TROMSØ KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEPROTOKOLL Møtested: Møtedato: Fra kl: Til kl: Rådhuset, videokonferanserommet 19.1.2016 12.00 14.30 Tilstede på møtet Medlemmer Varamedlem Rolleiv O. Lind (leder) Gudrun Hansen Jon Arne Jørstad Kari Workinn Oddny Aleksandersen Edmund Kristoffersen (tilstede i sakene 02-04/16 og 15/16) Andre Fra KomRev NORD: Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Knut Teppan Vik Forvaltningsrevisor Tone Steffensen (tilstede t.o.m. sak 07/16) Revisor Sissel Rasmussen (d.s.) Behandlede saker Sak nr./år Sak 01-15/16 Underskrifter Fra K-Sekretariatet: Seniorrådgiver Inger Johansen Rådgiver Audun Haugan Rolleiv O. Lind sign. Oddny Aleksandersen sign. Kari Workinn sign. Gudrun Hansen sign. Jon Arne Jørstad sign. Utskrifter Hovedutskrift er sendt til: Medlemmer i kontrollutvalget Ordføreren Oppdragsansvarlige revisorer
Blad 2 Kontrollutvalgets leder ønsket vel møtt og refererte møteinnkallingen av 12.1.2016, samt ettersendt sak av 13.1.2016, som ble enstemmig godkjent. Fast medlem (nestleder) Kåre Sørensen møtte ikke, og forfall var ikke meldt. Varamedlem Oddny Aleksandersen var i utgangspunktet innkalt til behandling av sak 04/16. Som følge av at Kåre Sørensen ikke møtte, deltok Oddny Aleksandersen ved behandlingen av alle sakene i møtet. Sak 15/16 ble tatt opp til behandling etter sak 04/16. Saker til behandling: Saknr Tittel U.off. 01/16 Godkjenning av protokoll fra møtet 8.12.2015 02/16 Sak utsatt fra møte 8.12.2015 sak 99/15 Svar på revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten 03/16 Sak utsatt fra møte 8.12.2015 sak 100/15 Engasjementsbrev Tromsø kommune 04/16 Sak utsatt fra møte 8.12.2015 sak 101/15 Forhold innen kultur og idrett 05/16 Oppfølging sak 91/15 forhold i flyktningetjenesten 06/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 07/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 08/16 Fastsettelse tidspunkt for etatsbesøk 09/16 Kontrollutvalgets deltakelse på bedriftsforsamlinger, generalforsamlinger og representantskapsmøter 10/16 Kontrollutvalget på kommunens hjemmesider 11/16 Salg av kommunal tomt på Snarby ny henvendelse 12/16 Drøftingssaker 13/16 Referatsaker 14/16 Eventuelt 15/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten orientering Vedlegg utsatt off.het jf. Offl. 5, 2. ledd
Blad 3 01/16 Godkjenning av protokollen fra møtet 8.12.2015 Protokollen fra møtet 8.12.2015 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møtet 8.12.2015 godkjennes. Sakene 02-04/16 ble utsatt i forrige møte som følge av spørsmålet om kontrollutvalgsleder Rolleiv O. Linds habilitet. Lind er styreleder i revisjonsselskapet KomRev NORD IKS. Samme problemstilling ble reist i forbindelse med behandling av sak 15/16. Kontrollutvalgets leder redegjorde for Kommuneadvokatens vurdering gitt i brev av 12.1.2016, og brevet ble delt ut til utvalgets medlemmer. Lind anså seg inhabil til å behandle sak 03/16 vedrørende engasjementsbrevet til KomRev NORD. Rolleiv O. Lind fratrådte møtet under utvalgets behandling av habilitetsspørsmålet. Varamedlem Edmund Kristoffersen var innkalt til møtet ved denne behandlingen, og tiltrådte møtet. Fast medlem Kari Workinn ble valgt som setteleder, og overtok møteledelsen. Kontrollutvalget drøftet habilitetsspørsmålet og kom fram til at Lind som han også selv ga uttrykk for var inhabil i sak 03/16, jf fvl 6, 1. og 2. ledd. Når det gjaldt sakene 02/16, 04/16 og 15/16 foreligger det ikke god nok tid og beslutningsgrunnlag for å vurdere Linds habilitet nærmere. Utvalget ba om at K-Sekretariatet foretar en nærmere vurdering av Linds habilitet til neste møte. Sekretariatet orienterte at denne problemstillingen, på generelt grunnlag, skal behandles i nær framtid i styret i Norges Kommunerevisorforbund. Kontrollutvalget bad også om at sistnevnte behandling og avgjørelse legges frem for utvalget i neste møte. På denne bakgrunn fattet kontrollutvalget følgende enstemmige vedtak: Rolleiv Lind erklæres inhabil ved behandling av sak 03/16 iht. fvl. 6, 1. og 2.ledd. Sakene 02/16, 04/16 og 15/16 utsettes til neste møte. Sak 03/16 ble deretter behandlet hvor varamedlem Kristoffersen behandlet saken i Linds sted.
Blad 4 02/16 Sak utsatt fra møte 8.12.2015 sak 99/15 - Svar på revisjonsbrev nr. 23 Rutiner flyktningetjenesten 1. Kontrollutvalget viser til kommunens svar i brev av 11.11.2015 på revisjonsbrev nr. 23 og revisjonens vurdering av svaret i brev av 25.11.2015, og tar saken til orientering. 2. Kontrollutvalget forutsetter at revisor ved rapporteringen om det løpende revisjonsarbeidet informerer om resultatet av oppfølgingen som beskrevet i brevet av 25.11.2015. 03/16 Sak utsatt fra møte 8.12.2015 sak 100/15 - Engasjementsbrev Tromsø kommune Kontrollutvalget tar engasjementsbrev av 20.11.2015 fra KomRev NORD til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget tar engasjementsbrev av 20.11.2015 fra KomRev NORD til orientering. 04/16 Sak utsatt fra møte 8.12.2015 sak 101/15 - Forhold innen kultur og idrett
Blad 5 Kontrollutvalgets leder Rolleiv O. Lind tiltrådte møtet. 05/16 Oppfølging sak 91/15 Forhold i flyktningetjenesten Kontrollutvalget viser brev av 1.12.2015 fra Tromsø kommune angående svar på sak 91/15, og tar saken til orientering. Felles forslag til tilføyelse: viser til brev. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til brev av 1.12.2015 fra Tromsø kommune angående svar på sak 91/15, og tar saken til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.1.2016 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder 06/16 Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering.
Blad 6 I årsrapporten ble det gjort en endring på side 4 som korrigeres før oversendelse til kommunestyret. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: Kontrollutvalgets årsrapport for 2015 tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.1.2016 til: - Tromsø kommune v/ ordfører 07/16 Kontrollutvalgets årsplan for 2016 Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2016 med de tilføyelser som fremkom i møtet. Kontrollutvalget godkjenner den foreløpige årsplan for 2016 med de tilføyelser som fremkom i møtet. 08/16 Fastsettelse av tidspunkt for etatsbesøk Forslag til tidspunkt er som følger: Tromsø Havn KF, april Barnevernstjenesten, oktober/november
Blad 7 K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for avklaring av tidspunkt. Forslag til tidspunkt er som følger: Tromsø Havn KF, april Barnevernstjenesten, oktober/november K-Sekretariatet sender forespørsel snarest til enheten for avklaring av tidspunkt. 09/16 Kontrollutvalgets deltakelse på generalforsamlinger, bedriftsforsamling og representantskapsmøter Kontrollutvalget deltar i 2016 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Jon Arne Jørstad) 2. Hålogaland Teater AS (Jon Arne Jørstad) 3. KomRev NORD IKS (Gudrun Hansen) 4. K-Sekretariatet IKS (Gudrun Hansen) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Rolleiv O. Lind) 7. Tromsø Asvo AS (Kåre Sørensen) 8. Remiks Miljøpark AS (Rolleiv O. Lind) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Gudrun Hansen) 11. Tromsø Parkering AS (Kåre Sørensen) Forslag til brev sendes selskapene.
Blad 8 Kontrollutvalget deltar i 2016 på følgende generalforsamlinger/ bedriftsforsamlingsmøter/representantskapsmøter (med representant fra kontrollutvalget i parentes): 1. Auroa Kino IKS (Jon Arne Jørstad) 2. Hålogaland Teater AS (Jon Arne Jørstad) 3. KomRev NORD IKS (Gudrun Hansen) 4. K-Sekretariatet IKS (Gudrun Hansen) 5. Nordnorsk Opera og Symfoniorkester AS (Kari Workinn) 6. Troms Kraft AS (Rolleiv O. Lind) 7. Tromsø Asvo AS (Kåre Sørensen) 8. Remiks Miljøpark AS (Rolleiv O. Lind) 9. Tromsø Veg AS (Kari Workinn) 10. Arnestedet Eiendom AS (Gudrun Hansen) 11. Tromsø Parkering AS (Kåre Sørensen) Forslag til brev sendes selskapene. 10/16 Kontrollutvalget på kommunens hjemmesider Saken tas til orientering. Kontrollutvalget drøftet saken. Utvalget ønsker at på kommunens hjemmeside under møtekalenderen ligger en link til kontrollutvalgets mappe/fane. Innkalling med møtedokumenter legges ut på hjemmesiden under fanen for kontrollutvalget. Videre må «undermappene» under fanen til kontrollutvalget ajourføres. Felles forslag til tilføyelse: Kontrollutvalget ber sekretariatet oppdatere og ajourføre på kommunens hjemmeside under fanen for kontrollutvalget som drøftet i møtet. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Kontrollutvalget ber sekretariatet oppdatere og ajourføre på kommunens hjemmeside under fanen for kontrollutvalget som drøftet i møtet.
Blad 9 11/16 Salg av kommunal tomt på Snarby ny henvendelse Saken tas til orientering. Innstillingen enstemmig vedtatt. Saken tas til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.1.2016 til: - Inger Sofie Andreassen med gjenpart til Tromsø kommune v/ byrådsleder 12/16 Drøftingssaker Forhold til behandling: A. Cato Berglund byggesak i Ramfjorden B. Bjørnar Krogh Larssen sak om grenser og støttemur A. Cato Berglund byggesak i Ramfjorden Kontrollutvalget ser ikke grunn for å gå videre med saken. B. Bjørnar Krogh Larssen sak om grenser og støttemur Kommunaldirektør Øystein Nermo innkalles til neste møte i kontrollutvalget for å orientere om saken. A. Cato Berglund byggesak i Ramfjorden Kontrollutvalget ser ikke grunn for å gå videre med saken.
Blad 10 B. Bjørnar Krogh Larssen sak om grenser og støttemur Kommunaldirektør Øystein Nermo innkalles til neste møte i kontrollutvalget for å orientere om saken. Utskrift av saksprotokoll pkt. B sendt 28.1.2016 til: - Tromsø kommune v/ kommunaldirektør Øystein Nermo 13/16 Referatsaker Referater: A. SAKSLISTER MØTER I BYRÅDET a) Byrådsmøtet 10.12.2015 b) Byrådsmøtet 14.12.2015 c) Byrådsmøtet 17.12.2015 d) Byrådsmøtet 5.1.2016 e) Byrådsmøtet 7.1.2016 B. SAKSPROTOKOLL KOMMUNESTYRET 17.12.2015 a) Sak 226/15 Oppfølging forvaltningsrevisjonsprosjekt «Barnevernstjenesten i Tromsø kommune» Referatsakene A-B tas til orientering. Referatsakene A-B tas til orientering. 14/16 Eventuelt Kontrollutvalgets leder tok opp spørsmålet om videre oppfølging av saken innen brann og redning. Leder samt andre medlemmer i kontrollutvalget har fått henvendelser om saken.
Blad 11 Kommunestyret vedtok i sak 75/14 punkt 3 at byrådet skulle «tilbakerapportere resultatene av miljø- og medarbeiderprosjektet som er igangsatt i enheten til kontrollutvalget». Kontrollutvalget er i flere møter holdt orientert om prosjektarbeidet, både skriftlig og muntlig. I møtet 8.12.2015 ble utvalget orientert om status fra kommunens ledelse ved byrådsleder, kommunaldirektør og nytilsatt brannsjef. Saken settes opp til behandling i kontrollutvalgets møte i april/mai. Byrådsleder innkalles til møtet for å orientere om status og iht. kommunestyrets vedtak i sak 75/14 punkt 3. Saken settes opp til behandling i kontrollutvalgets møte i april/mai. Byrådsleder innkalles til møtet for å orientere om status og iht. kommunestyrets vedtak i sak 75/14 punkt 3. Utskrift av saksprotokoll sendt 28.1.2016 til: - Tromsø kommune v/ byrådsleder Jf. behandling av Rolleiv Linds habilitet tilknyttet sakene 02-04/16. 15/16 Forvaltningsrevisjonsprosjektet Flyktningetjenesten - orientering Rett utskrift: Finnsnes, den 21. januar 2016 Inger Johansen