Harmoni Lønn versjon 2016-1 I årets versjon av Harmoni Lønn er det flere endringer: Skattetabeller for 2016 Sammenstillingsoppgave (erstatter tidligere lønns- og trekkoppgave til ansatte) Ny avstemmingsrapport for lønnsarter Klargjort for innsending av a-melding 2016 Flere nye funksjoner Obs! Det er viktig å følge veiledningen under for å sikre korrekte a-meldinger og sammenstilling av inntektsopplysninger til de ansatte. Årsoppgjør i Harmoni Lønn - veiledning Følg denne beskrivelsen for å sende inn a-melding for desember, sende ut sammenstillingsoppgaver til de ansatte og å gjøre klart for lønnskjøring på nytt år. Kjør alle lønnsberegninger for 2015 og oppdater alle lønnskjøringer før installasjon av ny versjon. A-melding for desember sendes inn med den nye versjonen. Følg nøye punktene under! 1. Sikkerhetskopi før installasjon Ta sikkerhetskopi av alle datasett. Klikk på Kopier i Hovedvinduet i Harmoni. Kopier vinduet åpnes. 1. Dobbelklikk på datasettet 2. Klikk på Lag sikkerhetskopi Cantor AS side 1
Du vil få spørsmål om hvor du ønsker å lagre sikkerhetskopien. Angi et sted på disken, lagre filen på minnepenn eller på en server hvis du er i nettverk. Gjenta rutinen for hvert selskap. 2. Installer ny versjon av Harmoni Lønn Lukk Harmoni og installer den nye versjonen av lønnssystemet (versjon 2016-1). Installasjonen starter automatisk når du starter oppdateringsversjonen Harmoni 2016-1. Følg beskrivelse på skjermen. Normalt installeres Harmoni i mappen c:\harmoni (eller evt på en nettverksstasjon). 3. A-melding på desember - Viktig Send inn a-melding for desember på denne nye versjonen. Vi har gjort korrigeringer i denne versjonen som retter opp en feil på arter som gjelder fradrag. Artene som har blitt korrigert er følgende under Type Fradrag: Fagforeningskontingent Brakkeleie Premie til fond og trygd Premie til pensjonsordninger Ved å sende inn desember på nytt vil hele året bli korrekt innsendt på disse artene. Hvis du allerede har sendt inn desember i 2015-versjonen så kan du uten videre sende denne på nytt og alle data vil da bli oppdatert. 4. Oppsummering av registrerte opplysninger Under menyen Årsrapporter er det en ny utskrift som heter Oppsummering av registrerte opplysninger. Vi anbefaler at denne kjøres ut og kontrolleres. Denne rapporten viser også lønnsarter som ikke er sendt inn med a-meldingen og er dermed en god kontrolliste på at alle opplysninger som skal være innsendt faktisk er sendt inn. Bestill også rapporten A06- avstemmingsinformasjon i Altinn og avstem Harmonirapporten mot denne. Finner du feil her bør du korrigere disse før du går videre i veiledningen. Cantor AS side 2
5. Sammenstilling til inntektsmottakere Som kjent skal ikke skatteetaten ha lønns- og trekkoppgaver lenger da a-meldingen løpende inneholder alle aktuelle data. Ut over å sende a-melding for desember skal altså ikke skatteetaten ha mer opplysninger. Den ansatte skal imidlertid ha en oversikt over alle ytelser igjennom året. Denne nye rapporten til de ansatte blir kalt «Sammenstilling til inntektsmottaker». Frist for utsendelse av Sammenstillingen er 31.01.2016. Denne nye rapporten kan sendes ut på papir eller på e-post på samme måte som lønnsslippene. Det nye menyvalget ligger under Periodeoppgjør og Årsrapporter: Adressefeltet på den nye oppgaven er tilpasset vinduskonvolutt. Du kan velge å skrive ut pr lønnsgrupper eller alle samtidig. Utskriftsvalgene gir følgende muligheter: Cantor AS side 3
Skriv utvalg til skjerm (skriver) Skriver ut alle sammenstillingsoppgaver til skjerm/skriver til alle aktuelle ansatte. Skriv utvalg (uten epost-adresser) til skjerm Skriver ut de ansatte som ikke har registrert e-post. Benyttes når alle med e-post sendes elektronisk. Resten kan da sendes pr brev. Send de med registrerte epost-adresser Sender e-post med sammenstillingsoppgaven til alle ansatte (evt i valgt lønnsgruppe). 6. Årsavslutning Når alt er gjort i forhold til kontroll av registrerte opplysninger og sammenstillingsoppgaver er det klart for årsavslutning. Hvis det er gjort mange endringer siden sikkerhetskopien i pkt. 1 anbefaler vi å ta en ny sikkerhetskopi før årsavslutning. Nb! Rutinen kan ikke reverseres. Nytt i år er at Harmoni tar vare på fjorårshistorikk. Dvs at det er mulig å korrigere data for fjoråret også etter årsskifte. Se eget punkt om dette lenger nede i veiledningen. Klikk på knappen for årsavslutning og følg veiledning på skjermen. Cantor AS side 4
7. Feriepengeliste Skriv ut feriepengeliste for i fjor. Obs! Denne kan skrives ut fra hovedvinduet i Harmoni. Klikk på Vis, Utskrifter og Feriepengeliste som vist under. 8. Hente skattekort fra Altinn Hent ned skattekort fra Altinn. Veiledning på dette finner du på www.cantor.no på samme sted som du laster ned nye versjoner. 9. Lønnskjøring for 2016 Når overstående punkt er gjennomført kan lønnskjøring på det nye året begynne. Lykke til med lønnsarbeidet i 2016 Nyheter og viktige funksjoner På de neste sidene viser vi noen viktige nyheter i Harmoni: Mulighet til å korrigere data på fjorår Bilgodtgjørelse statens satser Nyhet under variable data Lønn under oppgaveplikt for ideelle organisasjoner Registering av antall døgn om bord for sjøfolk Cantor AS side 5
Mulighet til å korrigere data og sende a-melding på fjorår Hvis det blir behov for å endre tidligere innsendt a-melding så kan dette gjøres ved å velge Vis og Lønn i fjor som vist under: Menyen blir da grønn for å indikere at du nå jobber på fjoråret. Løsningen gir mulighet til å kjøre lønnskjøringer i forbindelse med korrigeringer/tilleggskjøringer på 2015. A-meldinger kan også sendes inn på nytt. Dette kan være aktuelt i forbindelse med korrigeringer på arbeidsforhold og/eller inntektsopplysninger mot a-meldingen eller for eksempel etterregistrering av lottoppgjør for fiskere som skal være med i 2015. Denne nye funksjonaliteten gir også mulighet til lønnsstatistikk på fjoråret. For å gå tilbake til «i år» velg Vis og Lønn i fjor på nytt, da tas krysset bort og menyen blir vanlig igjen. Obs! Eventuelle kjøringer på fjoråret som påvirker grunnlag for feriepenger blir ikke oppdatert automatisk på i år. Vi anbefaler ikke korrigeringer på fjoråret etter at nye ansatte er opprettet på «i år». Cantor AS side 6
Bilgodtgjørelse statens satser Bilgodtgjørelsen for 2016 er i år splittet i en skattefri del med sats 3,80 og en sats på 0,30 som er skattepliktig. Hvis statens satser skal benyttes videre må det opprettes en ekstra lønnsart. Dagens art, nr 170, korrigeres til satsen 3,80. Eksempel på både eksisterende lønnsart og ny lønnsart vises under: Lønnsarten over vil ligge på alle nye firma som blir opprettet. Cantor AS side 7
Nyhet under variable lønnsdata Nå kan du kopiere faste data inn på variable data. Dette er for eksempel aktuelt når feriepenger skal kjøres og noen av de faste dataene skal være med i tillegg. Kopier da inn de faste dataene og slett ned linjene som ikke skal være med på kjøringen. Slik får du enkelt med elektroniske tjenester, fri bil mm sammen med feriepengene. Lønn under oppgaveplikt for ideelle organisasjoner Harmoni har ikke hatt funksjonalitet mot a-melding for personer i ideelle organisasjoner som er under grunnlag for oppgaveplikt. Dette er nå løst. Inne på Satser / Faste konti er det kommet en avkryssing: Når denne er avkrysset kan det settes opp en lønnsart som følger: Cantor AS side 8
Ved innsending av a-melding blir da grunnlag for arbeidsgiveravgift medregnet, men det blir ikke innberettet noe på den ansatte. For å holde kontroll med om en person er under grensen for innberetningsplikt brukes saldoregisteret: Hvis en ansatt går over grensen må beløpene føres tilbake og inn på en ordinær lønnsart som for eksempel fastlønn eller timelønn. Cantor AS side 9
Registrering av antall døgn ombord - sjøfolk For at sjøfolk skal få registrert antall dager om bord i inn i a-meldingen må det settes opp en egen lønnsart: Registrer inn antallene. Skatteetaten ønsker disse pr måned så vi anbefaler at det registreres en lønn med antallet og at a-melding for hver periode sendes inn på nytt. Tilsvarende art kan settes opp for «Antall døgn uten dekkede småutgifter»: Cantor AS side 10
Problemstillinger det er mye spørsmål om På www.cantor.no har vi laget aktuelle veiledninger som hjelper deg igjennom årsoppgjøret i Harmoni Lønn. Velg Harmoni Lønn i hovedmenyen. Følg også med på www.cantor.no for nye versjoner. Hvis det blir behov for nyere versjoner kommer vi til løpende å legge ut dette på nettsidene til nedlastning. Cantor AS side 11