Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Dato: 21.05.2014 Tidspunkt: 16:00 Hovedutvalg for administrasjon Formannskapssalen, Halden rådhus Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf. 69 17 45 00. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Side1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 2014/14 PS 2014/15 PS 2014/16 PS 2014/17 RS 2014/3 RS 2014/4 Innhold Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker Årsrapport fra Halden felles bedriftshelsetjeneste for 2013 Prosedyrer og kriterier i forbindelse med nedbemanning og overtallighet Unntatt offentlighet Arkiv- Saksnr 2008/3379 2014/498 PS 2014/18 Advokatbistand - tjenestemenn 2011/2382 PS 2014/19 Sykefraværsstatistikk og rapporter for 1. kvartal 2014 2014/1996 Side nr. Morten Christoffersen utvalgsleder Side2
Side3
PS2014/14Godkjenningavinnkalling PS2014/15Godkjenningavsaksliste PS2014/16Godkjenningavprotokollfraforrigemøte Side4
PS2014/17Referatsaker Side5
Side6
Side7
Side8
Side9
Side10
Side11
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 420 2014/498-24 07.05.2014 Toril Bjerkeli Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 21.05.2014 Hovedarbeidsmiljøutvalget 23.05.2014 Utsendte vedlegg 1 2014 - Prosedyrer og kriterier i forbindelse med nedbemanning og overtallighet Prosedyrer og kriterier i forbindelse med nedbemanning og overtallighet Sammendrag av saken: Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved nedbemanning og overtallighet fra mai 2012 er nå erstattet av vedlagte Prosedyrer og kriterier ved nedbemanning og overtallighet drøftet med hovedtillitsvalgte 28.02.14 og besluttet av rådmannen 20.03.14. Dokumentet er ikke omforent. Dokumentet fra 2012 var ikke utarbeidet med hensyn på at oppsigelser ville bli benyttet som et virkemiddel i nedbemanningen. I ettertid har rådmannen fått fullmakt til å gå til oppsigelser dersom dette er nødvendig. I det politiske budsjettet som vedtas 8.mai, 2014 framgår: Kommunestyret tar til etterretning at Fylkesmannen mener at utgiftsnivået er for høyt og støtter de innstrammingene som er lagt inn i budsjettet. Spesielt er kommunestyret opptatt av at samlet lønnsvolum må vise en nedgang i 2014. Samtidig vil kommunestyret peke på at 80-100 årsverk må fjernes i løpet av 2014. Vedlagte Prosedyrer og kriterier for utvelgelse ved nedbemanning og overtallighet tar høyde for at oppsigelser vil måtte tas i bruk som virkemiddel for å nå budsjettmessig balanse og gjenvinne økonomisk handlefrihet og legges til grunn i pågående og forestående nedbemanningsprosesser. Ved eventuelle endringer i prosedyrer og kriterier vil administrasjonsutvalget bli orientert. Side12
2014 - PROSEDYRER OG KRITERIER FOR UTVELGELSE VED NEDBEMANNING OG OVERTALLIGHET HALDEN KOMMUNE Prosedyrene gjelder ved nedbemanning og overtallighet i Halden kommune grunnet driftsinnskrenkninger. Prosedyrene gjelder ikke ved nedbemanning som konsekvens av konkurranseutsetting og selskapsdannelser, eller som resultat av at tidsbegrensede arbeidsavtaler ikke fornyes. Det henvises til: HTA - hovedtariffavtalen kap. 1 3 HA - hovedavtalen del B 1-4-1 og 3-1c AML - arbeidsmiljøloven 1-1, 4-2 (3), 7-2(2) og 10-2(4) AML - 15, bl.a. 15-7(2) FVL - forvaltningsloven 16 Intensjonsavtale om inkluderende arbeidsliv Målsetting: Gjennomføre en betryggende og forutsigbar prosess for ansatte og ledere Sikre at fast ansatte så langt mulig tilbys andre arbeidsoppgaver Ansatte som omplasseres tilbys ny stilling hvor hun/han så langt som mulig får benyttet sin kompetanse Så lenge det er kvalifiserte tilgjengelige overtallige i den del av organisasjonen hvor nedbemanningen skal skje, skal det ikke foretas eksterne tilsettinger, ekstern tilsetting i lengre vikariater eller kjøp av tjenester fra eksterne leverandører som eksempelvis vikarbyråer. Eventuelle oppsigelser som følge av nedbemanning og overtallighet skjer i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser, jf. kap. 15 Opphør av arbeidsforhold. Gjøre et komplisert regelverk lettere tilgjengelig 1 Side13
Prosedyrenes iverksettelsestidspunkt er på tidspunktet rådmannens beslutning blir fattet. Prosedyrene kan derfor ikke ha tilbakevirkende kraft slik ordinær lovpraksis tilsier. Fase 1 bemanningsplaner og flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten 1.1 Bemanningsplaner Bemanningsplaner skal utarbeides før arbeidet med nedbemanning starter. 1.2 Bemanningsplan før nedbemanning Enhetenes utgangspunkt for drift er bemanningsplaner iht. vedtatt budsjett. En bemanningsplan er et grunnlagsdokument som viser a) Oppgaver/mål enheten har b) Det antall arbeidstakere enheten har for å utføre oppgavene og nå de målene som er satt og c) Beskrivelse av den kompetanse de aktuelle arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene En bemanningsplan vises for eksempel ved fag-/timefordeling i grunnskolen, turnusplaner/bemanningsplaner i helsesektoren m.m. 1.3 Bemanningsplan etter nedbemanning Når det er klart hvor mange færre arbeidstakere virksomheten må ha etter bemanningstilpasning, skal det settes opp en tilsvarende oversikt som i tillegg viser a) Reduserte oppgaver b) Det reduserte antall arbeidstakere som skal utføre oppgavene og c) Den nødvendige kompetansen disse arbeidstakerne må ha for å kunne utføre oppgavene Bemanningsplan før og etter nedbemanning skal drøftes med tillitsvalgte. Personalavdelingen utarbeider et skjema som skal fylles ut med følgende opplysninger: 2 Side14
Ansattnummer, navn, fødselsår, stillingsprosent, stillingskode, utdanning, tilleggsutdanning, arbeidserfaring og IA-relaterte opplysninger. Når det gjelder opplysninger om fast tilsetting fra/sammenhengende tjeneste fra er dette først aktuelt når ansatte står kvalifikasjonsmessig likt. Personalavdelingen avklarer tjenestetiden. Av bemanningsplanen etter nedbemanning vil det framgå hvor mange som blir overtallige i avdelingen/enheten. Enhetsleder skal da først ha vurdert muligheten for å beholde overtallige i ledige stillinger/vikariater i enheten/avdelingen jfr. pkt. 3.5. 1.4 Flytting av arbeidstakere i kraft av styringsretten Arbeidsgiver har to muligheter for å flytte arbeidstaker fra en arbeidsplass til en annen, eller til andre arbeidsoppgaver. Styringsretten gir mulighet for flytting innenfor visse rammer. Dersom styringsretten ikke gir nødvendig handlingsrom, må overflytting skje ved endringsoppsigelse. Arbeidsgiver vil foreta konkret vurdering av hvorvidt den ansatte kan overflyttes ved pålegg fra arbeidsgiver eller ved endringsoppsigelse. Arbeidsgiver har i henhold til styringsretten «rett til å organisere, lede, kontrollere og fordele arbeidet». Ved uenighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker føres det formelle drøftinger om overføring til annen arbeidsplass/andre arbeidsoppgaver. Dersom endringer/overflytting kan skje innenfor styringsrettens rammer, innebærer det at arbeidsgiver ensidig kan foreta endringer i arbeidstakers oppgaver/flytte til annen arbeidsplass. Dersom endringsoppsigelse må gjennomføres, vil arbeidsmiljølovens bestemmelser bli overholdt i forhold til de formelle prosesser dette medfører, jf. AML kap.15. Fase 2 drøftinger med hovedtillitsvalgte jfr. Hovedavtalen del B 3-1 hvor/hvordan nedbemanningen skal skje og utvelgelseskriterier som skal anvendes 2.1 Drøftinger mellom hovedtillitsvalgte og rådmannen/sentral ledelse Det er en forutsetning for arbeidet med nedbemanning å involvere de tillitsvalgte på et tidligst mulig tidspunkt. Tillitsvalgte har en rett, men også en plikt til å drøfte med arbeidsgiver ulike spørsmål om nedbemanning, som: 3 Side15
Hvor nedbemanningen skal skje Hvilke kriterier som skal anvendes ved utvelgelse av overtallige Drøftingene skal ha til formål å legge grunnlag for videre saksbehandlingsregler. Formålet er å sikre en betryggende framgangsmåte ved utpeking av overtallige i alle kommunalavdelinger/enheter/avdelinger. Det settes opp referat etter drøftingene. Det skal framgå hvem som har deltatt på drøftingsmøter, og hva partene ble enige om. Eventuelt avvikende syn mellom partene skal komme til syne i referatet. Nedbemanningsprosesser skal også behandles i hovedarbeidsmiljøutvalget - jfr. AML 7-2 (2). 2.2 Drøfting om hvor/hvordan nedbemanning skal skje Det er nødvendig med klare regler for hvilke stillinger som skal berøres av nedbemanningen på en så stor arbeidsplass som Halden kommune. Hvilke arbeidstakere? Hvilke grupper av arbeidstakere? Slike drøftinger kan foregå enten lokalt eller sentralt utfra en konkret vurdering av hensiktsmessigheten i det enkelte tilfellet. Arbeidsgiver skal sørge for at det er klare retningslinjer for hvilke stillinger som blir berørt av nedbemanningen for å skape forutsigbarhet for partene jf. HTA kap. 1 3 pkt. 3.3. Det presiseres at arbeidstakere som blir utpekt som overtallige i en avgrenset del av virksomheten, har en rett til å bli forsøkt omplassert i arbeidsgivers samlede virksomhet. 2.3 Utvelgelseskriterier ved nedbemanning og oppsigelser Utvelgelseskriterier skal være saklige. Kriteriene skal også ta høyde for at nedbemanning kan resultere i oppsigelser. Flg. utvelgelseskriterier gjelder: 1. Formalkompetanse 2. Personlig egnethet herunder samarbeidsevne, omstillingsevne, fleksibilitet og personlige egenskaper knyttet til stillingens oppgaver 3. Realkompetanse relevant arbeidserfaring og etterutdanning/kurs 4. Alder (55+) 5. Tjenestetid, jf. HTA 3.3 Det presiseres at kriteriene står i prioritert rekkefølge. Utvelgelsen skjer etter en samlet vurdering i henhold til kriteriene. 4 Side16
Når kriteriene skal benyttes ved evt. oppsigelser, må særskilte behov vurderes. *Med tjenestetid menes arbeidstakers totale tjenestetid i Halden kommune forstått som sammenhengende tjenestetid i nåværende faste tilsettingsforhold. Ulønnede permisjoner av en varighet på mer enn ett år skal som hovedregel ikke telle med i beregningen. Fase 3 Utpeking av overtallige og forsøk på omplassering oversikt over ledige stillinger 3.1 Drøftingsmøte på arbeidsplassen Drøftingene i fase 2 foregår mellom HTV og rådmannen/sentral ledelse. Når disse drøftingene er gjennomført, beslutter rådmannen hvilke kriterier og prosesser som skal gjelde. I fase 3 er det den enkelte kommunalavdelings/enhets ansvar å drøfte nedbemanningen med sine tillitsvalgte og deretter gjennomføre nedbemanningen. Dersom tillitsvalgte ønsker det, kan de la seg bistå av hovedtillitsvalgte, da både plasstillitsvalgte og hovedtillitsvalgte kan bli berørt av nedbemanning. Kopi av innkallingen til drøftingsmøte sendes også hovedtillitsvalgte. 3.2 Drøftingsmøtets innhold Det er innholdet i den nye bemanningsplanen som er utgangspunktet for drøftingene med HTV på sektornivå. Det skal avholdes informasjonsmøter for alle ansatte i forkant av en slik prosess. Ideelt sett skal det gjennomføres samtaler med hver enkelt ansatt på arbeidsplassen. Dette er svært tidkrevende, og en form for meldeskjema kan benyttes i stedet, hvor den ansattes ulike forhold er dokumentert. Hovedtillitsvalgte på sektornivå skal i drøftingsmøtet få oversikt over/eventuelt få oversendt hvilke fast ansatte og vikarer som arbeider på stedet, og hvilke arbeidstakere som arbeidsgiver foreslår som overtallige. Vikarer og midlertidige tilsatte må velges først som overtallige, forutsatt at de ikke har en helt spesiell kompetanse som Halden kommune må beholde. Arbeidsgivers ansvar er å høre de tillitsvalgte og vurdere innspillene før beslutning tas. 5 Side17
En arbeidstaker som er langtidssykemeldt og hvor stillingen blir vedtatt nedlagt, blir ikke behandlet som overtallig før vedkommende er friskmeldt. En arbeidstaker som blir langtidssykemeldt etter at stillingen er bestemt nedlagt, blir behandlet som overtallig. 3.3 Innkalling av overtallige til «overtallighetssamtale» Det er arbeidsgiver selv som til sist foretar utpekingen av overtallige dette er innenfor arbeidsgivers ansvarsområde og styringsrett. Utpekingen baseres på de kriterier som rådmannen har besluttet og etter drøftinger med de hovedtillitsvalgte. Den overtallige informeres både muntlig og skriftlig. Arbeidsgiver sender så formelt forhåndsvarsel til de overtallige etter forvaltningslovens 16 samtidig som det innkalles til drøftingsmøte. Den ansatte orienteres skriftlig om retten til å ha med tillitsvalgt eller annen person de har tillit til i møtet. Personalavdelingen utarbeider mal for forhåndsvarsel/møteinnkalling. I «overtallighetssamtalen» skal det drøftes med den ansatte hvilke alternative muligheter som finnes samt at arbeidsgiver gir en orientering om videre prosess. Den ansatte har på vanlig måte rett til å ha med seg tillitsvalgt i møtet. 3.4 Oversikt over ledige stillinger Arbeidsgiver sentralt må til enhver tid ha oversikt over ledige stillinger. Overtallige oppfordres til aktivt å søke annen ledig stilling i kommunen. 3.5 Vurdering i forhold til annen innplassering i stilling Enhetsleder vurderer om den overtallige kan tilbys annen stilling i egen avdeling/enhet. Den overtallige må være kvalifisert for den ledige stillingen men ikke best kvalifisert. Arbeidsgiver stiller nødvendige kompetansehevende tiltak til rådighet jfr. AML 4-2(2) e) om krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling «(e) det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon.» Enhver ledig stilling inkludert vikariater og vakanser benyttes i omstillingsprosessen. Det er en forutsetning for plassering at det er økonomisk dekning i stillingen. Arbeidsgiver har ikke plikt til å opprette en stilling. Grunnlag for at den ansatte eventuelt ikke skal tilbys stillingen, må være basert på særskilte krav til kompetanse og egnethet. 6 Side18
For øvrig gjelder: Ved omplassering der flere er vurdert som kvalifisert, skal kriteriene for utvelgelse av overtallige benyttes. Overtallige kan omplasseres til midlertidige oppgaver dersom det er hensiktsmessig ut fra kommunens behov. 3.6 Personalteam ansvaret for tilsettinger Personalteam behandler alle omplasseringer. Innplassering av overtallige i faste stillinger/vikariater av lengre varighet er personalteamenes prioriterte oppgave inntil alle overtallige er innplassert. 3.7 Følgende rekkefølge benyttes ved omplassering: Det henvises til tilsettingsreglementets pkt. 3 hvor det framgår at den ansatte er tilsatt i Halden kommune og ikke på det enkelte arbeidssted: Arbeidstakeren tilsettes for tjeneste i Halden kommune ikke på det enkelte arbeidssted på de lønns- og arbeidsvilkår som framgår av gjeldende lover, reglementer, arbeidsavtaler og tariffavtaler. Arbeidstakeren må påregne endringer i arbeidsområde og stillingsbeskrivelse. 1. Omplassering innenfor «egen» enhet: Omplassering til ledig stilling/vikariater av lengre varighet som vedkommende er kvalifisert for i øvrige avdelinger i enheten. Innstillingen sendes personalteam for behandling. 2. Omplassering til annen enhet i kommunalavdelingen: Dersom ledig stilling ikke finnes i enheten, omplasseres den overtallige til ledig stilling/vikariat av lengre varighet som vedkommende er kvalifisert for i annen enhet i kommunalavdelingen. Saken sendes personalteam for behandling. 3. Omplassering til annen kommunalavdeling: Dersom ledig stilling/vikariat av lengre varighet ikke finnes innenfor den respektive kommunalavdeling, omplasseres den overtallige til stilling/vikariat av lengre varighet vedkommende er kvalifisert for i annen kommunalavdeling Saken sendes personalteam i respektive kommunalavdeling for behandling. 3.8 Skriftlig tilbud om annen stilling personalavdelingen sender tilbud 7 Side19
Etter vedtak i det respektive personalteam, sendes det skriftlig tilbud om reell stilling /vikariat av lengre varighet. Konsekvensen av å takke nei til tilbudet om stilling, skal framgå av tilbudsbrevet. Arbeidsgiver har ivaretatt sin plikt ved å gi ett tilbud om stilling. Dersom arbeidsgiveren har oppfylt sine forpliktelser, forutsettes det at den ansatte takker ja til tilbudet. Det henvises for øvrig til fase 4. Lønnsforhold skal gå fram av tilbudsbrevet med henvisning til hjemmel jfr. pkt. 3.9. nedenfor. Halden kommune er ikke forpliktet til å opprette nye stillinger. Arbeidstakeren må besvare tilbudet skriftlig innen 5 virkedager fra mottak av tilbudsbrevet. 3.9 Overgang til lavere lønnet stilling Dersom tilbudet innebærer overgang til lavere lønnet stilling, vil arbeidstakeren ha rett til å beholde nåværende lønnsinnplassering som en personlig ordning jfr. HTA pkt. 3.4.1. Fase 4 Overføring til stilling som er på siden av / utenfor den ansattes kompetanse Overtallige som etter enighet mellom arbeidstaker og arbeidsgiver blir overført til arbeid som ikke er i henhold til deres kompetanse, og/eller grunnpreget i stillingen, gis mulighet for stilling innen sitt kompetanseområde ved ledighet i slik stilling. Dersom enighet mellom arbeidsgiver og arbeidstaker ikke oppnås, må arbeidsgiver vurdere endringsoppsigelse, jf. AML kap. 15. 4.1 Andre alternativ Dersom det i løpet av 3 måneder ikke har vært mulig å omplassere den overtallige, kan det i særskilte tilfeller tilbys en sluttpakke før oppsigelse vurderes. Den overtallige arbeider i oppsigelsestiden som er 3(6)måneder og tilbys en kompensasjon i form av lønn i ytterligere 3 måneder uten arbeidsplikt. Fase 5 - Oppsigelser Dersom det ikke finnes ledige stillinger den overtallige kan omplasseres til, må arbeidsgiver vurdere å gå til oppsigelse. 8 Side20
Vikariater og engasjementer avsluttes så snart vikariatet/engasjementet utløper eller arbeidsgiver har annen aktuell kandidat til stillingen. Innleid arbeidskraft fra bemanningsbyråer benyttes kun ved mangel på kompetanse og når det ikke er tilstrekkelig bemanning til å dekke behovet. Ved oppsigelser gjelder AML 15 Opphør av arbeidsforhold. 5.1 Interesseavveining Før oppsigelse må arbeidsgiver foreta en interesseavveiing dersom arbeidstaker har påberopt seg særlige forhold. Særlige forhold må være påberopt av den ansatte. Dette kan omfatte særskilte menneskelige og sosiale forhold. Det skal foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulempene oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstakeren, Jf. AML 15-7 (2). 5.2 Fortrinnsrett Arbeidstakere som sies opp eller som aksepterer et tilbud om redusert stilling i stedet for oppsigelse, vil ved oppfyllelse av de vilkår som er satt i gjeldende regelverk, ha fortrinnsrett dersom det lyses ut ledige stillinger i kommunen. Fortrinnsretten gjelder i inntil ett år. Fortrinnsretten gjelder for arbeidstakere som har vært ansatt i virksomheten i til sammen minst 12 måneder i de siste to år. Fortrinnsretten gjelder fra oppsigelsestidspunktet og i ett år fra oppsigelsesfristens utløp. Fortrinnsretten faller bort dersom arbeidstakeren ikke har akseptert et tilbud om ansettelse i en passende stilling senest 14 dager etter at tilbudet ble mottatt. Er det flere fortrinnsrettsberettigede til en stilling, plikter arbeidsgiver å følge de samme regler for utvelgelse som de som gjelder ved oppsigelse på grunn av driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak. 20.03.14 9 Side21
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 080 2011/2382-28 19.03.2014 Martin Vik Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2014/11 26.03.2014 Hovedutvalg for administrasjon 2014/18 21.05.2014 Utsendte vedlegg Ikke utsendte vedlegg Advokatbistand kommunale tjenestemenn Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Fra tid til annen kan det forekomme at ansatte i Halden kommune blir innklaget i forlikssaker eller rettsaker som en konsekvens av å utføre sitt arbeid. I den anledning ønsker rådmannen å fremlegge et forslag til avtale som inngås mellom Halden kommune som arbeidsgiver og den ansatte. Dette vil være med på å sikre den ansattes rettigheter samt bidra til en forutsigbarhet og trygghet slik at ansatte lettere blir i stand til å utføre de oppgavene de er satt til å gjøre. Rådmannen skal i hvert enkelte tilfelle foreta en selvstendig vurdering av saken før eventuell avtale inngås. Dersom forlikssaken eller rettssaken gjelder rådmannen selv ligger beslutningen til ordfører. Spørsmålet om dekning av saksomkostninger for folkevalgte berøres ikke av denne avtalen, og rådmannen anbefaler at en tilsvarende vurdering gjøres for disse, men da av et vedtaksført politisk organ. Rådmannens innstilling: 1. Vedlagt avtale godkjennes og kan inngås mellom Halden kommune v/rådmannen og den ansatte etter en konkret forutgående vurdering av rådmannen. 2. Rådmannen utarbeider kriterier for vurderingen, og vil orientere administrasjonsutvalget om disse. 3. Kostnaden i hvert enkelt tilfelle skal som hovedregel ikke overstige kr. 200.000,-. Rådmannen kan i helt særskilte tilfeller øke rammen til kr 500.000,- Side22
Saksprotokoll i Hovedutvalg for administrasjon - 26.03.2014 Behandling: Ellen Simensen (AP) fremmet utsettelsesforslag: Saken utsettes i påvente av revidert/nytt budsjett for 2014. Utsettelsesforslaget fra Simensen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken utsettes i påvente av revidert/nytt budsjett for 2014. Avtale dekning av saksomkostninger m.m. i sak hvor Halden kommunes ansatt er innklagd eller innstevnet for domstolene i sak om utføring av tjenestehandlinger for Halden kommune. om 1. Denne avtalen er inngått mellom Halden kommune og ansattnr: navn angående dekning av saksomkostninger m.m. i forliksrådssak/rettssak.betegnelse 2. Med bakgrunn i administrasjonsutvalgets vedtak i sak PS forskutterer Halden kommune nødvendige saksomkostninger, gebyrer og idømte saksomkostninger for vedkommende avtalepart i denne avtalen for en nødvendig og rimelig ivaretakelse av dennes interesser i saken. Særlige rettslige skritt utover et nødvendig forsvar skal først drøftes med Halden kommune. 3. Halden kommunes forskuttering av dette forutsetter at det skal gjøres opp status når saken er slutt, og det er avgjort av retten hvem som idømmes saksomkostninger. Om den annen part dømmes til å dekke de saksomkostninger kommunen har lagt ut for, plikter kommunens avtalepart i denne avtalen å overføre slike mottatte beløp i sin helhet tilbake til kommunen, om ikke kommunen selv gis rett til å tre inn i kravet. 4. Avtaleparten ansatt i kommunen - får for øvrig dekket sine prosessutgifter slik at man holdes økonomisk skadeløs jf. regler og praksis ang. arbeidsgiveransvar og organansvar. Hensynet til at slike saker vanligvis er av offentlig interesse, og at det offentlige dekker saksomkostningene, tilsier at alle dokumenter i en slik sak også da skal sendes i kopi til Halden kommune, og dokumentene registreres som inngående post i kommunens alminnelige saksbehandlingssystem. Disse dokumentene blir underlagt de alminnelige regler for innsyn jf. reglene i offentlighetsloven, samt forvaltningslovens regler om taushetsplikt. Ved underskrift på denne avtalen samtykker den private part til en slik praksis. I tvilstilfeller skal den private part få uttale seg til slik offentliggjøring. Dog har kommunen endelig avgjørings-myndighet. Side23
5. Om den ansatte skulle bli dømt og/eller idømt erstatningsansvar fremlegges spørsmålet om kommunen skal støtte en videre anke, evt. spørsmålet om kommunen også skal påta seg å dekke idømt erstatning, til beslutning i folkevalgt organ, basert på sakens premisser og rettslige omstendigheter herunder igjen vurdert opp mot alminnelige erstatningsrettslige regler om evt. også personlig ansvar for den enkelte og regress. Kommunen bør som hovedregel innhente et eksternt råd i slike saker. Halden, den... For Halden kommune... ansatt Viktige hensyn og krav som må tilfredsstilles ved valg av løsning Økonomi Erfaringer tilsier at dette ikke er av et stort omfang og slik sett ikke vil være en stor økonomisk belastning. Juridiske forhold Det presiseres at avtaleutkastet tar for seg forhold hvor ansatte blir innklagd pga tjenestehandlinger på vegne av Halden kommune. Rådmannen vil komme tilbake med kriterier vedrørende de juridiske forholdene, og legge disse frem til administrasjonsutvalget til orientering. Personal- og organisasjonsspørsmål En slik avtale vil bidra til en økt trygghet hos ansatte for å gjøre den jobben de er satt til å gjøre. Dokumentet er elektronisk godkjent av: Gudrun Haabeth Grindaker Martin Vik Side24
Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: 445 2014/1996-2 07.05.2014 Else Marie Breda Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Hovedutvalg for administrasjon 2014/19 21.05.2014 Hovedarbeidsmiljøutvalget 23.05.2014 Utsendte vedlegg 1 Sykefraværsstatistikk for 1. kvartal 2014 2 Sykefraværsrapporter for mars 2014- sentral felles 3 Sykefraværsrapporter for mars 2014- nav 4 Sykefraværsrapporter for mars 2014- undervisning, oppvekst og kultur 5 Sykefraværsrapporter for mars 2014- teknisk 6 Sykefraværsrapporter for mars 2014- helse og omsorg Ikke utsendte vedlegg Sykefraværsstatistikk for 1. kvartal og rapporter for mars 2014 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Følgende har vært medsaksbehandlere: Benny Karlsen Sammendrag av saken: Vedlagt saken er sykefraværsstatistikk for hele kommune, pr. kommunalavdeling samt Nav kommunal del. Statistikken viser status pr. 1.kvartal 2014. Rapportene for kommunalavdelingene og Nav kommunal del viser sykefraværet fordelt på enheter og områder for mars, gir en analyse av tallene og sier noe om hvilke tiltak som er iverksatt på de ulike stedene for å øke nærværet. Rådmannens innstilling: Sykefraværet pr. 1.kvartal 2014, samt rapporter fra kommunalavdelingene tas til orientering. Side25
Dokumentet er elektronisk godkjent av: Toril Bjerkeli Side26
Sykefraværsstatistikk pr. Mars 2014 Endelige tall Halden kommune totalt Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2013 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 1,4 % 1,8 % 5,5 % 10,1 % 10,0 % 10,1 % Feb 1,4 % 1,4 % 2,0 % 5,9 % 10,7 % 10,9 % 10,4 % Mar 1,2 % 0,9 % 1,9 % 6,0 % 10,0 % 10,1 % 10,3 % 1.kvartal 1,3 % 1,2 % 1,9 % 5,8 % 10,3 % 10,3 % 10,3 % April Mai Juni 2.kvartal Juli August September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal pr. Sentral felles Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2013 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 2,8 % 3,0 % 5,1 % 3,2 % 9,1 % 9,2 % 9,2 % Feb 1,5 % 1,0 % 2,1 % 2,9 % 7,5 % 6,1 % 8,5 % Mar 2,0 % 1,4 % 1,4 % 2,9 % 7,7 % 8,2 % 8,3 % 1.kvartal 2,1 % 1,8 % 2,9 % 3,0 % 8,1 % 7,8 % 8,7 % April Mai Juni 2.kvartal Juli August September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal pr. Personalavdelingen side 1 av 3 sider 14.05.2014 Side27
Sykefraværsstatistikk pr. Mars 2014 Endelige tall NAV- kommunal del Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2013 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 1,2 % 5,6 % 0,5 % 8,7 % 14,6 % 8,7 % Feb 4,9 % 0,2 % 0,0 % 2,0 % 7,1 % 16,9 % 8,0 % Mar 1,6 % 3,6 % 0,0 % 4,1 % 9,3 % 14,8 % 8,4 % 1.kvartal 2,6 % 1,7 % 1,9 % 2,2 % 8,4 % 15,4 % 8,4 % April Mai Juni 2.kvartal Juli August September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Undervisning og oppvekst Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2013 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,1 % 1,3 % 1,7 % 4,9 % 8,9 % 9,7 % 8,9 % Feb 1,4 % 1,6 % 1,3 % 5,0 % 9,3 % 10,3 % 9,1 % Mar 1,2 % 1,0 % 1,8 % 5,6 % 9,6 % 9,1 % 9,5 % 1.kvartal 1,2 % 1,3 % 1,6 % 5,2 % 9,3 % 9,7 % 9,2 % April Mai Juni 2.kvartal Juli August September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Teknisk Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2013 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 0,7 % 0,5 % 0,2 % 3,8 % 5,3 % 6,9 % 5,3 % Feb 1,0 % 0,8 % 1,0 % 3,6 % 6,5 % 9,0 % 5,8 % Mar 0,6 % 0,4 % 2,2 % 2,5 % 5,7 % 8,5 % 5,6 % 1.kvartal 0,8 % 0,6 % 1,1 % 3,3 % 5,8 % 8,1 % 5,6 % April Mai Juni 2.kvartal Juli pr. pr. pr. Personalavdelingen side 2 av 3 sider 14.05.2014 Side28
August September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal Sykefraværsstatistikk pr. Mars 2014 Endelige tall Helse og omsorg Periode 1-8 dager 1-16 dager 17-39 dager > 40 dager Fravær totalt Fravær samme periode 2013 Akkumulert fravær rapportdato Jan. 1,4 % 1,5 % 2,0 % 5,5 % 10,6 % 11,0 % 10,6 % Feb 1,3 % 1,4 % 2,8 % 7,0 % 12,6 % 11,7 % 12,4 % Mar 1,2 % 0,9 % 2,1 % 7,3 % 11,4 % 11,2 % 12,4 % 1.kvartal 1,3 % 1,3 % 2,3 % 6,6 % 11,5 % 11,3 % 11,8 % April Mai Juni 2.kvartal Juli August September 3.kvartal Oktober November Desember 4.kvartal pr. Akkumulert pr dato viser fra 01.01. til siste dato i den måned rapporten kjøres for: februar 01.01.-28.02 mars 01.01.-31.03. Personalavdelingen side 3 av 3 sider 14.05.2014 Side29