Møteprotokoll Vegårshei kontrollutvalg Dato: 21.04.2016 kl. 9:00 11:55 Sted: Vegårshei kommunehus Arkivsak: 15/09714 Til stede: Møtende varamedlemmer: Helge Haugenes (leder), Bjørn Saga (nestleder), Helga Raudsandmoen (medlem) - Forfall: - Andre: Kommunalsjef Anne-Grete Glemming, sak 12/16 Økonomisjef Ole Tom Kroken, sak 12/16 Ordfører Kirsten Helen Myren Hovedrevisor Ivar Aanonsen Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud Trainee i Aust-Agder revisjon IKS Judith Mwanga Protokollfører: Benedikte Muruvik Vonen (Temark) Sakskart Side Møteinnkalling 2/16 15/09714-20 Godkjenning av innkalling til møte 21.4.2016 3 Møteprotokoll 2/16 15/09714-19 Godkjenning av møteprotokoll fra 11.2.2016 4 Saker til behandling 12/16 16/05266-1 Årsregnskap og årsmelding 2015 Vegårshei kommune 5 1
13/16 16/03397-3 Status i kommunestrukturreformen 7 14/16 16/05271-1 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Vegårshei 8 15/16 16/03780-2 Årsrapport for kemneren 2015 Vegårshei 9 16/16 16/03385-3 Orienteringer fra revisor 21.4.2016 10 17/16 16/03387-3 Referatsaker 21.4.2016 11 18/16 16/03394-3 Eventuelt 21.4.2016 12 Vegårshei, 21.04.2016 Helge Haugenes Kontrollutvalgsleder Benedikte Muruvik Vonen Sekretær 2
Møteinnkalling 2/16 Godkjenning av innkalling til møte 21.4.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 2/16 Møteinnkalling 21.4.2016 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteinnkalling 21.4.2016 godkjennes. 3
Møteprotokoll 2/16 Godkjenning av møteprotokoll fra 11.2.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 2/16 Møteprotokoll fra 11.2.2016 godkjennes. Enstemmig for forslag til vedtak. Møteprotokoll fra 11.2.2016 godkjennes. 4
Saker til behandling 12/16 Årsregnskap og årsmelding 2015 Vegårshei kommune 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 12/16 Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret om Vegårshei kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Vegårshei kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Aust-Agder revisjon har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. Vegårshei kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat på kr 5 294 545 og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Investeringsregnskapet ble avsluttet med balanse mellom investeringsutgifter og finansiering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Vegårshei kommunes årsregnskap 2015 godkjennes. Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget sendes ved uttalelsen. Økonomisjef Ole Tom Kroken presenterte kommunens årsregnskap og svarte på spørsmål. Kommunalsjef Anne-Grete Glemming presenterte kommunens årsberetning og svarte på spørsmål. Hovedrevisor Ivar Aanonsen orienterte om revisors beretning og oppsummerte revisjonsarbeidet. Enstemmig for forslag til vedtak Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret om Vegårshei kommunes årsregnskap 2015: Kontrollutvalget har behandlet Vegårshei kommunes årsregnskap for 2015. Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen. Aust-Agder revisjon har avlagt revisjonsberetning samt oppsummeringsbrev til kontrollutvalget vedrørende revisjonen av årsregnskapet. 5
Vegårshei kommunes årsregnskap viser et netto driftsresultat på kr 5 294 545 og et regnskapsmessig resultat på kr 0. Investeringsregnskapet ble avsluttet med balanse mellom investeringsutgifter og finansiering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner tilfredsstiller brukernes informasjonsbehov og gir et riktig inntrykk av de forhold som årsmeldingen omhandler. Kontrollutvalget anbefaler at Vegårshei kommunes årsregnskap 2015 godkjennes. Uttalelsen oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Revisors oppsummeringsbrev til kontrollutvalget sendes ved uttalelsen. 6
13/16 Status i kommunestrukturreformen 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 13/16 Saken tas til orientering. Ordfører Kirsten Helen Myren orienterte om prosessen frem til nå i kommunestrukturreformen og svarte på spørsmål. Kommunestyret avsluttet prosessen sammen med andre kommuner i sitt møte 19.4.2016, mot rådmannens anbefaling. Kontrollutvalget ser at reformen uansett utfall nå etter all sannsynligvis vil få konsekvenser for Vegårshei kommune videre fremover. Ved behov kan det bli aktuelt å ta et ekstra møte om dette før neste ordinære møte i kontrollutvalget. Tilleggsforslag fremsatt i møtet: «og kontrollutvalget ber om ny orientering etter hvert som kommunereformarbeidet går videre.» Enstemmig for forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet. Saken tas til orientering og kontrollutvalget ber om ny orientering etter hvert som kommunereformarbeidet går videre. 7
14/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 Vegårshei 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 14/16 Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til kommunestyret: Revisjonens overordnede analyse av Vegårshei kommune tas til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 godkjennes slik den foreligger med følgende prosjekter: 1. Barneverntjenesten a. Ressurser, organisering og styring (tidlig i perioden) b. Tjenesteytelsen i enheten (sist i perioden) 2. Spesialundervisning PP-tjenesten a. Saksbehandling og analyse av årsaker til høy andel elever med spesialundervisning Kontrollutvalget får fullmakt til å endre planen etter behov i perioden. Forvaltningsrevisor Camilla Eriksrud la frem revisjonens overordnede analyse av Vegårshei kommune. Hun og trainee Judith Mwanga svarte på spørsmål. Camilla Eriksrud la frem revisjonens forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget avgir følgende innstilling til kommunestyret: Revisjonens overordnede analyse av Vegårshei kommune tas til orientering. Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2019 godkjennes slik den foreligger med følgende prosjekter: 1. Barneverntjenesten a. Ressurser, organisering og styring (tidlig i perioden) b. Tjenesteytelsen i enheten (sist i perioden) 2. Spesialundervisning PP-tjenesten a. Saksbehandling og analyse av årsaker til høy andel elever med spesialundervisning Kontrollutvalget får fullmakt til å endre planen etter behov i perioden. 8
15/16 Årsrapport for kemneren 2015 Vegårshei 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 15/16 Kontrollutvalget tar årsrapporten fra kemneren 2015 til orientering. Sekretær orienterte kort om saken. Enstemmig for forslag til vedtak. Kontrollutvalget tar årsrapporten fra kemneren 2015 til orientering. 9
16/16 Orienteringer fra revisor 21.4.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 16/16 Saken tas til orientering. Ingen andre saker innen regnskapsrevisjon. Trainee Judith Mwanga orienterte om oppstartsfasen i Forvaltningsrevisjonsprosjektet «Økonomistyring i Vegårshei». Revisjonen planlegger å legge frem rapporten i KU-møtet i september. Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 10
17/16 Referatsaker 21.4.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 17/16 Saken tas til orientering. 1. Saker fra kontrollutvalget behandlet i kommunestyret ble referert. 2. Vårkonferanse Temark 3. Fagkonferanse Gardermoen 7.-8.6.2016 FKT 4. Fagkonferanse Bodø 13.-14.6.2016 NKRF 5. Aktuelle statlige tilsyn kontrollutvalget ønsker å få tilsynsrapporter 6. Neste møte 22.9.2016, eventuelt tilleggsmøte ved behov vedr. kommunereformen Enstemmig for forslag til vedtak. Saken tas til orientering. 11
18/16 Eventuelt 21.4.2016 1 Vegårshei kontrollutvalg 21.04.2016 18/16 Skriv inn forslag til vedtak Ingen saker. 12