffelsen, jf. forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. 5. Vedlegg Vedlegg 1: HMS-erklæring. Vedlegg 2: Prisskjema.
HMS-egenerklæring Denne bekreftelsen gjelder: Firma Adresse Postnr./-sted Land* Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften) fastsatt ved kgl. res. 6. desember 1996 i medhold av lov 17. juni 2005 nr. 62 om og arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter. Det aksepteres at Oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til å gjennomgå og verifisere virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet. Daglig leder (sign.) Dato: Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Representant for de ansatte (sign.) Dato: * The following applies for foreign contractors: We hereby confirm, by preparing this offer, that we have taken into consideration the requirements that follow from The Regulation relating to systematic Health, Environmental and Safety Work in the company (the Internal Control Regulation), laid down by Order in Council of 6 December 1995 no. 62. We hereby accept that, if requested, the Purchaser will be given the right to control and verify the Bidder s system for taking care of the work of health, environment and safety. Binding signature: Manager Date: (Signature)
Vedlegg 2: Prisskjema TYPE TRANSPORT DESTINASJON MINIBUSS BUSS PASASJERANTALL: Sentrum - Troldhaugen En vei Sentrum - Troldhaugen Tur/Retur Sentrum - Siljustøl En vei Sentrum - Siljustøl Tur/Retur Sentrum - Valestrand En vei Sentrum - Valestrand Tur/Retur Bytransfer En vei Bytransfer En vei Bytransfer Tur/Retur Sentrum - Valestrand En vei Sentrum - Valestrand Tur/Retur Sentrum - Os En vei Sentrum - Os Tur/Retur Flesland til sentrum En vei