OPPGAVEBEHANDLING I AGRESSO INNKJØPSATTESTANT 1. Godkjenne rekvisisjoner 2. Godkjenne innkjøpsfakturaer 3. Godkjenne leverandørfakturaer Agresso versjon: Milestone 4 Sist oppdatering: 25.07.2014 Andrés Maldonado Førstekonsulent Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen
Innhold Generelle retningslinjer for bestilling av varer og tjenester ved UiT... 3 GODKJENNE REKVISISJON... 4 Rekvisisjonsskjermbildet... 5 Rekvisisjonsopplysninger:... 6 Arbeidsflytlogg:... 6 Rekvisisjonsdetaljer:... 7 Kontering:... 7 Godkjenne rekvisisjonen... 7 Arbeidsflytkart for Godkjenning av Rekvisisjon... 8 Hvordan finne generell informasjon om rekvisisjoner/innkjøpsordre... 9 GODKJENNE INNKJØPSFAKTURA... 10 Innkjøpsfakturaskjermbildet... 10 Innkjøpsfaktura informasjon:... 11 Fakturabilde:... 11 Arbeidsflytlogg:... 12 Ordrelinjer og konteringslinje:... 12 Spørring arbeidsflytkart:... 13 Feil avviksbehandling:... 14 Arbeidsflytkart for Godkjenning av Innkjøpsfaktura... 15 GODKJENNE LEVERANDØRFAKTURA... 16 Fakturaattestering... 16 Handlinger... 17 Detaljer leverandørfaktura:... 18 Informasjonsfelter:... 19 Arbeidsflytlog:... 19 Avanserte handlinger... 20 Oversikt over avanserte handlinger... 20 Parker... 21 Del rad... 24 1
Fordeling... 26 Arbeidsflytkart for Godkjenning av Leverandørfaktura... 30 NYTTIGE SPØRRINGER... 31 Agresso Web:... 31 Agresso Desktop:... 31 2
Generelle retningslinjer for bestilling av varer og tjenester ved UiT Hovedregel for bestilling av varer og tjenester er bruk av rekvisisjon. Når man registrerer en rekvisisjon går den på arbeidsflyt i Agresso for attestasjon hos innkjøpsattestant (IA) og sluttgodkjenning hos budsjettdisponent (BDM). Den blir da til en innkjøpsordre, som er et gyldig dokument for bestilling av varer og tjenester. Alle som har tilgang til Agresso Self Service (web-basert) kan gjøre en kjøpsanmodning ved å lage en rekvisisjon. Har man ikke tilgang selv må man henvende seg til en innkjøpsattestant. 3
GODKJENNE REKVISISJON Merk at en rekvisisjon kun er et internt dokument for arbeidsflyt ved UiT. Når rekvisisjonen er godkjent av de som er bemyndiget, genereres en innkjøpsordre som kan benyttes til bestilling av vare/tjeneste. For å lage en rekvisisjon man må bruke Agresso Web som du finner på følgende lenken: https://agresso.uit.no/agresso-wc/ Etter påloggingen til Agresso, vil du se under menyen Dine oppgaver Arbeidsflytoppgaver de rekvisisjonene som venter på godkjenning under trinnet Innkjøpsattestant. Disse ser slik ut: 4
Rekvisisjonsskjermbildet Verktøymeny: For å bruke denne menyen må du krysse av den varelinjen som du skal bruke. Bruk denne for å godkjenne rekvisisjonen, og sende den videre i arbeidsflyten. Bruk denne for å parkere rekvisisjonen mens du venter på noe. Husk å legge til en kommentar for å informere om dette til andre brukere. Dersom oppgaven ligger hos noen andre også som IA. Bruk denne for å avvise rekvisisjonen. Oppgaven blir sendt tilbake til rekvirenten med statusen avvist. 5
Rekvisisjonsopplysninger: Her visses det generell informasjon knyttet til rekvisisjonen: Ressurs: Rekvisisjonsnummer: Oppdatert: Lev.adresse: Leveransebeskrivelse rekvisisjon: Hvem har laget rekvisisjonen som rekvirent. ID-nr. knyttet til rekvisisjonen. Rekvisisjonen starter med 7xxxxxxx som et internt dokument. Når rekvisisjonen sluttgodkjennes tar da den et gyldig innkjøpsordrenummer som starte på 8xxxxxxxx. Viser når rekvisisjonen ble laget. Postnummer og poststed for UiT s postadressen Vises i hovedbok når fakturaen er bokført. Skal være supplerende informasjon til konto og avdeling. Dette er et obligatorisk felt som rekvirenten må fylle ut. Arbeidsflytlogg: Feltet Arbeidsflytlogg kan brukes til å gi informasjon til beslutningstaker om bakgrunn for innkjøpet. Kommentarer som legges inn her vises i arbeidsflyten, men kommer ikke med på innkjøpsordren. 6
Rekvisisjonsdetaljer: Viser datalinjene fra hver varelinje skrevet på rekvisisjonen. Innkjøpsattestant kan gjøre endringer her dersom det er behov. Kontering: Konteringsraden vil se slik ut: Her er det viktig at du kontrollerer hver konteringslinje i forhold til: Konto Stedkode (Avd) Prosjekt (Pro) Avgiftskode Du kan lage endringer her. Feltene for avgiftssystem (AV) og avgiftskode (BS) er kun relevant for dem som driver omsetning og skal ha fradrag for inngående mva. For alle andre skal ikke disse feltene benyttes (la standardverdier stå). Dersom det har vært valget en konto som krever anleggsmiddel nummer vil et nytt felt åpnes. På konti som starter med 47* er det obligatorisk. Se egen veileder for når det er krav om registrering av anleggsmiddel. Godkjenne rekvisisjonen Trykk når du er ferdig og skal godkjenne rekvisisjonen. 7
Arbeidsflytkart for Godkjenning av Rekvisisjon 8
Hvordan finne generell informasjon om rekvisisjoner/innkjøpsordre Klikk på rapporter på menyen nede til venstre og velg spørringene du trenger. (Se på egne brukerveiledning) 9
GODKJENNE INNKJØPSFAKTURA Det er kun IA og BDM som kan gjøre en formell attestasjon i henhold til økonomiregelverket. I Agresso Web vil du ha følgende element som innkjøpsattestant: Innkjøpsfakturaskjermbildet Når du klikker på linjen, får du opp følgende bilde 10
Innkjøpsfaktura informasjon: Dette bildet inneholder informasjon om fakturaen. Viktig å kontrollere: Leverandør navn Forfallsdato Valuta Fakturabeløp Fakturabilde: Alternativt kan du klikke på. For å lagre en kopi av fakturaen lokalt på din pc klikker du. Klikk for å skrive ut. 11
Arbeidsflytlogg: Her kan du lese hvem som har hatt fakturaen før deg, og eventuelle kommentarer. Viktig å legge inn kommentar. Ordrelinjer og konteringslinje: Viktig å kontrollere: Fakt. mengde: Antall på faktura Fakt. pris: Beløp på faktura Best. Ant: Antall fra innkjøpsordre Ordre pris: Enhetspris fra innkjøpsordren Ordrebeløp: Totalpris fra innkjøpsordre Under Innkjøpsfakturadetaljer finnes konteringsdetaljer. Dersom fakturaen er OK velger du for å sende den videre til Budsjettdisponent. Dersom fakturaen ikke er ok velger du og så blir fakturaen sendt tilbake til rekvirent. Her er du nødt til å legge inn en kommentar om hvorfor du avviser. 12
OBS!, viktig å kontrollere: Kontroller valutabeløp under Innkjøpsfakturadetaljer er identisk med fakturaens beløp. Dersom dette ikke er identisk er det gjort feil i avviksbehandlingen hos rekvirent. Også viktig å sjekke at det er riktig kontering, på alle felter markert i den røde rammen over. (ikke konto 9998) Spørring arbeidsflytkart: Trykk på knappen under status på kostnadslinjen. Du får da opp den fakturaens flykart: Flytkartet viser de uliker brukertrinnene Rekvirent Innkjøpsattestant Budsjettdisponent Grønn sirkel indikerer arbeidsflytens start. Grønn ramme rundt et trinn betyr at oppgaven er godkjent. Gul ramme rundt et trinn indikerer hvor oppgaven befinner seg nå. Rød sirkel indikerer arbeidsflytens slutt. Hold musepekeren over en boks for å lese flere detaljer, for eksempel brukerens kommentar. 13
Feil avviksbehandling: Dersom det er avvik mellom innkjøpsordre og faktura vises dette ved at det er differanse mellom Fakt. mengde og Best.ant. Det er da viktig at rekvirenten har godkjent riktig avviket. En feil avviksbehandling vises slik: Fakt. mengde = 0 Val.beløp = 0 Dette betyr at dersom du godkjenner dette, du vil da sende videre oppgaven med feil godkjent beløp. For å rette denne feilen generert for en uriktig avviksbehandling, må du ta kontakt med Agresso Brukerstøtte til e-posten agresso@orakel.uit.no (skriv på emnefeltet: Feil med avviksbehandling) 14
Arbeidsflytkart for Godkjenning av Innkjøpsfaktura 15
GODKJENNE LEVERANDØRFAKTURA Fakturaattestering Du har fått denne oppgaven i Agresso Web fordi du har attestasjonsfullmakt som innkjøpsattestant, og skal kvalitetssikre kontering, annen informasjon og innkjøpsprosess. Oppgavene i dette trinnet finnes det under mappen «Innkjøpsattestant leverandørfaktura» Når du klikker på lenken får du dette skjermbildet opp: 16
Handlinger Oppe til venstre finner du knapper med ulike handlinger: Bruk denne for å godkjenne faktura, og sende den videre i arbeidsflyten Bruk denne for å avvise fakturaen. Avvisning må begrunnes i kommentarfeltet. Avhengig av hvilket brukertrinn fakturaen befinner seg på, vil avvist faktura enten havne hos regnskapsseksjonen eller hos innkjøpsattestant. Brukes til å parkere en faktura. Når man parkerer unngår man systemgenererte purringer. Signaliserer til systemet og andre brukere at denne fakturaen venter noe (levering, informasjon, kreditnota) før den kan ferdigbehandles. Åpner for avanserte muligheter som for eksempel: splitting av kostnadslinje og fordelingsliste. Avansert modus opererer per varelinje. 17
Detaljer leverandørfaktura: Nederst i bildet finner du konteringsraden: Dersom det ikke allerede er fylt inn kontoinformasjon, vil kontoen være DUMMY. Kontoen DUMMY er en midlertidig arbeidskonto og trenger ikke avdelingskode, prosjekt eller annen konteringsinformasjon. Her er det felter for å angi regnskapskonto, avdeling og prosjekt. Enkelte kontoer krever ytterligere informasjon. Dersom for eksempel konto 9166 blir tastet inn, kommer det fram et nytt felt som har overtekst Kontor. Da må gyldig AnleggsID fylles inn i dette feltet. Feltene for avgiftssystem og avgiftskode er kun relevant for dem som driver omsetning og skal ha fradrag for inngående mva, andre skal ikke bruke disse feltene. For å søke fram verdier, for eksempel konto kan du trykke knappen Man får da opp et spørrevindu: som finnes til høyre for ruten. Her kan man søke både på tall og tekst, og får frem alle konti som har tallet i kontonummeret eller teksten i kontonavnet. Man trenger ikke å angi spesielle søketegn, skriver man data får man alle konti som inneholder denne tekststrengen et sted i kontonavnet. 18
Legg inn søkekriterier og trykk på. Klikker man på linjen for den kontoen man ønsker, vises kontonummeret i kontofeltet i konteringslinjen. Merk at kontonavnet hentes frem og kan brukes til å kontrollere at man har hentet rett konto. Tilsvarende søkefunksjonalitet finnes for de andre feltene. Informasjonsfelter: Når man har kontert, er neste felt som skal fylles ut beskrivelsesfeltet. Her skal det fylles ut en kort tekst som beskriver hva man har anskaffet eller betaler for, informasjon som ikke er det samme som kontonavn/avdeling/tiltak/prosjekt/leverandørnavn, men som tilfører ny informasjon. Informasjonen i dette feltet kommer frem på spørringer i Agresso og vises i hovedboken etter at fakturaen er betalt. Det er obligatorisk å fylle ut feltet «Beskrivelse». Arbeidsflytlog: Arbeidsflytlogg feltet skal brukes til å formidle viktig informasjon til neste person som skal behandle fakturaen. Kommentarer som skrives her følger med bilaget helt til det sluttgodkjennes. Informasjon som kan være aktuelt er for eksempel henvisning til E-phorte og tidligere saksbehandling. Dersom fakturaen er OK velger du for å sende den videre til Budsjettdisponent. Dersom fakturaen ikke er ok velger du og så blir fakturaen sendt tilbake til forrige trinnet. Her er du nødt til å legge inn en kommentar om hvorfor du avviser. 19
Avanserte handlinger Du får en avanserte meny under Detaljer Leverandørfaktura når du klikker på Oversikt over avanserte handlinger Bruk denne for å slette en rad. Husk å merke av raden med kryss helt til venstre i raden Godkjenne rader. Dersom du bruker denne knappen må du velge videre. for å gå Avviser rader. Dersom du bruker denne knappen må du velge videre. for å gå Parkerer fakturaen. Man må legge til en kommentar. Dersom du bruker denne knappen må du velge for å gå videre. Brukes for å dele kostandslinjene. Etter å ha delt raden må du godkjenne den ved å klikke på knappen Fordeler faktura rader til andre med mulighet for å godkjenne dem på nytt. Etter å ha fordelt raden må du godkjenne den ved å klikke på knappen Tilbakestiller alle valg til utgangspunktet. 20
Parker Dette valg brukes dersom man ønsker å parkere kun en eller noen av de kostandslinjene på grunn av manglende grunnlag for å godkjenne, det har kommet en feil fra leverandøren eller man vil se på dette etterpå. Slik man gjør dette: 1. Kryss av den raden du ønsker å parkere og klikk på 2. Du ser nå at den raden valget har fått statusen Parker 3. Nå må du legge til en kommentar som forklarer til andre hvorfor du har parkert kostandsraden. 21
Godkjenne bilag med en parkert konteringslinje For å godkjenne bilaget, må alle konteringslinjene ha en gyldig behandlingsstatus under kolonnen status. Slik gjør du: 1. Kryss av alle konteringslinjene og gi dem en av disse gyldige behandlinger. a. Godkjenne b. Parker (her må du huske å legge til en kommentar) I dette tilfelles mangler det å gi en behandlingsstatus til raden kontert på konto 6801. Slik gjør du: 1. Hvis raden kontert på konto 6801 er OK, kryss av den og klikk på Slik dette sees ut: Nå er du ferdig for å godkjenne bilaget med de endringene du har laget. Husk å legge til en kommentar på den parkerte raden. Klikk på knappen for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 22
Hvordan dette ser ut på arbeidsflyt Konteringslinje på konto 6801 Konteringslinje på konto 6803 (parkert konteringslinje) 23
Del rad Det vil ofte være behov for å splitte en faktura. Dette for å fordele den på ulike konti, avdelinger eller tiltak/prosjekt. Klikk på knappen for å få fram en ny konteringslinje. Man får da opp en ny rad for samme faktura, med den samme konteringen som den opprinnelige fakturaraden. I den nye konteringsraden angir man konteringen for det beløpet som skal trekkes ut fra den opprinnelige raden, beløpet angis i feltet Valutabeløp. Beløpet som angis her, trekkes automatisk fra i beløpet i den opprinnelige raden. Har man behov for å splitte opp ytterligere, klikker man på nytt på knappen. Også de beløp man angir i disse nye radene, trekkes fra i den opprinnelige raden. Fordeler man på ulike avdelinger, vil de ulike konteringsradene få hver sin arbeidsflyt, som kan være forskjellige fra hverandre. 24
Godkjenne bilag med en delt konteringslinje For å godkjenne bilaget, må alle konteringslinjene ha en gyldig behandlingsstatus under kolonnen status. Slik gjør du: 2. Pass på at du har skrevet et beløpt og en riktig konto på den delte raden. 3. Kryss av alle konteringslinjene og gi dem en av disse gyldige behandlinger. a. Godkjenne b. Parker (her må du huske å legge til en kommentar) Dersom du har klikket på Godkjenne, ser dette slik ut: Nå er du ferdig for å godkjenne bilaget med de endringene du har laget. Klikk på knappen for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 25
Fordeling Du kan benytte fordelingslisten for å fordele en eller flere konteringslinjer til en eller flere brukere. Fordelingsvalget bruker du når du ønsker å få tilbake oppgaven etter at den som du har sendt den til har behandlet den. Slik gjør du dette: 1. Velg den konteringslinjen du ønsker å fordele og klikk på knappen 2. Du får opp et nytt vindu med fordelingslisten Under Tilgjengelige brukere finner du en liste med alle de som kan du fordele oppgaven/konteringslinje til. Under Roller og brukere legger du til rekkefølgen av hvordan oppgaven blir behandlet. Dette betyr at oppgaven/konteringslinj en ligger allerede hos rollen W-IAAGRESSO. Alle som har denne rollen er eier av oppgaven nå. 26
3. Legg til brukere under Roller og brukere. Husk å legge deg til som sist for å få tilbake oppgaven igjen. 4. Klikk på OK når du er ferdig Oppgaven ligger allerede hos de som har rollen W- IAAGRESSO Nå blir oppgaven fordelt til Andrés Maldonado. Etter at Andrés Maldonado har godkjent oppgaven blir denne sendt tilbake til de som har rollen W-IAAGRESSO Verktøyknappene: Brukes for å flytte brukere fra/til Tilgjengelige brukere til/fra Roller og brukere. Brukes for å flytte opp eller ned brukerrekkefølgen for å behandle oppgaven. 27
Godkjenne bilag med en fordelt konteringslinje Etter å ha fordelt konteringslinjen må du godkjenne alle radene og lagre. Slik du gjør dette: 1. Kryss av alle radene og klikk på knappen 2. Klikk på for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 28
Hvordan dette ser ut på arbeidsflyt Konteringslinje på konto 6801 (fordelt konteringslinje) Konteringslinje på konto 6803 29
Arbeidsflytkart for Godkjenning av Leverandørfaktura 30
NYTTIGE SPØRRINGER For å hjelpe deg med fakturahåndtering, brukerrettigheter og ting som foregår på arbeidsflyten i Agresso, har du tilgjengelig flere nyttige spørringer via Agresso Web eller Agresso Desktop. Du får også hjelp via brukerveiledningen som finnes i hver mappe. Agresso Web: Spørringene finnes det under: Rapporter Globale Rapporter Agresso Desktop: Spørringene finnes det under: Rapporter Globale Rapporter 31